Tema 12: Gestión de existencias Elvira Carmona Rubio Operaciones administrativas de compraventa
En esta unidad aprenderemos a: Representar gráficamente los stocks y su evolución en el tiempo. Calcular el punto de pedido y el lote económico de pedido. Analizar el movimiento de stocks mediante índices de rotación e interpretar los resultados. Clasificar las mercancías según el criterio ABC.
1. Aprovisionamiento El aprovisionamiento comprende tres funciones importantes: Compras Almacenamiento Gestión de stocks
1.1.Función compras - Comprar productos y servicios y: - Estudiar las posibilidades de mercado. - Solicitar presupuestos y realizar ofertas a los proveedores. - Seleccionar los proveedores más adecuados. - Realizar los pedidos. - Hacer el seguimiento de las ofertas y los pedidos. - Efectuar reclamaciones, devoluciones o anulaciones de pedidos.
1.2. Función de almacenamiento El almacenamiento se ocupa de las siguientes actividades: - Recepción de las mercancías. - Colocación de las mercaderías en el almacén. - Cuidados para evitar deterioros. - Gestionar las salidas de mercaderías del almacén.
Consiste en: 1.3. Gestión de stocks -Determinar las cantidades óptimas a pedir para la constitución y renovación de los stocks. -Determinar la periodicidad óptima para realizar los pedidos.
2. Objetivos de la gestión de stocks Las empresas tienen que tener un nivel de stocks suficiente para satisfacer tanto la demanda interna del departamento de producción como la demanda externa de los clientes, pero siempre teniendo mucho cuidado de que el coste de almacenamiento no sea excesivo. Rotura de stock: Cuando no se puede hacer frente a la demanda de un artículo por falta de existencias en el almacén. Consecuencias: Pérdida de ventas, deterioro de la imagen de la empresa, pérdida de la confianza de los clientes.
2.1 La gestión eficaz de stocks Con una adecuada gestión de stocks se conseguirá: Tener artículos disponibles para cuando los demanden los clientes. Stocks excesivos ocasionan mayores costes en el almacén, que pueden repercutir en los precios de venta y, en consecuencia, en la demanda. Evitar la escasez, protegiendo a la empresa de los retrasos en el suministro de los pedidos a los proveedores. Disminución de costes. Hay que tener en cuenta que a medida que aumenta el volumen de compras disminuyen los costes, debido a losrappels. Además, se obtienen descuentos mayores cuanto mayor sea el pedido, se obtendrá un mayor descuento comprando de una vez 200 unidades que 100 en dos veces.
3. Los costes de aprovisionamiento A) Costes de adquisición. Comprende el coste de las mercancías más los gastos necesarios hasta que los productos llegan al almacén. B) Coste de emisión depedidos: Abarca el coste de personal administrativo, teléfono, electricidad, seguros, amortizaciones de los equipos, comisiones de agentes y representantes, recepción del pedido, etc. El coste de emisión de pedidos será mayor cuanto mayor sea elnúmero de pedidos que se realicen. C) Coste de almacenamiento. Comprende costes de diferente índole como los salarios de los empleados del almacén, la amortización de las instalaciones, los seguros de edificios y vehículos, impuestos locales, electricidad, agua, etc.
3.1 Costes específicos del almacén a) Coste del capital invertido en el edificio, las instalaciones y en la compra de las mercancías. b) Coste del deterioro físico de los productos debido a roturas humedades, suciedad, etc. c) Coste de la obsolescencia debido al cambio en los gustos o en el avance de la tecnología. d) Coste de la rotura de stocks. Coste ocasionado por la falta de existencias, que puede ocasionar la pérdida de clientes.
