Aplicaciones de Excel en los Centros para la Práctica Empresarial Labor@

Aplicaciones de Excel en los Centros para la Práctica Empresarial Labor@

Metas de Aprendizaje Contenidos Hacer un uso eficiente de las posibilidades básicas que brinda la hoja electrónica Excel. Diseñar una actividad utilizando la hoja electrónica Excel con alguna de las Áreas funcionales de las empresas de práctica Labor@. Ambiente de trabajo Formatos básicos Operadores Fórmulas Funciones Referencias relativas y absolutas El ambiente de trabajo Excel Las hojas de cálculo electrónico fueron concebidas desde su inicio para realizar cálculos en la computadora. Las hojas de cálculo están compuestas por celdas conformadas por la intersección de filas y columnas. El propósito general ha sido realizar miles de cálculos matemáticos en las celdas, es como si cada celda fuera una calculadora, pudiendo utilizar los resultados de cada calculadora para obtener nuevos resultados en otras celdas. Repasando conceptos básicos Columnas Las columnas en la hoja electrónica de cálculo, son como las calles de una ciudad y van de arriba hacia abajo (verticales), están identificadas con letras en los botones de cabecera (parte superior de las columnas). Filas Las filas en la hoja electrónica de cálculo, son como las carreteras de la ciudad y van horizontalmente de izquierda a derecha. Cada fila se identifica con un número que aparece en los botones de cabecera al extremo izquierdo. La hoja electrónica de Excel cuenta con 256 columnas y 65,536 filas. Celdas Las celdas son las cuadrículas que se observan en el área de trabajo, están conformadas por la intersección de una columna con una fila. Referencias a celdas Cada una de las celdas mencionadas anteriormente tiene un nombre al que regularmente llamamos referencia de celda, este nombre o referencia viene dado por la letra de la columna y el número de la fila; es así como nos vamos a referir a la celda A1 (intersección de la Columna A con la Fila 1). Rango Se llama Rango a un conjunto de celdas agrupadas rectangularmente cuya referencia está determinada por la esquina superior izquierda y la esquina inferior derecha. Labor@-2009 Página 2

El rango mínimo que se puede obtener será igual a una sola celda y el máximo será igual al tamaño de la hoja electrónica. Práctica 1 Usando la hoja electrónica Excel 1. Realice la siguiente hoja de cálculo. 2. Calcule todos los totales. 3. Modifique el ancho de las columnas para que se ajuste automáticamente al contenido de las mismas. 4. Centre el título con respecto a la tabla. 5. Modifique el alto de la fila donde tenemos el título. 6. Invente una línea de datos en la fila 12 y observe como cambia el resultado de la suma. Calcule también la suma de esa fila. 7. Guarde la práctica con el nombre TRABAJO 1 en el escritorio y salga de Excel. Labor@-2009 Página 3

Algunos formatos útiles Formatos especiales En Excel podemos incluir dentro de las celdas formatos especiales, por ejemplo para fechas, monedas, etc. Para nuestro ejemplo vamos a ver como se asigna un formato especial para almacenar información relacionada con el control de cheques; por ejemplo CHK.00123 y solo deseamos digitar 123. Pasos: 1. Seleccione las celdas a formatear 2. Seleccione la opción Celdas del menú formato 3. En la caja de formato de celdas, seleccione la opción número 4. Marque la categoría personalizada y a la derecha en la caja Tipo, borre el contenido de la caja e incluya el formato especial, (si incluye texto debe hacerlo entre comillas). Para nuestro ejemplo sería: CK. 00000 dentro de la caja. 5. Presione OK Fórmulas Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado. =5+2*3 Una fórmula también puede contener funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja electrónica, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos, referencias, operadores Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos, referenciales y constantes. Función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Partes de una fórmula 1. Funciones: la función PI () devuelve el valor de pi: 3,142... 2. Referencias (o nombres): A2 devuelve el valor de la celda A2. 3. Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2. 4. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica. Labor@-2009 Página 4

