REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LA FUERZA ARMADA BOLIVARIANA MARACAIBO, ESTADO ZULIA ANALISIS DE SISTEMAS INADECUADA GESTIÓN ADMINISTRATIVA (SECCIÓN CAJAS, EN CATIVEN, S.A.) MARACAIBO, ENERO DEL 2011 AUTORES: SOTO GARCIA LUIS MANUEL C.I.: 19.550.568 VILORIA NAVA MARIARA C.I.: 19.645.882 PROFESORA: Msc. ROSALES CARYULY
AUTORES: SOTO GARCIA LUIS MANUEL C.I.: 19.550.568 VILORIA NAVA MARIARA C.I.: 19.645.882 PROFESORA: Msc. ROSALES CARYULY 2
INDICE 1.- IDENTIFICAR EL ENTORNO 04 1.1.- EMPRESA Y UBICACIÓN... 04 1.2.- RESEÑA HISTORICA.... 04 1.3.- ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA. (Anexo N 1). 05 1.4.- DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO. (Objetivo y Funciones). 05 1.5.- ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO. (Anexo N 2). 06 2.- IDENTIFICAR EL PROBLEMA. (Anexo N 3) Árbol del Problema 06 3.- IDENTIFICAR LOS PROCEDIMIENTOS ACTUALES. 06 4.- POSIBLES SOLUCIONES AL PROBLEMA. (Anexo N 4) Árbol del Objetivo. 07 5.- SOLUCIONES. (Anexo N 5) Árbol de Alternativa 07 6.- ESTUDIO DE FACTIBILIDAD. 08 A.- HACER LA LISTA DE ACTIVIDADES. 10 1.- Crear un instrumento de datos (Encuestas / Entrevistas). Dirigida al Departamento Administrativo tomando como referencia una Pequeña población de Cajeros(as). 11 2.- Aplicar el Instrumento... 12 3.- Análisis de los Resultados... 17 4.- Identificación del Objetivo General y de los Objetivos Específicos del Sistema Propuesto... 18 5.- Identificación de Usuarios (Directos, Indirectos, y Usuarios de los Usuarios)... 19 6.- Situación Actual.. 20 7.- Procedimientos Propuestos... 20 8.- Reportes Actuales. 21 B.- DIAGRAMA DE GANTT: Actividades.. 22 C.- PERT CPM: Cronograma de Actividades. 23 ANEXOS. 24 3
1.- IDENTIFICAR EL ENTORNO. 1.1.- EMPRESA: Gran Abasto Bicentenario Centro Sur CODIGO: 5105 UBICACIÓN: Av. Circunvalación N 2 Centro Comercial Babilón Centro Sur Maracaibo, Estado Zulia Venezuela. 1.2.- RESEÑA HISTORICA: CATIVEN, S.A. CATIVEN - Cadena de Tiendas Venezolanas S.A. fue una compañía del comercio al detal en Venezuela formada el 23 de marzo de 1995, quien adquirió la red de los antiguos automercados Cada (actualmente Abasto Bicentenario) y la red de tiendas por departamento Maxys. A finales de ese mismo año inauguraron dos (02) Hipermercados SuperMaxys en las ciudades de Caracas y Maracaibo. A mediados del año 2000 el Grupo Casino de Francia adquiere el 80% de las acciones de Cativen con seis (06) Hipermercados SuperMaxys a nivel nacional y 48 automercados Cada. A principios de 2010 la cadena de Almacenes Exito de origen colombiano que contaba con el 21.00% de las acciones de Cativen fue nacionalizada por el gobierno venezolano al incumplir reiteradamente la Ley para la Defensa de las Personas en el Acceso a Bienes y Servicios, acusada de remarcaje de los precios, acaparamiento y especulación. En vista de los hechos en que se vio involucrado el consorcio Cativen el Grupo Casino con el 50.01% de las acciones decide negociar la venta de las mismas al Estado venezolano, hecho que se concretó en el mes de junio de 2010, quedando el gobierno con la mayoría accionaria de ésta empresa, para de esta manera crear Abasto Bicentenario quedando liquidada Cativen. ABASTO BICENTENARIO: Es una de las redes de abastecimiento de alimentos más importantes de Venezuela. Está dirigida a la población en general. Fue creado en 2010 tras la compra de las tiendas Cada mediante una negociación entre el gobierno venezolano y el 4
Grupo Casino donde éste decide venderle la totalidad de sus acciones en Cativen, propietaria de las tiendas. Fue inaugurado formalmente por el presidente HUGO CHÁVEZ en junio de 2010. Su eslogan es Tu precio justo y en su primer mes duplicó las ventas en comparación con la antigua administración, gracias a la campaña hecha por el gobierno y el haber bajado los precios. Accionistas (1995-2000) 50.01% le perteneció al Grupo Cadenalco de origen Colombiano 28.99% le perteneció a Empresas Polar 21.00% le perteneció a Almacenes Exito de origen colombiano Accionistas (2000-2010) 50.01% le perteneció al Grupo Casino de origen Francés 28.99% le perteneció a Empresas Polar 21.00% le perteneció a Almacenes Exito de origen colombiano Accionistas (Presente) El Estado venezolano cuenta con la mayoría de las acciones Abasto Bicentenario 1.3.- ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA. (Anexo N 1) 1.4.- DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO. (Objetivo y Funciones) OBJETIVO: Coordinar la Ventas de Todos los Productos de la Empresa, para Satisfacer Cada una de las Necesidades de Nuestros Clientes. FUNCIONES: Formular el programa Anual y Mensual de las Ventas del Departamento, de acuerdo a las políticas de comercialización establecidas. Proponer a la Gerencia estrategias de Comercialización que permitan incrementar las ventas. Participar en el proceso de Adquisición de Material. 5