4. Clases de stocks 1. Stock activo o de ciclo. Se constituye para hacer frente a la demanda normal de los clientes en un periodo de tiempo concreto. Evoluciona entre un máximo y un mínimo. a) Stock máximo: Es la cantidad máxima que puede haber de un producto en el almacén, lo marca la capacidad del almacén, el capital invertido en la compra de mercancías o los costes derivados del mantenimiento de esas mercancías. b) Stock mínimo: Es la cantidad mínima que puede haber de un producto en el almacén, lo marca la probabilidad de que se produzcan roturas en el stock, y no se puedan atender los pedidos de los clientes, o que se paralice el proceso de producción de la empresa. 2. Stock de seguridad. Se constituye para evitar las roturas de los stocks. Es complementario del stock activo y sirve para hacer frente a las demandas anormales delos clientes oalas demorasen elplazodeentrega. 3. Stock óptimo. Es el que permite cubrir las previsiones óptimas de ventas y una mayor rentabilidad de los artículos almacenados en relación con el capital invertido. 4. Stock cero o Justin time. Consiste en trabajar bajo demanda, es decir, solo se producirá cuando exista una demanda concreta. Este método propone que los materiales y componentes se reciban cuando se precisen realmente, así se reducen los artículos almacenados al mínimo para reducir los costes de los stocks.
5. Evolución de las existencias en almacén https://www.youtube.com/watch?v=5ss9eepj V-U
5. Evolución de las existencias en almacén El nivel de stocks va cambiando con las compras y ventas de mercancías. Uno de los principales problemas que surge al gestionar los stocks es determinar el volumen de existencias. Para entender mejor el nivel de stocks vamos a representarlo gráficamente.
5.1 Modelo de previsión perfecta Se fundamenta en que elritmodelademanda de mercancías es constante y prevé el momento en que se van a agotar las existencias y, además, se supone que la reposición de las mercancías es inmediata. Nivel de stock Stock máximo 0 Tiempo
5.2. Rotura de stocks Existe rotura de stocks cuando en un almacén no quedan existencias suficientes para atender a los pedidos de los clientes. Nivel de stock s Stock máximo -s 0 Rotura de stock Tiempo Retraso en el aprovisionamiento
5.3 Stock de seguridad Se constituye para evitar las roturas de stocks. Es complementario del stock activo y sirve para hacer frente a las demandas anormales de los clientes, a las demoras en el plazo de entrega de los proveedores o a circunstancias imprevistas. Nivel de stock Stock 0 Stock de seguridad Rotura de stock Tiempo Retraso en el aprovisionamiento
Actividad 1 pg. 213 Representa gráficamente las siguientes situaciones de un almacén: a) El stock máximo son 1200 unidades, el consumo es constante y se realizan pedidos cuando el stock llega a cero. Los pedidos de mercancías se realizan cada 60 días y la reposición es inmediata. b) En el almacén del apartado a) se produce un retraso de 4 días en la reposición de mercancías, Como consecuencia, se produce una rotura de stocks de 80 unidades. c) Continuación del apartado B. Para evitar la rotura de stocks, se crea un stock de seguridad de 100 unidades. No obstante, en el tercer periodo se produce otro retraso en la entrega de 2 días, ocasionando una rotura de stock de 40 unidades.
Solución actividad 1 a) 1200 unidades 60 días 120 días 180 días Tiempo
Solución actividad 1 b) 80 unidades Tiempo Retraso de 4 días
Solución actividad 1 C) Stock de seguridad 100 unidades Retraso 2 días 40 unidades Tiempo
6. La reposición de mercancías Para que no se produzcan roturas de stocks y para que las existencias almacenadas sean las justas en cada momento, sin que supongan un coste excesivo, se han de resolver dos cuestiones: Cantidadque se ha de solicitar en cada pedido. Momentoen el que han de realizar los pedidos Para resolver estas cuestiones surgen dos conceptos: 1. Punto de pedido. Es la cantidad de existencias que quedan en el almacén, alcanzadas las cuales se ha de realizar un pedido. 2. Lote económico. Es la cantidad de producto que hay que solicitar a los proveedores para que los costas de adquisición y mantenimiento resulten mínimos.
