3.2 SISTEMA DE INFORMACIÓN ACTUALES 3.2.1 REGISTRO ACADÉMICO El Sistema de Registro de de la Universidad registra el control y la actualización de los expedientes académicos de todos los estudiantes. El sistema de registro académico se encuentra desarrollado en FoxPro for Windows, como gestor de base de datos, fundamentándose por su potencia, y portabilidad, utilizando así poco espacio en memoria aproximadamente 280 K de memoria, además de tener un sistema de programación multiusuario para uso de área local, el Sistema de Registro de, cuenta con inscripción de asignaturas, cambios de grupos, retiro de asignaturas, registro de notas por alumnos, listados de alumnos por materia, etc. Actualmente en los procesos que los alumnos realizan para poder ingresar e inscribirse, es necesarios realizar cambio que mejoren los mecanismos ya que el alumno realiza muchos procesos demasiado largos y repetitivos, lo que provoca perdidas de tiempo, tanto para el alumno como para el personal de, pero para hacer modificaciones en los procesos es necesarios saber como se están efectuando actualmente, para ello se describen los procesos a seguir cuando los alumnos ingresan a la universidad. 97
DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS Es importante destacar que una vez que se ha recabado, integrado y analizado la información, se procederá a la graficación de los procedimientos a través de diagramas los cuales cada uno tiene su respectiva descripción para poder mostrar cómo se realiza el proceso actualmente. Los diagramas de flujo son la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo. Los diagramas de flujo conocidos también como fluxogramas expresan gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de éste, estableciendo su secuencia cronológica. La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbología para que sea empleada en los diagramas orientados al procesamiento electrónico de datos (EDP) con el propósito de representar los flujos de información, de la cual se han adoptado ampliamente algunos símbolos para la elaboración de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramación administrativa. El formato del diagrama de flujo utilizado es horizontal, en él el flujo o la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha. 98
SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI UTILIZADOS EN LOS FLUJOGRAMAS SIMBOLO REPRESENTA TERMINAL. Indica el inicio o la ter0minación del flujo, puede ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información. PROCESO. Representa la realización de una operación o actividad relativas a un procedimiento. DOCUMENTO. Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. OPERACIÓN CON TECLADO. Representa una operación en que se utiliza una perforadora o verificadora de tarjeta. DIRECCIÓN DE FLUJO O LINEA DE UNION. Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones. 99
3.2.1.1 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: INGRESO DE ALUMNOS DE NUEVO INGRESO ALUMNO NUEVO INGRESO COLECTURIA ADMINISTRACIÓN ACADEMICA INICIO SOLICITA ASESORIA CANCELA SOLICITA HOJA DE INSCRIPCION Y ENTREGA FORMULARIO EMITE CARNET FIN 100
3.2.1.2 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN INGRESO DE ALUMNOS DE NUEVO INGRESO PASO DESCRIPCION UNIDAD 1. Solicita ayuda e información en la Unidad de Nuevo Ingreso sobre tramites a seguir Unidad Nuevo Ingreso PERSONA Coordinadora de Unidad Nuevo Ingreso 2. Cancela aranceles en colecturía Colecturía Cobros 3. 4. Solicita a Unidad de Nuevo Ingreso la información para admisión a la Universidad Llenado de los formularios por parte del estudiante 5. Chequear formularios por parte de Unidad de Nuevo Ingreso 6. Emisión de Numero de Carnet y Comprobante de Admisión Unidad Nuevo Ingreso Unidad Nuevo Ingreso PARTICIPANTE Alumno y Personal Unidad Nuevo Ingreso Alumnos y Personal de colecturía Alumno y Personal de Nuevo Ingreso * Tiempos recabados en la investigación preliminar la cual contempló visitas, chequeos, toma de tiempos de cada uno de los procesos detallados en el cap. III DURAC. ACTUAL 5 min. 10 min. 3 min. Alumno Alumno Alumno 40 min. Unidad Nuevo Ingreso Unidad Nuevo Ingreso Unidad Nuevo Ingreso Coordinadora de Unidad Nuevo Ingreso Unidad Nuevo Ingreso Unidad Nuevo Ingreso 5 min. 2 min. * Total 1 h 5 min.
