Santiago, 31 de Diciembre de 2008 INFORME N 16 AUDITORIA A LAS OBLIGACIONES ESTABLECIDAS EN LA LEY 20.285, SOBRE ACCESO A LA INFORMACIÓN PUBLICA I. OBJETIVO GENERAL La auditoría realizada, sobre la base, de este documento, tiene como objetivos generales, los siguientes: Verificar el nivel de implementación de acciones para cumplir con las obligaciones que señala la Ley 20.285 para los Servicios Públicos. Verificar el nivel de difusión y conocimiento de la normativa en el Servicio. Examinar las medidas que se están adoptando, para la definición de responsables y procedimientos para cumplir las obligaciones que establece la citada Ley. II. OBJETIVOS ESPECIFICOS Verificar que exista o se hayan planificado actividades para la comprensión adecuada de la normativa sobre transparencia. Verificar que exista un listado de actos y documentos que deben estar a disposición del público. Verificar que los documentos del listado actualizado, estén en el sitio electrónico y que exista un registro actualizado en la OIRS. Verificar que se han realizado las publicaciones en el sitio del Servicio, que existe el banner de Gobierno transparente y que se ha certificado la completitud y veracidad, por parte del Jefe de Servicio, en los Oficios remitidos al Consejo de Auditoria. 1/10
Verificar si existe alguna entidad o persona al interior del Servicio o si se ha encargado a todo el personal, para velar por el cumplimiento de esta Norma. Verificar si existe responsable y la consistencia de los procedimientos, para recepcionar las solicitudes, revisarlas y realizar las observaciones necesarias y tramitarlas. Verificar que existe un responsable, para analizar y redireccionar las solicitudes si fuera necesario. Verificar que existen mecanismos de supervisión, para monitorear los plazos desde la llegada de la solicitud a su resolución. Verificar que existen responsables y procedimientos, para analizar las solicitudes, revisarlas y realizar las observaciones necesarias. Examinar el sistema de certificación, analizando su efectividad. Examinar los responsables y consistencia de los procedimientos para la calificación de los actos como secretos. Verificar las condiciones de resguardo, los mecanismos de seguridad física y lógica de los documentos, y los responsables. Verificar que exista un índice de los actos calificados como secretos. Evaluar su vigencia y actualización. Analizar si las sanciones se han publicado en forma oportuna y completa. 2/10
III. AREA O PROCESO AUDITADO La presente auditoría se dirige a evaluar como se aplica la Ley, en cuanto a la transparencia y el acceso a la información pública. En este sentido, se ha definido que el objetivo Gubernamental N 1, consis ta en una evaluación del nivel de cumplimiento del Servicio, respecto de las obligaciones contenidas en la Ley N 20.285, la cual entrará en vigencia a partir de abril de 2009. IV. ALCANCE El alcance de la presente Auditoría, también se encuentra definido en el Programa Marco, sobre nivel de cumplimiento de las obligaciones definidas en la Ley 20.285, el cual señala que se refiere a los aspectos contenidos en el punto IX de dicho documento y, que se incluyen en este informe, bajo el rubro de Metodología. V. OPORTUNIDAD DE LA AUDITORIA El presente informe se realiza en base a la información recabada de las áreas involucradas en esta materia. Si bien esta entidad ha progresado significativamente en la adecuación de sus procedimientos y normas, orientadas en beneficio de sus imponentes, respecto a esta materia especifica, se encuentra en una condición de estudio e inducción, que permita en el corto plazo adecuar su actuar en el marco de la Ley 20.285. La auditoria, se inicio después de la primera quincena de Noviembre, dadas labores paralelas previamente planificadas que se desarrollaban y además la existencia de ciertos retrasos, por factores externos a la gestión de la Institución, dada por la movilización de los Servicio Públicos, durante un tiempo considerable, que se generó durante la tercera semana del mismo mes. Dado lo anterior, se aplicó un Plan de Contingencia correctivo, es así que se reformuló la composición de los equipos de trabajo, para dar cumplimiento a las diversas auditorias y actividades que esta Unidad Asesora tenia planificadas en su Plan Anual, y así, la Jefatura de la Unidad, dar cumplimiento a esta nueva exigencia, en forma directa. 3/10
