PLAN DEL PROYECTO Caja Popular Inmaculada Concepción de La Huerta A. INFORMACIÓN GENERAL Nombre del Proyecto: Implementación de Tablets como canal de inclusión de nuevos socios Fecha de Inicio (tentativa): 01/Abril/2013 B. Justificación Caja Inmaculada Concepción de la Huerta, desea llevar adelante un piloto que valida el cambio conceptual que viene desarrollando, pasando de un modelo reactivo (que espera al socio en sus instalaciones) a un modelo proactivo (sale a buscar al socio en la calle) detectado un área de oportunidad para la institución en este modelo. Todo cambio de modelo, así como todo proyecto tecnológico, tiene su margen de riesgo e incertidumbre, por ello la institución realizara un piloto controlado con 6 asesores de ahorro que actualmente operan en campo. La idea es realizar la captura de los nuevos socios en campo, tomar su fotografía y poder recibir el aporte social inicial o completarlo. Para el caso de los socios antiguos, se utilizara para actualizar la información, en ambos casos se aprovechara para geo referenciar la casa, el negocio o ambos. La información se utilizará luego para optimizar rutas, zonas, penetración, entre otros. Luego de esta primera etapa y en función a los resultados se ampliara y complementara poco a poco hasta posiblemente capturar ahorro en campo. Tabla 1 Factibilidad para la Institución No. Pregunta Sí No n/a Observaciones 1 La tecnología que se desea implementar tiene restricciones jurídicas? Será informativa en la primera fase. 2 La empresa tiene eperiencia en realizar la operación de forma manual? 3 Eisten otras eperiencias en Méico o en la Región? 4 Eisten diversos proveedores que puedan apoyar en el desarrollo de esta tecnología? 5 El sistema informático central de la institución permite integrar esta tecnología? Describa el nivel de esfuerzo 6 Describa el impacto para el usuario final (cliente de la institución)? Sí, inicialmente solo se cambiara el medio papel a un dispositivo electrónico Sí, en Méico lo realizan otras cajas (de forma manual). Sí, desde la propia programación de dispositivos, Android (por cualquier casa de software), el alquiler del programa), hasta programas que crean interfaces entre plataformas, como es el caso de Cellica Database. No, por el momento, en esta primera etapa, se sacara información del sistema informático actual para colocar en campo. La información nueva que regresa de campo se ingresará manualmente. En la primera etapa se estima ofrecer una mejor atención a los socios. Fecha de Actualización: Versión 1.0 Página 1 de 8
No. Pregunta Sí No n/a Observaciones 7 El proyecto tiene precondiciones? 1 Descríbalas 8 La institución se encuentra en capacidad operativa para afrontar este cambio en el proceso? 9 La tecnología permitirá la trazabilidad de las operaciones? 10 Describa los riesgos que identifica en la implementación de esta tecnología. 11 Eiste un mercado que justifique la implementación de esta tecnología? 12 La implementación de este nuevo proceso, implica cambios en los manuales, en la gestión de los riesgos? 13 Se cuenta con un análisis costos/beneficio positivo? X X Aumentar la membresía PATMIR A la fecha no, el proyecto fue aprobado por la institución. En la actualidad se viene trabajando conjuntamente con el responsable de sistemas. Sí, todas las transacciones realizadas por los dispositivos móviles, tendrían el código serial del dispositivo, la fecha de su realización, y un número correlativo por día y se tratara de colocar el código de localización donde se realizó la operación. Incluido en ítem F. Plan de Riesgos. Incluido en ítem C. Mercado No Incluido en ítem H. Análisis Costos /Beneficio del proyecto (Presupuesto). B.1 Justificación Jurídica Los dispositivos serán operados por el personal de la caja, pasando de una operación manual a una electrónica través de dispositivos Tablets. En esta primera etapa, solo se presentara ingreso de nuevos socios y se capturara su aporte social. B.2 Justificación Técnica El modelo estará formado por los siguientes elementos: Tablets o Teléfonos (Smartphone): Estos dispositivos serán los encargados de recibir los datos (a través de sincronización WIFI en sucursal o en las propias casas del asesor, esto debido a que en muchas de las zonas donde se trabaja en campo, no se tiene cobertura de telefonía móvil). Estos dispositivos también serán los encargados de mostrar los formularios de presentación y/o captura de información, así como ofrecer la seguridad necesaria para realizar las transacciones. 1 Si se cumple con las condiciones para poder llevarlo a cabo. Fecha de Actualización: Versión 1.0 Página 2 de 8
