RESOLUCION 484 DE 2013 (diciembre 13) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA Por medio de la cual se adoptan las tablas de retención documental y se implementan las políticas del programa de gestión documental de la Imprenta Nacional de Colombia" de acuerdo a la ley 594 de 2000 y decreto 2578 de 2012. LAGERENTE GENERAL En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferida por el Artículo 11, numerales 8 y 14 del Decreto No. 2469 de 2000 y CONSIDERANDO: Que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Que el Congreso de Colombia, mediante Ley 594 de 2000, dictó la Ley General de Archivos, que establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado; la cual, además contiene las pautas generales sobre la forma y procedimientos para la organización y planeación de archivos al interior de las entidades del Estado en todos sus órdenes y niveles. Que el Artículo 24 de la Ley 594 de 2000 establece la "Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental". Que mediante Resolución No. 429 del 26 de septiembre de 2002, la Entidad adoptó el Programa de Gestión Documental y las Tablas de Retención Documental, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo No. 001 del 29 de enero de 2.002 expedido por el Archivo General de la Nación. Que el Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012 Reglamento el Sistema Nacional de Archivos, estableció la Red Nacional de Archivos se derogó el Decreto 4124 de 2004 y se dictarán otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Que el Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, reglamentó el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictarán otras disposiciones en materia de gestión Documental para todas las entidades del Estado. Que el Acuerdo 004 del 15 de Marzo de 2013, expedido por el Archivo General de la Nación reglamentó parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y modificó el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental". Que el Acuerdo 005 del 15 de Marzo de 2013 expedido por el Archivo General de la Nación establece los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades Públicas y Privadas que cumplan funciones Públicas y dicta otras disposiciones. Que en cumplimiento con lo establecido en el literal e) del Artículo 14 del Acuerdo No. 004 del 15 de marzo de 2013, la Imprenta Nacional de Colombia, mediante Acta No. 04/2013 realizó la actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD), la cual fue aprobada por el Comité de Archivo de la entidad. Que de conformidad con lo expuesto y con el fin de garantizar la producción, conservación y
uso adecuado del patrimonio documental de la entidad se hace necesaria la adopción de las Tablas de Retención Documental y la automatización del Sistema de Gestión Documental de acuerdo con la normatividad vigente. En mérito de lo expuesto, RESUELVE: CAPITULO I. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. ARTÍCULO 1o. ADOPCIÓN DE LA TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Las Tablas de Retención Documental serán de obligatoria observancia y aplicación para todas las dependencias de la Imprenta Nacional de Colombia. Concordancias Resolución IMPRENTA 429 de 2002 ARTÍCULO 2o. MODIFICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Las Tablas de Retención Documental se revisaran y actualizarán en los casos que establece el Acuerdo 04 de 2013, Título V Artículo 14, previa aprobación por escrito de los Jefes de las áreas respectivas, adicionando las series, subseries y/o tipos documentales que resultaren por razones de la dinámica propia de la administración, las cuales deberán ser avaladas en la sesión ordinaria del Comité de Coordinación. ARTÍCULO 3o. RESPONSABILIDAD. Los Jefes y Coordinadores de cada dependencia serán los responsables de las transferencias documentales y de la organización de los expedientes, de conformidad con los plazos y criterios establecidos en las TRD aprobadas en cada dependencia. ARTÍCULO 4o. AUTORIZACIÓN PARA ELIMINACIÓN. Siguiendo el procedimiento establecido en el Acuerdo 04 de 2013, título V Articulo 15, previa presentación que para tal efecto realice el coordinador del Grupo de Gestión Documental, la autorización para la eliminación de documentos será responsabilidad del Comité de Coordinación de la Entidad. ARTÍCULO 5o. SUPERVISIÓN, CONTROL Y ASESORÍAS. La supervisión, el control y la asesoría en el uso y aplicación de las Tablas de Retención Documental, serán responsabilidad de la Subgerencia Administrativa y Financiera y el Grupo de Gestión Documental y de Activos Fijos de la Entidad. ARTÍCULO 6o. SOCIALIZACIÓN DEL INSTRUCTIVO ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SEGÚN LAS TRD. Esta socialización se realizará a todos los funcionarios nuevos como parte del proceso de inducción y a los antiguos en la reinducción. Con ello se busca dar aplicación de las políticas archivísticas, haciendo de los archivos verdaderos centros de apoyo para la administración y servicio al ciudadano; coadyuvando para que la gestión pública sea más eficiente y transparente; garantizando los derechos constitucionales de información y acceso a los documentos públicos; incrementando el patrimonio documental del país como parte fundamental de la memoria colectiva. ARTÍCULO 7o. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE LAS TRD. Permite a cada funcionario conocer en detalle la estructura codificada de las tablas de retención documental definidas para cada dependencia. CAPITULO II. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - SGD -. ARTÍCULO 8o. ADOPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. El Sistema de Gestión Documental será de obligatoria observancia y aplicación para todas las dependencias de la Imprenta Nacional de Colombia.
