ESTUDIOS PREVIOS CONTRATACION DIRECTA PRESTAR LOS SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION JURIDICA Y TECNOLOGICA PARA LA RECUPERACION DE CARTERA MOROSA DE LOS COMPARENDOS DE LA DIRECCION DE TRANSITO DE BURCAMANGA ATRAVES DE LA VIA PERSUASIVA Y COACTIVA DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA 1. INTRODUCCION: El presente estudio tiene como finalidad, determinar la viabilidad para que la Dirección de Tránsito de Bucaramanga, pueda realizar la contratación, por el termino de dos (02) años, con una persona natural o jurídica especializada en recuperación de cartera, ampliamente reconocidos o experiencia específica, con el objeto de prestar apoyo a la gestión administrativa en el Cobro Persuasivo y Coactivo, de las obligaciones en mora y a favor de la entidad por concepto de Multas de Tránsito y de Derechos de Placa, de acuerdo en lo señalado en el articulo 3 y 7 de la ley 769 de 2002. 2. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD: La Dirección de tránsito de Bucaramanga pretende satisfacer con la contratación para la recuperación de la cartera el manejo eficiente de sus recursos y el saneamiento de sus finanzas públicas para mantener el equilibrio fiscal y financiero En Colombia, los servidores públicos dentro de sus obligaciones, tienen la de recuperar la cartera morosa que tenga la entidad a su favor, deber regulado conforme al artículo 1 de la ley 1066 de 2006 que a texto indica: Gestión de recuperación de cartera pública y campo de aplicación. Conforme a los principios que regulan la administración pública, contenidos en el Articulo 209 de la constitución política, Los servidores públicos que tengan a su cargo el recargo de las obligaciones a favor del tesoro público deberán realizar su gestión de manera ágil, eficaz, eficiente, oportuno y equitativo, para la cual, entre otros deberán ceñirse a los principios que regulan la administración pública y adicionalmente deberán velar por la estricta recaudación y administración de las rentas y caudales públicos y procurar en todo caso obtener liquidez para el tesoro público. (Subrayados fuera del texto). Acorde a lo anterior la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA, se encuentra en la obligación de recuperar la cartera morosa a la fecha; actuación que no es posible suplir en la actualidad, habida cuenta que para el cobro de la cartera morosa, la entidad no cuenta con la infraestructura, ni el recurso humano necesario, para adelantar la gestión tendientes al cobro de las deudas a favor de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga, razón por la cual se hace necesario contratar la gestión de apoyo para el cobro y recaudo de la totalidad de las obligaciones que se encuentran en mora. Según los estados financieros de la entidad en el reporte contable con corte a 31 de diciembre de 2009, la cartera morosa de la entidad por concepto de comparendos y demás servicios que presta la Dirección de Tránsito de Bucaramanga se aproxima a la suma de $13.300.000.000.oo, los cuales requieren de una acción inmediata para su recuperación, como quiera que existe deudas de difícil cobro que se encuentra a punto de prescribir y que pueden generar un daño fiscal para la entidad. Así mismo, la oficina de Ejecuciones fiscales quien tiene la competencia para realizar el cobro, debe darle el cumplimiento a la resolución número 283 de 2008, por medio del cual se expide el reglamento interno del recaudo de cartera de la Dirección de Transito de Bucaramanga con el objeto de tener liquidez para el tesoro público y regularizar y ordenar la cartera. No obstante lo anterior esta dependencia no cuenta con el personal suficiente de planta para atender los requerimientos y procesos propios del funcionamiento de esa dependencia. Además de dar cumplimiento a lo que para la materia regula la legislación colombiana, tendrá un impacto positivo tanto en el componente financiero, como en el fortalecimiento para el cumplimiento de su misión y objetivos.