Atender y procurar el incremento de la Cartera de clientes a fin de establecer relaciones comerciales que permitan incrementar las ventas. Supervisar las Actividades del personal asignado que cumpla cada una de sus funciones. Proponer, Desarrollar y Supervisar, en coordinación con las áreas respectivas las campañas de promoción y publicidad que se requieran para dar a conocer los productos de la empresa. Recibir y dar seguimiento a las solicitudes de crédito. Participar en los comités y grupos de trabajo en los que tome parte la Gerencia. Autorizar los procedimientos del Departamento en Coordinación con la Gerencia. Rendir informes mensuales, trimestrales, semestrales y anuales a la Gerencia, de las operaciones realizadas en el Departamento. Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente. 1.5.- ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO. (Anexo N 2) 2.- IDENTIFICAR EL PROBLEMA. INADECUADA GESTIÓN ADMINISTRATIVA (SECCIÓN CAJAS, EN CATIVEN, S.A.) (Anexo N 3) Árbol del Problema 3.- IDENTIFICAR LOS PROCEDIMIENTOS ACTUALES. 1 El Cliente Llega al Establecimiento Comercial (Abasto Bicentenario) 2 El Cliente Selecciona entre la Gran Variedad de productos que se encuentran en los Estantes (Pequeños y Grandes Electrodomésticos, Textiles, Alimentos, Agroprocesados, Juguetería, Ferretería, etc.) 3 El Cliente se Acerca a la Caja Registradora para Cancelar sus Productos Seleccionados. 4 El (la) Cajero(a) Factura cada uno de los Productos. 5 El Cliente Solicita que su Factura presente sus Datos personales. 6
6 El (la) Cajero(a) le indica al cliente que el sistema es obsoleto y no presenta esa opción. 7 El (la) Cajero(a) solicita la forma de pago (Efectivo, Debito, Crédito, ticket Alimentación o Cheque Conformable) 8 El Cliente Cancela su Factura. 9 El Cajero le Entrega su Ticket de Compra. 10 El Cliente se Retira. 4.- POSIBLES SOLUCIONES AL PROBLEMA. ADECUADA GESTIÓN ADMINISTRATIVA (SECCIÓN CAJAS, EN CATIVEN, S.A.) (Anexo N 4) Árbol del Objetivo 5.- SOLUCIONES. (Anexo N 5) Árbol de Alternativa A) Crear un Sistema de Facturación para la Empresa GA Bicentenario Sur. B) Adquirir un Sistema de Facturación para la Empresa GA Bicentenario Sur. C) Mejorar los Procesos de Facturación en la Empresa GA Bicentenario Sur. 7
6.- ESTUDIO DE FACTIBILIDAD A) Crear un Sistema de Facturación para la Empresa GA Bicentenario Sur. B) Adquirir un Sistema de Facturación para la Empresa GA Bicentenario Sur. C) Mejorar los Procesos de Facturación en la Empresa GA Bicentenario Sur. 6.1.- Factibilidad Técnica / Económica / Operativa: A.- Crear un Sistema de Facturación para la Empresa GA Bicentenario Sur: Técnica: Mediante el estudio de factibilidad realizado en la empresa GA Bicentenario se desea, crear un nuevo sistema administrativo, el cual tendrá como resultado equipos modernos y eficientes. Operativa: En la parte operativa, el personal será preparado para manipular el nuevo sistema administrativo y todas sus funciones, para que su uso sea el correcto. Económica: Crear un nuevo sistema administrativo, este nuevo software será mucho más rápido y eficiente. Se Tendrá que tomar como referencia los recursos económicos suficientes, invertir los recursos disponibles para luego aplicar el tiempo para construir el nuevo sistema. 6.2.- Factibilidad Técnica / Económica / Operativa: B.- Adquirir un Sistema de Facturación para la Empresa GA Bicentenario Sur: Técnica: Se desea adquirir en el mercado un nuevo sistema administrativo, el cual debe cumplir con las funciones del antiguo sistema y/o poseer nuevas funciones las cuales servirán para mejorar el proceso de facturación y las necesidades del cliente. 8
