PROCEDIMIENTO DE (SEGUROS DISTINTOS A LOS DE VIDA) IMPORTANTE: La veracidad y exactitud de la información declarada en el presente es compromiso del responsable del mismo, por lo tanto cualquier observación o corrección que se considere oportuna deberá comunicarse a la brevedad, antes de firmar la conformidad del procedimiento. ----------------------------------- ---------------------------------- ------------------------- Subgerencia Operativa Zona Centro Subgerencia Operativa Zona Norte Directorio- Presidente OBJETIVO Definir los procedimientos que deben realizar los Responsables Administrativos/Operativos y el personal y Jefe de la Sección Cobranzas y los Cobradores (incluyendo dentro de este último grupo a los productores- asesores de seguros que efectúan la cobranza). ALCANCE Toda la Compañía. RESPONSABLES Directorio / Gerencia General / Gerencia Comercial de Seguros de Vida y Patrimoniales / Subgerencia Operativa Zona Norte / Subgerencia Operativa Zona Centro. VIGENCIA / CUMPLIMIENTO Versión: 11/01/07 1
Este procedimiento entra en vigencia a partir del 01/04/2007 y los Gerentes y Supervisores involucrados deberán tomar las previsiones para su cumplimiento y para la capacitación del personal involucrado. DEFINICIONES: Productor Asesor: Persona física que realiza la actividad de intermediación promoviendo la concertación de seguros, asesorando a asegurados y asegurables, que deberá estar inscripta en el registro de productores asesores que lleva la Superintendencia de Seguros de la Nación y abonar el derecho de inscripción en tiempo y forma. Chequera: contiene los certificados de pago preimpresos de todas las cuotas de cada cliente confeccionados por computadora. Tiene tres cuerpos (ver Anexo1 Chequera de Certificados de Pago). Factura A y Recibo C: Las facturas o recibos que se emitan deberán estar identificados con las letras que para cada caso, se establecen a continuación: De tratarse de responsables inscriptos en el impuesto al valor agregado: letra A. De tratarse de exentos o monotributistas: letra "C". CONSIDERACIONES GENERALES DISPOSICIONES LEGALES 1. Que el Ministerio de Economía de la Nación ha dictado con fecha 02 de Junio de 2000 la Resolución 429/2000 y sus modificatorias, con fecha 10 de Mayo de 2001 la Resolución 90/2001 y con fecha 27 de Agosto de 2001 la Resolución 407/2001, a través de la cual se establecen los únicos sistemas habilitados para pagar premios de contratos de seguros y los requisitos de los convenios de cobranzas que a tales efectos se celebren. 2. Que la Superintendencia de Seguros de la Nación ha dictado con fecha 26 de Junio de 2001 la Resolución 28.268, través de la cual se establece el régimen de aplicación de la Resolución a que hace referencia el punto anterior. 3. Que en consecuencia es necesario adaptar la prestación del Servicio de Cobranza, con el fin de dar cumplimiento a las Resoluciones a que hacen referencia los puntos 1 y 2 de estos considerandos. MEDIOS DE PAGO Se podrán utilizar como medios de pago de premios de los Contratos de Seguros Generales los siguientes: Débitos por Tarjetas de Crédito: Versión: 11/01/07 2
Tarjeta Naranja. Tarjeta Mastercard / Argencard. Tarjeta Visa. Tarjeta Kadicard. Tarjeta Credimas. Tarjeta Nevada. Tarjeta Carta Serrana. Tarjeta Data 2000. Tarjeta Italcred. Tarjeta Cordobesa. Débitos por Caja de Ahorro y/o Cuenta Corriente: Banco de Córdoba (Caja de Ahorro o Cuenta Corriente). Banco Galicia. Pago Directo (Caja de Ahorro y/o Cuenta Corriente, todos los Bancos adheridos al sistema). Pago por ventanilla de Banco: Banco Banex, todas las sucursales. Banco Macro, todas las sucursales. Banco Suquía, todas las sucursales. Pago en Lugares de Pago de Empresas de Cobranzas: Pago Fácil. Pago en Cajas de Caruso: Todas las Agencias y Oficinas. Productor autorizado por la Compañía con conocimiento de la Subgerencia Operativa. PAGO CON EFECTIVO O CHEQUES Los pagos podrán efectuarse en efectivo o con cheques, solo será considerada cancelada la deuda una vez que el cheque se haya hecho efectivo. Con respecto a los cheques rechazados, cualquiera fuese su causa, los mismos deberán ser repuestos en la totalidad del monto del rechazo, incluyendo la comisión bancaria más gastos administrativos. Si el cheque es rechazado deberá comunicarse a la gerencia correspondiente a los efectos de evaluar al asegurado y determinar, en caso de proceder, la anulación de póliza notificando tal situación al asegurado mediante el envío de carta documento comunicando tal situación. Versión: 11/01/07 3
