1.0 OBJETIVO 1.1 Homologar los lineamientos, políticas, responsabilidades y actividades necesarias que permitan que las unidades administrativas cuenten con manuales administrativos autorizados, que sean un instrumento rector, soporte de objetivos y actividades que se realizan en SESEQ. 2.0 ALCANCE 2.1 El presente documento es de ordenamiento general y de aplicación obligatoria para todo el personal de las unidades administrativas de SESEQ, para consulta y aplicación de los Manuales Administrativos. 3.0 ABREVIATURAS Y DEFINICIONES 3.1 Actividad: Es el grupo de operaciones afines y sucesivas ejecutadas por la unidad administrativa. 3.2 Atribución: Son las tareas, que el estado decide reservarse, por medio del orden jurídico, las cuales están orientadas a la realización de sus fines. 3.3 Coordinador General: Se denomina al titular de los Servicios de Salud del Estado de Querétaro. 3.4 Base documental: Conjunto de Manuales administrativos de la entidad. 3.5 Enlace: Persona designada por el Titular de cada Unidad Administrativa para la revisión y actualización de los Manuales Administrativos y la cual asume su resguardo en la unidad. 3.6 Facultad: Es la aptitud o legitimación que se concede a una persona física (funcionario o empleado publico), para actuar según la competencia del órgano por medio del cual externa su voluntad. La facultad es la posibilidad legal que posee un servidor público de realizar los actos de competencia de un ente Estatal. 3.7 Función: Significa cumplimiento de algo, de un deber, las funciones son los medios de que el estado se vale para ejercitar sus atribuciones encaminadas al logro de sus fines. 3.8 SESEQ: Servicios de Salud del Estado de Querétaro. Vigencia a partir de: 1/18 Tiempo en Archivo Muerto: 2 Años.
3.9 Manuales Administrativos: Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización. 3.10 Unidad Administrativa: Se refiere a; Coordinación General, Dirección de Servicios de Salud; Dirección de Servicios Médicos Hospitalarios; Dirección de Fomento y Regulación Sanitaria; Dirección del Régimen Estatal de Protección Social en Salud; Dirección General de Recursos Humanos, Finanzas y Planeación; Dirección de Recursos Humanos, Dirección de Finanzas, Dirección de Planeación; Jurisdicciones, Hospitales; Laboratorio Estatal de Salud Pública, Centro Estatal de Salud Mental (CESAM), Centro Estatal de Transfusión Sanguínea (CETS) y Subdirección de Adquisiciones. 4.0 POLITICAS 4.1 Los Manuales Administrativos deberán contener las políticas, normas y actividades a realizar por la unidad administrativa a fin de dar cumplimiento a los objetivos establecidos, políticas y prioridades en base al Plan Nacional de Desarrollo y Plan Estatal de Desarrollo del Estado de Querétaro vigentes. 4.2 Los Manuales Administrativos deberán elaborarse de acuerdo con las políticas y formatos contenidos en el presente procedimiento establecidos en la Guía técnica para elaboración de base documental. 4.3 El titular de las unidades administrativas deberá designar mínimo a una persona, quien fungirá como enlace con el departamento de organización para la elaboración de manuales administrativos. 4.4 El Departamento de Organización, realizará actividades de apoyo y asesoría técnica para la elaboración de los manuales administrativos de las diferentes unidades. 4.5 Es responsabilidad del titular de la unidad administrativa elaborar y mantener actualizados los Manuales de su unidad. 4.6 La elaboración o actualización de los Manuales Administrativos será responsabilidad de cada Unidad Administrativa, a través de los Jefes de Departamento, de área y del Enlace que haya sido designado por el titular; contando siempre con la asesoría del Departamento de Organización. 4.7 La evaluación interna de los manuales estará a cargo del Titular de la Unidad Administrativa, Jefes de Departamento y Jefes de Área, consistente en verificar en forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la implantación del Manual Administrativo, así como los cambios operativos que se realicen en la organización. 4.8 Las desviaciones o ajustes a los manuales administrativos que se deriven de la evaluación y seguimiento, se deben informar oportunamente tanto a las áreas operativas como a los usuarios y al Departamento de Organización para que sea corregido. 4.9 Los manuales deberán actualizarse cada vez que sea necesario, con el objeto de que se apeguen a la realidad operativa de SESEQ ya que la utilidad de los Manuales Administrativos radica en la veracidad de la información que contienen, por lo que deberán mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas. 4.10 La Unidad Administrativa deberá realizar los trámites correspondientes para que sea sometido a aprobación de la H. Junta de Gobierno. 4.11 Los Manuales Administrativos serán aceptados para aprobación de la H. Junta de Gobierno solo si cuentan con el visto bueno técnico del Departamento de Organización o en caso de ser necesario se solicitará revisión jurídica. 2/18 Tiempo en Archivo Muerto: 2 Años.