Operativa: Una vez adquirido el nuevo software administrativo, se procederá a la, instrucción a todo el personal que lo va a operar, para asegurar su vida útil en la empresa tanto del sistema como de los equipos. Económica: Para elegir el mejor sistema administrativo en el mercado se hace un estudio preliminar de los software que existen, sus principales funciones, también se tiene que tomar en cuenta su valor económico. 6.3.- Factibilidad Técnica / Económica / Operativa: C.- Mejorar los Procesos de Facturación en la Empresa GA Bicentenario Sur: Técnica: Se deberán mejor los equipos existentes, con piezas nuevas que reemplacen las dañadas y/o maltratadas, que no cumplas sus funciones básicas, esto tendría como resultado un poco más de vida útil para el equipo y es mucho más económico, que el reemplazo total o parcial del equipo. Operativa: Para mejorar tanto el sistema como la maquina se deberá, capacitar al personal, haciendo jornadas de mantenimiento y limpieza mensuales o trimestrales. Esto provocara que el equipo se mantenga limpio y sin daños físicos visibles, como limpieza del software para que su velocidad aumente. Económica: Se tendrá que hacer un estudio preliminar para poder determinar si económicamente, se cuanta con los recursos necesarios para poder, mejorar el sistema y los equipos actuales. 9
A.- HACER LA LISTA DE ACTIVIDADES 1.- Crear un instrumento de datos (Encuestas / Entrevistas). Dirigida al Departamento Administrativo tomando como referencia una pequeña población de Cajeros(as). 2.- Aplicar el Instrumento. 3.- Análisis de los Resultados. 4.- Identificación del Objetivo General y de los Objetivos Específicos del Sistema Propuesto. 5.- Identificación de Usuarios (Directos, Indirectos, y Usuarios de los Usuarios). 6.- Situación Actual. 7.- Procedimientos Propuestos. 8.- Reportes Actuales. 10
Tal vez nunca 1.- Encuesta sencilla Dirigida al Departamento Administrativo tomando como referencia una pequeña población de Cajeros(as). Selecciona con un (x) tu respuesta. ÍTEM N PREGUNTA Si No SOLUCIÓN Ninguna de las Anteriores 01 El sistema actual de facturación es suficientemente rápido. 02 Conoce usted el sistema actual. 03 Se le dio un entrenamiento previo para manejar el sistema. Cree usted que el sistema de facturación actual debe ser 04 Reemplazado totalmente por un nuevo sistema más moderno y eficiente. Cree usted que por su falta de conocimiento sobre cómo 05 funciona totalmente el sistema CALYPSO, puede operar de forma incorrecta la caja Registradora. 06 Sabía usted que el sistema CALYPSO es una plataforma de software libre de Linux. El sistema CALYPSO, es CELERON y poseen una memoria RAM 07 de 64mb y un Disco Duro de 2gb. Cree usted que es lo suficiente? 08 Has escuchado algo acerca del sistema CALYPSO. 09 Las cajas registradoras son lo suficientemente rápidas con el sistema CALYPSO. 10 Las Transacciones de las cajas registradoras son personalizadas con los Datos del Cliente. 11 Cree usted que se encuentra lo suficientemente capacitado para operar las Cajas Registradoras en un 100%. Cree usted que la Empresa GA Bicentenario posee los recursos 12 suficientes para gestionar el cambio total de los equipos viejos por unos nuevos y mejores. 13 El proceso de facturación es rápido, en todas sus funciones. 14 Cree usted que el sistema es el más indicado para la facturación. 15 Piensa usted que se deberían de cambiar los equipos (Cajas Registradoras) por unos equipos más modernos. La empresa GA Bicentenario desea mejorar el sistema actual, 16 quieren agregar nuevas funciones a las cajas registradoras, provocando que sean más lentas. Cree usted que se debería aplicar estas nuevas funciones? 11
2.- APLICAR EL INSTRUMENTO. Ítem N 1: El sistema actual de facturación es suficientemente rápido. 1 Ítem N 1: 3 21 Si No Tal Vez Nunca Ninguna de las Anteriores Ítem N 2: Conoce usted el sistema actual. Ítem N 2: 5 8 12 Si No Tal Vez Nunca Ninguna de las Anteriores Ítem N 3: Se le dio un entrenamiento previo para manejar el sistema. Ítem N 3: 14 11 Si No Tal Vez Nunca Ninguna de las Anteriores 12
Ítem N 4: Cree usted que el sistema de facturación actual debe ser Reemplazado totalmente por un nuevo sistema más moderno y eficiente. 1 Ítem N 4: 6 18 Si No Tal Vez Nunca Ninguna de las Anteriores Ítem N 5: Cree usted que por su falta de conocimiento sobre cómo funciona totalmente el sistema CALYPSO, puede operar de forma incorrecta la caja Registradora. Ítem N 5: 3 5 17 Si No Tal Vez Nunca Ninguna de las Anteriores Ítem N 6: Sabía usted que el sistema CALYPSO es una plataforma de software libre de Linux. Ítem N 6: 2 16 7 Si No Tal Vez Nunca Ninguna de las Anteriores 13