6.1 Punto de pedido Es el nivel de stocks que, llegado al cual, indica que se debe realizar un nuevo pedido si no queremos quedarnos desabastecidos y que se produzca una rotura de stocks. También se puede definir el punto de pedido como el número de unidades necesarias para cubrir la previsión de ventas durante el plazo de entrega del proveedor. Al punto de pedido se le añade el stock de seguridad para evitar las roturas de stocks: PP = DM + StkS PP Punto de pedido DM Demanda media prevista durante el plazo de entrega StkS Stock de seguridad
El PP se calcula de la siguiente forma Cada pedido se ha de hacer con tiempo suficiente para que el proveedor reponga antes de que se produzca una rotura de stock. Durante este plazo de entrega (PE), se sigue consumiendo. Este consumo será: consumo medio multiplicado por los días del plazo de entrega ( PE x DM) PP = (PE x DM) + Stks
Caso práctico 1 En una empresa en la que se trabaja 22 días al mes se consumen, como media, 850 unidades diarias, es decir, 18.700 unidades al mes. El plazo de entrega del proveedor es de 3 días Tienen calculado un stock de seguridad de 1300 unidades. Se desea saber: a) Cuál es el punto de pedido? b) Cómo es la representación gráfica de la evolución del stock?
Solución a) El punto de pedido: Consumo medio previsto durante el plazo de entrega + stock de seguridad. Consumo durante el plazo de entrega: 850x3= 2550 unidades. Stock de seguridad: 1300 uds. Punto de pedido: 2550 + 1300= 3850 uds. La empresa realizará un nuevo pedido cuando el nivel de existencias en el almacén descienda a 3850 uds.
b) Representación gráfica de la evolución del stock. unidades 18700 Stock máximo 18700 uds 3850 Punto de pedido 3850 uds 1300 Stock de seguridad 1300 unidades Plazo de entrega: 3 días
Actividades 2. En una empresa dedicada a la distribución de material eléctrico venden, como media, 700 uds diarias de una determinada lámpara. La reposición de la mercancía se realiza cada 20 días. El plazo de entrega del proveedor es de 3 días. Tienen calculado un stock de seguridad de 1000 unidades. Se pide: a) Calcula el punto de pedido. b) Representa gráficamente la evolución del stock. c) Representa gráficamente la situación, si en el segundo periodo se retrasa la entrega un día sobre el plazo de entrega habitual.
Solución a) Punto de pedido Consumo durante el plazo de entrega: 700 x 3= 2100 uds. Stock de seguridad: 1000uds PP = 2100+1000= 3100 uds
b) Representación gráfica de la evolución del stock. unidades 14000 Stock máximo 14000 uds 3100 Punto de pedido 3100 uds 1000 Stock de seguridad 1000 unidades Plazo de entrega: 3 días
b) En el segundo periodo se retrasa la entrega un día unidades 14000 Stock máximo 14000 uds 3100 Punto de pedido 3100 uds 1000 Stock de seguridad 1000 unidades Plazo de entrega: 3 días Retraso en la entrega: 1 día
6.2 Cantidad óptima de pedido La cantidad óptima que hay que solicitar en cada pedido, se denomina lote económico. Es la cantidad que hay que solicitar a los proveedores para que resulten mínimos los costes de adquisición y mantenimiento. Cuando se calcula el lote económico hay que tener en cuenta que cada emisión de pedido lleva un coste asociado y, posteriormente, un coste de almacenamiento. Para calcular el lote económico, suele emplearse el modelo de Morris Wilson, que parte del supuesto de que son constantes en el tiempo de las ventas: los costes de emisión del pedido los costes de almacenamiento.
