TORRANCE MEMORIAL MEDICAL CENTER ****************************************************************************** Departamento: ADMINISTRACIÓN Política o procedimiento: ****************************************************************************** PROPÓSITO Torrance Memorial Medical Center (TMMC) proporciona atención compasiva a pacientes cuando tienen necesidad de servicios hospitalarios. Todos los pacientes o su garante tienen una responsabilidad financiera relacionada con los servicios recibidos en TMMC y deben tomar medidas para el pago a TMMC antes o después la prestación de los servicios. Tales medidas pueden incluir el pago por un plan de seguro, incluyendo los programas ofrecidos a través del gobierno federal y estatal. También pueden hacer planes de pago directamente con el paciente, sujeto a los términos de pago y condiciones de TMMC. Los pacientes de emergencia siempre recibirán todo el cuidado médicamente necesario dentro de los recursos del ámbito en TMMC, para garantizar la estabilidad de su condición médica antes de la consideración de cualquier plan financiero. La política de crédito y cobros establece las directrices, políticas y procedimientos para el uso del personal del hospital en la evaluación y determinación de los planes de pago del paciente. Esta política pretende establecer los medios justos y eficaces para el cobro de cuentas del paciente que se le adeuden al hospital. La política de cobros se debe usar junto a la política de acceso de paciente que describe las prácticas utilizadas durante la admisión hospitalaria y procesos de registro ambulatorio. La política de acceso del paciente crea un vínculo entre la información obtenida de los pacientes al frente del ciclo de ingresos, y las actividades de facturación y cobros del Departamento de servicios financieros del paciente. Además, otras políticas de TMMC, como la política de asistencia financiera que contiene disposiciones para la atención de caridad completa y atención de caridad parcial con descuento, serán tenidas en cuenta por el personal de TMMC al establecer medidas de pago para cada paciente específico o su garante. ÁMBITO DE APLICACIÓN La política de crédito y cobros se aplicará a todos los pacientes que reciben servicios en Torrance Memorial Medical Center. Esta política define los requisitos y procesos utilizados por la oficina de negocios del hospital al tomar medidas de pago con los pacientes o garantes de la cuenta. La política de crédito y cobros también especifica las normas y prácticas utilizadas por el hospital para el cobro de deudas derivadas de la prestación de servicios a los pacientes en TMMC. La política de crédito y cobros reconoce que algunos pacientes pueden tener medidas especiales de pago según lo definido por un contrato de seguro del que TMMC es parte, o de acuerdo con las condiciones del hospital de la participación en programas estatales y federales. TMMC intenta tratar a cada paciente o su garante con consideración justa y respeto al tomar medidas de pago. Todas las solicitudes de medidas de pago de los pacientes, las familias del paciente, los garantes Página 1 de8
financieros de los pacientes, médicos, personal del hospital u otros serán dirigidas con arreglo a esta política. POLÍTICA Todos los pacientes que reciben atención en TMMC deben tomar medidas para el pago de alguna o todas las deudas por prestaciones de servicios en el hospital, realizadas de buena fe por TMMC. TMMC se reserva el derecho y mantiene la autoridad exclusiva para establecer los términos y condiciones de pago por cada paciente y/o su garante, conforme a los requisitos establecidos en las leyes o normas estatales y federales. PRÁCTICAS GENERALES 1. TMMC y el paciente comparten la responsabilidad para la resolución exacta y a tiempo de todas las cuentas del paciente. La comunicación y cooperación del paciente es esencial para este proceso. TMMC hará lo posible dentro de lo razonable y rentable para ayudar a los pacientes en el cumplimiento de su responsabilidad financiera. 2. La atención hospitalaria en TMMC está disponible para aquellos que puedan estar precisando los servicios necesarios. Para facilitar las medidas financieras a personas que pueden ser de ingresos bajos o moderados, tanto los que están sin seguro o con seguro insuficiente, TMMC ofrece la siguiente asistencia especial a los pacientes como parte del proceso habitual de facturación: a. Una declaración por escrito de los cargos por los servicios prestados por el hospital que muestra al paciente un listado de todos los cargos incurridos. A petición del paciente, se proporcionará un informe completo y detallado de los cargos; b. A los pacientes que tienen seguro de terceros se les proporcionará un estado recapitulativo que indique claramente la cantidad del pago esperado de, o pagado por el seguro y cualquier o todos los importes adeudados y por pagar por el paciente. A petición del paciente, se