Funciones en las fórmulas Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Una función está compuesta por: Para insertar una fórmula: o El símbolo o El nombre de la función o Los parámetros 1. Debe estar ubicado en la celda donde quiere insertar la fórmula 2. Luego ingrese el símbolo =, puede elegirlo de la barra de fórmulas o desde el teclado. 3. Puede incluir en forma directa las fórmulas, con el nombre de las celdas o pulsar sobre la celda. 4. Luego introduzca los operadores que va a utilizar. Nombres en las fórmulas Puede utilizar los rótulos de las columnas y filas de una hoja de cálculo para hacer referencia a las celdas de esas columnas o filas. También puede crear nombres. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas! C20:C30.) Descriptivos para representar las celdas, los rangos de celdas, las fórmulas o los valores constantes, por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes. Es posible utilizar rótulos en las fórmulas que hagan referencia a datos de la misma hoja de cálculo; si desea representar un rango en otra hoja, utilice un nombre. Utilizar nombres definidos para representar celdas, constantes o fórmulas Un nombre definido en una fórmula puede facilitar la comprensión del objetivo de la fórmula. Por ejemplo, la fórmula =SUMA (VentasPrimerTrimestre) puede ser más sencilla de identificar que =SUMA(C20:C30). Los nombres están disponibles en cualquier hoja de cálculo. Por ejemplo, si el nombre VentasProyectadas hace referencia al rango A20:A30 en la primera hoja del cálculo de un libro, puede utilizarse el nombre VentasProyectadas en cualquier hoja del mismo libro para hacer referencia al rango A20:A30 en la primera hoja de cálculo. Los nombres también pueden utilizarse para representar fórmulas o valores que no cambien (constantes). Por ejemplo, puede utilizarse el nombre IVA para representar el importe del impuesto (como un porcentaje) aplicado a las transacciones de ventas. Los nombres pueden contener letras mayúsculas y minúsculas. Un nombre puede contener 255 caracteres como máximo. También puede vincularlo a un nombre definido en otro libro, o definir un nombre que haga referencia a celdas de otro libro. Por ejemplo, la fórmula Labor@-2009 Página 5

=SUMA(Ventas.xls!VentasProyectadas) hace referencia al rango con el nombre VentasProyectadas del libro denominado Ventas. Caracteres permitidos El primer carácter de un nombre deberá ser una letra o un carácter de subrayado. Los demás caracteres del nombre pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado. Nombres iguales que referencias Los nombres no pueden ser iguales que una referencia de celda, como Z$100 o L1C1. Usar varias palabras Se pueden usar varias palabras pero no se permiten espacios. Pueden utilizarse caracteres de subrayado y puntos como separadores de palabras; por ejemplo, Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre. Nota Si un nombre definido para un rango contiene más de 253 caracteres, no podrá seleccionarlo en el cuadro Nombre. Para definir un nombre de rango Pasos 1. Seleccione el rango de las celdas a definir 2. Seleccione el menú Insertar 3. Seleccione la opción nombre 4. Seleccione la opción Defina 5. En la caja Defina el nombre, observe que el rango que aparece en la caja inferior denominada Referencia a: sea la correcta. Incluya en la caja Nombre en libro de trabajo (Ejemplo Impuestos) 6. Luego presione Aceptar. Práctica 2 Observe la siguiente tabla Para calcular las ventas totales del sector Norte, usamos la fórmula: =SUMA(B2:B13) Definamos un nombre, digamos "vtas_norte" al rango B2:B13. Seleccionemos dicho rango, y en la barra de nombres, situada a la izquierda de la barra de fórmulas, escribimos "vtas_norte" (sin comillas) y damos Enter. Una vez que hemos definido nuestro nombre, podemos sustituir la fórmula anterior por la siguiente: =SUMA(vtas_norte) Labor@-2009 Página 6

Operadores a. Operadores de cálculo en las fórmulas Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia. b. Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos. Operador aritmético Significado (Ejemplo) + (signo más) Suma (3+3) - (signo menos) Resta (3-1) Negación (-1) * (asterisco) Multiplicación (3*3) / (barra oblicua) División (3/3) % (signo de porcentaje) Porcentaje (20%) ^ (acento circunflejo) Exponenciación (3^2) c. Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Operador de comparación Significado (Ejemplo) = (signo igual) Igual a (A1=B1) >(signo mayor que) <(signo menor que) Mayor que (A1>B1) Menor que (A1<B1) >= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1) <= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1) <>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1) d. Operador de concatenación de texto Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Operador de texto & ("y" comercial) Significado (Ejemplo) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte") Se usa el símbolo & para concatenar dos valores de una celda. Por ejemplo si en A1 se encuentra Hola y en A2 amigo, el resultado de A1&A2 será Holaamigo; si se desea incluir un espacio sería: A1& &A2 Labor@-2009 Página 7

e. Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores. Operador de referencia : (dos puntos), (coma) (espacio) Significado (Ejemplo) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15) Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15)) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8) Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula. Uso de paréntesis Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado entre la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5) Constantes en las fórmulas Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresión, o un valor obtenido como resultado de una expresión, no es una constante. Si utiliza valores constantes en la fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia sólo si modifica la fórmula. Labor@-2009 Página 8

Funciones Estructura de una función Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Esto ya está explicado anteriormente Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3. Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO ó matrices. Esto ya está explicado anteriormente. Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR y aparecerá la información. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas. Escribir fórmulas Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. Matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Funciones anidadas ver espacios En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y nombres) de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50. Resultados válidos Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft Excel mostrará el valor de error # VALOR! Límites del nivel de anidamiento: Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc. Labor@-2009 Página 9