4.12 El Manual Administrativo deberá tener las firmas de revisión y aprobación correspondientes. 4.13 El Manual Administrativo para llegar al 60% con respecto a la autorización de Manuales Administrativos, deberá contar con la autorización por parte de la H. Junta de Gobierno. 4.14 Una vez autorizados por la H. Junta de Gobierno, el Departamento de Organización deberá informar al personal de SESEQ a través de medios electrónicos o boletines informativos que los documentos están a su disposición. 4.15 El Departamento de Organización dará gestión al registro de los Manuales ante la unidad jurídica consultiva de GEQ.. 4.16 La Unidad Administrativa deberá designar un lugar específico donde se cuente con los Manuales para que sean consultados por todo el personal. 5.0 RESPONSABILIDADES 5.1 Titular de la Unidad Administrativa 5.1.1 Designar personal administrativo como Enlace e informar al Departamento de Organización. 5.1.2 Brindar al enlace y al personal asignado del Departamento de Organización, facilidades en cuestión de tiempo, información, etc., para la elaboración de los Manuales Administrativos. 5.1.3 A partir de la autorización de los Manuales Administrativos, será parte de su responsabilidad la difusión, implantación y la actualización permanente de los mismos. 5.1.4 Promover la aplicación de los Manuales Administrativos en todas las áreas que conforman su Dirección, incluyendo la información sobre los propósitos y beneficios de la utilización de dichos documentos. 5.1.5 Establecer que los Manuales Administrativos sean dados a conocer al personal de nuevo ingreso. 5.2 Enlace / Unidad Administrativa 5.2.1 Recopilar información y conformar los manuales administrativos conforme a lo establecido en su capacitación. 5.2.2 Tomar en cuenta los comentarios y aportaciones de los servidores públicos que ejecutan los procedimientos, para mantener la eficacia y eficiencia requerida. 5.2.3 Mantener informado al Departamento de Organización de toda modificación a sus Manuales Administrativos, una vez que ya estén autorizados de manera interna, para la autorización de los cambios solicitados. 5.2.4 Supervisar que los Manuales Administrativos no sean reproducidos desmesuradamente. 5.3 Departamento de Organización 5.3.1 Mantener actualizada la Guía técnica para elaboración de base documental. 5.3.2 Asesorar a los enlaces, así como apoyarlos en cuestión de elaboración o actualización de los Manuales Administrativos. 5.3.3 Elaborar calendario para revisión y seguimiento de proyectos. 5.3.4 Diseñar y desarrollar, conjuntamente con las áreas responsables, los Manuales Administrativos e instrumentos técnicos necesarios para el 3/18 Tiempo en Archivo Muerto: 2 Años.
funcionamiento de las unidades administrativas, bajo los criterios de simplificación y racionalidad que establezca Servicios de Salud del Estado de Querétaro, la cual determinará y autorizará su integración y diseño. 5.3.5 Impulsar y promover el desarrollo de proyectos específicos, sistemas y procedimientos que conlleven a mejorar la calidad de la atención y a elevar el nivel de atención a los usuarios de Servicios de Salud del Estado de Querétaro con criterios selectivos, racionales y simplificados. 5.3.6 Sugerir cambios en los procesos que contribuyan a la simplificación administrativa. 5.3.7 Conservar una copia del Manual original, una vez autorizado el manual administrativo por la H. Junta de Gobierno en virtud de que éste Departamento debe integrar los Manuales de SESEQ. 5.3.8 Escanear los Manuales Administrativos autorizados, para que sean publicados para consulta general en la página Web. 6.0 DOCUMENTOS RELACIONADOS O PROCEDIMIENTOS 6.1 Formato para el Manual de Organización y Procedimientos. 6.2 Formato para la elaboración de Procedimientos. 6.3 Formato para la elaboración de instrucciones de trabajo. 6.4 Guía Técnica para elaboración de base documental 7.0 REFERENCIAS Ley federal de entidades paraestatales. Ley de entidades paraestatales del estado de Querétaro. Ley orgánica de la administración publica federal. Ley orgánica de la administración publica del estado de Querétaro. Ley de la administración publica paraestatal del estado de Querétaro. Ley federal de responsabilidades de los servidores públicos. Ley de responsabilidades de los servidores públicos del estado. Ley de transparencia. Ley General de Salud. Reglamento de la Ley de entidades paraestatales. Reglamento Interior de SESEQ. Decreto de creación de SESEQ. Manual de Organización de SESEQ. Guía Técnica de Organización de Oficialía Mayor. Guía Técnica para Elaboración de Base Documental 4/18 Tiempo en Archivo Muerto: 2 Años.