Para cumplir a cabalidad con lo solicitado, se ha decidido utilizar el mismo formato presente en el Objetivo Gubernamental N 1, de octubre 2008, sin considerar modificaciones al respecto. VI. EQUIPO DE AUDITORIA El equipo de auditoría responsable del trabajo en esta área, fue conformado por el profesional que se indica: Nombre Profesión Cargo o Función Procesos y temas tratados por cada uno de ello Responsable del Equipo de Trabajo Paulina Sesnic Salazar Ingeniero Comercial Jefe Auditoria Interna - Entrevista a la coordinadora del Servicio, en relación a la aplicación de la Ley 20.285. - Participación en reuniones atingentes a la Ley 20.285. Paulina Sesnic Salazar - Entrevista al Jefe del Departamento de tecnologías de la información. -Preparación de informe y anexo respectivo. 4/10
VII. METODOLOGÍA APLICADA La metodología aplicada, es la instruida en el último Documento Técnico del Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno, Objetivo Gubernamental Nº 1, de octubre 2008. El objetivo de la presente auditoria, es efectuar una evaluación global de la situación de sus sistemas de información, con miras al cumplimiento de la Ley Sobre accesos a la información pública en los servicios de la administración gubernamental. En consecuencia las actividades que se han realizado para el propósito anterior, son las que se informan a continuación: - Una vez recepcionado el Documento mediante oficio, en la Unidad de Auditoria Interna, ésta, efectuó las primeras indagaciones y averiguaciones tendientes a evaluar el estado de cada área y asesoría institucional. - Posteriormente, se programó una reunión por parte de la Dirección del Servicio, con las jefaturas de áreas y asesorías, relacionada con este tema, en la cual se discutió el contenido y ámbito de aplicación de lo instruido en dicha Ley. - Se concretó una reunión con la encargada al interior del servicio, nombrada como Coordinadora de la Aplicación de la Ley 20.285, cuya función es la de supervisar y controlar el cumplimiento de la misma. - Se entrevistó al Jefe del Área Informática, quien informó el funcionario que cumple el rol de Web master institucional, y encargado de publicar en la página de Internet, como actualmente lo ejecuta y se encuentra publicado en la página Web. VIII. LIMITACIONES Las limitaciones a la presente Auditoría, están dadas por la realización de diversas tareas que se debieron ejecutar en forma simultánea al programa anual, y asumidas por parte de los integrantes de los equipos de auditoria, tales como, actividades extraordinarias encomendadas (visaciones, requerimientos específicos de revisión, participación en comisiones especiales de trabajo, etc.); además de otras labores. 5/10
Otro factor que modificó los tiempos inicialmente estimados, están representados por el paro de funcionarios públicos, lo cual dificultó y retrasó las tareas fijadas previamente en el Plan. Lo anterior, influyó en los plazos proyectados durante la planificación y en las propias estimaciones de esta auditoria. IX. OBSERVACIONES Y COMENTARIOS En el presente informe se incluye cuadro con la información solicitada en el Programa Marco Ley 20.285, así como también el anexo N 1 solicitado en el documento, cuyos procedimientos de auditoria se han numerado progresivamente, y del cual se derivan las siguientes observaciones, correspondientes a tales procedimientos; 1.- El primer procedimiento de auditoria instruye que se deberá determinar, quien es la persona encargada de la difusión, capacitación y actividades asociadas a la aplicación de la Ley 20.285. Se observó que fue designado a la Unidad de Capacitación, para que realice cursos relacionados al tema para el año 2009, las jefaturas, están en conocimiento por medio de Fiscalia, y existe una encargada a nivel institucional. Se pudo observar así, que en el Plan Anual de Capacitación, existen cursos de capacitación orientados a la difusión de lo estipulado en la presente Ley, para los funcionarios de la Institución. 2.- En relación a la existencia de un listado para el registro de los actos y documentos que deben estar a disposición del público en forma permanente, se puede señalar, que en la reunión de Jefaturas sostenida durante el mes de Noviembre, cada Jefe de Departamento o Área, incluida esta asesoria, presentó un listado de la documentación con mayor relevancia dentro del ámbito correspondiente, la cual fue respaldada desde el punto de vista legal por parte de la Fiscalia Institucional. Será esta la lista, la que se utilizará como referencia, para subir a la Web, y que estará sujeta a las modificaciones y actualizaciones permanentes, cada vez que así se requiera. 3.- Respecto a la existencia de un responsable de la publicación en el sitio del Servicio, referente a la información del Art. 7 de la Ley 20.285, se verificó en reunión sostenida con la Jefatura del Departamento de Tecnologías de la Información, que el funcionario 6/10
