FORMATO DE AGENDA DETALLADA PARA LA ETAPA DE ANEXO 5. ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE LAS PROPUESTAS (15 días en tres (3) semanas de lunes a viernes) Día-fecha y Tiempo (hrs) Lunes - xx ½ hr ½ hr ½ hr ½ hr Actividades Horario Responsable I. DETERMINACIÓN DE LAS PROPUESTAS DEFINITIVAS A.1. Presentación de los Borradores de las Propuestas. Preparación de las presentaciones. Revisión de 0830-0930 CN transparencias y documentos esquemáticos de la propuesta de SPU y de política Sectorial. A.1. Presentación de los Borradores de las Propuestas. Reunión con las autoridades del sector para hacer la presentación de la propuesta 0930-1000 CN de SPU y revisar y discutir los planteamientos. A.1. Presentación de los Borradores de las Propuestas. Discusión de los planteamientos presentados en el borrador de la propuesta de 1000-1100 CN SPU. A.1. Presentación de los Borradores de las Propuestas. Presentación de la propuesta de Política Sectorial para revisión y discusión de los 1130-1200 CN planteamientos de la propuesta. A.1. Presentación de los Borradores de las Propuestas. Discusión de los planteamientos presentados en el borrador de la propuesta de 1200-1230 CN Política Sectorial. A.1. Presentación de los Borradores de las Propuestas. Conclusiones sobre la revisión y las discusiones de las presentaciones de los 1230-1300 CN borradores, para determinar las observaciones, correcciones y ajustes necesarios. A.2. Teleconferencia con el COACH para discutir las observaciones, correcciones y ajustes concluidos como re4sultado de la reunión de presentación a las autoridades. Determinación de 1400-1530 COACH - CN la orientación de correcciones y ajustes en las propuestas. A.3. Aplicación de correcciones y ajustes a las Propuestas. Trabajo en dos grupos. Uno para SPU y otro para Política. Aplicación en los esquemas 1600-1730 CN de los documentos y transparencias de las presentaciones. Fin de actividades del día 1.
Martes - xx 1 y ½ hrs 1 y ½ hrs A.3. Aplicación de correcciones y ajustes a las Propuestas. Revisión de comprobación de las correcciones y ajustes a las propuestas. Trabajo conjunto de todo el EN. Primero exposición del grupo de la propuesta de SPU. Discusión y aprobación de los cambios efectuados. A.3. Aplicación de correcciones y ajustes a las Propuestas. Revisión de comprobación de las correcciones y ajustes a las propuestas. Trabajo conjunto de todo el EN. Exposición del grupo de la propuesta de Política Sectorial. Discusión y aprobación de los cambios efectuados. A.4. Determinación de los componentes de los documentos definitivos de las Propuestas que se elaborarán. Estructura y contenido. Trabajo conjunto de todo el EN. Tratamiento de la propuesta de SPU liderada por el grupo del tema. Contexto. Bases de orientación para el caso. Expresión de los distintos planteamientos de la propuesta. Sustentaciones convincentes. Pasa de Almuerzo A.4. Determinación de los componentes de los documentos definitivos de las Propuestas que se elaborarán. Estructura y contenido. Trabajo conjunto de todo el EN. Tratamiento detallado de la propuesta de SPU, liderada por el grupo del tema. Continuación. Tratamiento de la propuesta de SPU liderada por el grupo del tema. Contexto. Bases de orientación para el caso. Expresión de los distintos planteamientos de la propuesta. Sustentaciones convincentes. Todo esto para poder producir una guía de contenido y de esta manera estar en capacidad de desarrollar la redacción de los textos de la propuesta. Pausa Café A.4. Determinación de los componentes de los documentos definitivos de las Propuestas que se elaborarán. Estructura y contenido. Trabajo conjunto de todo el EN. Tratamiento detallado de la propuesta de SPU, liderada por el grupo del tema. Continuación. Conclusiones y determinaciones para que se pueda hacer luego, la redacción de textos del documento. Informe de resultado de la revisión de los borradores de las propuestas con las autoridades del sector, a través del COACH a: CR-UPU y GGP Fin de labores del día - 2 0830-1000 CN 1030-1200 CN 1200-1300 CN 1400-1530 CN 1600-1730 CN COACH
