Advanced Edition Descripción del sistema Ender Descripción para la implantación y adaptación del sistema de información Turno, Gestión educativa 1
ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN...3 2. DESCRIPCIÓN CONCEPTUAL DEL SISTEMA...5 Configuración del sistema...5 Configuración de Empresas, Centros y Cursos...5 Configuración de Planes de estudio y asignaturas y regímenes...8 Configuración de tipos de calificaciones...9 Configuración de clases de matrícula, tipos de descuento y reparto de recibos...10 Configuración de bancos receptores...10 Procesos principales...11 Gestión de alumnos...11 Gestión de grupos, horarios y profesores...12 Matriculación...14 Gestión académica...14 Gestión económica...16 Listados, estadísticas y otras formas de explotar la información...17 Otras opciones y herramientas...18 Descripción para la implantación y adaptación del sistema de información Turno, Gestión educativa 2
1. Introducción Después de más de 12 años de experiencia en la gestión de centros, Ender ha querido celebrarlo desarrollando un nuevo sistema de gestión mejorado en su funcionalidad y evolucionado en su tecnología. Se han aprovechado para ello los mejores elementos de su predecesor Gescon pero sobre una nueva plataforma tecnológica más moderna y flexible. Este nuevo sistema nos permite ofrecerle un producto nuevo y mejorado que podría dar respuesta a nuevas necesidades que hayan surgido en su centro en términos de gestión. Con Turno mejora en varios aspectos esenciales: Revisión funcional de todo el sistema. Las principales tareas de gestión se han revisado y mejorado para conseguir una mayor fiabilidad y una mejor gestión. Nuevas opciones y herramientas (descritas en este documento) Posibilidad de integración con servicios web (no incluido en la presente propuesta). Podrá habilitar opcionalmente para sus centros servicios web que le permitan dar un mejor servicio: Preinscripción on-line Calificación on-line Publicación inmediata de listas de admitidos y listas de espera Extranet para alumnos Extranet para profesores Adaptación e inclusión de módulos personalizados en cada proyecto según sus necesidades específicas. Ender pone a su disposición un nuevo sistema, basado en la experiencia, que pretende dar cobertura a todos los centros que por su crecimiento necesiten una mayor capacidad de gestión y permita una gestión óptima de las actividades del centro. Turno - Gestión educativa está construido sobre una arquitectura cliente / servidor y una base de datos relacional que asegurará la integridad del alto volumen de datos previsto, permite un alto nivel de concurrencia de usuarios en red local, realiza un refresco fiable de los datos y centraliza la base de datos en un único servidor. Descripción para la implantación y adaptación del sistema de información Turno, Gestión educativa 3
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2. Descripción conceptual del sistema Configuración del sistema Configuración de Empresas, Centros y Cursos Centros. El sistema puede almacenar un número ilimitado de centros. Los centros pueden tener ciertas opciones de relación entre sí o ser independientes (desde el punto de vista de gestión, la base de datos es centralizada y recoge a todos los centros de forma que se puedan hacer explotaciones globales cuando sea necesario). Cada centro tiene, al menos, la siguiente información: Nombre Dirección Código postal Localidad Logo NIF Titular Teléfono 1 Teléfono 2 Incluir conceptos cero en recibos Incluir importes en recibos E-mail Web <Cursos> Plan por defecto Asignatura por defecto Curso por defecto Entre <> los campos que son colecciones en otras tablas Opciones de inicialización Utiliza conexión email segura Fecha de autorización Nombre de usuario email Tipo de conexión segura Puerto SMTP Incluir curso en concepto del recibo Remitente SMS SMTP Código de centro Sedes Logo alternativo <Usuarios que trabajan con el centro> Régimen por defecto
Cursos académicos y otros cursos. Cada centro puede tener varios cursos académicos aunque también es posible definir otro tipo de cursos como intensivos de verano, monográficos u otros. En general un curso tiene la siguiente información: Fecha de inicio del curso Fecha de fin del curso Año Último recibo de caja Última salida caja Último abono caja <Alumnos del curso> <Matrículas> <Trabajadores> <Medios de pago> <Gastos generales> <Aulas> Centro <Frases de matrículas> <Bancos receptores> <Apuntes de caja> <Contenido de recibos> <Devoluciones de recibos> <Recibos> Entre <> los campos que son colecciones en otras tablas <Remesas de recibos> <Grupos de horas> <Horas> <Pagos a trabajadores> Descripción <Alumnos en lista de espera> Agrupación Tipos de repartos <Planificaciones de opciones de inicialización> <Categorías profesionales del curso> <Cuerpos de categorías del curso> Tiene preinscripción Curso de referencia Cursos Adscritos <Tipos de cargos en la organización> <Situaciones contractuales> <Solicitudes de títulos académicos> <Departamentos didácticos> Realiza control de asistencia
Empresas gestoras. Se podrán tener varias empresas definidas con la información estructural que sea necesaria. El administrador del sistema podrá asociar a cada Empresa los cursos (y por extensión el centro) a los que esta tiene acceso. Esta forma de asociación permite que cada curso académico sea una empresa distinta la que gestione un mismo centro.
