CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS INFORME DE AUDITORIA A LA LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2008 GUATEMALA, MAYO DE 2008

69 ANTECEDENTES RESUMEN GERENCIAL La Asociación para el Desarrollo Comunitario, que podrá abreviarse con las siglas ASODECO, fue creada mediante Acta Notarial No. Doscientos setenta y ocho (278), autorizada por el Notario Jorge Eduardo Herrera Cienfuegos, el 22 de abril de 2003, e inscrita en el Registro de Personas Jurídicas bajo la partida No. 25, folio 47 y 48 del libro 6, del Sistema Único del Registro Electrónico de Personas Jurídicas. La Asociación tiene como domicilio la 5ª calle 5-10 zona 1, Apartamento # 2, Chiquimula, Chiquimula. Los fines y objetivos de entidad son: a) Procurar el desarrollo integral socioeconómico de sus asociados y las comunidades de Guatemala; b) Coordinar esfuerzos con otras entidades públicas y privadas que propugnen el desarrollo integral y la modernización; c) Ejecutar estudios y proyectos que tiendan a resolver los problemas de desarrollo local o que incidan en el desarrollo regional y nacional; d) Promover la formulación, ejecución, operación y funcionamiento de proyectos de producción, comercialización agrícola, industrial y artesanal, salud, educación, recreación y vivienda, así como proyectos que tiendan a aumentar el ingreso familiar y el bienestar de la población y el desarrollo de las comunidades; e) Promover el financiamiento de sus proyectos y todas aquellas actividades que permitan las leyes; f) Promover el desarrollo de programas de créditos que beneficien a los asociados, a efecto de mejorar su nivel de vida; g) Formular y ejecutar proyectos orientados a la protección, conservación y mejoramiento del medio ambiente, propiciando el manejo sostenible de los recursos naturales. La Asociación, es ajena a actividades políticas partidistas, no lucrativa, no religiosa, respetuosa de la creencia de sus asociados, de promoción social y de desarrollo en todos los órdenes. La escritura de constitución indica que, no habrá discriminaciones de ninguna naturaleza y será eminentemente democrática.

70 OBJETIVOS DE AUDITORÍA Practicar Auditoría Gubernamental, incluyendo la evaluación de aspectos Financieros, de cumplimiento y de gestión en la Asociación para el Desarrollo Comunitario -ASODECO-, a fin de identificar situaciones críticas y proponer mejoras en los controles gerenciales y en la obtención de resultados. Evaluar la estructura organizacional y el control interno, para conocer y comprender el funcionamiento de la Asociación, así como la identificación de las áreas críticas para definir su naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria. Comprobar que las operaciones y transacciones financieras y administrativas ejecutadas por la Asociación, estén debidamente autorizadas por la Junta Directiva y que las mismas sean congruentes con su función. Evaluar los sistemas de control interno implementados por la entidad, para determinar si han sido efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y las operaciones de su gestión. Verificar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a las distintas operaciones auditadas, con criterios de transparencia en la calidad del gasto público. Verificar si el sistema de contabilidad implementado por la Asociación, llena los requisitos mínimos de registro, control y seguridad, para salvaguardar la información que se produce por las operaciones financieras que se efectúan. Verificar si la ejecución de los fondos públicos proporcionados a la Asociación para el Desarrollo Comunitario - ASODECO-, se realizó en forma eficiente y transparente.

71 ALCANCE DE AUDITORÍA Se verificó el 100% de los ingresos y egresos de la Caja Fiscal del período comprendido del 1 de enero de 2007 al 22 de enero de 2008, examinando la documentación de respaldo, verificando que ésta llene los requisitos legales. Los ingresos que ejecuto durante el periodo dos mil ocho ascendieron a la cantidad de DOS MILLONES SETECIENTOS VEINTIDOS MIL NOVECIENTOS OCHENTA Y CINCO QUETZALES CON OCHO CENTAVOS (Q2,722,985.08).

