MANUAL DE USUARIO Secretaría Finanzas, Inversión y Administración
usuario Propósito Este manual brinda información básica sobre las funciones a sempeñar en el puesto. Se encuentran las bases para comenzar a conocer el sistema y las actividas a realizar en el sempeño esta posición. Requisitos Manejar el sistema SAP/R3, saber usar una computadora y manejar Windows. INDICE Temas Página 1. Descripción símbolos 2 2. Acceso al sistema 4 3. Modificar Registro Gestión PA03 6 4. Proceso Cálculo Nómina... 10 5. Proceso contabilización la nómina.. 18 6. Proceso visualización documentos contables. 31 7. Proceso para obtener cifras nómina. 40 8. Proceso para generar las pensiones y cheques.. 46 9. Proceso para generar reporte netos por banco. 57 10. Proceso para transferencias bancarias. 60 11. Proceso impresión recibos nómina... 66 12. Proceso varios, borrar resultado nómina.. 81 13. Proceso varios, modificar status nómina.. 83 14. Proceso varios, visualizar resultado nómina.. 84 15. Proceso Query.. 86 Cálculo Nómina Página: 1 93
1. Descripción símbolos Las funciones asignadas a la barra herramientas estándar se lista a continuación: ENTER: Confirma la información que has seleccionado o capturado en la pantalla. Es la misma función que la tecla ENTER. Esta función no salva tu trabajo. CAMPO DE COMANDO: Permite capturar comandos como códigos transacción. Al iniciar la sesión el campo comando está cerrado. Para splegarlo, escoger la flecha la izquierda l icono SALVAR. Para splegar una lista las últimas transacciones utilizadas, seleccionar la flecha que apunta hacia abajo (matchco) SALVAR (tecla función F11): Misma función como SALVAR en el menú Editar - > Salvar tu trabajo. FLECHA VERDE (Tecla función F3): Te regresa a la pantalla anterior sin salvar tu información. Si existen datos obligatorios en la pantalla sin ser llenados, berás llenarlos primero. FIN (SHIFT + F3). El sistema se regresa al nivel previo. Salir la función actual sin salvar. Regresar a la pantalla l menú principal. CANCELAR: (Tecla función F12). Sale la tarea actual sin salvar. Misma función como CANCEL en el menú EDITAR. IMPRIMIR : Imprime la pantalla actual BUSCAR: Búsquedas información requerida in la pantalla actual. BUSCAR SIGUIENTE: Ejecuta una búsqueda extendida información requerida in la pantalla actual. Pasar a la siguiente o anterior página (teclas: PAGE, PAGE ) AYUDA (Tecla función F1): Provee ayuda l campo en el que el cursor está posicionado. CREAR UNA SESIÓN NUEVA EN SAP: Misma función que crear sesión en el menú Sistema CREAR ACCESO DIRECTO: Permite crear un acceso directo en el escritorio Cálculo Nómina Página: 2 93
cualquier reporte SAP, transacción o tarea. MENÚ DE CONFIGURACIÓN: Permite configurar las opciones pantalla Otros símbolos importantes: Abrir lista selección posibles entradas (Tecla función F4) CREAR (Tecla función F5): Permite crear una nueva entrada CAMBIAR (Tecla función F6): Permite cambiar información. VISUALIZAR (Tecla función F7): Permite visualizar la información. EJECUTAR LA APLICACIÓN (TECLA DE FUNCIÓN F8) EJECUTA LA TRANSACCIÓN, REPORTE O TAREA SELECCIONADA. Cálculo Nómina Página: 3 93
2. Acceso al Sistema Para tener acceso al Sistema Nómina SAP es necesario: Tener un nombre usuario. Este será creado por la Dirección General Informática la Secretaria Finanzas y Administración y generalmente estará formado la primera letra su nombre y su apellido. Una clave acceso inicial, igualmente proporcionada por la DGI y una clave acceso propia. Para accer al sistema nómina, berá dar doble clic en el icono SAP Logon, permite al usuario entrar al sistema y el cual encontrará en el escritorio su PC. que Después iniciar, el sistema le mostrara la siguiente pantalla, seleccione la opción PRODUCTIVO que SAP Logon spliega y enseguida dar clic en el botón accer al sistema Cálculo Nómina Página: 4 93
Una vez que llevo a cabo el paso anterior el sistema le mostrara la siguiente pantalla don be teclear el usuario y contraseña, verificar que el campo mandante sea 400. Dar enter para ingresar al sistema nómina. Nota: En el campo usuarios, berá ingresar el nombre usuario que fue proporcionado por la Dirección General Informática previa solicitud. En el campo clave acceso, berá escribir la contraseña propia y así por accer al sistema, mostrando la siguiente pantalla SAP. Cálculo Nómina Página: 5 93
3. Modificar Registro Gestión PA03 Para tener acceso, en la pantalla principal es necesario capturar la transacción pa03 y dar enter, como lo marca la primera imagen. Seguido el sistema le splegara la siguiente pantalla: Cálculo Nómina Página: 6 93
Para realizar el cálculo nómina, es necesario validar que el estado l Registro Gestión se encuentre, Libre para Cálculo Nómina, como se muestra a continuación: Para cambiar y/o modificar el estado cálculo nómina, es necesario ingresar a la transacción PA03, capturar el área nómina, seleccionar el icono seado Cálculo Nómina Página: 7 93
Para modificar el estatus a Libre p. calc. nómina, Libre p. Corrección o bien para Fin Cálculo nómina, consire los siguientes pasos: 1. Si sea visualizar en que estatus se encuentra el registro gestión selecciones el icono: 2. Si sea modificar el registro gestión un estatus a otro seleccione el icono: 3. Si sea borrar el registro gestión utilice el siguiente icono: 4. Si sea crear un nuevo estatus l resgitro gestión utilice el siguiente icono: En la siguiente pantalla seleccione alguno estos iconos para visualizar el núm. pers. erróneo, o la lista núm pers. o bien el no. pers. bloqueado. Cálculo Nómina Página: 8 93
Si sea visualizar el número personas erróneo seleccione el icono: En la siguiente pantalla el sistema le mostrara la lista el personal erróneo, haga clic en el siguiente icono para visualizar el total registros. Si selecciona el icono nombre por empleado. le sistema le permitira visualizar una lista número personal y Al oprimir el icono el sistema muestra para visualizar el número personal bloqueado. Una vez concluido el proceso anterior don fue modificado el registro gestión para cálculo nómina, en Libre p.calc.nóm., es posible realizar el cálculo la nómina l periodo en curso. Cálculo Nómina Página: 9 93