De otra parte, la iniciativa además de ser importante en el termino de aumentar el recaudo y los ingresos, también lo es en el sentido de que no generan costos adicionales para la entidad, por cuanto los gastos que generen los contratistas para la gestión de Apoyo Jurídico para la labor de cobro persuasivo y coactivo serán (100%) a cargo del deudor, no afectando por lo tanto el presupuesto de la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA, y permitiendo además cumplir con el deber legal de hacer exigibles las obligaciones económicas que tienen las personas naturales y jurídicas para la institución. Teniendo en cuenta la falta de personal idóneo y suficiente en número de recurso humano, y con atención a los principios de celeridad y eficiencia que ordena la administración pública, se hace eminente y necesarios los servicios especializados de cobro y recuperación de cartera morosa sin que ello genere un gasto adicional para la administración. Se trata entonces. De un requerimiento preponderante, plenamente justificado, puesto que se lograra contar con un trabajo a seguir en el camino de recuperación de cartera. 3. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR, CON LAS ESPECIFICACIONES ESENCIALES. La DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA, requiere apoyo con una persona natural o jurídica especializada y con experiencia en la materia de cobro de cartera, por un término de dos (2) años, para la recuperación de toda la cartera morosa de la entidad, que por concepto de, multas de tránsito y demás obligaciones a favor de la entidad. La DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA acepta los proponentes de acuerdo con su capacidad e idoneidad sobre el objeto a contratar. La adjudicación se realizara en forma total de acuerdo con las propuestas que reciba la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA, y la(s) que resulte(n) mas favorables a los fines de esta contratación y necesidad de satisfacer con este proceso, en estricto apego al deber de selección objetiva reformulado por la ley 1150 de 2007. 4. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE PERMITEN EJECUTAR LA CONTRATACION PARA EL APOYO DE LA ENTIDAD EN EL COBRO PERSUASIVO Y COACTIVO. Conforme al régimen legal es perfectamente valida la contratación de particulares con el objeto de servir a la Dirección de Tránsito, de apoyo en materia de cobro persuasivo y coactivo para la recuperación de cartera, la anterior posición encuentra fundamento jurídico en las siguientes normas: Articulo 210 C.N. las entidades del orden nacional descentralizadas por servicios solo pueden ser creadas por ley o por autorización de esta, con fundamento de los principios que orientan la actividad administrativa. Los particulares pueden cumplir funciones administrativas en la condición que señala la ley. La ley establecerá el régimen jurídico de las entidades descentralizadas y la responsabilidad de sus presidentes, directores o gerentes. (Subrayado fuera del texto). De la transcripción de las normas se desprenden que los particulares si pueden ejercer funciones de tipo Administrativo, pero para tal desempeño se hace necesario la preexistencia de una ley que lo autorice y que a su vez indique los lineamientos para el ejercicio de dichas funciones. La anterior figura es conocida como Descentralización por colaboración. Al respecto la Corte Constitucional, a expresado. La presencia de organizaciones de naturaleza privada en la realización de actividades administrativas, o de las cuales el estado es titular originario, doctrinariamente es concebida como una especie de la denominada descentralización por colaboración, lo que permite afirmar sin lugar a dudas, que la función administrativa no atañe de manera exclusiva al poder publico, sino que también incumbe a personas privadas, aspecto este último que se inscribe dentro
de la perspectiva, mas amplia, de la participación de los administrados en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación, que el articulo 2º de la constitución Colombiana consagra como uno de los fines prevalentes del Estado, el desempeño de funciones administrativas por particulares, es una posibilidad reconocida y avalada constitucional y legalmente y que esta atribución prevista en el articulo 210 de la carta opera por ministerio de la ley, y en caso de las personas jurídicas, no implica mutación en la naturaleza de la entidad a la que atribuye la función, que conserva inalterada su condición de sujeto privado sometido al régimen de derecho privado en lo atinente a la organización y desarrollo de las actividades anejas a su especifica finalidad (Negrillas ajenas al texto original). De igual manera, dicha descentralización debe atender a la naturaleza de los servicios, razones de conveniencia y ventajas que la misma puede ofrecer. Teniendo en cuenta que la autorización constitucional para el ejercicio de funciones administrativas por parte de particulares exige la presencia de una ley, es menester remitirnos, a la ley 769 de 2002 por ser esta la norma que regula lo pertinente en materia de transito y transporte, y que en sus artículos 3º y 7º, establecen: ARTICULO 3º AUTORIDADES DE TRANSITO. Son autoridades de transito en su orden, las siguientes: El ministerio de transporte Los gobernadores y alcaldes Los organismos de transito de carácter departamental, municipal o distrital La Policía Nacional, en sus cuerpos especializados de policía de transito urbano y policía de carreteras Los inspectores de policía, los inspectores de transito, corregidores o quien haga sus veces en cada ente territorial. La superintendencia General de Puerto Y Transporte. Las fuerzas militares para cumplir exclusivamente lo dispuesto en el parágrafo 5º de este artículo. Los agentes de tránsito y transporte. PARAGRAFO 1º Las entidades públicas o privadas a las que mediante delegación o convenio les sean asignadas determinadas funciones de tránsito, constituirán organismos de apoyo a las autoridades de tránsito. ( ) PARAGRAFO 3º Las autoridades, los organismos de transito, las entidades publicas o privadas que constituyan organismos de apoyo, serán vigiladas y controladas por la Superintendencia De Puertos Y Transporte. ( ) ARTICULO 7º CUMPLIMIENTO REGIMEN NORMATIVO. Las autoridades de tránsito velaran por la seguridad de las personas y las cosas en la vía pública y privada abiertas al público. Sus funciones serán de carácter regulatorio y sancionatorio y sus acciones deben ser orientadas a la prevención y la asistencia técnica y humana a los usuarios de las vías. Las autoridades de transito podrán delegar en entidades privadas el aporte de pruebas de infracciones de transito, el recaudo de las multas correspondientes, la tramitación de especies venales y todos los tramites previstos en las normas legales y reglamentarias, salvo la valoración de dichas pruebas (Subrayas y negrillas fuera de texto).
