Biblioteca Virtual de Desarrollo Sostenible y Salud Ambiental MANUAL DE GESTIÓN DE BASES DE DATOS Diciembre 2005 Organización Mundial de la Salud Organización Panamericana de la Salud Area de Desarrollo Sostenible y Salud Ambiental
Tabla de contenido Página Introducción... 4 1. Ingreso al módulo de Gestión de Bases de Datos... 5 1.1 Ingreso... 5 1.2 Gestión de la base de datos... 6 1.3 Opciones de información... 6 1.4 Herramientas para la gestión de la BVSDE... 7 2. Búsqueda de información... 8 2.1 Búsqueda libre... 8 2.2 Búsqueda avanzada... 9 2.3 Resultado de búsqueda... 10 2.4 Visualización del registro completo... 11 3. Panel de opciones de la base de datos...... 12 3.1 Adicionar un registro... 12 3.2 Eliminar un registro... 13 3.3 Imprimir un registro... 14 3.4 Visualizar un registro... 14 3.5 HITS 15 4. Panel de opciones de registro... 16 5. Ingreso de información... 17 5.1 Adicionar un registro... 17 5.2 Instrucciones para el ingreso... 18 5.3 Tipos de campo... 18 5.4 Otras opciones de ingreso... 19 5.5 Tesauro en línea... 20 Gestión de Bases de Datos - 3 - Diciembre 2005
Introducción El presente Manual del Módulo de Gestión de las Bases de Datos de la BVSDE forma parte del conjunto de instrumentos metodológicos utilizados en la Biblioteca Virtual de Desarrollo Sostenible y Salud Ambiental - BVSDE, desarrollada por el Area de Desarrollo Sostenible y Salud Ambiental (SDE), de la Organización Panamericana de la Salud (OPS), Oficina Regional para las Américas de la Organización Mundial de la Salud (OMS). Se sigue la metodología del Centro Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud (OPS/BIREME) con las adaptaciones necesarias para registrar la información de nuestra especialidad. El manual brinda las pautas para la gestión y control de las bases de cursos y eventos, programas académicos, localizador de información, materiales educativos y noticias que que conforman la BVSDE. Este sistema nos permite controlar el ingreso de datos en forma sencilla dividiendo el entorno de trabajo en procesamiento y producción a través de opciones brindadadas en el menu de herramientas de gestión. El manual ha sido elaborado por la Lic. Julia García Walters, Bibliotecóloga, bajo la coordinación de la Lic. Marta Bryce, Asesora de Información Técnica Gestión de Bases de Datos - 4 - Diciembre 2005
Manual de Gestión de Bases de Datos 1. Ingreso al Módulo de Gestión de Bases de Datos 1.1. Ingreso: Para ingresar al modulo de gestión de la BVSDE debe: 1. Digitar el nombre de usuario o ID que le ha sido asignada por el administrador 2. Digitar su sigla o password 3. Dar click en ingresar Aparecerá la hoja Gestión de la Base de Datos dividida en 4 paneles: 1. Gestión de la base de datos 2. Búsquedas de información 3. Opciones para bases de datos 4. Opciones de registro 3. Panel Opciones Base Datos 1. Panel Gestión Bases Datod 4. Panel Opciones de Registro 2. Panel Búsqueda información Gestión de Bases de Datos - 5 - Diciembre 2005
1.2. Gestión de las bases de datos: Opciones Generales: Web BVSDE: Permite el acceso directo al web interno de la BVSDE LILDBI Web: En desarrollo Soporte : Permite enviar consultas al soporte técnico en CEPIS Cerrar sesión: Salir del ingreso de datos Opciones Generales 1.3. Opciones de información: Exportar registros: a archivos ISO. FST de conversión, opcional Importar registros: desde archivos ISO. FST de conversión, opcional Invertir la base de datos: genera el archvio invertido de la base Desbloquear base: elimina bloqueos en la base o en registros de forma automática Opciones de Información Gestión de Bases de Datos - 6 - Diciembre 2005
1.4. Herramientas para la gestión de la BVSDE Cambios globales: Permite cambiar o reemplazar información de determinados campos en la BVSDE. En desarrollo Registros duplicados: Ubica registros duplicados en la BVSDE. En desarrollo Validar enlaces: Permite verificar los diversos enlaces web registrados en la bvsde. En desarrollo Publicar base: Transfiere la información de la base de datos de procesamiento a la base disponible para web Opciones Herramientas Gestión de Bases de Datos - 7 - Diciembre 2005