4. Proceso Cálculo Nómina Ingresar la transacción PC00_M32_CALC, dar enter y en seguida mostrara la siguiente pantalla. Capturar en la pantalla los datos requeridos acuerdo al área nomina, periodo actual u otro periodo, el esquema nómina, es importante verificar que corresponda al esquema ZXP0 (cero) y dar clic en el icono ejecutar. Como lo muestra la primera imagen. En caso requerir calcular la nómina para uno o varios empleados en específico, amás los campos antes mencionados, es necesario capturar el o los número personal, seleccionar la opción variante visual recibo sueldo (RECIBO GTO), marcar proceso test (ningún update) para no actualizar, con esto el sistema mostrara el Log calculado Nómina l empleado o bien sin marcar visualizar log mostrara el recibo pago simulado. Cálculo Nómina Página: 10 93
Es posible procesar únicamente los registros que fueron marcados como rechazados, para lograr esto dar clic en el botón ayuda para búsqueda, don se selecciona la letra W proceso corrección Nómina y se da clic en palomita. Es mostrada esta pantalla, se da clic en palomita. Y spués ejecutar. Al termino l cálculo la nómina es importante anotar las estadísticas el Número personal seleccionados, correctamente, cantidad periodos, rechazados y número total mensajes, esto para verificaciones futuras. Si al ejecutar la nómina el sistema le indica que existen rechazos, es importante generar una relación en una hoja Excel por área nómina, el número y nombre los empleados que fueron rechazados en el cálculo. Cálculo Nómina Página: 11 93
Para llevar a cabo el proceso anterior a Excel, es necesario en el log cálculo nómina splegado por el sistema al término este, dar doble clic en los rechazados para mostrar los empleados a talle. Sobre el log, se oprime la tecla control más la letra Y sobre el número empleado y arrastrar el cursor para todos, control más la letra C para copiar y control más la letra V para pegar en la hoja Excel, igual forma con el nombre. Este archivo con los rechazos relacionados son enviados a las áreas correspondientes, según sea el caso (presupuesto, estructuras, etc.) Concluido la corrección por los partamentos antes mencionados notifican a la coordinación nóminas para efectuar el cálculo nuevamente según el área nómina. Si el estado l cálculo nómina l registro gestión se encuentra en Libre p.corrección. Y es procesado el cálculo nómina en este status, el sistema manda un error ejecución que dice, área nómina ZF no se ha liberado para el Cálculo la nómina en el siguiente splegado. Es necesario modificar el registro gestión a libre para cálculo, e intentarlo una vez más. Cálculo Nómina Página: 12 93
Para por realizar un proceso Cálculo Nómina enviado a Ejecutar en proceso fondo, se realiza lo siguiente: En la pantalla cálculo, con los parámetros antes mencionados dar clic en la opción programa, se splegara una lista, seleccionar y dar clic Ejecutar en proceso fondo En seguida muestra la pantalla y clic en palomita. Es mostrada la siguiente pantalla y se realizan los siguientes pasos: 1) Se da clic en Inmediato. 2) Dar clic en Verificar. 3) De no existir error alguno, dar clic en Grabar. y el proceso es enviado a fondo. Si se sea salir y no ejecutar el proceso, dar clic en X. Cálculo Nómina Página: 13 93
Para visualizar el o los Jobs enviados a proceso en fondo, en el menú principal ingresar la transacción SMX, y dar enter. En seguida es mostrada la siguiente imagen. Cálculo Nómina Página: 14 93
En esta pantalla el sistema muestra varia información importante como: el nombre la persona que lo creo, fecha inicio, fecha término, duración l proceso, status, indicando si el proceso ya finalizo o se encuentra activo. Para por visualizar el resultado l Job enviado a proceso fondo, es necesario marcar el Job con una palomita y dar clic el SPOOL. Como lo muestra la siguiente imagen. Una vez en esta pantalla marcar con una palomita el número SPOOL y dar clic en visualizar (lentes), como lo muestra la imagen. Cálculo Nómina Página: 15 93
En seguida es mostrada la siguiente pantalla, en ella se pue observar el área nómina procesada en las 10 primeras páginas. Para visualizar el resultado estadístico l Job, dar clic el botón, 10 últimas páginas y dar clic en palomita. marcar las Cálculo Nómina Página: 16 93
De esta manera podrá visualizar el resultado con errores y estadísticas como lo muestra la imagen: Cálculo Nómina Página: 17 93
5. PROCESO CONTABILIZACIÓN DE NÓMINA Ingresar a la transacción PC00_M99_CIPE, realizar este proceso cada periodo quincenal para la aplicación contable las nóminas pagadas. Una vez que se está en la pantalla Contabilización en finanzas: Crear ejecución contabiliz.y en el área Período cál. nómina berá ingresar los datos para el área nómina que sea enviar a contabilización, pue elegir ntro l catálogo dando clic en el botón o bien con la tecla F4. Deberá ingresar el período para el cual se sea ejecutar la contabilización. Si es el periodo en proceso el sistema lo muestra manera automática. El área selección permite elegir únicamente las claves los empleados a los cuales se sea realizar la contabilización. Se puen ingresar valores individuales, rangos, excluir rangos individuales o rangos haciendo clic en el botón selección múltiple para número personal. Esta área la pantalla es opcional, se usará en caso que se quiera filtrar los empleados. Cálculo Nómina Página: 18 93
Si la selección múltiple es activada se spliega la ventana que se encuentra abajo y tiene 4 carpetas que son: Seleccionar valores ind. Sirve para ingresar números empleado forma aleatoria y solo se contabilizaran los empleados seleccionados l área nómina correspondiente. Seleccionar intervalos. Se utiliza para ingresar números en bloque y solo se contabilizaran los empleados seleccionados. Cálculo Nómina Página: 19 93
