CONSEJO NACIONAL DE CON EC Manual de Organización y Funciones CONSEJO NACIONAL DE EDUCACION Y CULTURA CONEC Asunción Paraguay Diciembre de 2011
INDICE M a n u a l d e O r g a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e C O N E C 1. PRESENTACIÓN 3 2. OBJETIVO 4 3..SISTEMAS Y PRACTICAS DE GESTION 5 3.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ACTUAL 6 3.2 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO 7 4. DESCRIPCIÓN DE TAREAS Y RESPONSABILIDADES 9 4.1. DIRECCION GENERAL 9 4.2 RECUROS HUMANOS 19 4.3. PLANIFICACION Y PROYECTOS 22 4.4. INFORMATICA CPD 25 4.5. UNIDAD OPERATIVA DE COMPRAS 28 4.6 COORDINACION FINANCIERA 30 4.7. COORDINACION ADMINISTRATIVA 43 5. FUENTES DE CONSULTA 56-2
1. PRESENTACIÓN El presente Manual fue elaborado con el principal propósito de definir la estructura organizacional, las relaciones, responsabilidades y funciones de la cada área del Consejo Nacional de Educación y Cultura (CONEC), conforme a Principios y Normas de Organización generalmente aceptadas. Busca organizar y ordenar adecuadamente cada una de las áreas que forman parte del CONEC y que el personal de los distintos niveles, conozcan ampliamente los objetivos de la Empresa y el funcionamiento de la Estructura Organizacional, a fin de hacer más eficaz y eficiente su tarea. De igual forma, intenta ser un instrumento de consulta, de interés general, con el correspondiente grado de flexibilidad que permita realizar las correcciones originadas por los cambios que surgen de las necesidades propias de toda institución, y con una revisión técnica permanente para mantener su utilidad a través del tiempo. La formulación de funciones ha previsto el establecimiento de mecanismos de integración estructural y funcional, en vista a un funcionamiento orgánico de las dependencias que conforman el CONEC El enfoque sistémico que ha regido la formulación funcional realizada, exige como imperativo fundamental, que las Direcciones Temáticas y Órganos de Apoyo, funcionen en forma coordinada, como un todo integrado, en concordancia con la misión institucional y es concurrente con el principio Orientación Estratégica 1.1 FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN Los ejes y principios que sirven de principio técnico y filosófico a la formulación de las funciones contenidas en el presente Manual, han sido fundamentalmente los siguientes: Orientación Estratégica Las funciones están en todos los casos orientadas al cumplimiento de la misión institucional que deriva de la Ley de creación del CONEC. Asignación Homogénea La agrupación de funciones o departamentalización, definida para las diferentes áreas, se ha realizado sobre la base del criterio de afinidad funcional. - 3
Alcance de Control Se ha considerado en la medida de lo posible, limitar la diferenciación funcional horizontal, a fin de evitar una complejidad innecesaria y que en consecuencia la gestión pueda resultar más integrada, ágil y eficiente. Control por oposición de intereses A los efectos de evitar que existan dependencias que actúen como juez y parte, en el tratamiento de algunos asuntos, se ha evitado radicar bajo un mismo sector organizativo funciones incompatibles. 2. OBJETIVO Elaborar un Manual de Organización y Funciones para el Consejo Nacional de Educación y Cultura que permita una eficiente y eficaz coordinación, gerenciamiento, control y evaluación de resultados de las actividades realizadas, conforme a los objetivos, políticas y estrategias establecidas, y la libertad de creación y autonomía del personal.- 2.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS a) Definir la estructura organizacional y agrupar las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa y productiva de mandos superiores, medios y de servicios del CONEC. conforme a las necesidades operativas actuales.- b) Servir como guía para las acciones y funciones concretas que determina el ámbito de competencia de CONEC. c) Delimitar el grado de responsabilidad y competencia de cada cargo así como las interrelaciones entre los mismos, para evitar la duplicidad de funciones, que repercutan en la sub-utilización y uso irracional de recursos. - 4
3. SISTEMAS Y PRÁCTICAS DE GESTIÓN El CONEC cuenta con un plantel de profesionales altamente calificados, con un nivel operativo calificado y eficiente, la plantilla está compuesta por funcionarios nombrados, contratados y comisionados, es relativamente estable existe baja rotación. La estructura se encuentra altamente centralizada en el área de Administración y Finanzas, se en cuentran estructuralmente definidas otras áreas administrativas. En cuanto a la toma de decisiones no se puede mencionar la existencia de alguna política organizacional referente a la misma, debido a la centralización actual. Se cuenta con un sistema de comunicación y un soporte tecnológico actualizado, pero no se ha implementado un sistema de información organizacional que permita el uso del mismo en todos los sectores. La planificación es escasa, no se detectaron objetivos sectoriales y por lo señalado no se cuenta con un sistema de control y verificación de los logros gestión. La Institución cuenta con el apoyo de servicios externos en los aspectos técnicos, todos los trabajos de consultoría son tercerizados, no cuenta con un área técnica capacitada que pueda elaborar los trabajos, que es una de las propuestas de la presente estructura organizacional propuesta. - 5
3.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ACTUAL CONSEJO NACIONAL DE Secretaría Ejecutiva Auditoría Interna Dirección General de Administración y Finanzas Biblioteca Coordinación General Coordinación Administrativa Coordinación Financiera Unidad Operativa de Contrataciones Dpto. de Recursos Humanos Dpto. de Servicios Dpto. de Dpto. de Dpto. de Dpto. de Tesorería Generales Patrimonio Contabilidad Presupuesto Sección de Almacenes Sección Mantenimiento y Limpieza Sección Transporte Sección Seguridad - 6
3.2 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO CONSEJO NACIONAL DE CULTURA SECRETARIA EJECUTIVA DIRECCIÓN GENERAL COORDINACIÓN TÉCNICA Girador de Gastos Asesorias Auditoria Interna Biblioteca Gestión Educativa Políticas Educativas INFORMÁTICA CDP Área Financiera Proyecto Área Administrativa Talento Humano UOC Informes y Publicaciones Evaluación del Sistema Educativo Hadwar y sowar Contabilidad Presupuesto Patrimonio Evaluacion y Control Comité de Evaluaciones Implementación de redes Rendición de Cuentas Tesorería Servicios Generales Sumnistro Procesamiento de Contratos Soporte Multimedia Adjudicación de Contrataciones Comunicaciones y Mantenimiento de Sitios Wes - 7
