Página 1 de 6 INFORME DE AUDITORÍA INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE TEQUILA PROCESO AUDITOR LÍDER GRUPO AUDITOR Académico- Vinculación, Planeación, Administración de recursos y Calidad Gonzalo García Preciado Gualberto Castro Moreno y Rafael Paz Robles NO. DE AUDITORÍA: 01/2014 FECHA: 14/05/2014 DOCUMENTO DE REFERENCIA ISO-9000:2005 COPANT/ISO9000-2005 NMX-CC-9000-IMNC-2008- ISO 14001:2004 SGA OBJETIVO Generar las auditorías internas cruzadas para la revisión del Sistema de Gestión Integral ALCANCE Proceso Educativo; el cual comprende la aplicación de planes y programas de estudio entregados por parte de la DGEST, con la aplicación del diseño de especialidades para las carreras que se ofertan hasta la titulación, por parte de los Institutos Tecnológicos Descentralizados que integran el modelo de multisitios del estado de Jalisco, así como la gestión de los aspectos e impactos involucrados en cada etapa de nuestras operaciones. NO CONFORMIDADES No. Descripción del Hallazgo Requisito 1. Durante la entrevista y revisión documental con el responsable del proceso del Sistema de Gestión integral se encontró lo siguiente: 1. No se cuenta con ninguna queja o sugerencia interpuesta por algún alumno del ITS, el método realizado para la difusión del buzón de quejas y sugerencias no ha sido eficiente y algunos de los alumnos desconocen el procedimiento antes mencionado. 2. No se ha realizado la actualización de los siguientes formatos: Lista Maestra De Documentos y Registros de código SNIT/D-CA-PG-001-01 y Registro de Lista de Documentos de Origen Externo de código SNIT/D-CA-PG-001-02 3. Derivado de la revisión de Indicadores Institucionales Básicos por proceso, se encontró que no se cuenta con acciones preventivas y correctivas implementadas para los siguientes casos: 5.5.3 Atención a la demanda Meta Resultado Alumnos Becarios 87 83.80 Eficiencia Terminal 50 42 Alumnos Becarios 40 35.68 Docentes en cursos de 90 88.57
Página 2 de 6 formación Docentes en cursos de 90 85.71 actualización Alumnos en actividades 70 69.47 deportivas Alumnos en programas de 10 7.20 emprendedores Alumnos en programas de 10 7.58 innovación Investigadores miembros 1 0 del S.N.I Cobertura en el entorno 22 14.42 ISO 9001:2008, Clausula Control de los registros. ISO 9001:2008, Clausula 5.5.3 Comunicación Interna La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión de la calidad ISO 9001:2008, Clausula Seguimiento y medición de los procesos La organización debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento y cuando sea aplicable, la medición de los procesos del Sistema de Gestión de la calidad. Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados, deben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas, según sea conveniente. ISO 9001:2008, Clausula Acción correctiva. e) registrar los resultados de las acciones tomadas (véase ), 2. Durante la entrevista y revisión documental con el responsable del proceso de Planeación se encontró lo siguiente: 1. No se cuenta con las acciones correctivas tomadas por el incumplimiento de la meta 23 del PTA 2013, la cual dice Lograr la certificación en la norma ISO 50001:2011 2. No se tienen los segundos y terceros reportes trimestrales de seguimiento del PTA 2013 de ninguno de los procesos del SGI.
