MANUAL DE USUARIO REGISTRO DE ORGANISMOS PARITARIOS Y APROBACIÓN DE REGLAMENTOS DE HIGIENE Y SEGURIDAD

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1 INS-GDA Instructivo Página 1 de 33 Manual de Usuario REGISTRO DE ORGANISMOS PARITARIOS Y APROBACIÓN DE REGLAMENTOS DE HIGIENE Y SEGURIDAD Fecha: Versión: 01 Página: 1 de 33 Código: INS-GRT MANUAL DE USUARIO REGISTRO DE ORGANISMOS PARITARIOS Y APROBACIÓN DE REGLAMENTOS DE HIGIENE Y SEGURIDAD

2 INS-GRT Instructivo Página 2 de 33 Tabla de contenido 1. Control del Documento Datos generales Identificación del instructivo Objetivo Alcance Base legal Glosario de términos Perfiles y niveles de responsabilidad Descripción Introducción Acceso de empresas a la aplicación Registro de Organismos Paritarios Aprobación de Reglamentos de Higiene y Seguridad Archivo y conservación

3 INS-GRT Instructivo Página 3 de Control del Documento REGISTRO DE CONTROL DEL DOCUMENTO VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA NOMBRE CARGO FIRMA 01 Creación 04/08/2015 ELABORADO POR: Ligia Moreno Asistente Dirección de Procesos

4 INS-GRT Instructivo Página 4 de Datos generales 2.1. Identificación del instructivo PROCESO NIVEL 0: PROCESO NIVEL 1: PROCESO NIVEL 2: RESPONSABLE: Gestión de Regulación del Trabajo Gestión de Registro y Autorización de Trabajo Gestión de Registro y Autorización de Trabajo Sector Privado Dirección de Seguridad y Salud en el Trabajo 2.2. Objetivo Dar una guía de apoyo a las empresas públicas y privadas que realizan el registro de los Organismos Paritarios y solicitan la aprobación del Reglamento de Higiene y Seguridad, mediante la descripción paso a paso del uso del módulo de Salud y Seguridad en el Trabajo del Sistema de Administración Integral de Trabajo y Empleo (SAITE) Alcance El instructivo inicia desde el registro de las direcciones de la matriz y sucursales de la empresa pública o privada hasta la emisión del certificado del registro de organismo paritario y aprobación de reglamento de Higiene y Seguridad Base legal Acuerdo Ministerial No. MDT del 11 de junio de 2015, Instructivo para el Registro de Reglamentos y Comités de Higiene y Seguridad en el Trabajo Glosario de términos Organismo Paritario. Es el órgano de participación interna de las actuaciones de la empresa en materia de prevención de riesgos. Reglamento de Higiene y Seguridad. Es un conjunto de reglas para el cumplimiento de normativa legal vigente en el país en materia de seguridad y salud en el trabajo. Sucursal. Se entiende por sucursal todo establecimiento secundario dotado de representación permanente y de cierta autonomía de gestión a través del cual se desarrollan, total o parcialmente, las actividades de la sociedad matriz.

5 INS-GRT Instructivo Página 5 de 33 SAITE. Sistema de Administración Integral de Trabajo y Empleo. 3. Perfiles y niveles de responsabilidad ROL O CARGO DEL RESPONSABLE Director de Seguridad y Salud en el Trabajo Director de Tecnologías de Información y Comunicación Usuario (Empresas Públicas y Privadas) NIVEL DE RESPONSABILIDAD / FUNCIONES Seguimiento de la información publicada para insumo interno (estadística) y observación externa. Socializar y capacitar a los usuarios externos e internos respectivamente sobre el sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. Dar soporte técnico al sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo únicamente a pedido del Director de Seguridad y Salud en el Trabajo. Acceso al Sistema en línea de Registro de Organismos Paritarios y aprobación de Reglamento de Higiene y Seguridad. Ingresar datos si se encuentra registrado en el Sistema de Contratos y Actas de Finiquito. Previa validación de campos requeridos imprimir de manera inmediata el certificado de registro de Organismos Paritarios y la aprobación del Reglamento de Higiene y Seguridad. 3. Descripción 3.1 Introducción Estimado usuario para la perfecta utilización del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo 1. Trabajar con el explorador Mozilla Firefox. 2. Diríjase a la Barra de Menú, clic en Herramientas, clic en Opciones, verificar que no se encuentre activado el casillero de: bloqueo de ventanas emergentes. 3. Recuerde que para el correo electrónico que solicita el sistema, debe contener exclusivamente letras minúsculas.

