Capítulo 7 INFORMÁTICA Información general La División de Informática es principalmente una división de servicio y producción. Su objetivo es conservar los archivos de la asociación y preparar informes esenciales para el funcionamiento general. La división también da servicio a clubes y distritos y otras divisiones y departamentos en la oficina internacional. Tiene dos departamentos: Departamento de Expedientes de Dirigentes y Clubes y Departamento de Sistemas de Informática. Esta división maneja todos los informes de movimiento de socios y se encarga de dar mantenimiento a todos los archivos computarizados de los clubes. Además, debe dar mantenimiento a los archivos de los dirigentes de club. El sitio web de socios de la asociación (WMMR) se usa para presentar informes mensuales de afiliación, informes sobre dirigentes (PU-101) e informes de actividades de servicio a través de Internet. También permite a los clubes y distritos imprimir listas de socios y directorios. Utilización del Internet El sitio Web de la asociación www.lionsclubs.org es el portal de acceso a los muchos recursos disponibles en línea. El enlace de la Tienda está situado en la parte superior de la página de inicio del sitio Web de la asociación, y se usa para hacer pedidos de suministros tales como prendedores, camisas y chalecos. Asimismo, el sitio Web de la asociación puede utilizarse para inscribirse para la próxima convención internacional. En la página de inicio del sitio Web de la asociación, seleccione la pestaña Noticias y eventos, luego seleccione el enlace Convención Internacional. En la página de la Convención Internacional, seleccione el enlacepara los asistentes. El sitio Web de la asociación también permite a los socios Leones localizar otros clubes de Leones por medio del enlace Encontrar un club; leer la edición norteamericana de la revista LEÓN; enviar correos electrónicos a las diferentes personas, departamentos o divisiones de la oficina internacional y descargar publicaciones. En el sitio Web de la asociación también hay disponible un directorio en línea (información vital en línea), que es un listado de los miembros de la junta directiva internacional, ex presidentes internacionales, ex directores internacionales, presidentes de consejo y gobernadores de distrito. Solo pueden acceder al directorio en línea los miembros de la junta directiva internacional, ex presidentes internacionales, ex directores internacionales, presidentes de consejos y gobernadores de distrito. A dicho grupo selecto de dirigentes Leones se les asigna un nombre de usuario y contraseña. Este directorio también contiene información sobre oradores para convenciones de distrito y distrito múltiple, directorio del personal de la oficina internacional, una lista de VII-1
los comités de la junta directiva y copias de las actas de las reuniones de la junta directiva. Aunque los informes de movimiento de socios se pueden remitir en un formulario impreso, se alienta a los secretarios de club a utilizar el enlace Remitir informes del sitio Web de la asociación para remitir los informes mensuales. Al hacer clic en Remitir informes los dirigentes de club accederán al sitio de informes (WMMR) desde donde pueden remitir los informes de movimiento de socios, informes de actividades de servicio del club, informes de dirigentes (PU101), y ver los estados de cuenta mensuales. El WWMR también permite que los secretarios accedan a las listas de socios y otra información sobre socios, impriman listas de socios y directorios y produzcan las facturas para cada socio del club. Los tesoreros de club también pueden utilizar el sitio Web para acceder al módulo de facturación para la preparación de cuotas y "ver" los datos del club. Los tesoreros de club también pueden pagar los saldos a través de WMMR. Los clubes en statu quo solo pueden ver los estados de cuenta del club y cuotas per cápita, pero no pueden acceder a nada más en el sitio Web de WMMR. A escala de distrito, los gobernadores, vicegobernadores, secretarios-tesoreros de gabinete, asesores distritales de aumento de socios y jefes de región y zona solo tienen acceso para "ver" la información de los clubes. Los distritos pueden también producir directorios de los clubes y distrito y listas de socios. Los jefes de región y zona también tendrán acceso al sitio Web de informes. Sin embargo para que sean reconocidos oficialmente, el gobernador de distrito debe establecer las regiones y zonas a través del WMMR del sitio Web y asignar oficialmente a los respectivos jefes de región y zona. Para proteger la privacidad de los datos de los socios, se requieren contraseñas para utilizar el sistema de informes (WMMR). El número de socio de los respectivos dirigentes de club y de distrito se usará junto con la contraseña para iniciar la sesión. Este proceso se conoce como "Inscripción". El WMMR no aplica a los clubes cuyos distritos múltiples cuentan con sus propios sistemas de base de datos. A través del proceso de inscripción en el sitio Web, la contraseña será válida por un año. Luego de la inscripción, el nombre de usuario y la contraseña permitirán el acceso a todas las funciones del WMMR, aun cuando el mismo dirigente ocupe varios cargos, en el club, el distrito o el distrito múltiple. Las funciones del WMMR estarán disponibles de acuerdo a los cargos que tengan los dirigentes dentro de la asociación. Además, utilizando WMMR se pueden recuperar las contraseñas olvidadas. En la página de inicio de WMMR, el dirigente debe hacer clic en Olvidó su contraseña? Para cambiar su contraseña el dirigente inscrito tendrá que entrar su número de socio y contestar una pregunta de seguridad. VII-2
