Compra de insumos Unidad 1 Durante el desarrollo de la primera unidad se hará un acercamiento a los temas básicos en el proceso de compra que se cumple dentro de una empresa, que para nuestro caso será una planta extractora de biomasa energética. Por tal motivo se hace necesario para el desarrollo de esta actividad una indagación primaria sobre lo que significa el término compra en todo el sentido de la palabra, que se resume en la pregunta básica qué es comprar? Pero junto a esta surgen otras inquietudes: Cómo se sabe qué, cómo y a quién comprar? Cuál es el esquema del proceso de compra en una planta extractora? Qué es y qué función ejerce el departamento de compras en una planta extractora? Y muchas otras. Es una posibilidad que, al momento de proponer y responder dichas dudas, surjan algunas más: Cómo hacer la selección de los proveedores? Cuál sería la mejor manera de solicitar cotizaciones y con qué métodos? Qué criterios debo usar al momento de llevar a cabo una compra? Teniendo en cuenta que los objetivos para esta unidad son realizar actividades de solicitud de insumos a proveedores y actividades de selección cotizaciones y proveedores, durante el desarrollo del proceso de compra en planta extractora, se hace relevante -y por demás clave compartir y hacerle partícipe del contenido que se abordará durante el tratamiento de la misma. Como instancia inicial de este proceso, emprenderemos nuestro viaje confrontando y solucionando la duda más fundamental del estudio: Qué es comprar? Para lo cual se plasmará una definición del término comprar, esclareciendo no sólo qué quiere decir sino qué utilidad tiene dentro de una planta extractora y el proceso que se utiliza para su realización. 11 Seguidamente se mostrará lo que se entiende como estructura de compra de las empresas, en especial la ligada a una planta extractora, que se puede resumir en el departamento de compras de la misma. Luego, al determinar qué es comprar y cuál es la estructura que se puede desarrollar dentro de una planta extractora, se hace necesario complementar tal información profundizando sobre los procedimientos generales para el proceso de compra. Cuando se haya entendido el concepto fundamental del proceso de compra, su estructura y los procedimientos generales para llevarlo a cabo, describiremos con detalle la selección de proveedores tras establecer criterios de selección utilizados en las plantas extractoras, con el fin de mejorar, agilizar y detallar el proceso de compra. Dentro de este tema se presentará una serie de alternativas para la selección adecuada de los proveedores. Para finalizar la unidad se mostrará el establecimiento de criterios de selección de cotizaciones, teniendo como base lo expuesto para proveedores obtenidos al momento de hacer un buen proceso de compra. Sin duda, consideramos que lo anterior deberá ir acompañado de unos escenarios claves para el desarrollo de este proceso en la planta extractora. El proceso de compra debe poseer la infraestructura para el manejo de la información y de la interacción con los proveedores. Además, debe estar regido por los indicadores de gestión y políticas de la planta y operar bajo la normatividades vigentes como ejes fundamentales.
Para enriquecer este proceso de aprendizaje será indispensable el interés pleno de aprendizaje y, además, la disponibilidad para adentrarse y profundizar de los temas que se nos presentan. Sin embargo, debemos tener en cuenta que, aunque la unidad se denomine compra de insumos, el tema referente a los insumos será expuesto y estudiado durante la segunda unidad de este módulo. Por lo tanto, aquí nos guiaremos sólo en lo concerniente al proceso de compra en planta extractora y sus atenuantes. Vamos a estar muy atentos a la Unidad 1 Bienvenidos 12
Propósitos de formación A partir del estudio de esta unidad usted podrá: 1. Realizar actividades de solicitud de insumos a proveedores, aplicando protocolos técnicos de la empresa y en concordancia con los objetivos del Plan Operativo de la organización. 2. Desarrollar actividades de selección de cotizaciones y proveedores, aplicando los protocolos técnicos previamente definidos y en concordancia con los objetivos del Plan Operativo. Criterios de Evaluación: 1. Realizar actividades de solicitud de insumos a proveedores, aplicando protocolos técnicos de la empresa y en concordancia con los objetivos del Plan Operativo de la organización. Para el logro de este propósito se requiere que usted: Defina los requerimientos de planeación de recursos bienes y servicios, necesarios para ejecutar el plan operativo de las empresas, dentro de los planes de ahorro del presupuesto de compras. Recopile la información necesaria para asegurar el cumplimiento de los requerimientos relacionados con la solicitud de insumos a proveedores y levante indicadores operacionales o de gestión, usando los lineamientos del Plan Operativo de Producción. Apoye la generación de documentos y reportes de la actividad, en concordancia con los sistemas de información y control de la empresa, usando las herramientas informáticas disponibles. 13 2. Desarrollar actividades de selección de cotizaciones y proveedores, aplicando los protocolos técnicos previamente definidos y en concordancia con los objetivos del Plan Operativo. Para el logro de este propósito se requiere que usted: Recopile la información necesaria para aplicar criterios e indicadores en la selección de proveedores y cotizaciones. Aplique procedimientos que permitan el desarrollo del flujo de acciones para la selección de proveedores y cotizaciones usando los lineamientos del Plan Operativo de Producción y apoyándose en los sistemas de información y control de la empresa. Apoye la generación de documentos y reportes de la actividad de selección de proveedores y cotizaciones, en concordancia con los sistemas de información y control de la empresa, usando las herramientas informáticas disponibles.
