MANUAL DE CAPACITACIÓN Autor: ERP Soluciones Fecha de Creación: Sep, 2006 Versión: 1 1
Contenido Presentación... 3 Acceso al Sistema Oracle Applications... 4 Consulta de fondos presupuestales... 8 SOLICITUD INTERNA... 10 Creación de solicitud interna... 10 Aprobación de solicitud interna... 15 Creación automática de Orden de compra... 18 RECEPCIONES... 28 REPORTES NECESARIOS... 32 CANCELACIONES... 46 2
Presentación Al terminar el curso, el usuario será capaz de: Entender el concepto de compras (PO) en el ambiente de las aplicaciones de Oracle. Identificar los pasos requeridos para completar el ciclo contable utilizando compras Oracle. Conocerá los procesos de captura de información de Oracle. 3
Acceso al Sistema Oracle Applications 1. Abra una sesión de Internet. Ingrese la dirección de Internet del sitio de Oracle. 2. Haga clic en E-Business Home Page. 3. Regístrese en la aplicación de Oracle. a. Seleccione el idioma (español o inglés) en que desea ver la aplicación. b. Ingrese su nombre de usuario y su contraseña en los campos correspondientes. Nota: como regla general el nombre de usuario es determinado por la primera letra del nombre del usuario, seguida del apellido. Ejemplo: Edgar Acuña tendrá el nombre del usuario: Eacuña. b. Ingrese su contraseña c. Presione el botón Conexión para registrarse. 4
4. Seleccione el la responsabilidad que de compras que necesite realizar la función de comprar. a. Haga doble clic en la opción Solicitudes Internas en el menú Solicitudes Internas. 5
5. El navegador de Oracle muestra las opciones del menú de Funciones para el módulo Compras. El navegador muestra el nombre de las tareas para las que el usuario tiene acceso. En el navegador, usted puede hacer una lista personal de sus tareas más frecuentes. 6
Lista Personal de tareas frecuentes Lista General de tareas Abrir pantallas de tareas Seleccione en la lista general, la tarea que desea agregar a la lista de tareas frecuentes y presione la flecha en azul. 7
En la barra de herramientas usted encuentra estos iconos. Consulta de fondos presupuestales Navegación: Consulta Fondos En ésta pantalla se consulta la disponibilidad de fondos a nivel congelado, comprometido y Real para cada presupuesto por periodo y rango de cuentas, bajo los siguientes criterios: 8
1.-Elegir la Organización de Presupuesto 2.-Elegir la fecha que se necesita verificar el disponible presupuestal 3.- Tipo de Importe: Acumulado Anual Extendido. Acumulado de Periodo. Acumulado Trimestral Extendido. 4.- Tipo compromiso: Comprometido Devengado Ejercido Pago Reservado Todos 5.- Nivel de Cuenta: Detalle Resumen Todos 9
SOLICITUD INTERNA Creación de solicitud interna Navegación: Solicitudes internas Solicitudes internas 2 1 4 3 5 6 Se ingresan los siguientes datos: 1. Preparador: Es el nombre de la persona que elabora la solicitud interna. 2. Descripción: Descripción que permita identificar la solicitud interna. 3. Tipo Destino: Es el tipo de gasto que se desea realizar en la solicitud. 4. Articulo: Es el producto que se desea solicitar. 5. Solicitante: Es la persona que solicita. 6. Dirección: Área que requiere el artículo. 7. Guardar. Nota: Diversos datos de las líneas de la solicitud aparecen automáticamente con base en la configuración del artículo que se está solicitando. 10
A continuación de un clic en el botón Distribuciones. 11
1 2 1. Proporcione la cuenta a cargo que se desea afectar a nivel presupuestal. 2. Ingrese la fecha contable en la que se desea afectar el movimiento. 3. Guardar. Cerramos la pantalla de distribuciones y automáticamente regresamos a la solicitud de compra. Dé un clic en el botón aprobar. 12
1. Asegúrese que la casilla Ejecutar para aprobación es la única casilla seleccionada en caso, de no querer Reenviar a aprobación a su siguiente Nivel. 2. De un clic en el botón Aceptar. 13
De esta forma se aprobara ó se enviara automáticamente una notificación a la persona que debe dar la aprobación: 14
Aprobación de solicitud interna Para revisar la notificación se debe de accesar con el usuario que tiene el privilegio para hacer aprobaciones De un clic en Resumen de Notificaciones Identifique la solicitud interna que se envío para aprobación y selecciónela dando un clic. 15
