PROCEDIMIENTO LEGALIZACIÓN DE VEHÍCULOS Firma: Firma: Firma:
PÁGINA 2 DE 23 INDICE 1. Objetivo. 4 2. Alcance. 4 3. Definiciones. 4 4. Referencias.. 6 5. Procedimiento.. 7 5.1 Supervisor Control Flota.. 7 5.1.1 Legalización de Minibús. 7 5.1.1.1 Primera inscripción vehículo nuevo.. 7 5.1.1.2 Legalización para transporte de pasajeros 8 5.1.1.2.1 Creación de móvil en módulo de flota. 8 5.1.1.2.2 Obtención de seguro obligatorio de accidentes personales. 8 5.1.1.2.3 Instalación de PPU y tramitación legal. 8 5.1.2 Legalización de Taxis.. 9 5.1.2.1 Primera Inscripción vehículo nuevo.... 9 5.1.2.2 Primera Etapa.. 10 5.1.2.3 Pasos intermedios... 11 5.1.2.4 Segunda Etapa 11 5.1.3 Solicitud de tarjeta de combustible 12 5.2 Jefe Control Flota.. 12 5.2.1Creación de móvil en el Módulo Mantenedor 12 5.2.2 Control del proceso.. 13 5.3 Secretaria de Gerencia General. 13 5.4 Gerente General 13 6 Personal con acceso a visualización o copia 15 7 Control de Cambios. 15
PÁGINA 3 DE 23 8 Diagramas de flujo. 16 8.1 Legalización Minibús.. 16 8.2 Legalización Taxis 17 9 Anexos... 18 9.1 Anverso Formulario 1... 18 9.2 Reverso Formulario 1... 19 9.3 Certificado para obtener revisión técnica como taxi de turismo del vehículo entrante 20 9.4 Libro control de correspondencia 22
PÁGINA 4 DE 23 1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento para formalizar legalmente la adquisición y permisos legales de acuerdo a la normativa vigente, para el uso de vehículos en los servicios de transporte público y privado de pasajeros (minibuses y taxis), evitando contingencias legales. 2. ALCANCE: El proceso comprende las acciones desarrolladas principalmente por el área de Control Flota con participación del Gerente General, desde que un vehículo ha sido comprado y requiere la tramitación de la documentación legal, hasta que éste queda dispuesto para su entrega a Titulares y funcionamiento en la operación de Transvip. 3. DEFINICIONES: Titulares: Proveedor de servicios de transporte de pasajeros, contratado por Transvip para cumplir con los servicios prestados por este último. Taxí Básico: Este es un servicio que atiende viajes cuyo origen y destino es determinado por los pasajeros que lo utilizan, pudiendo contar con paraderos, y se identifica claramente por sus colores Amarillo y Negro. Taxi Ejecutivo: Este es una modalidad de taxi, que sólo atiende viajes solicitados a distancia por cualquier persona, a través de los distintos medios de comunicación, no pudiendo atender viajes solicitados en la vía pública, y no se le aplica exigencia de color salvo la restricción de ser negro. Se identifica principalmente por su placa patente naranja con letras negras. El cobro de este servicio es exclusivo por medio del uso de taxímetro Taxi Turismo: Este es un servicio que atiende viajes destinados principalmente a pasajeros de hoteles, aeropuertos y otros orientados a turistas. Estos vehículos que sólo pueden ser automóviles, operan con tarifa convencional y no utilizan taxímetro. Se identifican por ser siempre de color azul y con placa patente naranja con letras blancas.
PÁGINA 5 DE 23 Primera Etapa: Consiste en la solicitud de renovación de material que implica quitar el derecho de taxi a un vehículo antiguo, traspasando este a un nuevo vehículo. Segunda Etapa: Corresponde a la inscripción del vehículo entrante en el registro nacional de servicios de transporte público de pasajeros de la Seremitt de la Región Metropolitana. Tarjeta de Combustible: Este documento es solicitado por el área de Recursos Humanos al proveedor de combustible, con ella cada móvil podrá cargar combustible hasta el monto determinado diariamente, sin necesidad de cancelar inmediatamente. El total del combustible utilizado se descuenta mensualmente de la producción realizada por cada móvil.
