EXCEL MS-EXCEL es una planilla de cálculo electrónica. Esto significa que se le pueden ingresar, para su resolución y/o graficación, fórmulas matemáticas. La principal ventaja de una planilla de cálculos es que una vez establecidas las fórmulas, al cambiar los datos de entrada, podremos ver inmediatamente, en los resultados, las consecuencias del cambio, constituyendo, por lo tanto una valiosísima herramienta. PANTALLA: ELEMENTOS DE LA PANTALLA: (1) Barra de títulos (uso de los 3 botones del ángulo superior, salir, cerrar, variar el tamaño de la ventana). (2) Barra de menú desplegables: Archivo Edición Ver Insertar Formato Herramientas Datos Ventana -?. Pulsando sobre cualquiera de sus opciones, se desplegará hacia abajo un menú con una serie de comandos y funciones relacionadas con dicha función. Si se observan legibles, estos comandos están habilitados, los que se observan difusos están momentáneamente deshabilitados (requiriendo un procedimiento previo para poder utilizarlos). (3) Barra de herramientas o estandar: planilla nueva, abrir planilla existente, guardar planilla, imprimir, vista previa de página, ortografía, cortar, copiar, pegar, copiar formato, deshacer, rehacer, zoom. Son botones que cumplen la misma función que los comandos de los menús desplegables, siendo más accesibles, por lo tanto su uso es más rápido, no figuran todos sino los más utilizados. (4) Barra de formato: lista de fuentes, lista de tamaño, apariencia (negrita, cursiva, subrayado). Alineación (izquierda, centrada, derecha, justificado). Combinar y centrar. (5) Barra de entrada. (6) Encabezado de Columnas y Encabezado de Filas. (7) Barra de desplazamiento vertical y horizontal. (8) Botones de desplazamiento de las etiquetas identificatorias de las hojas de la planilla. (9) Zona de trabajo (celdas). (10) Barra de estado. Señalar y nombrar cada elemento de la pantalla anteriormente nombrados, en el gráfico de la página siguiente: 1
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EL ÁREA DE TRABAJO DE EXCEL. Es un conjunto de columnas identificadas por letras y un grupo de filas señaladas por números. La intersección de una fila y una columna, representada como en toda la planilla por un rectángulo, se denomina CELDA, y es el lugar donde se ubicará la información que vayamos incorporando a la planilla. Cada celda se identifica por la letra y número que le corresponde, por ejemplo A2, B3, C4, etc. (dirección de la celda). La hoja de Excel está compuesta por 256 columnas identificadas desde la A hasta la IV (pasa de la Z hasta la AA, AB,..., IU, IV.) y 65536 filas. Cuando el cursor está en una celda, se remarca con un rectángulo, denominado CUADRO DE LLENADO, que es del mismo tamaño de la celda que ocupa y sus bordes reemplazan a los de la celda, destacándola. A la celda donde está el cursor se la denomina CELDA ACTIVA. Podemos también ver una cruz, esa cruz es el indicador del mouse, que si se desplaza fuera del ámbito de trabajo, se convierte en la forma clásica de una punta de flecha. DESPLAZAMIENTO POR LA HOJA DE CÁLCULO Las planillas pueden llegar a tener un gran tamaño, entonces una forma rápida de trasladarse a lo largo de ellas, son las barras de desplazamiento vertical y horizontal, con las que debemos utilizar el mouse, haciendo clic en el botón de desplazamiento (de las barras vertical u horizontal). También podemos usar las teclas de las flechas en las cuatro direcciones del teclado, y las teclas page up y page down. Si la planilla realmente es muy grande, para ir al final de una fila se presiona la tecla END y luego la tecla FLECHA IZQUIERDA, para regresar a la celda A1, se presiona la tecla END y luego la tecla FLECHA DERECHA. Para ir al final de una columna se presiona la tecla END y luego la tecla FLECHA ABAJO, para regresar a la celda A1, se presiona la tecla END y luego la tecla FLECHA ARRIBA. AREA DE ENTRADA Encima de la zona de trabajo, hay una barra que denominaremos AREA DE ENTRADA. El aspecto cambia al ingresarle un dato, posiciónese en la celda A11 e ingrese una palabra o un dato numérico, luego corrobore el cambio, haciendo clic en el área de entrada. 3
INGRESO DE INFORMACIÓN EN LA PLANILLA Si queremos ingresar datos en una celda, lo primero que debemos hacer es activarla, o sea hacer clic con el mouse dentro de ella, o llevar el cursor pulsando la o las flechas del teclado que correspondan hasta llegar a ella. La celda estará activa si en el cuadro de nombre, figura su designación (A1). Una vez ingresado el dato podemos dar ENTER. O podemos hacer clic sobre el tilde verde de la BARRA DE ENTRADA. Notemos que el citado tilde, la X roja y el tilde, solamente aparecen cuando se ingresa un dato y son para ser utilizados por el mouse. Otra forma de ingresar el dato es una vez tipeado, presionar las teclas flecha derecha, izquierda, arriba o abajo. Si al ingresar un dato nos damos cuenta que es erróneo, activamos la celda y la editamos desde el área de ingreso de la BARRA DE ENTRADA. Se edita utilizando las teclas DEL/SUPR (delete/suprimir) BACKSPACE ( ) e ingresando los caracteres faltantes. En Excel podemos ingresar datos, fórmulas y funciones. Los datos son constantes y pueden ser: texto (ENERO), o números (324). Las fórmulas son combinaciones realizadas utilizando las 4 operaciones fundamentales: suma, resta, multiplicación y división, precedidas por el signo igual (=). El signo = es imprescindible para informarle a Excel que lo que se ingresa es una fórmula. Ejemplo: =22+5-3 =18/9*3 =22+5/3 Ejercicio: seleccione la celda C3 y copie correlativamente las anteriores operaciones, verifique el resultado en la celda y la operación en la barra de entrada. Precedencia de las Operaciones: Excel realiza primero las operaciones de división y multiplicación y luego las de suma y resta. Para marcarle al sistema que primero queremos hacer la operación de suma debemos utilizar paréntesis. Ejemplo: =(22+5)/3 LIBROS Y HOJAS Una planilla de cálculo para trabajar utiliza libros, y los libros están compuestos por hojas. Las hojas están demarcadas por pequeñas solapas en la parte inferior de la ventana de Excel. A veces es conveniente dividir un trabajo en varios módulos, para eso se utilizan las hojas. Por ejemplo: los gastos de cada mes del año, utilizaríamos una hoja para cada mes del año. Hasta ahora al ingresar datos lo hemos hecho en un libro nuevo, en su primera hoja. Para seleccionar otra hoja de un libro, solamente hace falta hacer clic con el mouse sobre la solapa correspondiente. Si esta solapa no aparece por falta de lugar, podemos desplazar las solapas con los botones de desplazamiento. (Ubicados a la izquierda de la primera solapa). 4