Al seleccionar la solicitud que se desea dar aprobación aparecerá la siguiente pantalla: En el caso que se necesite revisar la l requisición se podrá abrir el documento de un clic en Abrir Documento 16
Dentro de la misma pantalla, de clic en el botón Aprobar. De forma automática, se envía una notificación al solicitante en la que se le avisa que la solicitud ya fue aprobada. 17
Creación automática de Orden de compra En la siguiente pantalla se filtran a manera de consulta todas aquellas solicitudes internas que ya fueron aprobadas y que están listas para tomarse como base para la creación de la Orden de compra. Otros filtros que pueden utilizados para encontrar las solicitudes que se deseen pueden ser por número de solicitud interna, Solicitante,artículo, etc. como se muestra a continuación: Navegación: Creación automática 1. Efectuada la búsqueda, el sistema nos muestra una pantalla con las líneas de las solicitudes internas que están listas para utilizarse para la creación de la Orden de compra. 2. Una vez seleccionadas las líneas, se establecen los siguientes parámetros: 18
Procesos: Crear. Tpo Doc: OC Standard. Agrupación: p/defecto. 3. De clic en el botón Automático. La siguiente pantalla será desplegada para la creación de la solicitud a la Orden de Compra: 1 1. Seleccione el Proveedor que desee realizar la orden de compra 2. De clic en el botón Crear. Se crea automáticamente la Orden de Compra. 19
1 2 1.- Ingresar en Envio : La direccion a donde se va a entregar lo que se esta pidiendo 2.- dar un clic y seleccionar tipo de Procedimiento,Fundamento Legal,contador No. De Procedimiento,Vigencia de la orden de compra ejemplo : 01-ENE-2006,Al 30-ENE-2006 Al haber seleccionado cada uno de los campos se le dará un clic en aceptar 20
1 1.- al posicionarse deberá dar CTRL + F11 y nos traerá la información de la requisición. 21
A continuación se le dará un clic en Aprobar 22
Seleccionas ejecutar para aprobación y Reenviar al nivel siguiente de la jerarquía. Posteriormente se dará un clic en Aceptar Automáticamente se le envía la notificación a VALENCIA DE LA FUENTE, ALEJANDRA para su aprobación o rechazo, 23
Al darle un clic a la Orden de compra que necesita aprobar y reenviar para su aprobación 24
Dará un clic en aprobar y reenvía se la enviara a la persona que desea para su aprobación final si así es necesario 25
Se abre la Orden de compra-06-000122 Se da un clic en aprobar 26
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RECEPCIONES Recepciones de los Pedidos ó contratos Navegación: Recepciones Recepciones 1 28
Al haber seleccionado el numero de la Orden de Compra se dará un clic a Encontrar 29
Se dará un clic en la casilla que se esta señalando Se podrá recibir parcialmente o totalmente si no llego completo el pedido en la cantidad se pondrá la cantidad que llego y posteriormente se recibirá lo pendiente 30
3.-Se da un clic en guardar Si se le da un clic a cabecera se vera el numero de recepción 31
REPORTES NECESARIOS Seleccionar en el menú VER y darle un clic a Solicitudes como a continuación se presenta: Al seleccionar Solicitudes aparecerá la siguiente pantalla: 1 32
1.- Seleccionar Ejecutar Una Nueva Solicitud y aparecerá la siguiente pantalla Se dará un clic en Aceptar y aparece la siguiente pantalla: 1 33
1.- Dar un clic en los son una lista de valores que a continuación se presentara: Seleccionaremos el siguiente XXFCE - Orden de Compra para Producción, nos aparecen los siguientes parámetro que deberemos llenar son los siguientes: Numero de Orden de compras De Numero de Orden de Compra Hasta Vigencia Fecha de Creación 34
Se le dará un clic en Aceptar. 35
1 1.- Seleccionar Ejecutar 36
A parecerá la siguiente pantalla 1 1.- Seleccionar Refrescar hasta que en la Fase y Estado A parezca en el siguiente Estatus Finalizado Normal Como acontinuacion se presentara 37
A continuación cerraremos las pantallas para realizar el siguiente Reporte de Aceptación de bienes o servicios Se dará un clic en Visualizar Output, se abrirá acrobat para poder imprimir el reporte. 38
Seleccionar en el menú VER y darle un clic a Solicitudes como a continuación se presenta: Al seleccionar Solicitudes aparecerá la siguiente pantalla: 1 39