proporcionará un informe completo y detallado de los cargos; c. Una petición por escrito que el paciente informe a TMMC si el paciente tiene cualquier cobertura de seguro de salud, Medicare, Healthy Families, la cobertura de Medi-Cal mediante el intercambio de beneficios de salud de California, u otra forma de cobertura de seguro; d. Una declaración por escrito informando al paciente o garante que puede ser elegible para Medicare, Healthy Families, el programa de California Children's Services, el intercambio de beneficios de salud de California (California Health Benefit Exchange) o el programa de asistencia financiera de TMMC; e. Una declaración por escrito que indique cómo el paciente puede obtener una solicitud para Medi-Cal, el programa de Healthy Families, el intercambio de beneficios de salud de California u otro programa de cobertura gubernamental apropiado; f. Si un paciente no tiene seguro, se le facilitará una solicitud para Medi-Cal, el programa de Healthy Families u otro programa de ayuda gubernamental adecuado antes del alta hospitalaria; Página 2 de8
g. Un asociado de negocios de TMMC está disponible sin costo alguno para el paciente para ayudarle con la solicitud a los programas de asistencia gubernamentales pertinentes; h. Una declaración escrita (o un resumen en lenguaje sencillo de la política de asistencia financiera) con respecto a los criterios de elegibilidad y procedimientos de calificación para la atención de caridad completa y/o la atención de caridad parcial con descuento bajo el programa de asistencia financiera de TMMC. Esta declaración deberá incluir el nombre y número de teléfono del personal del hospital que puede ayudar al paciente o garante con información y una solicitud para el programa de asistencia financiera de TMMC. i. Una declaración por escrito indicando el plazo después de que se pueden tomar ciertas acciones de cobros extraordinarios, así como las acciones de cobros extraordinarios que tal vez se usen. 3. TMMC hará lo posible dentro de lo razonable, como se describe en el párrafo I de la sección de procedimientos, antes de presentar las cuentas a cobros, para obtener una solicitud de asistencia financiera completa y utilizar todos los métodos descritos en la regulación IRS 501(r) para dar a conocer esta información, incluyendo, pero no limitado a, la notificación de la asistencia financiera como una condición de admisión, haciendo esfuerzos dentro de lo razonable para notificar verbalmente a los pacientes de la política de asistencia financiera, publicando un resumen en lenguaje sencillo, la política de asistencia financiera, la política de crédito y cobros, y la solicitud de asistencia financiera en su página web, haciendo copias impresas del resumen en lenguaje sencillo, la política de asistencia financiera, la política de crédito y cobros, y la solicitud de asistencia financiera, disponible en la admisión y la aceptación de información de la solicitud verbalmente. Sin embargo, el paciente conserva la responsabilidad última de asegurar la presentación de la solicitud de asistencia financiera y los documentos. El Director de la oficina de negocios, bajo la dirección del director financiero, tiene la responsabilidad final de determinar que se hizo todo lo posible dentro de lo razonable antes de participar en los cobros extraordinarios. 4. La oficina de negocios de TMMC es principalmente responsable de cobro exacto y a tiempo de todas las cuentas del paciente. El personal de la oficina de negocios trabaja en cooperación con otros departamentos del hospital, miembros del personal médico, pacientes, aseguradoras, agencias de cobros y otros para asegurarse de la tramitación exacta y a tiempo de las cuentas del paciente. 5. La información exacta proporciona la base para que TMMC facture correctamente a los pacientes o su asegurador. La información de facturación del paciente debe obtenerse antes de los servicios hospitalarios, siempre que sea posible de modo que se pueda completar la verificación, autorización previa u otras aprobaciones antes de la prestación de servicios. Cuando la información no puede obtenerse antes de la hora del servicio, el personal del hospital trabajará con cada paciente o su garante para asegurarse que TMMC recibe toda la información de facturación necesaria antes de la terminación de los servicios. Página 3 de8
