Fecha de Aprobación: Número de Revisión: Nombre del Documento: Procedimiento para la Nombre Puesto Elaboró Priscila Peraza Quiñonez Coordinador de Documentos Aprobó Gabriela Dávila Gerente de Centro de Operaciones HISTORIA DE MODIFICACIONES Número de Revisión Nombre Descripción de Modificación Fecha Priscila Peraza Emisión del Documento
2 DE 21 1. OBJETIVO Este procedimiento indica las actividades realizadas por el coordinador de documentos, para mantener la administración y control de los mismos. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para el encargado del puesto Coordinador de Documentos. 3. RESPONSABILIDADES Coordinador de Documentos: Tiene la responsabilidad de mantener vigentes, controlados e implementados correctamente Permisos necesarios para la realización de las operaciones de Mexicana Logistics así como los programas a los que requerimos estar inscritos; esto se da administrando, controlando e implementando los datos, pagos, documentos, calendarios, controles y todo lo necesario para cumplir con la vigencia y los requerimientos de los permisos y programas. Terminales: Las terminales son responsables de facilitar en tiempo y forma cualquier información y documento requerido por el CD, así mismo programarse para cumplir con horas de entrenamiento cuando sea necesario. Finanzas: Es responsable de efectuar los pagos en tiempo y forma solicitados por el CD para evitar cancelación de Permisos y/o Programas o bien multas por pago tardío. Mensajería: Es responsabilidad del mensajero apoyar al CD en la recolección y entrega de la correspondencia referente a permisos y programas, además de realizar pagos referentes a renovación de placas, facturas del programa alcohol y drogas o cualquier otro pago que se requiera. Mantenimiento: Es responsabilidad del departamento de mantenimiento, realizar puntual y periódicamente inspecciones mecánicas a las unidades de cruce, asi mismo enviar los reporte correspondientes a estas inspecciones. 4. DEFINICIONES CD: coordinador de Documentos U.S. DOT: Departamento de Transporte de los Estados Unidos (en inglés Department of transportation). Es la dependencia federal encargada de regular al sector transporte. Todas aquellas compañías transportistas que operen en territorio norteamericano deben
3 DE 21 obtener los permisos correspondientes para hacerlo. Con el objetivo de que estas cumplan con los lineamientos de seguridad requeridos y vigila el cumplimiento de estos realizando inspecciones durante el camino. Los permisos son: MC: Es una autoridad para aquellas compañías trasportistas establecidas dentro del territorio Americano cuyos propietarios son ciudadanos americanos y residentes permanentes en USA. Este permiso les otorga la autoridad para circular en los 48 estados de la unión Americana. MX: Es una autoridad para compañías transportistas establecidas en México de propiedad de ciudadanos Mexicanos que permite la libre circulación dentro de la zona comercial de los Estados Unidos (50 millas). FMCSA: Administración Federal de Seguridad de Autotransportes (en inglés Federal Motor Carrier Safety Administration). Su misión principal es contribuir a garantizar la seguridad en las operaciones de autotransporte a través de la firme aplicación de las normas de seguridad; identificar los portadores de alto riesgo y los conductores de vehículos comerciales, mejora de los sistemas de información de seguridad y tecnologías de vehículos comerciales, el fortalecimiento de los equipos de los vehículos comerciales y normas de funcionamiento, y aumentar la conciencia de seguridad. Para lograrlo la Administración trabaja con federales, estatales y agencias del orden locales, la industria del autotransporte, grupos de interés de seguridad laboral, entre otros. PROGRAMA DE ALCOHOL Y DROGAS: Programa preventivo de consumo de alcohol y drogas para empresas transportistas de carácter obligatorio requerido por el D.O.T. DMV: Departamento de Vehículos Motorizados de California (por su siglas en ingles Department of Motor Vehicles). El DMV emite licencias y regula a transportistas, mantiene el historial de cada conductor con licencia CDL (Licencia de conducir comercial) como accidentes y condenas y aplica la ley de responsabilidad financiera. PROGRAMA PULL NOTICE: El programa Pull Notice (PNP por