En este dibujo podemos ver la hoja1 como hoja activa, porque está su designación en blanco, las restantes están en fondo gris. El ingreso de datos se hará sobre la hoja activa, si no es la deseada, active la que corresponda. Es posible que queramos incorporar un mismo dato en dos o más hojas, para ello deberemos activar todas esas hojas a la vez, así los datos que ingresemos lo harán en todas ellas. Seleccionar varias hojas. Para seleccionar varias hojas, presionamos la tecla CONTROL y luego hacemos clic sobre cada una de las solapas de las hojas que queramos activar. Note que en la barra de título, a continuación del nombre del libro, aparecerá la palabra [Grupo]. A continuación ingresamos los datos y éstos existirán en todas las hojas activadas. Ejercicio: Seleccione las hojas 1, 3 y 5. Luego en la celda A1, ingresemos la palabra ENERO. Haga clic en la hoja 2 para deseleccionar, luego verifique el contenido de las hojas 1, 3 y 5. La cantidad de hojas abiertas en un libro, depende del número existente en el menú HERRAMIENTAS Opciones solapa General Número de hojas en un nuevo libro. Si al abrir un libro nuevo, la cantidad de hojas no es la deseada, podemos seguir los pasos antedichos y fijar la cantidad de hojas deseadas. Por defecto Excel abre 3 hojas. Insertar una hoja Si deseamos agregar nuevas hojas en un libro que ya hemos trabajado, desplegamos el menú Insertar, luego hacemos clic en hoja de cálculo. Se insertará otra hoja, hacerlo estando activa la hoja 6. Ejercicio: insertar una hoja entre la hoja 5 y la 6. Mover Hojas. Si la numeración que ha tomado no nos satisface por no ser correlativa con las anteriores, se puede activar haciendo clic en la solapa y luego arrastrar sin dejar de pulsar el botón izquierdo (drag & drop), hasta el lugar deseado. La cantidad de hojas a agregar es ilimitada, solo dependiente de la memoria del equipo. Ejercicio: mover la hoja creada hasta el final del libro. 5
Copiar Hojas. Activar haciendo clic en la solapa y presionando la tecla CONTROL del teclado, arrastrar sin dejar de pulsar el botón izquierdo (drag & drop), hasta el lugar deseado. La nueva hoja tomará el nombre de la anterior más (2), (3), etc. Ejercicio: seleccionar la hoja 5 y copiarla al lado. Eliminar una hoja Para eliminar una hoja, debemos utilizar el menú contextual. Menú contextual es aquel que se despliega como los menús desplegables de la barra de menús, pero lo hace al hacer clic sobre el botón derecho del mouse. Solamente tiene efecto cuando apuntamos el mouse sobre un elemento que tiene esta posibilidad, como por ejemplo la solapa de una hoja, que nos ofrece varias prestaciones, entre ellas la de eliminarla. Ejercicio: eliminar la hoja creada en el ejercicio anterior. Marcar y eliminar varias hojas Para marcar hojas continuas y así evitar tener que pulsar CONTROL cada vez, activamos la primera hoja, luego pulsamos la tecla SHIFT y hacemos un clic sobre la última hoja. Ejercicio: elimine las hojas 2-3-4-5-6. Del mismo modo es posible desplazar y copiar varias hojas. La prestación de eliminar hojas del menú contextual, también se encuentra en el menú desplegable Edición. Cambio de Nombre de Hojas. Para cambiar el nombre de una hoja, se puede hacer doble clic sobre la solapa de la hoja, o con el menú contextual elegir cambiar nombre. El nombre se edita como cualquier texto de Word. Ejercicio: seleccione la hoja 1 y renómbrela con su apellido. Desagrupar hojas Hacer clic sobre cualquiera de las que no están selectadas, o con el menú contextual, elegir desagrupar. LINEA DE ESTADO La línea de estado nos indica si las mayúsculas y el teclado numérico están activados. 6
Además nos señala la palabra listo o aparecen leyendas relativas al comando que se esté ejecutando, copiar, pegar, cortar, etc. AREA DE TRABAJO Rango o bloque de celdas. Para muchos procedimientos en Excel, será necesario indicar la o las celdas que recibirán la información o la aplicación de una orden o comando. Para ello debemos seleccionarlas. Para seleccionar varias celdas consecutivas, se hará clic con el mouse en la primer celda luego se arrastrará el mouse sin soltar el botón izquierdo (drag & drop), hasta el final de las celdas a seleccionar, con lo cual tenemos un rango o bloque de celdas. (Ej. A1 :B2 es igual a A1, A2, B1, B2) Un rango se representa con la dirección de la primer celda, dos puntos y luego la dirección de la última celda. Ejercicio: seleccione el rango C4:E12. Al marcar un rango, se forma un rectángulo sombreado. Si necesitamos marcar celdas que están fuera del rectángulo sombreado, presionamos la tecla CONTROL y hacemos clic con el mouse sobre las celdas no adyacentes del rectángulo que deseamos marcar. Ejercicio: seleccione el rango C4;E12. Luego seleccione las celdas A1, B4 y A3. Note que la última celda selectada no se sombreará. INGRESO DE DATOS Vamos a realizar una planilla de gastos, tal como se ve en la página 2 del presente folleto, en un libro NUEVO, y la Hoja1. Primero pongamos el título (GASTOS PRIMER SEMESTRE) en la celda A4, luego marcamos el rango A4:H4 y a continuación utilizando el ícono combinar y centrar Podemos auxiliarnos con el llenado automático, el cual en función del dato de una celda, completa las vecinas. Ejercicio: seleccione la celda B6, luego ingrese ENERO. Ubicando el cursor en el cuadro de llenado, (parte inferior derecha de la celda), hacemos drag & drop y se llenará con los meses consecutivos. Hacerlo hasta el mes de JUNIO, al llegar a éste soltar el botón izquierdo del mouse. En el cuadro de llenado, el cursor toma la forma de una cruz delgada, en vez de la cruz gruesa normal. Si ingresamos un número y le aplicamos el llenado automático, se repetirá ese número, en cambio si ingresamos dos números, Excel calcula la diferencia entre ambos y al 7