Excluir valores ind. Sirve para excluir números empleado forma aleatoria y estos no serán contabilizados. Excluir intervalos, se utiliza para excluir números en bloque y estos no serán contabilizados. Una vez que ha completado los campos clic en el icono para correr el proceso contabilización. ejecutar y los datos estarán listos Cálculo Nómina Página: 20 93
En la sección Atributos ejecución existen los siguientes campos: Cálculo nóm. Especial: En el caso que se see contabilizar la ejecución una nómina especial se berá ingresar en el primer recuadro el tipo nómina especial, se pue escoger mediante el catálogo; en el segundo recuadro el intificador la nómina especial y en el tercero la fecha pago la misma. A.- Aguinaldo, Estímulos y Finiquitos (manuales) B.- Finiquitos C.- Nóminas quincenales y Honorarios Para efectos la contabilización el área Datos prefijados para fecha inscripción se be seleccionar manual y la fecha pago (es muy importante seleccionar la opción manual y poner esta fecha pago ya que si el pago cae en viernes 13 y el sistema da por fault el día 14 si existe algún pago por cheque saldrá con fecha l día 14) En Especificaciones p. creac. Documento Cl. Creación comprobantes be ir una S si la contabilización es en simulación y una P si es en productivo en variante contabiliz. Debe ir GEG Cálculo Nómina Página: 21 93
Una vez que ha completado los campos requeridos, solo simularemos la contabilización dando S en Cl. Creación componentes y clic en el icono ejecutar o F8 Una vez ejecutado nos aparecerá la siguiente pantalla don pomos ver como corrió la simulación la contabilización la nómina. Indica el número documento creado. Cálculo Nómina Página: 22 93
Este apartado nos da el status la simulación, pue ser S/errores que indica que la simulación es correcta, o en su fecto Erróneo el cual veremos más alante como ver este tipo errores. En la ventana Estadísticas pomos ver las personas seleccionadas, evaluadas, rechazadas y omitidas Para verificar la simulación la contabilización tenemos que hacer clic en el icono resumen comprobantes y splegara la siguiente ventana Cálculo Nómina Página: 23 93
Esta pantalla muestra el número comprobante, la sociedad, fecha contabilización entre otros datos, doble clic en el número comprobante para por ver a talle la simulación. En la pantalla Visualizar comprobante nómina para contabilización en FI, clic en la columna continuar con el proceso., inmediatamente clic en el botón Fijar filtros para Cálculo Nómina Página: 24 93
En el recuadro Criterios filtro, en el campo Numero cuenta c/txt ingrese el número cuenta que correspon a las cuentas gasto y clic en el botón ejecutar proceso. para continuar con el En esta pantalla el sistema muestra manera automática las cuentas gasto que filtro en el paso anterior, por lo que berá validar que a cada una le corresponda un documento presupuestario. De clic en la columna inmediatamente clic en el botón clasificación ascennte para continuar con el proceso. Una vez ejecutados los pasos anteriores el sistema muestra manera automática las cuentas gasto con el documento presupuestario correspondiente. Cálculo Nómina Página: 25 93
En caso que alguna las cuenta gasto no cuente con el documento presupuestario NO PODRA realizar la contabilización correspondiente. En esta pantalla se muestra la simulación por cuenta, para visualizarlo a talle se harán los siguientes pasos. 1.- De un clic en el icono marcar todo para seleccionar todas las casillas que se encuentran a principio cada renglón y spués clic en visualizar. Cálculo Nómina Página: 26 93
En esta pantalla visualizamos los importes totales por cuenta, para ver a talle por empleado damos clic en Nº Personal y spués clic en el icono subtotal empleado a talle para validar los recibos y los importes. para por ver a cada Una vez verificados los importes, clic en el botón principal para continuar con el proceso. hasta llegar nuevamente a la pantalla Cálculo Nómina Página: 27 93
Una vez que esté en la pantalla principal Contabilización en Finanzas: Crear ejecución contabiliz. Cambie la Cl. Creación comprobantes S a P Para generar el documento contabilización en real. Cálculo Nómina Página: 28 93
A diferencia la otra pantalla aquí dará clic en resumen ejecución contabilización le llevará a la transacción PCP0 para liberar y contabilizar el documento. Aquí se visualizan los documentos creados con la diferencia que en la columna simulación uno marca activo y el otro no, a este último lo seleccionamos dando doble clic. Cálculo Nómina Página: 29 93
Para liberar el documento, seleccione los comprobantes y clic en el botón liberar y haciendo doble clic en el numero muestra el valor l documento a contabilizar y una vez hecho esto se cambiara el status a LIBERADO Una vez que se han LIBERADO los comprobantes, regrese a la transacción PCP0, seleccione el documento con la indicación Todos los comprobantes y un clic en el botón contab docum. El sistema manera automática mandará un recuadro con la indicación Se contabilizan los documentos ejecuciones selecc. Seleccione el procesamiento clic en el botón Esta pantalla nos indica que el documento ha sido contabilizado correctamente. Cálculo Nómina Página: 30 93
6. PROCESO VISUALIZACION DE DOCUMENTOS CONTABLES Ingresar a la transacción PCP0 En la pantalla Visualizar ejecuciones actualización, en la barra menú, dé un clic en la opción Seleccionar Disposición y en el recuadro Dispos.: seleccione la disposición /CONTA REAL EJECUCIONES CONTABILIZADAS, dé un clic en el botón para continuar con el proceso. De este manera se puen visualizar las ejecuciones que han sido contabilizadas como se muestra a continuación intificadas con el St Status 50 Cálculo Nómina Página: 31 93