Ítem N 7: El sistema CALYPSO, es CELERON y poseen una memoria RAM de 64mb y un Disco Duro de 2gb. Cree usted que es lo suficiente? Ítem N 7: 8 3 14 Si No Tal Vez Nunca Ninguna de las Anteriores Ítem N 8: Has escuchado algo acerca del sistema CALYPSO. Ítem N 8: 4 21 Si No Tal Vez Nunca Ninguna de las Anteriores Ítem N 9: Las cajas registradoras son lo suficientemente rápidas con el sistema CALYPSO. Ítem N 9: 2 23 Si No Tal Vez Nunca Ninguna de las Anteriores 14
Ítem N 10: Las Transacciones de las cajas registradoras son personalizadas con los Datos del Cliente. Ítem N 10: 25 Si No Tal Vez Nunca Ninguna de las Anteriores Ítem N 11: Cree usted que se encuentra lo suficientemente capacitado para operar las Cajas Registradoras en un 100%. Ítem N 11: 5 14 6 Si No Tal Vez Nunca Ninguna de las Anteriores Ítem N 12: Cree usted que la Empresa GA Bicentenario posee los recursos suficientes para gestionar el cambio total de los equipos viejos por unos nuevos y mejores. Ítem N 12: 5 3 17 Si No Tal Vez Nunca Ninguna de las Anteriores 15
Ítem N 13: El proceso de facturación es rápido, en todas sus funciones. Ítem N 13: 2 6 2 15 Si No Tal Vez Nunca Ninguna de las Anteriores Ítem N 14: Cree usted que el sistema es el más indicado para la facturación. 8 3 1 2 11 Ítem N 14: Si No Tal Vez Nunca Ninguna de las Anteriores Ítem N 15: Piensa usted que se deberían de cambiar los equipos (Cajas Registradoras) por unos equipos más modernos. 1 Ítem N 15: 24 Si No Tal Vez Nunca Ninguna de las Anteriores 16
Ítem N 16: La empresa GA Bicentenario desea mejorar el sistema actual, quieren agregar nuevas funciones a las cajas registradoras, provocando que sean más lentas. Cree usted que se debería aplicar estas nuevas funciones? 5 1 19 Ítem N 16: Si No Tal Vez Nunca Ninguna de las Anteriores 3.- ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS. Mediante el estudio de factibilidad y por medio de este instrumento de recolección de datos, se llego a la conclusión que una gran población de trabajadores y trabajadoras de GRAN ABASTO BICENTENARIO SUR MARACAIBO, desean que tanto el Sistema como los Equipos de facturación debe de ser cambiados de forma total, por unos equipos nuevos y modernos. El 25% de la población total del Departamento Administrativo de la mencionada empresa, fue entrevistado, llegando a la conclusión de dicho análisis. 17
4.- IDENTIFICACIÓN DEL OBJETIVO GENERAL Y DE LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA PROPUESTO. Objetivo General: PROPORCIONAR MEJOR SERVICIO EN LAS VENTAS DEL GRAN ABASTO BICENTENARIO CENTRO SUR, MEDIANTE NUEVAS Y MEJORADAS CAJAS REGISTRADORAS CON UN SISTEMA ADMINISTRAVO ADAPTADO A LAS NECESIDADES DE LOS USUARIOS Objetivos Específicos: PROVEER NUEVOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS AL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO, DEBIDO A SU GRAN MAGNITUD DE VENTAS Y POCA EFICIENCIA EN EL PROCESO DE FACTURACIÓN. ELEVAR LA VENTAS Y LA RAPIDEZ CON QUE SE GENERAN LAS TRANSACCIONES DE PAGO EN EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO. FOMENTAR MEDIDAS Y ESTRATEGIAS DE PREVENCIÓN PARA GARANTIZAR AL MAXIMO LA VIDA UTIL DE LAS CAJAS REGISTRADORAS. 18
5.- IDENTIFICACIÓN DE USUARIOS (DIRECTOS, INDIRECTOS, Y USUARIOS DE LOS USUARIOS). USUARIOS DIRECTOS: En la empresa Gran Abasto Bicentenario Centro Sur, los Usuarios Directos y los que va a interactuar con el sistema de información son los Cajero o Auxiliares de Venta, este gran equipo de personal será capacitado para operar de forma correcta el Sistema. USUARIOS INDIRECTOS: Los usuarios indirectos será los Supervisores de Venta de los Cajeros, este tipo de personal tendrá más exceso a las funciones que el usuario directo, ya que está catalogado con un nivel de prioridad mayor que el de los cajeros, esto incluye opciones para cancelar ventas, multiplicar productos, anular artículos, etc. USUARIOS DE LOS USUARIOS: Los usuarios de los usuarios serán los clientes de la empresa, quedando estipulado que los usuarios de los usuarios serán todo aquel ajeno a la empresa. También determina que los usuarios de los usuarios no tendrán ningún tipo de acceso a los equipos y mucho menos al sistema como tal. 19