sus siglas en inglés) fue instituido por empleadores y empresas regulatorias con la intención de promover la seguridad de los conductores a través de la constante revisión de los registros de manejo, siendo el DMV quien encargado de esto. CHP: La Patrulla de Caminos de California (California Highway Patrol) se encarga de proporcionar seguridad a la gente de California y para lograrlo se plantea 5 objetivos los cuales son prevenir la pérdida de vidas, lesiones y daños de propiedad, maximizar el servicio al público y la asistencia de agencias aliadas, gestionar el tráfico y emergencia de incidentes, protección pública y patrimonio del estado y mejorar la eficiencia del departamento. Dentro de sus programas esta la sección de vehículos comerciales, en el cual implementan el programa BIT (programa de seguridad de Autotransportes) utilizado como una herramienta para periódicamente realizar inspecciones a las compañías y
4 DE 21 garantizar el buen funcionamiento y control tanto de los vehículos comerciales de la empresa, así como verificar historiales de servicio de cada conductor. PROGRAMA BIT: Inspección Bienal de Terminales (en inglés Biennial Inspection of Terminals) es un programa creado para disminuir el creciente número de accidentes en las carreteras del estado de California. Su objetivo es asegurar que cada terminal de vehículos de carga sea auditada por la CHP, toda empresa con operación en California con permiso MC, debe contar con este registro indicado en el Código Vehicular de California (Section 34501.12 of the California Vehicle Code). Esta es una herramienta para determinar si la transportadora está cumpliendo con las regulaciones básicas de seguridad. CBP: Servicio de aduana y protección fronteriza de los Estados Unidos (por sus siglas en inglés Customs and Border Protection. Este departamento es responsable de la custodia las fronteras que comparte con Canadá y México, además de las costas que rodean la península de la Florida y de la costa del Sur de California. Los oficiales de CBP protegen las fronteras de los estados unidos en los puertos oficiales de entrada. También tiene a su cargo programas para aumentar la seguridad de los pasajeros a través de la evaluación de riesgos eficaz y programas para viajeros que agilizan la entrada a Estados Unidos (C- TPAT y FAST-PASS). C-TPAT: Asociación Aduana-Comercio Contra el Terrorismo (por sus siglas en inglés Costoms- Trade Partnership Against Terrorism) La Asociación Aduana-Comercio Contra el Terrorismo (C-TPAT, por sus siglas en inglés) es un programa diseñado para proteger los contenedores de carga contra los actos de terrorismo. Además C-TPAT busca prevenir y disuadir a los terroristas de utilizar las cadenas comerciales de abastecimiento para transportar bombas, armas de destrucción masiva, armas biológicas o químicas, y partes componentes para el ensamblaje de armas. El programa obliga a los exportadores e importadores a mejorar las prácticas de seguridad en cada nivel de la cadena de abastecimiento. A cambio de ello, las compañías que son miembros se benefician de un cruce más rápido por las fronteras y de inspecciones reducidas, los cuales implican significativos beneficios monetarios y competitivos para el importador. NEEC: Nuevo Esquema de Empresas Certificadas. Es un programa voluntario que consiste en fortalecer la seguridad de la cadena logística internacional. Que Reducir el riesgo de contaminación de embarques a lo largo de la cadena logística internacional (riesgos de terrorismo y narcotráfico), a través de la implementación de estándares mínimos de seguridad. IFTA (International Fuel Tax Agreement): El Acuerdo Internacional del Impuesto al combustible (IFTA por sus siglas en inglés), es un acuerdo que involucra a 48 estados de la Unión Americana y a las provincias canadienses para simplificar el reporte del uso de
