Cómo obtener el máximo provecho en tu participación en Ferias Comerciales

Cómo obtener el máximo provecho en tu participación en Ferias Comerciales Julio Valdés www.marketech360.com

Contenido Conceptos básicos Razones de peso por las que su empresa debe exhibir Actividades previas a la Feria Preparación del personal Participación en la Feria Seguimiento y cierre de ventas

Conceptos básicos VENTA A TRAVES DE FERIAS Las ferias facilitan el proceso de venta. Reducen el tiempo para llegar a un prospecto de comprador, comparado con la manera tradicional de prospectar. Con un adecuado seguimiento, facilitan el cierre de la venta.

Conceptos básicos Expsiciones o Ferias Comerciales

Mercado Conceptos básicos Es la serie de consumidores reales y potenciales de productos y servicios Segmentación de mercado Proceso que consiste en dividir un mercado en diversos grupos de compradores, quienes podrían requerir productos y estrategias de mercadotecnia diferentes Selección de mercado meta Proceso por medio del cual se evalúa el atractivo de cada segmento y se selecciona uno o más segmentos de mercado

Segmentación de mercado a) Mercado general b) Segmentación completa 1 2 A B 1A 2B 1 1 3 3 B A A B 1B 1A 3A 3B c) Segmentación por ingresos d) Segmentación por tamaño e) Segmentación por ingresos y tamaño Las exposiciones segmentan aun mas por que atraen al comprador calificado

5 razones de peso por las que su empresa debe exhibir* Puedes cerrar ventas más rápido Los tomadores de decisiones utilizan ferias para informarse sobre sus decisiones de compra El costo por comprador calificado es menos de la mitad que cuando contactamos un cliente calificado el campo Las exposiciones comerciales son el método preferido de la interacción cara a cara Las empresas que exhiben sienten confianza de que las exposiciones son eficaces * The Trade Group / Trade Group Blog / 06/06/2014

Datos sobre participación en ferias y exposiciones* Los asistentes a Ferias y Exposiciones han aumentado 488% desde 1982 hasta 2010 92% de los visitantes buscan un producto nuevo 84% de los expositores mencionan que los compradores calificados en es razón más importante par decidir si participan o no en una exposición * Center for Exhibition Industry Research (CEIR)-2013

Datos sobre participación en ferias y exposiciones* 81% de los asistentes a Exposiciones tiene poder de compra, de acuerdo don CEIR 78% de los asistentes a Exposiciones viajan más de 400 Km para visitar una exposición o conferencia 67% de los asistentes a Exposiciones representan nuevos prospectos para los expositores * Center for Exhibition Industry Research (CEIR)-2013

Datos sobre participación en ferias y exposiciones Exposiciones generan un ambiente real de ventas 72% de los compradores reportaron que fueron influenciados durante la Feria en su decisión de compra* Compras Acutales 72% * Center for Exhibition Industry Research (CEIR)-2013

Exposiciones o Ferias Comerciales son una herramienta integrada por mercadotecnia y comunicación Atrae prospectos pre-calificados Generador de encuentros cara a cara

Preguntas y dudas recurrentes Por qué gastamos mucho dinero en ferias comerciales? Qué valor y beneficios recibimos exponiendo? Hicimos una buena inversión? Debí haber invertido todo en publicidad? Tal vez debí haber dejado a mis vendedores en su venta diaria Cómo puedo ser más exitoso en la Exposicón?

Preguntas y dudas recurrentes Qué tan bien está integrado mi plan para exhibir en la exposición o feria con el programa de mercadotecnia de la empresa?

Elegir la Exposición adecuada

Actividades previas a la Feria

Perfil del Prospecto Quién es tu prospecto ideal? Qué lo caracteriza? Puedes describir qué factores estas buscando?

Actividades previas a la feria Por qué exhibir? Qué busca mi compañía en la exposición? Qué buscarán los vendedores que voy a enviar, y que para ello tengo que sacarlos de su rol de ventas por varios días? Qué busco como empresario/director en la exposición? Cómo voy a medir el resultado?