6.- SITUACIÓN ACTUAL. El sistema Actual presenta una gran cantidad de problemas y fallas, ya que por su falta de memoria RAM que apenas posee 64mb de almacenamiento temporal, este no soporta lo suficiente el sistema provocando que se reinicie la maquina en varias ocasiones al día, teniendo como resultado una operatividad lenta y no muy segura, la molestia provocada por estos inconvenientes afecta tanto a los Clientes como los Cajeros. El sistema es muy pesado y apenas puede operar en la máquina de forma normal si se puede decir así, Al día las cajas registradoras se reinician en un aproximado de entre 10 a 25 veces, son lentas al momento de cancelar algún producto y algunas veces se quedan totalmente NO operativas. Los equipos como tal son muy obsoletos, los teclados le faltan algunas teclas, los scanner no leen bien los códigos de barras de los productos y en algunas ocasiones toman otro código, las correas de movimiento fácil para los productos están dañadas el sensor no les funciona en un 65%, las pantallas son muy pequeñas y no cuentan con una resolución adecuada para la visión óptica de los cajeros. 7.- PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS. El nuevo sistema está diseñado especialmente para la venta de productos en forma rápida, sencilla y segura operación con Touch Screen o Teclado, sobre PC POS o Simples Computadoras. Esta diseñado con 40 botones programables en pantalla, adicionalmente 10 teclas. Combina alta tecnología con requerimientos mínimos de hardware. El cajero tendrá más rapidez en la facturación. Datos básicos: Entrada de datos por cliente, Datos adicionales para la elaboración de la factura: Modificar la descripción del cliente, el R.I.F, el número de teléfono, Cliente por defecto: Ventas al contado ó modificar al momento de la transacción, Depósito por defecto., Vendedor por defecto, Permitir modificar el vendedor al momento de la transacción, Maneja vuelto (cambio). 20
Formas de Pago: Efectivo, Cheques, Tarjetas de débito, Tarjetas de crédito y/o Pagos no monetarios (Tickeras Alimentación y/o Tarjetas Alimentación) Funciones Principales: Apertura de caja, Consulta rápida de precios, Arqueo de caja por pantalla y Productos vendidos en el día. Funciones de Caja: Devolución, Eliminar Ítems, Cantidad de ítems, Cargar transacciones pendientes, Guardar transacciones, Preliminar de la operación, Reimprimir operación, Totalizar transacción y Precios (cambio de precios de Precio 1 a Precio 3). 8.- REPORTES ACTUALES. En la empresa se encuentran una gran cantidad de reportes con los cuales se pueden llevar la contabilidad y la administración de las ventas diarias. Los reportes más comunes o usados son: Retiro parcial: Esta función es para que el cajero digite la cantidad de efectivo, cheques y toda forma de pago que tenga en su gaveta. Una vez terminado con el retiro parcial el cajero solicita que le saquen la 200 o mejor dicho la salida forzada. Comando 200 (Salida Forzada): Esto se lleva a cabo para desactivar de forma forzada o rápida a un usuario en este caso al cajero. Una vez terminado de imprimir la 200 el comando a utilizar es la 103 o X. Comando X (103): Este reporte tiene como función principal llevar la contabilidad del cajero y las ventas del día, en el se aprecian cada una de las formas de pago que recibió el cajero por su equipo o caja registradora como efectivo, tarjetas de debito & crédito, tickets alimentación, cheques etc. También se puede apreciar el total de productos vendidos el usuario, el tiempo que estuvo el cajero conectado, el número de la primera venta y de la última, las entradas por teclado y por scanner. Una vez terminado el día se sacara un último reporte de cada una de las cajas que es la Z o 2003. Comando Z (2003): Este comando es utilizado para contabilidad total diaria de las cajas registradoras en él se puede detallar lo siguiente: Total Facturas Emitidas, Numero de la ultima factura, fecha de la ultima factura, hora de la ultima factura, total de Ventas (Dinero), total IVA, Total Exento, etc. 21
B.- DIAGRAMA DE GANTT Actividades 4,5 4 4 3,5 Crear un Instrumento de Recoleccion de Datos (Encuesta/Trabajo) Aplicar el Instrumento 3 3 3 3 Analisis de los Resultados 2,5 Identificar los Objetivos General y Especificos del Sistema Propuesto Identificacion de Usuarios 2 2 2 2 2 Elaboracion del Modelo Logico del Sistema Actual 1,5 1 1 Elaboracion del Diccionario de Datos (DD) del Sistema Actual Recopilacion de Reporte del Sistema Actual Elaboracion de Procedimientos Propuestos 0,5 0 Actividades Según su Color 22
C.- PERT CPM Cronograma de Actividades 23