4. DESCRIPCIÓN DE TAREAS Y RESPONSABILIDADES 4.1 DIRECCION GENERAL OBJETIVO: El Director General actúa como representante legal del CONEC, fija las políticas operativas, administrativas y de calidad en base a los parámetros fijados por el MEC y conforme a la aplicación de los principios de centralización normativa y descentralización operativa, aprobados por el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF). Es responsable, por los resultados de las operaciones y el desempeño organizacional, planea, dirige y controla las actividades del CONEC. Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos ejecutivos, administrativos y operacionales de la organización. Actúa como soporte de la organización a nivel general, es decir a nivel conceptual y de manejo de cada área funcional, así como con conocimientos del área técnica y de aplicación del CONEC.. Administra los recursos de la Institución, supervisa el cumplimiento de los recursos asignados por el presupuesto nacional, buscando la optimización de los mismos mediante la aplicación de modernas técnicas de administración y atendiendo a las normativas propias de la administración pública Organizar y atender las actividades relacionados a la Secretaría Ejecutiva y al CONEC Nacional de Educación y Cultura - 8
CONSEJO NACIONAL DE M a n u a l d e O r g a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e C O N E C CON EC MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: DIRECCION GENERAL DENOMINACIÓN DEL CARGO: RELACIÓN SUPERIOR: RELACIÓN HORIZONTAL: RELACIÓN INFERIOR: No DESCRIPCION DIRECTOR GENERAL MINISTRO DE EDUCACION Y CULTURA PLENARIA CONEC SECRETARIA EJECUTIVA Asesorías, Auditoria, Coordinación Administrativa y Financiera, Coordinación Técnica Informática. FRECUENCIA 1. Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades financieras y administrativas del CONEC, con el fin de aplicar las políticas institucionales, leyes, decretos y disposiciones reglamentarias y la obtención de recursos financieros destinados a cumplir con los compromisos contraídos por la institución. 2. Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas. 3. Elaborar conjuntamente con el Coordinador Financiero el anteproyecto del Presupuesto General del CONEC, a ser presentado al Ministerio de Hacienda 4. Está autorizado a firmar en forma conjunta de los cheques del CONEC. 5. Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas 6. Apoyar a la Secretaría Ejecutiva y a las distintas comisiones del CONEC en materia de normas y reglamentaciones administrativas públicas 7. Mantener vínculos fluidos con los responsables del área de Administración y Finanzas del Ministerio de Educación y Cultura y de otras Instituciones, a fin de garantizar la homogeneidad, actualización e interpelación adecuadas con el objeto de optimizar las gestiones de cada área. Anualmente - 9
8. Analizar conjuntamente con los responsables de cada área sobre los presupuestos establecidos y recursos disponibles a los efectos de definir sistemas para el mejor organización y control de los gastos 9. A través de sus equipo de trabajo vuelve operativos los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo 10. Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los planes de acción y realizar modificaciones conforme necesidades del CONEC. 11. Controlar y asegurar la aplicación de las disposiciones que marca la Ley Nacional, referente al presupuesto y las Condiciones Generales en materia de licitaciones, adquisiciones y contrataciones 12. Apoyar en la organización de los Recursos para la realización de Mensualmente las actividades así como las decisiones de gasto referidas al CONEC 13. Controlar la gestión, de los procesos administrativos y financieros y evaluar el cumplimiento de programas establecidos en los planes operativos de las unidades a su cargo del CONEC 14. Representar al CONEC ante,el MEC, el Ministerio de Hacienda y otros en los aspectos referidos a la gestión Administrativa y Financiera 15. Brindará información para la evaluación y el seguimiento de los Según necesidad alcances del CONEC elevando los informes según las necesidades y demandas de otras instituciones. 16. Proponer a la Secretaria Ejecutiva los proyectos de reglamento interno y de reestructuración organizativa para regular el funcionamiento y la estructura de las dependencias que conforman la Dirección General 17. Controlar las planillas de sueldos y jornales, los contratos de Según necesidad consultores y del personal contratado y remitir a la Secretaría Ejecutiva con las órdenes de pago correspondiente para su firma. 18. Asesorar a las demás áreas de la institución en cuanto a la organización, racionalización y optimización en el uso de los recursos institucionales 19. Solicitar al Departamento respectivo la contratación, aplicación de - 10
medidas de estímulos, disciplinarios o despidos del personal conforme a las normas vigentes 20. Realizar la evaluación de desempeño a los Coordinadores, Semestralmente Encargados y demás personal a su cargo 21. Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles 22. Desarrollar programas de entrenamiento para potenciar las capacidades del personal a su cargo. 23. Medir continuamente la ejecución y comparar resultados reales con los planes y estándares de ejecución (autocontrol y Control de Gestión). 24. Supervisa constantemente los principales indicadores de la Según necesidad actividad de la organización con el fin de tomar decisiones adecuadas, encaminadas a lograr un mejor desempeño. 25. Elevar informes de su gestión a la Plenaria del CONEC 26. Ejercer los demás actos considerados necesarios y conforme a las Según necesidad instrucciones recibidas de la Plenaria del CONEC, relacionadas a su función, en cumplimiento de los objetivos Institucionales, conforme a la legislación vigente y las normas y procedimientos, considerando que las funciones establecidas en el presente Manual son enunciativas y no limitativas. - 11
