MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECRETARIA DE TURISMO Mayo de 2013.
INDICE Introducción Antecedentes históricos Misión y Visión Marco Jurídico Objetivos Funciones y Procedimientos 1. Despacho del Secretario 2. Unidad Técnica 3. Delegación Administrativa 4. Dirección de Turismo 4.1 Departamento de Promoción 4.2 Departamento de Desarrollo 5. Dirección de Cultura 5.1 Departamento de Eventos especiales 5.2 Departamento de Cultura y Civismo
INTRODUCCION Cualquier organización pública, empresarial o privada, sin importar su tamaño, actividad o situación geográfica, busca la consecución exitosa de sus objetivos, mediante la planeación e implementación de los programas y estrategias necesarias, teniendo de por medio un manejo eficiente de su recursos humanos, técnicos y económicos. En el caso particular de la Administración Municipal que encabeza el PROF. Wilfrido Lázaro Medina, y dentro del Plan Municipal de Desarrollo 2012-2015 se encuentra referida una de las tres Políticas Estratégicas que nos ocupa: La Calidad, Simplificación y Transparencia, que marcarán las acciones de este Gobierno. Es por ello que la tiene a bien emitir el presente Manual de Procedimientos, señalando los lineamientos que siguen sus diferentes áreas para la ejecución adecuada de sus programas y actividades, permitiéndoles una visualización clara y un control de las mismas, mediante la descripción precisa de cada una y su diagrama de flujo correspondiente. Lo anterior ayudará a mejorar las prácticas de manejo, seguimiento y evaluación de todas las acciones, evitar la duplicidad de funciones, lograr un balance en la carga de las tareas y ayudar a la reestructura operativa de las áreas, cuando esto sea necesario.
ANTECEDENTES HISTÓRICOS Con fecha 3 de mayo de 2002, se publica en el Periódico Oficial del Gobierno Constitucional del Estado de Michoacán de Ocampo, el Acuerdo de Creación de la Secretaria de Turismo Municipal de Morelia. A partir de esa fecha la integra en su estructura las Direcciones de Turismo y Cultura, mismas que fueron desagregadas de la entonces Secretaría de Fomento Económico y Turístico y de la Secretaría de Desarrollo Social, respectivamente. Lo anterior a fin de atender las tareas propias de la actividad turística desde una sola entidad municipal. Dentro de los considerandos que dieron pauta para la creación de esta Dependencia Municipal, destacan los siguientes: - Elevar el nivel de vida económica, social y cultural de los habitantes del Municipio de Morelia, para lo cual se hace necesario determinar los mecanismos que permitan la creación, conservación, mejoramiento, protección, promoción y aprovechamiento de los recursos y atractivos turísticos con que cuenta el Municipio, y preservar el equilibrio social y ecológico, además de aprovechar los recursos naturales en beneficio de la ciudadanía moreliana. - Desarrollar una cultura turística con la ciudadanía para que, al visitante, se le vea como un huésped distinguido, impulsando una política que fortalezca la competitividad, garantice servicios turísticos de calidad y proporcione seguridad al viajero durante su estancia en Michoacán, y de manera específica en la Ciudad de Morelia. - En ese sentido, la cultura juega un papel importante, puesto que constituye uno de los medios idóneos para alcanzar el pleno desenvolvimiento de la capacidad creativa del ser humano, ya que le permite integrarse más adecuadamente con su entorno, costumbres e historia. - La actividad cultural produce en el hombre diversos efectos de orden intelectual y social que contribuyen a perfeccionar las aptitudes mentales necesarias para un trabajo más eficaz y una mejor convivencia social. - Resulta de interés social la promoción permanente y armónica de la cultura y la organización y coordinación de todas las actividades encaminadas a este fin.