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Anexo N 6: SOFTWARE DISPONIBLES EN EL MERCADO. a2 HERRAMIENTA ADMINISTRATIVA CONFIGURABLE Existe cierta similitud entre la vida y la tecnología, y es que ambas ocurren vertiginosamente, día a día nos asombramos con cosas nuevas, a veces fuera de nuestra comprensión. a2 te sorprenderá y te hará sentir el placer de lograr todo aquello que quisieras hacer y hacerlo bien, sin fronteras para tu imaginación. a2 es una herramienta administrativa configurable que permite consolidar operaciones administrativas bajo un sólido concepto y una amigable interfaz que la convertirá en la mejor aliada de la gerencia moderna. Esto es donde a2 es único, ninguna otra solución en el mercado hoy proporciona, la funcionalidad y la habilidad incomparable de adaptarse a la solución rápidamente e incluso a los cambios más complejos. La organización administrativa de a2 está conformada en módulos o departamentos, todos relacionados de manera lógica. - Inventario - Proveedores - Clientes - Bancos - Ventas - Consolidación Contable - Vendedores - Reportes del Sistema - Compras - Generador de Informes Personalizados La herramienta cuenta con un módulo de administración de usuarios que reúne una serie de características que lo convierte en producto único en su estilo, entre ellas están: Bases de datos configurables. Posibilidad de crear campos adicionales a las bases de datos e incorporarlas fácilmente al sistema y a los formatos de impresión. Directorios de datos asignados por el administrador del sistema. Administración de números de correlativos y parámetros del sistema. Creación de cuentas de usuarios. 30
Lista de precios vigente desde el 01 de Enero de 2011, precios en Bs. F, e incluyen I.V.A. PAQUETES P.V.P (Bs.F) a2 Punto de Venta Configurable 752,99 a2 Punto de Venta Configurable Alimentos y Bebidas (a2foodpos) para 1 Caja ó 1 Toma de Comanda. 738.79 a2 Administrativo Básico + 1 a2 Punto de Venta 1.575,00 a2 Herramienta Administrativa Configurable 3.111,48 a2 Herramienta Administrativa Configurable + 1 a2 Punto de Venta 3.862,85 a2 Contabilidad 2.368,44 a2 Nómina 2.850,09 a2 Alimentos y Bebidas (Back Office - Módulo de Configuración Administrativa) + 2 Puntos de Venta (Front Office - Módulo a2foodpos, para 1 Caja y 1 Toma de Comanda) Nota: Requiere a2 Herramienta Administrativa Configurable a2 Hotel (Nueva) Nota: Requiere a2 Herramienta Administrativa Configurable a2 Suite Administrativa Incluye: (a2 Herramienta Administrativa + 1 a2 Punto de Venta + a2 Contabilidad + a2 Nómina) a2 Suite Alimentos y Bebidas Incluye: (a2 Herramienta Administrativa Configurable + a2 Punto de Venta + a2 Alimentos y Bebidas + 2 Puntos de Venta (1 Caja y 1 Toma de Comanda) + a2 Contabilidad + a2 Nómina) a2 Administrativo Contable Incluye: (a2 Herramienta Administrativa + 1 a2 Punto de Venta + a2 Contabilidad) a2 Suite Hotel (a2 Herramienta Administrativa Configurable + a2 Punto de Venta + a2 Hotel + a2 Alimentos y Bebidas + 2 Puntos de Venta (1 Caja y 1 Toma de Comanda) + a2 Contabilidad + a2 Nómina) a2 Módulo de Sucursales para una (1) Oficina Principal - Casa Matriz Nota: Requiere a2 Herramienta Administrativa Configurable a2 Módulo de Sucursales para una (1) Sucursal Nota: Requiere a2 Herramienta Administrativa Configurable a2 Módulo RMA (Garantías & Servicios) Nota: Requiere a2 Herramienta Administrativa Configurable a2 Módulo Compras Internacionales Nota: Requiere a2 Herramienta Administrativa Configurable 3.532,63 2.950,00 6.356,97 8.829,81 4.361,90 10.894,81 1.334,19 752,99 1.242,19 1.242,19 a2 Manager Punto de Venta, hasta 3 Puntos de Ventas 1.361,47 a2 Manager Punto de Venta, hasta 6 Puntos de Ventas 2.722,93 a2 Manager Punto de Venta, hasta 9 Puntos de Ventas 4.084,40 a2 Manager Punto de Venta, más de 9 Puntos de Ventas 5.445,88 31
RENOVACIONES de Licencias (Tradicionales) P.V.P (Bs.F) Renovación de Licencia (Básico, Herramienta Administrativa, Contabilidad Nómina y Manager)* 691,98 Renovación de Licencia a2 Punto de Venta* 150,93 Nota: Las Renovaciones de licencias solo aplican cuando se requiere actualizar una versión anterior a una nueva, no es obligatorio el cliente puede mantenerse con la que adquirió, así como no todas las versiones nuevas que se liberan la requieren, es importante aclarar que usted solo cancela su licencia cuando la obtiene, no tiene que cancelar nada mensual ni anual. ACTUALIZACIONES P.V.P (Bs.F) Actualización Manager Punto de Ventas de 3 hasta 6 Puntos de Ventas 1.361,47 