aplicarle el llenado automático crea una serie que se incrementa en el número de la diferencia citada. Para hacerlo, debemos primero seleccionar ambas celdas. Ejercicio: seleccione la celda B13, ingrese el número 1, en la B14 el número 3, seleccionar ambas celdas, luego aplicar llenado automático y veremos que sigue una serie de 1, 3, 5, 7, 9, 11. Por último borre el resultado de este ejercicio, para que no se superponga con el que nos ocupa. Si la serie se incrementara de a 1, ingrese solo un número y luego presione CONTROL y sin soltar el botón izquierdo del mouse, arrastre y se llenará con valores con un incremento de a 1. Ejercicio: llene el resto de las celdas con los datos correspondientes, excepto la fila de GTOS. GENERALES y la columna de TOTAL (Siga referenciándose en el libro de la página 2 del presente folleto). Ensanchado de columnas y filas. La columna A, no es lo suficientemente ancha para contener la leyenda GTOS.GENERALES, podemos ampliarla. Llevemos el indicador del mouse hasta la barra de encabezado de columnas, poner el cursor entre dos columnas, hasta que tome la apariencia de dos flechas opuestas con una barra vertical en el medio. Luego con drag & drop, arrastrar y ensanchar la columna A. Para las filas seguir el mismo procedimiento pero sobre la barra de encabezado de filas. Sigamos incorporando datos. Al ingresar texto, por defecto se alineará sobre la izquierda, los números sobre la derecha, pero puede cambiársele la alineación con los botones de la barra de herramientas correspondientes a la alineación. Para incorporar decimales, se tipean normalmente, en primer lugar la parte entera, luego la coma y finalmente la parte decimal. En el teclado numérico el punto es equivalente a la coma. PARA DECIMALES USAR ÚNICAMENTE EL PUNTO DEL TECLADO NUMÉRICO (en caso contrario el número será tomado como texto). Dar formato a números. Ejercicio: Seleccionar el rango B7:H8. Le daremos formato. Abrir el menú desplegable Formato, elegir Celdas, luego la solapa Número, después la Categoría Número y guiándose en Muestra, elegir cuántos puestos decimales queremos (2). 8
El dar formato con dos decimales, es a los efectos que los números queden mejor encolumnados y den una mejor apariencia, su lectura será por lo tanto más fácil. Para dar formato a moneda: se selecciona el símbolo monetario correspondiente ($). Para dar formato a fecha: se selecciona el formato preferido de fecha (09/10/07 Setiembre 10, 2007, etc). Es de hacer notar, que no es necesario darle formato a una celda de por vez, sino que se puede seleccionar un rango de celdas y proceder a darle formato. Otra posibilidad es copiar el formato de una celda que ya lo tiene, para lo cual se deberá hacer doble clic sobre el pincel de la barra de herramientas, y pintar las celdas que deben formatearse. Al terminar se deberá hacer clic nuevamente sobre el pincel de la barra de herramientas (copiar formato). Ejercicio: Seleccione la celda B7, luego haga doble clic sobre el nombrado pincel; luego pinte el rango de celdas B9:H10. Note como adopta el formato de las restantes celdas. Por último haga clic nuevamente sobre el pincel. Una vez que a una celda se le ha dado formato, (ejemplo, de fecha), al borrar su contenido selectándola y pulsando DEL/SUPR, el reingreso de números a esa celda tomará automáticamente el formato de fecha, hasta que se le de otro. Cualquiera sea el formato que tenga la celda con fecha, en el área de entrada la muestra con la estructura DIA/MES/AÑO (con 4 dígitos), pruebe ingresando 30 ENE 07, o 30/01/07, tomará el formato automáticamente. Para dar formato a hora: se selecciona el formato preferido (10:25 10:25:55 PM). Para dar formato a porcentaje: se mostrará por ejemplo 10%. Pero es de tener en cuenta que 1 es 100%, por lo tanto si ingresamos 25 se mostrará 2500%. Para dar formato a fracción: mostrará los valores decimales como fraccionarios, por ejemplo 12,50 lo mostrará como 12 ½. Formato científico: es un tipo de anotación exponencial. (5.56 E+17 5.56 x 10 17 5560000000) Formato de texto: sirve para indicar que los números que hubiera no serán objeto de cálculo. GUARDAR COMO Concluído el ingreso total del libro ejemplo, nuestro próximo paso será guardar el trabajo realizado. Para ello desplegamos las opciones del menú Archivo, haciendo clic sobre su nombre. elegimos el comando Guardar como y le asignamos el nombre Ejercicio al archivo. Excel le asignará la extensión XLS. El nombre sugerido siempre será del tipo Libro1.xls, Libro2.xls, etc. La ventana se cerrará y podremos ver la planilla de cálculo con su nuevo título: Ejercicio.xls. CERRAR EL LIBRO Y LA PLANILLA Para cerrar el libro desplegamos el menú Archivo, y hacemos clic sobre el comando Cerrar. 9
