Microsoft PowerPoint Microsoft PowerPoint (en adelante PowerPoint) es una aplicación para la realización de presentaciones que van a ser expuestas para su visualización a través de o bien de la pantalla de un ordenador, o bien de un video proyector, o bien incluso como simples transparencias mediante un proyector de transparencias. El Documento PowerPoint Los documentos que se pueden crear con PowerPoint se denominan presentaciones, y las hojas que lo componen de llaman diapositivas, puesto análogamente a las diapositivas, se van proyectando una a una mediante algún medio de proyección a lo largo de un presentación. Cada diapositiva de una presentación PowerPoint puede contener texto, gráficos, imágenes, sonido, video, etc. Interfase de Programa La Fig. 1 muestra el interfase que ofrece PowerPoint al usuario, donde se observa el aspecto que muestra PowerPoint cuando se comienza a diseñar una presentación nueva, que es este caso se llama Presentación1, este interfase muestra algunos elementos familiares a las aplicaciones de Microsoft Office, como los menús de Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Ventana y (Ayuda), el único menú exclusivo de PowerPoint es Presentación. Fig. 1 1
Modos de Visualización Las diapositivas de una presentación pueden visualizarse de varias formas (normal, esquema, vista diapositiva, vista clasificador diapositivas, presentación diapositivas) que se establecen a través del menú Ver, o bien a través de los botones mostrados en la Fig. 2. Fig. 2 Botones de Visualización Manejo de Diapositivas Al crear una presentación nueva PowerPoint le asigna siempre una diapositiva para comenzar su diseño como muestra la Fig. 1. Podemos añadir nuevas diapositivas a partir del menú Insertar, opción nueva diapositiva, o a través del botón mostrado en Fig. 3. Fig. 3 Botón de Nueva diapositiva Al crear una nueva diapositiva podemos partir de prediseños de diapositivas ya definidos por el propio PowerPoint, ver Fig. 4. Fig. 4 Diapositivas prediseñadas Dentro de un documento también es posible copiar, mover y eliminar diapositivas (el mejor modo de visualización para realizar estas acciones es la vista clasificador de diapositivas). 2
Cuadros de Texto La introducción de texto en las diapositivas se realiza mediante los cuadros de texto (menú Insertar, opción Cuadro de texto ) que define un área rectangular donde es posible introducir y editar texto. Para editar el contenido de un cuadro de texto hay que pulsar en cualquier punto de su interior. Durante la edición de un cuadro de texto su borde rectangular permanece resaltado, ver Fig. 5. El texto de su interior pude tener cualquiera de los formatos ya vistos en Word en cuanto a tipo de letra, tamaño, negrita, cursiva, etc. El tamaño de una cuadro de texto puede ser alterado arrastrando los lados y las esquinas de su borde rectangular. Es posible también mover el cuadro de texto a otra posición dentro de una diapositiva sin más que arrastrarlo (es preciso que el cursor del ratón tome forma de cruz para ello). Fig. 5 Cuadro de texto Tablas, Imágenes, Gráficos, Organigramas,... PowerPoint al igual que otras de las aplicaciones ya vistas a lo largo del curso (Word, Excel,...) permite la inclusión en las presentaciones de gran número de objetos mediante el menú Insertar, ver Fig. 6: imágenes, prediseñadas o desde archivo; organigramas; tablas; wordarts, etc. A través del menú contextual (pulsación del botón derecho sobre un objeto) podemos acceder a las acciones posibles sobre un objeto determinado (incluidos los cuadros de texto), entre estas opciones encontramos algunas que son comunes entre las que destaca la de Formato de autoforma a través de la cual podemos configurar si el objeto tiene borde o no, relleno, etc. como puede observarse en la Fig. 7. 3
Fig. 6 Menú Insertar Fig. 7 Formato de Autoformas Varios objetos de una diapositiva pueden se alineados y/o distribuidos arbitrariamente una vez han sido seleccionados (pulsar tecla de mayúsculas shift - al mismo tiempo que se realiza la selección), Fig. 8 muestra el menú Dibujo donde es posible realizar la alineación y distribución de objetos. También es posible agrupar objetos mediante el menú contextual una vez un grupo de objetos han sido seleccionados, de esta forma un grupo de objetos pasará a comportarse como si fuera un único objeto. 4
