MANUAL DE POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS Código de ética y de conducta comercial 1 de septiembre de 2009 Toyota Carlsbad y Lexus Carlsbad CÓDIGO DE ÉTICA Y DE CONDUCTA COMERCIAL Este Código de ética y de conducta comercial abarca una amplia gama de prácticas y de procedimientos comerciales y, además, sirve como guía para la toma de decisiones éticas. La Compañía se compromete a una integridad inflexible en todo lo que hacemos y en la manera en la que nos relacionamos con las demás personas que no pertenecen a la Compañía. Este Código no abarca todos los problemas que puedan surgir, pero establece las políticas básicas para orientar a los directores, a los funcionarios y a los empleados de la Compañía y de sus filiales y empresas subsidiarias en cuanto a la conducta comercial y a la toma de decisiones éticas. Particularmente, este Código abarca las políticas diseñadas a fin de impedir acciones ilícitas y promover (1) una conducta ética y honesta; (2) la prevención de conflictos de intereses; (3) las divulgaciones comprensibles, precisas, justas, completas y oportunas; y (4) el cumplimiento de las leyes, de las normas y de las reglas gubernamentales correspondientes. Los directores, los funcionarios y los empleados deberán comportarse de acuerdo con estas políticas e incluso deberán tratar de evitar la mínima ocasión de comportamiento inadecuado. Los directores, los funcionarios y los empleados de la Compañía también deberán consultar el material de recursos humanos de la Compañía, al igual que los manuales de los empleados de nuestras diferentes filiales y, de esta manera, obtener una mejor guía de los temas que se tratan en el presente documento. Los agentes y los representantes de la Compañía, incluidos los asesores, también deberán recibir una copia del presente Código. Este Código no es un contrato laboral explícito ni implícito y no crea ningún derecho contractual de ninguna clase entre la Compañía y sus empleados. Además, todos los empleados deben comprender que el Código no modifica su relación laboral, ya sea voluntaria o regulada por un contrato. Si la ley contradice alguna de las políticas de este Código, usted deberá cumplir con la ley. Sin embargo, si la costumbre o las políticas locales contradicen este Código, usted deberá cumplir con el Código. Si tiene alguna duda acerca de estos conflictos, deberá consultar a su supervisor sobre la manera en la que puede manejar la situación. Cada director, funcionario y empleado será responsable de cumplir con este Código. Con el fin de cumplir con este Código, los funcionarios y los empleados se denominarán de aquí en adelante "empleados". Aquellos que violen las políticas incluidas en el Código estarán sujetos a medidas disciplinarias, hasta la finalización de la relación laboral con la Compañía y, de ser apropiado, responsabilidad civil y acciones penales. Si se encuentra en una situación en la que crea que pudiera violar o llevar a la violación de este Código, deberá informar dicha situación como se describe en los Apartados 13 y 45 del presente.
1. Cumplimiento de las leyes, de las normas y de las reglas Código de ética y de conducta comercial Cumplir con la ley, ya sea explícitamente o implícitamente, es uno de los fundamentos en los que se crean las políticas de ética de la Compañía. Todos los directores, los funcionarios y los empleados deberán respetar y obedecer todas las leyes, las normas y las reglas gubernamentales correspondientes. Aunque no se espera que todos los directores, los funcionarios y los empleados conozcan en detalle estas leyes, normas y reglas, es importante saber lo suficiente a fin de determinar cuándo es propicio pedir ayuda a los supervisores, a los gerentes o a otro miembro del personal adecuado. La Compañía cuenta con información y con sesiones de capacitación a fin de promover el cumplimiento de las leyes, de las normas y de las reglas. 2. Conducta ética y honesta Cada director, funcionario y empleado deberá siempre manejarse de manera ética y honesta. Cada director, funcionario y empleado deberá actuar con los estándares de integridad personal y profesional más elevados y no deberá tolerar el comportamiento de aquellas personas que intenten engañar o evadir responsabilidades en lo que respecta a sus acciones. Todos los conflictos de intereses reales o aparentes entre relaciones personales y profesionales se deberán manejar de manera honesta y ética y en conformidad con las políticas detalladas en este Código. 