Para cerrar la planilla desplegamos el menú Archivo, y hacemos clic sobre el comando Salir. O también podemos cerrar haciendo clic sobre la del cuadro superior derecho. ABRIR ARCHIVOS (LIBROS). Nuevamente abrimos Excel, haciendo clic sobre Inicio, luego Programas y finalmente Excel. Al desplegar el menú Archivo, veremos que en el sector inferior del desplegado, está el nombre del último archivo accedido, hacemos clic sobre ese renglón y se abrirá nuestro archivo Ejercicio.xls. Otra forma es desplegar el menú Archivo, elegir la opción abrir y al abrirse la ventana correspondiente marcar el archivo deseado y hacer clic sobre abrir. Por último también se puede hacer clic sobre el ícono: BOTÓN AUTOSUMA Vamos a obtener los totales de las columnas y las filas. Ubicamos el cursor en el lugar donde van a incorporarse esos totales. En primer lugar en la celda B11. Utilizaremos aquí uno de los botones de la barra de herramientas, el que tiene la letra SIGMA. Excel relaciona directamente lo que hay en las filas o columnas vecinas y nos informa la suma que a su criterio corresponde realizar. Ejercicio: Con el cursor en la celda B11, haga clic sobre el botón AUTOSUMA. Como podemos ver el sistema nos sugiere realizar una operación de Suma para el rango B7:B10. Aceptamos haciendo clic sobre el tilde verde de la barra de entrada. Lo mismo hacemos con el cursor en las celdas C11, D11, E11, F11 y G11. Por último Ingresamos el texto TOTAL en la celda A11. Ejercicio: Con el cursor en la celda H7, haga clic sobre el botón AUTOSUMA. Como podemos ver el sistema nos sugiere realizar una operación de Suma para el rango B7:G7. Aceptamos haciendo clic sobre el tilde verde de la barra de entrada. Lo mismo hacemos con el cursor en las celdas H8, H9, H10 y H11. Si alguna de las operaciones de suma sugeridas no corresponde a lo deseado, anule haciendo clic sobre la X roja de la barra de entrada. Luego pinte las celdas deseadas, ejemplo B9:G9 y haga clic sobre SIGMA. Luego acepte haciendo clic en el tilde verde de la barra de entrada. OTRAS COMO H11 DEBERÁN SER EDITADAS POR COMPLETO. 10
SUMA Excel nos facilita la realización de cálculos en columnas o filas, para ello usamos el botón Autosuma o la función SUMA. Esta función es la más importante y útil de todas las que Excel ofrece. Esta función debe escribirse de una forma precisa. Primero ingresamos el signo igual (=), a continuación sin espacios intermedios le ingresamos la palabra SUMA (=SUMA). Seguidamente abrimos paréntesis a fin de marcar el rango de celdas que va a ser sumado, por ejemplo el rango B11:G11. Ejercicio: Seleccione la celda H12, luego ingrese la función tal como sigue: =SUMA(B11:G11) El resultado tiene que ser el mismo de la suma de las columnas, que está en la celda H11. Note que en el área de entrada se verá la fórmula, y en la celda correspondiente. el número Si cambiáramos el contenido de alguna celda que interviene en la operación, el resultado se modificaría automáticamente. Por eso el dato de una fórmula nunca es fijo y depende de los componentes de la operación. Ejercicio: Seleccione la celda B7, reemplace el número existente por 15, Observe cómo cambian los resultados de las sumas de las columnas y de las filas. Vuelva a poner 1500 en B7. La planilla debe ir quedando como sigue: MOVER CELDAS Es posible trasladar una celda hacia otra parte; para ello debemos selectarla (hacer clic sobre ella, cuando el cursor tome forma de flecha) y luego con el puntero del mouse en forma de flecha haciendo clic en el botón derecho y sin soltarlo, arrastrar hasta la nueva ubicación. 11
Ejercicio: Seleccione la celda A11, luego traslade la celda a la posición inmediatamente inferior (A12), luego haga lo mismo con las celdas B11, C11, D11, E11, F11, G11, H12 y H11. Ejercicio: Seleccione la celda H13, luego reemplace el rango B11:G11, con el rango B12:G12 en el área de entrada. Para ello debe editar la fórmula en la barra de entrada, ya que recordemos que la celda H13 nos ofrecerá solamente un número, no una fórmula. Para evitar todo este procedimiento, también pudo haberse selectado el rango A11:H12, luego apuntamos hasta que el cursor tome la forma de flecha, luego haciendo drag & drop, trasladamos el bloque una fila más abajo, con lo cual logramos el mismo resultado, sin tener que editar ninguna celda. Ejercicio: Seleccione el rango A12:H13, luego apuntamos hasta que el cursor tome la forma de flecha, luego haciendo drag & drop, trasladamos el bloque una fila más arriba, con lo cual deshacemos el trabajo que acabábamos de hacer en los ejercicios anteriores. Otra forma de hacer todos los procedimientos anteriores, es usar el menú contextual, que aparece haciendo clic en el botón derecho del mouse. Ejercicio: Realice los tres ejercicios anteriores (de movimiento de celdas), usando el menú contextual, opción cortar y pegar. O sea: Marcar bloque, cortar con menú contextual, llevar el indicador del mouse a la posición deseada, hacer clic en la celda de destino, pegar con menú contextual. Recordar, que para desactivar el comando Copiar, debemos pulsar la tecla ESCAPE (ESC). COPIAR O MOVER HOJAS Es posible copiar una hoja o parte de su contenido a otra dentro del mismo libro; para ello debemos selectarla (hacer clic sobre el rango deseado), luego hacer clic sobre el ícono copiar de la barra de herramientas. A continuación se selecciona otra hoja, y se hace clic con el mouse sobre el ícono pegar de la barra de herramientas. Ejercicio: Seleccione el ejercicio de la hoja1, y luego copiarlo a la hoja2. (Seleccionar desde A1) IMPORTANTE: A partir de aquí trabaje con la hoja2, dejando así la hoja1 intacta. 12