Sesión 1. Conceptos generales de compra y su Importancia Para el estudio del sistema de compra en una planta extractora, estableceremos tres factores de vital importancia que nos conducirán al entendimiento de lo que es el proceso de compra dentro de la misma: qué es comprar, estructura de compra, que la ligaremos principalmente a lo que es el departamento de compra, y los procedimientos generales de compra. 1. Concepto de compra 14 Veamos! Comprar básicamente es el proceso o la acción mediante la que se obtiene un bien o un servicio por cierta cantidad de dinero y donde, en primera instancia, intervienen quien desea comprar y quien está dispuesto a vender. Definir el significado del término compra dentro del contexto industrial y comercial de una planta extractora se puede hacer de la siguiente manera: Dícese del proceso en el cual se puede adquirir un producto (insumos químicos para tratamiento de aguas) o servicio (transporte de fruto desde las plantaciones) de buena calidad, a un precio adecuado, en el tiempo preciso y lugar determinado.
Con base en esta primera aproximación se puede plantear que comprar es un proceso mediante el cual se logra la ubicación, la clasificación de los proveedores y además, por supuesto, la adquisición de productos (insumos, materias primas, maquinaria, equipos, etc.), seguidamente de la negociación sobre el valor y el escenario de pago. Esto conduce a que un buen seguimiento del proceso garantice el total cumplimiento de lo pactado. Por lo ya expuesto, quizá la definición antes usada para la administración puede corresponder más bien al concepto de abastecimiento, aprovisionamiento o de provisión de materiales (insumos, equipos, dotaciones, etc.), y las distintas actividades que emanan de la misma definición pueden, a través de la división del trabajo, dar origen a varios departamentos, entre ellos compras, todos agrupados bajo un nombre más genérico y/o completo. Hay una serie de razones que nos permite deducir que el proceso de compra obtiene cierta importancia para el desarrollo de la actividad industrial, comercial y de adquisición de bienes o servicios, entre los que se encuentran: la contribución del departamento de compras en la consecución de utilidades, el establecimiento de los precios de compra y venta, la acción eficiente de las inversiones, y los costos y renovación de materiales. Ahora, junto al proceso de compra aparece un término que se entiende como la gestión de compras: el conjunto de actividades a realizar dentro de la planta extractora para satisfacer una necesidad del mejor modo. 15
El siguiente es el conjunto de actividades básicas del proceso de compras que se pueden enumerar según las siguientes funciones: Localización de la necesidad (por ejemplo: insumos, materias primas, equipos, maquinarias, dotaciones, etc.). Solicitud y estudio de alternativas de compra (por ejemplo: insumos químicos, repuestos de equipos, reactivos para laboratorio, etc.). Negociación con los proveedores (por ejemplo: vendedores de repuestos de maquinaria, de reactivos, de dotaciones, etc.). Ubicación de órdenes de compra, el documento que inicia el procedimiento de compras (por ejemplo: una orden de compra para adquirir dotaciones, como guantes, overoles, cascos, etc.). Seguimiento y activación de órdenes de compra: estar pendiente de cómo va el proceso de adquisición. 16 Recepción de efectos comprados (por ejemplo: recibir las herramientas para el mantenimiento de los equipos del proceso). Almacenaje y registro (por ejemplo: establecer las cantidades de los pedidos, los daños en los materiales y que sean los materiales solicitados, etc.). Entrega de los insumos a quien los requirió. Estudio permanente del mercado de oferta. Es así como podemos encontrar las mejores alternativas para lograr una adecuada adquisición de insumos o materiales para la planta. Mantenimiento de registros de stock. Estar al día al momento de registrar los materiales que se encuentran almacenados y en uso dentro de la planta. Control de calidad. Con esto establecemos que las características de los productos comprados sean las mejores que se ofrecen en el mercado.
2. Importancia de la función compras en una planta extractora Una de las formas por medio de las cuales una planta extractora puede mejorar su competitividad frente al mercado es produciendo a costos menores y de buena calidad. 17 El expresar lo anterior nos lleva a que los procedimientos de producción deban ser provistos de insumos que logren obtener las condiciones de mayor ventaja. Entre otros aspectos, los siguientes nos permiten lograr estas mejores condiciones: Los precios de compra, que sean los adecuados para los insumos a adquirir. Los periodos de pago, plazos razonables para cumplir con las obligaciones de pago. Los periodos de entrega y el servicio de posventa, que la llegada de los insumos se dé en los tiempos estipulados y que se cumpla con las garantías pactadas. La calidad, que los insumos adquiridos posean las mejores características dentro del mercado. La permanencia de los proveedores, constituir una relación de confianza entre el proveedor y el cliente.
18 Dentro de las más importantes responsabilidades de los directores de las empresas y, por supuesto de las plantas extractoras, están las de conducir y regular los procedimientos de compra con el fin de cumplir con los protocolos de producción y de ventas. La planificación de dichos procedimientos conlleva a generar una relación directa con las demás funciones de stock. Una gestión exitosa del proceso de compras y del manejo de proveedores conduce al establecimiento de un flujo adecuado de materiales y de distribución y entrega de los productos terminados a los clientes. El valor del proceso de gestión de compras se verá reflejado en el cumplimiento de actividades tales como: Ejercer el control de gastos y costos que permita ahorrar recursos financieros, saber qué insumos adquirir y en cuáles condiciones comprarlos. Manejar el stock mínimo que asegure el cumplimiento de las ventas esperadas, hacer el registro de lo que se compra y lo que se va a vender para no tener problemas de abastecimiento de insumos, ni de productos terminados. Localizar fuentes de abastecimiento, ubicación adecuada de los proveedores, los que den las mejores opciones de compra (por ejemplo: precios, facilidad de transporte, cantidades, calidades, etc.). Posibilitar la investigación y la consecución de nuevos materiales, proveedores o insumos disponibles en el mercado, no estar cerrado a otras opciones para el abastecimiento de la planta.