3. Conflictos de intereses Un "conflicto de interés" tiene lugar cuando los intereses privados de una persona interfieren de algún modo (o, incluso, cuando aparentan interferir) con los intereses de la Compañía como un todo. Una situación de conflicto puede originarse cuando un empleado, un funcionario o un director toma acciones o tiene intereses que podrían complicar, de manera objetiva y efectiva, su trabajo dentro de la Compañía. Los conflictos de intereses también pueden originarse cuando un empleado, un funcionario, o un miembro de su familia recibe beneficios personales inadecuados como resultado de su cargo en la Compañía. Casi siempre, existe un conflicto de intereses cuando un empleado trabaja de manera simultánea para la competencia, para un cliente o para un proveedor. No se le permitirá trabajar o actuar como asesor para la competencia, para un cliente o para un proveedor. La mejor política es evitar cualquier contacto comercial directo o indirecto con nuestros clientes, con nuestros proveedores o con nuestras empresas de la competencia, excepto que sea en representación. Si le solicitan que actúe como director de otra sociedad o agencia gubernamental, deberá obtener una aprobación previa del Presidente. Pueden ocurrir situaciones en las que las relaciones con los miembros de la familia y con los amigos originen conflictos de interés. Generalmente, a los empleados se les prohíbe tener la posibilidad de supervisar, de revisar o de tener influencia alguna en la evaluación del trabajo o del salario de sus parientes cercanos. Los directores y los empleados cuyos familiares o amigos trabajan en empresas que busquen proveer sus mercaderías o sus servicios a la Compañía no podrán utilizar su influencia personal a fin de comprometer las negociaciones. Los empleados que tengan parientes o amigos que trabajen para la competencia y, en caso de que tales relaciones pudieran causar un conflicto de intereses, deberán informarlo a sus supervisores inmediatos. Los conflictos de intereses están prohibidos como asunto de las políticas de la Compañía. Los conflictos de intereses pueden no siempre ser claros, por eso si tiene dudas, deberá consultar a su supervisor, a un gerente o 2
a otro miembro del personal apropiado o al Departamento de Recursos Humanos. Todo empleado o director que se entere de un conflicto o de un posible conflicto o que conozca cualquier transacción material o relación que podría esperarse razonablemente que origine dicho conflicto deberá informarlo inmediatamente al supervisor, al gerente o al miembro del personal apropiado que no se encuentre involucrado en el asunto que dio origen al conflicto o posible conflicto o deberá consultar los procedimientos descritos en los Apartados 13 y 14 de este Código. 4. Información confidencial Los empleados, los funcionarios y los directores que tienen acceso a información confidencial no tienen permitido utilizar o compartir información por cualquier otro motivo excepto la conducción de nuestra empresa. Toda información privada acerca de la Compañía deberá ser considerada información confidencial. La utilización de información privada para beneficio financiero personal o para "pasar los datos" a otras personas que podrían realizar una decisión de inversión sobre la base de esta información no sólo es poco ético sino además ilegal. Si tiene dudas al respecto, consulte al Director Financiero. 5. Finanzas personales Los empleados deben manejar sus asuntos financieros personales con el fin de no perjudicar a la Compañía. Recomendamos a los empleados que cumplan sus obligaciones financieras oportunamente y mantengan una buena solvencia crediticia. Los empleados no pueden realizar ni solicitar préstamos de fondos personales a otros empleados, clientes o proveedores. 6. Oportunidades empresariales Los empleados y los directores tienen prohibido aprovecharse de oportunidades personales que sean descubiertas por medio del uso de la propiedad, de la información o del cargo en la empresa. Ningún empleado ni director podrá utilizar la propiedad, la información o el cargo de la empresa para beneficios personales y ningún empleado ni director podrá competir de manera directa o indirecta con la Compañía. Los empleados y los directores tienen la obligación de promover sus intereses legítimos a la Compañía cuando surja la oportunidad para ello. 7. Competencia y negociaciones lícitas Buscamos superar a nuestra competencia de manera leal y honesta. Tratamos de encontrar ventajas competitivas por medio de un rendimiento