Seleccione la ejecución que sea visualizar: En esta pantalla, seleccione la opción Pasar a y un clic en la opción Comprobantes Finanzas para continuar con el proceso. El sistema le mandara este recuadro con las siguientes opciones. Seleccionando el número póliza la opción Documento Contable. Documento Contable Modulo FI Documento CO Modulo CO Doc. Control Presup. Modulo FM Cálculo Nómina Página: 32 93
Ingrese a la transacción FB03, ingresando los datos que esta le solicita para continuar con el proceso, un enter para continuar con el proceso. Cálculo Nómina Página: 33 93
En esta pantalla pue visualizar la póliza contable. Si sea, pue consultar los documentos contables directamente la transacción PCP0. Cuando se obtiene el número documento, solo se da doble clic en el renglón y manera automática se ligara al documento registrado en contabilidad. Para visualizar los conceptos nómina contabilizados, sin intificar un número documento contable. Ingrese a la transacción PCP0, en la pantalla Visualizar ejecuciones actualización, en la barra menú, spliegue el catálogo Opciones, dé un clic en la opción Disposición y en la opción Seleccionar disposición, para continuar con el proceso. Cálculo Nómina Página: 34 93
En el recuadro Dispos.: Seleccionar, en el campo Disposición seleccione la opción /UNICAMENTE VALOR 50, dé un clic en el botón tomar proceso. para continuar con el Para realizar un filtro y extraer la información que necesite, dé un clic sobre el usuario, en el campo ingrese el nombre l usuario su interés y automáticamente el sistema le mostrará la información que este usuario ha contabilizado. Cálculo Nómina Página: 35 93
En esta pantalla el sistema muestra automáticamente los documentos contabilizados por el usuario que filtro, mostrando el documento contable, el nómina y el periodo que se contabilizó, muestra el Status l documento, el usuario quien contabilizó, la fecha creación y hora l movimiento realizado. En la pantalla Visualizar ejecuciones actualización, se seleccionan los registros a visualizar y se da un clic en visualizar comprobante nómina Cálculo Nómina Página: 36 93
En la pantalla Contabilización a Finanzas: Resumen documento, dé un clic en el botón Marcar todo para seleccionar los documentos contables, una vez seleccionados los documentos dé un clic en el botón Visual. posiciones documento para visualizar el reporte. En la pantalla Visualizar comprobante nómina para contabilización en FI el sistema nos indica que este tipo documento es un Doc. cta. Mayor, Doc. Acreedor ó Doc. Deudor, verifique que la información sea correcta, dé clic en el botón Marcar todo para seleccionar las cuentas l documento. Una vez seleccionadas las cuentas dé un clic en el botón Visual. posiciones documento para visualizar el reporte. Cálculo Nómina Página: 37 93
En la pantalla Visualizar revisión p. comprobante nómina, visualice las cuentas, las cc-nominas y los importes manera individual o global, dé clic en los asteriscos que aparecen en la parte inferior l reporte para visualizarlo forma más tallada. Cálculo Nómina Página: 38 93
Si es necesario visulizar los empleados contabilizados en cada cuenta, solo se da doble clic en el renglón para sglosarlo, como se muestra a continuación: Cálculo Nómina Página: 39 93
7. PROCESO PARA OBTENER CIFRAS DE NÓMINA Para obtener las cifras nómina, es necesario ingresar la Transacción ZPC00_M11_WTK en la pantalla principal l sistema y dar enter, como lo muestra la imagen. Dentro esta pantalla mostrada por el sistema, dar clic proceso. para seleccionar la variante Borrar el usuario en CREADO POR para por visualizar todas las variantes y dar clic en ejecutar. Cálculo Nómina Página: 40 93
Aparecerá un listado en el cual se busca la variante REPORTE/557, se selecciona y da clic en el icono la palomita. Se captura los datos necesarios, el área nómina, el periodo a procesar y marcar vista per.cál.nómina. Para; En otras selecciones, capturar en cc_nómina /557 para obtener cifras cheques, /559 para cifras transferencias y dar clic en ejecutar, esto para una nómina normal, como lo muestra la siguiente pantalla. Cálculo Nómina Página: 41 93
Para obtener un reporte una nómina especial finiquitos, se selecciona Cálculo Nómina especial seguido intificar con A o B y la fecha proceso. Ejemplo: un finiquito fecha pago 30.11.2013, se be intificar con A o B según el caso A 0 30.11.2013, o bien B 30.11.2013. Para este proceso especial el periodo ordinario queda sin efecto. Concluido la selección y captura datos requeridos en la Transacción ZPC00_M11_WTK, el sistema muestra la siguiente pantalla datos, en ésta, dar clic en el encabezado la columna bancos, spués clic en el icono subtotales. De inmediato dar clic en el encabezado la columna importe y dar clic en el icono sumatoria. Cálculo Nómina Página: 42 93
En el final l reporte como lo muestra la pantalla, dar clic en los dos asteriscos (**) que están l lado izquierdo l total general para comprimir la información. Se minimiza el ancho las columnas spués la institución financiera hasta el importe, quedando la siguiente manera. Para la elaboración l oficio y solicitar el recurso, se marca el renglón la primera institución bancaria y se da control mas Y, se da clic y se arrastra el ratón hasta el ultimo campo, spués control C, para copiar los Bancos y pegarlos en el oficio l recurso. De igual forma se hace para copiar los importes cada Banco. Dar clic en el botón fichero local para enviar el archivo a formato Excel. Cálculo Nómina Página: 43 93
Se hace una búsqueda selección directorio para almacenar el archivo en Excel, una vez localizada se escribe el nombre l archivo y da clic en crear, este proceso se hace para las cc_nominas /557 (Cheques) y /559 (transferencias). Cuando sea conocer las cifras terminados empleados, en la pantalla principal la transacción ZPC00_M11_WTK en la opción Número personal dar clic Desplegara la siguiente pantalla: En la opción ingrese los números los empleados a consultar y clic en ejecutar. Cálculo Nómina Página: 44 93