En estos dispositivos se ejecutará el software Cellica Database (modo cliente), que ofrece la funcionalidad de encriptación de comunicaciones. Software Cellica Database AnyWhere 2 : Este software, se instalara en el servidor (Windows), donde se desarrollaran los formatos, vínculos entre la base de datos de la empresa y la de cada uno de los dispositivos. Realiza la gestión propia de los dispositivos, en la red (alta, baja, determinar las funcionalidades a que tiene acceso cada dispositivo, etc. Una vez creados los formularios y los vínculos, el software permite sincronizar (eportar formularios y datos) las tablets. Este software cumple la labor de plataforma transaccional de vinculación, entre el servidor y cada uno de los dispositivos. Impresoras: Se conectará a las tablets para poder imprimir la transacción de aporte social. DAI ha realizado la compra tanto de dispositivos tablets o teléfonos, impresoras y el software a ser utilizado para comprobar la funcionalidad integral del modelo, de manera previa a la compra por parte de las SACPYCs. C. Mercado La iniciativa buscara la penetración del mercado que actualmente atiende la caja, así como también aumentar el ingreso de clientes, llevando la operación de registro hasta los lugares cercanos. D. Objetivos Probar el cambio de un modelo reactivo a un modelo proactivo. Posicionamiento de la Caja Aumentar la penetración y facilitar el ingreso de nuevos socios Optimizar el uso del recurso información Penetración del mercado actual que viene trabajando 2 Software http://www.cellica.com/ Fecha de Actualización: Versión 1.0 Página 3 de 8
Alcance del Proyecto 1. Descripción del Alcance Dentro del Alcance Desarrollo de los formatos para la captura y presentación de información en las tablets Realización de las consultas para vincular los datos de las tablets, con los de la base de datos. Implementación y/o ajuste de los nuevos procesos de captura de datos. Capacitación en la estandarización de los nuevos procesos de captura de datos Capacitación del personal usuario en el uso de la herramienta Proyecto piloto Fuera del Alcance del Proyecto. Estudio de otros procesos Análisis de su core financiero Análisis y/o mejora del esquema de redes (dominio, cableado, seguridad perimetral, etc.) Mejoras del Site de Cómputo. Fecha de Actualización: Versión 1.0 Página 4 de 8
2. Matriz de Requerimientos ID Descripción del Requerimiento RQ00001 El sistema debe ser fácil de utilizar, desde la perspectiva del asesor. RQ00002 El sistema deber permitir la entrega de información de cada cliente del asesor y colocarla en la respectiva Tablet que el utilizara. E. Plan de Calidad Métrica Tiempo de Respuesta (en Dispositivo) Tiempo de Respuesta Sincronización Nº de errores por ciclo de prueba Funcionalidad Facilidad de Uso Frecuencia de cálculo Responsable Valor Esperado (meta) Semanal La Huerta 30 segundos Semanal La Huerta 3 minutos Durante Pruebas Unitarias Durante las Pruebas de usuarios Durante las Pruebas de usuarios La Huerta La Huerta DAI La Huerta C1<=15, C2=<10, C3=<5 C4=0 100% Simple Descripción Tiempo que se demora una aplicación como respuesta a una petición de usuario (con Información ya sincronizada). Ejemplo: Grabación en la Tablet Tiempo que se demora en sincronizar el dispositivo con la base de datos a través de coneión WIFI Pruebas realizadas con datos reales Porcentaje de ajuste del sistema con los requerimientos La percepción del usuario, respecto a la facilidad de uso del sistema: Simple Medio Complicado Fecha de Actualización: Versión 1.0 Página 5 de 8
F. Plan de Riesgos Nro. Descripción del Riesgo Prob. 1 2 3 4 Dificultades en la aprobación de entregables Incompatibilidad del Software Tablets e Impresoras Falla de la Interconeión Tablets con WIFI Insatisfacción por parte de la Dirección y Gerencia, sobre la ergonomía del sistema Imp. Prob. X Imp. 0.5 3 1.5 La Huerta 0.6 4 2.4 La Huerta - DAI 0.3 2 0.6 La Huerta - DAI 0.4 4 0.8 Responsable Minimiza el Riesgo Disparador Contingencia La Huerta - DAI Seguimiento y control en la entrega DAI comprará el software, tablets e impresoras para realizar las pruebas previas. Revisión preventiva de las líneas de Interconeión Revisión periódica de los avances Observaciones a los entregables Fallas en la integración. Caídas temporales de red Falta de aprobación de los formatos Control de cambios Soporte del Proveedor Servicios del proveedor. Reconfigurar las pantallas y su orden de ejecución. Fecha de Actualización: Versión 1.0 Página 7 de 8