PROCESO N 1: COBRANZA 1. Agencia - Productor DESCRIPCIÓN ANALÍTICA DEL PROCEDIMIENTO 1.1.1. Si la forma de pago seleccionada es Productor, la impresión de los recibos (Ver Anexo 1) se realizará en forma mensual. 1.1.2. Si al presentarse al domicilio del asegurado para el cobro de una cuota éste no se encontrase, dejará un aviso de visita completo y se presentará nuevamente en otra oportunidad. Si el asegurado se encontrara, pero no estuviera dispuesto a pagar en ese momento, el productor convendrá con la persona el día y hora en que volverá para cobrar, siempre y cuando no supere la fecha de vencimiento de la cuota. Si esto ocurriese, pondrá en aviso al asegurado de la suspensión de cobertura que se producirá con posterioridad al día de vencimiento. 1.1.3. Si encuentra el asegurado y éste está dispuesto a pagar, procederá al cobro de la cuota. 1.1.3.1.Le entregará al cliente, el cuerpo del certificado preimpreso que le corresponde de la chequera provista por la Compañía. 1.1.3.2.Recibirá el pago. 1.1.3.3.Volverá a visitar al cliente para entregar el ticket no fiscal correspondiente a la cuota abonada. 1.1.3.4.La tenencia del ticket no fiscal es el comprobante del pago de las cuotas. 1.1.3.5.Es obligación del productor la entrega al cliente del ticket no fiscal. IMPORTANTE Ningún dato de este certificado podrá modificarse. En caso de errores en la impresión (Por ejemplo monto del certificado, endoso por más o por menos, etc.) comunicará al Administrativo de la Agencia para que este solicite a Casa Matriz, Sección Cobranzas la reimpresión de los recibos que tienen los errores. 2. Cobranza a través de otros medios de cobro 2.1. Tanto el Banco como Pago Fácil cobraran recibos preimpresos hasta 30 días después de ocurrido el vencimiento de los mismos. En el caso de que el recibo tenga una fecha de vencimiento que supere los 30 días, el asegurado deberá presentarse a la Compañía, con los recibos vencidos y solicitar unos nuevos, con fecha de vencimiento posterior. Versión: 11/01/07 4
PROCESO N 2: RENDICIONES DE COBRANZAS CONTABLE SU IMPUTACIÓN IMPORTANTE Sólo están autorizados a presentarse en las Agencias los productores vinculados con la Compañía y que cumplan con las disposiciones que la Superintendencia de Seguros de la Nación establece para el desarrollo de esta actividad. 1. Agencia - Productor 1.1. Podrán cobrar cuotas no vencidas y deberán rendirlas en las oficinas de la compañía como máximo el día del vencimiento de la misma, si se trata de un día feriado o día no laborable, la rendición deberá efectuarse el primer día hábil anterior. 1.2. El administrativo que tome la rendición de cobranzas en estas condiciones, tendrá prohibido la recepción y carga, en el lote abierto para el productor, de recibos de cuotas vencidas a la fecha de rendición. 1.3. Si el productor se presentara a rendir con recibos cobrados vencidos, éstos no podrán ser cargados en el lote, se requerirá con carácter obligatorio la presentación de los tres cuerpos del recibo vencido y se ingresará el pago por Caja, siendo en este caso el sello de Caja de la Compañía quien otorgue la fecha cierta de pago y las comisiones que correspondan abonar quedarán pendientes, abonándose luego de acuerdo al cronograma estipulado. (Nota: La presentación de los tres cuerpos será solo para el caso que los recibos estén bajo auditoría del cobrador). 1.3.1. Se emitirá uno nuevo para esa cuota y se ingresará el pago por Caja, el pago de las comisiones quedará pendiente y en éste caso el Productor tendrá la obligación de entregar el nuevo cupón al cliente con el sello de Caja del día de pago. 1.3.2. El no cumplimiento de la obligació n de la presentación del recibo completo o del punto anterior generará automáticamente un comunicado al asegurado informándole que no cuenta con cobertura. 1.4. En el acto de rendición deberá entregar todos los recibos vencidos no cobrados (que tienen forma de pago Productor), sin excepción. CONTROL: Antes de la entrega al Productor de los recibos del período siguiente, se verificará que haya devuelto los recibos vencidos no cobrados (que tienen forma de pago Productor), caso contrario no se procederá a su entrega. 2. Agencia - Responsable Administrativo / Operativo 2.1. Recibirá a los Productores que concurran a realizar las rendiciones de cobranzas de acuerdo al cronograma que tengan establecido. Versión: 11/01/07 5