CONSEJO NACIONAL DE M a n u a l d e O r g a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e C O N E C CON EC MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: DIRECCION GENERAL DENOMINACIÓN DEL CARGO: RELACIÓN SUPERIOR: RELACIÓN HORIZONTAL: RELACIÓN INFERIOR: SECRETARIA DIRECTOR GENERAL Secretaria de otras dependencias del CONEC No posee No DESCRIPCION FRECUENCIA 1. Recibir, registrar y entregar todos los documentos, expedientes, correspondencia, telegramas, correos electrónicos 2. Redactar, enviar y dar seguimiento a notas, memorándums, invitaciones, correspondencia, y otros escritos para las distintas áreas del CONEC. Asegurarse siempre de que los documentos, contengan todos los requisitos y datos legales requeridos 3. Llevar un registro y archivo de los documentos recibidos, enviados y de las actas y acuerdos aprobados y firmados por el CONEC 4. Preparar las convocatorias a las reuniones del CONEC, Según necesidad atendiendo todos los aspectos de local, cafetería, otros. Realizando siempre invitaciones por escrito, confirmando asistencia previa, así como un listado de invitados confirmados. 5. Participar en las reuniones tomando nota, elaborar acta de los Según necesidad apuntes tomados en las reuniones, pasar en limpio y remitir una copia a los asistentes para su comprobación, dar lectura del acta en la siguiente reunión 6. Realizar y atender las llamadas telefónicas, registrando mensajes tomando nota y realizando la comunicación de lo referido 7. Elaborar y controlar la agenda del Director, organizando y actualizando las actividades conforme a las directivas recibidas. 8. Organizar y mantener actualizado el archivo del CONEC. - 12
9. Presentar un informe semestral sobre las actividades realizadas y una planificación sobre las actividades previstas. 10. Trabajar coordinadamente con los otros sectores apoyando en los aspectos que se relacionen con sus actividades. 11. Realizar cualquier actividad requerida para el adecuado funcionamiento del CONCEC Semestralmente - 13
CONSEJO NACIONAL DE M a n u a l d e O r g a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e C O N E C CON EC MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: DIRECCION GENERAL DENOMINACIÓN DEL CARGO: ASESORIA JURIDICA RELACIÓN SUPERIOR: DIRECTOR GENERAL RELACIÓN HORIZONTAL: Auditoria RELACIÓN INFERIOR: No posee No DESCRIPCION FRECUENCIA 1. Pronunciarse sobre los trámites y expedientes sometidos a su consideración, conforme a las normas y procedimientos vigentes 2. Asesorar a los Consejeros, al Director General, sobre temas En los casos relacionados con su área de competencia requeridos 3. Integrar el Grupo Consultivo y comisiones técnicas consultivas o Semanalmente comisiones especiales, cuando sea designado por la institución 4. Controlar la adecuada organización, conservación y actualización del archivo de documentos, impresos y electrónicos, de los sectores a su cargo 5. Participar en reuniones, seminarios, congresos y demás eventos relacionados con las actividades de su sector, en el país o en el exterior 6. Estudiar y sugerir a la Dirección General las opciones de solución para los inconvenientes que observare en el desarrollo de las actividades del sector a su cargo; o las medidas tendientes a mejorar los sistemas y o procedimientos en uso 7. Mantenerse informado respecto a las actividades y novedades del sector a su cargo, a través de informes respectivos y realizar las consultas que fueren necesarias en el momento oportuno 8. Resolver, dentro de sus facultades, los asuntos que sean sometidos a su consideración, conforme a normas y procedimientos vigentes - 14
9. Analizar los Modelos de los Pliegos de Bases y Condiciones para el llamado a Licitación Pública o Licitación por Concurso de Ofertas, remitidos a su observación por la Unidad Operativa de Contrataciones referentes a construcción de obras, adquisición de bienes y prestación de servicios 10. Verificar los contratos emergentes de Licitaciones Públicas o Licitaciones por Concurso de Ofertas remitidos por la Unidad Operativa de Contratación 11. Revisar y controlar la documentación de las adjudicaciones a fin de que estén de acuerdo con los requisitos establecidos por la ley 12. En los casos requeridos, realizar sumarios administrativos al personal 13. Realizar otras actividades requeridas dentro del ámbito de su competencia para el adecuado funcionamiento del CONCEC En cada llamado En cada llamado En cada llamado - 15
CONSEJO NACIONAL DE M a n u a l d e O r g a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e C O N E C CON EC MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: DIRECCION GENERAL DENOMINACIÓN DEL CARGO: AUDITORIA RELACIÓN SUPERIOR: DIRECTOR GENERAL RELACIÓN HORIZONTAL: Auditoria RELACIÓN INFERIOR: No posee No DESCRIPCION FRECUENCIA 1. Orientar, coordinar, dirigir y controlar las actividades a su cargo, conforme a las normas y procedimientos vigentes. 2. Establecer sistemas de gestión para el control de las distintas aéreas y verificar la ejecución y eficacia. 3. Evaluar, consolidar y remitir a las instancias correspondientes la Anualmente Memoria Anual de Actividades del sector a su cargo 4. Controlar el cumplimiento de las leyes, decretos, ordenanzas, reglamentos y resoluciones, mediante el control interno de todas las acciones y gestiones que han sido efectuadas en el ámbito. 5. Realizar auditorías en forma inmediata, en cualquier dependencia, cuando las circunstancias lo exijan y/o a instrucciones. 6. Elevar a la Dirección General informaciones relacionadas con el resultado de auditorías practicadas 7. Desarrollar otras funciones inherentes al área de su competencia. 8. Utilizar adecuadamente los equipos, materiales y útiles de oficina que se le ha asignado - 16
CONSEJO NACIONAL DE M a n u a l d e O r g a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e C O N E C CON EC MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: DIRECCION GENERAL DENOMINACIÓN DEL CARGO: BIBLIOTECA RELACIÓN SUPERIOR: DIRECTOR GENERAL RELACIÓN HORIZONTAL: Auditoria RELACIÓN INFERIOR: No posee No DESCRIPCION FRECUENCIA 1. Atender al público que visita la Biblioteca, brindándole la comodidad requerida y en el horario establecido para el efecto 2. Mantener en forma ordenada y en los lugares pertinentes, libros, folletos, revistas y otros, llevando el registro y control riguroso de los mismos, conforme a la metodología apropiada 3. Prestar al usuario del o los materiales de lectura, en forma transitoria, llenando previamente los recaudos exigidos en el Reglamento de la Biblioteca 4. Proceder a la restauración de libros que por el tiempo y el uso se hace necesaria, solicitando para ello, la contratación de personas entendidas en la materia 5. Solicitar la adquisición de libros que por su importancia son necesarios en la Biblioteca 6. Brindar asistencia y tutoría a los usuarios que solicitan los servicios de la Biblioteca 7. Utilizar adecuadamente los equipos, materiales y útiles de oficina que se le ha asignado 8. Desarrollar otras funciones inherentes al área de su competencia. 9. Realizar el inventario general de los libros Semestralmente 10. Confeccionar las fichas bibliográficas y codificar los libros conforme a los criterios convencionales de Bibliotecología 11. Recepcionar los libros nuevos, codificarlos conforme a la reglamentación adecuada - 17