5 DE 21 combustible por parte de las empresas de transporte que operan en más de una jurisdicción, este involucra a las unidades con permiso MC. DIESEL (Interestate User Diesel Fuel Tax Return: Impuesto interestatal de uso de combustible, es aplicable a las empresas transportistas que no estén registrados en el IFTA. este se paga por las unidades de la empresa utilizadas para viajes que recorren menos de 52 millas pasando la franja fronteriza, las cuales están registradas con uso del permiso MX emitido por el DOT. UCR (Unified Carrier Registration): El registro de Transportistas Unidos (UCR por sus siglas en inglés) es un programa en el cual los estados de la Unión Americana exigen una cuota de los transportistas públicos y privados, de las empresas de transporte de mercancía, basada en el número de vehículos comerciales calificados que tengan a su cargo. SCAC (Standar Carrier Alpha Code): El Código Alpha de las Compañías de Transporte (SCAC por sus siglas en inglés) es un código de dos a cuatro letras utilizado para la identificación de las compañías de transporte este es reconocido y utilizado en todas las transacciones realizadas por mar y tierra por los Estados Unidos, este se genera de forma anual. SCT (Secretaria de Comunicaciones y Transportes): La Secretaría de Comunicaciones y Transportes es una dependencia del Poder Ejecutivo Federal que tiene como misión promover sistemas de transporte y comunicaciones, seguros, eficientes y competitivos, mediante el fortalecimiento del marco jurídico, la definición de políticas públicas y el diseño de estrategias que contribuyan al crecimiento sostenido de la economía y el desarrollo social equilibrado. VENTANILLA UNICA: Es una herramienta que permite el envío de la información electrónica, una sola vez, ante una única entidad, para cumplir con todos los requerimientos del comercio exterior. Esto es posible a través de la simplificación, homologación y automatización de los procesos de gestión. CAAT: Código Armonizado Alfanumérico de Transportista, necesario para su declaración en los pedimentos correspondientes, permite a las empresas de transporte terrestre realizar el registro de sus datos generales, así como de los vehículos con que cuenta y el nombre de los conductores de dicho vehículo. Recaudación de Rentas: Recaudación de Rentas es una oficina dependiente de la Dirección General de Ingresos de la Secretaria de Hacienda del Gobierno del Estado. Es la oficina encargada de recibir todos los ingresos del Estado.
6 DE 21 5. CONTENIDO En el Diagrama que a continuación se presenta muestra la manera en que el Coordinador de Documentos manejará, recopilará y controlará la información y documentos de empleados y vehículos, para el cumplimiento de los programas a los cuales está suscrita la empresa cumpliendo con todas las regulaciones y normas correspondientes. INFORMACION DE UNIDADES Y OPERADORES PARA INSPECCIONES DE PROGRAMA BIT (CHP) INFORMACION Y DOCUMENTACION PARA EL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE (U.S. DOT- FMCSA) PAGO DE MULTAS SEGUIMIENTO DE NORMAS INFORMACION DE OPERADORES PARA EL PROGRAMA ALCHOOL Y DROGAS RESGUARDO DE DOCS Y PAGO DE PLACAS DE TRACTOS, REMOLQUES Y UNIDADES UTILITARIAS DE MEXLLOG. RESGUARDO DE COPIAS CERTIFICADAS DE TARJETAS DE CIRCULACION SCT. RESGUARDO DE COPIAS CERTIFICADAS DE PERMISOS DE TRANSPORTE SCT. RENOVACION DE PLACAS. DE UTILITARIOS. PAGO DE TENECIAS. VERIFICAR LA RENOVACION DEL CAAT. SEGUIMIENTO A LA INFORMACION PROVENIENTE DE ADUANAS Y PROTECCION FRONTERIZA DE USA (CBP) APLICACIÓN DE CERTIFICACION C-TPAT EN LA EMPRESA Seguimiento Auditorias. Capacitación COORDINADOR DE DOCUMENTOS APLICACIÓN DE CERTIFICACION NEEC EN LA EMPRESA Seguimiento Auditorias Capacitación SEGUIMIENTO DE LA INFORMACION PROPORCIONADA POR EL DEPARTAMENTO DE VEHICULOS MOTORIZADOS (DMV) Y COORDINAR: PAGO DE MULTAS *PAGO DE PLACAS TRAMITAR LICENCIAS RECOPILACION DE INFORMACION CORRESPONDIENTES A MILLAS Y VIAJES REALIZADOS POR LAS UNIDADES DE CRUCE PARA EL PAGO DE IMPUESTOS EN LOS EEUU IFTA DIESEL INTERESTATAL UCR SCAC RESPONSABILIDAD DEL COORDINADOR DE DOCUMENTOS CO-RELACION
