Página 1 de 5 BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO BUENAS PRÁCTICAS EN GÉNERO E INCLUSIÓN SOCIAL APOYO A SEMINARIO DE GÉNERO E INCLUSIÓN SOCIAL RG-T2189/RG-T2222/RG-X1150 TÉRMINOS DE REFERENCIA I. ANTECEDENTES 1.1 El Ministerio de Inclusión Social del Perú, el Departamento de Estado de EEUU y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) han acordado la conveniencia de organizar un evento regional de alto nivel en Lima, Perú sobre Género e Inclusión Social en el mes de octubre de 2012. 1.2 Dicho seminario tendrá una duración de un día, durante los cuales se abordarán los desafíos y buenas prácticas en la inclusión social con un enfoque de género y las políticas para promover el empoderamiento económico de la mujer. El evento cumple un doble propósito. Por un lado, se busca intercambiar conocimiento sobre experiencias innovadoras desarrolladas por instituciones públicas y privadas de América Latina y el Caribe, así como de otras regiones. Por otro lado, el evento será la ocasión para que las distintas instituciones y actores participantes hagan públicos sus compromisos para avanzar en la agenda de género e inclusión social. 1.3 El evento formará parte de la semana de la Inclusión Social, en la cual se celebrará el primer aniversario de la creación del Ministerio de Inclusión Social (MIDIS). 1.4 En el evento participarán las más altas autoridades de las tres instituciones involucradas, los ministros de desarrollo social, de Hacienda, de la Mujer; CEO de empresas transnacionales y locales; y representantes de la sociedad civil. 1.5 La organización del evento estará a cargo de un Comité de Planeación que involucra a las tres instituciones patrocinadoras (Gobierno de Perú, Departamento de Estado de EEUU y BID), la coordinación del evento estará a cargo de la División de Género y Diversidad del BID en colaboración con la Representación del BID en Perú. II. OBJETIVO DE LA CONSULTORÍA 2.1 Gestionar las labores administrativas, logísticas, comunicacionales, interinstitucionales y otras requeridas para la óptima organización del evento de Género e Inclusión Social. III. CARACTERÍSTICAS DE LA CONSULTORÍA 3.1 Tipo de consultoría. Firma consultora. 3.2 Fecha de inicio y duración: Desde el 30 de julio al 24 de octubre de 2012. 3.3 Lugar de trabajo: Lima, Perú.
Página 2 de 5 3.4 Requisitos técnicos: Conocimientos técnicos y experiencia probada de al menos cuatro años en la organización de eventos de gran envergadura, desarrollo de comunicaciones corporativas y estrategias de difusión. Experiencia específica en organización de eventos que haya requerido: exposiciones temáticas, cobertura mediática, gestión de viajes y estadía de expositores y/o invitados internacionales, entre otros. Se valorará que el consultor haya gestionado logística, invitaciones, comunicación y/o recursos presupuestarios, que impliquen coordinación de equipos de trabajo, con responsabilidades de dirección. Se valorará la diversidad de instituciones/organizaciones para las que trabajó (privadas, públicas, organizaciones de la sociedad civil). IV. ACTIVIDADES 4.1 La firma consultora realizará las siguientes actividades: 4.2 Pre-Conferencia Coordinación de personal a. Asignar una persona para la coordinación diaria y seguimiento de las actividades que el Banco, organizador del evento, debe aprobar. b. Facilitar la coordinación de reuniones y seguimientos con todas las partes involucradas para la preparación, ejecución y supervisión de las tareas para la organización del evento, las cuales pueden ser presenciales durante misiones de supervisión y/o vía video o audio conferencia. c. Proveer el personal adecuado y suficiente para atender las actividades de servicio relacionadas con la gestión de proveedores, reservación de hotel, registro e información general del evento. d. Asignar y entrenar al personal de apoyo en la sede del evento para las tareas relacionadas con el registro, asistencia en sala, reservación de viaje, etc. e. Gestionar y coordinar las tareas del personal de apoyo (estudiantes de universidades locales) para la realización de relatorías de las sesiones técnicas. f. Diseñar y controlar las credenciales de acceso e identificación de los diferentes tipos de participantes (personal de apoyo, prensa, participantes, panelistas, etc.). 4.3 Gestión de proveedores y servicios a. Administrar los recursos operativos del evento, mantener al día la ejecución presupuestaria del evento, y conservar documentación de respaldo, tales como facturas, recibos, cheques emitidos, copia de estados de gastos, etc. b. Gestionar la negociación y contratación de la sede del evento (salones y servicios de alimentación y coffee break) con la aprobación del Banco, asegurando se cumpla con los requisitos y especificaciones del evento. c. Negociar la mejor tarifa, servicios y calidad de los servicios que se contraten con el hotel sede y/u hoteles para el evento. d. Gestionar la subcontratación de servicios de una agencia de viajes para el manejo de las reservas de hotel y apoyo que los participantes pudieran requerir en caso de cambio o cancelación de vuelos durante el evento.
