AUDITORIA A LA GESTION OPERATIVA DE LA ORIENTACION JURIDICA PERSONAL O VIA ON LINE

Transcripción

1 Santiago, 31 de Julio de 2008 INFORME Nº 4 AUDITORIA A LA GESTION OPERATIVA LA ORIENTACION JURIDICA PERSONAL O VIA ON LINE I. OBJETIVO GENERAL Realizar una auditoria operativa en base a riesgo al Servicio Jurídico de Dipreca, dependiente de la Fiscalía Institucional, con el objeto de analizar la oportunidad y validez, en la recepción y distribución de las solicitudes, de manera de dar cumplimiento al Programa de Auditoria Interna Analizar la recepción y distribución de las solicitudes de orientación vía personal y vía on line. II. OBJETIVOS ESPECIFICOS Dentro de los objetivos específicos de esta Auditoria, se indican los siguientes: Procedimientos que efectúa ese Servicio Jurídico, para recepcionar las solicitudes de orientación vía personal y vía on line. Procedimientos que efectúa ese Servicio Jurídico, para distribuir las solicitudes de orientación vía personal y vía on line.. Análisis de las solicitudes de orientación recepcionadas por el Servicio Jurídico, vía personal y vía on line. III. ALCANCE LA AUDITORIA Analizar una muestra de lo recepcionado durante el año Esto en función de que se desconoce el universo de solicitudes recepcionadas en el año 2007, razón por la cual no se cuantifica el alcance. 1/7

2 IV. OPORTUNIDAD LA REALIZACIÓN LA AUDITORIA El período considerado inicialmente, desde la programación hasta el informe detallado de esta auditoria era de 20 días hábiles, comenzando el 09 de abril y hasta el 30 de mayo del Sin embargo, se debía dar cumplimiento al Objetivo Gubernamental Nº 2, que involucró una Auditoria de Aseguramiento al Proceso de Gestión de Riesgo Institucional, cuyo informe y documentación anexa debió ser entregada al Consejo de Auditoria Interna General de Gobierno el 30 de Junio del Para efectuar esta última, el equipo de auditores en pleno debió abocarse a dicha Auditoria entre el 12 de Mayo y 30 de Junio. Así como también debió cumplirse con las validaciones mensuales (mayo y junio para este caso, así como también a las validaciones de Transparencia Activa que conlleva un periodo de los primeros diez días posteriores al término de trimestre. Por lo expuesto anteriormente, el cierre de la auditoria y la entrega del informe se postergaron hasta el 31 de Julio del V. EQUIPO TRABAJO En el anexo número 1, se adjunta detalle de la información sobre los integrantes del Equipo de Trabajo y sus funciones y labores desarrolladas en la presente auditoria. VI. METODOLOGÍA APLICADA En el anexo número 2, se adjunta información sobre la metodología utilizada. VII. LIMITACIONES OBSERVADAS El envió de los antecedentes solicitados, no se realizo en los plazos establecidos. El Servicio Jurídico dependiente de la Fiscalía Institucional, según lo manifestado por el Jefe de Servicio Jurídico, cuenta con sólo parte de la información solicitada ya que esta, se encontraba en dependencias de la Fiscalía Institucional y se debe contar con la autorización del Señor Fiscal para poder acceder a ella, situación que en su momento no fue posible porque este ultimo se encontraba con licencia medica, lo que atrasó y obstaculizó la labor de Auditoria Interna. Los Auditores que suscriben, se encuentran realizando otras tareas propias solicitadas por la Jefatura de esta asesoría interna. 2/7