PROCEDIMIENTOS A. Cada cuenta del paciente será asignada a un representante apropiado de la oficina de negocios, en base al tipo de pagador de cuenta y a la carga de trabajo actual del personal. El Director de la oficina de negocios revisará periódicamente las cargas de trabajo del personal y puede cambiar o ajustar el proceso o la asignación específica de las cuentas del paciente para garantizar el cobro exacto, a tiempo y rentable de tales cuentas. B. Una vez que un cuenta del paciente es asignada a un representante de la oficina de negocios, se revisará la información de la cuenta para garantizar la exactitud e integridad de la información necesaria para la facturación de la cuenta. C. Si la cuenta es a pagar por la aseguradora del paciente, la factura inicial se remitirá directamente a la aseguradora designada. El personal de la oficina de negocios de TMMC trabajará con la aseguradora del paciente para obtener cualquier o todos los montos adeudados en la cuenta por la aseguradora. Esto incluirá el cálculo de tarifas contratadas o de otras disposiciones especiales que tal vez apliquen. Una vez que TMMC determine el pago por el asegurador, cualquier saldo residual de responsabilidad del paciente, por ejemplo una cantidad de copago o deducible del paciente, se le cobrará directamente al paciente. Cualquier saldo de paciente será exigible y pagadero dentro de 30 días desde la fecha de esta primera facturación al paciente. D. Si la cuenta se paga sólo por el paciente, se clasificará como cuenta de pago privado. Las cuentas de pago privado potencialmente pueden calificar para un descuento de pronto pago, programas gubernamentales de cobertura o ayuda financiera bajo la política de asistencia financiera de TMMC. Los pacientes con un estado de cuentas de pago privado deben comunicarse con un representante de la oficina de negocios para obtener asistencia en la calificación de una o más de estas opciones. E. Todas las cuentas de pago privado pueden ser objeto de una revisión del historial de crédito. Cualquier paciente de pago privado que es elegible para el programa de asistencia financiera de TMMC no tendrá una revisión de historial de crédito después de la determinación de la calificación del programa. TMMC utilizará un sistema de crédito de buena reputación a nivel nacional para los fines de obtener la experiencia crediticia histórica del paciente o su garante. F. TMMC ofrece a los pacientes una opción de plan de pago cuando no pueden satisfacer la cuenta en un único pago. Los planes de pago se establecen caso por caso a través de la consideración de la cantidad total debida por el paciente a TMMC y la situación financiera del paciente o el representante de la familia del paciente. Los planes de pago generalmente requieren un pago mínimo mensual de una cantidad tal que el plazo del término del plan de pago no supere los doce (12) meses. Esta mínima cantidad de pago mensual se determinará dividiendo el saldo total de responsabilidad excepcional del paciente por 12. Los planes de pago están libres de cargos por intereses o gastos de inicio. Algunas situaciones pueden requerir medidas especiales de plan de pago en base a la negociación entre el hospital y el paciente o su representante. (Vea la política de asistencia financiera de TMMC para obtener información del plan de pago ofrecido a los pacientes con bajos ingresos). Página 4 de8
Los planes de pago pueden hacerse poniéndose en contacto con un representante de la oficina de negocios de TMMC. Una vez aprobado un plan de pago, cualquier falta de pago de conformidad con los términos del plan constituirá un incumplimiento del plan. Es responsabilidad del paciente o garante ponerse en contacto con la oficina de negocios de TMMC si cambian las circunstancias y no pueden cumplirse las condiciones del plan de pago. G. Los saldos de las cuentas de paciente en estado de pago privado se considerarán vencidas después de 30 días desde la fecha de facturación inicial. Las cuentas pueden avanzarse a estado de cobro, según el siguiente cronograma: a. Cualquier saldo de cuenta de pago privado donde TMMC determina que el paciente o el garante dio información demográfica o de facturación fraudulenta, engañosa o inexacta de forma deliberada, puede ser considerada como de cobro inmediato después de dicha determinación por TMMC. Dicha cuenta será revisada y aprobada para el avance por el Director de la oficina de negocios o su representante; b. Cualquier saldo de las cuentas de pago privado donde no se haya recibido ningún pago, no se haya realizado ninguna solicitud de ayuda financiera en la forma de una solicitud de asistencia financiera, y el paciente no se ha comunicado con TMMC dentro de 120 días desde la facturación inicial y un mínimo de una factura con información sobre el nivel de cobro y tres estados de cuentas de ciclo se envíen al paciente o garante, se pueden avanzar para cobro (un mínimo de 120 días tras el primer estado de cuentas de facturación después del alta). Dicha cuenta será revisada y aprobada para el avance por el Director de la oficina de negocios o su representante; c. Cualquier otra cuenta de paciente, incluso aquellas en las que no hubo pago en los últimos 60 días y no se hizo ninguna petición de ayuda en la forma de una solicitud de asistencia financiera, se pueden remitir a estado de cobro cuando: i. Se da un aviso al paciente o al garante de que los pagos no se han realizado de manera oportuna y la cuenta será objeto de cobro a los 