Sesión 2. Clasificación de las compras en planta extractora Inicialmente es importante diferenciar el tipo de materiales, entre los que se consideran directos a la producción en planta extractora, tales como las materias primas, insumos (reactivos para laboratorio), maquinaria y equipos de proceso y los que son indirectos: como los auxiliares y herramentales. En una planta extractora se puede clasificar las compras de la siguiente manera: Compras por la frecuencia del material En la esta clasificación se lleva a cabo la compra de los materiales según sea la periodicidad con la que son utilizados dentro de la planta extractora. Por ejemplo, las llamadas compras de capital como: edificaciones y/o bienes inmuebles (edificio de administración para una planta) y maquinaria pesada se dan con poca frecuencia. A su vez la compra de materias primas (fruto de palma o caña) e insumos (como por ejemplo químicos para tratamiento de aguas) es repetitiva. Las compras de poca frecuencia se trabajan por medio de una serie de órdenes directas y/o abiertas, en las que no se hace necesario llevar a cabo una especificación de la cantidad constante a recibir y se dejan en libertad con el fin de poder organizar otra compra en el momento en que sea requerido. El proceso de compras frecuentes se diferencia de las compras poco frecuentes en que las repetitivas requieren de un programa con cantidades y fechas específicas para recibirlas, con el fin de que el proveedor se encuentre preparado para cualquier petición de material en el momento que se requiera. 19 Compras para reabastecer stocks La siguiente categoría se enfoca en el abastecimiento de materiales y es, a su vez, usada para ejercer el control de los suministros que trabajan directamente con el proceso de producción en una planta extractora. El fin de esta clasificación es lograr el aprovisionamiento necesario de materiales sobre las mínimas corridas de producción.
Se compra cierta cantidad de material con el fin de tener una reserva en el almacén, cuya utilización en el proceso de producción se dará cuando se requiera y, además, sin producir una falta en las existencias (por ejemplo: adquisición de insumos como: dotaciones, químicos y combustibles; compra de fruto para extracción diaria y de acuerdo a las corridas de producción). Utilizar esta clase de clasificación depende de la forma como la empresa lleve a cabo los planes para el requerimiento de los materiales. Compras por trayectoria (opcional para planta extractora) Consiste en la disminución del costo que conlleva el transporte de los materiales, donde se incorporan los costos aduanas, recorrido y traspapeleo, entre otros. Cuando se elige esta clasificación es necesidad del proceso de compra ubicar geográficamente los materiales a adquirir. Así, al pedir los materiales, se hará basándose en tal ubicación y su respectiva recolección se concentrará en los determinados puntos a su disposición (por ejemplo: el transporte de fruto desde las plantaciones). Si al momento de la recolección de los materiales estos se encuentran ubicados en puntos comunes es posible que los costos de dicha operación se minimicen, por disminución en costos de transporte y por aprovechamiento de tiempo en los recorridos para la recolección de los mismos. Para poder llevar a cabo esta clasificación es indispensable tener una negociación previa con los proveedores para acordar las condiciones de recolección de los materiales. 20 Compras por la naturaleza de los materiales En esta clasificación se observa la relación existente entre los materiales y el tipo de embalaje donde son transportados. Esto conduce a hacer una identificación de la naturaleza física del material, donde se puede seleccionar entre insumos de tipo sólido, líquido y gaseoso (en planta extractora podemos encontrar químicos para tratamiento de aguas, reactivos para laboratorio, combustibles, etc.). Cuando el tipo de material sea identificado y su embalaje especificado, es posible tramitar la compra de todos los materiales que se encuentren especificados en la misma categoría. Compras por el costo del material (opcional para planta extractora) La última clasificación es por el costo del material, lo que quiere decir que se establece el valor monetario del material entre lo más y lo menos costoso. Si se desea utilizar esta clasificación para una planta extractora se hace indispensable determinar para cada material un código que será denominado A, B o C en correspondencia a la importancia del mismo financieramente hablando.
El código A representa un material financieramente de alto valor (maquinaria pesada: cargadores). Lo cual nos indica que las compras del mismo se harán en pequeñas proporciones y requerirán de monitoreo constante. Los materiales con el código B son los que poseen un valor intermedio financieramente hablando (materias primas, fruto para proceso; insumos, químicos y reactivos). No es indispensable un monitoreo constante y su compra se llevará a cabo con normalidad y de acuerdo con las necesidades de producción. Por último, los de tipo C son aquellos materiales que se compran normalmente y que no requieren una vigilancia constante (dotaciones, guantes, overoles, botas, etc.). 21 La utilización de la técnica del ABC no impide que se pueda ejecutar una serie diferente de técnicas para la selección financiera de los materiales que la planta extractora desea adquirir y que permitan llevar a cabo un proceso ágil, que proporcione a su vez mejores búsquedas de materiales, de nuevos proveedores y el acuerdo de precios más adecuados con condiciones de negociación más claras.
