Pág. 1 de 7 1. OBJETIVO Establecer las condiciones del manejo y control adecuado de los recursos de la Caja Menor con el fin de atender las necesidades urgentes de recursos de las diferentes dependencias de la OFB 2. ALCANCE Inicia con la elaboración de la Resolución de y finaliza con la elaboración de la nota de Tesorería 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Apropiación : Es la autorización máxima de gastos asignada a una entidad en la ley, ordenanzas o acuerdos de Presupuesto. Esta autorización (apropiación), vence el 31 de diciembre de cada año. : Se constituye únicamente para cada vigencia fiscal, mediante acto administrativo emanado del representante Legal de cada Entidad, en el cual se indica claramente la finalidad y la clase de gastos que se puedan efectuar a través de ella, el acto administrativo de constitución de una debe contener explícitamente los siguientes aspectos: Cuantía, discriminación de los gastos que se pueden realizar de acuerdo con la normatividad vigente, indicación de los rubros presupuestales que se efectuaran según su cuantía, cargo del funcionario asignado como responsable del manejo. Certificado de Disponibilidad : Documento expedido por el jefe de presupuesto mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible para el compromiso con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Compromiso: Son los actos realizados por los órganos (terceros) que en el desarrollo de la capacidad de contratar y comprometer el presupuesto a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, se encuentren en el proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos. Conciliaciones Bancarias: Proceso sistemático de comparación entre los apuntes contables de una cuenta corriente realizada por el banco, y la cuenta de bancos correspondientes en la contabilidad de la Oficina, con una explicación de las diferencias encontradas. Dependencias de Afectación: Concepto en la que una unidad, ejecutora o subunidad desea realizar el registro y/o acumulación de saldos sobre las posiciones de un
Pág. 2 de 7 determinado catalogo (gastos, ingresos, pac, bienes y servicios etc.), cada vez que ejecute una transacción del sistema que afecte dicho catalogo. Documento de Giro: Valor asignado periódicamente de acuerdo a las Órdenes de Pago originadas en cada cadena presupuestal. Gastos Generales: Son los gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios necesarios, para el cumplimiento de las funciones asignadas por la constitución y la ley a la entidad así como en el pago de los impuestos y multas a que estén sometidos legalmente. Legalización Definitiva: Consiste en la entrega de los documentos de cierre y recursos a la tesorería para la terminación de la vigencia. Reembolso: Es el procedimiento mediante el cual se solicita a la Tesorería Distrital los recursos ejecutados hasta el 70% de lo autorizado presupuestalmente, esto se hace cada mes de la vigencia fiscal. Reintegro de : Consignación de los dineros para la cancelación de la caja menor cuando esta ha cumplido su objeto, cambio del responsable y/o terminación del periodo según resolución de constitución de. Terceros: Órgano (persona natural, jurídica, mixta etc.) con el que se realiza algún tipo de transacción. 4. CONDICIONES GENERALES Por política de austeridad no pueden constituirse más de dos cajas menores en la Entidad. Por urgencia del servicio, se pueden realizar compras con recursos de. Para tal efecto deberá tenerse en cuenta lo señalado en el numeral 3.2.3 de la Resolución 01 del 2001 Compras por, el cual establece como requisito el previo concepto de no existencia del bien o los bienes en bodega, emitido o certificado por el Almacenista o Profesional responsable del Almacén 5. NORMATIVIDAD REQUISITOS Decreto anual de liquidación de presupuesto para determinar la definición de los gastos que se pueden atender por la. Decreto 061 de 2007
Pág. 3 de 7 Resolución 001 de 2001 Resolución 01 de 2009 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. Actividad Descripción 1 Elaborar Resolución En el primer mes de cada vigencia se elabora el proyecto de la resolución de constitución de la indicando: la justificación técnica, económica, monto, objeto, rubros presupuestales y responsable designado. Resolución caja menor. En caso de considerar necesario abrir una nueva cuenta bancaria o en caso de solicitud de cambio de entidad financiera, se debe hacer el trámite previas justificaciones y estudios autorizados por la Subdirección Administrativa y financiera. 2 Solicitar CDP Teniendo en cuenta el procedimiento GF-P-02 Disponibilidad presupuestal, se solicita el CDP contemplando el gasto planeado para cubrir las necesidades de la entidad en materia de expuesto en la Resolución de. 3 Emitir Resolución 4 Elaborar orden pago de Una vez se ha expedido el CDP, se incluye dentro de la Resolución de, se firma y emite el acto administrativo. Mensualmente se elabora orden de pago en el sistema OPGET y se registran los datos de acuerdo con la Resolución de caja Menor. Siguiendo el procedimiento Formato GF-F-01 Solicitud Certificado de Disponibilidad Resolución Tesorero(a) Orden de Pago. De acuerdo con la cuantía establecida en la Resolución de de
