Implementación del proyecto: aspectos administrativos y financieros

Implementación del proyecto: aspectos administrativos y financieros

Documentos de referencia - Grant Agreement: - Contrato entre las partes - Anexo 1: Description of Work - Anexo 2: Condiciones generales - Guías: Financiera Informes Negociación 2

Límites máximos de contribución financiera Tasas de reembolso máximas por costos elegibles proyecto colaborativo Investigación para PYMEs Investigación y desarrollo tecnológico 50% 75%* 50% 75%* Actividades de demostración Actividades de capacitación Gestión de las actividades del consorcio Otras actividades 50% 100% 100% 100% 50% 100% 100% 100% Acciones de coordinación y apoyo 100%** 100%** 100%** (*) Para beneficiarios que son organismos públicos sin fines de lucro, instituciones educacionales, organizaciones de investigación y PYMES (**) el reembolso de costos indirectos elegibles en el caso de acciones de coordinación y apoyo, puede alcanzar un máximo de 7% de los costos directos elegibles.

Procedimiento de pagos Criterio general: No se puede superar el máximo de la contribución de la CE estipulado en el Grant Agreement Pagos Pre-financing payment único se paga al inicio del proyecto y generalmente constituye 160% del gasto anual promedio (menos 5% del fondo de garantía) Pagos intermedios pagos después de cada periodo sobre los gastos rendidos en el Form C Retención del 10% del pago total de la CE hasta el final del proyecto Pago final se pagará el último periodo más el fondo de garantía una vez finalizado y rendido por todos los socios 3

Proyecto: Ejemplo de procedimiento de pagos Duración 4 años, máx. financiamiento de tu institución 400.000 euros, techo de 360.000 por el 10% retenido Pre-financing payment de 160% = 160.000 euros (se resta el 5% del fondo de garantía 15.000 euros) Total: 145.000 euros Pago después del primer periodo rendidos 50.000 euros, se recibe 50.000 euros Pago después del segundo periodo rendidos 100.000 euro, se recibe 100.000 euros Pago después del tercer periodo - rendidos 100.000 euro, se recibe 50.000 euros Pago final (después del cuarto año) rendidos 150.000 euros, se recibe 55.000 euros (5% del fondo de garantía y 10% de la retención 15.000 euros + 40.000 euros) 4

Costos elegibles Costos directos Salarios: clarificar salario por horas, funciones, tipo de contrato temporal o permanente- y trabajo por WP. Debe incluir previsión. Subcontrataciones: clarificar montos, tipo, nombre del contratista y trabajo específico realizado. No debe incluir IVA. Viajes: clarificar nombres de viajeros, montos de pasajes (económico) y viáticos, destino y propósito. No debe incluir IVA. Equipo: montos, naturaleza, precio y depreciación. No debe incluir IVA. Materiales: montos y naturaleza, se pueden agrupar por lista. No debe incluir IVA. Otros costos: cualquier categoría de costo no incluido en lo anterior. No debe incluir IVA. 10

Costos indirectos Costos elegibles Overheads : Gastos administrativos, estructurales y logísticos del funcionamiento general de la institución participante. Ejemplos son electricidad, alquiler etc. Por su transversalidad es difícil determinar el monto específico asignado al proyecto Monto se define según el esquema elegido por el participante: Declaración de los costos reales Standard flat rate de 20% Una vez elegido el sistema de cálculo de los costos indirectos no se permite cambiarlo 10

IVA Costos no elegibles Intereses sobre créditos Pérdidas por oscilaciones en el tipo de cambio Costos declarados en otros proyectos financiados por la Unión Europea (no sólo el 7PM) Costos excesivamente altos por un producto o servicio a base de una evaluación por la CE 14

Informes periódicos Es una obligación contractual emitir los informes periódicos a la Comisión Europea La Comisión Europea evalúa el informe periódico. Los pagos se retienen hasta que esté aprobado el informe del consorcio Los periodos generalmente son años: si un proyecto inicia el 01 de junio 2008, el primer periodo será hasta fines de mayo 2009 Tipos de informes: Informe periódico: Se debe enviar a la CE a más tardar 60 días después de finalizado el periodo Informe detallado de los avances del periodo, incluyendo un resumen general Explicación del uso de los recursos Financial Statement (Form C) Informe final: Se debe enviar a la CE a más tardar 60 días después del fin del proyecto Informe final resumido, incluyendo conclusiones del proyecto e informe de impacto socioeconómico Plan para uso y difusión de la propiedad intelectual producida por el proyecto 6

Auditorías Pueden llevarse a cabo en el lugar de trabajo del participante Se realizan auditorías técnicas y financieras Técnicas: Revisan avance del proyecto, deliverables etc. Financieras: Revisan Form C del periodo actual o de todos Pueden realizarse hasta cinco años después de finalizado el proyecto Recomendaciones: Guardar todas las facturas originales Guardar todas las liquidaciones de sueldo Tener preparado los datos electrónicos que puedan requerir

Propiedad intelectual Background: Conocimiento previo de los socios antes de firmar el Grant Agreement el cual es requerido para llevar a cabo el proyecto o para usar los resultados del proyecto Los beneficiarios pueden definir el conocimiento previo necesario para el proyecto en un acuerdo escrito

Foreground Conocimiento adquirido tras el proyecto Propiedad: el participante es propietario del foreground que genera Propiedad compartida: Los participantes tienen que firmar un acuerdo sobre términos y condiciones (por clausulas en el consortium agreement o firmando acuerdo específico)

Checklist administrativo y financiero Administrativo: Registro de la institución Nombramiento de LEAR Autorización de la máxima autoridad de la institución Informar a la dirección de investigación de la institución (si aplica) Financiero: Qué metodología de costos indirectos elige? La dirección financiera de mi institución entiende los procedimientos y plazos que rigen en el proyecto?

El lenguaje del 7PM (1) Consortium Agreement Grant Agreement Un acuerdo entre participantes para la implementación del proyecto La Comisión Europea no es parte del acuerdo El contrato entre la CE y el consorcio Anexo Técnico (AT) Descripción del trabajo/ Description of Work (DoW) LEAR Legal Entity Appointed Representative /Representante Designado de la Entidad Legal Authorised representative Anexo Técnico al Grant Agreement = DoW Anexo Técnico del proyecto Corresponsal ante la CE en todas las materias relacionadas con el status legal de la entidad, el cual provee de información legal y financiera actualizada. Persona que representa a la institución ante la CE (distinto a coordinador nacional de proyecto)

El lenguaje del 7PM (2) Informe de actividades Informe administrativo Informe de las actividades del proyecto, avances, desviaciones, etc. Informe financiero: Correlación de actividades y declaración de costos Declaración de costos Firma oficial de Formulario C (FORM C) Seguimiento del presupuesto de costos Estado de personas/mes Informe Provisional No oficial, por lo general se hace en la mitad del periodo a informar

Información y asistencia Oficina de Enlace en Chile (europa@conicyt.cl) Documentos y guías: http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html EU research: http://ec.europa.eu/research Información respecto a programas de investigación: http://cordis.europa.eu RTD - Revista Informativa: http://ec.europa.eu/research/rtdinfo 7PM - mesa de ayuda: http://ec.europa.eu/research/enquiries IPR - mesa de ayuda: http://www.ipr-helpdesk.org

Muchas gracias por la atención María Mesonero Coordinadora de Proyectos Programa Unión Europea mmesonero@conicyt.cl Tel. 02 365 44 22 http://www.conicyt.cl/ http://www.chiep.cl/