MISIÓN Constituir al Municipio de Morelia en un efectivo, profesional y competitivo destino turístico, Patrimonio de la Humanidad, capaz de satisfacer las necesidades e intereses de población local y de los turistas nacionales y extranjeros. VISIÓN Con apego a la Ley, mediante un plan de gran visión nos proponemos posicionar al Municipio de Morelia en los primeros lugares de desarrollo ordenado en materia de turismo y cultura, logrando la satisfacción de los visitantes y elevando la calidad de vida de los habitantes del municipio, con el trabajo coordinado de instituciones y la activa participación de la sociedad, basado en valores que permiten mejorar el patrimonio tangible y redescubrir el intangible en bases a una eficaz planeación, logrando con ello el mejoramiento en la prestación de servicios y el desarrollo sustentable.
MARCO JURÍDICO - Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. - Ley Federal de Turismo. - Constitución Política del Estado de Michoacán de Ocampo. - Ley Orgánica Municipal del Estado de Michoacán de Ocampo. - Acuerdo de Creación de la Municipal. - Plan Nacional de Desarrollo 2012-2018. - Ley de Planeación del Estado de Michoacán de Ocampo. - Bando de Gobierno Municipal de Morelia. - Plan de Desarrollo Municipal 2012-2015. - Reglamento de Organización de la Administración Pública del Municipio de Morelia, Michoacán. - Reglamento del Consejo para el Desarrollo Turístico de Morelia.
OBJETIVOS El Acuerdo de Creación de la, en su punto resolutivo IV le señala como responsable de organizar las acciones necesarias para lograr una actividad turística sustentable en el Municipio de Morelia y que además promueva el desarrollo cultural y artístico, fomentando y difundiendo las tradiciones del Patrimonio artístico y cultural del Municipio. Por lo tanto, se hace indispensable contar con una definición clara y precisa de las acciones que se estarán llevando a cabo para el debido cumplimiento de estas responsabilidades, plasmando a continuación los objetivos del presente documento. OBJETIVOS GENERALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Desarrollar los procedimientos determinándose cada una de las acciones que deben seguir los responsables e integrantes de las áreas de la Secretaría. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo. Simplificar la responsabilidad por falla o errores. Facilitar las labores de seguimiento, evaluación y control interno así como su vigilancia. Ayudar a los funcionarios de la Secretaría a saber si se esta realizando adecuadamente su trabajo. Reduce costos y aumenta la eficiencia. Permitirá definir los estándares de calidad en el servicio. Descripción de procedimiento: DESPACHO DEL SECRETARIO 1.- Evaluar los planes, programas y proyectos de promoción turística, eventos cívicos, culturales y artísticos del Municipio. Integrar el Programa operativo Anual. Establecer las agendas de trabajo con los Directores, Unidad Técnica y Delegación Administrativa. Organizar reuniones de seguimiento y evaluación de programas y acciones de trabajo. Identificar puntos de conflicto y problemática. Tomar acciones para resolverla.
2.- Asistir en representación del C. H. Ayuntamiento a eventos relacionados con la actividad turística y cultural en los ámbitos nacionales e internacionales. Recibir la orden de representación. Agendar asistencia. De no existir disponibilidad en agenda se delega la representación a Directores. Asistencia al evento. Presentar informe de la representación. 3.- Participar en reuniones con instancias de Gobierno, Asociaciones y Cámaras, para coordinar acciones tendientes al incremento de la actividad turística del Municipio. Elaborar agenda de acuerdos y convenios y/o Recibir las invitaciones para participar. Asistir a las reuniones agendadas. Elaborar informe. Integrar expediente. Dar seguimiento a acuerdos, directamente o a través de los Directores. 4.- Difundir a través de los medios de comunicación los eventos, programas, estadísticas, productos turísticos a realizar. Organizar la agenda de difusión en coordinación con los Directores y, en su caso, alguna otra autoridad u organización relacionada. Preparar la información y/o presentación a realizar. Emitir la convocatoria para la conferencia o rueda de prensa en coordinación con los Directores y el área de Comunicación Social del Ayuntamiento. Guardar memoria o testigos de lo publicado en los medios sobre la presentación. 5.- Asistir a reuniones de Gabinete y acordar con el C. Presidente. Establecer Calendario de Reuniones de gabinete. Asistir a las reuniones de gabinete programadas. Presentar información de las actividades realizadas durante la semana. Dar seguimiento a las indicaciones emanadas de la Reunión de gabinete. Integrar al expediente que corresponda. 6.- Participar en reuniones con las diversas dependencias municipales para definir la operación de las acciones de la Secretaría. Identificar los asuntos en los que intervienen otras instancias del Municipio.