2. Búsqueda de información: El módulo de administración permite 2 opciones de búsqueda: libre y avanzada 2.1. Búsqueda Libre: Permite realizar búsquedas por: Base de datos: Dar clic en el botón de todas las bases para desplegar el menú y seleccionar la base en la que se desea buscar Término o expresión: Escribir descriptores o palabras unidas con las expresiones and, or, not y dar clic en el botón con check para que se ejecute la búsqueda Términios del diccionario: Escribir la palabra o raíz de la palabra y dar click en el check que aparece al costado derecho para que se ejecute la búsqueda o elegir una letra del abecedario para desplegar en la ventana los términos que se inician con esa letra. Seleccionar el término deseado del listado. Utilizar las flechas o la barra de deslizamiento para correr el listado Búsqueda Libre Gestión de Bases de Datos - 8 - Diciembre 2005
2.2. Búsqueda avanzada: Permite afinar las búsquedas en cada una de las bases de datos de acuerdo a los campos recuperables característicos de cada base. Al seleccionar una base aparecen en la parte inferior sus opciones de búsqueda. Conforme se cambia de base, las opciones van cambiando. Bases de datos: Dar clic en el botón de todas las bases para desplegar el menú y seleccionar la base en la que se desea buscar Término o expresión: Escribir descriptores o palabras unidas con las expresiones and, or, not y dar clic en el botón con check para que se ejecute la búsqueda País: Dar clic en el botoón para deplegar el listado de países en la ventana y seleccionar el país deseado Ventanas de opciones de búsqueda por cada base: Base instituciones: país y el tipo de institución Base cursos y eventos: país sede del evento y el tipo de evento Lisa: tipo de fuente Materiales educativos: tipo de audiencia y tipo de material Noticias: País Ejecutar la búsqueda: Para ejecutar la búsqueda dar clic en el botón de búsqueda que se encuentra en el panel inferior Búsqueda avanzada Gestión de Bases de Datos - 9 - Diciembre 2005
2.3. Resultado de la búsqueda: El resultado de la búsqueda muestra un listado de todos los registros recuperados. Los campos a mostrar dependerán de la base, para todas las bases muestra el título (material educativo o noticia) o el nombre (en instituciones o lisa) el MFN y la base al que pertenece ese registro. Hits: Indica el total de registros recuperados HITS NOTA:Desde el resultado de búsqueda se tiene también acceso al Panel de Opciones de bases de datos que permite adicionar, eliminar, imprimir y visualizar los registros contenidos en la base (ver punto 3) Gestión de Bases de Datos - 10 - Diciembre 2005
2.4. Visualización del registro completo: Abrir el registro mediante un clik con el Mouse o seleccionando el registro y la opción de visualización. Formato de presentación: Ficha por defecto: Presenta todos los campos Corto: Presenta los campos más importantes del registro Información sobre del registro: Se utiliza también como campos de control MFN: Número correlativo que asigna la máquina a cada registro. Se puede digitar el múmero para ir a un determinado registro FI: Fecha de ingreso del registro asignada automáticamente por el sistema. No se puede modificar FM: Última fecha de modificación del registro, es asignada automáticamente por el sistema. No se puede modificar USER: Sigla del usuario, la asigna el programa de acuerdo al ID del usuario. No se puede modificar Flechas de navegación: Permiten desplazarse entre los registros en orden correlativo o del primero al último en el resultado de una búsqueda NOTA:Desde la visualización del registro se tiene acceso al Panel de Opciones de Bases de datos que permite adicionar, eliminar, imprimir y visualizar los registros contenidos en la base (ver punto 3) y al Panel de Opciones de Registro que permite cerrar, modificar, imprimir, eliminar, duplicar el registro en pantalla (Ver punto 4) Gestión de Bases de Datos - 11 - Diciembre 2005
3. Panel de opciones de la base de datos: Opción de Gestión de Base de Datos que permite adicionar, eliminar, imprimir y visualizar los registros contenidos en las bases. 3.1. Adicionar un registro: Permite incluir nuevos registros a la base de datos. Para adicionar un registro seleccionar la opción adicionar Seleccionar Opciones de Base de Datos Aparecerá la hoja de ingreso de datos y la ventana para seleccionar la base en la que deseamos ingresar información. Seleccionar la base a la que se desea ingresar información y dar clic en adicionar Seleccionar Gestión de Bases de Datos - 12 - Diciembre 2005
Aparecerá la hoja de ingreso de datos solicitada NOTA: Para ingreso de datos ver parte 5 3.2. Eliminar un registro: Seleccionar el recuadro pequeño al costado derecho del registro que se desea eliminar y dar clic con el Mouse en ELIMINAR en el Panel de Gestión de Bases de Datos, todos los registros seleccionados serán eliminados Opciones de Base de Datos 2. Presionar 1. Seleccionar Gestión de Bases de Datos - 13 - Diciembre 2005