Nos regresa a la pantalla inicial, ahora ya a parece ocupado el campo número empleado Se ejecuta y se continua con el proceso anteriormente scrito. Cálculo Nómina Página: 45 93
8. PROCESO PARA GENERAR LAS PENSIONES Y CHEQUES Para obtener los reportes que serán anexados al oficio para impresión cheques y pensiones alimenticias, es necesario ingresar la Transacción PCP0 en la pantalla principal l sistema y dar enter, como lo muestra la imagen. Dar clic en: Opciones Dispos. Seleccionar disposición, se abrirá otra pantalla en la que se selecciona variante únicamente valor 50 y se da clic en tomar, como lo muestra la siguiente imagen. Cálculo Nómina Página: 46 93
Buscar y seleccionar la ejecución el periodo l que se requiere la póliza dando clic en este, se filtra dando clic en el siguiente icono para que aparezcan todos los documentos que pertenecen a ese periodo. Aparece la siguiente pantalla, dar clic palomita. De esta forma se han filtrado los documentos que pertenecen únicamente al periodo requerido, puen existir varios documentos, en este ejemplo se crearon 6 documentos en el que se entrará a cada uno para buscar el documento acreedor, Para ingresar, dar doble clic en la línea cada documento, o bien se marca y clic en visualizar comprobante nómina. Cálculo Nómina Página: 47 93
Ejecutado lo anterior, en este ejemplo el documento acreedor se encuentra en el último comprobante contabilización 0000006611 ÁrNóm ZF/16/2008 50 JALMANZA. Los documentos que podrá encontrar en cada comprobante son: cuentas mayor, udor y acreedor, para este ejemplo el documento buscado (Acreedor) se encuentra en el primero, para ingresar se da doble clic en la línea o bien se marca y dar clic en para visualizar documento. Al ingresar a esta pantalla se be confirmar que en realidad es el documento Acreedor buscado. Cálculo Nómina Página: 48 93
Seguro que es el documento, se regresa a la pantalla anterior dando clic. Seleccionado el mismo documento y marcado, dar clic en la siguiente ruta: Pasar a Comprobantes finanzas, aparecerá la información con el número póliza. El siguiente recuadro muestra el número póliza y/o documento contable que el sistema genero al contabilizar la nómina. Cálculo Nómina Página: 49 93
Una vez que se intifico el Número Póliza los documentos acreedor, berá bajar el reporte en un formato Excel con la póliza que contiene la información correspondiente a los cheques y pensiones alimenticias usando la Transacción Z05A. Ingresar al menú principal SAP, introduzca la transacción Z05A y dar enter, aparecerá la siguiente pantalla don berá completar los campos sociedad, número documento (No. póliza obtenida en el proceso anterior) y ejercicio, se da clic en ejecutar. Se genera el siguiente reporte, el cual se anexa al oficio impresión cheques. Cálculo Nómina Página: 50 93
Este reporte berá bajarlo a Excel, dar clic en el menú superior en: lista Grabar/enviar Fichero, aparece la siguiente imagen. Seleccionar Hoja cálculo y dar clic en palomita, se selecciona la ruta, se capturar el nombre l archivo en Excel y dar crear. A continuación se abre el archivo en Excel, que se encuentra en la ruta don fue generado, en el que se proce a eliminar las columnas no utilizadas como las sombreadas en las siguientes imágenes. Cálculo Nómina Página: 51 93
El reporte be quedar la siguiente manera con la columna A vacía para numerar el archivo y conocer cuantos cheques y pensiones alimenticias se imprimirán. Se ornan los datos por la columna J, en esta columna se puen intificar las pensiones alimenticias y cheques la siguiente manera: El texto que inicie con NÚMEROS son pensiones alimenticias. El texto que inicie con GGA son cheques, se insertan espacios entre estos. Se numera la columna A y se secan totales para cada concepto en la columna I, como se muestra a continuación. Cálculo Nómina Página: 52 93
Una vez que elimino las columnas berá realizar una sumatoria para intificar el número total registros y el importe total las pensiones alimenticias. De la misma manera y ntro l mismo reporte berá intificar el número cheques y el importe total para el pago cheques. Cálculo Nómina Página: 53 93
Esta cantidad registros e importes cheques be cuadrar con el reporte obtenido con la Transacción ZPC00_M11_WTK. De esta forma obtienen los reportes las pensiones alimenticias y cheques que van anexos al oficio solicitud impresión cheques y pagos por pensión alimenticia solicitados a la Dirección General Egresos. En la pantalla principal l sistema capturar la Transacción ZPC00_M11_WTK seguido un enter. Es mostrada la siguiente Pantalla. En ella se capturar los datos necesarios como el área nómina, periodos y /557 en la cc_nomina, en otras selecciones, dar clic en Selección objeto. En esta pantalla splegada son enviados Objetos disponibles a Objetos Seleccionados, los siguientes campos: Número personal División personal Centro gestor. ar clic en el botón palomita Cálculo Nómina Página: 54 93
El sistema le mostrará la siguiente pantalla: Con dar Clic en el botón modificar disposición, se muestra la siguiente: En columnas visualizadas Únicamente jar: Número personal Nombre l empleado División l personal Texto división personal Centro gestor Denominación Importe Los más campos enviarlos a Pool col. Dar clic en el botón palomita. Cálculo Nómina Página: 55 93
El sistema le mostrará la pantalla con la información solicitada para la generación l reporte que berá anexar al oficio solicitud impresión cheques. Dar clic en el botón fichero local para enviar el archivo a formato Excel. Se selecciona Hoja cálculo y dar clic en palomita, se selecciona la ruta, se capturar el nombre l archivo en Excel y dar crear. Cálculo Nómina Página: 56 93