Clubes Leo Además del WMMR, que es sólo para clubes de Leones, los Leos y clubes Leo tienen ahora su propio sitio web para socios, LeoMMR. Se accede a LeoMMR de la misma manera que a WMMR desde el enlace Remitir informes de la página de inicio del sitio Web de la asociación en www.lionsclubs.org. Hay dos maneras de presentar los informes de dirigentes y movimiento de socios de los clubes Leo, remitiendo el formulario Leo-72 o utilizando el sitio web LeoMMR. Cuando el club Leo envía su información anual sobre sus dirigentes por medio del formulario Leo-72, se genera un mensaje electrónico o carta automáticos que se envía al presidente del club Leo. Es entonces responsabilidad del presidente del club Leo ingresar los dirigentes de su club para que puedan remitirse las contraseñas al resto de los dirigentes. Si el club Leo ya ha usado el sitio LeoMMR para informar a sus socios y dirigentes, no necesita remitir el formulario Leo-72 impreso en años subsiguientes. El secretario del club Leo debe ingresar los nombres de los nuevos dirigentes electos para el año económico entrante, y automáticamente se generarán y enviarán por correo electrónico o correo ordinario las contraseñas para los nuevos dirigentes Leo. Cuando el club Leo envía su información anual sobre sus dirigentes por el formulario Leo-91, se genera automáticamente un mensaje electrónico o carta que informa las contraseñas para utilizar el LeoMMR y se envían al presidente del distrito o distrito múltiple Leo. Es entonces responsabilidad del presidente del distrito o distrito múltiple Leo ingresar sus dirigentes para que puedan remitirse las contraseñas al resto de los dirigentes del distrito/distrito múltiple Leo. Cada distrito y distrito múltiple Leo deben completar y presentar el formulario Leo-91 al Departamento de Programas Juveniles para el 1 de julio de cada año. Para más información sobre cómo informar los socios y dirigentes de clubes, distritos y distritos múltiples Leo, contacte al Departamento de Programas Juveniles de la oficina internacional en leommr@lionsclubs.org. Información sobre socios El presidente de consejo o gobernador pueden obtener una nómina distrital que incluya los nombres, direcciones, números de socio, tipo de afiliación, etc. A. Esta información puede descargarse sin cargo directamente del sitio web WMMR. Si es la sede la que proporciona la información, hay un cargo para cubrir materiales, mano de obra y franqueo postal, si es el caso. B. Las normas de la Directiva Internacional requieren que la solicitud se presente por escrito a la División de Informática indicando qué se necesita, para qué se usará y certificando que no se usará para fines comerciales o políticos. Las listas de socios se pueden proporcionar como sigue: VII-3
Lista de socios (hoja computarizada) con un costo de 15 dólares por distrito más franqueo Etiquetas autoadhesivas con un costo aproximado de 18 dólares por millar, más franqueo se requiere un pedido mínimo de 10 dólares Disquete formateado a un costo de 20 dólares por distrito más franqueo Versión electrónico en hoja Excel a un costo de 15 dólares por distrito. C. Si el distrito múltiple pide una lista de socios (por escrito), el costo es: 15 dólares por distrito, más franqueo, por lista impresa 50 dólares por copia electrónica 75 dólares por un disquete (con base en la cantidad de socios en el distrito múltiple) Los dirigentes de club pueden obtener la lista de socios, que contiene nombres, direcciones, información sobre la afiliación, etc, al contactar el Dpto. de Expedientes de Clubes y Dirigentes, ext. 6938, o stats@lionsclubs.org. Otra alternativa es que los dirigentes de club accedan las listas del WMMR del sitio Web de la asociación. Los dirigentes del distrito y distrito múltiple pueden obtener las listas de socios que contiene nombres, direcciones y otros datos de los socios de sus clubes de Leones de sus respectivos distrito, del WMMR del sitio Web. El Registro de Afiliación del distrito que contiene la lista de clubes con sus respectivas cantidades de socios, puede obtenerse del Dpto. de Expedientes de Clubes y Dirigentes, ext. 6938, o stats@lionsclubs.org. A los mismos informes, Registro de Afiliación del Distrito (lista de