12. Utilizar adecuadamente los equipos, materiales y útiles de oficina que se le ha asignado 13. Desarrollar otras funciones inherentes al área de su competencia - 18
4.2 RECUROS HUMANOS OBJETIVO: Planificar, organizar, dirigir y controlar, de acuerdo a la política general de la Institución y las disposiciones legales, la adecuada administración del personal, procurando niveles óptimos de bienestar social y dirigiendo y controlando la correcta aplicación de criterios técnicos referentes a la gestión del personal del CONEC Nacional de Educación y Cultura. Finalidad Realizar la gestión referente a los recursos humanos de CONEC. - 19
CONSEJO NACIONAL DE M a n u a l d e O r g a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e C O N E C CON MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES ECSECTOR: DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Denominación del Cargo Relación Superior Relación Horizontal Relación Inferior ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOS DIRECTOR GENERAL COORDINADOR FINANCIERO, COORDINADOR ADMINISTRATIVO, UOC,INFORMATICA No posee No DESCRIPCION TAREAS GENERALES FRECUENCIA 1. Planificar y programar, conjuntamente con el Director General y los funcionarios de las dependencias a su cargo, las actividades a ser realizadas en el sector, con miras al cumplimiento de los objetivos organizacionales 2. Asesorar oportunamente al Director, sobre temas relacionados con su área de competencia. 3. Supervisar permanentemente todos los trabajos realizados en su sector, tomando conocimiento de las dificultades que se presentan y realizando las correcciones necesarias y pertinentes en cada caso. 4. Orientar, coordinar, dirigir y controlar las actividades a su cargo, conforme a las normas y procedimientos vigentes. 5. Establecer sistemas de gestión para las distintas tareas a ser desarrolladas en el sector y controlar su ejecución y eficacia. 6. Participar en la selección de los funcionarios de su área y evaluar periódicamente el desempeño de los mismos. 7. Mantener informado al Superior acerca del desarrollo de los procesos y actividades a su cargo, mediante informes escritos. 8. Solicitar al Superior la aplicación de medidas de estímulos o sanciones a los funcionarios a su cargo, según corresponda. Planificar las vacaciones de los funcionarios a su cargo, cuidando de 9. no alterar el normal desarrollo de las actividades de su sector. Evaluar, consolidar y remitir a las instancias correspondientes la 10. Memoria Anual de Actividades del sector a su cargo. Anualmente En los casos requeridos Semestralmente y en cada caso Semanalmente Anualmente Anualmente - 20
11. 12. Participar en comités, comisiones técnicas consultivas o comisiones especiales, cuando sea designado por el Director General, sugiriendo las medidas tendientes a mejorar los sistemas y procedimientos en uso. Participar en reuniones, seminarios, congresos y demás eventos relacionados con las actividades de su sector, en el país o en el exterior; en representación del CONEC. No DESCRIPCION TAREAS GENERALES FRECUENCIA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Elaborar contratos de trabajo de nuevo personal y/o pasantes, conforme a las necesidades. Elaborar los Certificados de trabajo solicitados por el personal y presentar Director General para la firma. Elaborar las Planillas de Control de Asistencia referentes a ausencias sin justificación, llegadas tardías, permisos, vacaciones, reposos y otros. Elaborar liquidación por fin de contrato de personal conforme a la legislación legal. Asesorar oportunamente al Director General, sobre temas relacionados con su área de competencia. Coordinar la evaluación periódica del desempeño de los funcionarios proporcionando los formularios, los métodos y técnicas a ser utilizados Planificar procesos de entrenamiento orientados hacia las necesidades del funcionario en la realización de sus tareas para el CONEC Prever las necesidades de los funcionarios, focalizando en la provisión de materiales y herramientas, que permitan un adecuado desempeño. Utilizar adecuadamente los equipos, materiales y útiles de oficina que se le ha asignado Llevar el control de asistencias, licencias, faltas con o sin aviso, becas y demás movimientos del personal incorporar al Legajo y comunicar a la Dirección General sus efectos Mensualmente En los casos requeridos Semestralmente 11. Desarrollar otras funciones inherentes al área de su competencia - 21
4.3. PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS Finalidad Proyectar y fijar las bases de las actividades de CONEC. Realizar la adecuada planificación de las actividades a través de un Plan de Desarrollo Sustentable del CONEC. Y la creación, mantenimiento y actualización de un sistema de información de la Institución. Planificar, conforme a objetivos sectoriales y en base a la planificación estratégica institucional con un sistema de control y verificación de los logros de la gestión definidos claramente mediante índices claros pre establecidos. Coordinar el trabajo de los técnicos externos, realizar el seguimiento, control y verificación de todos los trabajos de consultoría tercerizados. - 22