superior, nunca por medio de prácticas comerciales ilegales o poco éticas. Está prohibido robar información de propiedad, poseer información comercial secreta obtenida sin el consentimiento del dueño o inducir dichas divulgaciones de empleados actuales o ya retirados de otras compañías. Cada empleado o director deberá intentar, por todos los medios, de respetar los derechos y de negociar lealmente con los clientes, con los proveedores, con la competencia y con los empleados de la Compañía. Ningún empleado ni director deberá sacar provecho desleal de nadie por medio de manipulación, ocultación, abuso de información privilegiada, tergiversación de hechos materiales ni cualquier otro tipo de práctica de negociación intencional, así como tampoco de la compra de equipos, de suministros y de herramientas. Ningún empleado ni director deberá verse involucrado ni recibir ningún soborno. El objetivo de los premios y de los entretenimientos comerciales en un ámbito empresarial es el de crear una relación laboral sólida y conciliadora, no el de aprovechar oportunidades desleales en la relación con los clientes. En ningún caso se deberá ofrecer, dar, brindar o aceptar un premio o atención de ningún director, 3
empleado, familiar de un director o empleado o representante de la Compañía a menos que: (1) no se trate de un premio en efectivo, (2) sea acorde con las prácticas comerciales habituales, (3) no sea excesivamente valioso, (4) no pueda interpretarse como soborno o pago y (5) no viole ninguna ley o regla. Analice con su supervisor acerca de cualquier tipo de premio o de premios propuestos sobre los cuales no esté seguro de que sean adecuados. 8. Discriminación y acoso La diversidad de empleados de la Compañía supone un valor enorme. Nos comprometemos cabalmente a brindar igualdad de oportunidades en todos los aspectos laborales y no toleraremos ningún tipo de discriminación ni acoso ilegal. Algunos ejemplos incluyen comentarios despectivos que tienen que ver con discriminación racial o con características étnicas e insinuaciones sexuales inoportunas. 9. Seguridad y salud La Compañía se esfuerza por brindarle a cada empleado un entorno de trabajo seguro y saludable. Cada empleado tiene la responsabilidad de mantener el lugar de trabajo de manera segura y saludable por medio del cumplimiento de las normas y de las prácticas de seguridad y de salud y de brindar información en caso de accidentes y lesiones y en caso de equipos, prácticas o condiciones inseguras. No se permite un comportamiento violento o intimidatorio. Los trabajadores deberán presentarse a su trabajo en las condiciones necesarias para realizar sus tareas, libres de la influencia de drogas ilegales o de alcohol. No se tolerará el uso de drogas ilegales en el lugar de trabajo. 10. Registro de la información La Compañía requiere que se lleve un registro y un informe preciso o leal de la información con el fin de tomar decisiones de negocios responsables. Varios empleados utilizan con frecuencia cuentas de reembolso de los gastos comerciales, las cuales se deberán documentar y registrar con exactitud. Si no está seguro si se permite el reembolso de ciertos gastos, consulte con su supervisor o con el Departamento de finanzas. Las pautas y las normas se encuentran disponibles en el Departamento de finanzas. Se deberán seguir todos los libros, registros, cuentas y estados financieros de la Compañía en detalle, donde se deberán reflejar adecuadamente las transacciones de la Compañía y se deberá cumplir tanto con los requisitos legales correspondientes como con el sistema de controles internos de la Compañía. Todos los empleados son responsables de informar a la Compañía sobre cualquier asunto contable o de auditoría que les parezca importante. Los registros y las comunicaciones comerciales podrían ser públicos; por lo tanto, debemos evitar la exageración, los comentarios despectivos y las conjeturas o las caracterizaciones inadecuadas de las personas y de las empresas que podrían malinterpretarse. Esto se aplicará de igual manera a correos electrónicos, memos internos e informes formales. Siempre se deben mantener o destruir los registros según las políticas de mantenimiento de registros de la Compañía. En conformidad con tales políticas, en caso de litigio o de investigación gubernamental, consulte con el Director financiero. 11. Confidencialidad Los empleados y los directores deberán mantener en absoluta reserva la información confidencial que la Compañía o sus clientes les confiaron, excepto cuando el asesor legal de la Compañía autorice la divulgación o cuando la misma sea requerida por ley. La información confidencial incluye toda la información privada que podría utilizar la competencia o que podría ser perjudicial para la Compañía o para sus clientes, si se revelase. 4