9. PROCESO PARA GENERAR REPORTE NETOS POR BANCO Para ejecutar este reporte es necesario ingresar en el menú principal l sistema la Transacción ZPYR009 y dar enter. Seleccionar la variante dando clic en el icono, tomar la variante REPORTE. Dar clic en el icono la palomita. Cálculo Nómina Página: 57 93
De manera automática se cambian los datos l periodo y el área Nómina y dar clic en en el botón ejecutar. Para generar la información correspondiente a una nómina especial es necesario capturar en Tipo pago Extraordinario y el Motivo Liq. Especial, como se muestra en la imagen. Cálculo Nómina Página: 58 93
Finalmente el sistema envía un reporte con el acumulado por banco y totales netos, este reporte se imprime o bien se guarda para futuras comparaciones. Para hacer el comparativo las cifras arrojadas por la transacción ZP00_M11_WTK contra las que arroja la transacción ZPYR009, cuando ya han sido transportados ambos reportes a Excel, el resultado berá ser igual, si hubiese alguna diferencia, iniciar nuevamente los procesos para corregir posibles errores. Cálculo Nómina Página: 59 93
10. PROCESO PARA TRANSFERENCIAS BANCARIAS La Transferencia Bancaria es el proceso que se realiza cada periodo quincenal, en este proceso el empleado elige la opción escoger el banco su preferencia para que se le pueda realizar vía transferencia el pago su nómina, las opciones son: 002 BANAMEX - Banco Nacional México, S.A. Este Banco maneja el número cuenta en la tarjeta sus clientes, esta berá ser capturada con 16 posiciones. Al término cada captura berá enviar al banco, manera electrónica el reporte las cuentas para su validación y corrección. 072 BANORTE - Banco Mercantil l Norte, S.A. Las cuentas nómina para esta institución bancaria berán ser capturadas en el sistema SAP en 10 posiciones, berá solicitar contratos nómina. Al término cada captura berá enviar al banco, manera electrónica el reporte las cuentas para su validación y corrección. 012 BBVA BANCOMER - BBVA Bancomer, S.A. Capturar cuentas bancarias con 10 posiciones. 021 HSBC - HSBC México, S.A. Capturar cuentas bancarias con 10 posiciones. 014 SANTANDER - Banco Santanr Serfín, S.A. Capturar cuentas bancarias con 10 posiciones. 030 BAJIO - Banco l Bajío, S.A. Esta institución proporcionará los últimos cuatro dígitos que complementan la cuenta para un total 11 posiciones. Antes realizar el registro captura, berá validar con el Banco la cuenta correspondiente al empleado. 044 SCOTIABANK - Banco Scotiabank Inverlat, S.A. Capturar cuenta bancaria con 11 posiciones. Concluido el proceso nómina l periodo y los procesos anteriores cifras para solicitud recursos pago quincenal o nómina especial, es importante tener estas relaciones netas por banco porque en base a estas se pue verificar que lo dispersado sea realmente lo correcto. Cálculo Nómina Página: 60 93
Para obtener el archivo ISM datos don se obtendrán los LAYOUTS transferencias bancarias, primero se ejecuta en el menú principal l sistema la transacción PC00_M32_CDTA y se da enter, como lo ve en la pantalla. El sistema le mostrará la siguiente pantalla, en ella se capturan los datos necesarios, área nómina, periodo pago, marcar Test y log. Árbol (talles) y dar clic en el botón ejecutar. Se ejecuta el programa y spliega un log con una relación nombres personas y resumen l total registros que se verifican con el total la plantilla la unidad administrativa. Una vez que concluyo el Proceso, regresar a la pantalla anterior dando clic en el botón. Cálculo Nómina Página: 61 93
En seguida la verificación anterior, en la misma pantalla berá smarcar en otros datos, la opción Test como se muestra a continuación. Para continuar con el proceso, nuevamente se da ejecutar en el siguiente icono. Una vez que el sistema finalizo el proceso, le mostrará la opción ejecución pago, el cual berá splegar para obtener la fecha e intificación ejecución, los cuales berá anotar porque son solicitados para la ejecución los Layout transferencias bancarias. Cálculo Nómina Página: 62 93
ejemplo: fecha ejecución: 28.08.2008, e intificación ejecución: 10265P. Concluido el proceso anterior berá ingresar al sistema y a la transacción ZRFFOM100 para generar los Layouts bancarios y/o archivos para la dispersión, Deberá seleccionar la variante l banco, dando clic en el icono. En el siguiente recuadro berá jar los campos en blanco y dar clic en el icono ejecutar. Se genera el siguiente catalogo variantes disponibles cada Banco, seleccionar la opción correcta y dar clic en el botón palomita. Una vez que selecciono la variante para generar el Layout l banco requerido, también berá completar los campos al momento su creación incluyendo la fecha ejecución y la intificación ejecución, como se ilustra en la siguiente imagen. Cálculo Nómina Página: 63 93
En el apartado Gob. Gto. Datos Adicionales, berá capturar: Fecha Aplicación: 29.08.2008 Referencia Secundaria 2DA QNA.AGOSTO 2008 Número Secuencia 01 La más información que contiene la pantalla no se cambia, esta manera se obtienen los resultados correctos l banco a procesar. Capturado los datos anteriormente requeridos, se da clic en ejecutar. A continuación es mostrada la siguiente imagen, en ella se da un clic en la nominación l archivo (Fich.ISD (TemSe) - Banco NBME) para por continuar con el proceso verificación. Cálculo Nómina Página: 64 93
En la siguiente pantalla es muestra la información con la fecha e intificación ejecución, el nombre l archivo y el importe a dispersar, es importante validar que este importe sea igual a cifras control y recursos solicitados para pago nómina. Si es correcto, dar clic en botón fichero para enviar el archivo en formato Layout Banco, una vez seleccionado. El siguiente recuadro da opción a buscar el fichero don se guardara el archivo a dispersar. Capturado el nombre l archivo y Seleccionado el fichero, dar clic en Palomita para crear archivo. Seleccionar la ruta en don guardara el archivo dispersión. Cálculo Nómina Página: 65 93