Fig. 8 Alineación y distribución de objetos Patrón de Diapositiva El patrón de diapositiva de una presentación permite definir texto y objetos que aparecerán en todas las diapositivas de una presentación, de la misma forma que el encabezado y pie de página eran aplicables a todas las páginas de una sección dentro de un documento Word. De la misma forma el patrón de diapositivas de una presentación o documento PowerPoint permite definir encabezados, fondos, etc. que afectarán a todas sus diapositivas. Este patrón es accesible a través del menú Ver, opción Patrón. Fondo de las Diapositivas Por defecto, el fondo de las diapositivas es de un color uniforme pero puede modificarse para conseguir efecto especiales: degradación decolores, entramados, texturas, imágenes, etc. Esto se realiza a partir del menú Formato, opción Fondo, que da acceso al cuadro de diálogo de la Fig. 9. Un fondo determinado puede afectar a una sola diapositiva (la actual) o a todo el documento según seleccionemos el botón Aplicar o Aplicar a todo del cuadro de diálogo de la Fig. 9. Plantillas de Diseño En PowerPoint existen una serie de plantillas de diseño a partir de las cuales se puede definir el formato que van a tener todas las diapositivas de una presentación. Para aplicar una de estas plantillas se utiliza el menú contextual, opción Aplicar platilla de diseño, la Fig. 10 muestra el cuadro de diálogo para aplicar dichas plantillas. 5
Fig. 9 Opciones del Fondo Fig. 10 Plantillas de diseño Transiciones entre Diapositivas Cuando se realiza una presentación electrónica con PowerPoint (mediante un cañón proyector que permite visualizar la salida gráfica de un ordenador) es posible definir distintos efectos cinematográficos en las transiciones de una diapositiva a otra: desvanecimiento de la diapositiva previa y aparición de la siguiente, desplazamiento de la diapositiva siguiente sustituyendo a la actual, etc. Podemos definir tales transiciones distintas entre diapositivas determinadas, o bien aplicar el mismo tipo de transición a todas las diapositivas de una presentación. Por defecto, la transición entre diapositivas que aplica 6
PowerPoint a cada una de las diapositivas de un documento, es la aparición de la siguiente súbitamente sin transición, esto puede modificarse mediante el menú Presentación, opción Transición de diapositiva como muestra la Fig. 11, aparecerá el cuadro de diálogo de la Fig. 12 donde podemos aplicar distintos efectos de transición a una. Fig. 11 Fig. 12 Efectos de Animación También es posible asociar distintos efectos cinematográficos de animación a los objetos de una diapositiva, así es posible hacer que el texto e imágenes de la misma se vayan difuminando, o vayan apareciendo desde un lado, desde arriba, etc. Es posible asignar un efecto distinto a cada objeto así como indicar cuando tales efectos tienen lugar y el orden de los mismos entre los distintos objetos de una diapositiva. Para asignar un efecto de animación a un objeto se selecciona la opción Personalizar animación del menú Presentación, abriendo el cuadro de diálogo de efectos de animación mostrado en la Fig. 13. 7
Fig. 13 Efectos de animación Ejercicio 11 Utilizando el texto sin formato contenido en productoslaoficina.doc realizar una presentación de 6 páginas que se llamará productoslaoficina.ppt. El formato y aspecto elegido es arbitrario pero el documento debe presentar las siguientes características: Utilización de un patrón de diapositiva para todo el documento. Utilización de un fondo común para todo el documento. Utilización de imágenes en el documento (p.e., imágenes prediseñadas), al menos una imagen en cada diapositiva (aparte de las que pudiera haber en el patrón). Establecimiento de transiciones entre las diapositivas Establecimiento de efectos de animación para los distintos elementos de cada diapositiva. Elección de un formato coherente a lo largo de todo el documento. Un orden aconsejable para la realización del ejercicio es el siguiente: 1. Decidir y sintetizar a partir del documento productoslaoficina.doc que información se quiere mostrar en cada página de la presentación. 2. Definir un formato común para toda la presentación: formato del patrón de diapositiva, fondo a utilizar, plantilla de diapositiva a utilizar si es preciso, imágenes a insertar en cada diapositiva. 3. Realizar el patrón de diapositiva y el fondo para todo el documento. 4. Realizar cada una de las diapositivas, incluyendo las posibles imágenes que se quiera incluir en ellas. 5. Definición de las transiciones entre diapositivas. 6. Definición de los distintos efectos de animación en cada diapositiva. 8