Incluye además información que nos han confiado proveedores y clientes. La obligación de preservar la información confidencial continúa aún luego de la finalización del empleo en la Compañía. La Compañía recopila y utiliza la información personal privada (NPI, por sus siglas en inglés) y confidencial de los clientes durante el curso normal de su gestión comercial. La Compañía se compromete a proteger esta información del uso, del acceso o de la divulgación no autorizados. Se ha adoptado un programa de protección de la información con el fin de tratar las responsabilidades del Concesionario y del Empleado en cuanto al manejo y a la protección de información personal privada. Todo el personal del concesionario deberá cumplir con las políticas y con los procedimientos de nuestro programa de protección de la información. Debido a que puede existir información que pueda no ser técnicamente personal y privada, toda la información del cliente se tratará con estricta confidencialidad y seguridad en todo momento. 12. Protección y uso apropiado de los activos de la sociedad Todos los empleados y los directores deberán proteger los activos de la Compañía y asegurar su eficiente utilización. El hurto, la falta de cuidado o el derroche tienen un impacto directo sobre la rentabilidad de la Compañía. Cualquier incidente sospechoso, fraude o hurto deberá ser informado inmediatamente para que se proceda a una investigación. Todos los activos de la Compañía deberán ser utilizados con fines comerciales legales y no deberán ser utilizados para negocios ajenos a la Compañía. La obligación de los empleados y de los directores de proteger los activos de la Compañía incluye su información de propiedad. La información de propiedad incluye la propiedad intelectual, por ejemplo, secreto comercial, patentes, marcas y derechos de reproducción, al igual que los planes de servicio, comerciales y de marketing, ideas sobre ingeniería y productos, diseños, base de datos, registros, lista de clientes, información comercial sobre los clientes, información salarial y toda información e informes financieros no publicados. El uso o distribución no autorizada de esta información violaría la política de la Compañía. También podría ser ilegal y ocasionar penas civiles o incluso penales. Los empleados cuyos cargos requieren que manejen dinero en efectivo, cheques o tarjetas de crédito son responsables de conservar seguros estos activos. Son responsables además de comprender y de cumplir las políticas y los procedimientos específicos del manejo de dinero en efectivo en función de su respectivo cargo. Esta información se encuentra disponible en el Manual de manejo de dinero en efectivo, que contiene nuestras políticas y nuestros procedimientos para cada departamento. Antes de aceptar un cargo donde tengan que manejar dinero, se les solicita a los empleados que revisen los apartados correspondientes del manual junto con el supervisor y que firmen un documento donde reconozcan que han leído y comprendido nuestras políticas y nuestros procedimientos de manejo de efectivo. Se deberá informar al gerente cualquier duda o inquietud relacionada con el manejo de efectivo tan pronto como sea posible. 13. Información sobre comportamiento poco ético o ilegal Recomendamos a los empleados que informen rápidamente a sus supervisores, gerentes u otro personal adecuado acerca de un comportamiento ilegal o poco ético que hayan observado y violaciones de leyes, de normas y de reglas o de este Código, o cuando no estén seguros acerca de que curso de acción tomar en una situación en particular. El supervisor, el gerente u otro miembro del personal apropiado a los que se les informen dichos asuntos no deberán involucrarse en el comportamiento ilegal o poco ético o en la violación de leyes, de normas, de reglas o de este Código. Todo supervisor o gerente que reciba un informe de violación o de posible violación de este Código deberá informarlo inmediatamente al Gerente de Recursos Humanos 5