6 INS-GRT Instructivo Página 6 de 33 A continuación se describe la forma en la que el usuario debe usar la aplicación para realizar el Registro de Organismos Paritarios y Aprobación de Reglamentos de Higiene y Seguridad 3.2 Acceso de empresas a la aplicación. 1. Ingresar a la página web del Ministerio del Trabajo, seleccionar el SAITE (Sistema de Administración Integral de Trabajo y Empleo). 2. Seleccionar ACCESO A SAITE, para el registro de la información.

7 INS-GRT Instructivo Página 7 de En caso de ser una nueva empresa seleccionar REGISTRO DE NUEVA EMPRESA 4. Llenar el registro de acuerdo al siguiente formulario. Paso 1. Datos del empleador En el primer ítem de TIPO DE IDENTIFICACIÓN, se puede seleccionar CÉDULA, RUC o PASAPORTE.

8 INS-GRT Instructivo Página 8 de 33 Paso 2. Dirección del Empleador Paso 3. Datos del representante legal

9 INS-GRT Instructivo Página 9 de Una vez ingresada la información el sistema le notificará su registro al correo electrónico ingresado. 6. Para la activación de la cuenta realizar la confirmación, seleccionar INGRESAR AL SISTEMA, en la parte inferior luego de la activación del usuario, para retornar a la página principal. Si usted no confirma no podrá acceder a los servicios ofrecidos por el Sistema de Administración Integral de Trabajo y Empleo. 7. En caso de olvido de contraseña el sistema le da la opción de RECUPERAR CONTRASEÑA.

10 INS-GRT Instructivo Página 10 de El sistema emitirá el siguiente mensaje, para recuperar la contraseña, en el cual se debe colocar el Usuario con el que se registró (Cédula, RUC o Pasaporte) 9. El sistema enviará la nueva contraseña al correo electrónico registrado.

11 INS-GRT Instructivo Página 11 de La información para una nueva clave le llegará a su correo electrónico. 11. Seleccionar INGRESAR y será direccionado al sistema para su ingreso 12. Ingresar nuevamente su USUARIO y la CONTRASEÑA proporcionada por el sistema

12 INS-GRT Instructivo Página 12 de Al seleccionar INGRESAR el sistema emitirá el siguiente cuadro de diálogo, para el cambio de la contraseña. 14. Una vez ingresada la información solicitada seleccionar GUARDAR

13 INS-GRT Instructivo Página 13 de Al guardar el sistema le regresará a la página principal donde debe ingresar su usuario y contraseña. 16. Seleccionar Salud y Seguridad en el Trabajo. 17. El sistema desplegará la pantalla principal de este aplicativo.

14 INS-GRT Instructivo Página 14 de Registro de Organismos Paritarios 1. Al seleccionar el Registro de Organismos Paritarios, el sistema emitirá el siguiente mensaje. 2. En la parte superior derecha de la pantalla se debe seleccionar este ícono para poder cambiar de sistema y registrar las sucursales solicitadas.

15 INS-GRT Instructivo Página 15 de Seleccionar sistema TRABAJADOR Y ACTAS DE FINIQUITO 4. Se desplegará la siguiente pantalla, seleccionar EMPLEADOR, REGISTRO SUCURSAL. 5. Se desplegará la siguiente pantalla, seleccionar NUEVA SUCURSAL y llenar los datos requeridos, en el tipo de sucursal seleccionar en primer lugar MATRIZ.

16 INS-GRT Instructivo Página 16 de Seleccionar GUARDAR y se detallará la siguiente información. 7. Seleccionar AGREGAR DIRECCIÓN, llenar los datos requeridos. 8. GUARDAR información, y se visualizará de la siguiente manera.

17 INS-GRT Instructivo Página 17 de De igual forma se deben llenar las sucursales en caso de tenerlas y la información se visualizará de la siguiente manera. 10. Una vez registrada la información de MATRIZ Y/O SUCURSAL, regresar al sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. Se desplegará la siguiente pantalla.

18 INS-GRT Instructivo Página 18 de Este formulario presentará las obligaciones que debe cumplir el empleador para poder realizar el registro del Organismo Paritario, se debe realizar una selección en los recuadros derechos para proceder a guardar la información. 12. En la parte inferior luego de las obligaciones se encuentra la lista de Organizaciones Paritarios.