8.0 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 8.1 Procedimiento para la generación de Manuales Administrativos. RESPONSABLE No. ACT Unidad Administrativa 1 Director de Planeación 2 Departamento de Organización Analista 4 Enlace / Unidad Administrativa 3 5 6 DESCRIPCIÓN Solicita a la Dirección de Planeación la revisión o actualización de Manuales Administrativos. Turna al Departamento de Organización para su atención. Comisiona al analista para que atienda. Asesora al Enlace. Trabaja conjuntamente con los dueños de los procedimientos y los servidores públicos que tengan mayor experiencia y conocimiento de la operación. Integra, recopila información, elabora, modifica y/o actualiza el Manual o procedimiento y envía con memorando y por REDSSA al Departamento de Organización. Recibe y revisa. Departamento de Organización 7 7.A 7.B 7.B.1 7.B.2 El documento cumple con la información de forma? No: Realiza observaciones. Pasa al punto 5. Si. Da visto bueno. Es procedimiento? No. Lo envía a la Coordinación Jurídica para revisión técnica y emita punto de vista jurídico. Pasa al punto 8. Sí. Continua tramite de autorización. Pasa al punto 9. 5/18 Tiempo en Archivo Muerto: 2 Años.
RESPONSABLE Coordinación Jurídica Departamento de Organización No. ACT 8 8.B 8.A 9 DESCRIPCIÓN Recibe y revisa. El Manual cumple normativamente? No. Realiza las observaciones pertinentes y envía con memorando al Departamento de Organización para que sea enviado a la Unidad Administrativa y sea corregido. Pasa al punto 6. Si. Da visto bueno y devuelve con memorando el Manual al Departamento de Organización. Habiendo sido solventadas las observaciones, envía memorando indicando que el documento deberá ser impreso y firmado. Enlace / Unidad Administrativa 10 Firma de acuse el memorando, consigue las firmas de los servidores públicos relacionados y mencionados en el rubro de AUTORIZACIÓN para Manual Administrativo o en REVISADO Y APROBADO POR, si se trata de un procedimiento y envía con memorando al Departamento de Organización. Departamento de Organización 11 12 Recibe y redacta memorando el cual soporta que por parte del Departamento de Organización, se autoriza para uso interno, cumpliendo con esto el 100% con respecto a la generación de Manuales Administrativos y procedimientos. Envía Manual Administrativo o procedimiento al Titular de la Unidad Administrativa. Ver: Procedimiento para la autorización de Manuales Administrativos por parte de la H. Junta de Gobierno. 6/18 Tiempo en Archivo Muerto: 2 Años.
DIAGRAMA 8.2 Procedimiento para la autorización de Manuales Administrativos por parte de la H. Junta 7/18 Tiempo en Archivo Muerto: 2 Años.
de Gobierno. RESPONSABLE Unidad Administrativa Enlace/ Unidad Administrativa No. ACT 1 1.A 1.A.1 DESCRIPCIÓN Viene del: Procedimiento para la generación de Manuales Administrativos y procedimientos. Recibe. Es un procedimiento? Si. Lo da a conocer al personal involucrado y difunde que esta liberado por parte del Departamento de Organización para uso interno. Da indicaciones al Enlace de continuar elaborando los procedimientos. Continúa realizando los procedimientos que formaran el Manual de Procedimientos de su Unidad Administrativa. Pasa al punto 7 del Procedimiento para la generación de Manuales Administrativos y procedimientos. Ver: Procedimiento para la generación de Manuales Administrativos y procedimientos. Unidad Administrativa 1.B Análisis Financieros / Dirección de Finanzas 2 No. Prepara la documentación correspondiente para someter el Manual Administrativo a aprobación de la H. Junta de Gobierno y envía al Departamento de Organización Recibe y revisa conjuntamente con Contraloría previo a sesión ordinaria. Existen observaciones? 8/18 Tiempo en Archivo Muerto: 2 Años.