Configuración de Planes de estudio y asignaturas y regímenes Se pueden definir todos los planes de estudio y asignaturas que sean necesarios. Cada plan de estudios define un tipo de calificación (los tipos de calificación también son configurables) para las matrículas de ese plan y recoge una serie de asignaturas (que pueden ser especialidad o no) y la estructura de precios en cada curso o periodo. Además cada asignatura tiene un tipo y un color para su posterior visualización en los horarios. Es posible definir, además, una estructura más compleja para establecer las asignaturas que debe cursar un alumno en cada curso de un plan y otras condiciones. De esta forma se podrán utilizar dos tipos de proceso a la hora de matricular: 1. Matriculación libre. El usuario indica plan, asignatura y curso de cada asignatura del alumno. 2. Matriculación asistida. El sistema indica al usuario las asignaturas y cursos en las que debe matricularse el alumno Descripción para la implantación y adaptación del sistema de información Turno, Gestión educativa 8
Configuración de tipos de calificaciones El sistema ofrece unos tipos de calificación predefinidos para las distintas evaluaciones pero también permite que el administrador cree nuevos tipos de calificaciones. Descripción para la implantación y adaptación del sistema de información Turno, Gestión educativa 9
Configuración de clases de matrícula, tipos de descuento y reparto de recibos Es posible crear distintos tipos de clase de matrícula y tipos de descuento para agrupar a los alumnos y para definir dos niveles de descuento en la matriculación. Además se pueden definir las formas de pago que se deseen con distintas opciones: Configuración de bancos receptores El sistema permite mantener distintos bancos a los que se podan enviar remesas del cuaderno 19, cuaderno 60 y realizar otras operaciones. Descripción para la implantación y adaptación del sistema de información Turno, Gestión educativa 10
Procesos principales Gestión de alumnos Turno mantiene un histórico de todos los alumnos que han pasado por los centros. La información sobre datos personales de alumnos puede ser compartida por más de un centro para facilitar tareas en los casos en los que un alumno asiste a más de un centro- Antes de matricular es necesario crear o recuperar del histórico al alumno en cuestión. El sistema almacena la fecha de ingreso general del alumno y la fecha de alta y baja en cada curso y centro el que participa. Además, en cada asignatura del alumno en cada curso se almacena la fecha de alta y baja. Una vez que el alumno está activo en el curso y centro es posible realizar una matriculación libre o asistida. Es posible crear distintos tipos de clase de matrícula y tipos de descuento para agrupar a los alumnos y para definir dos niveles de descuento en la matriculación que se asocian al alumno en la ventana de datos personales. La fotografía del alumno se puede importar de un archivo o capturar directamente con una webcam. El alumno puede tener varias formas de pago (varias cuentas bancarias, por ejemplo) de forma que pague una asignatura por una cuenta y otra por otra. Descripción para la implantación y adaptación del sistema de información Turno, Gestión educativa 11
Gestión de grupos, horarios y profesores Turno facilita la creación de horarios, avisando de los conflictos entre horas, teniendo en cuenta la ocupación de las aulas y la disponibilidad de los profesores. Una vez creado el horario es muy sencillo incluir alumnos en las distintas clases o grupos. Una vez introducidos estos datos podemos ver los horarios de alumnos y profesores de forma gráfica lo que simplifica al máximo la tarea de asignación de horarios. Los datos que tiene cada clase: Aula Profesor Plan Asignatura Curso Máximo de alumnos Establecer orden Hora padre <Horas hijas> Grupo <Matrículas asociadas> Día Curso académico Hora de inicio Hora de fin Margen <Control de asistencias> Entre <> los campos que son colecciones en otras tablas Descripción para la implantación y adaptación del sistema de información Turno, Gestión educativa 12
Las clases pueden formar parte de un grupo. Además, Turno permite compartir la información de profesores entre centros para controlar aquellos casos en los que un profesor imparta clases en más de un centro. Descripción para la implantación y adaptación del sistema de información Turno, Gestión educativa 13