11. PROCESO IMPRESIÓN RECIBOS DE NÓMINA Para realizar la impresión los recibos nómina ingresar a la transacción PC00_M32_CEDT en la pantalla principal l sistema y dar enter, como se muestra en la imagen. En la siguiente pantalla que nos muestra el sistema, dar clic en en el botón proceso. para traer la variante l Borrar el usuario en CREADO POR para por visualizar todas las variantes y se clic en ejecutar Cálculo Nómina Página: 66 93
Al dar clic en ejecutar el sistema le mostrara diferentes opciones, berá seleccionar la opción RECIBO OFICIAL GUANAJUATO y dar clic en el botón Un vez que se encuentra en la siguiente pantalla. Cálculo Nómina Página: 67 93
Dar enter para qué el sistema muestre el periodo en proceso berá completar los campos: División personal y si se sea un orn más tallado se pue llenar también el campo Subdivisión personal, Como se muestra en la siguiente pantalla: Deberá jar en blanco el campo Número personal, en la pestaña pue elegir otras opciones que terminaran el orn la impresión l los recibos Se selecciona la opción las disponibles l lado izquierdo y con pasa a la recha en la pantalla y se da clic, se activara otro campo para llenar en la pantalla inicial como en la siguiente imagen: Cálculo Nómina Página: 68 93
Una vez que ha seleccionado el orn que tendrá la impresión recibos se da clic en. Cálculo Nómina Página: 69 93
Para comprobar el orn los recibos se hará una revisión rápida, al final la ejecución, se podrá visualizar el total recibos a imprimir. Para realizar la impresión: berá ir al menú principal Elegir Lista imprimir y envia el siguiente cuadro con los especificaciones la impresora Cálculo Nómina Página: 70 93
Dar doble clic en el botón se ve en la imagen y splegará otro cuadro con los datos orn spool, como Dar doble clic en manda otro mensaje Se da clic en el match co para que spliegue las opciones impresión: Cálculo Nómina Página: 71 93
Esta opción se utilizaran acuerdo al movimiento ajuste banja la impresora que se va a utilizar: las más usuales son: cuando la banja ajusta a la izquierda, cuando la banja ajusta a la recha y cuando la banda ajusta en el centro. Una vez que se elige la opción nos regresa al cuadro : Cálculo Nómina Página: 72 93
En la pantalla anterior se pue ver que se realizo la elección edición, dar clic en botón para regresar a la pantalla datos la impresora Dar clic enel botón y empezara la impresión. El tamaño l papel utilizado para la impresión los recibos es 10.5 cm. ancho por 14 cm alto. Cálculo Nómina Página: 73 93
La opción crear un modo impresión masiva Recibos salarios México, es con la creación un SPOOL. Ingrese a la transacción PC00_M32_CEDT, Recibo Salarios México para continuar con el proceso. En la pantalla Recibo salarios México, dar clic en el botón variante, en el recuadro Buscar variante, asegúrese jar los campos en blanco y dar clic en el botón ejecutar continuar con el proceso. para En el recuadro Catálogo variantes l programa, seleccione la variante RECIBO GUANAJUATO 2, dar clic en el botón seleccionar, para continuar con el proceso. Cálculo Nómina Página: 74 93
En la pantalla Recibo salarios México, dar clic en el botón Match Co l campo División personal, seleccione la penncia a la que pertenece y dar clic en el botón continuar, para continuar con el proceso. En la pantalla Recibo salarios México, dar clic en la opción Ejecutar en proceso fondo, para continuar con el proceso. Cálculo Nómina Página: 75 93
En el recuadro Parámetros para impresión fondo, dar clic en el botón continuar con el proceso. continuar, para En el recuadro Fecha inicio, dar clic en la opción Inmediato y en el botón guardar continuar con el proceso. para Cálculo Nómina Página: 76 93
Una vez que se han ejecutado los pasos anteriores, el sistema automáticamente mostrará la pantalla Recibo salarios México, dar clic en Sistema la barra menú y elija la opción Jobs propios para continuar con el proceso. En la pantalla Resumen jobs, mostrará el tiempo la creación l job (una orn trabajo que se está ejecutando), cuando el tiempo ejecución ha finalizado, el sistema indicará mediante una leyenda en color ver en la columna status. Cálculo Nómina Página: 77 93
En la pantalla Resumen jobs, seleccionar el registro que le muestra en pantalla, dar clic en Sistema la barra menú y seleccionar la opción Órnes SPOOL propias, para continuar con el proceso. En la pantalla Control salida: Resumen órnes SPOOL, le mostrará el registro la creación l job, la información que muestra el registro indica el número SPOOL, el total los recibos a imprimir, la fecha y hora l registro creado. Cálculo Nómina Página: 78 93
En la pantalla Control salida: Resumen órnes SPOOL, en la barra herramientas dar clic en Orn SPOOL, seleccione la opción Imprimir - Imprimir con parámetros modificados. En el recuadro Parámetros impresión, podrá seleccionar el número recibos que see imprimir, ingrese el número rango en los campos De página - A página. Cálculo Nómina Página: 79 93
En el recuadro, Parámetros impresión, dar clic en la opción Edición, para elegir el formato impresión, dar clic en el botón continuar, para continuar con el proceso. En el recuadro Parámetros impresión, dar clic en el botón imprimir proceso, para finalizar el. Cálculo Nómina Página: 80 93
12. PROCESO VARIOS: BORRAR RESULTADO DE NÓMINA Antes iniciar con el siguiente proceso, es importante verificar que el registro gestión se encuentre libre para corrección, lo contrario el sistema mostrara información error como área nómina bloqueada para actualización datos maestros. Seguro lo anterior, para borrar el resultado nómina un empleado se captura en el menú principal SAP, la Transacción PU01 y se da enter. Es mostrada la siguiente pantalla, en ella se captura el número empleado seguido enter, dar clic en ejecutar para continuar. Seguido verificar que el Periodo para Nómina sea el seado para por borrar la nómina, seguro esto, solo con dar clic en Borrar. Cálculo Nómina Página: 81 93