No. RESPONSABLE ACT Análisis Financieros / Dirección de Finanzas 2.A DESCRIPCIÓN Si.- Realiza observaciones y envía a la Unidad Administrativa para que sean solventadas, marca copia al Departamento de Organización. Unidad Administrativa 2.A.1 Recibe. Pasa al punto 6 del Procedimiento para la generación de Manuales Administrativos y procedimientos. Ver: Procedimiento para la generación de Manuales Administrativos. Análisis Financieros / Dirección de Finanzas 2.B No. Se autoriza en la H. Junta de Gobierno y envía original al Departamento de Organización. 3 Recibe y firma acuse de recibo. Cumpliendo con esto el 100% con respecto a la autorización de Manuales Administrativos por parte de la H. Junta de Gobierno. Departamento de Organización 4 Solicita con memorando Acta certificada. Ver: Procedimiento para el registro y publicación de Manuales Administrativos. 9/18 Tiempo en Archivo Muerto: 2 Años.
DIAGRAMA 10/18 Tiempo en Archivo Muerto: 2 Años.
8.3 Procedimiento para el registro y publicación de Manuales Administrativos. RESPONSABLE Departamento de Organización Dirección Jurídica y Consultiva de la Secretaria de Gobierno Departamento de Organización No. ACT 1 2 3 DESCRIPCIÓN Viene del: Procedimiento para la autorización de Manuales Administrativos por parte de la H. Junta de Gobierno. De acuerdo con el artículo 16 fracción I de la Ley de Entidades Paraestatales del Estado de Querétaro, para realizar el registro de los Manuales y que sea integrado al expediente de SESEQ de Entidades Paraestatales; se elabora oficio para la Dirección Jurídica y Consultiva de la Secretaria de Gobierno, firmado por el Coordinador General de Servicios de Salud del Estado de Querétaro. Se adjunta: Original del Manual autorizado por la H. Junta de Gobierno de SESEQ. Copia del Acta de la sesión ordinaria de la H. Junta de Gobierno de SESEQ, donde aprueban el Manual. Recibe y en ejercicio de las facultades que le confieren los artículos 10 y 12 de la Ley de la Administración Publica Paraestatal del Estado de Querétaro, así como el articulo 19 fracción XVII, del Reglamento Interior de la Secretaria de Gobierno, el Director Jurídico y Consultivo de la Secretaria de Gobierno del Estado de Querétaro, certifica con oficio dirigido al Coordinador General de SESEQ, donde Certifica la Inscripción en el Registro Público de Entidades Paraestatales del Estado de Querétaro con oficio donde envían el numero con el que fue inscrito. Inscripción que se realiza en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 11 fracción II de la Ley de la Administración Publica Paraestatal del Estado de Querétaro. Recibe oficio y con esto se cumple con el 50% del proceso de registro y publicación. 11/18 Tiempo en Archivo Muerto: 2 Años.
RESPONSABLE No. ACT 4 DESCRIPCIÓN Elabora memorando y envía a la Coordinación Jurídica para trámite de publicación. Coordinación Jurídica 5 Recibe y elabora oficio al Director Jurídico y Consultivo de la Secretaria de Gobierno solicitando la publicación del Manual en el periódico oficial del Gobierno del Estado La Sombra de Arteaga. Envía copia certificada del Manual y disco compacto con el archivo electrónico de éste. Dirección Jurídica y Consultiva de la Secretaria de Gobierno 6 Recibe, realiza trámites de publicación e informa con oficio a la Coordinación Jurídica con copia al Coordinador General de SESEQ. Coordinación Jurídica 7 Departamento de Organización 8 9 10 Recibe y envía publicación al Departamento de Organización con memorando. Recibe y resguarda los Manuales Administrativos. Prepara documento para que sea subido a la página web de SESEQ. www.seseq.com.mx Informa vía electrónica o boletines de la publicación del Manual. Elabora memorando para entregar a la Unidad Administrativa, marca copia al Órgano Interno, para conocimiento. Recibe y difunde. Unidad Administrativa 11 Verifica su aplicación en áreas operativas. FIN 12/18 Tiempo en Archivo Muerto: 2 Años.
DIAGRAMA 13/18 Tiempo en Archivo Muerto: 2 Años.
9.0 CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO A Junio 2012 Elaboración del procedimiento. ANEXOS 14/18 Tiempo en Archivo Muerto: 2 Años.
Formato para el Manual de Organización y Procedimientos. 15/18 Tiempo en Archivo Muerto: 2 Años.
Instructivo de llenado del Formato para los Manuales Administrativos 16/18 Tiempo en Archivo Muerto: 2 Años.
Formato para la elaboración de Procedimientos. 17/18 Tiempo en Archivo Muerto: 2 Años.
Instructivo de llenado del Formato para elaborar Procedimientos. 18/18 Tiempo en Archivo Muerto: 2 Años.