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Sesión 3. Estructura de compras en planta extractora Para efectos del módulo y en una planta extractora, la estructura de compra estará compuesta por el departamento de compra. 1. Departamento de compra planta extractora Se hace importante para la planta extractora poseer un departamento de compras, ya que por medio de este se pueden ligar las necesidades para el proceso de producción al abastecerlo de los materiales (insumos) indispensables para desempeñar su tarea. Otro motivo es que en este departamento se establece el proceso de pagos. 23 Habitualmente el proceso de compra comienza por las necesidades de las diferentes áreas de la planta y es establecido por medio de un documento escrito. Es allí donde el departamento de compras da inicio al proceso de compra o gestión. El encargado es quien realiza las comparaciones y, a su vez, selecciona al proveedor. Posteriormente es generada la orden de compra con el fin de comunicar al respectivo proveedor que la compra ha sido otorgada e informarle a los demás departamentos de la planta. Por último, en el proceso de compra se realiza la recepción de los materiales y la factura con el fin de emitir el pago correspondiente. Se concibe como política de compra los tópicos que se manejan desde de la dirección de la planta en referencia a tipos de proveedores, formas de pago, plazos de pago y condiciones para realizar las adquisiciones. Cada peso de menos que se pague por cualquier tipo de bien o servicio representará un efecto positivo en la utilidades de la planta.
Las características con la cuales debe cumplir un jefe de compras son las siguientes: Saber negociar con los proveedores para obtener las mejores condiciones al momento de comprar. Tener la capacidad de tomar decisiones y asumir posiciones sin llegar a excederse. Estar actualizado en los temas de mercado. Saber elegir los proveedores. Poder comparar las alternativas y determinar cuáles son las más convenientes. Minimizar la gestión administrativa de compras. Llevar a cabo los pasos necesarios para realizar una compra adecuadamente, pero sin exagerar. Poseer conocimiento técnico. Tener las capacidades para desempeñarse en su campo. 24 2. Objetivos del Departamento de compras en planta extractora Objetivos Generales de un departamento de compras. Los objetivos generales de un departamento de compras para planta extractora son: Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la planta. Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado (insumo), dentro del menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto. Desarrollar y administrar las compras. Establecer proveedores bien evaluados. Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de materiales o artículos, mejora de servicios de adquisición y distribución.
Objetivos Específicos de un departamento de compras. Los objetivos específicos de un departamento de compras para planta extractora son: Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción. Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento. Localizar nuevos materiales y productos. Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad adecuada delos artículos. Implantar políticas de compra que beneficien a la planta. Desarrollar óptimos procedimientos y controles. Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras, que estará equilibrado con los buenos resultados obtenidos. Informar a los directivos de la planta sobre cambios de productos o materiales que pudiesen afectar a la planta. Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales. Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la planta, que directa o indirectamente, determinen cuáles serán los programas de producción para conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus necesidades. Cooperar con otros departamentos de la planta (ventas, recursos humanos, producción, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios. Estar al día de los avances existentes en métodos y técnicas de compras. Obtener la aprobación de control de calidad sobre nuevos artículos que requieran de un proveedor nuevo. Para este propósito se deberán obtener muestras de los proveedores potenciales. Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos. Puntualizar normas de conducta moral. Obtener utilidades para la planta. 25
3. Relación del Departamento de compras con otros departamentos 26 El departamento de compras se relaciona intensamente con numerosas funciones de la planta, entre ellas con: Dirección general Estipula las pautas de ejecución de las operaciones, las actividades y caracteriza el entorno y sus cambios. Producción Genera la información referente a los plazos de entrega, valor de los insumos y calidades requeridas. En ciertas oportunidades se presentan complicaciones entre este departamento y el de compras. El interés del personal de producción consiste en producir objetos (producto terminado, aceite de palma o jugo de caña) y lograr el cumplimiento de las metas. Por tal motivo se hace necesario poseer las cantidades adecuadas de suministros dentro del inventario. La costumbre de los trabajadores que intervienen en producción es utilizar un material y, por esto, desean siempre lo mismo y no debería ser objeto de cambio. Sin embargo, el departamento de compras no puede regirse por esta condición al momento de abastecer y debe optar y flexibilizar los términos de adquisición de productos.
Finanzas Establece y conduce las políticas financieras, de presupuestos y de requerimientos de fondo. Recepción y almacenes Realiza las actividades administrativas sobre los movimientos y la coherencia en cuanto a los lugares y ubicación de materiales. Es responsabilidad de este departamento el proceso de descargue de los materiales que fueron objeto de adquisición (insumos), detallarlos, revisarlos y trasladarlos a los respectivos puntos de utilización y a los lugares de almacenamiento dentro de la planta. 27 Dicho departamento dirigirá la revisión de los embarques con el fin de vigilar en qué condiciones se presentan, si están completos, que sean los materiales solicitados con la orden de compra y que coincidan con las descripciones de los mismos. De haber inconvenientes con el pedido, se hará el respectivo reporte al departamento de compras para que se encargue de aclarar con el proveedor lo ocurrido y poder negociar nuevas condiciones para el reemplazo de los materiales o el pago de un seguro con el que se cubran los daños. Si los materiales solicitados se encuentran en buenas condiciones se procederá con el pago de la factura al proveedor.