Actividades previas a la feria Establecimiento de objetivos para la Exposición Realizar Ventas Lanzamiento de nuevos productos o servicios Atender a distribuidores y representantes Entrevistarse con clientes: actuales, potenciales y perdidos Reforzar la imagen de la empresa Demostración de productos Compararse con la competencia Entrevistarse con los medios de comunicación Desarrollar estudios de mercado

Actividades previas a la feria Definición de prioridades para los objetivos por los cuales se participa en la Exposición Escribirlos Establecer cuales son prioritarios

Actividades previas a la feria

Actividades previas a la feria Establecer objetivos medibles Cerrar ventas en los meses posteriores al evento por $ Lograr ventas en el piso por $ Generar prospectos de clientes calificados Incrementar imagen de marca en la región Recuperar clientes Localizar distribuidores Presentar nuevos productos

Actividades previas a la Feria Pre promoción de nuestra empresa Tiene como objetivo hacerle saber a la mayor cantidad posible de clientes actuales y de prospectos de clientes, el que estaremos participando en la exposición, comunicándoles claramente: Fecha del evento Localización Indicarles por que deben visitarnos

Actividades previas a la Feria Pre-Promoción Para ello podemos utilizar Correo directo E-mail Telemarketing Redes Sociales: Publicidad en revistas especializadas Publicidad cooperativa Programar Citas

Pre-Promoción Muchos no saben que estás en la exposición hasta que les dices Generar la acción de la visita Debes estar en su lista de deben visitarnos Estamos en el stand #212. Visítanos. Alto porcentaje de los visitantes llegan la exposición con una agenda!

Pre-promoción Para que nos vean debemos estar en la lista... El tiempo es competencia

Actividades previas a la Feria Anunciarse en Directorio de Expositores Conferencias durante la Feria

Actividades previas a la Feria Promoción en el stand Obsequios Demostraciones y muestras Folletería Sí Promotores y no sólo edecanes Personajes Concursos

Muchas veces se ve una Feria como un costo Es una inversión Que genera ventas

Por qué no son las exposiciones un generador de negocios? No hay un plan, objetivos ni misión La feria no forma parte del Plan de Mercadotecnia de la Empresa La información generada son contactos no clientes calificados Las clientes calificados generadas no tienen un seguimiento adecuado La fuerza de ventas no tiene un interés genuino en la Feria

Para que las exposiciones sean eventos rentables necesitas... La dirección debe estar comprometida con el éxito del evento Se establecen objetivos son específicos, alcanzables y medibles Se ve a la Feria como un generador de ventas

Preparación del personal

El personal del stand El personal que participara es la columna vertebral de esta herramienta. La calidad del personal en tu stand es definitivamente la variable mas importante para lograr una participación exitosa en un evento. La mejor forma para mejorar el ROI es seleccionar al personal indicado y darles la preparación necesaria.

Selección del personal El personal ideal cuenta con las siguientes características: Extrovertido, agradable y cortés. Bien informado sobre los productos. Profesionalmente consiente del interés y nivel de la audiencia. Al seleccionar al personal de ventas, no selecciones ni a los novatos, ni a los veteranos de la empresa. Considera al personal de tu callcenter Outsourcing.

Reclutar al personal Ofrece un incentivo. Haz la logística y los itinerarios tan fácil como sea posible. No utilices al personal de ventas, como mano de obra barata. Un evento de negocios no es el lugar indicado para los nuevos empleado. Después del evento envía notas de agradecimiento al personal que participó.

Material del evento Una vez que se ha seleccionado al personal, envíales material que contenga una introducción al evento y porque la participación en el evento va de acuerdo a la estrategia de ventas y de mercadotecnia de tu empresa.

Material del evento El material puede contener los siguientes elementos: Carta de bienvenida felicitándolos por ser parte del personal del stand. Una declaración de los objetivos específicos para el evento. El folleto a utilizar. Planes de promoción previos y posteriores al evento. Información básica sobre la agenda, las fechas y las locaciones. Lista del personal que asiste Análisis de la audiencia. Beneficios para el personal por haber atendido al evento

Motivar al personal de ventas durante el evento. Recompensa la generación de prospectos en el evento con una comisión porcentual de la futura venta. Convierte el participar en el stand en una recompensa. Permite al personal que generó el prospecto darle el seguimiento para cerrar la venta, aunque no corresponda a su territorio. Organiza equipos, y recompensa al equipo que genere mas o mejores prospectos de venta durante el día.

