INVENTARIOS 2 CREAR, ELIMINAR O MODIFICAR UN INSUMO 2 CASO1. INVENTARIO DE CERVEZAS, REFRESCOS Y EMBACES 2 CASO 2. INVENTARIO DE COCTELERIA 7 CASO 4. INVENTARIO DE MERCADO. 16 CASO 4. INVENTARIO DE PREPARACIONES, SALSAS Y ACOMPAÑAMIENTOS. 25 NO ALMACENADOS. 26 ALMACENADOS. 33
INVENTARIOS El manejo de los inventarios es un ideal de todos los establecimientos de comida. El sueño es lograr que el sistema me diga exactamente cuándo debo comprar un insumo, cuando el insumo que estoy comprando me está costando más de lo que normalmente pago por él y en tiempo real saber con cuanto inventario cuento en este momento. Crear, Eliminar o Modificar un Insumo Para resolver estas inquietudes, hemos clasificado el manejo del inventario en 4 casos listados a continuación: 1. Cervezas, refrescos y embaces. 2. Cocteleria. 3. Mercado. 4. Salsas preparadas, ensaladas de acompañamientos y principios. Estos casos permiten que el sueño del manejo del inventario sea una realidad. Caso1. Inventario de cervezas, refrescos y embaces Es conocido como la venta directa, en este caso lo que se compra es vendido sin ningún tipo de proceso o intervención por parte del establecimiento. Algunos ejemplos de este caso. En el sistema el ejemplo va ser con la cerveza: 1. Primero se registra el producto de venta. Clic en productos > Clic en crear, modificar o eliminar un producto.
Se crea el producto como se ve a continuación. Más información sobre creación de productos en el capítulo de productos. 2. Configuración del producto en el inventario. Clic en inventarios > Clic en Crear, modificar o eliminar un insumo.
Escribimos el nombre del insumo, en este caso es cerveza nacional. Mientras escribe el nombre del insumo, el sistema filtra los nombres de productos relacionados. Cuando se ve el insumo que se busca, lo seleccionamos.
El sistema carga las características del producto: - Lista de inventario: La clasificación que usa el sistema para la toma y consulta de saldos, si no se asigna una lista de inventario, el sistema asume que el insumo no se cuenta. - Unidad de Medida: Unidad en la que se mide el insumo, puede ser unidad, gramos o centímetros cúbicos. - Tipo Insumo: Es la forma en la que se descuenta el insumo del inventario, puede ser Materia Prima, Producto en proceso o Producto Terminado. - Costo Estimado: Es el valor aproximado que le damos al insumo para controlar la compra. - Stock Mínimo: Es la mínima cantidad de insumo que debemos tener en el inventario, muy útil para la aplicación de lista de mercado que usted puede usar desde su celular. - Stock Máximo: Es la máxima cantidad de insumo que debe haber en bodega con el fin que no haya una sobre compra de insumos. Para este caso se aplica la siguiente configuración: - Lista de inventario: BOTELLAS Y BOLSAS, con esto el sistema entiende que el insumo va ser contado. - Unidad de Medida: Unidad, aunque las cervezas estén embazadas y en si sean líquidos, la forma en la que se hace el conteo es por unidad. Por lo tanto
no es posible hacer un conteo de ½ cerveza o 200 Centímetros cúbicos de gaseosa. - Tipo Insumo: Materia Prima. Esto le indica al sistema que el insumo es comprado por el establecimiento. - Costo Estimado: valor es de acuerdo por cada negocio y depende del convenio que hay con el proveedor. En este caso la cerveza se compra a 1.500 pesos promedio. - Stock Mínimo y Máximo: Depende del tipo de negocio define que tanta cerveza es necesaria para un buen funcionamiento.. Con esta configuración el sistema controlara las compras y las ventas del insumo. Y en la aplicación del celular se podrá revisar el movimiento de este tipo de insumos.