2.2. Solicitará la entrega en ese acto de los Certificados cobrados y los no cobrados vencidos (que tienen forma de pago Productor), a la fecha. 2.3. Abrirá un lote y cargará los certificados en el sistema. 2.4. Mediante el lápiz óptico se ingresa el número de recibo, el sistema será el encargado de asignarlo al titular que corresponde. 2.5. Anulará los certificados vencidos no cobrados (que tienen forma de pago Productor). 2.6. Finalizada la carga, cerrará el lote y a los efectos de auditar emitirá los siguientes listados: Recibos a Anular. Listado de Morosos a la fecha. Auditoría de Recibos a la fecha. CONTROL: Con los tres listados realizará los controles necesarios para verificar el cumplimiento estricto de los puntos 1 al 4 anteriores. Si del control surgiera que el Productor tiene en su poder y no los ha presentado, recibos a anular y/o certificados vencidos no cobrados se le intimará a que los entregue en la próxima rendición como último plazo. 2.7. Una vez cerrado el lote este se integra con la contabilidad generando los siguientes asientos contables: Recaudación Cobranza Seguros Generales Ds. Por Premios... (se especificará el ramo) Comisiones (se especificará el ramo) Retenciones xx a pagar...(se especificará el ramo) Recaudación Cobranza Seguros Generales 2.7.1. Luego de esto deberán verificar si el lote se ha integrado correctamente en el sistema de Tesorería en los reportes de Consulta Débitos y Créditos con Saldos o en Pagos del Cobrador, si se encuentra en el primer listado, el lote no ha sido integrado con lo cual se procederá a realizar la integración, de lo contrario aparecerá en el segundo reporte. 2.7.2. Si el lote no se integró con Tesorería (Caja), deberá ingresar a Rendiciones de Tesorería, en esta pantalla de especificará el número de lote cerrado y rendirá los valores por esa cobranza, siempre por el importe neto. El sistema genera un crédito por ésta rendición en la cuenta corriente del cobrador, el cual puede ser consultado en el sistema de tesorería en consultas opción Pagos al Cobrador o Débitos y Créditos con Saldo. Versión: 11/01/07 6
2.7.3. Cuando se integran el lote en el sistema de tesorería (caja) se visualizan los siguientes movimientos : 2.7.3.1.Recaudación Vida Generales (ingreso) 2.7.3.2.Recaudación Banco (egreso), si es que se realizó la boleta de depósito interna. 2.7.4. Al cerrar el lote, las operaciones realizadas ingresan en una Base de Datos, una vez al mes se ejecuta un proceso que las filtra y las ingresa al Registro de Cobranzas el cual es llevado en forma digitalizada. 2.8. Informará al Productor que a los clientes morosos de su cartera se les comunicará esta situación por medio de avisos de morosidad por teléfono o por correo. 2.9. Enviará a la Sección Cobranzas la siguiente documentación agrupados en dos períodos mensuales: Detalle de Lote. Certificados rendidos o anulados abrochados al Detalle del Lote. Rendición de Cobranza. 2.10. Generará la orden de pago para que el Productor pueda cobrar su comisión. 3. Agencia - Caja 3.1. Recibe los valores por parte del Productor. 3.2. Una vez generada la orden de pago por el Responsable Administrativo / Operativo, se le abona la comisión al Productor, el egreso se deberá registrar en la cuenta Transferencia Ordenes de Pago Comisiones. 3.3. El Productor hace entrega del Recibo C o Factura A, según corresponda. 3.4. Los valores recibidos, sean en efectivo, cheque o giro, serán depositados a más tardar a primera hora del día siguiente hábil, dando de esta forma cumplimiento a las Normas de Contabilidad y Plan de Cuentas para Entidades Aseguradoras. 4. Casa Matriz - Subgerencia Operativa - Sección Cobranzas 4.1. Recibe la documentación enviada por las agencias en forma quincenal. CONTROL: Los certificados enviados deben coincidir con el detalle del lote. Se debe verificar que los certificados pertenezcan a la quincena que se ha enviado. Se imprime una rendición de la agencia y se compara que todos los lotes enviados sean los que allí se detallan. Se controla que en el caso de los recibos manuales anulados estén los dos cuerpos. 5. Casa Matriz Gerencia Administración y Finanzas Sección Contaduría. 5.1. Recibirá los comprobantes de caja que respalden los registros de integración de los lotes de cobranza generales. 5.2. Archivará por quincena la documentación recibida. Versión: 11/01/07 7
CONTROL: Verificará el reporte de Débitos y Créditos con saldos, con las correspondientes cuentas contables. Informará a agencia si existen lotes pendientes de integrar a efectos de que se realice la integración correspondiente De existir boletas de depósitos internas con saldos, verificar la procedencia de la misma. NOTA: Los formularios que se adjuntan a continuación son sólo ejemplificativos, por lo cual los mismos podrán ser modificados por el sector correspondiente sin que ello implique que se ha introducido una reforma al manual de procedimiento. Versión: 11/01/07 8
ANEXO 1:CHEQUERA DE CERTIFICADOS DE PAGO Versión: 11/01/07 9