30 días desde la fecha de notificación; ii. El paciente o el garante se niega a comunicar o a cooperar con los representantes de la oficina de negocios de TMMC; y iii. El Director de la oficina de negocios o su persona designada de la administración ha revisado la cuenta antes de remitirla a estado de cobro; y iv. Pasaron un mínimo de 120 días después del primer estado de cuentas de facturación después del alta. d. No obstante lo anterior, ninguna cuenta de pago privado previamente establecida en un plan de pago extendido bajo la política de asistencia financiera de TMMC, sin que haya habido pagos por un período de tiempo consecutivo de 90 días, podrá remitirse a estado de cobro o realizar acciones adicionales de cobro hasta haberse producido lo siguiente: i. El hospital o la agencia de cobros hará un esfuerzo razonable para ponerse en contacto con el paciente por teléfono y dar aviso por escrito de que el plan de pago podrá ser declarado inoperante. Página 5 de8
ii. Se ofrecerá una oportunidad al paciente o la familia del paciente para volver a negociar los términos del plan de pago extendido que no se haya cumplido. H. Las cuentas de pacientes no se remitirán a estado de cobro cuando el paciente o el garante hace esfuerzos razonables para comunicarse con los representantes de la oficina de negocios de TMMC y hace esfuerzos de buena fe para resolver la cuenta pendiente. El Director de la oficina de negocios de TMMC o su representante determinará si el paciente o el garante continúa con sus esfuerzos de buena fe para resolver la cuenta de paciente y puede utilizar indicadores tales como: la solicitud de Medi-Cal, Healthy Families y otros programas gubernamentales; solicitud para el programa de asistencia financiera de TMMC; pagos parciales regulares de una cantidad razonable; negociación de un plan de pago con TMMC y otros indicadores que demuestran el esfuerzo del paciente para cumplir con su obligación de pago. I. Para los pacientes que han presentado una solicitud de asistencia financiera parcial, o que no han podido presentar ninguno de los documentos justificativos requeridos (es decir, una solicitud incompleta), TMMC hará los esfuerzos razonables para garantizar los documentos/datos necesarios para completar la solicitud. Los esfuerzos razonables incluyen: a. Notificación por escrito de la información necesaria para completar la solicitud; b. Proporcionar un resumen en lenguaje sencillo de la política de asistencia financiera; c. Proporcionar la información de contacto de hospital del personal que pueden proporcionar información y ayuda para llenar la solicitud; d. Se darán 30 días adicionales para responder antes de iniciar o reanudar las acciones de cobro; e. Si la cuenta es de 120 días más allá del primer estado de cuentas de facturación tras el cobro y se envió a cobros, todos los esfuerzos de cobro quedarán suspendidos por 30 días a espera de recibir la información necesaria para llenar la solicitud de asistencia financiera. f. El hospital le proporcionará una declaración por escrito de las acciones de cobro posibles que se pueden tomar si la solicitud de asistencia financiera no se llena a tiempo. J. Después de 30 días o en cualquier momento cuando una cuenta venza y esté sujeta a cobro interno o externo, TMMC proporcionará a cada paciente una notificación escrita de la siguiente forma: a. "Las leyes federales y estatales exigen que los cobradores de deudas le traten de forma imparcial y se les prohíbe a los cobradores de deudas hacer declaraciones falsas o amenazas de violencia, lenguaje obsceno o profano y la comunicación impropia con terceros, incluyendo su empleador. Excepto bajo circunstancias inusuales, los cobradores de deudas no pueden ponerse en contacto con usted antes de las 8:00 de la mañana o después de las 9:00 de la noche. En general, un cobrador de deudas no puede dar información sobre su deuda a otra persona que no sea su abogado o su cónyuge. Un cobrador puede contactar a otra persona para confirmar su ubicación o hacer cumplir Página 6 de8
una sentencia. Para obtener más información acerca de las actividades de cobro de deuda, usted puede comunicarse con la Comisión Federal de comercio por teléfono al 1-877-FTC-HELP (382-4357) o en línea en www.ftc.gov. " b. Puede que estén disponibles en su área servicios de asesoría de crédito sin fines de lucro. Póngase en contacto con la oficina de negocios de TMMC si necesita más información o asistencia para ponerse en contacto con un servicio de asesoría de crédito. K. Para todas las cuentas de paciente donde no un tercero como asegurador y/o cuando un paciente proporciona información que él o ella puede tener altos costos médicos, el representante de la oficina de negocios se asegurará que se le haya dado al paciente todos los elementos de información ya mencionados en el número 2, partes (a) hasta (i). Esto se logrará mediante el envío de un suplemento escrito de