19 INS-GRT Instructivo Página 19 de Seleccionar el botón el cual permitirá agregar los empleados y empleadores que conformarán el Comité. 14. Seleccionar BUSCAR EMPLEADO y se desplegará la siguiente pantalla. 15. Seleccionar el empleado que será Titular, el botón de lado derecho nos permite elegirlo.

20 INS-GRT Instructivo Página 20 de Se desplegará el siguiente recuadro, donde aparecerá el nombre del empleado seleccionado, seleccionar tipo de delegado titular o suplente y sus funciones. Este proceso se debe realizar para la selección de empleados y empleadores, titulares y suplentes. 17. Al seleccionar ACEPTAR la información se guardará. 18. Una vez seleccionado los empleados y empleadores que formarán el comité se visualizará de esta manera.

21 INS-GRT Instructivo Página 21 de Cuando no se selecciona en su totalidad las obligaciones o la información de la organización paritaria no está completa, el sistema emitirá el siguiente mensaje. 20. Una vez GUARDADA está información el sistema habilitará automáticamente el botón para generar el certificado de registro del organismo paritario. 21. Seleccionar el botón para la impresión del certificado, el documento se abrirá en formato PDF, mismo que puede ser guardado o directamente abierto para su impresión.

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23 INS-GRT Instructivo Página 23 de Aprobación de Reglamentos de Higiene y Seguridad 1. Seleccionar REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD, APROBACIÓN DEL REGLAMENTOS DE SEGURIDAD Y SALUD. 2. Se desplegará el siguiente formulario, en el cual se debe seleccionar todos los recuadros en cada uno de los siguientes ítems.

24 INS-GRT Instructivo Página 24 de 33 Técnico de Seguridad, ingresar el número de cédula de la persona quien será Técnico de Seguridad, y el sistema validará los nombres y apellidos, y los estudios automáticamente. Centro de Trabajo de la Empresa, en está pantalla se visualizará la información ingresada en el registro de sucursal del organismo paritario. De los Empleadores.

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26 INS-GRT Instructivo Página 26 de 33 De los trabajadores. Planes de emergencia y contingencia.

27 INS-GRT Instructivo Página 27 de 33 Sanciones. Riesgos laborales, en este ítem se deben llenar los riesgos más importantes que sean aplicados en su empresa. El sistema le permite agregar factores sin ningún límite de cantidad. Metodología para identificación de riesgos, el sistema desplegará un catálogo de metodologías a seleccionar de acuerdo a la que su empresa utilice y de igual forma de no existir le permite la opción de agregar OTRAS METODOLOGÍAS Cuando se seleccione OTRAS METODOLOGÍAS, el sistema habilitará un recuadro para ingresar el nombre.

28 INS-GRT Instructivo Página 28 de 33 Factores de Riesgo, en este ítem se deben agregar los factores de riesgos identificados por la empresa. RIESGOS. FACTORES DE RIESGOS, en caso de no aplicar ninguna de estas opciones, se tiene la disponibilidad de agregar otros. PROCESOS, área física donde se encuentra el riesgo declarado. Una vez ingresada la información de factores de riesgo seleccione AGREGAR para que la información sea guardada. Antes de guardar toda la información solicitada el sistema permite ELIMINAR los riesgos.

29 INS-GRT Instructivo Página 29 de Una vez ingresada toda la información del formulario para la aprobación del reglamento de higiene y seguridad, seleccionar GUARDAR. 4. El sistema emitirá un mensaje emergente el cual debe ser leído detenidamente ya que una vez ACEPTADO usted no podrá realizar ninguna modificación. 5. Seleccionar certificados generados. 6. El sistema desplegará la información que ha sido guardada para el certificado, seleccionando el botón

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32 INS-GRT Instructivo Página 32 de Seleccionar el botón CERTIFICADO. 8. Se generará el siguiente recuadro para abrir el certificado. 9. Seleccionar ACEPTAR el documento se abrirá en formato PDF., mismo que puede ser guardado o directamente abierto para su impresión.

33 INS-GRT Instructivo Página 33 de 33 IMPORTANTE. Cuando el registro del Organismo Paritario cumpla el tiempo de un año y la aprobación del Reglamento de Higiene Seguridad del Trabajo de dos años, se le enviará un correo electrónico 15 días antes para que efectúe la renovación. 4. Archivo y conservación. CÓDIGO INS-GRT NOMBRE DOCUMENTO Instructivo RESPONSABLE DEL ARCHIVO Asistente de la Dirección de Administración de Procesos TIEMPO RETENCIÓN 2 años