COPIAR O MOVER HOJAS ENTRE LIBROS Es posible copiar una hoja o parte de su contenido a otro libro; para ello debemos selectarla (hacer clic sobre el rango deseado), luego hacer clic sobre el ícono copiar de la barra de herramientas. A continuación se abre un libro nuevo o el libro sobre el que se desea copiar, luego se hace clic con el mouse sobre el ícono pegar de la barra de herramientas. Ejercicio: Seleccione el ejercicio de la hoja1, y luego abra un libro nuevo y copiarlo a la hoja1 del nuevo libro. En este momento que tenemos dos libros abiertos, podemos alternarlos pulsando en forma simultánea las teclas CONTROL y TAB, el sistema nos lleva a la siguiente ventana de aquellas que están abiertas. También se puede desplegar el menú ventana y elegir el documento deseado. INSERCIÓN DE FILAS Y COLUMNAS Insertaremos en la planilla EJERCICIO.XLS, una columna para obtener un total del primer trimestre. Insertar una columna significa que Excel coloca una en blanco en el lugar que indiquemos, que es a la izquierda de la posición del cursor, de modo que si queremos agregar una columna para el total del primer trimestre, que debe ir antes de ABRIL, debemos ubicar el cursor en cualquier celda de dicha columna (columna E). Luego desplegamos el menú Insertar y elegimos Columnas, se habrá insertado una columna vacía y la columna del mes de abril ha pasado a ser F. A la columna vacía la titularemos TOTAL TRIMESTRAL. El largo de este texto no permite que se vea totalmente, entonces al llegar a escribir TOTAL, debemos presionar la tecla ALT y luego ENTER, para así poder hacer dos renglones en la misma celda, recordemos que si presionamos enter solamente, pasaremos a otra celda. Si el nuevo título no cabe en la columna, variar el ancho de ésta, haciendo clic con el mouse, botón izquierdo, donde toma la forma de dos flechas opuestas y desplazar hacia la derecha, con lo cual se ensanchará la columna. Ejercicio: siguiendo las instrucciones anteriores, insertar una columna entre MARZO y ABRIL y titularla TOTAL TRIMESTRAL. Una vez realizado lo anterior, usamos el botón de autosuma para llenar las celdas, Ejemplo la celda E5, será llenada con la suma del rango B7:D7. Si observamos las celdas a la derecha, veremos que el TOTAL ha cambiado por la inserción de la nueva columna y que el nuevo total resulta equivocado, por la duplicación del importe del primer trimestre. En realidad, el rango a sumar es F7: H7. Con el cursor en I7, ejecute la autosuma. El sistema nos sugiere sumar el rango F7:H7, o sea ABRIL, MAYO y JUNIO. 13
Es de hacer notar que antes de insertar la columna, el sistema nos proponía sumar las celdas de todos los meses, pero al aplicarle la función suma a la nueva columna, el sistema deja de considerarla, presumiendo que se trata de un subtotal. Ejercicio: aplicaremos autosuma sobre I7, I8, I9, I10, I11. Borrar la celda I12. Ejercicio: Renombraremos las celdas E6 e I6, con los títulos TOTAL 1er TRIMESTRE y TOTAL 2do TRIMESTRE, respectivamente. Si a pesar de usar ALT ENTER para hacer dos renglones en una misma celda, no cabe el nuevo título, agrande la columna. Cuando ejecutamos la función autosuma y el último dato en la celda adyacente es una fórmula o una función, Excel asume que se trata de sumar los eventuales subtotales que haya en el rango afectado. Ejercicio: Llevemos el cursor a la celda J7 y le apliquemos Autosuma, notemos que nos sugiere sumar las celdas E7 e I7, porque Excel asume que se trata de sumar los eventuales subtotales que haya en el rango afectado. Al sumar un rango (ejemplo E7:I7), el separador será dos puntos (:), pero al sumar dos celdas no contiguas, el separador será punto y coma (;). (ejemplo E7;I7). Aquí copiaremos agrandando el área que recibirá la copia, desde J7 a J8, J9, J10 y J11. El procedimiento es como sigue: marcar la celda J7 luego hacer clic sobre el botón de copiar luego ir hasta la celda y en el extremo inferior derecho, cuando el cursor tome la forma de cruz pequeña, arrastrar sobre el rango J8:J11. Ejercicio: Por último titularemos la celda J6 como TOTAL GRAL. La planilla debe ir quedando como sigue: IMPORTANTE: Copie la hoja2 en la hoja3 y a partir de aquí trabaje con la hoja3, dejando así la hoja1 y hoja2 intactas. FIJACIÓN DE TÍTULOS DE FILAS Y COLUMNAS 14
No podemos observar completamente la planilla, es frecuente que esto suceda en planillas de gran tamaño. Para mantener siempre a la vista los diferentes títulos de las columnas, en nuestro caso los distintos meses y subtotales, utilizaremos un comando del menú Ventana. Antes de ejecutar el comando debemos ubicar el cursor en el lugar adecuado, de modo tal que el sistema fije los títulos de la columna que contiene los ítems y de la fila 6. Ejercicio: lleve el cursor a la celda B7, despliegue el menú Ventana y elija el comando Inmovilizar paneles. Podemos ver como el borde superior de la fila y el borde izquierdo de la columna donde está el cursor, se han marcado en un negro más intenso, lo que nos está indicando que por encima ya de estas líneas hay información que aparecerá permanentemente en pantalla. Ejercicio: Mover el cursor a la derecha a fin de exhibir la columna con el total general. Podemos ver claramente como desaparecieron los datos de las columnas de los meses de enero, Febrero y Marzo, pero queda exhibido el de la columna A, que es la columna que se encuentra a la izquierda de la línea divisoria que marca el sistema para indicar cual es el sector que siempre aparecerá en pantalla. Ejercicio: Para eliminar la inmovilización de paneles, se hace el mismo proceso, se despliega el menú Ventana, y se elije el comando que ahora se llamará movilizar paneles. Ahora agregaremos datos para el tercer y cuarto trimestre, con lo cual la columna TOTAL GRAL, ya no es necesaria. Para eliminar el contenido de la columna, la marcamos o pintamos con el mouse y presionamos la tecla DEL/SUPR. Ejercicio: A continuación Agregamos los títulos TOTAL 3er TRIMESTRE, TOTAL 4to TRIMESTRE y TOTAL GRAL, en las celdas J6, K6 y L6, respectivamente. Si los títulos exceden la celda, seleccione todas y despliegue el menú Formato, la opción CELDA... y luego la etiqueta ALINEACIÓN, allí hacer clic con el mouse en la casilla de verificación AJUSTAR TEXTO, con eso el texto se acomodará automáticamente. Si no es de su agrado, recuerde que puede ampliar el ancho de columna con el mouse arrastrando las flechas en dos direcciones entre dos columnas, ó desplegando el menú Formato, COLUMNA, ANCHO (donde le dará un valor a su conformidad, Excel predetermina 10,71). CAMBIO DE VISUALIZACIÓN 15