Contabilidad Este departamento se encarga del control de inventarios, de los costos de material y del aprovisionamiento de las compras. Aquí se administran los gastos equilibradamente, manejándolos entre activos y pasivos de la planta. Además es el que se ocupa de lo concerniente al papeleo al interior de la empresa para dar movimiento al inventario e introducirlo en el estado de resultados, de la facturación y el registro de las operaciones financieras 28 Ingeniería El departamento de ingeniería se encarga de diseñar las partes y etapas del proceso de producción o fabricación de los respectivos productos y efectúa las reformas, modificaciones y/o innovaciones de los procedimientos de fabricación del producto. Allí se establecen los requerimientos de compra de insumos, materiales y sus especificaciones, resistencias, tolerancias, partes estándar y otras condiciones de acuerdo con el material como: dureza, dimensiones, tensión y resistencia, entre otras. Lo que hace el departamento de compras es recomendar variaciones o transformaciones dentro del diseño y las presenta en las respectivas reuniones de proceso donde los que intervienen son: ingeniería, compras, calidad y proveedores.
Departamento legal Debido a que las órdenes de compra ejercen como contratos legales, para las plantas extractoras, como para toda empresa, se hace necesario el establecimiento de un departamento donde se revisen las cláusulas de los contratos para la respectiva protección. En el momento en que se revisan los contratos, las transacciones se pueden llevar a cabo por formas impresas previamente aclaradas. Dicho proceso es realizado por abogados. De haber necesidad de formalizar un contrato especial, hay que acudir al departamento jurídico-legal con el fin de asesorarse adecuadamente. El departamento de compras al ejercer como ente legal de la compañía puede y debe solicitar la firma de varios departamentos entre los que se encuentran: finanzas, contabilidad y el legal, por medio de los cuales se puede autorizar la compra. 29
Sesión 4. Compras en el ciclo del abastecimiento 3 1. La Función de abastecimiento y su ciclo El abastecimiento es la función logística que proporciona a las áreas de la empresa los insumos, repuestos y materiales necesarios para el cumplimiento de su misión productiva. Compras como parte de la función de abastecimiento es el proceso de adquisición de insumos, repuestos y materiales en la cantidad necesaria, con la calidad adecuada y al precio conveniente, puestos a disposición de las operaciones de la empresa en el lugar y momento requerido. El encargado del área de abastecimiento tiene como responsabilidad la coordinación de todas las actividades vinculadas con la adquisición de materias primas, materiales e insumos necesarios para las actividades productivas, entre las que se pueden nombrar las siguientes: 30 Compras Recepción Almacenamiento Gestión de inventarios Todas estas actividades interactúan en forma dinámica, dando origen a lo que se denomina el ciclo de abastecimiento: Figura 1. Ciclo del abastecimiento Fuente: La gestión del abastecimiento. MONTERROSO, Elda, 2002 3
La secuencia de actividades involucradas en el proceso de aprovisionamiento comienza con la recepción de necesidades de requerimientos de bienes y/o servicios, y ya sea que se traten de adquisiciones aisladas (por única vez) o de compras periódicas, el proceso lleva implícita la búsqueda y selección de proveedores. Para las adquisiciones periódicas se confecciona un programa de abastecimiento, de acuerdo al pronóstico de la demanda y las políticas de inventario establecidas Cuando en los almacenes se detecta la necesidad de reponer existencias, el área de Compras emite una orden de pedido y la envía a los proveedores, quienes entregarán posteriormente lo solicitado en el área de Recepción. Una vez controlada la entrega, las mercaderías se trasladarán a los Almacenes, donde permanecerán hasta el momento de su consumo en el proceso productivo; así, las existencias van disminuyendo hasta llegar nuevamente a su punto de pedido, dando lugar al inicio de un nuevo ciclo de abastecimiento. A continuación se amplía más estos conceptos. 2. Actividades del ciclo de abastecimiento Las actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes: 31 Cálculo de necesidades Es una actividad propia del planeamiento logístico. Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto. El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisición. Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto.
Este cálculo de necesidades debe estar enmarcado en un proceso de planeación de compras, que consiste en un sistema de planes elaborados y dirigidos a administrar las compras en una planta extractora, con lo cual se puede responder a los siguientes interrogantes: Qué comprar? Cuánto? Cómo? Cuándo? A quién? Al momento de analizar los presupuestos destinados a producción, salen a flote las necesidades de materiales que deben ser objeto de compra. Es por esto que es relevante hacer un presupuesto de compras. Durante el establecimiento de cada periodo de producción se calculan los requerimientos de adquisición, para responder con las necesidades de elaboración de productos y conservar las existencias nivelando el stock de seguridad. Compra o adquisición 32 Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente. Los principales objetivos específicos de esta actividad son: Mantener la continuidad del abastecimiento. Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada. Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad adecuada Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la permanente capacitación del personal; y, mantener informado al gerente de logística o gerente general acerca de la marcha del departamento.
Obtención La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe. Almacenamiento Este implica la ubicación o disposición, así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan. Los principales aspectos de esta actividad son: Control de la exactitud de sus existencias. Mantenimiento de la seguridad. Conservación de los materiales. Reposición oportuna. Despacho o distribución 33 Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada. Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de los artículos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta función asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despachan, así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados. Control de stocks Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación. Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artículos de abastecimiento.