clubes del distrito con sus respectivas cantidades de socios por club), los clubes que no reportaron sus dirigentes y las estadísticas de socios y socias (por tipo y sexo) se puede acceder sin contraseña a través del sitio Web como sigue: En la página inicial del sitio Web de la asociaciónwww.lionsclubs.org, haga clic en el idioma que prefiera. En la parte superior de la página haga clic en "Remitir informes" Haga clic en el emblema Leonístico En la página de acceso al WMMR, haga clic en Registro de Afiliación. Haga clic en el enlace del informe que desea, Registro de Informes o Clubes sin dirigentes o estadísticas de socias y socios. Haga clic en la carpeta del año económico que desea. Haga clic en la carpeta del mes (YYYY-MM) para seleccionar el respectivo informe. Deslice la barra de la página de archivos pdf de distritos hasta dar con su distrito y haga doble clic en el mismo. Si no tiene Adobe Acrobat en su VII-4
computadora, regrese a la página de acceso, y haga clic en el ícono Adobe y descárguelo en su ordenador. NOTA IMPORTANTE: Los informes se actualizan en el 5 º día de cada mes del año económico. Socios vitalicios Puede concederse la afiliación vitalicia al León que ha sido socio activo durante 20 años de servicio, o 15 años y de 70 años de edad, o que está en estado crítico. Además, en vigor desde el 1 de julio de 2006, las anteriores Leonas que ahora son socias activas de su club de Leones o que se convirtieron en socias activas a más tardar el 30 de junio de 2007, pueden aplicar todos sus años previos como Leonas al solicitar la afiliación vitalicia. Las ex Leonas que ingresaron como socias de un club de Leones después del 30 de junio de 2007 no tendrán derecho a que se les añadan sus años de servicio Lioness previo para la afiliación vitalicia. La afiliación vitalicia cuesta 500 dólares y es aprobada por el director ejecutivo en representación de la Junta Directiva Internacional. Esta es una cuota única y no cubre las cuotas del club, distrito o distrito múltiple. Queda a discreción de la junta directiva del club decidir si se cobran las cuotas del club y/o de cubrir las cuotas del distrito y distrito múltiple de los socios vitalicios. El formulario de solicitud se consigue del Departamento de Expedientes de Clubes y Dirigentes de la oficina internacional en stats@lionsclubs.org o puede descargarse del sitio Web www.lionsclubs.org. El socio vitalicio recibe una carta del presidente internacional, un distintivo, un certificado y una tarjeta plateada de afiliación vitalicia. Estos artículos suelen remitirse al secretario del club para que haga entrega. Socios fallecidos Una de las responsabilidades del Departamento de Expedientes de Dirigentes y Clubes, es preparar una lista de todos los socios fallecidos durante el año económico para la ceremonia póstuma que se lleva a cabo en la convención internacional, para honrar a los Leones fallecidos. También se envía una lista certificada de socios fallecidos antes de las convenciones de distritos y distritos múltiples. El fallecimiento de los socios debe ser notificado al Departamento de Expedientes de Dirigentes y Clubes y deben darlos de baja a través del informe mensual de movimiento de socios. En el sitio WMMR se consigue una lista de los socios que han fallecido en cada club. Historiales del club En aniversarios, celebraciones, discursos, etc., el Departamento de Expedientes de Dirigentes y Clubes puede proporcionar datos históricos sobre el club. Como es una operación manual que consume mucho tiempo, se cobra una cuota de 15 dólares por VII-5
hora. Deben hacer las solicitudes de historiales de club con bastante tiempo de antelación. Para una lista de socios fundadores, ex presidentes del club, etc., contacte el Departamento de Expedientes de Clubes y Dirigentes, ext. 6938, o stats@lionsclubs.org. Tenga en mente que habrá un cargo a razón de E.U.!5 por hora. Cambio de dirección Es muy importante informar los cambios de dirección. La asociación necesita las direcciones actuales para hacer el envío de la revista LION. remesas, etc. Deben reportarse los cambios de dirección como sigue: Los dirigentes distritales deben comunicarlo al Departamento Iberoamericano en iberoamerican@lionsclubs.org Los dirigentes de club deben enviar formularios impresos de dirigentes de club (PU-101) al Departamento de Expedientes de Clubes y Dirigentes, ext. 6938, o stats@lionsclubs.org, o actualizar los cambios de dirección a través del sitio WMMR del sitio Web. Todos los Leones deben reportar cambios al Dpto. de Expedientes de Clubes y Dirigentes, ext. 6938, o stats@lionsclubs.org. Si tiene otras preguntas, contacte el gerente de la División de Informática de la oficina internacional al fax 630-706-9224, o it@lionsclubs.org. Informes sobre socios por distrito Los gobernadores de distrito pueden obtener la lista de socios nuevos, socios dados de baja, socios vitalicios y socios fallecidos por distrito a través de WMMR. VII-6