facturación con la primera factura al paciente. El representante de la oficina de negocios documentará que el suplemento de facturación fue enviado mediante la colocación de una declaración afirmativa en la sección de "Notas" de la cuenta del paciente. L. Las acciones de cobro extraordinario que TMMC puede tomar se limitan a informar de deuda morosa a las agencias de crédito y, en circunstancias limitadas y extraordinarias, a discreción de TMMC, la colocación de gravámenes sobre la propiedad de un paciente. El Director de servicios financieros del paciente tiene la responsabilidad de garantizar que TMMC ha hecho esfuerzos razonables para determinar si un individuo es elegible para asistencia financiera antes de participar en los esfuerzos de cobro extraordinario. M. Para todas las cuentas de paciente donde no hay un tercero como asegurador y/o cuando un paciente proporciona información que él o ella puede tener altos costos médicos, TMMC no dará información adversa a una agencia de informes de crédito ni dará inicio a cualquier acción civil antes de 150 días después de la facturación inicial de la cuenta. Además, TMMC no enviará una factura sin pagar para estos pacientes a una agencia de cobros externa a menos que la agencia de cobros se haya comprometido a cumplir con este requisito. N. Si un paciente o garante presentó apelación para la cobertura de los servicios de conformidad con el Código de salud y seguridad, sección 127426, TMMC ampliará el límite de 150 días de dar información adversa a una agencia de informes de crédito y/o no comenzará ninguna acción civil hasta que haya una determinación final de la apelación pendiente. O. TMMC solo utilizará agencias de cobro externas con las que haya establecido acuerdos contractuales por escrito. Toda agencia de cobros que realice servicios en nombre de TMMC debe aceptar cumplir con los términos y condiciones de dichos contratos especificados por TMMC. Todas las agencias de cobros contratadas para proporcionar servicios para o en nombre de TMMC se comprometen a cumplir con las normas y prácticas definidas en el acuerdo de la agencia de cobros; incluyendo esta política de crédito y cobros, la política de asistencia financiera de TMMC y todos los requisitos legales, tal y como se especifican en el Código de salud y seguridad, secciones 127400 y 127420 y siguientes. Página 7 de8
P. Las agencias de cobros no pueden iniciar la carga de intereses sobre cualquier cuenta durante cualquier período de tiempo antes de la fecha en la que la cuenta fue recibida por la agencia de cobros. TMMC y/o sus agencias de cobro externas no utilizarán el embargo de salarios o gravámenes sobre la residencia principal sin una orden del Tribunal. Cualquier acción legal para cobrar una cuenta pendiente del paciente por TMMC y/o sus agencias de cobros debe ser autorizada y aprobada previamente y por escrito, por el director financiero de TMMC o su designado. Cualquier acción legal debe cumplir con los requisitos del Código de salud y seguridad, sección 127420 y siguientes. Q. TMMC, sus agencias de cobro o cualquier cesionario puede utilizar cualquiera o todos los medios legales para su reembolso, cobro de deudas y cualquier recurso de ejecución de acuerdos de responsabilidad civil de terceros, causantes del daño o de terceros legalmente responsables. Estas acciones se realizarán solamente con la aprobación previa por escrito del Director de servicios financieros para pacientes del hospital o el director financiero. Aprobaciones iniciales y revisiones importantes: Fecha inicial de vigencia: 2/83 Fechas de revisión: 8/85, 6/87, 7/89, 12/12/90, 9/93, 3/95, 2/97, 5/99, 11/01, 5/02, 01/12, 09/14 Junta de Síndicos: 2/27/91, 5/14/02, 9/24/03, 9/04, 12/05, 12/06, 05/09, 12/14 Comité de operaciones: 2/12/97, 7/02, 01/12, 09/14, 12/14 Distribución: Manual de política/procedimiento administrativo Página 8 de8
Apéndice B Proveedores de médicos en Torrance Memorial Medical Center Cubiertos bajo NO cubiertos Especialidad médica FAP Bajo FAP Anestesiólogos Médicos especialistas en quemaduras y médicos plásticos reconstructivos Cardiólogos Dentistas Dermatólogos Cardiólogos electrofisiólogos/de intervención Médicos de urgencias Endocrinólogos y endocrinólogos reproductivos Gastroenterólogos Médicos generales, medicina familiar y atención primaria Geriatras Oncólogos ginecológicos Internistas Inmunólogo (y alergias) Enfermedad infecciosa Medicina interna Neonatólogos Nefrólogos Neurólogos y neurocirujanos Obstetricia y Ginecología y parteras Oncólogos/hematólogos Oftalmólogos Ortopedistas Otorrinolaringólogos Tratamiento del dolor Médicos de cuidados paliativos Patólogos Sub- especialistas pediátricos - TODAS las disciplinas Pediatría Perintólogos Medicina física y rehabilitación Podólogo Psiquiatras Psicólogos Pulmonólogos Oncólogos de radiación Radiólogos Reumatólogos Cirujanos - todos (todas las disciplinas y especialidades) Urólogos