3.2.1.3 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: INSCRIPCIÓN DE ASIGNATURAS DE NUEVO INGRESO ALUMNO NUEVO INGRESO COLECTURIA ADMINISTRACIÓN ACADEMICA INICIO INFORMACIÓN DE ARANCEL Y FORMA DE PAGO CANCELA ARANCELES PRESENTA RECIBOS CANCELADOS LLENA FORMULARIOS INSCRIPCION REVISIÓN DE FORMULARIOS DE INSCRIPCION DIGITACION AL SISTEMA Y EMISIÓN DE CONSTANCIAS EMISIÓN DEL CARNET FIN 102
3.2.1.4 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN INSCRIPCIÓN DE NUEVO INGRESO PASO DESCRIPCIÓN UNIDAD 1 2 3 4 5 6 Información sobre aranceles y forma de pago Cancelación de aranceles (matricula, 1 cuota, inscripción.) Presentar recibos cancelados y obtener papelería de inscripción Llenado de formularios de inscripción Revisión de formularios de inscripción Digitación al sistema de registro académico y emisión de constancia 7 Emisión del Carnet de estudiante Unidad Nuevo Ingreso Colecturía Unidad de Inscripción PERSONA Coordinadora de Nuevo Ingreso Cobros Unidad de Inscripción PARTICIPANTE U. Nuevo Ingreso Alumnos y personal de colecturía de Unidad de Inscripción DURAC. ACTUAL 2 min. 10 min. 3 min. Alumno Alumno Alumno 10 min. Unidad de Asesoría Unidad de Sistemas Unidad de Sistemas Unidad de Asesoría Unidad Sistemas. Asistente de Inscripción Unidad de Asesoría de Unidad de Sistemas Administ. de Inscripción 10 min. 5 min. 10 min. * Total 50 min.
3.3.1.5 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: INSCRIPCIÓN DE ASIGNATURAS DE INGRESO POR EQUIVALENCIAS ALUMNO DECANATO COLECTURIA ADMINISTRACIÓN ACADEMICA INICIO SOLICITA ASESORIA CON NOTAS CERTIFICADAS CANCELA EQUIVALENCIAS Y ARANCELES DE INSCRIPCION EMISIÓN DE EQUIVALENCIA DE NOTAS LLENADO DE FORMULARIO DE ADMISION CHEQUEO DE FORMULARIOS LLENADO DE FORMULARIO INSCRIPCION REVISIÓN DE FORMULARIO INSCRIPCION DIGITACION AL SISTEMA Y EMISIÓN DE CONSTANCIAS EMISIÓN DEL CARNET FIN 104
3.2.1.6 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN INSCRIPCIÓN DE ASIGNATURAS DE INGRESO POR EQUIVALENCIAS PASO 1 2 DESCRIPCION Presenta notas certificadas al Decano Cancelación de equivalencia de notas y derechos de inscripción UNIDAD Decanato Colecturía 3 Emisión de equivalencia de notas Decanato 4 5 6 7 8 Llenado de formularios de admisión Chequeo de formulario por parte de unidad de nuevo ingreso Llenado de formulario de inscripción Revisión de formularios de inscripción Digitación al sistema de registro académico y emisión de constancia 9 Emisión del carnet de estudiante PERSONA Alumno Alumno equivalencias PARTICIPANTE equivalencias y alumno cobros y alumno equivalencias de notas DURAC. ACTUAL 20 min. 10 min. 20 min. Alumno Alumno Alumno 40 min. Unidad de Nuevo Ingreso Nuevo Ingreso de Unidad de Nuevo Ingreso 5 min. Alumno Alumno Alumno 10 min. Unidad de Asesoría Unidad de Sistemas Unidad de Asesoría Unidad de Sist. Asistente de Inscripción de la Unidad de Asesoría de Unidad de Sist. Alumno y personal de Inscripción 10 min. 5 min. 10 min. * Total 2 h. 10 min.
3.2.1.7 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: INSCRIPCIÓN DE ANTIGUO INGRESO ALUMNO CONTABILIDAD COLECTURIA ADMINISTRACIÓN ACADEMICA INICIO SOLICITA SOLVENCIA ULTIMO CILO DE ESTUDIO PRESENTA RECIBOS CANCELADOS SOLICITA FORMULARIO INSCRIPCION LLENA FORMULARIO INSCRIPCION REVISIÓN DE FORMULARIOS DE INSCRIPCION DIGITACION AL SISTEMA Y EMISIÓN DE CONSTANCIAS EMISIÓN DEL CARNET FIN 106
3.2.1.8 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN INSCRIPCIÓN DE ASIGNATURAS DE ANTIGUO INGRESO PASO 1 2 3 4 5 DESCRIPCIÓN Solicitar solvencia de último ciclo de estudio Presentar recibos cancelados y obtener papelería de inscripción Llenado de formularios de inscripción Revisión de formularios de inscripción Digitación al sistema de registro académico y emisión de constancia 6 Emisión del carnet de estudiante * UNIDAD Contabilidad Unidad de Inscripción PERSONA Contabilidad Coordinador Unidad de Inscripción PARTICIPANTE de contabilidad de Unidad de Inscripción DURAC. ACTUAL 15 min. 3 min. Alumno Alumno Alumno 10 min. Unidad de Asesoría Unidad de Sistemas Unidad de asesoría Coordinar de Unidad de sistema Asistente de Inscripción de Unidad de asesoría Coordinar de Unidad de sistemas de Inscripción 5 min. 10 min. 10 min. Total 50 min.