Caso 2. Inventario de Cocteleria Es el caso de los insumos que se usan para hacer cocteles pero a la vez se venden directamente. Un ejemplo de este caso es el tequila. Como se ve en el diagrama el tequila se compra por media botella o por botella, y en cualquiera de los dos casos se puede usar una botella o una media botella para servir un shot de tequila, el cual se vende como shot de tequila o en la preparación de un coctel. Esta configuración requiere un especial cuidado en la creación del shot de tequila. Pero es muy sencilla siguiendo los siguientes pasos: 1. Crear la botella y la media botella de tequila como Caso 1. Inventario de cervezas, refrescos y embaces. 2. Crear el coctel de tequila. Ver capitulo de creación de productos. 3. Crear el short de tequila. Clic en inventarios > Clic en Crear, modificar o eliminar un insumo.
Escribimos el nombre del insumo, en este caso es shot de tequila y Clic en el botón Verificar. El insumo debe llevar una categoría que lo identifique dentro de la clasificación internacional de alimentos y bebidas. Clic en la lupa que se ve a mano izquierda.
Navegando por las opciones del sistema se encuentra la opción de TEQUILAS. Dependiendo del insumo que se quiera registrar, la asignación de código es lo más importante, pues decide las consultas sobre el insumo. El sistema carga las características del insumo: - Lista de inventario: La clasificación que usa el sistema para la toma y consulta de saldos, si no se asigna una lista de inventario, el sistema asume que el insumo no se cuenta.
- Unidad de Medida: Unidad en la que se mide el insumo, puede ser unidad, gramos o centímetros cúbicos. - Tipo Insumo: Es la forma en la que se descuenta el insumo del inventario, puede ser Materia Prima, Producto en proceso o Producto Terminado. - Costo Estimado: Es el valor aproximado que le damos al insumo para controlar la compra. - Stock Mínimo: Es la mínima cantidad de insumo que debemos tener en el inventario, muy útil para la aplicación de lista de mercado que usted puede usar desde su celular. - Stock Máximo: Es la máxima cantidad de insumo que debe haber en bodega con el fin que no haya una sobre compra de insumos. Para este caso se aplica la siguiente configuración: - Lista de inventario: si se va llevar un conteo de los shot de tequila se asigna a una lista, en este caso BOTELLAS Y BOLSAS, con esto el sistema entiende que el insumo va ser contado, de lo contrario y es lo más común, se deja como ninguno. Para que el sistema no lleve un inventario de shots. - Unidad de Medida: Unidad, aunque el shot de tequila es un derivado del tequila por botella o por medias, el conteo es por unidad. - Tipo Insumo: Producto en Proceso. Esto le indica al sistema que el insumo es procesado en el establecimiento. - Costo Estimado: valor es de acuerdo por cada negocio y depende del convenio que hay con el proveedor. En este caso se asume que el shot tiene un costo de $800 pesos. - Stock Mínimo y Máximo: en este caso no es necesario, pues la cantidad de shot de tequilas dependen de las botellas y las medias botellas de tequila.
Luego en la pestaña productos relacionados se registran los productos que tienen relación con el shot de tequila, en este caso la botella y la media botella de tequila.
El sistema filtra el nombre del insumo en la medida en la que lo vamos escribiendo. Seleccionado el insumo o producto el sistema habilita la casilla de cantidad, esta es la cantidad de SHOT DE TEQUILA que salen de una botella o media botella dependiendo del producto. Una vez escrita la cantidad se presiona ENTER y el sistema termina el registro del producto en la tabla y deja la fila para un nuevo registro.
En este nuevo registro se selecciona la media botella de tequila y la configuración del insumo queda finalizada. Esta configuración no permite comprar SHOT DE TEQUILA, pues es un producto en proceso pero si permite hacer el control de las botellas o medias botellas que se usan para hacer un SHOT DE TEQUILA. 4. Abrir una botella o una media botella de tequila. Para que el manejo del inventario sea completo es necesario infórmale al sistema el momento en el que una botella o una media botella de tequila es abierta para SHOT DE TEQUILA. En la pantalla principal hacer clic en inventario y luego en trasladar productos. La pantalla que se abre es la que se usa para el movimiento de insumos y productos diferentes a la venta o a la compra. Para este caso hace clic en la opción de ABIERTO. Que al ser seleccionada habilita la búsqueda del insumo. Esta búsqueda el sistema ya la filtra por los productos que tiene insumos relacionados.