Miércoles xx II. ½ hr A.4. Determinación de los componentes de los documentos definitivos de las Propuestas que se elaborarán. Estructura y contenido. Trabajo conjunto de todo el EN. Tratamiento de la propuesta de Política Sectorial liderada por el grupo del tema. Contexto. Bases de orientación para el caso. Expresión de los planteamientos 0830 1000 CN concretos de la propuesta de Política. Sustentaciones. A.4. Determinación de los componentes de los documentos definitivos de las Propuestas que se elaborarán. Estructura y contenido. Continuación. Trabajo conjunto de todo el EN. Tratamiento de la propuesta de Política 1030-1200 CN Sectorial, liderada por el grupo del tema. Contexto. Bases de orientación para el caso. Expresión de los distintos planteamientos de la propuesta. Sustentaciones. A.4. Determinación de los componentes de los documentos definitivos de las Propuestas que se elaborarán. Estructura y contenido. Trabajo conjunto de todo el EN. Tratamiento de la propuesta de Política Sectorial, liderada por el grupo del tema. Contexto. Bases de orientación para el caso. Expresión de los distintos 1200-1300 CN planteamientos de la propuesta. Sustentaciones. Continuación. Conclusiones y determinaciones para que se pueda hacer luego, la redacción de textos del documento. Producción de una guía de temas de contenido del documento de propuesta. EJECUCIÓN DE LA ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE LAS PROPUESTAS B.1. Organización de las labores de redacción de los documentos. Reunión de trabajo individual de los dos grupos (SPU y Política Sectorial). Distribución de labores en cada uno de los dos grupos, con asignación de tareas de redacción 1400-1500 CN por persona del grupo, con temas de acuerdo con la guía de contenido establecida y los tiempos de entrega de estricto cumplimiento, dado que el tiempo disponible es bastante limitado. B.1. Organización de las labores de redacción de los documentos. Reunión de trabajo individual de los dos grupos (SPU y Política Sectorial). 1500-1530 CN Continuación. Revisión de tiempos y asignaciones y aclaraciones para orientaciones de
1 y ½ hrs Jueves - xx 2 ½ hrs Viernes xx 4 hrs temas específicos de la propuesta. B.2. Teleconferencia de control de avance. CN y EN con el COACH. Consultas sobre las guías de temas de contenido, las asignaciones de tareas de redacción de los documentos que se acaban de establecer para cada propuesta y los tiempos de entrega fijados. Fin de labores del día 3. B.3. Establecimiento de los calendarios de tiempos de redacción para los temas de: contexto y bases de la propuesta; planteamiento, especificaciones y sustentación de la propuesta; y anexos. Trabajo individual de cada uno de los grupos, teniendo en cuenta la limitación de tiempo (siete días). Se sugieren, dos días para contexto y bases; cuatro días para ; y un día para anexos. Al término de cada parte debe haber teleconferencia de consulta con el COACH. B.4. Labores de redacción de textos de los grupos del EN (SPU y Política Sectorial). Primera parte de contexto y bases de la propuesta. Trabajo individual de cada grupo. B.4. Labores de redacción de textos de los grupos del EN (SPU y Política Sectorial). Primera parte de contexto y bases de la propuesta. Trabajo individual de cada grupo. Continuación. Fin de labores del día - 4 B.4. Labores de redacción de textos de los grupos del EN (SPU y Política Sectorial). Primera parte de contexto y bases de la propuesta. Trabajo individual de cada grupo. Continuación. B.4. Labores de redacción de textos de los grupos del EN (SPU y Política Sectorial). Primera parte de contexto y bases de la propuesta. Trabajo individual de cada grupo. Continuación. Fin de labores del día - 5 1600-1730 COACH - CN 0830-1000 CN 1030-1300 CN 1400-1730 CN 0830-1300 CN 1400-1730 CN