De las normas transcritas se desprenden entonces los siguientes: existe autorización legal para que entidades privadas ejerzan funciones administrativas que corresponden a las autoridades de tránsito; dicha autorización debe llevarse a cabo mediante delegación o convenio; las entidades privadas serán tan solo organismos de apoyo, es decir que en ningún momento podrán considerarse como entidades de tránsito, por lo que no podrán ejercer funciones asignadas a estas y; las funciones que puedan ejercer dichas entidades son las taxativamente señaladas por el inciso segundo del Articulo 7º supra. De todo lo expuesto se colige que existe autorización, constitucional y legal, para que se adelante la delegación de funciones administrativas, relacionadas con el transito y transporte, por entidades privadas, en especial aquellas actividades relacionadas con los cobros persuasivos. 5. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SUSTENTAN LA MODALIDAD DE CONTRATACION DIRECTA PARA LOGRAR EL APOYO DE LAENTIDAD DE COBRO PERSUASIVO. Conforme a lo dispuesto en el Decreto 2474 2008 y el Decreto 4266 de 2010, reglamentario de la ley 1150 de 2007, Modificación del Artículo 82 del Decreto 2474 de 2008. El artículo 82 del Decreto 2474 de 2008, quedará así: "Artículo 82. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales. Para la contratación de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, la entidad justificará dicha situación en el respectivo contrato". Los servicios profesionales corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad. Servicios de apoyo a la gestión serán aquellos en los que la persona contratada realizara labores predominante materiales y no calificadas, para la atención de necesidades de la entidad, sin que sea posible entender comprendida dentro de los mismo, la contratación de actividades que supongan la intermediación de la relación laboral, ni la contratación de empresas de servicios temporales. Además lo indicado en la ley 1150 de 2007 que modifica la ley 80 de 1993 la que en su articulo 4º señala Contratación directa: la modalidad de selección de contratación directa, solamente procederá en los siguientes casos: h) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. De lo anterior se concluye que el proceso que debe adelantar la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA, para esta contratación, es una CONTRATACION DIRECTA. No obstante, para garantizar el principio de la transparencia contractual la Dirección de Tránsito de Bucaramanga cursará una Convocatoria Pública a personas naturales y jurídicas que tengan capacidad para contratar de conformidad con unos requerimientos mínimos, sobre los cuales se realizará una evaluación con el fin de elegir las mejor propuesta. 6. ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO SOBRE LA APROBACION PRESUPUESTAL DE ESTA CONTRATACION.
En virtud que la celebración del presente contrato no requiere de disponibilidad presupuestal, debido a que los recursos a obtener están supeditados a la recuperación de la cartera morosa, esta contratación no requiere de presupuesto oficial, por cuanto en todos los casos, los honorarios a favor de los contratistas por concepto de recaudos de las obligaciones asignadas para el cobro persuasivo y coactivo de las obligaciones económicas a favor de La DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA, serán cubiertas en su totalidad por los respectivos deudores, razón por la cual no causa ninguna erogación a cargo de La DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA. Se hace necesario resaltar que las costas que genera el cobro persuasivo y coactivo serán asumidas por la institución así: 6.1. COBRO PERSUASIVO Y COACTIVO: El contratista informara a la entidad las diferentes comunicaciones enviadas a los deudores morosos de la entidad de forma impresa y en un CD en archivo PDF y EXCEL. Una vez recibidos, EL CONTRATISTA, se encargara de los gastos de envío de correspondencia, edictos, publicaciones en prensa de los morosos requeridos. 6.2. TARIFAS DE GASTOS DE GESTION DE COBRO Los gastos en que incurran los proponentes en virtud de la prestación de servicio de gestión de cobro, serán cubiertos en su totalidad por el deudor, de conformidad con lo siguiente así: Los gastos de gestión de cobro de cartera por los servicios se reconocerán por los servicios de gestión de cartera serán los siguientes: a) En etapa pre jurídica o cobro persuasivo una tarifa Hasta el 13% sobre la suma efectivamente recaudada, excluyendo de las mismas los valores del IVA. Según como lo determine la entidad DTB. b) En etapa de cobro coactivo, se reconocerá una tarifa hasta el 15% sobre las sumas efectivamente recaudadas, excluyendo de las mimas los valores correspondientes del IVA; o una tarifa fija por expedientes efectivamente cobrado que en todo caso no exceda los porcentajes anteriores. Según como lo determine la entidad DTB. El valor adjudicado en el presente proceso de contratación es de cuantía indeterminada, por lo tanto el valor real será el que resulte de aplicar las tarifas establecidas en el acápite anterior de los presentes estudios, a los montos de la cartera efectivamente recaudada. Sin embargo, para los efectos fiscales y legales se establecerá en la suma de VEINTICINCO MILLONES DE PESOS ($25.000.000.oo) atendiendo a un promedio estimativo en la recuperación del cobro persuasivo y Coactivo. De todas formas previo a ello, el contratista deberá efectuar la liquidación de la obligación en la que se fije la suma de dinero a pagar a La DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA incluidos los intereses corrientes y moratorios a que haya lugar, el monto de los costos del proceso. Dicha liquidación deberá ser avalada por la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA, de conformidad con el manual de jurisdicción coactiva y demás reglamentaciones expedidas por la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA y normas concordantes que regulen la materia. En todo caso el contratista no esta facultado para recibir directamente el valor de la deuda, ni realizar el cobro de los costos del proceso sin que se haya hecho efectivo el pago de los valores adeudados a La DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA La DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA en etapa de cobro persuasivo y coactivo asumirá solamente lo atinente a gastos de la liquidación que se envíen a los deudores, el contratista asume el