PÁGINA 6 DE 23 4. REFERENCIAS Procedimiento PC 023 Habilitación de Vehículos
PÁGINA 7 DE 23 5. PROCEDIMIENTO 5.1. Supervisor Control Flota Una vez comprados los vehículos, debe identificar el tipo de móvil a legalizar, dado que la tramitación varía entre minibús y taxi. Cualquier hecho que implique atrasos en el proceso, por causa interna o externa, deberá comunicarlo de inmediato al Jefe Control Flota mediante correo electrónico, el cual deberá quedar archivado. 5.1.1. Legalización de Minibús 5.1.1.1. Primera inscripción vehículo nuevo Con la factura de compra de cada minibús, debe asistir al Servicio de Registro Civil (SRCeI) y solicitar la primera inscripción del o los vehículos a nombre de Transvip SpA. Cuatro días después de la solicitud de inscripción, retire desde el SRCeI las placas patentes (PPU) y el documento de primera inscripción, quedando este último en la carpeta del móvil. Con las PPU e inscripción, se deben realizar 3 tareas en el siguiente orden: I. Creación de móvil en el módulo de flota, II. Obtención de seguro obligatorio SOAP. III. Instalación de PPU y tramitación legal, y IV. Solicitud de tarjeta de combustible (Opcional para los titulares.)
PÁGINA 8 DE 23 5.1.1.2. Legalización para transporte de pasajeros 5.1.1.2.1. Creación de móvil en módulo de flota Solicite al Jefe de Control Flota la creación del móvil en la Intranet Transvip. 5.1.1.2.2. Obtención de seguro obligatorio de accidentes personales (SOAP) Con la factura del vehículo y el dinero requerido para documentación, obtenga el seguro SOAP. Archívelo en la carpeta hasta habilitar el vehículo para su operación en la flota, dejando una copia en la carpeta del vehículo. 5.1.1.2.3. Instalación de PPU y tramitación legal Instaladas las PPU, envíe el móvil a una planta de revisión técnica clase A ; en caso de ser rechazado el móvil se deben efectuar las acciones pertinentes para solucionar las observaciones planteadas. La responsabilidad en la tramitación de la revisión técnica es del Supervisor de Flota, sin embargo el traslado del móvil a la planta de revisión podrá ser realizada por otro colaborador de Control Flota o por un Conductor de la Flota Transvip, debidamente autorizado por el Supervisor de Flota. Obtenida la revisión técnica obtenga el permiso de circulación; estos documentos deberán ser archivados en la carpeta del móvil mantenida en el área de Control Flota. El último documento legal por tramitar corresponde al Cartón de recorrido, el cual debe solicitar el Supervisor de Flota ante la Secretaría Regional Ministerial del Ministerio de Transporte y Telecomunicaciones (Seremitt) completando un legajo de los siguientes documentos:
PÁGINA 9 DE 23 - Formulario 1 del Seremitt (anexo 9.1 y 9.2), con los antecedentes completos del vehículo, Gerente General y Empresa; firmado por el Gerente General. - Copia de la cédula de identidad del Gerente General. - Copia de factura del vehículo nuevo. - Inscripción de vehículo nuevo. - Certificado de Homologación. Presentado lo anterior, se obtiene en primera instancia un documento provisorio por 30 días corridos, luego del cual deberá retirar desde la Seremitt el documento final, quedando el original en el vehículo para eventuales fiscalizaciones legales y una copia en la carpeta del móvil para control interno. 5.1.2. Legalización de Taxis La incorporación de taxis se efectúa principalmente por medio de la compra de vehículos con derechos de taxi, para lo cual se deberá realizar la transferencia del vehículo por parte del área de Administración al momento de la compra; Transvip opera taxis de turismo. Por otra parte, la Compañía compra vehículos nuevos a los cuales se debe inscribir el derecho adquirido. 5.1.2.1. Primera inscripción vehículo nuevo Efectuada la compra de un vehículo con derecho de taxi, solicite al SRCeI el cambio de color, obteniendo un certificado de este hecho. Si el taxi es básico deberá quedar negro/gris, eliminando el techo amarillo; si el taxi es de turismo deberá quedar azul/gris, agregando una franja gris al costado del vehículo. Paralelamente, el vehículo nuevo que haya sido comprado por la Compañía, deberá inscribirlo en el SRCeI; luego de 4 días retire las PPU de cartón (V1 y V2) y el registro de primera inscripción.