Cuando se selecciona el producto, el sistema automáticamente detalla el insumo al que está relacionado. En el campo cantidad se escribe la cantidad botellas que se van a abrir para los SHOT DE TEQUILA y por ultimo clic en aceptar.
En el momento del registro el sistema muestra la lista de los movimientos registrados en el día. En este caso se observa como entraron 100 SHOT DE TEQUILA y salieron 10 botellas de tequila. De esta forma es posible controlar el movimiento de tequila y dividirlo en shot o tragos. Si el shot pertenece a una receta sencillamente se hace desde el modulo de recetas. Ver manejo de recetas.
Caso 4. Inventario de mercado. Un diagrama de este modelo es el mostrado a continuación: Estos insumos tienen la característica de que en el mercado se consiguen en diferentes presentaciones, por ejemplo para la preparación de un arroz con pollo se usa 200 gr de pollo y 1 libra de Arroz; y a la vez la forma en la que se compran depende del proveedor, ejemplo: es posible comprar el arroz por libra ó por kilo, por arroba o por bulto.
Como se observa en el diagrama la idea es comprar los insumos por sus diferentes presentaciones en unidades para facilitar la entrada de los insumos, y en las recetas de los productos armarlas en gramos, centímetros cúbicos o unidades, dependiendo de las características del insumo. Esta configuración requiere un especial cuidado a la hora de asignar las presentaciones. Pero es muy sencilla siguiendo los siguiendo los siguientes pasos. 1. Creación del insumo Base. El insumo base en el que se usa para hacer la receta, en este caso arroz, leche o carne. Para esto clic en inventarios > Crear, Eliminar o Modificar un Insumo. Nos abre la pantalla para la creación de nuestro insumo. Se escribe el nombre del insumo; primero se registra el arroz. Y clic en la tecla verificar. Para el sistema cargue las características del insumo.
El insumo debe llevar una categoría que lo identifique dentro de la clasificación internacional de alimentos y bebidas. Clic en la lupa que se ve a mano izquierda. Navegando por las opciones del sistema se ubica la categoría de arroz. Seleccionando la categoría a la que pertenece el sistema carga el detalle de la categoría en el cuadro de texto indicando que la categoría esta seleccionada.
La categoría queda seleccionada en el campo de texto con un código asignado por la selección que se hizo de la categoría. Ahora se configuran las características del insumo: - Lista de inventario: La clasificación que usa el sistema para la toma y consulta de saldos, si no se asigna una lista de inventario, el sistema asume que el insumo no se cuenta. - Unidad de Medida: Unidad en la que se mide el insumo, puede ser unidad, gramos o centímetros cúbicos. - Tipo Insumo: Es la forma en la que se descuenta el insumo del inventario, puede ser Materia Prima, Producto en proceso o Producto Terminado. - Costo Estimado: Es el valor aproximado que le damos al insumo para controlar la compra. - Stock Mínimo: Es la mínima cantidad de insumo que debemos tener en el inventario, muy útil para la aplicación de lista de mercado que usted puede usar desde su celular. - Stock Máximo: Es la máxima cantidad de insumo que debe haber en bodega con el fin que no haya una sobre compra de insumos. Los valores de stock máximo, mínimo y costo estimado, no afectan el funcionamiento del inventario.