ARTÍCULO 9o. RESPONSABILIDAD. Los Jefes y/o coordinadores de cada dependencia serán responsables de la información que contenga su usuario de ORFEO, y del traslado de dicha información al funcionario competente. ARTÍCULO 10. SUPERVISIÓN, CONTROL Y ASESORÍAS. La supervisión, el control y la asesoría en el uso del aplicativo serán responsabilidad de los Profesionales de la Oficina Asesora de Sistemas e Informática y de Gestión Documental y Activos Fijos. ARTÍCULO 11. SOCIALIZACIÓN DEL INSTRUCTIVO FUNCIONALIDAD DEL APLICATIVO ORFEO/GPL. Este documento contiene las instrucciones necesarias para el funcionamiento básico del aplicativo, detallando las actividades frecuentes dentro de la gestión de documentos. Esta socialización se realizara a todos los funcionarios de la Imprenta Nacional de Colombia durante la implementación del aplicativo y los periodos de prueba. CAPITULO III. POLÍTICAS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. ARTÍCULO 12. DEFINICIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. Entiéndase como tal el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Imprenta Nacional de Colombia, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. ARTÍCULO 13. EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL INSTITUCIONAL. Es la estrategia organizacional que busca unificar los criterios en el manejo de la información documental en la Entidad, éste se compone del conjunto de procesos y elementos interrelacionados para la generación, administración, y conservación de la documentación corporativa y para el logro de los siguientes propósitos: 1. Definir las políticas para implementar la gestión documental institucional de la Entidad. 2. Establecer los planes y programas de trabajo, así como, tomar las decisiones correspondientes al interior de los procesos administrativos y técnicos de la correspondencia y los archivos en la Entidad. 3. Determinar las directrices para la elaboración, aplicación y actualizaciones de las Tablas de Retención Documental de la Entidad. 4. Definir los medios informáticos y tecnológicos para la administración documental institucional. 5. Garantizar la continua mejora e implementación del modelo de gestión documental de la Entidad. ARTÍCULO 14. AUTOMATIZACION DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL. Adoptar como herramienta del Sistema de Gestión Documental el aplicativo ORFEO/GPL. ORFEO/GPL, es un sistema de gestión documental desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (ÍBSPD) en Colombia, licenciado como software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento y mantener la creación colectiva libre. ORFEO/GPL le permitirá a la Entidad la gestión de los documentos, manteniendo los registros de manera automatizada, con importantes ahorros en tiempo, costos y recursos tales como tóner de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control y seguimiento sobre los documentos. - Toda documentación que ingrese o salga de la Imprenta Nacional de Colombia, será registrada en el Sistema ORFEO, en cumplimiento del concepto Ventanilla Única de Radicación, por lo tanto toda persona que llegue con un documento a radicar en la Entidad deberá ser remitida a dicha ventanilla ubicada en el Grupo de Gestión Documental y de Activos Fijos. - El flujo documental en el Sistema de Gestión Documental ORFEO se realizará conforme a lo
establecido en el Procedimiento PR 178004 - Gestión Documental y la Guía de Manejo de Archivos. - La creación y modificación de los datos de usuarios, corresponde al funcionario designado como Administrador de ORFEO en cada dependencia, solo en los casos de traslado de un usuario de una dependencia a otra, debe ser realizado por el Profesional encargado de la Gestión Documental, es importante tener en cuenta que para dicho procedimiento de traslado todas las carpetas del usuario ORFEO deben estar vacías y solo se permiten radicados en informados. - Todo documento de ingreso o salida de las dependencias de la Entidad pasará directamente al Jefe de la Dependencia y es responsabilidad de ellos, velar por la distribución, revisión y aprobación de los mismos. CAPITULO IV. POLÍTICAS DE GESTION DOCUMENTAL. ARTÍCULO 15. DEFINICIÓN DE POLÍTICAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. Directrices que la Administración proporciona para la gestión de los documentos tanto físicos como electrónicos y dar así cumplimiento a lo establecido en la normatividad legal vigente, bajo los siguientes parámetros: - Todo trámite del documento debe realizarse a través de ORFEO: reasignaciones, envíos a Vo. Bo. y su respectiva revisión y el documentó solo será impreso en su última versión para la firma. - Cada dependencia debe definir la persona que velará porque los documentos sean marcados como impreso, cómo enviado, adjuntar firmado y notificado, y archivar al finalizar el trámite de las comunicaciones de salida y aquellos que no generan respuesta (invitaciones). - El documento físico debe pasar de Ventanilla Única de Radicación directamente al Archivo Centralizado, y podrán ser solicitados solo en calidad de préstamo, cuando no sean legibles o que por su volumen no hayan sido completamente digitalizados. - Las comunicaciones internas no se imprimirán, sin embargo se exigirá en formato PDF con su correspondiente firma mecánica, dando cumplimiento a la Directiva Presidencial 04 de 2012 de Cero Papel. - La clasificación de entrada debe realizarse en la Ventanilla Única de Radicación y la de respuesta y\o comunicaciones internas o de salida la realizará el responsable del trámite que elabora o proyecta la comunicación. - Cuando llegan requerimientos a los correos corporativos, éstos deben ser ingresados al sistema ORFEO anexando una impresión pdf del mensaje de datos original para que quede registrada la trazabilidad de la solicitud. Se le debe responder el correo al ciudadano con el número con el que quedó radicada su solicitud para que pueda consultarla vía web. ARTÍCULO 16. VIGENCIA Y DEROGACIONES. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución No. 429 del 26 de septiembre de 2002. PUBLÍQUESE, COMUNIQUESE Y CÚMPLASE 13 DIC. 2013 ADRIANA HERRERA BELTRÁN Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma de la Imprenta Nacional de Colombia ISSN 2357-4666 Última actualización: 23 de junio de 2014