PÁGINA 10 DE 23 5.1.2.2. Primera Etapa: Con la obtención de las PPU de cartón, comienza el proceso denominado Primera Etapa. Solicite al Gerente General que firme el documento Solicitud de Inscripción o Anotación (Formulario 1 - ver anexo 1) en el cual se solicitará al Seremitt la renovación de material; el legajo completo a preparar para esta Primera Etapa deberá contar con: - Formulario 1 del Seremitt con los antecedentes completos del vehículo entrante, Gerente General y Empresa; firmado por el Gerente General. - Copia de la cédula de identidad del Gerente General. - Copia de factura del vehículo nuevo. - Inscripción de vehículo nuevo. - Certificado de Homologación, y - Formulario 1 del Seremitt con los antecedentes completos del vehículo saliente más fotocopia de revisión técnica, certificado de gases, Permiso de circulación, cartón de recorrido y logotipo licitado del mismo vehículo saliente. El legajo debe ser presentado al Seremitt, en donde se recibe una colilla de recepción que deberá archivar y custodiar; 10 días después de recibida la colilla, y previo pago de $4 en la cuenta corriente del Banco Estado N 90.12.65-6, a nombre de la Subsecretaría de Transportes, se deben retirar 2 certificados correspondientes a: - Cancelación del vehículo saliente, y - Certificado para obtener revisión técnica como taxi de Turismo del vehículo entrante (anexo 9.3). El pago de $4 es por cada certificado obtenido; en total $ 8. Con la emisión de estos certificados finaliza la Primera Etapa.
PÁGINA 11 DE 23 5.1.2.3. Pasos Intermedios Hecho lo anterior, se efectúan tareas paralelas por vehículo. Para el vehículo nuevo, solicite al Gerente General firmar el Certificado para obtener revisión técnica de taxi, luego de lo cual y si no existen observaciones del Gerente, se envía el vehículo nuevo a la inspección ocular de la planta de revisión técnica, en donde se confirma entre otros el número de chasis y motor, obteniendo un certificado re inspección ocular. Para el vehículo antiguo, debe solicitar la cancelación de las PPU de taxi del vehículo antiguo, solicitando además padrón de vehículo particular; se obtienen PPU de cartón. Envíe el vehículo antiguo a una planta de revisión técnica clase B para obtener el certificado de revisión. Con los trámites anteriores, obtenga el permiso de circulación para ambos vehículos, debiendo asistir a la municipalidad en donde el vehículo antiguo obtuvo su último permiso. 5.1.2.4. Segunda Etapa: Prepare un legajo con la siguiente documentación: - Solicitud de inscripción del vehículo entrante (Formulario 1) del Seremitt, firmado por el Gerente General. - Fotocopia de cédula de identidad del Gerente General - Fotocopia de revisión técnica Inspección ocular clase A del vehículo nuevo. - Certificado para obtener revisión técnica como taxi turismo del vehículo entrante, completado por el Gerente General, Planta de Revisión Técnica y Municipalidad (anexo 9.3). - Permiso de circulación de ambos vehículos. - Certificado de antecedentes para fines especiales del conductor del vehículo nuevo. - Fotocopia de licencia de conducir del conductor del vehículo nuevo. - Aceptación de condiciones de operación.
