Clase Nº 3 - Curso Teórico Organización y Métodos Administrativos Curso 2008 Lic. Cra. Alejandra Pereira Deben cambiar las organizaciones? Herramientas posibles: Procesos de mejoramiento administrativo Organización y Sistemas Calidad Total, Reingeniería Para qué cambiar: Mayor eficiencia y calidad en los servicios Qué cambiar en la organización? Organización formal Organización informal Cómo lograrlo? Diagnosticando las patologías administrativas con metodologías y técnicas adecuadas
Qué es O y S? (Organización y Sistemas) Concepto de Organización y Sistemas OyS Conjunto integrado de Técnicas e Instrumentos que permiten analizar y diseñar la estructura y operativa de una organización para asegurar su mejoramiento continuo y actualización permanente a la realidad cambiante del contexto, apuntando al cumplimiento eficiente de los objetivos de la empresa
Técnicas Análisis y Diseño de las estructuras organizativas Análisis y Diseño de la distribución del trabajo Análisis y Diseño de procedimientos Análisis y Diseño de portadores de información Análisis y Diseño de sistemas de información Análisis y Diseño de la disposición espacial Medición del Trabajo Instrumentos Organigrama y Manual de organización Lista de actividades, Lista de tareas, Cuadro de distribución del trabajo Cursograma y Manual de procedimientos Plano de distribución espacial O y S EFICIENCIA ORGANIZACIONAL MAYOR PRODUCTIVIDAD MEJOR APROVECHAMIENTO DE LOS RECURSOS TECNICAS E INSTRUMENTOS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
Algunas preguntas Quién trabaja en las organizaciones en OyS? Qué perfil debería tener quien se encargue de esta actividad? Algunas preguntas Existen unidades encargadas de esta función en las empresas privadas o instituciones públicas? De qué forma se vincula OyS con otros procesos de mejoramiento administrativo, por ejemplo: Calidad Total o Reingeniería?
Opciones para la asignación de la función OyS Unidad interna Asesoramiento permanente Conocimiento de la cultura organizacional y de la realidad Participación en todas las etapas Objetividad? En algunos casos es menor el apoyo de la Dirección Asesoría Externa Experiencia en diferentes realidades Independencia de criterio En algunos casos logran mayor apoyo Requiere más tiempo Genera más resistencias Pueden no participar en todas las etapas del proceso de cambio Gestión de la Calidad Total o TQM Actividad sistemática y científica que involucrando a TODA la organización, se focaliza en la satisfacción de los clientes Dr.Noriaki Kano Pilares: Liderazgo efectivo y ejemplar Participación de todos los involucrados Mejora Continua (productos, servicios, sistemas y procesos) Orientación al cliente, en su más amplio sentido
Evolución del concepto GCT Gestión n de Calidad la Gestionada Calidad Total Control del Proceso Aseguramiento Calidad Generada y de Planificadala Calidad Control Estadístico Control estadístico stico de la Calidad Calidad Controlada Inspección Calidad Calidad de Comprobada Producto Costos de la calidad Jurán Costos de Calidad Costos de evaluación Costos de prevención Costos de NO Calidad Costos de fallas internas o costos no programados Costos de fallas externas
Calidad Total y Estructura Cambios en la estructura derivados de procesos de Calidad Total: Coordinación Polivalencia Reducción de unidades organizativas Políticas de RRHH La calidad en Uruguay Art. 175 de la Ley 17.930 crea el Instituto Nacional de Calidad (INACAL) Dentro de sus cometidos: Administrar el Premio Nacional de Calidad El Premio Nacional de Calidad es el reconocimiento anual que hace el Gobierno de la República a las organizaciones públicas y privadas que se destacan en la Mejora Continua de procesos, a través de un enfoque de cambio hacia la Gestión Total de Calidad
Áreas que evalúa el Premio Nacional de Calidad 7 - Impacto en la Sociedad y el Medio Ambiente 8 - Resultados 6 - Aseguramiento de la Calidad 5 - Información y Análisis 2 - Planeamiento 3 - Desarrollo de las personas 4 - Enfoque en el Cliente Externo 1 - Liderazgo de la Alta dirección Resultados Visibles? Principales resultados relevados en organizaciones nacionales: Aumento de capacidad de producción Aumento de calidad de productos, mejorando competitividad Mejora en aspectos de gestión: reducción de costos, mejores tiempos de entrega. Según Stolovich y otros (1995): la experiencia de la Gestión Total de la Calidad resultó en una mejor adecuación empresarial a las nuevas condiciones de la competencia internacional
Calidad Total y OyS Dónde se encuentran los puntos tangenciales? Análisis estructural Rediseño de procesos Requisitos del Consultor Dónde se encuentran las diferencias? Metodologías Alcance Reingeniería Rediseño rápido y radical de los procesos estratégicos de valor agregado y de los sistemas, las políticas y las estructuras organizacionales que lo sustentan para optimizar los flujos del trabajo y la productividad de una organización. Manganelli y Klein 3 características principales Rapidez Radical Enfoque en actividades de valor agregado
Reingeniería Calidad Total Davenport señala las siguientes diferencias: Calidad Total Reingeniería Nivel de Cambios Punto de partida Participación Ámbito Típico Riesgo Habilitador principal Tipo de Cambio Gradual Proceso existente De abajo para arriba Limitado, dentro de funciones Moderado Control Estadístico Cultural Radical Nivel cero De arriba para abajo Amplio, interfuncional Alto Informática Cultural / Estructural