Establecer metas INDIVIDUALES El personal trabajará mejor si se le asignan metas especificas, alcanzables y en un nivel individual. En vez de decir que la meta de la compañía es de 100 prospectos diarios; es mejor si la meta principal se divide entre el numero de personal y el numero de horas. Ejemplo: La meta es de 100 prospectos diarios, hay 4 personas trabajando en el stand y el evento tiene una duración de 5 horas diarias. La meta es de 5 prospectos por hora por cada persona del stand.

Temas a cubrir en el entrenamiento Auto-presentaciones Resumen del evento (Objetivo del evento, historia, programa) Análisis de los asistentes (perfil de la audiencia, categoría de gafetes de los asistentes) Información de los productos, incluyendo comparaciones con la competencia. Itinerario para los días de trabajo y labores asignadas, incluir agenda de las reuniones diarias, vestimenta y otras instrucciones. Objetivos específicos con objetivos cuantitativos diarios para cada miembro del equipo.

Temas a cubrir en el entrenamiento Directrices al hablar con los medios. Taller de simulación de una venta en un stand. Como utilizar las demostraciones. Proceso de captura de la información de los prospectos. Visita al stand, de ser posible. Un evento social para unir al equipo y recompensarlo, ya sea una comida, cena, o alguna salida.

Manual para el evento Prepara un manual para cada participante el cual contenga Agenda del trabajo dentro del stand y las reuniones con el equipo. Agenda de las reuniones con los clientes. Mapa de la sala de exhibición y mapa de la ciudad. Información de contacto de los miembros del equipo (# de cuartos de hotel, # de teléfonos móviles.) Información de los productos. Muestra de respuestas para objeciones y preguntas difíciles.

Qué SI hacer? Llegar 15 minutos antes. Mantener el stand limpio y ordenado Colocar tu gafete en el hombro derecho. Vestir cómodo. Utilizar zapatos cómodos Verse interesado y alerta. Comer bien. Evitar alcohol, comida picante y ajo. Participar en el stand de un evento de negocios es: TRABAJAR, NO ES UN PASEO. Seguir el itinerario del staff del stand. Saludar a todos los que pasen por el stand. Hablar claramente (los eventos son ruidosos) Tomar nota en las conversaciones. Estar alerta incluso en los momentos callados.

Comer o beber. Masticar chicle. Parecer aburrido. Fumar. Sentarse. Usar zapatos nuevos. Usar laptop o similar. Dar la espalda. Hablar con los colegas. Decir chistes. Qué NO hacer? Hablar por el celular. Entregar volantes indiscriminadamente. Abandonar el stand. Posturas

Proceso de venta En el evento 9. Buscar el prospecto de cliente 8. Calificar el prospecto de cliente 7. Escuchar las necesidades del prospecto 6. Mostrar que tú puedes satisfacer las necesidades 5.Tomar información específica 4. Hacer una presentación con las necesidades encontradas 3. Establecer un compromiso Información Después 2. Hacer una presentación final 1. Cerrar la venta

Proceso de Conversación en un stand La venta en un stand es una serie de conversaciones El proceso de una conversación en el stand se divide en 5 pasos: 1. Romper el hielo 2. Calificar 3. Examinar y Demostrar 4. Capturar Información 5. Despedida y Compromiso para seguimiento

1 : Romper el hielo Estar alerta e interesado. Párate en la orilla del pasillo Haz contacto visual con las personas que pasen. Salúdalos por su nombre, leyendo de sus gafetes. Presta atención a quien esta caminando por los pasillos. Observar los gafetes para eliminar prospectos no calificados.

1 : Romper el hielo Algunos tácticas para abrir una conversación son mejores que otras. Evita preguntas tipo SI-NO como «Conoce a nuestra empresa?» en su lugar utiliza una pregunta abierta como: «Que es lo que le interesa de nuestra industria?». A continuación se presentan algunas buenas frases para iniciar conversaciones. Qué es lo que busca en el evento el día de hoy? Platíqueme un poco sobre su empresa. Cuales son sus necesidades con respecto a (producto)? Qué le esta pareciendo el evento? Qué productos o servicios esta buscando?