72 INFORME DE CONTROL INTERNO HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 3 DEFICIENCIA EN LA OPERATORIA DEL LIBRO DE BANCOS Condición Al practicar auditoria a la Asociación para el Desarrollo Comunitario ASODECO, se determinó que en un sólo libro de bancos, registran las operaciones de cincuenta y tres cuentas bancarias de depósito monetario en BANRURAL. Criterio Conforme lo establece el Acuerdo Interno No. 09-03, de fecha 08 de julio de 2003, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, (modificado por el Acuerdo Interno A-57-2006 de fecha 8 de junio de dos mil seis), que aprueba Las Normas de Control Interno Gubernamental, en lo que respecta a las Normas Aplicables al Sistema de Tesorería, numeral 6.13 Administración de Cuentas Bancarias. El Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Tesorería Nacional y la autoridad superior de cada entidad pública, son las responsables de emitir la normativa para una adecuada administración de las cuentas bancarias. La Tesorería Nacional y las unidades especializadas de cada ente público, son responsables de cumplir con las normas y procedimientos que permitan alcanzar la eficiencia, eficacia y transparencia en el manejo de las disponibilidades de efectivo, a través de cuentas bancarias. Causa Inobservancia por parte de la Presidenta y Representante Legal, así como el Tesorero de la Asociación, de las Normas Generales de Control Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas, en la ejecución de sus actividades. Efecto Lo anterior repercute negativamente en el normal desarrollo de las actividades que se realizan en la Asociación, generando desorden e inadecuada utilización de los recursos técnicos, humanos y financieros. Recomendación Que la Junta Directiva de la Asociación, dedique la debida atención a las deficiencias de control interno señaladas en el informe correspondiente, implementando las medidas correctivas necesarias, para minimizar los riesgos que las mismas conllevan. Comentarios de la administración En oficio sin número de fecha 22 de febrero de 2008 la Presidenta de la Asociación expone lo siguiente: El libro de bancos que tiene autorizada la asociación reza en su autorización que es para el registro de los aportes del Consejo de Desarrollo no así para una cuenta especifica, entendemos que debe de existir algún acuerdo interno en contraloría para exigir que se lleve un libro por cada cuenta bancaria; pero ante la situación de austeridad que mantiene nuestra Asociación y ante el sistema operativo de las cuentas que maneja ASODECO se puede notar que el movimiento por cuenta ocupa apenas una hoja para su manejo total; por lo que de utilizar un libro por cuenta seria un desperdicio. Deberían de considerar esto ya que ustedes mismo como ente fiscalizador su lema es LA CALIDAD DEL GASTO PUBLICO. Además se deja en claro que solo tenemos un libro pero las conciliaciones bancarias se encuentran al día, debidamente registradas y su movimiento esta acorde a cada operación y las cuentas están debidamente conciliadas y canceladas. También se debería tomar en cuenta que por la clase de cuenta que es de un proyecto en específico su movimiento es aproximadamente de tres meses por lo que se ocupan aproximadamente dos hojas y luego se cancela la cuenta. Se cree que es justificable que se exonere de este hallazgo.

73 Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que los argumentos de la Administración carecen de fundamento legal y no constituyen prueba suficiente para desvanecer el mismo. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica de OCHO MIL QUETZALES (Q8,000.00) para: Marvin Odilio Pérez Díaz, Presidente y Representante legal de enero a mayo de 2007, Presidenta y Representante Legal, de mayo 2007 a la fecha Arely Yerlin Yomara Rivas Leiva y para el Tesorero, Reyes David Miranda Morales, por la cantidad de OCHO MIL QUETZALES (Q.8,000.00), para cada uno, sanción que asciende a la cantidad de VEINTICUATRO MIL QUETZALES (Q24,000.00), de conformidad con lo que establece el numeral 18 del Artículo 39, del Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.