correo de las mismas, cancelación de notificaciones, edictos, papelería, insumos de impresión, fotocopias, etc..., valores que serán recuperados en su totalidad una vez los deudores efectúen los pagos de las obligaciones. 6.2.1. EVENTOS QUE NO GENERAN GASTOS DE COBRANZAS. Los siguientes eventos no generaran ningún tipo de honorarios: Pagos soportados con documentos falsos Pagos generados con cheques devueltos 6.3. ASPECTOS OPERATIVOS DEL COBRO PERSUASIVO Y COACTIVO. El contratista presentara su propuesta técnica y metodológica, indicando el aspecto operativo del cobro persuasivo y coactivo, donde deberá tener en cuenta lo siguiente: 1. Argumentará la tenencia de un sistema capaz de asumir la base de datos generada por La DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA. 2. Deberá demostrar la capacidad de realizar los distintos requerimientos escritos y verbales, telefónicos o por medio idóneo, lugar de atención al usuario cómodamente dotado. 3. Contar con asesoría al usuario para realización de acuerdos de pago en concordancia con lo establecido anteriormente por La DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA. 4. Todo lo anterior deberá estar continuamente retroalimentado y en comunicación directa con los sistemas de información de La DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA 5. La DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA pondrá a disposición del contratista un espacio dentro de sus propias instalaciones con el objeto de facilitar el recaudo, la comunicación constante interinstitucional y a su vez con el fin de facilitar también, el acceso de los usuarios al programa de cobro persuasivo. 6. Sin perjuicio de lo anterior el contratista deberá contar con una oficina a su disposición la cual, deberá estar equipada con capacidad informática y de telecomunicaciones para adelantar los cobros persuasivos. 6.4. FORMA DE PAGO. Agotada la gestión persuasiva y/o coactiva para el pago de la obligación, el usuario realizara dicho pago consignando el valor previamente acordado con el contratista, valor correspondiente exclusivamente a la suma adeudada por concepto de multas, comparendos y derechos municipales etc.., en una cuenta bancaria que la entidad dispondrá para tales efectos y a su vez el usuario consignara lo referente a gastos de gestión de cobro en una cuenta distinta suscrita con la misma corporación bancaria o financiera que La DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA dispuso y a favor del contratista. El contratista generara las colillas de pago destino a La DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE BUCARAMANGA y también los pagos con destinos a la cuenta del contratista por la gestión del cobro; donde en todo caso: se efectué pago parcial por acuerdo de pago o pago total de la obligación, la primera cuota incluirá los gastos de gestión de cobro que estarán contenidos en colillas distintas con destino a la cuenta bancaria establecida para ello. 7. OPORTUNIDAD DE LA CONTRATACION El ejercicio de la actividad contractual, es la manifestación de la operatividad del estado, y de su eficiencia y objetividad, depende de muchos ámbitos, del cumplimiento de los principios consagrados en el articulo 209 de la Carta Política.
Asi pues dado que la entidad requiere de mayores recursos para emprender obras en pro de la comunidad en general, existen con dicha contratación la posibilidad de recuperar la cartera, para que con la implementación de este procedimiento se pueda redundar en el cumplimiento de los objetivos de la entidad. 7.1 MEDIDAS PARA MINIMIZAR O ELIMINAR LOS RIESGOS Con el fin de minimizar los riesgos de la futura contratación, la entidad mediante el funcionario que sea asignado para supervisar el respectivo contrato, realizara un estricto control del cumplimiento del objeto contractual y sus obligaciones especificas pactadas en las cláusulas contractuales. Adicionalmente a lo anterior se exigirá contractualmente una póliza de seguros que ampare el cumplimiento del contrato, calidad y los salarios y prestaciones sociales. 7.2 GARANTIAS SEGÚN ANALISIS DEL RIESGO. a) Cumplimiento: Que ampare el cumplimiento del contrato, el pago de las multas y la pena pecuniarias pactadas; equivalentes al 10% del valor del contrato, por el término de vigencia del mismo y cuatro (04) meses más. La entidad garante responderá a la DIRECCIÓN DE TRANSITO DE BUCARAMANGA por todas las sumas que sean exigibles al contratista, ya sea por incumplimiento de las obligaciones contractuales o por el pago de erogaciones que el Contratista deba efectuar de acuerdo con el Contrato. En el caso de terminación anticipada del contrato por incumplimiento del contratista, de acuerdo con las estipulaciones del contrato, la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA podrá cobrarle a la entidad garante la indemnización correspondiente hasta por el valor asegurado. b) Calidad del Servicio: Por el 20% del valor del contrato, vigente por el término del mismo y cuatro (04) meses más. La entidad garante responderá a la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMAGNA, por todas las sumas que sean exigibles al contratista, por la calidad de los bienes suministrados. c) Salarios, prestaciones e indemnizaciones laborales: Por el 15% del valor del contrato vigente por el plazo del mismo y tres años más. La entidad garante responderá al DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA, por todas las sumas que sean exigibles al contratista, por los salarios, prestaciones e indemnizaciones. 8. RESPONSABILIDADES DENTRO DEL PROCESO DE SELECCIÓN DE LA PRESENTE CONTRATACION. 8.1. Del Oferente: Obrar de buena fe en cada una de las actuaciones que desarrolle dentro del proceso de selección objeto de contratación. Suministrar a La DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA la información que este solicite dentro de los plazos fijados. Mantener vigente la propuesta formulada, durante la suscripción del contrato y la duración del mismo. Obrar conforme con la ley 80 de 1993 de acuerdo con el decreto 2474 de 2008 que reglamenta la ley 1150 de 2007. Regulado también por la ley 769 de 2002 (código nacional de transito), ley 1383 de 2010 y demás normas pertinentes en la materia.