Utilización de desperdicios Esto con el fin de tomar las medidas más ventajosas para la empresa. 3. Flujograma del ciclo de abastecimiento A continuación se muestra un flujograma del ciclo de abastecimiento, haciendo énfasis en compra y recepción de insumos, como aspectos centrales de este módulo: 34
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36 Figura 2. Flujograma del ciclo de abastecimiento Fuente: Módulo Virtual Recepción de Insumos, Unab
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Sesión 5. Procedimiento de compras en una planta extractora El departamento de compras requiere, para su buen funcionamiento, estar regido por una serie de pautas útiles, procedimentales y constructivas, cuya precisión debe llevar a la ejecución clara de las instrucciones preestablecidas y a que se desarrollen de la misma forma continuamente. Es de tal manera que se formulan e instituyen las etapas estandarizadas, teniendo como objetivo realizar la especificación de cada operación o conjunto de las mismas y propiciar el acompañamiento con otros departamentos de la planta y de los entes exteriores que se encuentren interesados. Para exponer claramente lo anterior se presenta un procedimiento para realizar el proceso de compra. Requisición. El presentar una requisición consiste en hacerle al proveedor un requerimiento o solicitarle acerca de las necesidades de la empresa en cuanto a la demanda de compra (por ejemplo: requerimiento de insumos químicos para laboratorio). 38 Frecuentemente la forma de realizar dicha solicitud es verbal y, producto de dicha operación, se concurre en un diálogo entre el proveedor y bien o servicio requerido. Me formulo la siguiente pregunta: Qué contiene una requisición?
Cotización. Al solicitar una cotización se establece por parte del proveedor el valor del insumo en cuestión, la cantidad a pagar por él, los plazos y métodos de pago para adquirir el servicio o bien. Allí se inicia la negociación entre el proveedor (oferente) y el comprador (demandante). Por ejemplo: solicitar la cotización de unas dotaciones para los trabajadores. Me formulo la siguiente pregunta: Qué contiene una cotización? 39 Pedidos u órdenes de compras. El hacer un pedido o formalizar una orden de compra consiste en desarrollar un documento escrito, donde se expresan o estipulan las cantidades y calidades de los materiales de parte del proveedor hacia quien hace la solicitud, donde se establece el lugar y el tiempo de entrega adecuados para concluir el proceso (por ejemplo: solicitud de 100 overoles para entregar en la planta a los 15 días de hecho el pedido). Sobre un pedido o solicitud de insumos se pueden efectuar cambios en cuanto a tamaño, impresión, forma, pero por ningún motivo se puede cambiar el objetivo, que es efectuar el requerimiento de un bien o servicio. Al realizar un pedido, este deberá comprender al menos los siguientes elementos: autorización, precio, condiciones de pago, proveedor asignado, lugar de entrega, fecha requerida, número de referencia, valor total, unidad, cantidad, descripción y cláusulas.
Me formulo la siguiente pregunta: Qué contiene una orden de compra? Confirmación. 40 Este proceso consiste en avisar al proveedor que el material solicitado será adquirido. El primer paso que debe ejecutar el encargado es asegurarse que quien provea el material esté consiente y a su vez enterado de que existe un pedido a su favor, y que está de acuerdo en lo que tiene que ver con precios, datos, fechas, cantidades, entre otros conceptos que incurren en la orden de compra (por ejemplo: contactar al proveedor y avisarle que la compra de los overoles se va a realizar y que debe estar preparado y de acuerdo con las condiciones establecidas para hacer el negocio). Recibo de materiales. En cuanto a este paso se debe ser preciso: el departamento de recibo procederá con la verificación de la entrega realizada por el proveedor y que esta contenga exactamente lo estipulado en la orden de compra o pedido y en la cantidad adecuada (por ejemplo: se establece la llegada de los overoles y que estén los 100 que se pidieron con las cantidades correspondientes). Para dar por concluida la recepción o recibo de materiales, es indispensable llevar a cabo el desarrollo del reporte de recibo, donde son especificadas cuestiones como: cantidad recibida, entrega parcial o total, número de pedido, observaciones, nombre de proveedor, descripción, fecha y las autorizaciones correspondientes.
Control de calidad. Para toda clase de material solicitado se hace relevante establecer la calidad. Los bienes recibidos serán revisados y se evaluará el servicio prestado por el proveedor. Si el pedido contiene daños, defectos o materiales que no estén completos, serán retirados, contados y registrados con el fin de realizar la respectiva devolución al proveedor que efectuó la entrega (por ejemplo: hacer una revisión exhaustiva sobre los overoles adquiridos para establecer las condiciones en las que fueron entregados). En este paso hay departamentos que intervienen, tales como el de administración e ingeniería, con el fin de alcanzar el objetivo principal que con-siste en certificar y asegurar aquellos productos que posean la mejor calidad. Lo que en principio se consideraba de interés exclusivo del grupo de técnicos en control de calidad, se convierte en este momento en prioridad de ingenieros y gerentes. 41 Rechazos y/o devoluciones. Efectuar la devolución en forma física de los insumos adquiridos que no posean las características evaluadas se debe, indispensablemente, acompañar por un documento en el que se describen los motivos por los cuales se presenta dicha acción (por ejemplo: un documento que consigne que se van a devolver 15 overoles por defectos de fábrica). El ejercicio de rechazo y/o devolución de materiales traerá consecuencias en cuanto al pago hacia el proveedor y, a su vez, repercutirá en el siguiente pedido. Para que este proceso quede consignado en los informes de la planta se debe hacer un documento al responsable comprador.