Lunes xx Martes xx B.4. Labores de redacción de textos de los grupos del EN (SPU y Política Sectorial). Primera parte de contexto y bases de la propuesta. Trabajo individual de cada grupo. Finalización de la primera parte de redacción. Pausa Café B.5. Revisión de entrega de resultado de tareas asignadas para la primera parte de redacción del documento de la propuesta en cada grupo. Trabajo individual de cada grupo. Rápida explicación y discusión de cada tarea. Integración de la parte redactada del documento de cada propuesta. B.6. Revisión de resultados de las tareas de redacción de la primera parte de los documentos de las propuestas en los grupos. Trabajo conjunto de todo el EN. Presentación de cada grupo y discusión. Indicación de observaciones y correcciones. B.6. Revisión de resultados de las tareas de redacción de la primera parte de los documentos de las propuestas en los grupos. Trabajo conjunto de todo el EN. Presentación de cada grupo y discusión. Indicación de observaciones y correcciones. Continuación. B.7. Teleconferencia de consulta y seguimiento. CN y EN con el COACH. Discusión de preguntas y respuestas sobre los textos redactados en la primera parte del documento de las propuestas. Conclusiones de observaciones y correcciones. Revisión de calendario y tareas de la segunda parte de la redacción del documento de las propuestas. Fin de labores del día - 6. B.8. Corrección a la primera parte de redacción del documento de la propuesta en cada grupo. Trabajo individual de cada grupo. Realización de correcciones de acuerdo con las discusiones del EN y las consultas de la teleconferencia con el COACH. Nueva revisión de tareas y tiempos de la segunda parte de redacción. 0830-1000 CN 1030-1200 CN 1200-1300 CN 1400-1530 CN 1600-1800 COACH - CN 0830-1030 CN
Miércoles xx 4 hrs Jueves xx 4 hrs grupo. Estas labores pueden partirse en dos entregas de avance de textos para mejor control. grupo. Continuación. Fin de labores del día - 7 grupo. Continuación. grupo. Continuación. Fin de labores del día - 8 grupo. Continuación. 1100-1300 CN 1400-1730 CN 0830-1300 CN 1400-1730 CN 0830-1300 CN 1400-1730 CN
Viernes - xx 4 hrs Lunes - xx grupo. Continuación. Fin de labores del día - 9 grupo. Continuación. B.10. Revisión de entrega de resultado de tareas asignadas para la segunda parte de redacción del documento de la propuesta en cada grupo. Trabajo individual de cada grupo. Rápida explicación y discusión de cada tarea. Integración de la parte redactada del documento de cada propuesta. Establecimiento de correcciones. B.10. Revisión de entrega de resultado de tareas asignadas para la segunda parte de redacción del documento de la propuesta en cada grupo. Trabajo individual de cada grupo. Rápida explicación y discusión de cada tarea. Integración de la parte redactada del documento de cada propuesta. Establecimiento de correcciones Continuación. Preparación de presentación de cada grupo al pleno del EN Informe de control de avance por parte del CN a; COACH; ANR; CR-UPU y GGP Fin de labores del día 10. B.11. Revisión de resultados de las tareas de redacción de la segunda parte de los documentos de las propuestas en los grupos. Trabajo conjunto de todo el EN. Presentación del trabajo de cada grupo y discusión. Indicación de observaciones y correcciones.. Preparación de puntos principales para tratar en la teleconferencia con el COACH. Pausa Café B.11. Revisión de resultados de las tareas de redacción de la segunda parte de los documentos de las propuestas en los grupos. CN 0830-1300 1400-1530 CN 1600-1730 CN CN 0830-1030 CN 1100-1300 CN
Martes xx III. 2 ½ hrs Trabajo conjunto de todo el EN. Presentación del trabajo de redacción de cada grupo y discusión. Indicación de observaciones y correcciones. Preparación de puntos principales para tratar en la teleconferencia con el COACH. Continuación. B.12. Teleconferencia de consulta y seguimiento. CN y EN con el COACH. Revisión y discusión de la redacción de los textos de los planteamientos, especificaciones y sustentaciones de los documentos de las propuestas. Observaciones e indicaciones de correcciones y ajustes en la 1400-1600 COACH - CN redacción de la segunda parte de las propuestas. Indicaciones sobre el contenido y extensión del Resumen Ejecutivo de las propuestas. Definición de los anexos de los documentos si es del caso. B.13. Realización de correcciones a la redacción de la segunda parte de los documentos de las propuestas. Correcciones e integración de los 1630-1800 CN textos de los documentos de las propuestas. Fin de labores del día 11. B.14. Producción delos Anexos de los documentos