Agendar las reuniones que organice la Secretaría o aquellas en las que sea requerida. Participar activamente, informando sobre las acciones requeridas para operar los programas. Dar seguimiento a lo acordado. Integrar a los expedientes respectivos los documentos surgidos. 7.- Presentar al Cabildo del Ayuntamiento, los informes trimestrales sobre las actividades realizadas. Coordinar con las áreas la integración de la información de las actividades realizadas. Elaborar el Informe. Presentarla ante Cabildo y/o la Comisión de Educación, Cultura y Turismo. Remitir copia del documento al Presidente, Síndico, Regidores y Secretaría del Ayuntamiento. 8.- Presentar para su aprobación, ante el Comité de Adquisiciones, la propuesta para la adquisición de bienes y servicios y los proveedores, para el ejercicio 2013. Revisar los programas propuestos para su ejecución. Definir las necesidades particulares de cada uno. Elaborar la propuesta de adquisiciones. Presentarla ante la instancia respectiva. Atender la normatividad en cuanto a las adquisiciones y contrataciones. Dar seguimiento hasta la consecución de lo solicitado. 9.- Organizar las actividades y acciones necesarias para lograr un desarrollo turístico sustentable en el Municipio. Promover la celebración de convenios y/o contratos con particulares y prestadores de servicios. Buscar la celebración de actos de colaboración con instituciones intermedias del ramo turístico y organizaciones empresariales. Gestionar la celebración de convenios de colaboración con instancias gubernamentales de los demás órganos de gobierno.
1.- Evaluar los planes, programas y proyectos de promoción turística, eventos cívicos, culturales y artísticos del Municipio. INICIO Integrar el Programa operativo Anual. Establecer las agendas de trabajo con los Directores, Unidad Técnica y Delegación Administrativa. Organizar reuniones de seguimiento y evaluación de los programas y acciones de trabajo. Identificar puntos de conflicto o problemática. Tomar acciones para resolverla. FIN
2.- Asistir en representación del C. H. Ayuntamiento a eventos relacionados con la actividad turística y cultural en los ámbitos nacionales e internacionales. INICIO Recibir la orden de representación. Agendar asistencia. De no existir disponibilidad en agenda se delega la representación a Directores Presentar informe de la representación FIN
3.- Participar en reuniones con instancias de Gobierno, Asociaciones y Cámaras, para coordinar acciones tendientes al incremento de la actividad turística del Municipio. INICIO Elaborar agenda de acuerdos y convenios y/o Recibir las invitaciones para participar. Asistir a las reuniones agendadas. Elaborar informe. Integrar expediente. Dar seguimiento a acuerdos, directamente o a través de los Directores. FIN
4.- Difundir a través de los medios de comunicación los eventos, programas, estadísticas, productos turísticos a realizar. INICIO Organizar la agenda de difusión en coordinación con los Directores y, en su caso, alguna otra autoridad u organización relacionada. Preparar la información y/o presentación a realizar. Emitir la convocatoria para la conferencia o rueda de prensa en coordinación con los Directores y el área de Comunicación Social del Ayuntamiento. Guardar memoria o testigos de lo publicado en los medios sobre la presentación. FIN