designado. Es parte de la política de la Compañía no permitir represalias por los informes de conducta inapropiada confeccionados de buena fe por los empleados. Se espera que los empleados cooperen en las investigaciones internas de conducta inapropiada. Toda persona involucrada en una investigación de posible conducta inapropiada en cualquier cargo no deberá analizar ni divulgar información a nadie ajeno a la investigación a menos que se requiera por ley o cuando se solicite su propio asesoramiento legal. Toda utilización de estos procedimientos de información de buena fe o de manera frívola o falsa se considerará una violación de este Código. 14. Estándares y procedimientos de cumplimiento Todos debemos trabajar a fin de asegurar una acción rápida y constante contra las violaciones del Código. Sin embargo, en algunas situaciones es difícil diferenciar lo correcto de lo incorrecto. Dado que no podemos anticipar cada situación que se pueda originar, es importante que tengamos una forma de aproximarnos a un nuevo problema o interrogante. Existen algunos pasos que debemos tener en cuenta: Asegúrese de conocer todos los hechos. A fin de lograr las soluciones correctas, debemos tener la mayor información posible. Pregúntese: Qué es puntualmente lo que me han solicitado hacer? Parece poco ético o inadecuado? Esto le permitirá focalizarse en el interrogante específico con el que se enfrenta y en las alternativas que tiene. Utilice su opinión y su sentido común; si algo parece inadecuado o poco ético, probablemente lo sea. Deje en claro su rol y su responsabilidad. En la mayoría de las situaciones, existe una responsabilidad compartida. Sus colegas están informados? Podría ser útil que otras personas se involucren y que traten el problema. Analice el problema con su supervisor. Esta es una guía básica para todas las situaciones. En muchos casos, su supervisor tendrá más conocimiento sobre el interrogante y apreciará que se lo incluya en el proceso de toma de decisiones. Recuerde que es responsabilidad de su supervisor ayudar a resolver problemas. Busque ayuda de los recursos de la Compañía. En casos poco comunes donde podría no ser adecuado analizar un asunto con sus supervisores o cuando no se sienta cómodo al acercarse a su supervisor para realizarle una pregunta, trate el asunto con el gerente de Recursos Humanos. Su informe acerca de la violaciones de este Código se puede hacer confidencialmente y sin tener temor a represalias. Si la situación requiere que su identidad se mantenga en secreto, se protegerá su anonimato. La Compañía no permite ningún tipo de represalia contra los empleados debido a informes de buena fe de las violaciones de este Código, de contabilidad discutible o de asuntos de auditoría. 6
"Buena fe" no significa que no debe estar equivocado, pero significa que usted cree que está brindando información verdadera. Lo importante es que nos informen acerca de su interrogante o preocupación por medio de uno de los canales disponibles. Pregunte primero, actué en consecuencia. Si no está seguro acerca qué debe hacer en una situación dada, solicite orientación antes de actuar. 15. Administración Funcionarios, gerentes y supervisores. Todos los funcionarios, los gerentes y los supervisores son responsables de revisar este Código con sus empleados. Los funcionarios, los gerentes y los supervisores son además responsables de la revisión minuciosa de las prácticas y de los procedimientos a fin de contribuir a garantizar el cumplimiento de este Código. 16. Quejas en relación con asuntos contables y de auditoría. La Compañía ha establecido un procedimiento confidencial para que los empleados presenten sus quejas relacionadas con asuntos de auditoría, en los casos poco comunes en los que no sea adecuado analizar sus preocupaciones con sus supervisores, con sus gerentes, con el auditor interno de la Compañía o con los contadores externos de la Compañía. Dicha información de los empleados deberá dirigirse a: EthicsPoint en www.ethicspoint.com El Presidente, el Gerente de Recursos Humanos y el comité de ética son los únicos que tienen acceso a la información provista para EthicsPoint. 17. Dónde buscar asesoramiento Los empleados que tengan dudas acerca de este Código de ética y de conducta comercial deberán solicitar asesoramiento a sus supervisores inmediatos en primera instancia y luego al Gerente de Recursos Humanos. La política de "puertas abiertas" de la sociedad les brinda a los empleados la libertad de acercarse a cualquier integrante de la gerencia por preguntas o por preocupaciones sobre ética sin temor a represalias. 7
He leído y comprendido lo antes expuesto. Acepto cumplir el código de ética y de conducta comercial. Compañía Nombre Firma Fecha Cargo 8