Informática Aplicada a la Gestión de Empresas (IAGE) Parte III Excel e Internet Tema 2
1. Rango de celdas. Definición. Selección Contenido. 2. Referencias relativas, absolutas y mixtas. 3. Gráficos. Creación, modificación y mejoramiento del aspecto.
1. Rango de celdas. Definición: Conjunto de celdas, que pueden ser adyacentes o no. Su utilidad reside en que puede aplicársele un comando en una sola operación conjuntamente a todas las celdas contenidas en ese rango.
Mediante los rangos, podremos hacer referencia en una fórmula a distintas partes de una hoja o hacer referencia a la misma parte en diferentes fórmulas. Además, podemos hacer referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros, etc.
Selección: Para seleccionar un rango de celdas contiguas, se hace click en el botón izquierdo del ratón y, manteniéndolo presionado, se arrastra hasta el extremo opuesto del citado rango, y luego, dejando de pulsar el ratón.
Selección: También se puede hacer click sobre la celda de un extremo del rango y manteniendo presionada la tecla <Mayús>, hacer click en la celda que esté en el extremo opuesto del rango que se desea seleccionar.
Seleccionar rangos de celdas no contiguas: Seleccionamos primero el rango de celdas contiguas del rango en cuestión y después presionamos la tecla <Ctrl> y sin dejar de pulsarla, seleccionamos otro grupo de celdas contiguas y así hasta completar el rango de celdas no contiguas.
2.Referencias relativas, absolutas y mixtas. Existen tres métodos para referirnos a las celdas en las fórmulas, que afectarán al modo en que se copien posteriormente. Estos son: a) Especificando direcciones de celdas relativas: si en la fórmula de una celda se hace una referencia relativa a la dirección de otra celda o de un rango, cuando la fórmula se copie a otra celda, se mantendrá la relación. Ejemplo.
b) Una dirección absoluta se comporta de manera opuesta a la relativa, puesto que conservará la dirección de la fórmula copiada independientemente de dónde sea pegada. Para indicar que una dirección es absoluta o fija, basta con con escribir el símbolo $ delante de los indicadores de columna y fila. c) En las referencias mixtas, una parte de la dirección (ya sea columna o fila) permanece relativa, y la otra, absoluta. Ejemplo.
Para agilizar la escritura de direcciones absolutas y mixtas, en lugar de teclear el símbolo $, podemos pulsar la tecla de función <F4> inmediatamente después de escribir la dirección de celda. Pulsando una vez, Excel cambiará la dirección a absoluta, haciéndolo dos veces, la fila será absoluta, permaneciendo la columna relativa, una tercera pulsación hará absoluta la columna y relativa la fila, una cuarta la convertirá en relativa y así, comenzará de nuevo el ciclo.
3.Gráficos: El programa Excel permite la creación rápida de gráficos a partir de los datos contenidos en una hoja. Para ello, dispone de un asistente que va guiando al usuario paso a paso hasta obtener el resultado deseado. Debido a que este asistente muestra el gráfico que se obtendrá según se vaya avanzando en la creación, es conveniente seleccionar previamente el rango de datos que se utilizará.
Gráficos: Con el menú INSERTAR/GRAFICOS aparece el asistente para gráficos, que tiene cuatro etapas. En la primera, se decide el tipo y el subtipo de gráfico que se creará. Si pulsamos en los Tipos estándar podremos definir el tipo principal de gráfico, que podrá ser de Columnas, Barras, Líneas...hasta un total de 14 tipos diferentes.
Una vez elegido el tipo principal, en la parte derecha se muestran los distintos subtipos que pueden aparecer en cada categoría. En la pestaña de Tipos personalizados aparecen otros 20 tipos de gráficos más, por si no se ha encontrado el tipo adecuado.
Una vez elegido el tipo y subtipo de gráfico se avanza a la segunda etapa, pulsando sobre el botón Siguiente. Aquí ya se puede ver una aproximación al resultado final, siempre que se hubiese seleccionado previamente el rango de datos y en caso de que no se hubiera hecho, este es el momento de hacerlo.
En la pestaña Rango de datos, en el campo Rango de datos aparecerá el rango seleccionado. Debe indicarse también aquí si los datos están en filas o columnas. En la pestaña Serie es posible agregar o eliminar series, asignarle un nombre a cada una de ellas, especificar su rango concreto de datos, etc.
Con el botón Siguiente avanzamos a la tercera etapa. En ésta aparecen varias pestañas en el asistente, pudiendo variar de un tipo a otro de gráfico. En la pestaña Títulos se puede asignar nombres al gráfico y a cada eje. En la pestaña Eje es posible indicar si se representarán los ejes con sus datos o no.
En la pestaña Líneas de división se especifica si aparecerán en el gráfico líneas paralelas a los ejes en los valores principales o en todos, esto facilitará la comprobación del valor de un punto concreto. La pestaña Leyenda permite especificar si se mostrará una leyenda con los nombres de las series y en qué posición del gráfico.
La pestaña Rótulo de datos permite señalar si los valores, o los rótulos se imprimirán al lado de cada dato de la serie. La última pestaña, la de Tabla de datos se puede indicar que aparezca, o no, una tabla con los datos a partir de los cuales se generó el gráfico.
Pulsamos sobre el botón Siguiente y en esta última etapa se dirá si preferimos que el gráfico aparezca en una hoja nueva (deberemos indicar el nombre) o de lo contrario, se insertará como un objeto en la hoja actual. En este último caso, se puede arrastrar el gráfico hasta la posición que más nos convenga dentro de la hoja.
Una vez terminado el gráfico se puede modificar cualquier aspecto de los que acabamos de señalar al crearlo, e inclusive, añadir o eliminar series de datos. Bastará con seleccionar el gráfico pulsando sobre él con el botón izquierdo y pulsar luego el botón derecho, aparecerá entonces un menú contextual desde el que se podrá acceder a todos los parámetros del gráfico.
Para añadir una serie de datos hay un camino más fácil: se selecciona la serie en la hoja, se copia en el portapapeles y se pega directamente sobre el gráfico.