1.- Seleccionar Ejecutar Una Nueva Solicitud y aparecerá la siguiente pantalla Se dará un clic en Aceptar y aparece la siguiente pantalla: 1 40
1.- Dar un clic en los son una lista de valores que a continuación se presentara: Seleccionaremos el siguiente XXFCE - Formato de Aceptación de Bienes y/o ServiciosXXFCE nos aparecen los siguientes parámetro que deberemos llenar son los siguientes: 41
Gerencia : Seleccionar la Gerencia Editorial Subgerencia : Seleccionar la Subgerencia a la que pertenecen Unidad administrativa Objeto de contratación Numero de Exhibición que liberan Numero de Factura o Recibo Elaborado por, Nombre Elaborado por, puesto Revisado por, Nombre Revisado por,puesto Numero de La orden de compras desde Numero de la orden de compra a Organización Números de Recibos desde Números de Recibos A Se le dará un clic en Aceptar. 42
1 1.- Seleccionar Ejecutar 1 43
A parecerá la siguiente pantalla 1 1.- Seleccionar Refrescar hasta que en la Fase y Estado A parezca en el siguiente Estatus Finalizado Normal Como a continuación se presentara 44
Se dará un clic en Visualizar Output, se abrirá acrobat para poder imprimir el reporte. 45
CANCELACIONES NOTA: Verificar que no tenga una factura asociada,cheque asignado,si en su caso ya tiene un cheque y una factura asociada seria necesario cancelar cada cheque y factura. 1.- si ya tenemos la recepción y necesitamos cancelar la orden de compra tenemos que cancelar la recepción. Entraremos a la siguiente navegación Navegación: La Responsabilidad de Receptor Recepciones Devoluciones 1 2 46
1.- Selecciona el número del Pedido ó Contrato 2.- Verifique que sea el Proveedor que aparece Ya que se ingreso el numero del Pedido ó contrato y se verifico que el proveedor es el correcto. Se dará un clic en Encontrar. 47
A continuación nos aparecerá la siguiente pantalla: 1 2 3 1.- Se dará un clic en el cuadro y aparecerá de la siguiente manera 2.- Ingresara la cantidad positiva que se desea regresar para poder hacer su cancelación 3.- De un clic en el campo Devolver A y elija Proveedores 48
Como a continuación aparece en el siguiente ejemplo Guardamos y cerramos la Ventana 49
Cancelación de Pedidos ó contratos Seleccionar la siguiente Navegación Navegación: Ordenes de Compra Resumen de Orden de compra Dar un clic en Resumen de Orden de Compra 50
1 1.- Ingresar el numero del pedido ó contrato (Orden de Compra) 2.- Dar un clic en Encontrar 51
Aparece la información de la Orden de Compra Para poder cancelar es necesario ir al Menú Herramientas y dar un clic en Controlar como aparece en la pantalla siguiente 52
Al darle un clic en controlar aparece la siguiente pantalla Las opciones que deberá utilizar será Cancelar OC Nota: verificar que la Cancelación de la orden de compra afecte la fecha contable con la que se realizo el compromiso presupuestal. Quitar la palomita de E-Mail para desactivar este campo 53
A continuación se presenta la pantalla como debe de quedar Al dar un clic en Aceptar aparece el siguiente mensaje Al dar Aceptar aparecerá el siguiente mensaje 54
Al darle aceptar se logrado con Éxito la Cancelación del Pedido ó contrato. Cancelación de la Solicitud Interna Navegación: Solicitudes Internas Resumen de Solicitud Interna Se dará un clic en Resumen de Solicitud Interna para que abra la siguiente pantalla 55
1 1.- Seleccionar el numero de la Solicitud Interna que se desea visualizar 2.- dar un clic en Encontrar A continuación aparecerá la siguiente pantalla con la información de la solicitud interna que se desea cancelar. 56
Nos posicionamos en ell menú Herramientas y le damos un clic a Controlar Al darle un clic aparecerá la siguiente pantalla 57
1 Se escogerá la Opcion de Cancelar Solicitud Interna 1.- Verificar la Fecha contable sea la correcta que se debe eliminar la reserva presupuestal. 2.- dar un clic en Aceptar Aparecerá la siguiente Información Si quieres ejecutar la cancelación se dará Aceptar y en caso contrario se dará Cancelar. 58
Si en el caso de que se diera Aceptar aparecerá la siguiente Información que el proceso de cancelación finalizo con éxito y le regreso el presupuesto. Por último se dará Aceptar y listo han terminado la cancelación de Una solicitud Interna. 59