Colaborar con La DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA en lo que sea necesario para que se cumplan los fines estatales y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados. Abstenerse de interferir en la etapa de evaluación, ponderación de oferta y adjudicación. 8.2. De La Dirección de Tránsito De Bucaramanga. Obrar de buena fe en el desarrollo del proceso contractual. Suministrar a los proponentes la información que les sea necesaria en desarrollo del proceso contractual. Velar para que se cumplan los principios de la contratación estatal y los postulados que rigen la función administrativa dentro del proceso contractual Proteger los derechos de los oferentes y de la colectividad en general. 8.3. Garantía de la seriedad de la propuesta. El proponente debe acompañar a su propuesta, como requisito indispensable, una garantía de seriedad de la misma, que contenga o evidencie ya sea en el cuerpo del documento respectivo o mediante recibo anexo, el comprobante de pago de la prima. La no inclusión de la garantía de seriedad de la propuesta será causal de rechazo de la oferta. Cualquier inconsistencia en la presentación de la póliza, podrá ser subsanada dentro de los 2 (dos) días siguientes a su solicitud. Una vez vencido este término sin que se haya corregido la póliza, será causal de rechazo de la oferta. Para la constitución de la garantía de seriedad, el proponente deberá observar los requisitos exigidos a continuación: Participación de consorcios o uniones temporales; en el caso de consorcios o uniones temporales, en el documento de constitución deberán cumplirse los siguientes. 1. Expresar si la participación es a titulo de Consorcio o de Unión Temporal y las reglas básicas que regulan las relaciones entre sus integrantes. Si se trata de Unión Temporal deberán indicar además de los términos extensión (actividades y porcentajes). De la participación de la propuesta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo y por escrito de La DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA. 2. Indicar la duración de Consorcio o de la Unión Temporal u otra persona jurídica que deberá ser a partir de la suscripción del documento de constitución hasta la liquidación del contrato (incluyendo la prolongación de sus efectos). 3. Designación y suscripción de la persona que tendrá la representación legal del Consorcio o de la Unión Temporal, so pena rechazo de la oferta. Además cada una de las personas legales o jurídicas, nacionales o extranjeras proponentes o integrantes del Consorcio o de la Unión Temporal, en las cuales sus representantes legales estén limitados para actuar en el presente proceso, se requiere que el órgano social competente emita la correspondiente autorización, en la que se indicara lo siguiente: a.) Facultad expresa del representante legal para representar, proponer y suscribir el contrato en la cuantía requerida, en el presente proceso de selección.
9. Designación de las personas jurídicas o naturales con las Cuales se le autoriza al correspondiente representante a participar en el presente proceso de selección. (ya sea en Consorcios o Uniones Temporales). 10. CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA. 1. Cuando el proponente se encuentra incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad establecida en la constitución o la ley. 2. Cuando la propuesta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que no cumpla con toda la calidad o condiciones de participación. 3. Cuando para este mismo proceso se presenten varias propuestas por el proponente, por si o por interpuesta persona, por un Consorcio Unión temporal o individualmente. 4. Cuando la propuesta se presente en forma extemporánea. 5. Cuando no subsane correctamente dentro del termino fijado, la documentación o información solicitada por La DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA 6. Cuando se compruebe que el proponente a influido o presionado sobre el estudio de las ofertas 7. Cuando se compruebe que los documentos presentados por el proponente contienen información inexacta o que de cualquier manera no corresponda a la realidad. 8. Cuando el proponente no reúna los requisitos necesarios para participar, cuando existan o se adviertan enmendaduras o correcciones en los documentos presentados por el proponente y que no se haya advertido previamente. 9. Cuando no presente los documentos generales y específicos para cada caso aquí establecidos. 10 DECLARATORIA DESIERTA La DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA podrá declarar desierta la contratación únicamente por motivos o causas que impidan la selección objetiva, la cual se hará mediante acto administrativo expedido por la dirección, en la que se señalara en forma expresa y detallada las razones que han conducida a esa decisión, en cumplimiento en lo dispuesto en el numeral 18 del articulo 25 de la ley 80 de 1993. 11 ANALISIS DE LAS PROPUESTAS Y VERIFICACION QUE SE AJUSTAN A LAS CONDICIONES. Los estudios jurídicos, técnicos y económicos necesarios para la evaluación de las propuesta y las solicitudes de los proponentes para que aclaren, subsanen o expliquen sus propuestas, se realizaran dentro del término estipulado por el cronograma establecido en el presente proceso de contratación. La evaluación de las propuestas se basará en la documentación, información y nexos correspondientes, por lo cual es requisito indispensable consignar y adjuntar toda la información detallada que permita su análisis. La DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA rechazará propuestas si durante el periodo de contratación se presentan circunstancias que alteren sustancialmente la capacidad económica, financiera u operativa del proponente o cuando se detecte presunta falsedad en la información aportada.