CONSEJO NACIONAL DE M a n u a l d e O r g a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e C O N E C CON MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES ECSECTOR: Dto. DE PLANIFICACION Y PROYECTOS Denominación del Cargo Relación Superior Relación Horizontal Relación Inferior ENCARGADO DE PLANIFICACION Y PROYECTOS INSTITUCIONALES DIRECTOR GENERAL COORDINACION FINANCIERA, COORDINACION ADMINISTRATIVA, UOC, RECUROS HUMANOS, INFORMATICA No posee DESCRIPCION TAREAS GENERALES No 1. Planificar y programar, conjuntamente con el Director General y los funcionarios de las dependencias a su cargo, las actividades a ser realizadas en el sector, con miras al cumplimiento de los objetivos organizacionales 2. Asesorar oportunamente al Director, sobre temas relacionados con su área de competencia. 3. Participar en la selección de los funcionarios de su área y evaluar periódicamente el desempeño de los mismos. 4. Mantener informado al Superior acerca del desarrollo de los procesos y actividades a su cargo, mediante informes escritos. 5. Solicitar al Superior la aplicación de medidas de estímulos o sanciones a los funcionarios a su cargo, según corresponda. Evaluar, consolidar y remitir a las instancias correspondientes 6. la Memoria Anual de Actividades del sector a su cargo. Participar en comités, comisiones técnicas consultivas o comisiones especiales, cuando sea designado por el Director 7. General, sugiriendo las medidas tendientes a mejorar los sistemas y procedimientos en uso. FRECUENCIA Anualmente En los casos requeridos Semanalmente Anualmente - 23
8. Participar en reuniones, seminarios, congresos y demás eventos relacionados con las actividades de su sector, en el país o en el exterior; en representación del CONEC. No DESCRIPCION TAREAS ESPECIFICAS FRECUENCIA 1. Orientar, coordinar, dirigir y controlar las actividades de los técnicos a su cargo, conforme a las normas y procedimientos vigentes 2. Supervisar permanentemente todos los trabajos o proyectos realizados en su sector, tomando conocimiento de las dificultades que se presentan y realizando las correcciones necesarias y pertinentes en cada caso. 3. Establecer sistemas de información para las distintas dependencias ser desarrolladas por cada sector y controlar su ejecución y eficacia. - 24
4.4. INFORMÁTICA CPD Finalidad Satisfacer los requerimientos en materia de redes, procesamiento electrónico de datos e informaciones a los usuarios Ubicación Es un órgano de línea de Nivel Estratégico - 25
CONSEJO NACIONAL DE M a n u a l d e O r g a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e C O N E C CON MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES ECSECTOR: INFORMATICA Denominación del Cargo Relación Superior Relación Horizontal Relación Inferior ENCARGADO DE INFORMATICA CPD DIRECTOR GENERAL COORDINACION FINANCIERA, COORDINACION ADMINISTRATIVA, UOC, RECUROS HUMANOS, PLANIFICACION Y PROYECTOS NINGUNA DESCRIPCION TAREAS GENERALES No 1. Planificar y programar, conjuntamente con el Director General y los funcionarios de las dependencias a su cargo, las actividades a ser realizadas en el sector, con miras al cumplimiento de los objetivos organizacionales 2. Asesorar oportunamente al Director, sobre temas relacionados con su área de competencia. 3. Supervisar permanentemente todos los trabajos realizados en su sector, tomando conocimiento de las dificultades que se presentan y realizando las correcciones necesarias y pertinentes en cada caso. 4. Orientar, coordinar, dirigir y controlar las actividades a su cargo, conforme a las normas y procedimientos vigentes. 5. Establecer sistemas de gestión para las distintas tareas a ser desarrolladas en el sector y controlar su ejecución y eficacia. 6. Participar en la selección de los funcionarios de su área y evaluar periódicamente el desempeño de los mismos. 7. Mantener informado al Superior acerca del desarrollo de los procesos y actividades a su cargo, mediante informes escritos. Evaluar, consolidar y remitir a las instancias correspondientes la 8. Memoria Anual de Actividades del sector a su cargo. FRECUENCIA Anualmente En los casos requeridos Semestralmente y en cada caso Semanalmente Anualmente - 26
9. 10. Participar en comités, comisiones técnicas consultivas o comisiones especiales, cuando sea designado por el Director General, sugiriendo las medidas tendientes a mejorar los sistemas y procedimientos en uso. Participar en reuniones, seminarios, congresos y demás eventos relacionados con las actividades de su sector, en el país o en el exterior; en representación del CONEC. No DESCRIPCION TAREAS ESPECIFICAS FRECUENCIA 1. 2. 3. Verificar la calidad y exactitud de los informes elaborados en las Dependencias de la Institución mediante el procesamiento electrónico de los datos de manera que los mismos respondan a las exigencias del sistema y de las normas vigentes Prestar servicios rápidos y eficientes que permitan la continuidad del buen funcionamiento de los equipos y sistemas Verificar y hacer seguimiento de las actividades de análisis e implantación de los sistemas y programas elaborados en la Institución, como asimismo de los adquiridos para su implantación 4. Controlar la calidad de las operaciones de los sistemas 5. 6. 7. Utilizar adecuadamente los equipos, materiales y útiles de oficina que se le ha asignado Desarrollar técnicas de procedimientos de trabajos para capacitar al personal con miras a una mayor eficiencia de las operaciones Mantener un relacionamiento permanente y directo con los usuarios, atendiendo a llamadas y problemas de los mismos Según necesidad Permanentemente 8. Desarrollar otras funciones inherentes al área de su competencia - 27
CONSEJO NACIONAL DE M a n u a l d e O r g a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e C O N E C CON EC MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: UNIDAD OPERATIVA DE COMPRAS DENOMINACIÓN DEL CARGO: UNIDAD OPERATIVA DE COMPRAS RELACIÓN SUPERIOR: DIRECTOR GENERAL RELACIÓN HORIZONTAL: Coordinación Financiera-Coordinación Administrativa Recursos Humanos-Planificación y Proyectos-Informática RELACIÓN INFERIOR: No posee No DESCRIPCION FRECUENCIA 1. Elaborar el Programa Anual de Contrataciones conforme al Anualmente presupuesto anual aprobado para cada ejercicio fiscal. 2. Participación en el proceso de preparación del Presupuesto anual Anualmente de gastos del CONEC y la elaboración y el diseño del PAC 3. Análisis del POA para la planificación de las contrataciones y Mensualmente adquisiciones del periodo fiscal. 4. Mantener relaciones institucionales con el Área de UOC del MEC, la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas. 5. Remitir informes a la UOC del MEC, la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas, Área Administrativa del MEC, de todas las resoluciones e informes requeridos por los mismos 6. Planificar, organizar y dirigir los procesos de contrataciones del Proyecto, evaluar y controlar los resultados cualitativos y cuantitativos obtenidos de conformidad por lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas 7. Solicitar a la UOC del MEC y Hacienda la disponibilidad financiera para el inicio de cada llamado. Realizar estimaciones de costos para cada adquisición a los 8. efectos de determinar la modalidad de contratación e iniciar el procedimiento correspondiente a cada caso. Elaborar pliegos de bases y condiciones para cada Licitación 9. Pública, tramitar el llamado, responder a las aclaraciones y comunicar las enmiendas de cada llamado del CONEC 10. Elaborar pliegos de bases y condiciones para la licitación por - 28