Matriculación Una vez se ha realizado la configuración de planes, asignaturas, horarios, etc. El proceso de matriculación se hace muy sencillo. Existen dos formas de realizar la matriculación: Matriculación. El usuario indica plan, asignatura y curso de cada asignatura del alumno. Para cada asignatura se pedirá la clase o grupo a la que asistirá. Después de añadir o modificar una asignatura al alumno el sistema pedirá confirmación sobre los posibles cambios a realizar sobre los recibos del alumno. Matriculación asistida. El sistema indica al usuario las asignaturas y cursos en las que debe matricularse el alumno dependiendo de una configuración más exhaustiva del plan de estudios. Turno tendrá en cuenta las asignaturas cursadas por el alumno el año anterior y las calificaciones obtenidas y en base a estos y otros criterios propone al usuario las asignaturas en las que debe matricularse el alumno en el presente curso. Gestión académica Es posible seguir la evolución de los alumnos a través de los años, obteniendo boletines, certificados, listados de evaluación a través Descripción para la implantación y adaptación del sistema de información Turno, Gestión educativa 14
de múltiples modelos, papeletas y con una gestión de evaluaciones para las calificaciones parciales. El alumno podrá conocer la información sobre sus calificaciones en cada evaluación a través de la extranet de alumnos. El profesor, por su lado, podrá introducir las calificaciones de sus alumnos a través de la extranet de profesores. Los sistemas de calificación de cada plan son configurables. Descripción para la implantación y adaptación del sistema de información Turno, Gestión educativa 15
Gestión económica El sistema lleva en todo momento un control exhaustivo sobre: La generación automática de recibos en base a las tarifas y la matriculación Recibos cobrados Recibos pendientes Recibos devueltos Recibos de matrícula Recibos extra Gestión de tasas Remesas de recibos. Contado y Banco Archivos q19 para domiciliación tanto para la domiciliación como para las devoluciones. Control de caja Listados y estadísticas económicas Descripción para la implantación y adaptación del sistema de información Turno, Gestión educativa 16
Listados, estadísticas y otras formas de explotar la información El sistema flexible de listados permite incluso que el usuario pueda crear sus propios listados, además de tener una completa gama de informes predefinidos. El usuario puede seleccionar la información que aparecerá en cada listado a través de unos filtros fácilmente configurables, y ordenar la información por cualquier campo o conjunto de campos. Las estadísticas proporcionan resúmenes gráficos del estado actual de su centro desde distintos puntos de vista. Turno incorpora un sistema de vistas personalizadas que permiten obtener información del sistema de forma rápida y flexible pudiendo: Relacionar tablas de forma sencilla Filtrar la información Ordenar por una varias columnas Grupar Obtener informes rápidos sobre cualquier dato del sistema Exportar la información a Excel, Word, PDF, HTML, Descripción para la implantación y adaptación del sistema de información Turno, Gestión educativa 17
Otras opciones y herramientas Preinscripción de alumnos. Preinscripción on-line (opcional / No incluido). Los alumnos tienen la posibilidad de realizar la preinscripción a través de Internet. Listas de espera. Módulo opcional para el sorteo automático y adjudicación de plazas libres. Publicación web inmediata de listas de admitidos y de espera (opcional) Nuevas herramientas para generar estadísticas e informes. Multicentro real con posibilidad de compartir información entre centros: alumnos, profesores, materias, matrículas, etc. Posibilidad de gestionar todo tipo de cursos: curso académico normal, monográficos, seminarios, etc. Información para la administración: estadísticas para documentación oficiales (opcional / No incluido). Posibilidad de publicación automática de información en Internet (opcional / No incluido) Exportación directa de información a Excel, Word, PDF, HTML y otros formatos Imputación resumida de faltas de asistencia Nueva opción para registrar recibos devueltos de forma electrónica mediante q19 del banco. Nueva opción para registrar cambios de domiciliación de forma electrónica mediante q19 del banco. Posibilidad de emitir recibos en el formato del cuaderno 60 (con generación código de barras). Inventario de material por aulas Ayuda básica para a la localización de familiares en la base de datos. Calificación on-line (opcional / No incluido) Extranet para alumnos (opcional / No incluido) Extranet para profesores (opcional / No incluido) Adaptación e inclusión de módulos personalizados (opcional / No incluido) Módulo para envío automatizado de SMS / e-mail (opcional / No incluido) Descripción para la implantación y adaptación del sistema de información Turno, Gestión educativa 18