Antes de proceder a la evaluación de las propuestas se comprobara si la misma se ajusta a las condiciones establecidas en los pliegos de condiciones y características técnicas. Serán hábiles las propuestas que cumplan con la totalidad de los requisitos exigidos en el presente pliego de condiciones. La DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA adjudicara el contrato a la propuesta que estime mas conveniente para la entidad, teniendo en cuenta para ello los criterios de selección objetiva establecidos en este pliego de condiciones. 11.1. Factores y Criterios De Evaluación Únicamente serán tenidas en cuenta, para efectuar la calificación de las propuestas, las que cumplan o sean habilitadas en la evaluación jurídica, en la evaluación financiera, que cumplan con los requerimientos de experiencia y que cumplan con los requerimientos técnicos mínimos. La Dirección de Tránsito de Bucaramanga realizará el análisis jurídico, financiero, de experiencia y requerimientos técnicos mínimos de las propuestas, con el fin de realizar la evaluación de las propuestas. Por tanto, el día del cierre del proceso y plazo máximo para presentación de ofertas, a la hora señalada en el cronograma de actividades se procederá por parte del Asesor de Contratación de la Entidad a realizar la apertura de las ofertas, señalándose la relación de los valores (porcentajes a cobrar en las etapas), iniciándose por la oferta con el precio más bajo, y de esto se dejara constancia por escrito. La Calificación de las propuestas tendrá un puntaje máximo de 100 puntos. Las propuestas serán evaluadas teniendo en cuenta los criterios que se enuncian a continuación. Evaluación Jurídica Evaluación Financiera Evaluación Experiencia Requerimientos Técnicos Mínimos CUMPLE/NO CUMPLE CUMPLE/NO CUMPLE CUMPLE/NO CUMPLE CUMPLE/NO CUMPLE Precio 50 Puntos Requerimientos Técnicos Adicionales 40 Puntos Equipo de Trabajo 10 Puntos PUNTAJE TOTAL MÁXIMO 100 Puntos De tal forma, solo se entrarán a evaluar las propuestas que cumplan la evaluación jurídica, la evaluación financiera, que cumpla con la experiencia exigida y con los requerimientos técnicos mínimos. La Dirección de Tránsito de Bucaramanga comprobará la exactitud de la información consignada en la propuesta. Las propuestas serán evaluadas teniendo en cuenta los siguientes factores de evaluación: 11.2. REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES La Dirección de Tránsito de Bucaramanga verificará el cumplimiento de los requisitos habilitadores de orden jurídico, financiero y de experiencia específica de las propuestas sobre los documentos presentados, lo que no dará lugar a la calificación pero sí, a la determinación sobre la ADMISIÓN o NO ADMISIÓN de las mismas en lo referente a los aspectos señalados, de acuerdo con los parámetros
establecidos en la Ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007, el decreto 3576 de 2009, los demás decretos reglamentarios, la presente Invitación Pública, y en especial los criterios que se enuncian a continuación: Requisito Habilitante de Orden Jurídico. (CUMPLE / NO CUMPLE) REQUISITO HABILITANTE DE ORDEN JURÍDICO CUMPLE NO CUMPLE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA De acuerdo con el modelo suministrado por la Entidad, firmada por el proponente o el representante legal (ANEXO No.1). MANIFESTACIÓN EXPRESA DE NO ESTAR INCURSO EN INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDAES. Certificación expedida por el proponente o su representante, en la cual conste que no se encuentra incurso en ninguna causal de inhabilidad e incompatibilidad de las contenidas en el artículo 8 de la ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 18 de la ley 1150 de 2007 y demás normas concordantes. CERTIFICACIÓN DE ACREDITACIÓN DE PAGO PARAFISCALES (LEY 789 DE 2002) El proponente, en caso de ser persona natural, deberá acreditar el pago de los aportes al sistema de seguridad social integral, tales como salud, pensión, riesgos profesionales y aportes parafiscales (ICBF: SENA Y CAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR), cuando corresponda. En tratándose de personas jurídicas se deberá acreditar una certificación suscrita por el representante legal o por el revisor fiscal, según corresponda, en los términos señalados por el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 828 de 2003. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS DE LA PROCURADURÍA Se debe acreditar certificación vigente expedida por la Procuraduría General de la Nación, donde se establezca que el oferente NO REGISTRA SANCIONES NI INHABILIDADES VIGENTES. (Sera verificado por la Dirección de Tránsito de Bucaramanga ). CERTIFICADO DE ANTECEDENTES FISCALES DE LA CONTRALORÍA Se debe acreditar certificación vigente expedida por la Contraloría General de la República, donde se establezca que el oferente no aparece en el boletín de responsables fiscales. (Sera verificado por la Dirección de Tránsito de Bucaramanga). CERTIFICADO DE ANTECEDENTES PENALES DEL DAS Se debe acreditar certificación vigente expedida por el Departamento Administrativo de Seguridad DAS, donde se establezca que el oferente no registra antecedentes penales y de policía. