Página:1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Elevar los niveles de eficiencia, satisfacción y desarrollo de los empleados de la SNR en el desempeño de su labor y de contribuir al cumplimiento efectivo de los resultados institucionales a través del Plan Anual de Bienestar Social, Estímulos e Incentivos. 1.1. ALCANCE: Inicia: Identificación de necesidades viables del sistema de estímulos, establecidas por la Comisión de Personal. Qué hace?: Realiza una serie de actividades de integración, recreación y motivación con el propósito de mejorar el elemento actitudinal de las competencias comportamentales. Termina: Con la evaluación del Plan Anual de Estímulos. 2. RESPONSABLES: 2.1. Responsable estratégico: Coordinador de Grupo Desarrollo humano. 2.2. Responsable operativo: Profesionales Universitario y Especializado, Técnico Administrativo 3. DEFINICIONES: Bienestar Laboral: Los programas de bienestar social son procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de la Entidad en la cual labora. Caja de Compensación Familiar: Busca el desarrollo integral de sus afiliados, para garantizar su bienestar y calidad de vida. De igual forma, crecen llevando bienestar a cada familia a través de su portafolio de servicios que satisface las necesidades básicas del núcleo familiar y que promueve el desarrollo integral del ser humano.
Página:2 Plan de Bienestar y Estímulos: El Plan de Bienestar propicia condiciones en el ambiente de trabajo que favorezcan el desarrollo de la creatividad, la identidad, la participación y la seguridad laboral de los empleados de la entidad, así como la eficacia, la eficiencia y la efectividad en su desempeño. El Plan de incentivos o estímulos dirigidos a crear condiciones favorables al buen desempeño se desarrollarán a través de proyectos de calidad de vida laboral. Y los programas de incentivos que buscan reconocer el desempeño en niveles de excelencia se estructurarán a través de planes de incentivos. 3.1. Control estadístico del procedimiento. Definir las herramientas estadísticas básicas para el control del procedimiento gestión cartera. 3.2. PHVA Planear: las Actividades que se van a llevar a cabo en el transcurso del año para los funcionarios y sus hijos, con el apoyo de las diferentes entidades de recreación y eventos. Hacer: Ejecutar las actividades de acuerdo al plan de Bienestar laboral y estímulos. Verificar: El cumplimiento y participación de los funcionarios a las diferentes actividades programadas. Actuar: Establecer estrategias para optimizar los recursos y las actividades del plan. 4. CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas, actas. ACTIVIDAD ESENCIAL Definir Políticas del Plan de Estímulos DESCRIPCIÓN CÓMO? Descripción de actividades: 1. Levantar el diagnóstico de necesidades con base en expectativas formuladas por los funcionarios. 2. Convocar a reunión de la Comisión de Personal
Página:3 para discutir el diagnóstico y la formulación del Plan Anual de Estímulos, teniendo en cuenta el presupuesto asignado. 3. Levantar acta de reunión y solicitar firmas. Responsable: Coordinadora Grupo de Desarrollo Humano, Profesional Especializado, Profesional Universitario. experiencia en el área de bienestar laboral y estímulos. Recursos esenciales: Equipo de Oficina. los trabajadores. Mejor Calidad de Vida Normatividad: Decreto 775 / 05 Decreto 2929 / 05 Decreto 1567 / 98 Herramientas de control: Verificar la correcta elaboración de las políticas de bienestar laboral y estímulos. Frecuencia: Anual Tecnología (M.A.S): Manual y Sistematizada Elaboración aprobación Plan Estímulos y del de Descripción de actividades: 1. Proyectar el acto administrativo para ser entregado a la Comisión de Personal. 2. Obtener el visto bueno de la Comisión de Personal y hacer las correcciones del caso. 3. Remitir con oficio a la Oficina Asesora Jurídica para su aprobación. 4. Realizar las correcciones del caso. 5. Firmar y aprobar el acto administrativo se lleva a Secretaría General para su correspondiente numeración y fecha. 6. Verificar que este colgada la resolución en la página web.
