AFINITY TOKEN i
Tabla de contenido Tabla de contenido i TOKEN 1 Opciones de TOKEN 1 Alta de usuarios (DP) 2 Configuración de usuarios 2 Opciones Afinity Web 5 RECIBIR 5 ENVIAR: 5 ENVIADOS: 5 AFINITY: 5 MI CUENTA: 5 ALTA CLIENTES WEB 6 ALTA SERVICIOS CDP 8 ACTUALIZACIONES 9 SERVICIOS e-afiniy 10 e-mir: 10 e-libros: 10 e-acumulados: 10 e-laboral: 10 e-conta: 10 e-factur: 10
TOKEN TOKEN es el nuevo fondo de pantalla de las aplicaciones GEyCE.. Opciones de TOKEN En sí es una página Web resumen de los comunicados pendientes, recogidos en su servidor AFINITYWEB. Entre las opciones que tiene en pantalla están: AFINITY WEB: Botón que permite el acceso a AfinityWeb. MIS CLIENTES WEB: Desde este apartado podemos visualizar todos los clientes que hemos importado a través de la opción Utilidades Gestión Web Gestión Clientes Web, y ver al mismo tiempo si tienen activado el servicio Afintiy. ENVIAR INFORMACIÓN PENDIENTE: Este botón sólo estará activo cuando haya pendiente el envío de información a algún cliente. ACTUALIZACIÓN: Actualización del Token. En principio el usuario está definido por defecto para que se produzca una conexión al servidor Afinity una vez al día. VERSIONES A DESCARGAR: Visualización de las versiones pendientes de instalar. AVISOS / MENSAJES Y FICHEROS: Visualización de los Avisos o Mensajes recibidos. CONSULTAS: Visualización de las consultas recibidas. AVISO NUEVO: Acceso a AfinityWeb para realizar el envío de un mensaje nuevo. DOCUMENTOS PDF ENVIADOS: Relación de los documentos PDF enviados. (Envío de documentos PDF a través del e-mir) LINKS: Acceso a otras web que consideramos de interés para el despacho profesional. COMO HACER: En este apartado encontrará descritos cómo se hacen los procesos más habituales. (AfinityWeb) PROBLEMA / SOLUCIÓN: Se detallan los problemas o consultas más habituales con su correspondiente solución. (AfinityWeb) 1
Alta de usuarios (DP) Desde cualquier aplicación: FICHERO CONFIGURACIÓN GESTIÓN USUARIOS OTROS (Asignado al cliente por defecto) 2. Usuarios por grupo Desde este apartado daremos de alta a los diferentes usuarios de las aplicaciones de GEYCE. No será necesario asignarle ahora contraseña (1.- Datos por usuario) ya que cuando el usuario actualice la página para acceder al TOKEN será cuando tendrá que informar obligatoriamente de la contraseña. NOTA: El usuario ADMIN no ha de constar con usuarios, salvo el que da por defecto GEyCE, si usted quisiese tener un segundo usuario administrador, lo podrá hacer a través de AFINTY. Anotaciones: Configuración de usuarios Una vez dado de alta los usuarios podemos proceder a su configuración en la WEB. Para acceder a la web basta con clicar en el botón A continuación accedes a la web de Afinty. Para ello, y debido a que en todo momento estamos bajo una conexión segura, le pide un nombre de usuario y contraseña. El nombre de usuario corresponde al código que le ha facilitado GEyCE y la contraseña será la misma con la que ha entrado en la aplicación. 2
Una vez introducidos los datos accedemos directamente a la página web. Esta página se compone de una serie de opciones que trataremos más adelante. La que a continuación nos interesa es la que corresponde a MI CUENTA USUARIOS. Las opciones que corresponden al administrador: - Eliminar Usuarios de la WEB. Marcar al usuario que queremos eliminar y le damos a la opción de borrar que está a pie de pantalla. Dar privilegios de administrador a otro usuario. Para ello tenemos que acceder a la opción de Ver datos Modificar usuarios, y a pie de pantalla tenemos la opción a marcar si de seamos que el usuario que hemos escogido sea el Administrador auxiliar. Otras opciones que tenemos en este apartado son: Idioma: Castellano o Catalán Servicios a Habilitar o deshabilitar. e-conta. e-acumulados. e-mir. e-laboral. e-libros. e-afinity 3
