UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE HUEJOTZINGO Hoja: 1 De: 9 PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIA INTERNAS CCA-P-03 Tiempo promedio del Procedimiento: De acuerdo a calendario de auditorias Fecha de Elaboración: Octubre 2005 Fecha de Revisión: 18 Agosto 2011 ELABORÓ: ING. JOSÉ DAVID DE ITA XIMIL REVISÓ: ING. JOSÉ DAVID DE ITA XIMIL
Hoja: 2 De: 9 I. Objetivo Llevar a cabo las auditorías internas al Sistema de Gestión de Calidad (SGC) y asegurar la competencia del grupo de auditores internos. II. III. Normas y/o Documentos de Referencia NMX-CC-19001, Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de calidad y/o ambiental. NMX-CC-9000-2005, Sistemas de gestión de calidad: fundamentos y vocabulario. Sistemas de Gestión de la Calidad Directrices para la aplicación de la NMX-CC- 9001-IMNC-2008 en educación. Manual del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Tecnológica de Huejotzingo. Alcance Este procedimiento es aplicable a todas las auditorías internas que se realicen al SGC de la UTH. IV. Políticas de operación Las auditorías internas deberán llevarse a cabo de acuerdo al programa anual y solo podrán posponerse cuando las condiciones lo ameriten y esto sea autorizado por la autoridad pertinente; o también bajo condiciones que comprometan la seguridad o salud del personal de la Universidad. Los auditores internos no podrán llevar a cabo auditorías de su propio trabajo. Por cada auditoría que se realice el Representante de la Alta Dirección del SGC, fungirá como auditor líder y/o determinará un auditor líder. El titular de área será responsable de guiar la auditoría interna personalmente y solo bajo las causas justificadas esta responsabilidad se podrá delegar a otra persona. Se realizarán como mínimo 2 auditorías al año, en consideración al estado y a la importancia de los procesos y las áreas. El personal auditor deberá recibir capacitación y/o actualización en temas de Gestión de Calidad por lo menos una vez en el año de manera interna y externa. Todos los procesos como mínimos serán auditados una vez al año
Hoja: 3 De: 9 V. Descripción de actividades REPRESENTANTE DEL SGC RECTOR Descripción de las Actividades Elaborar el programa actual de auditorías, por ejemplo fiscal, llevándose a cabo preferentemente una auditoría por cuatrimestre, y tomar en consideración el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar. Formato y/o documento Programa de autorías internas Autorizar el programa anual de auditorías internas. REPRESENTANTE DEL SGC AUDITOR LÍDER Designar al auditor líder. Seleccionar al grupo auditor, elaborar el plan detallado de la auditoría interna; y definir los criterios de auditoría, el alcance, frecuencia y metodología de la misma. Plan de auditoria o agenda de auditoria Dar a conocer el plan de auditoría interna a los auditores internos y a las áreas interesadas, con el tiempo de anticipación pertinente. GRUPO AUDITOR Revisar toda la documentación correspondiente al proceso o área a auditar. Esto se recomienda para asegurar la efectividad y veracidad de la auditoría interna. Elabora la Lista de verificación Listas de verificación
Hoja: 4 De: 9 Descripción de las Actividades (CCA-F-05). Formato y/o documento REPRESENTANTE DEL SGC TITULAR DEL ÁREA Convocar a reunión de apertura, y dar a conocer el tipo de comunicación, así como la metodología correspondiente que se tendrá durante la auditoría interna. Es responsable de guiar la auditoría interna personalmente en su área y/o proceso. GRUPO AUDITOR AUDITOR LÍDER Llevar a cabo la auditoría en sitio, mediante la metodología establecida. Recopilar la información y los hallazgos; en la lista de verificación CCA-F-05. Se reúne con el grupo auditor para realizar el informe general de auditoría interna, el cual debe identificarse para garantizar que se le dé seguimiento. AUDITOR LÍDER Convocar y coordinar la junta de cierre. GRUPO AUDITOR Entrega El informe de Auditoría en formato CCA- F-06 a cada área auditada. Informe de auditoria TITULAR DE ÁREA Toma correcciones inmediatas para eliminar la No conformidad detectada.
Hoja: 5 De: 9 Descripción de las Actividades Formato y/o documento Determina las acciones correctivas de acuerdo al Procedimiento para Acciones Correctivas y Preventivas (CCA-P-04), y deberá dar respuesta al grupo auditor y/o representante del SGC del reporte de no conformidades, cinco días hábiles posteriores de haber recibido el reporte para su revisión; y si esta respuesta es rechazada, se otorga el periodo de tres días mas como máximo para una nueva revisión Reporte ASP GRUPO AUDITOR Y/O REPRESENTANTE DEL SGC Llevar a cabo el seguimiento correspondiente de las acciones correctivas de acuerdo a las fechas compromiso, estableciendo una fecha considerable de acuerdo a la naturaleza del problema, para verificar su efectividad y el cierre de la no conformidad. AUDITOR LIDER La auditoría interna se dará por concluida, una vez que las acciones correctivas hayan sido solventadas; y solo aquellas acciones correctivas que requieran un periodo prolongado para su solución, se considerarán
Hoja: 6 De: 9 Descripción de las Actividades como casos aislados, y no serán limitantes para auditorías posteriores. Formato y/o documento
Hoja: 7 De: 9 VI. Diagrama de flujo RSGC Auditor Líder Equipo Auditor Titular de área
Hoja: 8 De: 9 RSGC Auditor Líder Equipo Auditor Titular de área Inicio Programar las auditorías internas Designar al auditor líder Elaborar plan de autoría Ejecutar auditoría interna Facilitar las actividades de auditoria en su área Registrar desarrollo de la auditoria Revisar y dar a conocer informe de auditoria Fin Elaborar no conformidades Seguimiento y cierre de no conformidades Tomar acciones inmediatas, así como acciones correctivas
Hoja: 9 De: 9 VII. Control de registros Identificación Conservación Código Nombre del registro (puesto) Ubicación Tiempo de retención Disposición final Código CCA-F-05 Nombre Lista de verificación RADSGC Ubicación Archivo de área 3 años Eliminación CCA-F-06 Reporte de no conformidad RADSGC Archivo de área 3 años Eliminación VIII. Anexos Lista de verificación Informe de auditoria IX. Glosario Auditor Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. Auditado Hallazgo Corrección Acción correctiva Acción preventiva No conformidad SGC RSGC Organización que es auditada. Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Incumplimiento de un requisito al SGC. Sistema de Gestión de Calidad. Representación de la Alta Dirección para el Sistema de Gestión de Calidad, integrada por el Representante y su personal de apoyo.
Hoja: 10 De: 9 Identificación de cambios No. de Revisión Descripción del cambio 06 Adecuación del anterior Procedimiento de Auditorías Internas del SGC. 07 08 Incorporación de las correcciones inmediatas de no conformidades. Así como la programación de las auditorías internas por ejercicio fiscal. Adecuación de requerimientos de la guía para la Elaboración de Manual de Procedimientos de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado. Implementación de nuevo formato para la documentación de procedimientos del SGC