Página:4 Responsable: Coordinadora Grupo de Desarrollo Humano, Profesional Especializado, Profesional Universitario. experiencia en el área de bienestar laboral y estímulos. Recursos esenciales: Equipo de Oficina. los trabajadores. Mejor Calidad de Vida Normatividad: Decreto 775 / 05 Decreto 2929 / 05 Decreto 1567 / 98 Herramientas de control: Acto administrativo. Frecuencia: Anual Tecnología (M.A.S): Manual y Sistematizada. Descripción de actividades: Ejecución y evaluación del Plan de Estímulos Bienestar Social. 1. Establecer los costos a través de Cotizaciones para realizar las actividades programadas en el plan de bienestar social. 2. Elaborar los estudios previos de acuerdo a la fecha y la actividad programada, tramitando la respectiva solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal y posteriormente ser remitidos al Grupo de Contratación Administrativa para que gestionen el proceso de invitación pública o contrato, de acuerdo al monto. 3. Convocar por parte del Grupo de Desarrollo Humano, a los funcionarios, dependiendo la actividad para la respectiva inscripción de participación. 4. Realizar el listado de las personas que han confirmado con el fin de tomar la firma de asistencia, o entrega de boletas. Según sea el caso. 5. Elaborar un informe o hacer la respectiva evaluación de la actividad mediante una encuesta. Archivándose con la documentación que la
Página:5 Inscripción torneos deportivos en soporta. Responsable: Coordinadora Grupo de Desarrollo Humano, Profesional Especializado, Profesional Universitario, experiencia en el área de bienestar laboral y estímulos Recursos esenciales: Solicitudes, políticas, presupuesto. los trabajadores. Mejor Calidad de Vida Normatividad: Resolución 4905 del 30 de junio de 2009, Resolución 7040 del 9 de septiembre de 2009, Herramientas de control: Estudiar las diferentes propuestas presentadas para la elaboración del plan anual de bienestar laboral. Frecuencia: Periódico. Tecnología (M.A.S): Manual y Sistematizada Descripción de actividades: Torneos: 1. Participar en los diferentes torneos que convoca el sector privado y el sector público. 2. Elaborar los estudios previos para los torneos que implican costo, de acuerdo a la fecha y la actividad programada, tramitando la respectiva solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal y posteriormente ser remitidos al Grupo de Contratación Administrativa para que gestionen el proceso de invitación pública o contrato, de acuerdo al monto. 3. Informar a los funcionarios para que conformen inscripción en las diferentes disciplinas deportivas convocadas. 4. Generar planillas de inscripción en las convocatorias, para cualquiera de las dos opciones.
Página:6 5. Diligenciar los carnés de cada uno de los jugadores, en firmas, fotos, y laminación. 6. Consultar semanalmente la programación de juegos e informar a los jugadores. 7. Pasar planillas de inscripción a la A.R.P. Responsable: Profesional Universitario, Profesional Especializado, Técnico Administrativo experiencia en el área de bienestar laboral y estímulos Recursos esenciales: Presupuesto, funcionarios dispuestos a participar en las actividades, Colaboración de la Caja de compensación familiar o entidades de recreación y eventos los trabajadores. Mejor Calidad de Vida. Normatividad: Resolución 4905 del 30 de junio de 2009, Resolución 7040 del 9 de septiembre de 2009, Herramientas de control: Convocatorias realizadas, planillas y jugadores inscritos. Frecuencia: Periódico. Tecnología (M.A.S): Manual y Sistematizada Descripción de la actividad: Ejecución y evaluación del Plan Anual de Estímulos (incentivos). Elección de los mejores funcionarios. 1. Evaluar los resultados obtenidos en la evaluación del desempeño laboral. 2. Depurar los resultados para solicitar justificación a los jefes sobre las calificaciones sobresalientes. 3. Convocar al Comité de Incentivos para la elección de los mejores funcionarios y mejor equipo de trabajo, de acuerdo como lo establezca el acto administrativo.