Página 3 de 5 e. Negociar con el o los hoteles la mejor tarifa y flexibilidad en la política de cancelación en base al presupuesto del evento y cumplimiento de las políticas del Banco para ofrecer el mejor precio y calidad de servicio. f. Controlar y dar seguimiento al sistema de reservación del hotel u hoteles que se requieran según el número de participantes registrados al evento. g. Gestionar la búsqueda y contratación de los servicios que se requieran para la preparación y ejecución del evento, tales como diseño general, equipos audiovisuales, equipos de grabación, equipos de traducción, seguridad, imprenta, materiales de promoción del evento, decoración y servicios de florería, fotógrafos, transporte, intérpretes y otros proveedores adicionales que se requieran para el evento en coordinación y con la aprobación del Banco. h. Dar seguimiento y coordinar que los materiales y servicios contratados sean entregados en los términos establecidos. i. Coordinar con la sede del evento el uso de sus instalaciones según los requerimientos del evento. j. Coordinar con el Banco el uso del espacio del hotel para la organización del evento, tales como uso de salas, área de registro, espacios comunes para servicio de café, etc. k. Gestionar y contratar los proveedores y servicios necesarios para la adaptación del diseño entregado por el Banco para escenografía, decoración y señalización para los diferentes espacios del evento. 4.4 Coordinación de actividades durante evento a. Coordinar con autoridades locales los requerimientos de seguridad de algunos participantes especiales, dignatarios locales e internacionales. b. Coordinar los eventos sociales, con posibles proveedores y/o Banco (desayuno, cóctel de bienvenida con show folklórico, almuerzo de trabajo, conferencia de prensa y servicios de café durante el evento). c. Coordinar con un banco local comercial el servicio para cambio de cheques en dólares, por reembolso de gastos de viajes de panelistas e invitados especiales. 4.5 Conferencia Sistema de registro a. Controlar y dar seguimiento al registro de participantes a partir de la fecha en que se defina la apertura del registro al público. b. Facilitar un sistema de cómputo para el registro de los participantes en sede que sea rápido y eficaz, e incluya licencias vigentes de uso en red. Este sistema debe, además, tener la capacidad de imprimir varias credenciales de identificación de los participantes simultáneamente para facilitar el registro en sede de los participantes al evento. 4.6 Montaje de salas y equipo a. Montar módulos de apoyo para ofrecer atención a consultas generales que pudieran tener los participantes. b. Supervisar el montaje de las salas y espacios definidos para uso del evento de acuerdo a los servicios y la calidad contratada.
Página 4 de 5 4.7 Apoyo a participantes y materiales para distribución a. Gestionar la impresión y distribución de invitaciones a los participantes. b. Proporcionar apoyo en el seguimiento de la gestión de visas para los participantes extranjeros. c. Preparar el material de los participantes y coordinar su entrega en sede durante el registro. 4.8 Coordinación general a. Supervisar al personal de apoyo en sede durante el evento, y asegurar la presentación adecuada del personal. b. Gestionar opciones para compra y elaboración de los materiales que se entregarán a los participantes (USB, bolígrafos, carpetas, blocks, etc.). c. Proveer al personal BID con teléfonos celulares locales durante la semana del evento. d. Gestionar y supervisar el servicio de seguridad del hotel. 4.9 Post-Conferencia a. Apoyar la actividades de cierre del evento, tales como conciliación de cuentas de los servicios a proveedores. b. Entregar al BID una copia electrónica de la lista final y conciliada de participantes al evento, completa y de acuerdo con los parámetros preestablecidos. V. CONDICIONES DE PAGO 5.1 Los pagos se harán tal como sigue: a. Primer pago, 33% de los honorarios será pagado por el BID una vez la empresa logística haya elaborado a satisfacción del Banco el Plan de Ejecución y Calendario de Actividades del evento y haya designado al personal responsable. b. Segundo pago, 17% de los honorarios a satisfacción del Banco en el cumplimiento de las actividades planeadas durante la planeación y ejecución del evento. c. Tercer pago, 17% de los honorarios a satisfacción del Banco en el cumplimiento de las actividades planeadas durante la planeación y ejecución del evento. d. Cuarto pago, 33% de los honorarios será pagado siempre y cuando se hayan cumplido a satisfacción del Banco las tareas establecidas post-conferencia establecidas en el plan de ejecución. VI. CONFIDENCIALIDAD 6.1 El consultor se compromete a mantener absoluta reserva de toda la información a la cual tenga acceso siendo pasivo, en caso contrario, de las sanciones que el Banco pudiera establecer. La información confidencial a la que tenga acceso no podrá ser utilizada en otros trabajos o presentaciones a menos que el Banco y el Ministerio le otorguen su previo consentimiento.
Página 5 de 5 VII. COORDINACIÓN 7.1 Claudia Piras, Economista en Desarrollo Social Senior, División de Género y Diversidad, SCL/GDI, correo electrónico claudiapi@iadb.org, teléfono (1 202) 623 2462, coordinará esta consultoría. IDBDOCS36961728 31 de julio de 2012