5.- Asistir a reuniones de Gabinete y acordar con el C. Presidente. INICIO Establecer Calendario de Reuniones de gabinete. Asistir a las reuniones de gabinete programadas. Presentar información de las actividades realizadas durante la semana. Dar seguimiento a las indicaciones emanadas de la Reunión de gabinete. Integrar al expediente que corresponda. FIN
6.- Participar en reuniones con las diversas dependencias municipales para definir la operación de las acciones de la Secretaría. INICIO.Identificar los asuntos en los que intervienen otras instancias del Municipio. Agendar las reuniones que organice la Secretaría o aquellas en las que sea requerida. Participar activamente, informando sobre las acciones requeridas para operar los programas. Dar seguimiento a lo acordado. Integrar a los expedientes respectivos los documentos surgidos. FIN
7.- Presentar al Cabildo del Ayuntamiento, los informes trimestrales sobre las actividades realizadas. INICIO Coordinar con las áreas la integración de la información de las actividades realizadas. Elaborar el Informe. Presentarla ante Cabildo y/o la Comisión de Educación, Cultura y Turismo. Remitir copia del documento al Presidente, Síndico, Regidores y Secretaría del Ayuntamiento. FIN
8.- Presentar para su aprobación, ante el Comité de Adquisiciones, la propuesta para la adquisición de bienes y servicios y los proveedores, para el ejercicio 2013. INICIO Revisar los programas propuestos para su ejecución. Definir las necesidades particulares de cada uno. Elaborar la propuesta de adquisiciones. Presentarla ante la instancia respectiva. Atender la normatividad en cuanto a las adquisiciones y contrataciones. Dar seguimiento hasta la consecución de lo solicitado. FIN
9.- Organizar las actividades y acciones necesarias para lograr un desarrollo turístico sustentable en el Municipio. INICIO Promover la celebración de convenios y/o contratos con particulares y prestadores de servicios. Buscar la celebración de actos de colaboración con instituciones intermedias del ramo turístico y organizaciones empresariales. Gestionar la celebración de convenios de colaboración con instancias gubernamentales de los demás órganos de gobierno. FIN
UNIDAD TÉCNICA Descripción de procedimientos: 1.- Acordar con el Secretario los asuntos propios de la Dependencia. Preparar la información y documentación. Llevar a cabo el acuerdo. Dar seguimiento a las indicaciones recibidas. 2.- Proporcionar apoyo técnico y legal a las Unidades Responsables de la Secretaría. Detectar las necesidades de las áreas, en base a lo programado o atendiendo a lo que soliciten. Agendar reunión. Orientar y asesorar en los asuntos del o las áreas. Observar el cumplimiento de las acciones desarrolladas por parte de las U.Rs. 3.- Elaborar y dar seguimiento a los expedientes técnicos de obras, acciones y servicios de la Dependencia. Solicitar la información a las Direcciones. Recepción de información. Llenado de formatos. Revisión de las Direcciones. Integración del expediente. Recabar firmas del Titular y del área responsable del programa. Entrega del expediente a Coplademun. Revisión por parte de Coplademun, Contraloría y Comisión Revisora de Expedientes. Actualización, modificación y/o corrección en su caso a los formatos. Reposición de los mismos y entrega a Coplademun. 4.- Elaborar e integrar los expedientes unitarios de las obras, acciones y servicios de la Dependencia. Solicitar la documentación comprobatoria a la Delegación Administrativa. Solicitar al área responsable, los testigos que sustenten los comprobantes de cada programa. Llenado de los formatos del expediente unitario. Revisión de las Direcciones.