Página:7 4. Consignar en acta donde se consoliden los resultados de la reunión. 5. Recoger firmas de los asistentes. 6. Proyectar acto administrativo en el cual se den a conocer los resultados a todos los funcionarios. 7. Verificar que se publique en la web. 8. Hacer reconocimiento público a estos funcionarios. 9. Proyectar acto administrativo por el cual se otorguen los incentivos pecuniarios de los que fueron beneficiarios. Responsable: Profesional Universitario, Profesional Especializado, Técnico Administrativo experiencia en el área de bienestar laboral y estímulos Recursos esenciales: Presupuesto, funcionarios dispuestos a participar en las actividades, Colaboración de la Caja de compensación familiar o entidades de recreación y eventos los trabajadores. Mejor Calidad de Vida. Normatividad: Resolución 4905 del 30 de junio de 2009, Resolución 7040 del 9 de septiembre de 2009, Herramientas de control: Base de datos de la EDL, acto administrativo del plan de incentivos. Documentos que la soporten. Encuesta. Frecuencia: Anual. Tecnología (M.A.S): Manual y Sistematizada Ejecución y evaluación del Plan Anual de Incentivos Descripción de la actividad: Subsidio educativo: 1. Solicitar disponibilidad presupuestal a Secretaría General. 2. Remitir al Grupo de Contratación Administrativa la elaboración de adición al Convenio que tienen
Página:8 la SNR con el ICETEX junto con el CDP. 3. Recibir las solicitudes de subsidio educativo que llegan de los funcionarios. 4. Evaluar la documentación allegada por ellos. 5. Alimentar la base de datos. 6. Convocar a Comité de Incentivos. 7. Informar a los funcionarios no favorecidos exponiendo las causas de los resultados de la reunión. 8. Informar a los funcionarios favorecidos tanto nuevos como antiguos de los resultados de la reunión. 9. Apoyar a los funcionarios nuevos en las gestiones que tienen que hacer a través de la web del ICETEX. 10. Elaborar oficio con las copias de los documentos de los funcionarios antiguos para remitirlos a ICETEX y se proceda al desembolso. 11. Hacer seguimiento. 12. Recibir y evaluar la documentación de los funcionarios nuevos para remitir al ICETEX y que se proceda al desembolso. 13. Alimentar la base de datos. 14. Hacer seguimiento y verificación, solicitando resoluciones de desembolso. 15. Informar constantemente a los funcionarios de los avances del proceso. Responsable: Profesional Universitario. experiencia en el área de bienestar laboral y estímulos Recursos esenciales: Presupuesto, funcionarios dispuestos a participar en las actividades, Colaboración de la Caja de compensación familiar o entidades de recreación y eventos los trabajadores. Mejor Calidad de Vida. Normatividad: Resolución 4905 del 30 de junio de 2009, Resolución 7040 del 9 de septiembre de 2009. Herramientas de control: Base de datos de la EDL, acto administrativo del plan de incentivos. Documentos que la soporten.
Página:9 Frecuencia: Permanente. Tecnología (M.A.S): Manual y Sistematizada 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 5.1 Documentos asociados Norma NTC-GP: 1000-2009. Sistema de gestión pública de la calidad. Manual de calidad. Ley 87 de 1993 Constitución Política de Colombia, artículos 209 y 169. Decreto 1599 de 2005 Modelo Estándar de control interno. Decreto 2929 de 2005 Decreto 1567 de 1998 Decreto 1572 de 1998 Plan estratégico Institucional: Política de calidad, focos estratégicos, visión, misión y valores. 5.2 Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2009. Metodologías. Manual de implementación del MECI. 6. NOTAS DE CAMBIO.. VERSIÓN 1 2 3 NATURALEZA DEL CAMBIO Se hizo ajustes al procedimiento acorde con los resultados de la auditoría interna Se realizaron ajustes en relación al mejoramiento del proceso. Se realizo ajuste al procedimiento acordes con la auditoría interna de calidad. 7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades)
Página:10 Código GH-GBL-PR-08-FR-01 Nombre Encuesta de satisfacción Elaboró: Viviana Pimienta Vera Claudia Jeannette Monguí Celeno Fecha: 24 de Junio de 2011 Revisó: Yurley Díaz García Oficina Asesora de Planeación Fecha: 24 de Junio de 2011 Aprobó: Omar Germán Mejía Olmos/Coordinador (E) Grupo de Desarrollo Humano. Fecha: 22 de Julio de 2011