Modelo Morris Wilson LE = 2 x Cpx v / Ca Siendo: -Cp: Coste de emisión de pedidos -V: Ventas medias anuales o consumo medio anual -Ca: Coste de almacenamiento por unidad de artículo
Caso práctico 2 Calcula la cantidad óptima de pedido de kilos de harina que debe realizar un empresario panadero, basándose en los datos siguientes: Consumo medio anual: 12.000kg Coste de almacenamiento por kg: 0 05 Coste de emisión de pedido: 0 13
Solución LE = 2 x cpx v/ ca = 2 x 0 13 x 12.000/ 0 05= 62400 = 249 7 La cantidad óptima de pedidos que hace mínimos los costes de adquisición y mantenimiento son 249 7 kg
Actividades 4. Calcula la cantidad óptima de pedido que debe realizar una empresa teniendo en cuenta los siguientes datos: - Consumo medio anual 183000uds -Coste de almacenamiento por unidad 0 5 -Coste de emisión de pedido 0 2
Solución LE = 2 x cpx v/ ca = 2 x 0,2 x 183000/ 0 5= 146.400 = 382,62 La cantidad óptima de pedidos que hace mínimos los costes de adquisición y mantenimiento son 382,62 kg
Actividad 5 En un almacén desean aprovisionarse de un determinado artículo, realizando uno, dos o más pedidos. Desean saber cual será el número de unidades que ha de demandar en cada pedido para que los costes de adquisición y mantenimiento sean mínimos. Los datos de los que se dispone para hacer el cálculo son: -Ventas medias anuales 70.000 -Coste de emisión del pedido 3 -Coste de almacenamiento por unidad 0 15
7. Análisis ABC Las empresas han de llevar un control de sus inventarios pero un control minucioso de todos y cada uno de los artículos puede tener un coste demasiado elevado. Para decidir que grado de control se lleva se suele recurrir al método ABC. ES un sistema de gestión de almacén basado en los principios de que solo interesa un control minucioso de los productos más importantes, mientras que para los que tengan menor relevancia bastará con una vigilancia menos rigurosa. Este método clasifica los stocks en tres grupos A,B y C según su importancia. El resultado del análisis se representa en un gráfico denominado curvadepareto Lorenz.
Curva de Pareto Lorenz 75% B A 20%
7.1 Clasificación de los productos según el método ABC Grupo A: Está formado por un número reducido de productos (entre un 5% y un 20%) y suponen un porcentaje de inversión de capital elevado respecto al total de stocks (del 60% al 80%) Grupo B:Son un número mayor de productos almacenados (del 20% al 40%) y suponen entre un 20% y un 30% del total invertido en el almacén. Grupo C: Representa al grupo de artículos más numeroso (entorno al 50 o al 60%) pero solo representan del 5% al 20% del capital invertido en el almacén
7.2 Procedimiento para aplicar el método ABC 1. Organizar los productos de mayor a menor valor. 2. Establecer los grupos A,B y C 3. Calcular el porcentaje de cada grupo de artículos (A,B y C) respecto el total de artículos y el total de la inversión. 4. Representar gráficamente la situación.