Tenemos una planilla donde hay 12 columnas y 11 filas. No es de gran tamaño, pero no la podemos ver completa. Para estos casos el sistema nos provee de un comando que posibilita acercar o alejar la pantalla de modo de ver menor cantidad de información con mayor tamaño, o mayor cantidad de información con menos tamaño. Desplegamos las opciones del menú Ver, y elegimos el ZOOM que nos permita ver la información a nuestro gusto. También podemos activar el botón PANTALLA COMPLETA, con este botón desaparecen todas las barras de título, de herramientas, de menú desplegables, dejando ver la pantalla Excel por completo, para regresar al modo anterior solo debemos hacer clic con el mouse sobre CERRAR PANTALLA COMPLETA. Ejercicio: Desplegar el menú Ver, y mostrar distintas alternativas, luego mostrar la pantalla completa, dejar el zoom de la pantalla en un tamaño agradable para trabajar. Recordar que también está a la derecha de la barra de herramientas el botón ZOOM ALINEADO Los títulos de las columnas deben ir centrados, esto se logra seleccionando los mismos y luego haciendo clic sobre el botón de alineación centrar. Ejercicio: Seleccionar el rango A6:L6, luego hacer clic sobre el botón de centrado. Ejercicio: Vemos ahora que el título GASTOS PRIMER SEMESTRE ha quedado obsoleto, ya que la planilla me reflejará ahora los GASTOS ANUALES, y ese será el nuevo título, que además ha quedado descentrado, para centrarlo elegimos el rango A4:L4, y luego hacemos clic sobre el botón COMBINAR Y CENTRAR. COPIAS ESPECIALES Completaremos los datos para el tercer y cuarto trimestre y el total general. El total del tercero y cuarto trimestre para el rubro Honorarios es igual al total del segundo trimestre es decir 4500. 16
Podríamos copiar el valor de la celda I7 en J7 y K7; pero aquí tendríamos un problema ya que el contenido de la celda I7, no es un valor absoluto sino una función de suma para el rango F7:H7. Lo que queremos es copiar el valor de 4500 y no la fórmula. Cuando queremos copiar el valor en la celda y no la fórmula, debemos utilizar el comando Copiar de manera normal, pero luego en lugar de usar Pegar, dentro de Edición, debemos utilizar el comando Pegado Especial dentro del mismo menú. Ejercicio: Ubique el cursor en la celda I7, ejecute el comando copiar. Luego marcar el rango sobre el que se ubicará la copia, en este caso J7:K7, seguidamente desplegamos el menú Edición. ejecutamos entonces Pegado especial. Se abre una ventana con una serie de opciones, elegimos la opción Valores. Con esto le indicamos a Excel que copie los datos numéricos que tenga la celda en un momento dado, independientemente de el origen. Luego hacer clic con el mouse en el botón aceptar. FORMATOS RÁPIDOS Notamos que los números copiados no tienen formato, ya que solamente copiamos valores, por este motivo no hay decimales. Si queremos que las celdas tengan el mismo formato numérico podemos usar la barra de herramientas. En la segunda línea hay unos botones que tienen: 1. Un signo pesos $. 2. El signo porcentaje (%) 3. Un punto. 4. Un cero en primera línea y una flecha apuntando a la izquierda y dos ceros en la segunda línea. 5. Dos ceros en la primera línea y un cero en la segunda línea con una flecha apuntando a la derecha. Cada uno de estos botones da a los valores de una celda un formato. 17
El signo pesos $ se utiliza para incorporar el signo monetario. El porcentaje da formato de por ciento. El punto agrega el punto para los miles. El cuarto aumenta por cada clic que hagamos en el ícono un decimal y el quinto disminuye por cada clic un decimal. Ejercicio: Con el rango donde están los totales para el tercer y cuarto trimestre destacado (J7:K7), vamos a dar formato a las celdas para que tengan dos decimales. Si hacemos un clic en el botón con el cero y una flecha, vemos que el sistema le agregó un decimal y la coma separadora. Si hacemos otro clic incorporamos los dos decimales a las celdas. Completamos todos los restantes totales, como sigue: TOTAL 3ER TOTAL 4TO TRIMESTRE TRIMESTRE 4500,00 4500,00 1125 1263 2250 2400 1725,25 1815,5 TOTAL GENERAL Vemos que las celdas no tienen formato, vamos a practicar otro copiado especial, en el cual no copiaremos valores como en un ejercicio anterior, sino que copiaremos formatos. Ejercicio: hacer clic sobre la celda J7, ejecute el comando copiar. Luego marcar el rango sobre el que se ubicará la copia, en este caso J8:K11, seguidamente desplegamos el menú Edición. ejecutamos entonces Pegado especial. Se abre una ventana con una serie de opciones, elegimos la opción Formatos. Con esto le indicamos a Excel que copie los formatos solamente. Ahora el rango marcado tiene el mismo formato que J7. Ejercicio: Llevemos el cursor a J11 para obtener la suma de los datos del tercer trimestre. Luego ejecutemos la función autosuma ( ). Hagamos lo mismo para el total del cuarto trimestre en K11. Ejercicio: Resta solamente obtener el total general. Ubiquemos el cursor en L7 y ejecutemos autosuma, veremos que Excel sugiere solamente el rango J7:K7, por ser los valores agregados luego de una función suma. En este caso no podemos conseguir sumar los subtotales de cada trimestre, dado que los dos últimos trimestres son valores agregados y por lo tanto al ejecutar la función autosuma Excel nos sugiere esos dos importes, que no son el total general, ya que falta el total del 2do y 3er trimestre. Ejercicio: Presionando la tecla Control y haciendo clic con el mouse en la celda I7 y la celda E7, incorporamos todas las celdas necesarias para sumar los cuatro trimestres. Hacemos lo mismo para los restantes items en la celda L8. 18