Desde este apartado también tenemos la posibilidad de cambiar la foto del TOKEN. Anotaciones: 4
Opciones Afinity Web El menú de Afinity Web consta de: RECIBIR MENSAJES: En este apartado puede consultar, entre otros, los mensajes que recibe de GEYCE. Su visualización también la tiene desde el token. Los puede ordenar por Urgentes!!!, Importantes!! y Corrientes!. En la opción de Vista Agenda tendrá una relación por mes de los mensajes recibidos. Sólo aquellos mensajes que no provienen de GEYCE podrán ser eliminados. CONSULTAS: Relación de las consultas que usted puede recibir de sus clientes (CDP) ENVIAR: AVISOS: A partir de esta opción puede enviar cualquier aviso a sus clientes. Tiene la opción de marcar la urgencia del mensaje ENVIADOS: DOCUMENTOS PDF: Relación de los documentos que a través del e-mir usted a remitido a sus clientes. AFINITY: LABORAL: Programa e-laboral ESTIMACIÓN: Programa e-libros y e-acumulados. MI CUENTA: SERVICIOS: Relación de todos los servicios que usted tiene contratados. USUARIOS: Relación de usuarios del despacho. CLIENTES AFINITY: Relación de los clientes afinity. DATOS PERSONALES: Datos del despacho profesional LICENCIA: Condiciones de utilización del portal afinityweb.com CATÁLOGO: Solicitud y descarga gratuita de documentación. 5
COMO HACER: Se detallan por aplicación los procesos más habituales y cómo se deben efectuar. La finalidad es que el usuario pueda resolver, sin necesidad del departamento técnico, las dudas que le puedan surgir en algún proceso de trabajo de alguna aplicación. PROBLEMA O SOLUCIÓN: La filosofía de trabajo es la misma que en el apartado anterior, pero en este caso se trata de errores que puedan surgir en la aplicación y no sobre un proceso de trabajo. CONSULTA TÉCNICA: Parte técnico. A través de este formulario hará llegar sus consultas al departamento técnico de GEyCE. SERVICIO TÉCNICO: Datos de la empresa GEyCE. LINKS DE AYUDA: Acceso a otras webs que consideramos de interés. Anotaciones: ALTA CLIENTES WEB Para dar de alta a sus clientes a la web Afinity se han de seguir los siguientes pasos: 1. Ir a la opción: a. FICHERO i. UTILIDADES 1. GESTION WEB a. GESTIÓN CLIENTES WEB 2. Desde la opción 2. Importar clientes puede escoger la aplicación y los clientes a importar. La importación se hace por NIF, de tal forma que si tiene el mismo cliente informado en dos aplicaciones, por ejemplo Nómina y Contabilidad, no le duplicará el registro. Una vez importado verá que en pantalla tenemos la información correspondiente a Código (CIF o NIF), Nombre o Razón social, WEB (que pondrá una N, 6
conforme aún no está dado de alta en la WEB), Dominio (en blanco), Pasword. 3. Para dar de alta clientes en la WEB, en el Token, tenemos que clicar en la opción Se nos abrirá una pantalla dividida en dos apartados. En la parte superior tendremos indicados todos los clientes que hasta la fecha están dados de alta en Afinity, mientras que en la parte inferior también tiene indicados aquellos que ha dado de alta en Clientes Afinity Web pero todavía no tiene activado el servicio. Bastará con seleccionar el cliente y cliclar en poder obtener el código de dominio de su cliente. para A partir de este momento su cliente puede acceder a su AFINITYWEB a través de www. afinityweb.com 7