3.3. Imprimir un Registro: Seleccionar con el Mouse los casilleros de los registros que se desea imprimir y presionar la opción IMPRIMIR en el Panel de Gestión de Bases de Datos Opciones de Base de Datos 2. Presionar 1. Seleccionar 3.4. Visualizar un Registro: Seleccionar con el Mouse el casillero del registro que se desea visualizar y presionar la opción VISUALIZAR en el Panel de Gestión de Bases de Datos para ver el registro competo. También pude seleccionar la opción de formato para cambiar la presentación de la información Opciones de Base de Datos 2. Presionar 1. Seleccionar Gestión de Bases de Datos - 14 - Diciembre 2005
Aparecerá el registro completo: 3.5. HITS: Muestra el número total de registros recuperados Gestión de Bases de Datos - 15 - Diciembre 2005
4. Panel de opciones de registro: Desde el panel de Opciones de Registro podemos cerrar, modificar, imprimir, eliminar y duplicar el registro que tenemos en pantalla. Cerrar: Cierra el registro y regresa a la opción de búsqueda Modificar: Abre la hoja de ingreso de datos para efectuar las modificaciones necesarias (Ver parte 5). IMPRIMIR: Imprime el registro que se muestra en pantalla. Eliminar: Borra el registro actual. Duplicar: Crea un nuevo registro igual al de la pantalla y abre la hoja de ingreso para modificarlo. Se usa cuando se van a ingresar varios registros con campos iguales. Es similar al default. Gestión de Bases de Datos - 16 - Diciembre 2005
5. Ingreso de información 5.1. Adicionar registros: Seleccionar la opción adicionar desde el panel de gestión de bases de datos Adicionar Opciones Base de Datos Aparecerá la hoja de ingreso de datos y la ventana de bases existentes. Seleccionar la base a la que se desea ingresar información y dar clic en adicionar Seleccionar Aparecerá la hoja de ingreso de solicitada Gestión de Bases de Datos - 17 - Diciembre 2005
5.2. Instrucciones para el ingreso: Para el ingreso de in formación se deben seguir las normas especificadas para cada campo en los manuales correspondientes a cada una de las bases 5.3. Tipos de campos: Las bases de datos están compuestas por 3 tipos de campos: campos simples, campos repetibles, campos tipo índice Campos Simples: Ocupan una línea en el formulario y sólo se debe digitar la información correspondiente Campos repetibles: Ocupan dos líneas en el formulario. La primera es para digitar la información y en la segunda se guardan todas las variables del campo Ingreso en campos repetibles: Digitar la información de la primera variable en el primer campo y dar clic en el botón + para que la información se incorpore al segundo campo Modificación de campos repetibles: Seleccionar la variable a modificar y presionar el botón & EL texto vuelve a subir a la primera línea de edición, corregir lo necesario y presionar el botón + para asignarlo Eliminación de campos repetibles: Seleccionar la variable a eliminar y presionar el botón X Campos Tipo índice: Presentan una ventana para seleccionar las opciones que se desean ingresar, para seleccionar más de una opción presionar la tecla ctrl y dar clic con el Mouse en el término al mismo tiempo Gestión de Bases de Datos - 18 - Diciembre 2005
5.4. Otras opciones de ingreso: Desde la opción adicionar se han incluido algunos botones que nos facilitan el ingreso de información desde esta opción Grabar: una vez terminado el ingreso del registro debe proceder a grabar la información. El sistema nos informa el número de MFN creado o actualizado Imprimir.: Imprime el contenido de cada campo del registro Eiminar: Elimina el registro actual previa confirmación Duplicar: Duplica el registro actual Limpiar: Limpia la información en todos los campos de la ficha Default: Carga por valores por defecto asignados a la base Salir: Cierra la ventana y regresa a la opción de búsqueda Gestión de Bases de Datos - 19 - Diciembre 2005
5.5 Tesauro en Línea: El sistema incluye el tesauro en línea para facilitar la selección de los temas de la BVSDE evitando errores en la digitación o descriptores inexistentes. Dar clic en Usar Tesauro para abrir la ventana correspondiente y seleccionar los términos, luego presionar la flecha para pasar el descriptor a la ventana de términos seleccionados y por último aceptar para incorporar los términos al registro Gestión de Bases de Datos - 20 - Diciembre 2005