Referencias en las fórmulas Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos. Referencia a otra hoja de cálculo En el siguiente ejemplo, la función de la hoja de cálculo PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro. Observe que el nombre de la hoja de cálculo y un signo de exclamación (!) preceden a la referencia de rango. Referencias relativas y absolutas Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2. Referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.). Fórmula copiada con referencia relativa Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1. Labor@-2009 Página 10

Fórmula copiada con referencia absoluta Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1. Práctica 3 Una empresa, ha presentado los siguientes INGRESOS y GASTOS durante los dos primeros meses del año: 1. Obtenga los valores de INGRESOS y GASTOS para los restantes meses del año (marzo, abril, etc.), teniendo en cuenta que el incremento mensual para cada concepto es el mismo durante todos los meses. 2. Halle los totales mensuales, así como los correspondientes BENEFICIOS. 3. Calcule la media aritmética de cada uno de los conceptos (VENTAS, ALQUILERES,..., SALARIOS,..., BENEFICIOS) y sus valores MÁXIMOS y MÍNIMOS. 4. La hoja debe quedar con el siguiente aspecto: Labor@-2009 Página 11

Labor@-2009 Página 12

Práctica 4 1. Copie la siguiente hoja de cálculo, tal como aparece a continuación: 2. Calcule los siguientes datos: COMISIÓN: Venta * Comisión Base / 100 SUPLEMENTO: Venta * Porcentaje Adicional / 100 SUMA COMISIONES: Comisión + Suplemento 3. Calcule también los totales de cada una de las columnas. 4. Modifique la venta del vendedor EDUARDO por 5.600.000. 5. Agregue el formato monetario a la columna SUMA COMISIONES. 6. Insertar una fila entre TERESA y BEATRIZ. Llenar dicha fila con los siguientes datos: ANTONIO 8365000 2 Calcule el resto de los datos que faltan copiando las fórmulas de la fila superior. 7. Nombre el rango de la columna venta con el nombre VENTAS y calcule la MEDIA ARITMÉTICA en la celda A15. 8. Mejore el aspecto de la hoja añadiendo Bordes, Sombreados y cambiando el color de las letras del texto. Labor@ 2009 Página 13

Práctica 5 1. Copiar los datos siguientes en la hoja de cálculo: 2. Utilizar referencias Absolutas o Relativas según la fórmula que deba utilizar. 3. Calcular con los datos que tenemos en la hoja las siguientes columnas: - Bruto - Descuento - Neto - IVA - Total 4. Calcular los totales de las siguientes columnas: - Unidades - Bruto - Neto - IVA - Total 5. Calcular en la fila 21 la media de cada una de las columnas Numéricas. 6. Calcular en la fila 22 el máximo de cada una de las columnas Numéricas. 7. Calcular en la fila 23 el mínimo de cada una de las columnas Numéricas. Labor@ 2009 Página 14

8. El aspecto final de la hoja debe ser el siguiente: Labor@ 2009 Página 15

Práctica 6 1. Observe la tabla del ejercicio y aplíquele el formato de tal manera que quede igual. Combine celdas cuando lo considere necesario. A continuación le enviamos la relación de sus compras durante el mes de Febrero en lugar del símbolo de moneda, sale un cuadrado FECHA ARTICULO CANTIDAD PRECIO IMPORTE % IVA IMPRESORA 01/02/2005 COLOR 3 65,50 16% IMPRESORA 04/02/2005 B/N 5 79,95 16% LIBROS 07/02/2005 TEXTO 10 25,00 4% 15/02/2005 DISCOS 7 12,90 7% 18/02/2005 BOLSA VIAJE 2 85,00 16% 20/02/2005 NOVELAS 4 31,00 7% PAQUETES 25/02/2005 FOLIOS 8 5,50 4% 26/02/2005 CARPETAS 20 4,90 4% 27/02/2005 MARCADORES 45 1,25 4% IMP. IVA TOTAL TOTAL COMPRAS MES FEBRERO TOTAL ARTÍCULOS MES FEBRERO Le recordamos que si no está conforme con alguna de las compras anteriores puede pasar por nuestras oficinas situadas en la planta tercera(servicio de atención al cliente) o llamar al teléfono 2223344 2. Al Inicio se ven dos cuadros de texto con relleno, inserte un comentario en la Celda Artículo que diga Artículos comprados en Universal Ave. Central. 3. Inserte al inicio del documento el logo de la librería Universal, puede buscarlo en internet. 4. Ponga Encabezado a la hoja, a la derecha Factura N 231-05, en tamañao 10, Comic Sans y Negrita, con doble subrayado. 5. Ponga Pie de Página centrado que diga Página 1, tamaño 8, negrita, tipo de letra Comic Sans. Coloque nombre a la hoja, FraAgosto Labor@ 2009 Página 16

Referencias Ayuda en línea de Excel Manual de Excel, EMPRODI Labor@ 2009 Página 17