Para este caso se aplica la siguiente configuración: - Lista de inventario: PORCIONES para que todo este tipo de inventario quede en la misma lista, el nombre de esta lista puede cambiar según configuración del usuario. - Unidad de Medida: Gramos que es la unidad de medid que se va a usar para la elaboración de las recetas. - Tipo Insumo: Materia Prima. Esto le indica al sistema que el insumo es comprado por el establecimiento. - Costo Estimado: valor es de acuerdo por cada negocio y depende del convenio que hay con el proveedor. En este caso se asume que el gramo de arroz tiene un costo de $8 pesos. - Stock Mínimo: se define la cantidad máxima de gramos de arroz que necesita el negocio para un óptimo funcionamiento. En este caso serán 30.000 gramos que equivalen a 30 kilos de arroz. - Stock Máximo: define la cantidad máxima de arroz para que no exceda la capacidad de la bodega, en este caso serán 60.000 gramos que equivalen a 60 kilos. 2. Definición de presentaciones del insumo. Las presentaciones del insumo definen la forma en la que se compra el insumo para facilitar el registro por parte del operario de compras. Para esto clic en la pestaña presentación.
En esta tabla se definen las presentaciones del arroz, que para este ejemplo son libra y kilogramo. También se pueden definir marcas específicas con el fin de medir las preferencias en las compras de este insumo. Clic en empaque, y el sistema abre una caja de texto para ubicar el nombre de la presentación. Este nombre debe ser solamente el nombre de la medida. El sistema automáticamente asigna el nombre del insumo al de la presentación. Una vez escrito con la tecla ENTER el sistema habilidad el registro de la cantidad. Esta cantidad es la cantidad de gramos de arroz que pertenece a la presentación de KILOGRAMOS.
Terminado el registro de los kilogramos de arroz, se procede a ingresar la presentación por libras. 3. Marcar los movimientos. Para controlar los movimientos del arroz, es necesario cada que se abra una bolsa de arroz ingresar a trasladar productos. En la pantalla principal hacer clic en inventario y luego en trasladar productos.
Se abre la pantalla de movimiento de inventario. Para este caso hace clic en la opción de ABIERTO. Que al ser seleccionada habilita la búsqueda del insumo. Esta búsqueda el sistema ya la filtra por los productos que tiene insumos relacionados. Cuando se selecciona el producto, el sistema automáticamente detalla el insumo al que está relacionado en el campo detalle y activa la tecla grabar.
En el campo cantidad se escribe la cantidad de libras de arroz que se van a abrir. Clic en aceptar y el sistema hace el registro del traslado de inventario para control.
En el momento del registro el sistema muestra la lista de los movimientos registrados en el día. En este caso se observa como salieron 2 libras de arroz. Para la preparación. De esta forma es posible controlar el movimiento del arroz con sus diferentes presentaciones. Como el arroz pertenece a varias recetas, estas se hacen desde el modulo de recetas. Ver manejo de recetas. Caso 4. Inventario de preparaciones, salsas y acompañamientos. Un diagrama de este modelo es el mostrado a continuación: Este es el manejo de inventario que se le da a todo lo que se prepara en el restaurante, y hace parte de la receta de un plato final; por ejemplo salsa boloñesa, el puré de papa, la porción de arroz o las tortillas para crepe. Estas preparaciones tienen la característica de que una preparación equivale a una cierta cantidad de insumo, por ejemplo: - la preparación 12 tortillas para crepe gasta 1 libra de masa para crepe. - Se prepara 1 litro de boloñesa en la olla grande. Un diagrama que modela el comportamiento de este tipo de insumos es el que se muestra a continuación.
Como se ve en el diagrama estos son insumos intermedios que se usan para la preparación de productos finales. Estos insumos pueden manejarse de 2 maneras dependiendo de si se almacena o no. No Almacenados. Los no almacenados son los que se producen solo para la producción del día. Por ejemplo si se hace la salsa boloñesa para gastar el mismo día. En este caso no se hace el control de la salsa como tal sino de los componentes de la misma, pues dependiendo de la cantidad de crepes y espagueti que se vendan, así mismo se habar hecho salsa, y por lo tanto el descuento se verá reflejado en la pasta de tomate, la carne molida y la cebolla. Esta configuración requiere una asignación de presentación para la preparación del insumo e indicarle al sistema que el insumo no se almacena para que pueda hacer los descuentos respectivos. 1. Creación del insumo base. en la opción insumos > registrar o modificar un insumo, se abre la ventana para creación del insumo.