Integración del expediente. Recabar las firmas del Titular y del área responsable del programa. Entrega del expediente ante la Comisión Revisora de Expedientes. Revisión por parte de Comisión Revisora de Expedientes y Contraloría Actualización, modificación y/o corrección en su caso a los formatos. Reposición de los mismos y entrega a Comisión Revisora de Expedientes. 5.- Asistir a reuniones convocadas por los diferentes órdenes de gobierno, para dar seguimiento a los planes y acciones de la Secretaría. Recepción de la convocatoria. Asistencia a las reuniones. Seguimiento a las indicaciones recibidas. Observar el cumplimiento de los planes y acciones. 6.- Elaborar los proyectos de contratos y convenios que amparen las diferentes acciones que ejecute la Secretaría. Contratos: Recepción de la solicitud, documentación e información del área responsable. Elaboración de la solicitud. Entrega de solicitud a la Secretaría de Administración. Una vez autorizado por la Secretaría de Administración, se presentan los documentos legales del proveedor, para elaboración de contrato. Recabar firmas en el contrato. Entrega de originales y/o copias de contrato a los que en él intervinieron, así como a la Dirección Jurídica Municipal. Integración del contrato en el expediente respectivo. Seguimiento al cumplimiento del contrato por el área responsable, la Delegación Administrativa y la Unidad Técnica. Convenios: Recepción de la solicitud, documentación e información del área responsable. Elaboración del proyecto. Revisión del documento por parte del área solicitante y de la contraparte. Envío para revisión y autorización a la Dirección Jurídica Municipal. Recabar firmas en el convenio. Entrega de originales y/o copias del documento a los que en él intervinieron, así como a la Dirección Jurídica Municipal. Integración del convenio en el expediente respectivo. Seguimiento al cumplimiento del contrato por el área responsable, la Delegación Administrativa y la Unidad Técnica.
1.- Acordar con el Secretario los asuntos propios de la Dependencia. INICIO Preparar la información y documentación. Llevar a cabo el acuerdo. Dar seguimiento a las indicaciones recibidas FIN
2.- Proporcionar apoyo técnico y legal a las Unidades Responsables de la Secretaría. INICIO Detectar las necesidades de las áreas, en base a lo programado o atendiendo a lo que soliciten. Agendar reunión. Orientar y asesorar en los asuntos del o las áreas Observar el cumplimiento de las acciones desarrolladas por parte de las U.Rs. FIN
3.- Elaborar y dar seguimiento a los expedientes técnicos de obras, acciones y servicios de la Dependencia. INICIO Solicitar la información a las Direcciones. Recepción de información. Llenado de formatos. Revisión de las Direcciones. Integración del expediente. Recabar firmas del Titular y del área responsable del programa. Entrega del expediente a Coplademun.
Revisión por parte de Coplademun, Contraloría y Comisión Revisora de Expedientes. Actualización, modificación y/o corrección en su caso a los formatos. Reposición de los mismos y entrega a Coplademun. FIN
4.- Elaborar e integrar los expedientes unitarios de las obras, acciones y servicios de la Dependencia. INICIO Solicitar la documentación comprobatoria a la Delegación Administrativa. Solicitar al área responsable, los testigos que sustenten los comprobantes de cada programa. Llenado de los formatos del expediente unitario. Revisión de las Direcciones. Integración del expediente. Recabar las firmas del Titular y del área responsable del programa. Entrega del expediente ante la Comisión Revisora de Expedientes.
Integración del expediente. Recabar las firmas del Titular y del área responsable del programa. Actualización, modificación y/o corrección en su caso a los formatos. Reposición de los mismos y entrega a Comisión Revisora de Expedientes. FIN
5.- Asistir a reuniones convocadas por los diferentes órdenes de gobierno, para dar seguimiento a los planes y acciones de la Secretaría. INICIO Recepción de la convocatoria. Asistencia a las reuniones. Seguimiento a las indicaciones recibidas. Observar el cumplimiento de los planes y acciones. FIN
SIMBOLOGÍA Símbolo Representa Símbolo Representa Terminal. Indica el Archivo. Representa inicio o final del un archivo común y procedimiento. corriente de oficina. Operación. Representa la actividad relativa a un procedimiento. Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos. Documento. Representa cualquier tipo de escrito que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector de página. Representa un enlace con otra hoja diferente en la que continua el diagrama de flujo. Nota aclaratoria. No forma parte del diagrama, se utiliza como elemento adicional para explicar mejor el flujo. Desplazamiento. Indica el movimiento de la operación.