concurso, tramitar el llamado, responder a las aclaraciones y comunicar las enmiendas de cada llamado del CONEC Elaborar proformas de contratos así como los Pliegos de Bases y Condiciones, para la Licitación Pública, Concurso de Ofertas, 11. Contratación Directa. según modelos estándares. Establecer las especificaciones técnicas para cada contratación Realizar el seguimiento de los expedientes de los llamados a Licitación Pública, Concurso de Ofertas, Contratación Directa en la 12. Dirección Nacional de Contrataciones Públicas, UOC MEC, así como la apertura de sobres, y evaluación de los llamados, así como la verificación de los contratos antes de la firma. Seguimiento de los expedientes desde la apertura de los sobres, 13. evaluación, resolución, contrato, código de contrataciones y el pago a los proveedores y otras resoluciones referentes la licitación. Autorizar los informes de aspectos legales, económicos y técnicos 14. para la adquisición por el procedimiento de compra directa, y someter a consideración de la Dirección General. 15. 16. 17. 18. 19. Elaborar las actas de apertura, y adjudicación correspondiente y elevarlo a consideración de la Dirección General. Elaborar los dictámenes que justifiquen las causales de excepción a la Licitación establecidas en el artículo 33 de la Ley Nº 2.051 de Contrataciones Públicas y su Decreto Reglamentario y elevar a la Unidad Operativa de Contrataciones del MEC Elaborar las notificaciones a la Unidad Central Normativa y Técnica del Ministerio de Hacienda en casos de incumplimiento de contratistas y proveedores y solicitar la aplicación de sanciones si corresponden. Realizar las adquisiciones a través de Contratos y Órdenes de Compras y controlar el cumplimiento de los mismos. Controlar el estricto cumplimiento de las cláusulas y condiciones de los contratos adjudicados por el procedimiento de compra directa, hasta la recepción definitiva de los bienes y servicios. 20. Gestionar la contratación y/o renovación de seguros. - 29
4.5. COORDINACION FINANCIERA OBJETIVO: Apoyar la gestión del Consejo Nacional de Educación y Cultura a través de la dotación de recursos financieros a todas las dependencias del mismo de forma eficiente, oportuna y eficaz; así como la correcta aplicación de las normas y procedimientos relacionados con el presupuesto asignado, su ejecución, el pago de las obligaciones y el registro contable de las operaciones efectuadas. Finalidad La finalidad de la Coordinación Financiera es dirigir, controlar y evaluar los procesos económicos, financieros de la institución, así como el de controlar los recursos y las actividades económico-financieras del CONEC. El Coordinador Financiero su función será instrumentar los apoyos y servicios administrativos necesarios para la ejecución presupuestaria del CONEC Está encargado de ocuparse de la optimización del proceso financiero, el manejo del inventario, y todo el proceso de administración financiera de la organización. Elaborará el POA, referente todas las áreas del CONEC y se encargará de la planificación financiera para asegurar un flujo financiero normal. Supervisará todas las rendiciones de cuentas y pedidos de reembolsos al MEC y del proceso presupuestario Es el encargado de la elaboración de presupuestos e informes que muestren la situación económica y financiera del CONEC, así como los resultados y beneficios a alcanzarse en los períodos siguientes con un alto grado de probabilidad y certeza. Manejo y supervisión de la contabilidad y responsabilidades tributarias del CONEC. Asegura también la existencia de información financiera y contable razonable y oportuna para el uso del CONEC. - 30
CONSEJO NACIONAL DE M a n u a l d e O r g a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e C O N E C CON EC MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES COORDINACION FINANCIERA DENOMINACIÓN DEL CARGO: RELACIÓN SUPERIOR: COORDINACION FINANCIERA DIRECCION GENERAL RELACIÓN HORIZONTAL: Coordinación Administrativa RELACIÓN INFERIOR: Contabilidad, Presupuesto, Rendición de Cuentas Tesorería. No DESCRIPCION TAREAS GENERALES FRECUENCIA 1. Planificar y programar, conjuntamente con el Director General y los Anualmente funcionarios de las dependencias a su cargo, las actividades a ser realizadas en el sector, con miras al cumplimiento de los objetivos organizacionales 2. Asesorar oportunamente al Director, sobre temas relacionados con su área de competencia. En los casos requeridos 3. Supervisar permanentemente todos los trabajos realizados en su sector, tomando conocimiento de las dificultades que se presentan y realizando las correcciones necesarias y pertinentes en cada caso. 4. Orientar, coordinar, dirigir y controlar las actividades a su cargo, conforme a las normas y procedimientos vigentes. 5. Establecer sistemas de gestión para las distintas tareas a ser desarrolladas en el sector y controlar su ejecución y eficacia. Semestralmente y en cada caso 6. Participar en la selección de los funcionarios de su área y evaluar periódicamente el desempeño de los mismos. 7. Mantener informado al Superior acerca del desarrollo de los Semanalmente procesos y actividades a su cargo, mediante informes escritos. 8. Solicitar al Superior la aplicación de medidas de estímulos o sanciones a los funcionarios a su cargo, según corresponda. 9. Planificar las vacaciones de los funcionarios a su cargo, cuidando Anualmente de no alterar el normal desarrollo de las actividades de su sector. 10. Evaluar, consolidar y remitir a las instancias correspondientes la Anualmente - 31