Nos abre la pantalla para la creación del insumo. Se escribe el nombre del producto; este ejemplo será con la sala boloñesa. Y clic en la tecla verificar. Para el sistema cargue las características del insumo. El insumo debe llevar una categoría que lo identifique dentro de la clasificación internacional de alimentos y bebidas. Clic en la lupa que se ve a mano izquierda. Navegando por las opciones del sistema se ubica la categoría de arroz.
Seleccionando la categoría a la que pertenece el sistema carga el detalle de la categoría en el cuadro de texto indicando que la categoría esta seleccionada. La categoría queda seleccionada en el campo de texto con un código asignado por la selección que se hizo de la categoría.
Ahora se configuran las características del insumo: - Lista de inventario: La clasificación que usa el sistema para la toma y consulta de saldos, si no se asigna una lista de inventario, el sistema asume que el insumo no se cuenta. - Unidad de Medida: Unidad en la que se mide el insumo, puede ser unidad, gramos o centímetros cúbicos. - Tipo Insumo: Es la forma en la que se descuenta el insumo del inventario, puede ser Materia Prima, Producto en proceso o Producto Terminado. - Costo Estimado: Es el valor aproximado que le damos al insumo para controlar la compra. - Stock Mínimo: Es la mínima cantidad de insumo que debemos tener en el inventario, muy útil para la aplicación de lista de mercado que usted puede usar desde su celular. - Stock Máximo: Es la máxima cantidad de insumo que debe haber en bodega con el fin que no haya una sobre compra de insumos. Los valores de stock máximo, mínimo y costo estimado, no afectan el funcionamiento del inventario.
Para este caso se aplica la siguiente configuración: - Lista de inventario: NINGUNO la lista ninguno le indica al sistema que la salsa boloñesa no lleva inventario por lo tanto no va descontar salsa boloñesa por la preparación de cada insumo, sino que descontara los ingredientes de la salsa, en este caso pasta de tomate, cebolla y carne molida. - Unidad de Medida: Centímetros Cúbicos que es la unidad de medida que se va a usar para la elaboración de las recetas. - Tipo Insumo: Producto en Proceso. Esto le indica al sistema que el insumo es preparado en el establecimiento. - Costo Estimado: valor es de acuerdo por cada negocio y depende del convenio que hay con el proveedor. En este caso se asume que el gramo de arroz tiene un costo de $8 pesos. - Stock Mínimo: se define la cantidad máxima de gramos de arroz que necesita el negocio para un óptimo funcionamiento. En este caso serán 30.000 gramos que equivalen a 30 kilos de arroz. - Stock Máximo: define la cantidad máxima de arroz para que no exceda la capacidad de la bodega, en este caso serán 60.000 gramos que equivalen a 60 kilos. 2. Definición de presentaciones del insumo. Las presentaciones del insumo definen la forma en la que se prepara el insumo para facilitar el registro por parte del operario de cocina. Para esto clic en la pestaña presentación.
En esta tabla se definen la medida o el embace en el que se prepara la salsa boloñesa, al ser este un insumo que no lleva inventario, solo se puede asignar una presentación, para que el sistema hace el descuento por esa receta en el momento de vender espagueti o crepe. Clic en empaque, y el sistema abre una caja de texto para ubicar el nombre de la presentación. Una vez escrito con la tecla ENTER el sistema habilidad el registro de la cantidad. Esta cantidad es la cantidad de Centímetros cúbicos de salsa boloñesa que se producen en 10 litros de preparación.
Para terminar el registro se presiona ENTER en la cantidad y el registro queda completo. De esta forma queda configurado el insumo para que en el momento de la venta el sistema descuente los componentes de la salsa boloñesa y se lleve un control de los ingredientes que la componen.