G. Cronograma de alto nivel del proyecto (Hitos importantes) Se desarrollará con el área de sistemas de la institución. H. Análisis Costos /Beneficio del proyecto (Presupuesto) El detalle se encuentra en un archivo Ecel (adjunto) I. Métricas de Control El proyecto se considera eitoso cuando los Criterios de Tiempo, Costo y Calidad se encuentren en Salud Verde. Criterios Salud Verde Métricas de Control Salud Amarillo Salud Rojo Tiempo 5% 7% 15% Costo 3% 3% 10% Alcance 100% 95% 90% Calidad (Nro. de defectos en los entregables después de producción) a medirse acumuladas en los 3 meses posterior a la implementación. Funcionalidades Observadas para reproceso J. Equipo de control de cambios 6 10 15 2 4 6 Se realizara un seguimiento y documentación para llevar el control de cambios dentro del proyecto. K. Criterios de Aceptación y Aprobadores El proyecto terminará cuando se hayan cumplido los criterios de aceptación y el personal encargado de la Huerta haya dado su conformidad del cumplimiento de las mismas. Criterios de Aceptación del producto Nuevos procesos automatizados diseñados ejecutándose al 100% Procesos de envío y recepción de información a cada Tablet automatizados Fecha de Actualización: Versión 1.0 Página 8 de 8
Proyección de Recuperación de la Inversión (Inmaculada Concepcion de La Huerta ) 221 VAB: Valor de Beneficio Presente Nombre de la Opción 231 VAC: Valor de Costo Presente Implementación de Tablets para la captación Móvil -10 VP: Valor Presente Neto 1.0 Costo / Beneficio (NPV Ingresos / NPV Egresos) 24.7 PP: Payback Periodo (meses) 6% TIR: Tasa Interna de Retorno Factor ($000) de Pesos Año 0 Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total Supuestos y/o Eplicaciones INVERSION INICIAL Compra y Configuración de Equipo (para que el proyecto se pueda llevar a cabo) 50.0 50.0 Compra del HW (Servidor), SW (Sistema Operativo para el Servidor) e instalación Licencias del Software + Mantenimiento (año 0) 12.9 13 Cellica Database (US$ 1,099 Enterprise Edición - 5 licencias para 5 dispositivos) + 31 Licencias (US$ 176 c/u) Compra de los Dispositivos 0.0 36 Dispositivos (Tablets Android) ($ 2,500 pesos) por dispositivo Compra de Impresoras 18.0 18.0 31 Impresoras, precio apro (US$ 302) c/u (sin IVA) Consumibles (iniciales) 3.0 3.0 Rollos de papel Térmico Desarrollo de Materiales para Capacitación 2.0 2.0 Se desarrollan internamentte Responsible de Sistemas 6.0 6.0 Gestion del Proyecto Costo del personal Interno dedicado al proyecto 19.8 20 Desarrollo de interfaces, pruebas (2.5 meses) Total Inversión Inicial 111.7 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 111.7 GASTOS CONCURRENTES Mantenimiento Anual de Licencias 3.2 3.2 3.2 3.2 3.2 16.2 25% del costo inicial del Cellica Database Consumibles 36.0 36.0 36.0 36.0 36.0 180.0 Papel para las impresoras Personal para la administración 1.7 1.7 1.7 1.7 1.7 8.3 Se calcula el invertir 1 semana al mes de un miembro del equipo de sistemas Total Inversión Concurrente 0.0 40.9 40.9 40.9 40.9 40.9 204.4 Total TODAS las Inversiones por Año 111.7 40.9 40.9 40.9 40.9 40.9 316.1 Total TODAS las Inversiones Acumuladas 111.7 152.6 193.5 234.4 275.3 316.1 BENEFICIOS Incremento de socios PATMIR 0.0 77.3 116.0 0.0 0.0 0.0 193.3 El primer año 100 socios mas de los programados y el segundo 150, cargados al presupuesto PATMIR. Ingresos de los socios que se atendieron por TIC de Bajo Costo 0.0 0.0 0.0 45.0 45.0 45.0 135.0 Este es un escenario pesimista. Total Bruto de Beneficios Por Año 0.0 77.3 116.0 45.0 45.0 45.0 328.3 Total Bruto de Beneficios Acumulado 0.0 77.3 193.3 238.3 283.3 328.3 Total NETO de Beneficios Por Año 0.0 36.4 75.1 4.1 4.1 4.1 123.8 Total NETO de Beneficios Acumulado 0.0 36.4 111.5 115.6 119.7 123.8 FLUJO DE CAJA NETO Flujo de Caja Neto Anual -111.7 36.4 75.1 4.1 4.1 4.1 12.1 Flujo de Caja Neto Acumulado -111.7-75.3-0.2 3.9 8.0 12.1 Tasa de Descuento para Valor Presente = 12%