3.2.1.9 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: EGRESO DE PROFESORADO ALUMNO DECANATO COLECTURIA ADMINISTRACIÓN ACADEMICA INICIO PAGO DE GASTOS DE GRADUACION REVISIÓN DE EXPEDIENTE SOLICITA CARTA DE EGRESADO INSCRIPCIÓN DE ANTEPROYECTO DE TRABAJO DE GRADUACION FIN 108
3.2.1.10 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN EGRESO DE PROFESORADO PASO DESCRIPCIÓN 1 Pago de gastos de Graduación 2 Revisión de Expediente 3 Solicitar carta de egresado UNIDAD Colecturía PERSONA cobros 4 Inscripción de Anteproyecto Decanato Decano PARTICIPANTE Egresado y personal de Colecturía Egresado y personal de Administ. Academ. Egresado y personal de Administ. Academ. Egresado y Decano DURAC. ACTUAL 5 min. 1 mes 3 meses 1 mes * Total 5 meses
3.2.1.11 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: EGRESO DE LICENCIATURA / INGENIERÍA ALUMNO DECANATO COLECTURIA ADMINISTRACIÓN ACADEMICA INICIO PAGO CARTA DE EGRESO REVISIÓN DE EXPEDIENTE SOLICITA CARTA DE EGRESADO INSCRIPCIÓN DE ANTEPROYECTO DE TRABAJO DE GRADUACION FIN 110
3.2.1.12 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCION EGRESO DE LICENCIATURA / INGENIERÍA PASO DESCRIPCIÓN 1 Pago de Carta de Egreso Colecturía 2 Revisión de Expediente 3 Solicitar carta de egresado 4 Inscripción de Anteproyecto de Trabajo de Graduación UNIDAD Decanato PERSONA cobros Decano PARTICIPANTE Egresado y personal de Colecturía Egresado y personal de Administ. Academ. Egresado y personal de Administ. Academ. Egresado y Decano DURAC. ACTUAL 5 min. 1 mes 3 meses 1 mes * Total 5 meses
3.2.1.13 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: EGRESO DE LICENCIATURA EN CIENCIAS JURÍDICAS ALUMNO DECANATO COLECTURIA ADMINISTRACIÓN ACADEMICA INICIO PAGO DE CARTA DE EGRESO REVISIÓN DE EXPEDIENTE SOLICITA CARTA DE EGRESADO SOLICITA FECHA PARA EXAMEN ORAL Y ESCRITO FIN 112
3.2.1.14 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN EGRESADO DE LICENCIATURA EN CIENCIAS JURÍDICAS PASO DESCRIPCIÓN 1 Pago de carta de Egreso 2 Revisión de Expediente 3 Solicitar carta de egresado 4 Solicitar fecha para Examen oral y escrito UNIDAD Colecturía Decanato PERSONA cobros Decano PARTICIPANTE Egresado y personal de Colecturía Egresado y personal de Administ. Academ. Egresado y personal de Administ. Academ. Egresado y Decano DURAC. ACTUAL 5 min. 1 mes 3 meses 1 mes * Total 5 meses
3.2.1.15 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: REINGRESO PARA ESTUDIANTE GRADUADO QUE DESEA ESTUDIAR NUEVA CARRERA ALUMNO INICIO COLECTURIA ADMINISTRACIÓN ACADEMICA SOLICITA REINGRESO ASESORIA EQUIVALENCIAS DE MATERIAS GANADAS PRESENTA CERTIFICACIÓN GLOBAL DE NOTAS Y SOLICITUD LLENA CANCELA ESTUDIO DE EQUIVALENCIA DE MATERIAS GANADAS Y ARANCELES DE INSCRIPCION PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE ANTIGUO INGRESO FIN 114
3.2.1.16 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN REINGRESO PARA ESTUDIANTE GRADUADO QUE DESEE ESTUDIAR NUEVA CARRERA PASO DESCRIPCIÓN 1 Solicitud de reingreso 2 3 Asesoría equivalen materias ganadas Presentar certificación global de notas y solicitud llena 4 Cancelación de Aranceles Colecturía 5 Proceso Inscripción de Antiguo Ingreso UNIDAD Unidad de Unidad de Unidad de PERSONA Coordinador Reingreso de Administ. Academ. Coordinador Reingreso de Administ. Academ. Coordinador unidad de Admin. Cobros antiguo ingreso PARTICIPANTE de de Colecturía de Inscripción DURAC. ACTUAL 2 min. 30 min. 30 min. 10 min. 50 min. * Total 2 horas