Almacenados. Los almacenados son los que se producen y se almacenan para venderse o para nuevas preparaciones. Por ejemplo si se hace la salsa boloñesa y esta luego se porciona para almacenarla y gastarla en el momento de la preparación de un plato. Para esta configuración se pueden asignar más de una presentación y se hace siguiendo los siguientes pasos: 1. Creación del insumo base. en la opción insumos > registrar o modificar un insumo, se abre la ventana para creación del insumo. Nos abre la pantalla para la creación del insumo. Se escribe el nombre del producto; este ejemplo será con la sala boloñesa. Y clic en la tecla verificar. Para el sistema cargue las características del insumo. El insumo debe llevar una categoría que lo identifique dentro de la clasificación internacional de alimentos y bebidas. Clic en la lupa que se ve a mano izquierda.
Navegando por las opciones del sistema se ubica la categoría de arroz. Seleccionando la categoría a la que pertenece el sistema carga el detalle de la categoría en el cuadro de texto indicando que la categoría esta seleccionada. La categoría queda seleccionada en el campo de texto con un código asignado por la selección que se hizo de la categoría.
Ahora se configuran las características del insumo: - Lista de inventario: La clasificación que usa el sistema para la toma y consulta de saldos, si no se asigna una lista de inventario, el sistema asume que el insumo no se cuenta. - Unidad de Medida: Unidad en la que se mide el insumo, puede ser unidad, gramos o centímetros cúbicos. - Tipo Insumo: Es la forma en la que se descuenta el insumo del inventario, puede ser Materia Prima, Producto en proceso o Producto Terminado. - Costo Estimado: Es el valor aproximado que le damos al insumo para controlar la compra. - Stock Mínimo: Es la mínima cantidad de insumo que debemos tener en el inventario, muy útil para la aplicación de lista de mercado que usted puede usar desde su celular. - Stock Máximo: Es la máxima cantidad de insumo que debe haber en bodega con el fin que no haya una sobre compra de insumos. Los valores de stock máximo, mínimo y costo estimado, no afectan el funcionamiento del inventario.
Para este caso se aplica la siguiente configuración: - Lista de inventario: SALSAS Y PREPARACIONES con esta asignación el sistema identifica que la salsa se prepara. - Unidad de Medida: UNIDAD que es la unidad de medida que se va a usar para la elaboración de las recetas, y como se pasa por porcionado lo más recomendable es que sea por unidad. - Tipo Insumo: Producto en Proceso. Esto le indica al sistema que el insumo es preparado en el establecimiento. - Costo Estimado: valor es de acuerdo por cada negocio y depende del convenio que hay con el proveedor. Este valor lo toma del costo estimado de los insumos que componen la receta. - Stock Mínimo y Stock Máximo: define la cantidad máxima y mínima del insumo a tener en bodega. 3. Definición de presentaciones del insumo. Las presentaciones del insumo definen la forma en la que se prepara el insumo para facilitar el registro por parte del operario de cocina. También cumple la función de definir la receta de un conjunto de insumos; se puede definir más fácil que de 10 litros de salsa boloñesa salen 20 porciones que hacer la receta de una porción de salsa. Aunque si es el caso se puede omitir este pasó. Para definir una presentación se hace clic en la pestaña presentación.
En esta tabla se definen la medida o el embace en el que se prepara la salsa boloñesa, al ser este un insumo que no lleva inventario, solo se puede asignar una presentación, para que el sistema hace el descuento por esa receta en el momento de vender espagueti o crepe. Clic en empaque, y el sistema abre una caja de texto para ubicar el nombre de la presentación. Una vez escrito con la tecla ENTER el sistema habilidad el registro de la cantidad. Esta cantidad de porciones de salsa boloñesa que se producen en 10 litros de preparación.
Para terminar el registro se presiona ENTER en la cantidad y el registro queda completo. De esta forma el insumo queda configurado para que cuando la SALSA BOLOÑESA 10 LITROS pase por producción y descuente los insumos y sume 20 porciones por cada preparación; y cuando se preparen los platos finales descuente las porciones de SALSA BOLOÑESA.