Caso práctico 3 Representa gráficamente, mediante el análisis ABC, la situación del almacén de una empresa dedicada a la venta de productos informáticos. Las mercancías se pueden agrupar en las tres categorías siguientes. Grupo A: Ordenadores de sobremesa y portátiles -En total son 70 unidades -El importe total de las 70 unidades es 50000 Grupo B: Monitores, impresoras, escáneres. -En total son 500 unidades -El importe total de las 500 unidades es 15000 Grupo C: Tinta, pequeños periféricos y otros. -En total son 1000 unidades. -El importe total de las 1000unidades es 5000
Caso práctico 4 Representa gráficamente, mediante el análisis ABC, la situación del almacén de una empresa dedicada a la venta de productos informáticos. Las mercancías se pueden agrupar en las tres categorías siguientes. Grupo A: Ordenadores de sobremesa y portátiles -En total son 65 unidades -El importe total de las 65 unidades es 30000 Grupo B: Monitores, impresoras, escáneres. -En total son 450 unidades -El importe total de las 450 unidades es 10000 Grupo C: Tinta, pequeños periféricos y otros. -En total son 1500 unidades. -El importe total de las 1500 unidades es 1000
Solución Número total de artículos: 70+500+1000=1570 El importe total de la inversión en almacén: 50000+15000+5000= 70000 Grupo A Porcentaje de artículos A sobre el total: (70/1570)x100= 4,45% Porcentaje de inversión sobre el total: (50000/70000)x100= 71 42% Grupo B Porcentaje de artículos B sobre el total: (500/1570) x 100= 31,84% Porcentaje de inversión sobre el total: (15000/70000) x 100= 21,42% Grupo C Porcentaje de artículos C sobre el total: (1000/1570) x 100= 63 69% Porcentaje de inversión sobre el total: (5000/70000) x 100= 7 14%
Representación gráfica (92 84% + 7 14%) = 100% (21 42% + 71 42%) = 92 84% 71 42% B C A 4 45% 31 84%+4 4 5= 36 29% 36 29%+63 69= 100%
8. Rotación de los stocks Concepto: Es el número de veces que, en un periodo de tiempo, un artículo pasa por el proceso de venderse, salir del almacén y ser cobrado, recuperando así la inversión realizada al adquirirlo. Cálculo: I.R = Importe de las salidas anuales/ Importe de las existencias medias anuales
Rotación de los stocks El índicede rotaciónadecuadohade ser siempresuperiora1. Si un artículo rota 4 veces al año significa que se ha recuperado 4 veces la inversión realizada en él. Si el índice de rotación es muybajo significa que la inversión que se ha realizado no es productiva y los artículos se mueven poco. Si el índice de rotación es muy elevado, significa que las existencias están en un continuo movimiento, por lo que se deberá prestar atención al stock de seguridad para evitar que no se produzca su rotura. Ventajas de una alta rotación: Al pasar las existencias menos tiempo en el almacén, hay menos dinero inmovilizado en existencias. Los costes de almacenamiento disminuyen. Es más difícil que las existencias queden obsoletas.
8.1 Clases de índices de rotación Se pueden calcular dos índices de rotación de stocks: a) Índice de rotación física. Se calcula el movimiento en unidades de producto. b) Índice de rotación económica. Se calcula el movimiento en unidades monetarias (euros)
Caso práctico 4 Calcula el índice de rotación anual del almacén de una empresa que distribuye ordenadores, teniendo en cuenta los datos siguientes: Artículos Importesalidas Importe de las existencias en el ejercicio (12 meses) Ordenadores de sobremesa 20.000 45.000 Ordenadores portátiles 15.000 60.000 Calcula el índice de rotación general del almacén y los índices independientes de los ordenadores de sobremesa y de los portátiles
Solución (Caso práctico 4) Índice de rotación general del almacén= 20.000+15000/(45000+60000/12)= 35000/8750= 4 Significa que las mercancías han recuperado 4 veces la inversión realizada en ellas. Índice de rotación sobremesa= 20000/(45000/12)= 20000/3750= 5,3 Índice de rotación portátiles = 15000/(60000/12)= 15000/5000= 3
Actividad 6 El movimiento de los artículos A,B,C en el almacén, en un año, ha sido el siguiente: Artículo A: Salidas al año 30000, existencias medias 24000 Artículo B: Salidas al año 60000, existencias medias 12000 Artículo C: Salidas al año 54000, existencias medias 62000 Se pide: a) Calcula el índice de rotación general de almacén. b) Calcula el índice de rotación de cada uno de los artículos.
Solución Calcula el índice de rotación general del almacén. Índice de rotación de almacén= 30000+60000+54000/(24000+12000+62000)/12= 144000/(98000)/12=144000/8166 66= 17 63 Calcula el índice de rotación de cada uno de los artículos. -Artículo A= 30000/(24000/12)=15 -Artículo B= 60000/(12000/12)= 60 -Artículo C= 54000/(62000/12)= 10 45