Pagos. El proceso de pago consiste en hacer la remuneración por la obtención del bien o servicio al respectivo proveedor. Se puede realizar en efectivo, trasferencias electrónicas u otro medio que consista de manera indirecta en el cobro de dicha cantidad en efectivo, en manifiesto de la factura correspondiente (por ejemplo: se hace el pago respectivo por los 100 overoles comprados). Controles complementarios. En ciertas empresas sólo existe la noción acerca del control complementario como la disposición de una persona o sección donde se regulen las acciones propias en cuanto al de proveedores. 42 Al poseer la mayor cantidad de información posible en el momento de la negociación, mejores serán las oportunidades del comprador para conseguir lo que desea de parte del proveedor. Esta puede ser una tarea opcional dentro de la planta. A continuación se presenta el esquema de un procedimiento de compras llevado a cabo por las empresas. Con el fin de profundizar en aspectos de gran importancia para su formación, en las siguientes tres sesiones se detallarán los temas: Proveedores, proceso de adquisición y aspectos relacionados con el proceso de pago, en el marco del proceso de compras en una planta extractora. Figura 3. Flujograma del procedimiento de compras en una planta extractora Fuente: Módulo virtual Recepción de insumos, Unab
Sesión 6. Proveedores 1. Concepto de proveedor Según la ley colombiana, esbozada en los efectos del Artículo 1, Literal C del Decreto 3466 de 1982, se entiende por proveedor en general: Toda persona natural o jurídica, que distribuya u ofrezca al público en general, o a una parte de él, a cambio de un precio, uno o más bienes o servicios producidos por ella misma o por terceros, destinados a la satisfacción de una o más necesidades. Desde esta óptica, la calidad de proveedor se adquiere por el sólo hecho de reunir las condiciones señaladas anteriormente, sin tener en cuenta la clase de comercio en que se desarrolle la actividad económica. Por lo tanto los proveedores del comercio informal están sujetos a las disposiciones de protección al consumidor, máxime cuando dichas normas son de orden público y por consiguiente irrenunciable. 43 El concepto de proveedor se puede ligar a toda persona natural o jurídica que está en capacidad de surtir o cumplir con las necesidades de la planta extractora en cuanto a sus existencias (mercaderías, materias primas, insumos, envases, etc.), que, a su vez, la planta posteriormente transformará, elaborará o venderá. Por ejemplo, al considerar una planta extractora de aceite crudo de palma, los proveedores serán aquellas empresas que le suministren: racimos de fruta fresca para la extracción, químicos para tratamiento de aguas, reactivos para laboratorio, combustibles, dotaciones para personal, maquinarias y equipos, etc.
2. Influencia de los proveedores en la búsqueda de calidad Al momento en que se elige el proveedor y, justo antes de darle el visto bueno para los embarques de productos o el ofrecimiento de servicios, se debe cumplir con una cantidad de criterios para la respectiva calificación sobre los insumos o servicios. Durante el desarrollo de esta evaluación puede haber muchas variantes y la complejidad de los procedimientos depende de las características de los insumos, de la tecnología utilizada, de cuán importante sea el empleo del insumo para la planta y otros factores con similitudes. Se deberán encontrar informes en cuanto a la calidad de los proveedores, los cuales servirán a la planta para estar seguros de que sus respectivos proveedores posean un flujo de información continuo, oportuno y explicito, con el cual pueda conocer su desempeño. Dentro de lo que es el desempeño de un proveedor, la calidad hace parte de una lista de tres factores. Los otros dos consisten en entregas y costos sobre los insumos enviados. Hay una serie de procedimientos que sirven para hacer el cálculo del índice general de desempeño en cuanto a proveedores, donde se determinan valores distintos a los que se asignan en los tres factores de desempeño. 44 Anteriormente los índices de calidad se establecían como de aprobación sobre los lotes. El índice de calidad del proveedor debe reflejar cualquier inconveniente que se presente con la mercancía, en este caso con los insumos luego de ser recibidos y aprobados. Es importante que contenga tal información y se podría dar en cuestiones como: inconvenientes observados en la línea de producción (proceso de extracción) o en los trabajos de campo (por ejemplo: en los insumos para las plantaciones, fertilizantes). Si se desea un procedimiento más sencillo al momento de evaluar los proveedores, se pueden evaluar las entregas de insumos a tiempo y destiempo. Al llevar a cabo los procedimientos de evaluación, los inconvenientes más persistentes que se pueden encontrar radican en la disponibilidad de los datos requeridos. En muchas ocasiones se deben conseguir en diferentes departamentos y puede que hasta en varias empresas de acuerdo a lo que se haya adquirido. Esta es una situación que necesita de corrección con el fin de llegar, como planta extractora, a poseer un sistema de evaluación sobre los proveedores más efectivos, y propicie el valor más adecuado en cuanto a la actuación del proveedor.
3. Cooperación de los proveedores Un buen sistema de control para la evaluación de los proveedores debe revelar todos los defectos, sean estos del proceso o de los insumos. Cuando una planta extractora realiza una encuesta a un proveedor ésta conduce a la exploración sistemática en cuanto a sus capacidades comerciales y técnicas desarrolladas. Un equipo común de encuestadores debe estar conformado por: El comprador (planta extractora) El ingeniero de producción (ingeniero de procesos) y El ingeniero de calidad de la planta. 45 Para mejorar las encuestas aplicadas a los proveedores se pueden hallar varias maneras, tales como establecer una lista de candidatos a proveedores obtenida por evaluación de registros industriales, listas de cámaras de comercio u otras asociaciones industriales, con los servicios de examinación o investigación financieros o crediticios y otras similares. Se hace evidente que el proveedor al que se le efectúe dicha encuesta debe comprometerse a cumplir con las normas de calidad y, además, estar dispuesto a entablar una relación comercial y técnica con la planta a la cual le preste el servicio. Conocer el historial de los proveedores conduce a desarrollar encuestas más adecuadas y concretas. Los encuestadores (personal planta extractora) deben estar al tanto del desempeño del proveedor durante por lo menos un año, donde se incluyen los procedimientos de corrección que se produjeron por insumos o servicios defectuosos.