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO-RUT El proponente deberá presentar en su oferta el Registro Único Tributario expedido por la DIAN. FOTOCOPIA DE LA CEDULA DE CIUDADANÍA FOTOCOPIA DE LIBRETA MILITAR PARA VARONES MENORES DE 50 AÑOS 11.2.2. Requisito Habilitante de Orden Financiero. (CUMPLE / NO CUMPLE) El capital de trabajo no podrá ser inferior al 100 SMMLV. Para calcularlo se aplicará la siguiente fórmula: CT = Ac- Pc CT = Capital de Trabajo Ac = Activo corriente Pc = Pasivo corriente Para establecer la capacidad financiera de los proponentes se observará lo consagrado en el artículo 32 del Decreto 1464 DE 2009 COMO CONSULTOR El proponente deberá acreditar un puntaje de capacidad financiera en el RUP mayor de 200 puntos como Consultor Patrimonio 40 puntos Nivel del Liquidez = Activo Corriente 90 puntos Pasivo Corriente Nivel de Endeudamiento = Pasivo Total 15 % Activo Total
COMO PROVEEDOR Patrimonio 40 puntos Nivel del Liquidez = Activo Corriente 40 puntos Pasivo Corriente Nivel de Endeudamiento = Pasivo Total 15% Activo Total CAPACIDAD DE ORGANIZACIÓN El proponente deberá acreditar una capacidad de organización como proveedor mayor de 700 SMMLV El proponente deberá acreditar una capacidad de organización como consultor mayor de 1.700 SMMLV CAPACIDAD DE CONTRATACION (k) El proponente deberá acreditar como consultor un K de contratación mayor 5.000 SMMLV El proponente deberá acreditar como proveedor un k de contratación mayor de 700 SMMLV En el caso de las Uniones Temporales y los Consorcios, los indicadores se calcularán con base en la capacidad financiera que presente cualquiera de sus miembros. 11.2.3. Requisito Habilitante de Experiencia. (CUMPLE / NO CUMPLE) El proponente deberá estar inscrito en el Registro Único de Proponentes (RUP) de la Cámara de Comercio respectiva, y estar inscrito, clasificado y calificado, a la fecha de presentación de la oferta, en las siguientes actividades, especialidades y grupos: ACTIVIDAD ESPECIALIDAD GRUPOS 3: Proveedor 23: Servicios 20: Desarrollo de Software 37: Servicio de Call Center y Contact Center 3: Proveedor 33: Sistema de Información y Tecnología de Información 1: Equipos de computo y procesamiento de datos 2: Equipos de comunicaciones 3: Software 3: Proveedor 40: Administración y gestión de Cartera 2: Consultor 10: Otros 2: Sistemas de Información 3: Organizacion 6: Asesorías Legales El certificado deberá estar expedido por la Cámara de Comercio con una fecha no superior a noventa (90) días calendario, anteriores a la fecha de cierre de presentación de ofertas. En el caso de las Uniones Temporales y los Consorcios, cada uno de sus miembros deberá anexar el Registro Unico de Proponentes (RUP), en donde por lo menos uno cumpla con todas las actividades, especialidades y grupos exigidos.
Adicionalmente, cada proponente deberá acreditar su experiencia aportando como mínimo dos (02) constancias o copias de contratos cuyo objeto sea el de recuperación de cartera de Comparendos con Organismos de Tránsito. La Dirección de Tránsito de Bucaramanga se reserva el derecho de verificar la información suministrada por los oferentes. Si se advierten discrepancias entre la información suministrada por el oferente y lo establecido por la Entidad, la propuesta no será evaluada técnicamente, lo anterior sin perjuicio de las acciones penales pertinentes. 11.2.4. Requisito Habilitante Requerimientos Técnicos Mínimos. (CUMPLE / NO CUMPLE) El proponente deberá cumplir con los siguientes requerimientos técnicos mínimos con relación al Software, Hardware y Procedimiento a implementar. 11.2.4.1. Requerimientos Mínimos del Software Ofrecido El sistema ofrecido deberá cumplir los siguientes requerimientos mínimos en cuanto a generalidades del software y requerimientos específicos del mismo. Generalidades del Software. (CUMPLE/NO CUMPLE) CARACTERISTICA SOFTWARE Arquitectura Cliente/Servidor o WEB Base de Datos: Oracle, SQL Server, Interbase, Firebird Módulo de Liquidación de Comparendos Impresión Masiva de Documentación requerida para la etapa persuasiva Reportes configurables por el Usuario Generación de la documentación requerida para la etapa coactiva Módulo de descargue de pagos Permite la implementación de firma digital Funcionalidades Específicas. (CUMPLE/NO CUMPLE) CUMPLE Con relación a las funcionalidades específicas, el software debe generar de forma automática los siguientes documentos como mínimo, de acuerdo a cada una de las etapas del cobro: FUNCIONALIDAD ESPECÍFICA Requerimiento de Deudor (Etapa Persuasiva) Acuerdo de Pago (Etapa Persuasiva) Oficio Ordenando archivo de Proceso por pago Oficio envío del expediente al archivo central Oficio remisión a jurisdicción coactiva Constancia de recibo del título valor (Etapa coactiva) Citación para la notificación personal (Etapa coactiva) Acta Notificación de Mandamiento de Pago Oficio Embargo Oficina de Instrumentos Públicos Oficio de Embargo de Vehículos Oficio de Embargo a Entidades Bancarias Formato de Auto de Terminación del Proceso por Pago Oficio de Levantamiento del Embargo Reporte de Mandamientos realizados por fechas Reporte de Requerimientos de Deudores etapa persuasiva por fecha Reporte de Acuerdos de Pago realizados Reporte de Acuerdos de pago incumplidos CUMPLE