Página 3 de 6 3. No se cuenta con ningún reporte de seguimiento del POA 2013 ISO 9001:2008, Clausula Acción correctiva. e) registrar los resultados de las acciones tomadas (véase ), ISO 9001:2008, Clausula Control de los registros. 3. Durante la entrevista y revisión documental con el responsable del proceso de Servicios Generales y el Sistema de Gestión Ambiental se encontró lo siguiente: 1. Se cuenta con un Programa de Mantenimiento Preventivo más no se le ha dado seguimiento de manera de evidenciar documentalmente si dichos mantenimientos preventivos fueron realizados. 2. No se cuenta con solicitudes de mantenimiento correctivo por parte del Instituto Tecnológico y las ordenes de trabajo de mantenimiento realizadas no cuentan con la firma de verificado y liberado. Además se le está dando otra interpretación al formato en el numeral tres del instructivo. 3. Se están llevando a cabo mantenimientos correctivos sin orden de trabajo. 4. No se cuenta con órdenes de mantenimiento para el programa de mantenimiento preventivo. ISO 9001:2008, Clausula Control de los registros. ISO 9001:2008, Clausula 5.5.3 Comunicación Interna La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión de la calidad ISO 9001:2008, Clausula Seguimiento y medición de los procesos La organización debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento y cuando sea aplicable, la medición de los procesos del Sistema de Gestión de la calidad. Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados, deben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas, según sea conveniente. 4.5.4 4.51 4.5.3 4.53 14001:2004 SGA
Página 4 de 6 1. No se tiene evidencia de que se encuentre operando el comité de verificación. 2. Según lo marca el procedimiento de servicios generales deberán realizarse análisis a las aguas residuales cuatrimestralmente y se presentarán los resultados al comité de verificación y a la fecha no se ha realizado dicha actividad. 3. No se cuenta con el formato de la bitácora inventario de residuos peligrosos 4. No se cuenta con el manifiesto de la entrega de Residuos Sólidos Urbanos del mes de Abril del presente. 5. No se cuenta con el documento Planeación y Seguimiento de Programas Ambientales 2014 del ITS 6. Aun no se cuenta con la consolidación de las Brigadas del ITS de Tequila 7. Se encontraron en los sanitarios de hombres y mujeres del edificio uno planta alta, recipientes no identificados de fabulosos, jabón y atomizadores y en algunos de los casos sin rombos de seguridad. 8. Se encontraron pastillas de cloro sin identificación, centros de carga abiertos y registros hidráulicos, eléctricos y otros sin señalética. 9. La separación de los residuos sólidos urbanos no es consistente dado que se observaron restos de comida en los depósitos inorgánicos así como desechos inorgánicos en los depósitos orgánicos. 10. En un recorrido por el taller CIM se encontraron: a. Aceite transmisión automática en los cestos de residuos urbanos b. Botella de coca cola con gasolina sin señalética y rombo de seguridad c. Depósitos con restos de pintura en taller sin ser identificados y clasificado como residuos peligrosos de conformidad a las características CRETIB contenidas en la NOM-052-SEMARNAT y NOM-087-SSA-SEMARNAT d. A las afueras del CIM bidón de 20 lts. de veneno sin identificación y sin rombos de seguridad e. Estopas impregnadas de aceite a las afueras del CIM. f. Envases impregnados de grasa. ISO 14001:2004, Clausula 4.5.4 Control de registros La organización debe establecer y mantener los registros que sean necesarios, para demostrar la conformidad con los requisitos de su sistema de gestión ambiental y de esta Norma Internacional, y para demostrar los resultados logrados. La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros. Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables. ISO 14001:2004, Clausula 4.5.1 Seguimiento y medición La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para hacer el seguimiento y medir de forma regular las características fundamentales de sus operaciones que pueden tener un impacto significativo en el medio ambiente. Los procedimientos deben incluir la documentación de la información para hacer el seguimiento del desempeño, de los controles operacionales aplicables y de la conformidad con los objetivos y metas ambientales de la organización. ISO 14001:2004, Clausula 4.5.3 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para tratar las no conformidades reales y potenciales y tomar
Página 5 de 6 acciones correctivas y acciones preventivas. Los procedimientos deben definir requisitos para: a) la identificación y corrección de las no conformidades y tomando las acciones para mitigar sus impactos ambientales 4. Durante la entrevista y revisión documental con el Jefe de Recursos Humanos del Instituto. 1. No se cuenta con el llenado de los Formatos para Evaluación de Competencia de código SNIT-AD-PO-004-05 del personal ATM y directivos más sin embargo se demostraron algunas acciones a implementar para solventar dicha situación. ISO 9001:2008, Clausula Control de los registros. ISO 9001:2008, Clausula Acción correctiva. e) registrar los resultados de las acciones tomadas (véase ), 5. Durante la entrevista y revisión documental con los responsables del proceso académico de la Institución: ISO 9001:2008, Clausula Control de los registros. ISO 9001:2008, Clausula Acción correctiva. e) registrar los resultados de las acciones tomadas (véase ),
Página 6 de 6 Observaciones 1. En entrevista con el responsable de Recursos Humanos se detectó que no se cuenta con el Programa de capacitación del Personal más sin embargo se realizó una requisición de acción correctiva donde se programaba contar con dicho documento en los primeros días de junio del 2014. CONCLUSIONES DE AUDITORÍA Se detecta una excelente línea de trabajo de conformidad al SGI en la organización por lo que se les exhorta a seguir trabajando en la mejora del mismo. AUDITOR LÍDER RECIBÍ DE CONFORMIDAD Ing. Gonzalo García Preciado Ing. Ricardo Rene Parra Macias FECHA DE EMISIÓN DEL INFORME 19-05-2014