encargado de esta actividad es el Web Master institucional, es Don Juan Valdivia Valdebenito. 4.- Según entrevista realizada a la Sra. Viviana Soto A., nos indica que ella es nombrada coordinadora de las materias atingentes a esta Ley. Pero que la responsabilidad de publicar la información, recae directamente en cada una de las Jefatura, coordinadas por ella. 5.- En lo que se refiere a la recepción de las solicitudes de acceso a la información, como plantea la Ley, esta labor está centralizada en la Oficina de Partes Institucional, Unidad que recepciona los requerimientos y los canaliza a las áreas y/o asesorías correspondientes. Cabe señalar que lo anterior, es realizado por la unidad, forma habitual, y no en forma exclusiva por requerimientos especiales de la Ley 20.285. Por parte de la Coordinadora y el Ministerio de Defensa, se presentó un programa de capacitación especialmente diseñado para quienes se desempeñan en la Oficina de Partes, y que les enseñará a como dar cumplimiento a lo establecido en la Ley. 6.- De lo anteriormente expuesto, y en relación a la existencia de un encargado o responsable de analizar y redireccionar las solicitudes cuya competencia es de otra entidad, se verificó que no existe aún, y que se está a la espera de dar las capacitaciones pertinentes a la brevedad posible, para determinar después la persona en quien recaerá dicha responsabilidad. 7.- Se entrevistó a la coordinadora de la implementación de la Ley 20.285, quien nos manifestó que aún se está evaluando el ciclo de vida que tendrá la documentación y sus procedimientos de entrega de información dentro de la institución, por lo cual, aún no existen mecanismos y responsables de monitorear el Ciclo de Vida, de la solicitud al interior del servicio. 8.- Según se observa, en relación al requerimiento de un nombramiento de un responsable de analizar las solicitudes y señalar como acceder a la información, al igual que en lo solicitado en el punto anterior, éste, aún no ha sido designado, dado que debe tener los conocimientos pertinentes, para llevar a cabo dicha labor. 7/10
9.- En cuanto a un sistema y persona responsable de la certificación de la entrega de la información, y un procedimiento para mantener registradas las entregas, se observa que aún esta en proceso de estudio el sistema y personal requerido, producto de las competencias necesarias para cubrir, tal responsabilidad. 10.- En el marco de la existencia de un responsable de controlar la declaración de actos secretos o reservados, se observó, en reunión con las jefaturas, que quien cumplirá dicha función será la fiscalía institucional, producto de los conocimientos pertinentes al tema. 11.- En lo que respecta a un responsable para la custodia de los documentos declarados como reservados o secretos, se observó que aún no se ha evaluado éste, en términos de haber nombrado a alguien. 12.- Según lo referido a la confección de un índice de los documentos declarados como reservados y su mantención, la coordinadora de la aplicación de la presente ley, se informa que la Fiscalia institucional realizaría el índice de tal documentación. 13.- En cuanto a la existencia de un responsable y procedimiento definido para publicar las sanciones que importen multa a los funcionarios, se observó que no se ha considerado aún este responsable, aunque se piensa que originalmente debiese ser el Departamento de Personal, dado que es el que difunde las políticas institucionales, y lleva el registro de las hojas de vida del personal institucional. X.- EFECTOS REALES Y/O POTENCIALES La aplicación de la presente Ley, busca continuar con el Principio de Transparencia, básicamente asegurar al ciudadano común, el acceso a la información publica, promoviendo actividades para conocer que el quehacer del Estado, no le es ajeno y que puede estar al tanto y participar de sus decisiones. En virtud de lo anterior, y según el alcance del Objetivo Gubernamental N 1, se puede observar que las medidas a nivel inst itucional, están siendo evaluadas de forma tal, de lograr dar cumplimiento a lo solicitado en la Ley 20.285, en forma concreta y permanente, a partir de Abril del 2009. 8/10
Sus efectos reales, serán principalmente, una apertura de información hacia nuestros imponentes, que podrán obtenerla en forma rápida y clara, ya sea directamente del sitio Web, o a través de las solicitudes por escrito o vía correo electrónico. Todo esto, haciendo también, más expedito el trabajo de nuestros funcionarios, en cuanto al tiempo que hoy en día se demora en encontrar la información requerida. XI.- SUGERENCIAS Se recomienda evaluar las necesidades de herramientas de tipo computacional, dotación de personal y capacitación, en busca de las competencias necesarias, que sirvan de apoyo a la implementación de la Ley 20.285. PAULINA SESNIC SALAZAR JEFE DE AUDITORIA INTERNA 9/10
ANEXO Nº 1 10/10