Ten a la mano tu «discurso breve». Resumen de 30 segundos de tu empresa Discurso de elevador 1 : Romper el hielo Escrito al reverso de una tarjeta de presentación Una descripción de tu producto o servicio. Como es diferente (mejor) que la competencia. Alguna evidencia de su credibilidad. La audiencia meta del producto o servicio. Beneficios claves para la audiencia meta ( o más específicamente, para el oyente.) Una invitación a actuar o la indicación de que hay una oportunidad de continuar la conversación. Todo esto en 30 segundos. Si se puede. La clave esta en prepararse, con tiempo.

1 : Romper el hielo Ejemplo de breve presentación: Trabajo para PROSER Marketing. Somos una empresa privada de telemarketing tanto para generar y recibir llamadas. Tenemos como empresas a VISA, American Express y Sears, entre otras. Contamos con más de 200 clientes y generamos cerca de 75,000 pedidos a la semana. Si haz comprado o renovado por teléfono la subscripción de alguna tarjeta, es probable que nosotros hayamos atendido la llamada.

2 - Calificar Objetivo: de descubrir si el prospecto vale tu tiempo. La duración del evento es limitada. La función es identificar los prospectos de clientes. Formas de calificar a un prospecto de cliente: Producto de interés Industria Tamaño de la compañía Puesto

2 - Calificar Calificarlos todavía mas Presupuesto Autoridad Necesidad Tiempo para comprar Volumen de la compra

30 segundos para lograr la atención del visitante 2 minutos para determinar si cumple con el perfil 3 minutos para comunicar el mensaje Regla del.5-2-3

3 - Examinar y Demostrar Si el prospecto es calificado, el objetivo de esta etapa es proporcionar información acerca de tu producto ó servicio, conocer mas sobre las necesidades del prospecto y seguir el rumbo de la conversación. Practica la demostración. Enfócate en los beneficios y no en las características. Recuerda se trata de ELLOS, no de TI. Mantenlo simple y sencillo, no mas de dos o cuatro minutos. Repite suficientemente las cosas, para reforzar los puntos clave. Si el prospecto muestra un interés serio por el producto, sugiere moverse a una ubicación alternativa en donde puedas seguir proporcionándole información.

4 Captura de información Una vez que el prospecto se ha calificado y hecho la demostración, la información del contacto es capturada. Información del Contacto Nombre Puesto Compañía Email Teléfono Medio de contacto preferido (Teléfono, email, visita) Necesidad Si existe algún obstáculo visible Promesa de Seguimiento

TARJETA DE PRESENTACIÓN TARJETAS DEL PERFIL DEL PROSPECTO

4 Captura de información

Despedida y Compromiso para seguimiento Información capturada de manera segura Pasos para el seguimiento decididos Definir manera amable de terminar la conversación.

Reunión diaria del personal Una reunión diaria del personal es parte fundamental para el éxito en tu participación. Márcala en la agenda para el final del día o bien en el desayuno del día siguiente. La reunión diaria te ayudara a identificar problemas y oportunidades, y hacer correcciones provisionales El curso diario puede abordar los siguientes temas.

Reunión diaria del personal La reunión diaria puede tratar los siguientes temas: Revisar los prospectos y las ventas generadas ese día. Comparar experiencias Revisar clientes claves que visitaron el stand. Revisar la agenda de trabajo. Conocer y resolver cada problema que se haya presentado. Entregar un premio al «VENDEDOR DEL DÍA»

Recopilación y Proceso de Información Por qué no se generan las ventas? Información pobre en las tarjetas Las información no es la que realmente necesita el departamento de ventas El énfasis es en cantidad y no en calidad El proceso es muy lento que las oportunidades se pierden. Las ventas se pierden

Seguimiento y Cierre de ventas

Administración de Clientes potenciales Cuatro componentes La tarjeta de ventas o el perfil del prospecto. Cumplimiento de compromiso Seguimiento Cerrar venta

Administración de Clientes potenciales Los contactos calificados deben de ser recopilados, categorizados y clasificados diariamente. Las de compra urgencia deben de atenderse al momento. No deben de tardar mas de dos semanas La semana después del evento crea confusión en la comunicación -- esperar

Tarjeta de ventas o perfil del prospecto

Cumplimiento de compromiso

Claves para vender a través de las Ferias Comerciales Entender las Ferias como una herramienta de ventas Actividades previas a la Feria Preparación del personal Participación en la Feria Seguimiento y cierre de ventas

Cómo obtener el máximo provecho en su participación en Exposiciones Julio Valdés www.marketech360.com