3.2.1.17 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: REINGRESO PARA ESTUDIANTE INACTIVO ALUMNO COLECTURIA ADMINISTRACION ACADEMICA INICIO PRESENTA SOLVENCIA FINANCIERA / BIBLIOTECA SOLICITA REINGRESO SOLICITA ASESORIA PARA INSCRIPCION PAGO ARANCELES DE INSCRIPCION PROCESO INSCRIPCIÓN ANTIGUO INGRESO FIN 116
3.2.1.18 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN REINGRESO PARA ESTUDIANTE INACTIVO PASO 1 2 DESCRIPCIÓN Presentar solvencias Financiera, Biblioteca Solicitar reingreso UNIDAD Admin. Financiera Biblioteca 3 Cancelación de Aranceles Colecturía 4 Proceso de Inscripción de Antiguo ingreso Unidad Unidad de Administ. PERSONA Coordinador Financiera, Biblioteca Coordinador Reingreso Administ. Cobros Antiguo Ingreso PARTICIPANTE de Financiera Biblioteca de de Colecturía de Inscripción DURAC. ACTUAL 30 min. 5 min. 10 min. 50 min * Total 1h 35 m.
3.2.1.19 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: CAMBIO DE CARRERA ALUMNO ADMINISTRACION ACADEMICA INICIO SOLICITA CAMBIO DE CARRERA PRESENTA SOLICITUD LLENA Y SOLVENCIAS RESOLUCION PROCESO INSCRIPCIÓN FIN 118
3.2.1.20 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN CAMBIO DE CARRERA PASO DESCRIPCIÓN UNIDAD 1 Solicitud cambio de carrera Unidad de Admin. 2 Presentar solicitud y solvencias 3 Resolución 4 * Proceso de Inscripción PERSONA Alumno Alumno Alumno Unidad de Inscripción Admin. Unidad de Inscripción PARTICIPANTE de admin. Personal de Admin. de Unidad de Inscripción DURAC. ACTUAL 2 min. 30 min. 5 min. 50 min Total 1h 25 m.
3.2.1.21 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: RETIRO DE MATERIA ALUMNO ADMINISTRACION ACADEMICA INICIO SOLICITA RETIRO DE MATERIA PRESENTA SOLICITUD RESOLUCION FIN 120
3.2.1.22 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN RETIRO DE MATERIA PASO DESCRIPCIÓN 1 Solicita retiro de materia 2 Presenta solicitud 3 Retiro de materia UNIDAD PERSONA PARTICIPANTE de de Admin. DURAC. ACTUAL 2 min. 5 min. 5 min. * Total 12 min.
3.2.1.23 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: TERCERA MATRICULA ALUMNO SECRETARIO GENERAL ADMINISTRACIONACADEMICA INICIO SOLICITA TERCERA MATRICULA RESOLUCION PROCESO INSCRIPCIÓN FIN 122
3.2.1.24 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN TERCERA MATRICULA PASO DESCRIPCIÓN UNIDAD PERSONA PARTICIPANTE DURAC. ACTUAL Solicitud de Tercera Unidad de Alumno y 1 Secretario General 2 min. Matricula secretario General 2 Resolución Consejo Directivo Consejo Directivo 15 días 3 Proceso de Inscripción * Total Unidad de Admin. de Admin. Acad. 50 min. 15 d 50 min.
3.2.1.25 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: TRASLADO DE SEDE ALUMNO ADMINISTRACIÓN ACADEMICA INICIO SOLICITA TRASLADO DE SEDE PRESENTA SOLICITUD RESOLUCION FIN 124
3.2.1.26 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN TRASLADO DE SEDE PASO DESCRIPCIÓN UNIDAD 1 Solicitud de Traslado 2 Presentar solicitud y solvencias 3 Resolución * Total Unidad Unidad Unidad PERSONA PARTICIPANTE Admin. de Admin. Acad. Admin. de Admin. Acad. Personal de Admin. Admin. DURAC. ACTUAL 2 min. 30 min. 10 min. 45 min.
3.2.1.27 ESTADO DEL SISTEMA DE REGISTRO ACADÉMICO ACTUAL 126