El sistema muestra un splegado recordando que se encuentra en productivo, preguntando, realmente sea borrar el resultado nómina actual? Dar clic SI. Al término l Proceso es mostrado Una lista mensajes De periodos borrados. Clic en el botón palomita. Finalmente el sistema Confirma el resultado. Dar clic en el botón Palomita para continuar. Cálculo Nómina Página: 82 93
13. PROCESO VARIOS: MODIFICAR STATUS DE NÓMINA Capturar la Transacción PA30 en el menú principal SAP seguido un enter. Capturar en infotipo el número 3 (Status nómina) y dar enter. Seleccionar Utilidas, Modificar status Nómina. Es mostrada la siguiente pantalla, se pue observar que correc. la nómina se encuentra marcado, se pue modificar este status con solo dar clic en el botón corrección cálculo nómina y guardar, para que se pueda procesar la nómina ignorando el error. De igual forma es posible marcar en Nº pers. Bloqueado, para que el registro que bloqueado, con un clic en corrección cálculo nómina y guardar, el registro no se pagara en el siguiente periodo, amás borrar el registro nómina. Cálculo Nómina Página: 83 93
14. PROCESO VARIOS: VISUALIZAR RESULTADO DE NÓMINA En la visualización l resultado nómina un registro, es necesario capturar en el menú principal l sistema SAP, la transacción PC_PAYRESULT y dar enter para continuar. En la siguiente pantalla reflejada, capturar el número empleado a consultar y dar enter, el sistema muestra los periodos pagados durante el ejercicio, como lo muestra la carátula a continuación. Cálculo Nómina Página: 84 93
Seleccionar el periodo seado y dar doble clic en la línea, como lo muestra la imagen anterior. En la siguiente pantalla es mostrada una tabla con registros campos cuya nominación indica la scripción lo que se pue explorar en ella. Por ejemplo en la BT se pue explorar la información l pago. Dar doble clic en la línea seada, el sistema muestra una tabla registro campos resultado nómina, que contiene alguno los siguientes datos: número y nombre personal, periodo l resultado actual, cc_nomina l neto, vía pago, importe pagado, fecha proceso, tiempo ejecución y algunos otros datos importantes. Para regresar con solo dar clic en el siguiente icono. Cálculo Nómina Página: 85 93
15. PROCESO QUERY Query InfoSet es una herramienta general gestión informes SAP que es muy intuitiva y fácil usar. Eligiendo campos selección y salida directamente, pue accer a los datos grabados en cualquier parte l sistema gestión personal. No es necesario tener conocimientos programación para crear informes con Query InfoSet. Siempre que disponga las autorizaciones apropiadas, pue grabar y reutilizar los informes finidos en Query InfoSet. Ingresar a la transacción: S_PH0_48000513 En la pantalla SAP, seleccione el campo HR-PY, (parámetros que contienen valores). En el apartado Entorno, en el campo Grupo usuarios seleccione la opción Administrador Recursos Humanos, dé clic en el botón continuar para continuar con el proceso. En la pantalla Query ad-hoc (InfoSet: HR Datos Maestros l empleado), muestra las carpetas con el nombre los infotipos usados en el sistema, seleccione en la carpeta Medidas la opción Número personal y el Status ocupación, seleccione el campo Selección para filtrar la información y el campo Salida que es lo que aparecerá en el archivo. Verifique que los campos seleccionados aparezcan en la parte recha la pantalla. Cálculo Nómina Página: 86 93
En la carpeta o infotipo Asignación organizativa, seleccione la opción nómina seleccione los campos Selección y Salida para filtrar la información y que aparecerán en el archivo. Observe que los campos seleccionados aparezcan en la parte recha la pantalla. En el apartado Periodo evaluación, spliegue el catálogo en el campo periodo evaluación y seleccione la opción fecha que see generar, recuer que estas fechas están en función l personal que se encuentra vigente en el sistema y pue buscar en los infotipos acuerdo a estas fechas Cálculo Nómina Página: 87 93
En el campo Status ocupación, spliegue el catálogo opciones y en el recuadro Status ocupación, seleccione la opción Activo (3), dé clic en el botón tomar para continuar. En el campo nómina, spliegue el catálogo opciones y en el recuadro nómina, seleccione el nómina su interés, dé clic en el botón tomar para continuar. Cálculo Nómina Página: 88 93
En la parte inferior la pantalla muestra el texto cada una las opciones seleccionadas, dé clic en el botón recho l Mouse y en el recuadro seleccione la opción valor y texto en cada uno las columnas que aparecen en la parte inferior la pantalla. Una vez que completo todos los campos, dé un clic en el botón salida y el sistema automáticamente le genera la información que se requiere con los datos que se pidieron. Cálculo Nómina Página: 89 93
En la pantalla SAP Query 26.11.2013/11:27:14 SMARMOLEJO, muestra los datos correspondientes a la fecha, la hora y el usuario que solicito la información. Dé un clic en el botón fichero local para continuar con el proceso. Para realizar un filtro, dé clic en el botón fijar filtro, en el recuadro Definir criterios filtro, seleccione las columnas que see filtrar y dé clic en el botón ó, para consirar los criterios l filtro que requiera, dé clic en el botón tomar para continuar con el proceso. Cálculo Nómina Página: 90 93
Intifique y visualice los criterios l filtro en la pantalla, realice otro filtro si lo necesario. consira Cálculo Nómina Página: 91 93
En el recuadro Grabar lista en fichero, seleccione la opción Hoja cálculo, dé un clic en el botón continuar para continuar con el proceso. En el recuadro SAP Query 26.11.2013/11:27:14 SMARMOLEJO, en el campo Directorio ponga la ruta en don see guardar su archivo, en el campo Fichero ingrese el nombre con el que intificara su archivo seguido la extensión XLS. Cálculo Nómina Página: 92 93