ALTA SERVICIOS CDP Una vez dado de alta el cliente en la Web lo que falta es dar de alta los servicios que queremos habilitar. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Acceder a AfinityWeb. 2. Confirmar Dominio y contraseña. (Si ya ha entrado anteriormente a la Web este paso se lo salta) 3. Acceder a MI CUENTA CLIENTES AFINITY. Nos aparecerá en pantalla una relación de todos los clientes a los cuales tenemos habilitado el servicio afinityweb. A continuación se trata de habilitar otros servicios. 4. Si cliclamos en el nombre o código se nos abre la pantalla de definición de datos del cliente. 5. Si clicamos en el campo de Habilitar Servivios se abre la siguiente pantalla: Desde aquí podemos habilitar o deshabilitar los servicios e-afinity a su cliente (CDP). Por defecto siempre tendrá habilitado el servicio e- Afinity, cuya alta se origina al realizar la alta del cliente a la Web. 8
Los pasos son: A. Habilitar B. Contratar Siempre y cuando la cuota de este servicio se hará cargo en su cuenta. Si no fuera así este paso lo hará su cliente al intentar hacer uso de este servicio. C. Baja Para dar de baja un servicio que tenga contratado. D. Bloqueado Su finalidad es la de bloquear el servicio que tenga contratado a su cliente temporalmente. A pie de pantalla tiene una opción que es la que nos permitirá ver la factura de mantenimiento de este cliente: ACTUALIZACIONES Las actualizaciones de las aplicaciones consta de dos pasos. Un primer que es la descarga de la actualización de la web y la segunda la instalación en la aplicación. El primer paso sólo está habilitado para el administrador, mientras que la instalación la puede realizar cualquiera persona del despacho. El TOKEN consta de una pantalla específica para las actualizaciones: Los pasos a realizar son los siguientes: 1. Avisos / Mensajes y ficheros tiene acceso a una carta en donde se le informa del contenido de la actualización. Es recomendable su lectura antes de la instalación. 2. Marcar la aplicación a descargar. (Sólo administrador) 3. Clicar en el icono : Se inicia un proceso de recepción de la actualización. (Sólo administrador) 4. Una vez finalizado el paso tres queda pendiente su instalación. Para ello cualquier usuario del despacho ha de clicar el icono. En este momento se inicia el proceso de integrar la actualización. 5. Se inicia el proceso de instalación típica de GEyCE. 6. Una vez finalizado el proceso de instalación tiene dos opciones: Generar discos de la entrega o eliminar los paquetes ya instalados. Recomendamos este último, debido a 9
la facilidad de envío de nuevo de la entrega en el caso de que sea necesario. Anotaciones: SERVICIOS e-afiniy e-mir: Permite al profesional poder enviar ciertos listados de las aplicaciones a través de Internet. Para que su cliente los reciba será necesario que tenga activado el servicio e-mir y que tenga instalado el Acrobat Reader. e-libros: Su cliente (CDP) podrá procesar la información mediante la introducción de facturas emitidas/recibidas. Dispone igualmente de una opción que le permite la introducción de entrada de acumulados de las retenciones profesionales y de locales de alquiler. e-acumulados: Su cliente (CDP) le remite a usted la información mediante la introducción de acumulados, prescindiendo del desglose. Dispone igualmente la introducción de la entrada de acumulados de las retenciones profesionales y de locales de alquiler. e-laboral: Su cliente podrá tener acceso a unas primeras pantallas de consulta de datos (trabajadores y acumulados económicos), y otras que son instrumentos de información muy simples que permitirán a su clientes de informar de las variaciones pertinentes para que sean procesadas por usted (Contratos que vencen, Retribuciones variables, IT y Maternidad) e-conta: Módulo de contabilidad más reducido pensado para la introducción de facturas. (Contabilidad Auxiliar). Permite así mismo realizar la impresión de una serie de listados. e-factur: Módulo de facturación que enlaza directamente con nuestro programa de contabilidad. 10