7 DE 21 DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE: De este departamento surge la Administración de Seguridad Federal del Transportista (en inglés FMCSA Federal Motor Carrier Safety Administration). Entre sus funciones está la de controlar, revisar y proveer de información necesaria a las transportadoras, generada durante las inspecciones que realiza el departamento en puntos de revisión el camino, realizadas a conductores de camiones y a las unidades de la transportadora, con el fin de que las carreteras en Estados Unidad permanezcan más seguras. El DOT expide permisos de transporte de carga para unidades de la empresa, el permiso MC se otorga para realizar viajes más allá de 52 millas pasando la línea fronteriza y el Permiso MX son para las cargas que van hasta 52 millas al cruce de la frontera. Responsabilidad y actividades del CD para DOT: FMCSA: Es responsabilidad del coordinador de documentos el mantener vigentes estos permisos para que la empresa continúe con sus operaciones en Estados Unidos. Llevar un control de bitácoras de los operadores para cumplir con las regulaciones que requiere el DOT. Tener control de la información de cada operador inscrito al Programa de Alcohol. Verificar que se estén llevando a cabo inspecciones diarias a las unidades de cruce. Archivar reportes de mantenimiento preventivo de las unidades, así como también historial de reparaciones, mantenimiento y reportes de inspección tal y como lo solicita el programa BIT realizado por el CHP. Esta administración funciona como una herramienta más para el que consulte su información. Por medio de su página las empresas transportistas con permisos emitidos por el DOT, están sujetas a mediciones con respecto al desempeño de sus actividades, reflejando los resultados de las inspecciones que se le hayan hecho a cualquiera de los conductores en servicio. La empresa transportista debe tomar en cuenta estos resultados para tomar acciones y evitar que su permiso sea revocado. Enseguida se enlista las actividades realizadas por esta administración: Licencias de conducir comerciales. La Administración desarrolla estándares para aprobar y licencia de conducir de vehículos comerciales. Análisis de datos. La Administración recopila y difunde datos sobre la seguridad del autotransporte y dirige los recursos para mejorar la seguridad del autotransporte.
8 DE 21 Cumplimiento Normativo y Control. La Administración cuenta con un programa para mejorar el desempeño de seguridad y quitar las compañías de alto riesgo de las carreteras del país. Investigación y Tecnología. La Administración coordina la investigación y desarrollo para mejorar la seguridad de las operaciones de autotransporte y vehículos automóviles comerciales y de los conductores. Asistencia de Seguridad. La Administración ofrece a los Estados la asistencia financiera para las inspecciones en carretera y otros programas de seguridad de vehículos de motor comercial. Promueve los vehículos de motor y seguridad del autotransporte. Otras Actividades. La Administración apoya el desarrollo de los requisitos de seguridad del autotransporte unificadas y procedimientos en toda América del Norte. Participa en organizaciones y comités técnicos internacionales para ayudar a compartir las mejores prácticas en materia de seguridad del autotransporte en toda América del Norte y el resto del mundo hace cumplir las regulaciones que garantizan el transporte por carretera seguro de materiales peligrosos y se ha establecido un grupo de trabajo para identificar e investigar esos portadores de artículos para el hogar que han exhibido un patrón importante de abusos al consumidor. Responsabilidad del CD para FMCSA: Es responsabilidad del CD vigilar estos indicadores. El objetivo principal es evitar que los operadores sean amonestados, multados o las unidades de la empresa sean puestas fuera de servicio. Impartir entrenamientos que ayuden a operadores y al personal de las terminales a adquirir los conocimientos necesarios para prevenir estas penalizaciones. Dará seguimiento a las notificaciones que el DOT envíe e informará a la terminal que corresponda para coordinar el pago o acción que haya que hacerse según sea el caso para darlo por terminado lo más pronto posible para no afectar nuestro permiso. DMV Responsabilidad del CD para el DNV. El coordinador de documentos es responsable de orientar y enviar a los operadores que por primera vez tramitaran su CDL. Dará seguimiento a las notificaciones que el departamento envié a la empresa como recordatorios para renovar registros de vehículo (tarjeta de circulación). Coordinar el pago de facturas por el programa Pull Notice, que verifica el historial de cada chofer que pueda ser inspeccionado a lo largo de un mes. La empresa recibe un reporte de cada uno si lo hubo, además de la factura del mes. El DMV se alimenta de la información que le transmite el despacho que trabaja en