Actualización Manager Punto de Ventas de 6 hasta 9 Puntos de Ventas 1.361,47 Actualización Manager Punto de Ventas más de 9 Puntos de Ventas 4.084,40 Actualización a2 Administrativo Básico + a2 Punto de Ventas a a2 Herramienta Administrativa Configurable + a2 Punto de Ventas 2.287,85 CAMBIO DE NOMBRE DEL ADMINISTRATIVO BASICO Cambio de Nombre a2 Administrativo Básico + a2 Punto de Ventas (Aplica solo si previamente adquiere una Actualización para a2 Herramienta Administrativa Configurable + a2 Punto de Ventas) P.V.P (Bs.F) 651,85 LICENCIAS COMPETITIVAS (30% de descuento del precio de los Paquetes) P.V.P (Bs.F) a2 Licencia Herramienta Administrativa Configurable + a2 Punto de Venta 2.703,99 a2 Licencia Contabilidad 1.657,91 a2 Licencia Nómina 1.995,06 a2 Licencia Alimentos y Bebidas + 2 Puntos de Venta (1 Caja y 1 Toma de Comanda) Nota: Requiere a2 Herramienta Administrativa Configurable a2 Licencia Hotel Nota: Requiere a2 Herramienta Administrativa Configurable 2.472,84 2.065,00 32
Anexo N 7: a2 PUNTO DE VENTA: Aplicación diseñada especialmente para la venta al detal de productos y servicios de forma rápida, sencilla y segura. Es un sistema pensado para Usted. y su negocio, cualquiera sea su rubro. Resuelve con eficiencia y sencillez todos los procesos que permiten automatizar las ventas, facturar productos y/o servicios, administrar los cierres de caja en múltiples formas de pago, operar con lectores de códigos de barra, incorporar claves de acceso por cajero y supervisor y obtener estadísticas de ventas. Versatilidad que le permite personalizar el sistema de acuerdo a las necesidades de su negocio. Características Generales: Manejo de altos volúmenes de transacciones. Manejo de turnos para cajeros. Manejo de códigos únicos asociados. Manejo de productos con seriales. Manejo de lotes y vencimientos (medicinas). Manejo de tallas y colores (ropa y calzados). Posibilidad de manejar fotos, para los ítems del inventario y clientes. Manejo de Impresoras Fiscales: Bematech - Samsung - Epson - Elepos - Aclas - Hasar - OKI y BMC. Para más detalle sobre los modelos de impresoras fiscales que operan con la aplicación por favor visite http://a2.com.ve/impresorasfiscales.html. Administración de múltiples correlativos de facturas (series de facturas). Manejo de caja rápida (máximo número de productos). Consulta rápida de precios. Arqueo de caja por pantalla. Informe de productos vendidos en el turno. Informe de productos vendidos en el día. Posibilidad de configurar turnos (hora de inicio - hora final). Manejo de cuentas abiertas (restaurantes y talleres). Posibilidad de manejar corte de cuentas. Corte X y Z. Touch Screen. Archivo de clientes eventuales de manera automática va registrando los clientes por su número de cédula o RIF. Al introducir los datos de la cédula del cliente en la sección 33
de datos adicionales del punto de venta, el sistema, de forma automática lo busca o lo incluye sin generar carga adicional para la Herramienta Administrativa Configurable en su módulo de clientes. Teclado digital (para monitores touch screen). Actualización en línea, modo a prueba de falla ó diferido (requiere instalación a2 Manager Punto de Venta). Posibilidad de guardar y cargar operaciones (facturas en espera): Permitir guardar transacciones pendientes, permitir cargar presupuestos en tránsito, permitir cargar pedidos en tránsito, permitir cargar apartados en tránsito y permitir cargar notas de entrega en tránsito. Creación de 48 productos (botones) de marcado rápido. Posibilidad de manejar restricciones: por departamentos, por productos (limita la cantidad de artículos por clientes, por clientes, por autorizados y productos para adultos (mayor de edad) licores y tabaco. Funciones Principales: Apertura de caja. Consulta rápida de precios. Bloqueo. Arqueo de caja por pantalla. Productos vendidos en el turno. Productos vendidos en el día. Configurar Turnos (hora de inicio-hora final). Asignación de usuarios. Mantenimiento de archivos. Funciones de Caja: Devolución de la transacción. Anular operación. Eliminar Ítems. Cantidad de ítems. Cargar transacciones pendientes. Guardar transacciones. Preliminar de la operación. Reimprimir operación. Totalizar transacción. Precios (cambio de precios de Precio 1 a Precio 6). Detalle del ítems (amplia la descripción). Periféricos: Manejo de: visores de precio, gavetas de dinero, scanner y balanzas. Posibilidad de manejar scanner serial y bloquear el teclado. 34