de las propuestas. Si es del caso. 0830-1000 CN IMPRESIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y PREPARACIÓN DE PRESENTACIÓN C.1. Producción de los documentos de las propuestas de SPU y Política Sectorial. Documentos completos y resúmenes ejecutivos. Actividad de todo el conjunto del EN. Revisión final y alistamiento de los documentos finales de las propuestas para la impresión. Producción del documento de Resumen Ejecutivo. Con base en el documento de las 1030-1300 CN propuestas de SPU y Política Sectorial, producir el breve documento de resumen (no más de un total de seis páginas, incluyendo la tabla de contenido). Solo debe presentar el grueso de los puntos principales que se desea que conozcan las autoridades que van a tomar las decisiones. C.2. Preparación de las presentaciones de las Propuestas. Actividad individual de los grupos del EN. Preparación de las transparencias de la 1400-1730 CN presentación de cada propuesta. Se discuten la orientación de la presentación y se definen las
Miércoles xx 4 hrs Jueves - xx transparencias que se deben preparar. Fin de labores del día 12. C.3. Impresión de los documentos completos y los resúmenes ejecutivos de las propuestas. El CN y el EN designan a los encargados de la revisión final y de la oportuna impresión de los documentos. Necesidad de revisión detallada de los documentos, antes de ordenar la impresión, para que no haya errores de ninguna clase. C.4. Producción de las transparencias de las presentaciones de las propuestas. Al mismo tiempo se conviene en designar a los encargados de producir las transparencias de las presentaciones. Cada presentación debe tener un máximo de treinta (30) minutos, o sea, entre quince (15) y veinte (20) transparencias. C.3. Impresión de los documentos completos y los resúmenes ejecutivos de las propuestas. El CN y el EN designan a los encargados de la revisión final y de la oportuna impresión de los documentos. Necesidad de revisión detallada de los documentos, antes de ordenar la impresión, para que no haya errores de ninguna clase. Continuación. C.4. Producción de las transparencias de las presentaciones de las propuestas. Al mismo tiempo se conviene en designar a los encargados de producir las transparencias de las presentaciones. Cada presentación debe tener un máximo de treinta (30) minutos, o sea, entre quince (15) y veinte (20) transparencias. Continuación. C.5. Teleconferencia de consulta y seguimiento. CN y EN con el COACH. Examen de los documentos y de las transparencias de las presentaciones de las propuestas con el COACH. Determinación definitiva de orden de impresión y aprobación de las transparencias de las presentaciones de las propuestas. Final de labores del día 13. C.6. Orden de impresión de los documentos completos de las propuestas y los resúmenes ejecutivos. Miembros del EN designados de encargarse de la impresión de los documentos de las propuestas. 0830-1300 CN 1400-1500 CN 1530-1730 COACH - CN 0830-1000 CN
2 ½ hrs Viernes xx Tiempo Total C.7. Realización de Prueba de Presentaciones de las Propuestas. Actividad de todo el conjunto del EN. El CN conviene con el EN en designar a los encargados de hacer las presentaciones de las propuestas a las altas autoridades del país. Se realiza una prueba de la presentación de las transparencias de las propuestas. Luego de cada presentación se debe hacer el análisis, comentarios y sugerencias. De allí deben salir las decisiones de correcciones y aprobación. C.8. Correcciones y ajustes a las presentaciones de las propuestas. Labores individuales de los grupos del EN. C.9. Verificación de la impresión de los documentos de las propuestas. Fin de labores del día 14 Revisión final de documentos y presentación para entrega a las autoridades. Labor conjunta del EN. Reunión con altas autoridades del Gobierno. Presentación de los resultados del trabajo. Luego, entrega de los documentos de las propuestas. Fin de labores del día 15 Tres (3) semanas. Quince (15) días hábiles 106 horas netas de trabajo 1030-1300 CN 1400-1730 CN 1530-1730 CN 0830-1000 CN 1030-1230 CN Fin de la Etapa de Elaboración de los Documentos de las Propuestas Final del Trabajo.