9 DE 21 conjunto con la empresa y que tiene a su cargo el Programa de Alcohol y Drogas. PROGRAMA ALCOHOL Y DROGAS El DOT está muy interesado en que los transportistas estadounidenses y mexicanos cumplan con las reglas federales (Federal Motor Carrier Regulations- Code of Federal Regulations), ya que estas requieren que todo transportista con choferes de vehículos comerciales que designe a un representante (o representantes) para que atienda todo tipo de asunto relacionado con las pruebas de alcohol y/o drogas requeridas por la parte 32 de dicho código. Por ley estos choferes deben someterse aleatoriamente a estos exámenes, además que al inicio de su proceso para recabar todos los datos generales y experiencia laboral así como también su historial criminal. El despacho en base a sus investigaciones determina si el chofer está apto desempeñar su trabajo. A su vez transmite y da de alta a cada operador en el programa PULL NOTICE para cumplir con lo requerido por el DMV. Responsabilidad y actividades del CD para el Programa Alcohol y Drogas: El Coordinador de Documentos deberá darse de alta como Empleado Representante Designado (en inglés DER Designated Employee Representative) ante el DOT, tomando un seminario para su acreditación, el cual es proporcionado por el mismo despacho. El DER llevará un archivo de cada operador para su control, en caso de auditoría presentar la información. Actualizará y dará aviso al despacho de las bajas de personal, especificar el tipo de permiso que el operador maneje (MC o MX. Coordinará la asistencia de los operadores para realizarse exámenes de alcohol y drogas que aleatoriamente el despacho solicite dándose de forma confidencial de tal manera que para el operador sea sorpresa. CHP La patrulla de caminos trabaja en coordinación con el DOT. Las empresas que estén regidas bajo estas, según las leyes de California, deben estar inscritas al programa BIT. Responsabilidades y actividades del CD para CHP: El CD deberá llevar el control de inspecciones de cada una de las unidades registradas a este programa. Revisar, actualizar y llevar control del historial de los operadores con permiso MC. Llevar control de bitácoras de manejo de los operadores con permiso MC.
10 DE 21 Asegurarse de tener vigentes el permiso MC, registros de las unidades y remolques, seguro de las unidades y un reporte de mantenimiento correctivo, esto con el fin de atender las posibles auditorias que pudiera tener la empresa, el CHP dará aviso a la empresa para que tenga la oportunidad de presentar la información. Además el CD informará a las terminales correspondientes de las multas que pudieran tener los operadores para que sean atendidas a la brevedad. CBP Esta dependencia se encarga de la seguridad en toda la franja fronteriza de los Estados Unidos, previniendo actos terroristas, este proporciona información mediante su página de internet. Esta dependencia certifica a las empresas en C-TPAT, da seguimiento para su cumplimiento y expide tarjetas para agilizar el cruce de operadores en la garita. Responsabilidad del CD para el CBP: Consultar la información proporcionada por el CBP para atender cualquier asunto referente al cruce fronterizo tanto de operadores como de unidades. C-TPAT La empresa Águilas del Desierto actualmente está certificada, el CBP asigna a un especialista de seguridad quien guiará e informará al CD de cambios que deban hacerse y atenderá sus dudas. Responsabilidad y actividades del CD para el C-PAT: Administrará el perfil de la empresa contenido en la página web del C-TPAT actualizando la información cada inicio de año. El CBP periódicamente llevará a cabo auditorias para revisar el cumplimiento del programa para lo cual el CDO deberá Realizará auditorías internas para verificar que cada una de las terminales de la empresa esté cumpliendo con los procedimientos contenidos dentro el perfil, enfocados a mantener la seguridad de la empresa. Revisará el perfil de la cadena de suministro de la empresa y aplicar el un cuetionario para saber su situación actual. Realizará reportes de los rondines realizados en cada terminal por guardias de seguridad. Llevará control del vencimiento de licencias y aptos de los operadores. Impartirá capacitación acerca del programa a todos los empleados para su implementación y seguimiento.