Con respecto a las celdas L9 y L10, vamos a ejecutar la otra forma de copiado. Ejercicio: Consiste en hacer clic sobre la celda que queremos que se copie, ejecutamos el comando copiar, luego hacemos clic sobre el cuadro inferior derecho de la celda, en el lugar en que el cursor se convierte en una cruz delgada, y arrastramos sin soltar el botón izquierdo del mouse, por todas las celdas que querramos que tengan la misma operación que la celda L8. Vamos a darle a la celda L11 donde está el TOTAL GENERAL, el formato monetario seleccionamos la celda y hacemos clic sobre el signo pesos ($) que hemos visto anteriormente y además podemos ponerle el punto de los miles. Si en la celda L11 ahora tenemos signos numerales #########, en lugar del número significa que el ancho de la celda no es suficiente para contener el signo monetario incorporado, el punto de los miles, la coma y los decimales, para ello ampliamos el tamaño de la columna, hasta que se vea bien el número. CREACIÓN DE GRÁFICOS Excel cuenta con una poderosa herramienta para la creación de gráficos. Es el asistente para gráficos que es un botón de la barra de herramientas en el cual hay un gráfico dibujado. El primer paso que debemos dar es marcar los valores que graficaremos. Es decir identificar la serie. En este caso corresponde a los diferentes totales de gastos para los trimestres. Así visualizaremos la evolución de los gastos en cada uno de sus conceptos. Ejercicio: Selectamos los rangos E7:E10 (1er trimestre), I7:K10 (2do, 3er y 4to trimestre). Recordar que se selecta haciendo clic en la primera celda de un rango y arrastrando el mouse sin soltar el botón izquierdo. Luego las celdas que no estén adyacentes se incorporan a la selección presionando la tecla control del teclado y haciendo clic con el mouse arrastrar sobre las restantes celdas. De esta manera quedan marcados los rangos a graficar. Abrimos el asistente para gráficos, éste nos mostrará el paso 1 de 4. Paso 1: Tipo de gráfico (columna, barra, línea, etc.); seleccione el de Columnas. Paso 2: Datos de origen. Vemos que especifica la hoja de la que provienen los datos, luego los rangos E7:E10 e I7:K10, precedidos por un signo $, significa que se trata de valores absolutos y que si hubiera funciones o fórmulas no deben ser consideradas. Además hay una pestaña titulada Serie, donde me ofrece en este caso titular las 4 series de que consta el gráfico (honorarios, teléfono, intereses, gtos generales). Paso 3: Opciones de gráficos. Títulos del gráfico, del eje de las X, del eje de las Y. Ubicación de la leyenda. Mostrar la tabla de donde se sacaron los datos, etc. 19
Valores Ponerle como título al gráfico GASTOS ANUALES, al eje de las X Trimestres, al eje de las Y Valores. Paso 4: Ubicación del gráfico, darle ubicación en la misma hoja de los datos. El gráfico debe quedar como sigue: GASTOS ANUALES 5000,00 4000,00 3000,00 2000,00 1000,00 0,00 1 2 3 4 Trimestres Honorarios Teléfono Intereses Gtos.Generales Por último si el gráfico no está en la posición deseada, se puede mover hacia arriba, abajo o a los costados haciendo clic sobre él con el mouse y arrastrándolo hasta la posición deseada. Al crear un gráfico en función de una serie de datos, si modificamos éstos, el gráfico cambia en función de los cambios realizados. Ejercicio: probemos de cambiar significativamente algunos items de los trimestres, para ver como cambia el gráfico. IMPRIMIR Y VISTA PRELIMINAR La forma standard que ofrece Excel para imprimir es hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas, que tiene dibujada una impresora. Si imprimimos en estas condiciones el sistema dividirá la planilla por sectores ya que el ancho de la misma es demasiado para poder ser impresa en su totalidad, y la imprimirá en 2 hojas. No hay necesidad de gastar una hoja para comprobarlo, hacemos clic sobre el botón de vista preliminar de la barra de herramientas. Vemos solo parte del trabajo, si hacemos clic con el mouse sobre el botón SIGUIENTE, veremos la página que falta. Notemos que a partir de una vista preliminar, ya el sistema divide la hoja con una línea punteada, delimitando lo que saldrá impreso en la primera hoja y lo de la segunda. Para solucionar este problema y que nuestro trabajo salga impreso en una sola hoja contamos con un comando del menú desplegable Archivo, llamado CONFIGURAR PÁGINA. Al ejecutar este comando se presenta una caja de diálogo. Podemos ver que tiene 4 carpetas rotuladas de la siguiente manera: Página Márgenes Encabezado y pie de página Hoja. 20
CARPETA DE MÁRGENES: Nos permite cambiar los mismos tanto en lo que hace al izquierdo o derecho, como al superior o inferior. También nos permite indicar la distancia desde el borde de la hoja al encabezado o el pie de página. Finalmente posibilita marcar que la impresión sea centrada en la página. CARPETA ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA: Nos permite elegir el encabezado o el pie de página que deseamos que aparezca en cada hoja que se imprime. Podemos elegir que no salga ningún encabezado o pie. CARPETA HOJA: Nos permite indicarle a Excel el rango que queremos imprimir, o sea Area de impresión. Títulos a imprimir nos permite indicar los títulos que deben colocarse en la parte superior en cada hoja. Ejemplo si los ítems (gtos generales, intereses, etc.) excedieran una hoja, se puede indicar a Excel que imprima los títulos de los meses nuevamente en la hoja número 2. Títulos de filas y columnas, líneas de división. Orden de impresión de las páginas, hacia abajo luego a la derecha, a la derecha luego abajo. CARPETA PÁGINA: Orientación del papel (vertical, horizontal), Tamaño del papel, con el botón con la flecha abajo que significa que posee opciones que se pueden desplegar. Escala es muy importante, ya que en caso de que el trabajo a imprimir exceda el tamaño de la hoja seleccionada, se puede ajustar a 1 página de ancho y 1 página de alto, o ajustar a un porcentaje determinado. Siempre en cada una de las carpetas mencionadas tenemos a nuestra disposición la posibilidad de una vista preliminar, antes de imprimir. Por último vemos que el cuadro de diálogo de Imprimir es muy semejante al de Word; podemos mencionar que permite imprimir todo el Libro, o la selección, o solamente las hojas activas. Y las páginas se pueden imprimir todas, o solo las seleccionadas. 21