En ocasiones una planta extractora logra actualizar sus registros sobre los proveedores por medio del desarrollo de estas encuestas. Al existir relaciones frecuentes con los proveedores se facilita dejar de hacerles encuestas formales debido a la confianza que se genera. Para llevar un historial adecuado de los proveedores se recomienda hacer por lo menos una encuesta anual. 4. Selección de proveedores Este es un proceso que debe llevarse a cabo consecutivamente con el fin de poseer en todo momento una buena base de datos sobre los posibles candidatos en cuanto a buenos precios y condiciones de compra. Para desarrollar el proceso de selección de proveedores debemos tener en cuenta los siguientes factores: 46 Tiempos y/o plazos de entrega de insumos. Calidad de los insumos solicitados. Fiabilidad, confianza en el proveedor. Posibilidades futuras de desarrollo, mejora en los procesos de fabricación de los insumos. Escenario económicofinanciero, desenvolvimiento en el mercado. Cuando ya se haya escogido el proveedor, se formula la orden de compra, que es el documento con el que un proveedor y un comprador (planta extractora) hacen el compromiso de cumplir con lo que se pactó. 5. Alianzas estratégicas con los proveedores El paso del tiempo empezó a indicar la imperiosa necesidad de entablar mejores relaciones entre proveedores y clientes (planta extractora). Por tal motivo los unos como los otros han buscado establecer procedimientos de mejora con el fin de beneficiar a ambas partes, con lo cual se obtienen ventajas, tales como: Mejoras en la calidad de los insumos vendidos y comprados. Reducción de costos por buenas negociaciones entre proveedores y planta. Reajuste de los tiempos de entrega, mejora en los plazos de envío, de recepción, etc. Certificar el negocio para ambas partes, que los dos estén dispuestos a reconocer la realización del negocio.
Una forma de establecer relaciones proveedorplanta extractora es hacer el abastecimiento de los insumos de una sola fuente, si se negocia con un solo proveedor. Claro está que se puede caer en riesgo de no salir de este para buscar o investigar propuestas diferentes. En cuanto al sistema JIT (just in time, que para este caso lo podríamos traducir como justo a tiempo), la relación proveedorplanta extractora adquiere cierto valor agregado, debido a que de la precisión en los procedimientos de parte del proveedor dependerán los procesos de producción de la planta. Por medio de la utilización de dicho sistema se producen reducciones en los costos de almacenamiento y una mejora significativa en cuanto a la realización de compras futuras. 6. Evaluación de proveedores Al momento de hacer la evaluación de los proveedores, quien posee la responsabilidad para dicha tarea es el director del departamento de calidad de la planta. Esta persona se encarga de construir una lista con los proveedores que fueron aceptados y debe incluir a los proveedores de materias primas e insumos, evaluados y calificados de acuerdo con los siguientes criterios: Valoración del sistema de calidad del proveedor. Cómo es el departamento de calidad del proveedor. Estimación de primeras muestras. Cómo se comportan los insumos enviados por el proveedor para ser probados en primera instancia y dar un visto bueno de ellos. Existencia de datos históricos, el comportamiento en el último tiempo de los insumos vendidos por el proveedor. Certificación del proveedor por un organismo reconocido, como cámaras de comercio u organizaciones comerciales y financieras donde se encuentre inscrito para que se certifique su existencia como entidad seria. 47
La evaluación realizada sobre los proveedores arrojará como resultado un informe (Evaluación de proveedores), en donde se detalla la calificación asignada a cada proveedor. Supervisión de los proveedores Por medio de los informes de recepción y no conformidad, el director del departamento de calidad de la planta podrá mantener un historial de los suministros de insumos realizados por cada proveedor. En el momento que los resultados de la revisión de los insumos, a juicio del director de calidad, no sean admisibles, se procederá con la salida del proveedor de la lista de seleccionados y se comunicará de dicha decisión a los directores de los departamentos de compra y producción de la planta. 7. Manejo integral de los proveedores 48 Llevar a cabo un manejo integral de los proveedores (aliados estratégicos) ha pasado a ser una de las bases para la estrategia gerencial en la actualidad, por ser el principal ítem dentro de la cadena de suministro. Contar en la planta con una base de datos codificada, clasificada y segmentada de proveedores, es una prenda de garantía para desarrollar una gestión más adecuada, produciendo la disminución de los riesgos y, además, de un ahorro en cuanto a recursos de manejo y administración. A continuación se mostrará lo que un sistema de manejo de proveedores adecuado debe lograr: Minimizar los costos de la cadena de suministro de insumos, estableciendo y excluyendo los costos que no agregan valor al proceso compra. Promover y llevar a cabo un proceso de mejora continua al interior de los proveedores, para que sean más competitivos al momento de ofrecer los insumos. Impulsar la asociación y cooperación entre grupos de proveedores para conseguir mejor posición en los procesos de negociación en cuanto a los insumos que ofrecen en el mercado.