Memoria Anual de Actividades del sector a su cargo. Participar en comités, comisiones técnicas consultivas o comisiones especiales, cuando sea designado por el Director 11. General, sugiriendo las medidas tendientes a mejorar los sistemas y procedimientos en uso. Participar en reuniones, seminarios, congresos y demás eventos 12. relacionados con las actividades de su sector, en el país o en el exterior; en representación del CONEC. No DESCRIPCION TAREAS ESPECIFICAS FRECUENCIA 1. Control y verificación de los registros de los contratos de prestación de servicios técnicos del área operativa de la Institución así como la ejecución presupuestaria conforme al Presupuesto General de Gastos del periodo 2. Controlar y supervisar los registros del personal del CONEC, de acuerdo a lo que establece la ley Nacional en la Materia. 3. Elaborar el Plan Financiero Anual y gestionar oportunamente los Anualmente recursos financieros destinados al pago de personal, proveedores de bienes y servicios y otros compromisos a través de la elaboración del Plan de Caja Trimestral. 4. Efectuar el control de saldos disponibles en libros, con los registros que estén relacionados con las cuentas corrientes. 5. Disponer la elaboración de propuestas de resoluciones, reglamentaciones y circulares, en materia de política financiera y vigilar la implementación una vez aprobada por la Secretaria Ejecutiva del CONEC. 6. Controlar y evaluar la contabilidad general del CONEC, manejar y vigilar los fondos y valores disponibles, elaborar y controlar, en colaboración con las demás unidades del CONEC, los presupuestos generales y el cumplimiento de las obligaciones tributarias que tengan relación con las operaciones realizadas por el CONEC de Educación de Cultura. Vigilar el comportamiento de la deuda flotante del CONEC y 7. sugerir las acciones correctivas. Planificar, dirigir y controlar la elaboración de los registros 8. contables, así como preparar los estados contables y financieros de la Institución. - 32
9. Definir e implementar mecanismos de control tendientes a precautelar la fiabilidad e integridad de las registraciones contables 10. Coordinar y consolidar la elaboración del Presupuesto Anual de la Anualmente Institución 11. Analizar la información que surja de los estados contables y Semanalmente financieros a fin de que puedan tomarse acciones administrativas y financieras preventivas y/o correctivas 12. Acompañar la gestión y ejecución presupuestaria del CONEC. Trimestralmente 13. Aprobar las transferencias de recursos solicitadas a través del departamento de tesorería siempre y cuando se hallen debidamente documentadas. 14. Elaborar y consolidar la Programación de Caja de acuerdo al período definido, así como aprobar las solicitudes en base a la programación establecida. 15. Elaborar y proponer alternativas de adecuaciones presupuestarias y coordinar la incorporación de las fuentes de financiamientos externos en el Presupuesto de Gastos, de acuerdo a normas y Según necesidad procedimientos vigentes. 16. Definir criterios, pautas y procedimientos administrativos y Anualmente financieros para la elaboración, programación y ejecución del Presupuesto del Consejo 17. Controlar y evaluar los resultados de la gestión administrativa Anualmente presupuestaria financiera de la institución. 18. Disponer y supervisar el registro de bienes, donde conste todo tipo de movimientos de altas y bajas del patrimonio; y mantener el inventario en cuanto a existencia y valorización, conforme a las disposiciones vigentes y a métodos reconocidos y usuales. 19. Realizar otras actividades relativas a su competencia Según necesidad - 33
CONSEJO NACIONAL DE M a n u a l d e O r g a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e C O N E C CON EC MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: COORDINACION FINANCIERA DENOMINACIÓN DEL CARGO: RELACIÓN SUPERIOR: RELACIÓN HORIZONTAL: RELACIÓN INFERIOR: ASISTENTE FINANCIERO COORDINADOR FINANCIERO Asistente Administrativo No posee No DESCRIPCION FRECUENCIA 1. Elaboración del formulario de solicitud de pago y órdenes de Según necesidad compra y de sus correspondientes planillas de control. 2. Recopilación de respaldos,facturas, IVA, fotocopia de Según necesidad antecedentes necesarios para el proceso de pago 3. Control documentario de legajos de solicitudes de pagos antes de la firma autorizada. Gatos referidos a ejecución de presupuesto. 4. Gestorías otras instituciones relacionadas. Seguimiento de Según necesidad expedientes hasta su obligación y pago 5. Realizar el apoyo a las tareas administrativas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos del CONEC, conforme a las normas y procedimientos vigentes. 6. Atender y evacuar las consultas de los demás Sectores del CONEC 7. Realizar otras actividades compatibles con sus funciones - 34
CONSEJO NACIONAL DE M a n u a l d e O r g a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e C O N E C CON EC MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: COORDINACION FINANCIERA DENOMINACIÓN DEL CARGO: RELACIÓN SUPERIOR: RELACIÓN HORIZONTAL: RELACIÓN INFERIOR: CONTABILIDAD COORDINACION FINANCIERA Presupuesto, Rendición de Cuentas Tesorería. No posee No DESCRIPCION 1. Sugerir las políticas contables de la institución a través de la Coordinación Financiera. 2. Velar por el cumplimiento de las normas legales y resoluciones vigentes en la organización, gestión y documentación del sistema contable del CONEC. 3. Efectuar el control, verificación y análisis previo integral de la documentación respaldatoria de todo desembolso en concepto de adquisiciones y/o pagos diversos 4. Registrar las operaciones económico-financieras, presupuestarias y patrimoniales, de conformidad con las normas legales establecidas. 5. Coordinar conjuntamente con la división Patrimonio para la actualización constante de los registros de activos fijos del CONEC 6. Elaborar y conciliar el Libro de Bancos conformado con los extractos de cuentas bancarias, previendo y realizando los ajustes que sean necesarios y remitir informes a contraloría, de los mismos 7. Es el personal de contrapartida de la auditoría Externa de los Estados Contables 8. Proveer la información requerida al área financiera para la correcta elaboración de las solicitudes de reposición, como: saldo de las cuentas, gastos por categoría en el período rendido, saldo por categoría, etc. FRECUENCIA Según necesidad Semestralmente Mensual Según necesidad Mensualmente - 35