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ORDENAR Excel cuenta con una herramienta para ordenar listas. En la barra de menús, menú desplegable Datos, tenemos una utilidad ordenar. Haciendo clic sobre el primer elemento de una lista, desplegamos Datos, luego elegimos ORDENAR. A continuación elegimos los criterios del ordenamiento, podemos elegir ordenar por una columna en forma descendente y como segundo criterio otra columna en forma ascendente, las combinaciones son múltiples. Ejercicio: Copiar la siguiente tabla, y luego ordenarla por PAIS en forma ascendente y por HABITANTES en forma descendente. PAIS CONTINENTE HABITANTES ITALIA EUROPA 60.000.000 INGLATERRA EUROPA 60.000.000 ESPAÑA EUROPA 38.000.000 EEUU AMERICA 350.000.000 BRASIL AMERICA 110.000.000 ARGENTINA AMERICA 35.000.000 La apariencia de la presente tabla está tomada del menú desplegable Formato renglón autoformato modelo clásico 2 FILTRO A la tabla del ejercicio anterior le aplicaremos filtros, de modo de visualizar los países del continente americano, luego filtraremos los países del continente europeo. Ejercicio: Desplegar el menú desplegable Datos, elegir el renglón FILTRO, y dentro de ésta AUTOFILTRO. Veremos como aparecen botones con la flecha abajo que significa que posee opciones que se pueden desplegar, en el ejemplo que nos ocupa, filtraremos los países del continente americano y luego haremos lo mismo con el continente europeo. PAIS CONTINENTE HABITANTES ESPAÑA EUROPA 38.000.000 INGLATERRA EUROPA 60.000.000 ITALIA EUROPA 60.000.000 PAIS CONTINENTE HABITANTES ARGENTINA AMERICA 35.000.000 BRASIL AMERICA 110.000.000 EEUU AMERICA 350.000.000 23
SUBTOTALES Excel posee una herramienta para sacar subtotales de una lista de elementos, a los efectos de comprobar el monto o cantidad, que tenemos de cada elemento, antes de pasar a contabilizar los de otro. Para ello se usa el menú desplegable Datos, y luego se elige la opción SUBTOTALES, apareciendo un cuadro de diálogo que tendremos que resolver, veamos el ejemplo: Ejercicio: Copiar la siguiente tabla en una hoja separada de nuestro libro Ejercicio.xls. MESES TRIMESTRE GANANCIAS ENERO 1er trimestre 450,00 FEBRERO 1er trimestre 325,00 MARZO 1er trimestre 768,00 ABRIL 2do trimestre 396,25 MAYO 2do trimestre 875,50 JUNIO 2do trimestre 647,35 JULIO 3er trimestre 1.500,00 AGOSTO 3er trimestre 528,00 SEPTIEMBRE 3er trimestre 473,75 OCTUBRE 4to trimestre 962,00 NOVIEMBRE 4to trimestre 1.045,25 DICIEMBRE 4to trimestre 987,75 TOTAL 8.958,85 Queremos que por cada cambio en la columna TRIMESTRE, Excel haga una suma de la columna GANANCIAS, y así obtener subtotales, con un totalizador general abajo. Al desplegar el menú Datos Subtotales, aparecerá el cuadro de diálogo que se ve arriba a la derecha de la tabla. En la ventana PARA CADA CAMBIO EN, nos ofrecerá una opción para cada título de la tabla (meses, trimestre, ganancias) elegiremos trimestre. En la ventana Usar función elegiremos suma. En la ventana Agregar subtotal a: elegiremos Ganancias. Luego aceptamos, quedando la tabla conformada de la siguiente manera: MESES TRIMESTRE GANANCIAS ENERO 1er trimestre 450,00 FEBRERO 1er trimestre 325,00 MARZO 1er trimestre 768,00 Total 1er trimestre 1.543,00 ABRIL 2do trimestre 396,25 MAYO 2do trimestre 875,50 JUNIO 2do trimestre 647,35 Total 2do trimestre 1.919,10 JULIO 3er trimestre 1.500,00 AGOSTO 3er trimestre 528,00 SEPTIEMBRE 3er trimestre 473,75 Total 3er trimestre 2.501,75 24
OCTUBRE 4to trimestre 962,00 NOVIEMBRE 4to trimestre 1.045,25 DICIEMBRE 4to trimestre 987,75 Total 4to trimestre 2.995,00 Total general 8.958,85 VALIDACION DE DATOS Se pueden delimitar los datos que serán ingresados en una celda o rango de celdas, para ello Excel cuenta con la utilidad VALIDACIÓN, que se encuentra en el menú desplegable Datos. Marcamos el rango de celdas que queremos validar, luego desplegamos el menú DATOS, y elegimos VALIDACIÓN. En ese momento aparece un cuadro de diálogo, que hay que resolver. Primero hay que determinar los criterios de validación (el valor a ingresar puede ser un número, entero, decimal, un texto de una lista, una fecha, hora, etc.). Si es un número, una fecha, o la hora, tendremos que determinar si el valor será mayor que y/o menor que un número especificado. Por último el origen de los valores pueden ser delimitados a mano, o extractados de un rango de celdas predeterminadas por nosotros. Figura 1 Ejercicio: Copiar la siguiente tabla de provincias desde la celda H6 hacia abajo. (figura 1) Una vez que hayamos copiado la tabla, estamos en condiciones de pasar la planilla que se indica más abajo, (figura 2) los datos de las provincias estarán validados de acuerdo a la tabla H6:H24, en el cuadro de diálogo que sigue (figura 3): Figura 3 25
Figura 2 Una vez que tengamos pasadas las tablas de las figuras 1 y 2, marcamos las celdas F6:F13, celdas que tendrán que ser validadas. Luego desplegamos el menú DATOS, y hacemos clic sobre el renglón VALIDACIÓN; aparecerá el cuadro de diálogo de la figura 3. En su etiqueta Configuración, especificaremos los criterios de validación. Permitir: lista (que es una lista de palabras que serán permitidas). La ventana Datos estará invalidada, ya que es solamente para números. Luego en la ventana Origen debemos especificar el rango de celdas donde se encuentran los datos permitidos, que es H6:H24, se puede especificar manualmente o marcar el rango de datos permitidos. Una vez cumplimentado lo anterior, hacemos clic en Aceptar. Al tratar de ingresar los datos en las celdas F6:F13, encontraremos una cuadro con una flecha desplegable, que al accionarla nos mostrará la lista de datos permitidos, seleccionamos uno y hacemos clic sobre él, quedando así el ingreso de datos vedado a todo otro texto que no sea el estipulado por la validación. 26