74 INFORME DE CUMPLIMIENTO HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 1 ATRASO EN LOS REGISTROS DE LA CAJA FISCAL Condición Se encontró atraso en operatoria de ingresos y egresos de Caja Fiscal del mes de febrero de 2007 al mes de enero de 2008. Criterio Según lo establece el Acuerdo Interno No. 09-03, de fecha 08 de julio de 2003, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, modificado por el Acuerdo Interno A-57-2006 de fecha 8 de junio de dos mil seis, que aprueba Las Normas de Control Interno Gubernamental, en el numeral 5.5 Registro de las Operaciones Contables, indica que El Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas y procedimientos para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las operaciones de ingresos y egresos en las diferentes etapas y en sus respectivos sistemas, corresponda únicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y dispongan de la documentación de soporte necesario, para garantizar la generación de información contable, presupuestaria, física, financiera y de tesorería; confiable, veraz y oportuna. Todo registro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoria y en general el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registros contables. Causa Inobservancia por parte de la Presidenta y Representante Legal y Tesorero de la Asociación, de las Normas Generales de Control Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas, en la ejecución de sus actividades. Efecto Lo anterior repercute negativamente en el normal desarrollo de las actividades que se realizan en la Asociación, generando desorden e inadecuada utilización de los recursos técnicos, humanos y financieros. Recomendación Que la Presidenta y Representante Legal de la Asociación, dedique la debida atención a las deficiencias de control interno señaladas en el informe correspondiente, implementando las medidas correctivas necesarias, para minimizar los riesgos que las mismas conllevan. Comentarios de la administración La Presidenta de la entidad, en oficio sin número de fecha 22 de febrero de 2008. Indicó: En relación el atraso se debió a que el Tesorero de la Asociación sufrió una serie de infartos el veintisiete de septiembre del año dos mil seis, habiéndose sometido a un riguroso tratamiento que hasta la fecha sigue con el mismo, además con fecha dos de noviembre del dos mil siete sufrió un accidente del cual resulto con varias lesiones que lo tuvieron convaleciente hasta el mes de Enero. Pero a la fecha a pesar de todos estos inconvenientes, los registros contables están completamente al día, adjuntando para el efecto la rendición de cuentas extendida por su persona. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo ya que de conformidad con el análisis realizado a las evidencias, argumentos y explicaciones presentadas por la administración de la Asociación, se determinó que las mismas no son suficientes, pertinentes y competentes para desvanecer el hallazgo.

75 Acción Correctiva Se solicitó sanción económica por la cantidad de CUATRO MIL QUETZALES (Q4,000.00), para cada uno de los responsables: Marvin Odilio Pérez Díaz, Presidente y Representante Legal de la Asociación, de enero a mayo de 2007, Presidenta y Representante Legal, de mayo 2007 a la fecha, Arely Yerlyn Yomara Rivas Leiva, y el Tesorero Reyes David Miranda Morales, sanción que asciende a la cantidad de DOCE MIL QUETZALES (Q12,000.00), de conformidad con el numeral 18 del artículo 39, del Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.

76 HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 2 FALTA DE RENDICIÓN DE CUENTAS Condición Se estableció que la entidad al 22 de enero de 2008, no había presentado ante la Contraloría General de Cuentas, la rendición de cuentas correspondiente de enero a diciembre 2007. Criterio Conforme Acuerdo Interno No. 09-03, de fecha 8 de julio de 2003, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, (modificado por el Acuerdo Interno A-57-2006 de fecha 8 de junio de dos mil seis), que aprueba las Normas de Control Interno Gubernamental, en el numeral 2.12, Proceso de Rendición de Cuentas, indica La máxima autoridad de cada ente público, debe normar y velar porque la rendición de cuentas constituya un proceso ascendente, que abarque todos los niveles y ámbitos de responsabilidad y contribuya a rendir cuentas públicamente. Causa Inobservancia de las autoridades superiores de la Asociación, con lo que regula el numeral 2.12, del Proceso de Rendición de Cuentas, de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental. Efecto El ente fiscalizador, no dispone de información y documentación necesaria para realizar el examen correspondiente y expresar una opinión razonable o no, de las operaciones financieras de la entidad. Recomendación Que la Presidenta y Representante Legal de la Asociación, vele por el cumplimiento de la rendición de cuentas, instruyendo al Tesorero a efecto que dicha información se prepare en un plazo que no exceda de cinco días posteriores al mes que corresponda rendir cuentas. Comentarios de la administración La Presidenta de la Asociación, en oficio sin número de fecha 22 de febrero de 2008 indicó que por la situación de salud del Tesorero, no se pudieron presentar en tiempo los registros correspondientes. Pero se deja en claro que los registros contables al día de hoy se encuentran completamente al día. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que, los integrantes de Junta Directiva de la Asociación deben evaluar los aspectos contables, asimismo informar constantemente de los resultados financieros y dar cumplimiento a la rendición de cuentas. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica para Marvin Odilio Pérez Díaz, Presidente y Representante Legal de enero a mayo de 2007, Presidenta y Representante Legal, de mayo 2007 a la fecha, Arely Yerlin Yomara Rivas Leiva, y para el Tesorero, Reyes David Miranda Morales, por la cantidad de CINCO MIL QUETZALES (Q5,000.00), para cada uno. Sanción que asciende a la cantidad de QUINCE MIL QUETZALES (Q15,000.00), de conformidad con lo que establece el numeral 12 del Artículo 39, del Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.