9. Organizar y mantener el archivo de la documentación contable Mensualmente y el archivo de legajos de los gastos del CONEC. 10. Examinar en coordinación con el Administrador el comportamiento de la ejecución presupuestaria e informar sobre novedades de reprogramación a ser efectuadas 11. Preparar y elevar informes de: Mensual Cuadro General de los Estados Contables Cuadro de Vencimientos de Compromisos Financieros La Comparación Analítica del Presupuesto del CONEC y su ejecución Estado de Solicitud de Desembolsos Balance General de Acumulados Estado de efectivos y desembolsos realizados El Inventario de los Bienes Patrimoniales 12. Supervisar y controlar la impresión de las solicitudes de transferencias de recursos (STR) firmando el informe de documentos verificados, a ser presentados en la administración central del Ministerio de Educación y Cultura. 13. Coordinar con el departamento de patrimonio, la preparación del inventario general de los bienes de la institución interviniendo en la determinación del valor contable de los mismos. 14. Organizar, mantener y controlar el sistema de archivo de documentos conforme a las disposiciones legales vigentes en materia de rendición de cuentas. 15. Preparar las planillas de rendición de cuentas con los datos de las obligaciones incluidas en cada solicitud de transferencia de recursos (STR). 16. Verificar y analizar las respuestas a las observaciones y reparos formulados en la rendición de cuentas. 17. Analizar los estados financieros y realizar los informes comparativos en cuanto a su evolución, tendencias y cumplimiento estadístico. 18. Realizar cualquier otra actividad conforme con sus funciones. - 36
CONSEJO NACIONAL DE M a n u a l d e O r g a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e C O N E C CON MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES ECSECTOR: COORDINACION FINANCIERA DENOMINACIÓN DEL CARGO: TESORERIA RELACIÓN SUPERIOR: COORDINADOR FINANCIERO RELACIÓN HORIZONTAL: Contabilidad, Presupuesto, Rendición de Cuentas RELACIÓN INFERIOR: No posee No DESCRIPCION FRECUENCIA 1. Organizar, ejecutar y controlar la adecuada realización de las tareas asignadas a su área de competencia. 2. Organizar, controlar y procesar las transferencias de recursos para Semanalmente el pago a proveedores, acreedores varios y funcionarios del CONEC, conforme al cronograma de desembolsos. 3. Redactar y procesar informes técnicos o cualquier otro documento escrito solicitado por el Superior. 4. Confirmar y controlar la disponibilidad en Caja y Cuentas Semanalmente Corrientes, considerando los egresos y transferencias de fondos recibidos. 5. Controlar integralmente las documentaciones relacionadas con el Semanalmente gasto institucional y el cumplimiento del aspecto impositivo y legal de las mismas. 6. Solicitar las transferencias de recursos conforme a los Semanalmente compromisos asumidos. 7. Supervisar la confección de cheques, las planillas de pago, las Semanalmente órdenes de pago y otros comprobantes de egresos. 8. Realizar las actividades relacionas con el registro, liquidación de ingresos y gastos del CONEC conforme a las normas y disposiciones vigentes. 9. Procesar y efectuar todos los pagos, debidamente autorizados por los niveles jerárquicos a proveedores, contratistas, funcionarios y otros. 10. Controlar los cálculos y verificar los documentos elaborados para la retención sobre el pago de impuestos, previstos sobre los - 37
documentos. 11. Controlar las planillas de liquidación de salarios y jornales, y los descuentos por multas, embargos judiciales, prestación de alimentos, permisos sin goce de sueldo etc. 12. Controlar las planillas de remuneración extraordinaria, gastos de representación, seguro medico, bonificaciones y gratificaciones y verificar las órdenes de pago correspondientes. 13. Supervisar el libro banco y controlar los estados de cuentas del CONEC. 14. Custodiar la documentación involucrada en los procesos de pagos de acuerdo a normas administrativas y disposiciones legales. 15. Programar y ejecutar oportuna y adecuadamente las obligaciones de la Institución, dentro de su ámbito de competencia, verificando el cumplimiento de los procedimientos y autorizaciones correspondientes. 16. Elaborar, comunicar y efectuar el seguimiento del Plan Financiero de la Institución. 17. Elaborar y controlar la ejecución del Plan de Caja Institucional. 18. Procesar y emitir los informes pertinentes referentes a los pagos ejecutados. 19. Conformar los legajos definitivos de las órdenes de pagos procesadas remitiendo la documentación original a las instancias pertinentes, en forma documentada y sistematizada. 20. Mantener un archivo actualizado de soporte de las operaciones que involucren el movimiento de fondos. 21. Sugerir al Superior las opciones de solución para los inconvenientes que observare en el desarrollo de sus actividades. Mensualmente Mensualmente Anualmente Semanalmente - 38
CONSEJO NACIONAL DE M a n u a l d e O r g a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e C O N E C CON EC MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: COORDINACION FINANCIERA DENOMINACIÓN DEL CARGO: RENDICION DE CUENTAS RELACIÓN SUPERIOR: COORDINADOR FINANCIERO RELACIÓN HORIZONTAL: Contabilidad, Presupuesto, Tesorería. RELACIÓN INFERIOR: No posee No DESCRIPCION Planificar, las actividades a ser realizadas, conforme a los 1. objetivos y políticas establecidas y los recursos disponibles, de modo a obtener la realización efectiva de las tareas encomendadas y la permanente optimización del rendimiento laboral. Mantener la coordinación entre las distintas unidades y niveles 2. administrativos, a través de una buena comunicación, facilitando el compromiso y efectividad en la gestión individual y colectiva de la Institución. Preparar carpetas de documentos recibidos y a remitir que deben 3. ser revisados Velar por la integridad y confidencialidad de los documentos. Supervisar y controlar, en forma permanente los trabajos 4. realizados por los diferentes estamentos y dar instrucciones precisas sobre la documentación respaldatoria requerida Verificar si el procedimiento requiere algún respaldo y en caso de 5. que falte, solicitar a la dependencia para que lo proporcione lo más rápido posible. Proveer en forma oportuna al Coordinador toda la información 6. que este solicite referente a las documentaciones que se emiten y reciben. Controlar el registro de los expedientes, que estén correctamente 7. ingresados en los cuadernos correspondientes y que se respete la correlatividad de los mismos. FRECUENCIA Según necesidad - 39