11 DE 21 NEEC El Nuevo Esquema de Empresas Certificadas (NEEC) es un programa que busca fortalecer la seguridad en la cadena logística del comercio exterior a través de establecer, en coordinación con el sector privado, estándares mínimos en materia de seguridad internacionalmente reconocidos, y que otorga beneficios a las empresas participantes. Las empresas que deseen pertenecer al NEEC deben cumplir ciertos requisitos, los cuales se pueden englobar en tres principios de cumplimiento: Fiscal, Aduanero y Seguridad. Responsabilidad del CD para NEEC: Acreditará la certificación al programa por parte del SAT. Dará seguimiento para su control y actualización. Realizará auditorías internas, revisión de su cadena de suministros y preparar la información necesaria para cumplir con las auditorias que periódicamente realizará el SAT a la empresa para mantener vigente el programa reconocido también por el CBP. Impartirá capacitación acerca del programa a todos los empleados para su implementación y seguimiento. IFTA Un operador dentro de este acuerdo recibe una licencia IFTA y una calcomanía por cada vehículo que opera. Este impuesto es aplicable a todos los vehículos utilizados o diseñados para el transporte de personas o mercancía. Responsabilidad del CD para IFTA: Deberá realizar un reporte de impuestos trimestral, el cual es usado para determinar el impuesto neto y distribuirlo entre los estados que correspondan. Enviará este reporte al despacho en Estados Unidos con quien el CD se apoya para realizar el pago de estos impuestos. DIESEL (INTERESTATAL) Es responsabilidad del CD es: Coordinar el pago el pago de impuestos Interstate User Diesel Fuel Tax (DI)) al Board of Equalization para las unidades específicamente de terminal Tijuana, ya que estas unidades solo transitan por un solo estado y no estan inscritas al IFTA.
12 DE 21 El CD calculará las millas recorridas en los Estado Unidos por medio de reportes elaborados por Terminal Tijuana. SCT La Secretaría de Comunicaciones y Transportes a través de la Dirección General de Autotransporte Federal (DGAF), expide permisos para la explotación y operación de los servicios de Autotransporte Federal en las modalidades de carga, pasaje y turismo, así mismo el transporte privado de persona y carga. Todos aquellos interesados en prestar el servicio federal de carga, deben realizar este trámite. La responsabilidad del CD para SCT: Conservar copia certificada de cada uno de los documentos expedidos por la SCT de toda la flotilla de unidades de Mexicana Logistics. Tramitará alta y baja de unidades. Pago de tenencias de cada uno de las unidades. Mantener un control del vencimiento de licencias de manejo de los operadores y vencimiento de su examen Psicofísico (APTO). CAAT El Sistema de Registro de Transportistas (SIRET) permite a las empresas de transporte terrestre realizar el registro de sus datos generales, así como de los vehículos con que cuenta y el nombre de los conductores de dicho vehículo. Lo anterior a fin de poder obtener su número de Código Armonizado Alfanumérico de Transportista (CAAT) necesario para realizar sus operaciones de Comercio Exterior. Actualmente es de un año a partir de la fecha de emisión, de acuerdo a lo publicado en el DOF el día 29 de abril 2011. Responsabilidad de CD con el CAAT: Verificar que el área de finanzas actualice la información en la Ventanilla única para su renovación cada año. RECAUDACION DE RENTAS El CD es responsable de: Estará al tanto del vencimiento de las tarjetas de circulación de las unidades utilitarias de la empresa y coordinará el pago de la renovación de la tarjeta de circulación de estas. Llevará control de los documentos de las unidades utilitarias.
13 DE 21 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA MLCA-M-01 Manual de Calidad MLCA-P-02 Procedimiento para Control de Registros MLCA-P-03 Procedimiento de Auditorías Internas MLCA-P-04 Procedimiento de Control de Producto No Conforme MLCA-P-05 Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas MLCA-P-09 Procedimiento para Juntas de Revisión Gerencial MLCO-P-01 Procedimiento de Compras MLRH-P-01 Procedimiento de Recursos Humanos MLCA-P-08 Procedimiento para Comunicación ISO91:28 Norma Internacional para la Administración de Calidad 7. ANEXOS. 7.1 Bitácora.
14 DE 21 7.2 Control de Bitácoras.
15 DE 21 7.3 Formato para el pago de impuestos de Diesel.
16 DE 21 7.4 Reporte de inspección de cada 90 dias.
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