3 No se cuenta con el tiempo necesario para constituirse todos los días en ese Servicio Jurídico, lo que significa que el trabajo de Auditoría se centra sólo en las materias debidamente programadas. El Martes 15 de abril en horario de hrs. a 17.30, la Auditora responsable de ésta, debió asistir a una charla sobre Transparencia Activa, en dependencias del Ministerio de Defensa. El Miércoles 23 de Abril, en horario de a hrs. la Unidad de Auditoria en pleno debió asistir a una capacitación sobre documentos Técnicos, la cual fue impartida por la Sectorialista de Defensa del Consejo de Auditoria Interna General de Gobierno, Sra. Maria Loreto Escobar Crignola, la que se realizó en el edificio Diego Portales. El Lunes 28 de Abril, en a hrs. Se realizó una reunión de trabajo, donde participaron todos los auditores, para definir las primeras pautas de cómo se abordaría la Auditoria de Aseguramiento. Seguidamente, de a hrs. del mismo día, se realizó una reunión con el Comité de Riesgo de esta Institución. El lunes 12 de Mayo se dio inicio a la Auditoria de Aseguramiento, donde participaron todos los auditores de esta Unidad Asesora. Entre el 1 y 10 de Julio debe revisarse y validarse la Información de Transparencia Activa. Lunes 21 de julio, la auditora responsable es traslada de Unidad, lo que retrasa el termino del presente informe. Se responsabiliza la Jefatura de Auditoria Interna para dar término a éste. Durante la semana del 21 al 25 de Julio, Don Ariel Bustos asistió a capacitación fuera de las dependencias de la institución. Se hace presente que la mayoría de las limitaciones indicadas anteriormente afectaron los tiempos considerados inicialmente para la Auditoria. 3/7

4 VIII. HALLAZGOS AUDITORIA 1.- El Servicio Jurídico no se encuentra descrito en el Organigrama de Dipreca actual, estando creado a través del DL 844 de 1975; Lo anterior, es producto que no cuenta con resolución de creación. Esta situación reviste el carácter de excepcional, porque técnicamente no existe en forma Oficial. 2.- Se observo que para el registro de las consultas de orientación jurídica realizadas personalmente por los imponentes, no existe un criterio único de registro en relación al tipo de consulta, ya que, en algunos casos se detalla cada tipo de consulta realizada por los imponentes y en otros se clasifica en forma general sin especificación del tipo de consulta. 3.- En el Reglamento Interno del Servicio Jurídico de la Dirección de Previsión de Carabineros de Chile aprobado mediante Resolución Interna N 90 de fecha 19 de Mayo de 1992, se establece que el Servicio no otorgará asistencia en ocho casos detallados. Esta información no se encuentra explicita en la página Web Institucional, situación que podría moderar la recepción de consultas on-line. También se observo que en la consultas realizadas via on line, la mayoría de estas no corresponden a temas jurídicos propiamente tales, sino que mas bien a temas institucionales los cuales se debiesen responder por medio del Centro de Atención Integral al Imponente. 4. Se observo que no existe un criterio uniforme para discriminar las consultas que corresponden a temas jurídicos y las que no, ya que, se encontraron casos en los cuales se dieron respuesta a consultas que no corresponden a temas del Servicio Jurídico propiamente tal, sino que a otros temas Institucionales, lo cual deriva en respuestas incompletas y en algunos casos erróneas. 5. Se observo que se enviaron respuestas a las consultas recibidas, en las cuales no se individualizo el Abogado responsable de su emisión, lo que no permite establecer responsabilidad sobre dicha respuesta enviada al imponente. 6. Se observo que no existe una instrucción formal referente al tiempo de respuesta máximo que debe tener cada abogado para responder una consulta, situación que produce una disparidad en los tiempos de respuesta. 7. Al analizar el Subproceso Orientación Jurídica personal o Via on line, levantado en la Matriz de Riesgo Estratégica de Dipreca Sede Central en el año 2007, se pudo observar, que el riesgo identificado no es real, ya que, los riesgos se ven relacionados directamente con los objetivos, dado que una vez planteado el objetivo se puede visualizar el riesgo que lo afecta directamente, por tanto este debe ser reemplazado por los riesgos sugeridos en esta Auditoria ( Anexo 4 ) y en la Auditoria de Aseguramiento. Además la valuación de los riesgos asociados a este proceso están sobre valorados y cuya severidad no es consistente con la relevancia del proceso. 4/7