COACHING A DISTANCIA - CAD. ACTIVIDADES DE CONTROL TÉCNICO DE LA EJECUCIÓN - COACH con CN y EN. ETAPA DE ELABORACIÓN DE LAS PROPUESTAS DE SPU Y POLÍTICA SECTORIAL Primera Teleconferencia. Tiempo: de 1 hora y 1/2, a 2 horas, máximo. Día: Para realizar el primer día de la Etapa, en la tarde, a las 3:30 p.m. Objeto: 1. Revisar las observaciones de las autoridades del sector sobre los borradores de las propuestas. 2. Discutir las correcciones y ajustes a que haya lugar en los borradores. 3. Obtener las indicaciones e instrucciones del COACH sobre las actividades que se inician para elaborar las propuestas. Segunda Teleconferencia. Tiempo: de 1 hora y 1/2, a 2 horas, máximo. Día: Para realizar el tercer día de la Etapa, en la tarde, a las 4:00 p.m. Objeto: 1. Revisar y discutir las guías de temas de contenido de los documentos de propuesta de SPU y Política preparadas por cada grupo de trabajo. 2. Revisar y discutir las asignaciones de temas y los tiempos de entrega para la redacción de la primera parte de los documentos en cada grupo. 3. Impartir indicaciones e instrucciones sobre el trabajo para el borrador de la propuesta de Política. Tercera Teleconferencia. Tiempo: 2 horas. Día: Para realizar el sexto día de la Etapa, en la tarde, a las 4:00 p.m. Objeto: 1. Revisar y discutir la redacción de los textos de la primera parte de los documentos de las propuestas.
2. Determinación de observaciones y correcciones. 3. Obtener indicaciones e instrucciones del COACH sobre la redacción de los textos de la segunda parte de los documentos de propuesta, donde está la parte principal de las propuestas. Cuarta Teleconferencia. Tiempo: 2 horas. Día: Para realizar el undécimo día de la Etapa, en la tarde, a las 2:00 p.m. Objeto: 1. Revisar y discutir los textos de la segunda parte de los documentos de las propuestas. 2. Determinación de las observaciones y correcciones. 3. Obtener indicaciones e instrucciones del COACH sobre la redacción de los documentos de Resumen Ejecutivo y la elaboración de las transparencias para las presentaciones de las propuestas. Quinta Teleconferencia. Tiempo: 2 horas. Día: Para realizar el décimo tercer día de la Etapa, en la tarde, a las 3:30 p.m. Objeto: 1. Examinar la redacción de los textos de los documentos de las propuestas y revisar los documentos de los resúmenes Ejecutivo, antes de dar la orden de impresión de las copias. 2. Revisar las transparencias de las presentaciones de las propuestas. 3. Obtener indicaciones e instrucciones del COACH sobre las presentaciones. Reunión de Presentación de los Trabajos. Tiempo: 2 horas. Día: Para realizar el décimo quinto día de la Etapa, en la mañana, a las 10:30 a.m. Objeto: Presentar y sustentar las propuestas de SPU y Política a las altas autoridades del Gobierno. Entregar los documentos de las propuestas a las autoridades.
COACHING A DISTANCIA - CAD. FORMATO - INFORMES DE CONTROL DE SEGUIMIENTO DE LA ETAPA Información del CN y el COACH a CR-UPU y GGP INFORMES - SEGUIMIENTO DE LA ETAPA - Elaboración de las Propuestas ACTIVIDAD PRINCIPAL Resultado esperado Indicación de la conformidad de ejecución Fecha de envío Responsab le 1. Revisión borradores de propuestas Observaciones de las autoridades del sector Informe de resultado Segundo día de la Agenda COACH 2. Redacción de documentos Redacción de segunda parte de textos Informe de control de avance Décimo día de la Agenda CN 3. Presentación y entrega de documentos Entrega de propuestas satisfactorias Informe Final de los trabajos Quinto día después de finalizar COACH y CN