Pág. 4 de 7 No. Actividad Descripción GF-P-12 Orden de pago y/o pago cuenta única. En el primer mes de la vigencia se elabora la Orden de pago de apertura. 5 Girar recursos Mensualmente se giran los recursos a la cuenta bancaria asignada para la 6 Realizar apertura libros 7 Retirar recursos 8 Recibir Solicitudes de la entidad. Se realiza la apertura de Libros de bancos y de caja en los formatos establecidos. Retirar recursos de la cuenta bancaria para contar con efectivo en la urna de seguridad de la. Se reciben las solicitudes de transporte y de adquisiciones hechas por los funcionarios, se verifica la disponibilidad del rubro de acuerdo con la solicitud, para el caso de adquisiciones el solicitante debe informar la cotización del bien a comprar. Para el caso de transportes a servicios generales, se diligencia el comprobante provisional de y continua en la actividad N 10 Tesorero(a) Transferencia bancaria libro efectivo Colilla de chequera Formato GF-F-12 Solicitud de compra caja menor Formato GF-F-13 Relación transporte caja menor se elabora orden de pago. Firma en los formatos de Administrativo y Visto Bo Caja menor avalando disponibilidad del rubro. 9 Aprobar Solicitud Si hay disponibilidad del rubro el funcionario solicitante pasa el formato para aprobación de la Subdirección Administrativa y Financiera Formato GF-F-12 Solicitud de compra caja menor aprobado Formato GF-F-13 Relación transporte caja menor aprobado Firma Aprobación
Pág. 5 de 7 No. Actividad Descripción 10 Entregar Dinero 11 Legalizar y elaborar comprobante de 12 Registrar gastos 13 Solicitar Reembolso 14 Verificar libros y comprobantes Una vez se ha aprobado la solicitud, se hace entrega del dinero El funcionario solicitante cuenta con 3 días hábiles para legalizar el dinero solicitado, haciendo entrega de la factura como respaldo de la compra, adjunto al formato de solicitud de compra o relación de transporte. Para el caso de transportes de servicios generales una vez se legaliza el gasto, se destruye el comprobante provisional y se elabora el comprobante de teniendo en cuenta de ser necesario las retenciones. En los formatos establecidos registrar los gastos para el control de la Se elabora el acta de legalización al finalizar cada mes, se adjuntan los libros de bancos y comprobantes de caja con los soportes respectivos y se envían al área de Contabilidad para su revisión y visto bueno. Se diligencia el Formato GF-F- 02 Se verifica que el saldo de la y el valor del reintegro sumen el 100% del valor total inicial de la caja menor según la Resolución (a) Comprobante provisional de Comprobante de Caja menor Factura soporte de la compra libro efectivo Formato GF-F-09 Reembolso caja menor Formato GF-F-02 con VoBo de libro efectivo con VoBo de Firmas de comprobante de
Pág. 6 de 7 No. Actividad Descripción 15 Aprobar reembolso Una vez han sido revisados los documentos de reembolso y los soportes respectivos por contabilidad, se entregan para la firma y aprobación del Subdirector aprobado libro efectivo aprobado 16 Elaborar 17 Elaborar Orden de Pago y girar recursos 18 Realizar el cierre de la caja una vez firmados los documentos de solicitud de reembolso, se entregan al área de Presupuesto para generar el y la Autorización de Giro respectivos teniendo en cuenta el procedimiento GF-P-03 presupuestal Se recibe del área de Presupuesto los documentos de solicitud de reembolso para elaborar la orden de pago en el sistema OPGET y se giran los recursos solicitados a la cuenta bancaria de la. En el último mes de cada vigencia se legaliza la caja menor, se efectúa el cierre de libros, reintegro del efectivo y del saldo sobrante en la cuenta bancaria de la a la cuenta de la OFB asignada para ello y entregando el reporte definitivo firmado por el al área de Contabilidad para su visto bueno. Una vez aprobados, los Profesional responsable de Presupuesto Tesorero(a) Formato GF-F-02 Orden de Pago Transferencia bancaria con VoBo de libro efectivo con VoBo de
Pág. 7 de 7 No. Actividad Descripción 19 Elaborar Nota de Tesorería documentos permanecerán en el área de Tesorería. Una vez se ha hecho el reintegro del efectivo en la cuenta, se verifica el valor de la consignación, los comprobantes de del año y se efectúa la devolución al presupuesto del Distrito excedente financiero Tesorero(a) Nota de Tesorería soportada con consignación y comprobantes de Verificar valor consignación vs. Valores comprobantes Anexo 1. de Cambios Versión Fecha Aprobación 0 Agosto de 2014 Documento Original Naturaleza del Cambio