5 IX. EFECTOS REALES Y/O POTENCIALES Que si bien existe la consulta On Line esta no se identifica e incluso se confunde con otra aplicación que físicamente se encuentra cercana, todo esto conlleva que un alto % de las consultas recepcionadas por este Servicio Jurídico no sean dirigidas hacia él, sino mas bien al CAII (Centro de Atención Integral al Imponente). Al no existir un grupo de abogados que se aboquen a esta tarea en forma exclusiva, tienden a priorizarse tareas de Fiscalía por sobre Servicio Jurídico, lo que no es el optimo para esta ultima Unidad. Como efectos reales y/o potenciales, se puede señalar que se identificaron riesgos que no son reales y por tanto deben ser eliminados, controles que no mitigan directamente al riesgo asociado, incluso hay riesgos que no tienen asociado un control, entonces se ha definido como inexistente, por otra parte la valuación de los riesgos asociados a este proceso están sobre valorados y cuya severidad no es consistente con la relevancia del proceso. Todo esto incide directamente en las decisiones a tomar por el Director de la Institución, ya que, puede instar a la errónea o innecesaria atribución de recursos y a la errónea determinación del Plan de Auditoria, afectando la distribución de todo tipo recursos para fines que no son los mas idóneos de acuerdo a la relevancia del proceso. La materialización de un riesgo que no esta debidamente controlado o administrado, trae consigo múltiples consecuencias para la Institución, entre las cuales podemos destacar principalmente el impacto en la imagen organizacional, la cual se vería afectada considerablemente debido a que el proceso de orientación jurídica personal y on line, es identificado como un producto estratégico dentro de la gestión institucional, lo cual implicaría que la Institución no este cumpliendo con su misión ni su visión, o bien este cumpliendo deficientemente su función en lo referente al mencionado producto. Como consecuencia de lo anteriormente expuesto, podría ser afectado el factor económico y patrimonial de la Institución, producto que de una gestión deficiente por parte del Servicio Jurídico hacia los Imponentes, esta deficiencia podría terminar en malas gestiones por parte de los Imponentes, como producto de la orientación y/o patrocinios prestados, lo cual eventualmente podrían significar demandas que afectarían tanto las arcas Institucionales, como el prestigio y la gestión Institucional. También es necesario mencionar que para las consultas via on line, no existe un filtro establecido en la página Web, que permita solamente realizar preguntas concernientes a temas jurídicos. Esto trae como consecuencia que un gran porcentaje de las consultas recibida via on line, no tengan relación con el Servicio Jurídico, sino mas bien a temas Institucionales, los cuales se debiesen responder por medio del Centro de Atención Integral al Imponente y no por medio del Servicio Jurídico. 5/7

6 X. RECOMENDACIONES AUDITORIA 1. Se recomienda se gestione la emisión de la Resolución Interna de creación del Servicio Jurídico. 2. Se recomienda a la Jefatura del Servicio Jurídico establecer un criterio único de formulario y de completación del mismo, para cada tipo de orientación. 3. Se recomienda a la Jefatura del Servicio Jurídico, gestionar con el Departamento de Tecnologías de la Información, el elaborar un formato para las consultas via on line, en la pagina Web Institucional, el cual permita solamente consultar acerca de temas que correspondan a orientación Jurídica propiamente tal. 4. Se recomienda a la Jefatura del Servicio Jurídico, establecer un criterio para definir las consultas que serán respondidas específicamente y a las cuales se les dará una respuesta tipo. 5. Se recomienda a la Jefatura del Servicio Jurídico, impartir formalmente las instrucciones correspondientes para que cada abogado inserte su pie de firma al final de cada correo enviado como respuesta a una consulta del Servicio Jurídico. 6. Se recomienda a la Jefatura del Servicio Jurídico, impartir formalmente las instrucciones correspondientes, con el objeto de definir un tiempo máximo de respuesta a las consultas enviadas al Servicio Jurídico. 6/7

7 7. Analizar y corregir el riesgo definido, de acuerdo a las directrices entregadas y de conformidad a las reales amenazas existentes para este Subproceso, así como también evaluar los riesgos reales y valorarlos según la efectiva relevancia del proceso. ARIEL BUSTOS RIVAS AUDITOR INTERNO PAULINA SESNIC SALAZAR AUDITORIA INTERNA JEFE 7/7