Datos Básicos: Entrada de datos por cliente ó por autorizados. Datos adicionales para la elaboración de la factura: Modificar la descripción del cliente, el R.I.F, el N.I.T., la dirección de despacho, el número de teléfono. Activar flete del documento. Cliente por defecto: Ventas al contado ó modificar al momento de la transacción. Depósito por defecto. Vendedor por defecto. Permitir modificar el vendedor al momento de la transacción. Manejo de Caja: Permite entradas y salidas de efectivo Monto tope en ventas. Monto máximo en retiros. Monto máximo acumulables en ventas. Manejo de Vuelto: Máximo vuelto a permitir. Permitir vuelto en pagos que no sean en efectivo. Activar desglose de monedas en el corte X. Manejo de Balanzas / Código de Barra: Productos pesados con balanzas Etiquetas impresas por las balanzas (peso - precio ó precio - peso). Formas de Pago: Efectivo. Cheques. Tarjetas de débito. Tarjetas de crédito Posibilidad de indicar el monto mínimo. Formas de Pago NO Monetarias: Cesta Ticket Sodexopass Puntos y promociones (requiere instalación a2 Manager Punto de Venta). Impresoras: Fiscales No Fiscales: o Posibilidad de activar el cierre de caja resumido (40 columnas). o Posibilidad de Cambiar de impresora al momento del corte o cierre. 35
Anexo N 8: SOFTWARE DISPONIBLES EN EL MERCADO. SOLUCIONES EMPRESARIALES SAINT Incremente las ventas y rentabilidad de su negocio y haga crecer su empresa. Nuestros productos le dan la oportunidad de incrementar sus ventas, así como de reducir los costos por transacción, tanto a su empresa como a sus clientes. Las Soluciones administrativas han sido diseñadas para manejar el flujo de información, de ventas, compras, inventario, bancos o tesorería y todo lo concerniente a la operación de su negocio, proporcionando así funciones completas para el procesamiento de la toma de decisiones en compra y facturación, con control en múltiples monedas, así como gestión completa de cuentas por cobrar, pagar e inventario. Manteniendo información actualizada de sus clientes, proveedores, vendedores y cuentas bancarias. Sistema administrativo más completo del mercado PYME. Tiene todo lo del saint professional tradicional y además. Escritorio personalizado Agenda telefónica de contactos Envío de mensajes de texto a telefonía movistar Opción para configurar hasta tres campos adicionales al momento de facturar. 36
SAINT PROFESSIONAL MÁS PUNTO DE VENTA (POS) Anexo N 9: Aplicación diseñada especialmente para la venta al menudeo de productos y servicios de forma rápida, sencilla y segura Operación con Touch Screen o Teclado, sobre PC POS o Simples Computadoras. Con 40 botones programables en pantalla, adicionalmente 10 teclas. Combina alta tecnología con requerimientos mínimos de hardware. Su cajero tendrá más rapidez en la facturación. Funciones Principales: Apertura de caja. Consulta rápida de precios. Arqueo de caja por pantalla. Productos vendidos en el día. Funciones de Caja: Devolución. Eliminar Ítems. Cantidad de ítems. Cargar transacciones pendientes. Guardar transacciones. Preliminar de la operación. Reimprimir operación. Totalizar transacción. Precios (cambio de precios de Precio 1 a Precio 3). Periféricos: Manejo de: visores de precio, gavetas de dinero, scanner. Datos básicos: Entrada de datos por cliente. Datos adicionales para la elaboración de la factura: Modificar la descripción del cliente, el R.I.F, el número de teléfono. Cliente por defecto: Ventas al contado ó modificar al momento de la transacción. Depósito por defecto. Vendedor por defecto. Permitir modificar el vendedor al momento de la transacción. Maneja vuelto (cambio). 37
Formas de Pago: Efectivo. Cheques. Tarjetas de débito. Tarjetas de crédito Pagos no monetarios. Impresoras: Fiscales (Venezuela) Bematech, Samsung, OKI, BMC, Vmax, Hasar No Fiscales. Saint professional incluye una nómina flexible, fácil de usar y robusta, con la cual podrá procesar la gestión de pago y cálculo de conceptos, para todo tipo de nóminas de acuerdo a la periodicidad, calendarios y políticas de la empresa, incluyendo además las obligaciones legales, de una manera exacta. También puede escalarse al saint enterprise nomina, además le ayuda a cumplir con las normativas legales de su país. Es una nomina pensada para satisfacer a la mayoría de empresas que solo quieren controlar el pago del personal. 38