Reporte de Embargos Reporte de Solicitudes de Embargos enviados Reporte de recaudos por gestión en etapa persuasiva Reporte de recaudos por gestión en etapa coactiva El sistema deberá generar automáticamente el número de las resoluciones a utilizar en cada una de las actuaciones. Impresión masiva o uno a uno de la documentación requerida Módulo de descargue de pagos mediante código de barras. La Dirección de Tránsito de Bucaramanga podrá solicitar un protocolo de pruebas para comprobar las funcionalidades específicas del software. 11.2.4.2 Requerimientos Mínimos del Hardware. (CUMPLE/NO CUMPLE) ITEM CARACTERISTICA Tipo Portatil Procesador Intel core i3 Memoria 2GB Software Incluido Windows XP o superior Controladora SATA Disco Duro 300 Gb Tarjeta Red Integrada 10/100/100 Mbps Unidad Optica DVD RW Cantidad Uno (01) ITEM CARACTERISTICA Tipo PC Procesador Intel Dual Core o Superior (Similar AMD) Memoria 2GB Software Incluido Windows XP o superior Controladora SATA Disco Duro 300 Gb Tarjeta Red Integrada 10/100/100 Mbps Unidad Optica DVD RW Monitor LCD 17" Cantidad Cuatro (04) ITEM CARACTERISTICA Impresora 3 impresoras Tipo Láser Velocidad 20 ppm Capacidad de Hojas 100 11.2.4.3. Requerimientos Mínimos de Procedimiento. (CUMPLE/NO CUMPLE) El proponente deberá presentar el modelo a seguir en el procedimiento de cobro en cada una de las etapas mediante la presentación de un diagrama de flujo claro en donde presente cada una de las acciones a realizar. El diagrama de flujo del procedimiento deberá contener como mínimo las acciones estipuladas en los requerimientos específicos del Software.
11.2.5 FACTORES DE PONDERACION La presente invitación pública será adjudicada al proponente que haya demostrado capacidad jurídica, financiera, que cumple con los requerimientos técnicos mínimos exigidos y con la experiencia específica y de; que teniendo en cuenta el objeto a contratar sea la más favorable respecto a la relación Calidad Precio, establecida en el Decreto 2474 de 2008. Para este efecto se tendrán en cuenta los siguientes criterios: 11.2.6 Evaluación Económica (50 Puntos) La Dirección de Tránsito de Bucaramanga asignará el mayor puntaje a la propuesta que ofrezca un menor precio (porcentaje) por la prestación del servicio, efectuando una regla de tres inversa, teniendo en cuenta el porcentaje a cobrar en cada una de las etapas así: ETAPA Puntaje Porcentaje a cobrar en la Etapa Persuasiva 20 Porcentaje a cobrar en la Etapa Coactiva 30 TOTAL 50 Puntos No obstante, los porcentajes a cobrar por parte del Contratista no podrán ser superiores a 13% en la etapa persuasiva ni al 15% en la etapa coactiva, según lo establezca la DTB. 11.2.7. Características Técnicas Adicionales (40 Puntos) Con el fin de ponderar algunos aspectos técnicos que resultan deseables para garantizar un excelente servicio a la entidad, La DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA asignara un puntaje de (40) puntos. A continuación se describen los criterios que permitirán al proponente obtener el puntaje por los aspectos técnicos ponderables. Criterios de asignación de puntaje de aspectos técnicos ponderables: CARACTERISTICA TECNICA PUNTAJE Condición de Creadores del Software 20 Integración con el SIMIT 10 Soporte Técnico 10 TOTAL Condición del Creador del Software (20 puntos). 40 Puntos Para garantizar la condición de creadores del software, el proponente deberá entregar copia de los derechos de autor del software a suministrar, expedida por el MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA. Condición de Creadores del Software SI 20 NO 0 Integración con el SIMIT (10 puntos). Para garantizar la operatividad del proceso de cobro, el software que esté integrado con el SIMIT para actualizar el estado del comparendo en la etapa coactiva, para reportar los acuerdos de pago y de reportar el incumplimiento de los mismos, obtendrá 10 puntos.
Integración con el SIMIT SI 10 NO 0 Soporte Técnico (10 Puntos). El mayor puntaje será otorgado al proponente que ofrezca soporte técnico con sede en la ciudad de Bucaramanga. Soporte Técnico en la ciudad de Bucaramanga SI 10 NO 0 11.2.8. Equipo de Trabajo ( 10 puntos). El proponente deberá presentar el equipo de trabajo con el cual desarrollará el proyecto. El personal debe ser como mínimo los siguientes: Profesional en Abogacía: Abogado titulado con tarjeta profesional vigente con un año de experiencia en procesos de recuperación de cartera morosa por la vía coactiva y persuasiva, sin inhabilidades e incompatibilidades de ley Ingeniero de Soporte: Ingeniero de Sistemas con tarjeta profesional con experiencia en desarrollo de software y soporte de software. Auxiliares: Bachilleres con experiencia en manejo de software de oficina como Word, Excel 12. CONCLUSIONES Con el presente escrito se puede concluir como glosa final, que la entidad, por necesidad del servicio y por considerarse la mejor alternativa para redundar en beneficio de La DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA deberá contar la prestación personal del servicio de profesionales del derecho que presenten apoyo a la institución en el cobro persuasivo y coactivo; entonces es viable y se recomienda llevar a cabo la contratación. Marzo de 2011 LUIS FERNANDO ZAMBRANO PIÑEROS Asesor ejecuciones fiscales