PÁGINA 12 DE 23 Presentado lo anterior en la Seremitt, se obtiene un cartón de recorrido provisorio por 30 días, luego de esto y previo pago de $4 por certificación provisoria, $790 por certificado de inscripción y $ 1.8 por logotipo. Luego de 30 días retire el cartón de recorrido definitivo y el logo de taxi para el vehículo nuevo. Si el vehículo antiguo fue transferido solo para la compra de los derechos de taxi, se debe realizar la transferencia correspondiente al dueño original. 5.1.3. Solicitud de tarjeta de combustible. En paralelo a la tramitación legal, requiera al área de Recursos Humanos (RR.HH.) la obtención de tarjetas de combustible. El área de RR.HH. debe efectuar el requerimiento de tarjetas de combustible al proveedor de este. Una vez obtenido este documento, deberá entregarlo formalmente al área de Control Flota, solicitando firma y timbre de recepción conforme por parte del Supervisor o Jefe de Control Flota. 5.2. Jefe Control Flota 5.2.1. Creación de móvil en el Módulo Mantenedor Una vez inscritos los vehículos nuevos en el SRCeI y obtenidas las PPU, reciba el requerimiento del Supervisor de Flota de crear el móvil en el sistema Intranet. Deberá ingresar con su clave personal al Módulo Mantenedor y crear el móvil, asignando un número nuevo al vehículo que está siendo incorporado; este número lo identificará al interior de la flota durante todo el periodo de operación y su carpeta deberá tenerlo registrado
PÁGINA 13 DE 23 5.2.2. Control del proceso Mediante la implementación de una carta Gantt, controle el cumplimiento de plazos para la adecuada y oportuna legalización de los vehículos, solicitando el avance de cada etapa lo que deberá confirmar con la documentación existente. Regularmente analice los eventuales atrasos que le comunique el Supervisor de Flota y asista a este en caso de existir soluciones alternativas. En caso de existir atrasos en el proceso sin haber sido advertidos por el Supervisor de Flota, comuníquelo al Sub Gerente de para su análisis y adopción de medidas que eviten la reiteración del caso. 5.3. Secretaria de Gerencia General Reciba del Supervisor de Flota o del Jefe de Flota, la documentación correspondiente al proceso de legalización de vehículos, correspondientes a las instancias de Primera y Segunda etapas. Solicite al Supervisor de Flota o del Jefe de Flota el registro de la documentación en el libro de control de correspondencia (anexo 9.4). Presente a la brevedad la documentación al Gerente General. Reciba del Gerente General la documentación firmada y devuélvala a quien se la entregó, registrando los documentos en el libro de control de correspondencia. Solicite a quien recibe los documentos su firma en el libro de control. 5.4. Gerente General Reciba de la Secretaria de Gerencia la documentación correspondiente a las instancias de Primera etapa, Segunda etapa o certificados de la Seremi para obtención de revisión técnica clase A.
PÁGINA 14 DE 23 Evalúe la documentación presentada; si observa alguna situación que le merezca dudas, aclárela con el Sub Gerente de, Jefe o Supervisor de flota. Si no existen observaciones firme los formularios y entregue fotocopia de su cédula de identidad en los casos de Primera y Segunda etapas, para completar la tramitación de legalización de vehículos. Devuelva la documentación a la Secretaria de Gerencia.
PÁGINA 15 DE 23 6. PERSONAL CON ACCESO A VISUALIZACIÓN O COPIA: Acceso General. 7. CONTROL DE CAMBIOS: Versión Fecha de cambio Cambio realizado Responsable Edición Inicial Sub Gerente de
PÁGINA 16 DE 23 8. Diagramas de Flujo 8.1. Legalización Minibús
PÁGINA 17 DE 23 8.2. Legalización Taxis
PÁGINA 18 DE 23 9. Anexos 9.1. Anverso Formulario 1
PÁGINA 19 DE 23 9.2. Reverso Formulario1
PÁGINA 20 DE 23 9.3. Certificado para obtener revisión técnica como taxi de Turismo del vehículo entrante
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PÁGINA 22 DE 23 9.4. Libro control de correspondencia
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