77 HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 4 INEXISTENCIA DE FIANZAS DE CONSERVACIÓN DE OBRA Y SALDOS DEUDORES Condición Se determinó que la Asociación no ha actualizado información ante el Ministerio de Economía, con respecto al cambio de Junta Directiva que tomó posesión el día 7 de mayo de 2007. Criterio Según lo estipula el Decreto 02-2003, Ley de Organizaciones No Gubernamentales para el Desarrollo, en el artículo 11, párrafo último indica, que el Ministerio de Economía, llevará un registro de las Organizaciones No Gubernamentales, inscritas en todo el país, las cuales están obligadas a informar y actualizar semestralmente la información, e inmediatamente cuando procedan cambios de la información reportada. Causa Inobservancia de parte de la Presidenta de la Asociación, a las obligaciones que contempla la Ley de Organizaciones No Gubernamentales para el Desarrollo. Efecto La falta de actualización de los cambios efectuados en la Asociación, no da fiabilidad en la base de datos del Ministerio de Economía, lo cual no garantiza seguridad en la información que se pueda proporcionar a terceros. Recomendación Que la Presidenta y Representante Legal de la Asociación para el Desarrollo Comunitario ASODECO, gire sus instrucciones al Tesorero de la misma, para que inmediatamente traslade la información relacionada con los cambios realizados en dicha Asociación, al Ministerio de Economía, como lo indica el articulo 11 del Decreto No. 02-2003 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Organizaciones No Gubernamentales para el Desarrollo. Comentarios de la administración En oficio sin número de fecha 22 de febrero de 2008, la Presidenta indicó que: En relación a este hallazgo se justifica que el artículo referente no deja muy clara la obligación de la Asociación para actualizar sus datos ante el Ministerio de Economía. Ya que pensamos que eran los registradores civiles municipales quienes manejarían esta información como lo deja en claro el articulo 11 de la Ley de Organizaciones No Gubernamentales para el Desarrollo, Decreto Número 02-2003 y es ante éste ente que actualizamos la información de la Asociación; sin embargo nos pondremos en contacto con las autoridades responsables para establecer la vía por la cual podamos cumplir con esta obligación. Por lo que solicito se me exonere de este hallazgo. Comentarios de auditoría De conformidad con el análisis realizado a las evidencias, argumentos y explicaciones presentadas por la Administración de la Asociación, se determinó que las mismas no son suficientes, pertinentes y competentes para desvanecer el hallazgo, por lo que se confirma el mismo. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica de CUATRO MIL QUETZALES (Q4,000.00) para: Arely Yerlin Yomara Rivas Leiva, Presidenta y Representante Legal de la Asociación, de conformidad con lo que establece el numeral 18 del Artículo 39, del Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.

78 RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAS ANTERIORES Por parte de la Comisión que auditó el periodo 2006, se giraron instrucciones a que todos los eventos sean publicados en Guatecompras, al respecto la Asociación durante el período 2007, cumplió con las recomendaciones.

79 PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERÍODO AUDITADO No. 1 Nombre Cargo Del Al ARELY YERLIN YOMARA RIVAS LEIVA PRESIDENTE Y REPRESENTANTE LEGAL 01/01/2008 31/12/2008 2 REYES DAVID MIRANDA MORALES TESORERO CONTADOR 01/01/2008 31/12/2008