PROCEDIMIENTO: PETICION DOCUMENTACION PARA JUSTIFICACIONES Cuando un centro de gasto tenga que realizar alguna justificación y necesite disponer de copia de documentos (facturas, pagos realizados, ), su unidad administrativa de apoyo deberá rellenar el formulario Solicitud de Documentos, y enviarlo al Servicio de Asuntos Económicos, bien por correo ordinario (edif.c2) o bien por e-mail (a la dirección mmontoro@ujaen.es). Dicha solicitud irá acompañada de una Relación de Justificantes, con indicación de los datos necesarios para su localización. Para ello dispone de una funcionalidad en el sistema Universitas XXI-Económico (Docuconta/General/Archivo de Documentos) y de unas instrucciones en la página web del Servicio (se pueden consultar en el ANEXO I de este documento). El Servicio de Asuntos Económicos suministrará los documentos solicitados por correo electrónico o mediante fotocopia compulsada. En cualquier caso, como con el actual procedimiento de gestión del gasto las facturas pasan para su conformidad por las distintas unidades administrativas, recordamos que éstas deberán de quedarse con copia de todas aquellas facturas que hayan de ser, posteriormente, justificadas. 1
ANEXO I CONSULTA DEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS CONTABLES 1.- Introducción El Servicio de Asuntos Económicos con objeto de mejorar la atención a nuestros usuarios dentro del plan de calidad de los servicios universitarios, en coordinación con el Servicio de Archivo General, ha incorporado una nueva funcionalidad al programa de gestión Universitas XXI-Económico, denominada Consulta de Documentos Contables. El objetivo fundamental de esta funcionalidad es la de facilitar a todo usuario del programa la consulta de la ubicación física de las facturas y demás justificantes del gasto, dato necesario para la obtención de fotocopias de los mismos por las Unidades Administrativas. En la Universidad de Jaén todo pago que se realiza necesita de la emisión de un documento contable y una propuesta de pago; por ello los datos necesarios para realizar la búsqueda será conocer el número de documento y la propuesta. En las facturas pagadas por Anticipo de Caja Fija será, además, requisito imprescindible incluir el número de registro del justificante del gasto. 2.- Consulta de Documentos Contables La mejor opción para acceder a los datos del documento y la propuesta es a través de la obtención de un listado previo de justificantes de gastos, mediante una consulta paramétrica del módulo Justificantes del Gasto. Los campos que se aconseja incluir en el listado son: Nº de Registro Justificante Nombre del Proveedor CIF del Proveedor Tipo de pago Importe total Nº Propuesta de Pago Documento contable 2
Conseguido el listado sólo queda por localizar el número de signatura y carpeta del archivo, los cuales se obtienen mediante el procedimiento que explicamos a continuación. Menú Docuconta / General / Archivo de Documentos / Consultar Archivo 3
Una vez en el módulo Docuconta, seleccionamos la pestaña General, Archivo de Documentos y Consultar Archivo. La pantalla que emite el sistema es de búsqueda, a la que se accede a través de la inclusión de los datos de la propuesta de pago, documento contable o justificante del gasto. Las consultas paramétricas de Universitas XXI-Económico permiten varias posibilidades de búsqueda, cumplimentando algunos de los campos que conozcamos. Lo más sencillo es incluir sólo la consulta a nivel de propuesta y de documento. Rango del Número de Propuesta de Pago (Desde-----Hasta) Anotaremos en los dos campos el mismo número de propuesta de pago en el que esté incluido el documento o justificante que queramos localizar. Rango del Número de Documento (Desde-----Hasta) Se incluirá el primer y último documento a consultar, siempre que sean de la misma propuesta de pago. En el caso de que existan documentos de varias propuestas, deberán hacerse consultas sucesivas para cada uno. 4
Cumplimentados los campos, pinchar sobre el icono de los prismáticos y se accederá a otra pantalla que nos proporciona los datos de ubicación física de los documentos. El número de signatura y el número de carpeta son los datos que localizan físicamente las facturas. El sistema permite también acceder, a nivel de consulta, al documento contable. Pinchando dos veces sobre el documento seleccionado se abre otra pantalla con los datos del mismo, de esta forma podemos consultar también on line los datos referidos al pago: fecha de pago, cuenta corriente del tercero, etc. 3.- Consulta de Documentación Justificativa del Pago Para obtener fotocopia de los datos del pago se deberá acotar la búsqueda únicamente a nivel de propuesta, sin incluir ningún rango de documentos. Localizando la signatura y carpeta de la última línea de la consulta, podemos acceder también a la documentación que justifica el pago: relación de transferencias y extracto bancario. Los justificantes del gasto pagados por ACF se agrupan por cuentas justificativas en una sola carpeta con un solo documento contable para cada una de ellas, por lo que toda la documentación se localiza con el número de signatura y carpeta del documento contable; además será requisito necesario para la búsqueda, indicar el número de registro de justificante del gasto. 5