Manual de Usuario del Sistema RECIBOS DE HABERES UNLu Agosto 2015 Contacto: e-mail: recibos_web@unlu.edu.ar teléfono: (02323) 423979/423171 Interno 1236
INDICE Pág. 1. Introducción 2 2. Acceso al sistema 2 3. Control de último acceso 6 4. Verificación de datos personales 7 5. Descarga de recibos 7 6. Cambio de contraseña 8 7. Recuperación de contraseña 9 8. Bloqueo y desbloqueo de la cuenta de usuario 12 Manual de Usuario del Sistema Recibos de Haberes - UNLu 1
1. Introducción La finalidad de este documento es brindar a los usuarios del sistema Recibos de Haberes de la UNLu una descripción de su funcionalidad que sirva como guía para facilitar su uso. El sistema Recibos de Haberes es una aplicación web que permite a los empleados activos de la Universidad Nacional de Luján descargar en formato PDF una copia de sus recibos de haberes correspondientes a las liquidaciones a partir de Agosto de 2015. Cabe aclarar que la modalidad de retiro del recibo impreso continuará estando vigente, a demanda, a cargo de la Dirección de Administración de Personal (ya no serán entregados en Tesorería). Los recibos de liquidaciones anteriores solo estarán disponibles en formato impreso. Para obtener información sobre la validez del recibo descargado de la web se solicita leer la Disposición SA 502/2015. Si usted es empleado remunerado de la UNLu, cuando su usuario para el sistema sea dado de alta, recibirá un correo electrónico de bienvenida en la dirección que haya declarado para su legajo. Dicha dirección será la que se utilice en todas las tareas de autogestión de su cuenta de usuario. Cada vez que desee modificar su dirección de correo electrónico deberá hacerlo a través de la Dirección de Administración de Personal. Si usted recibe algún correo electrónico de notificación de alguna operación que no ha realizado (como cambio de contraseña o desbloqueo de usuario), es importante que lo reporte llamando a los teléfonos (02323) 423979/423171 (interno 1236) o escribiendo a recibos_web@unlu.edu.ar Tenga en cuenta que nunca recibirá un correo solicitándole sus datos personales ni su usuario y contraseña. En caso de recibir algo similar no debe responder, sino reportar la situación al Departamento de Seguridad Informática, escribiendo a seguridadinformatica@unlu.edu.ar, o bien llamando al (02323) 423979/423171 (interno 1312). 2. Acceso al sistema El sistema Recibos de Haberes puede ser accedido desde el navegador de Internet, a través del link RECIBOS DE HABERES disponible en la página principal de la UNLu: http://www.unlu.edu.ar/. Se recomienda el uso del navegador Mozilla Firefox, aunque esto no es excluyente. Una vez cargada la página de autenticación, si usted ya cuenta con una contraseña de acceso al sistema, deberá introducir su número de legajo y clave en los campos correspondientes y presionar el botón Ingresar. Manual de Usuario del Sistema Recibos de Haberes - UNLu 2
Si usted no cuenta con clave de acceso deberá generarla ingresando al link Primer ingreso disponible en la pantalla de autenticación y siguiendo los pasos que se detallan a continuación. Primer Ingreso Importante: solo podrá utilizar esta funcionalidad si ha recibido un correo electrónico de bienvenida al sistema. En caso de no haberlo recibido, deberá comunicarse con la Dirección de Administración de Personal para constatar si su dirección de correo se encuentra actualizada. Una vez recibido el correo electrónico de bienvenida, los pasos a seguir son los siguientes: 1. Completar el formulario de Solicitud de generación de contraseña ingresando los datos personales: legajo, número de documento y fecha de nacimiento, así como también el texto de verificación que figura en la imagen (el texto es sensible a mayúsculas y minúsculas). Si lo desea, podrá solicitar un texto diferente haciendo click en click en el botón Enviar.. Una vez completo el formulario hacer Formulario de Solicitud de generación de contraseña al que se accede a través del link Primer acceso de la pantalla de Autenticación de Usuarios del sistema. Manual de Usuario del Sistema Recibos de Haberes - UNLu 3
Si todos los datos ingresados coinciden con los registrados en el sistema y el texto de verificación es correcto, el sistema le enviará un correo electrónico. Esta situación será informada a través del siguiente mensaje. Si usted ya ha ingresado alguna vez al sistema, obtendrá el mensaje que se muestra a continuación. En este caso, si lo que usted desea es recuperar su contraseña olvidada deberá ingresar a través del link Olvidó su clave? (ver punto 5 del presente manual). Si el texto de verificación es incorrecto recibirá el siguiente mensaje. Luego de aceptar, el texto de verificación habrá cambiado, y deberá reingresarlo. Si alguno de los datos personales ingresados no coincide con lo registrado en el sistema, obtendrá un mensaje como el siguiente. En caso de estar ingresando datos correctos, deberá comunicarse con la Dirección de Administración de Personal para solicitar su actualización en el sistema. IMPORTANTE: si usted no ha recibido el mail de Bienvenida, puede ocurrir que su usuario aún no se encuentre creado. En ese caso, el mensaje que recibirá es el mismo. Manual de Usuario del Sistema Recibos de Haberes - UNLu 4
2. Una vez enviado el formulario de Solicitud de generación de contraseña, usted recibirá un correo electrónico que contiene una dirección web que deberá copiar y pegar en su navegador. Una vez realizado esto, accederá a una pantalla como la que se muestra a continuación, donde deberá ingresar dos veces su nueva contraseña y luego hacer click en el botón Modificar. Es importante destacar que existen restricciones para la elección de contraseñas: mínimo de 8 caracteres, combinando al menos dos tipos (números, letras y/o símbolos especiales). Importante: La dirección web que recibirá en su correo electrónico es de un solo uso y tiene una validez de 24 hs desde su emisión. Una vez utilizada o habiendo transcurrido el tiempo de validez, si desea realizar la generación de contraseña, deberá reiniciar el proceso desde el paso 1. 3. Si la contraseña ingresada es válida, es decir, cumple con los requisitos y coinciden las dos que fueron ingresadas, accederá a una pantalla donde el sistema le solicitará algunos datos personales para verificar su identidad (domicilio y fecha de nacimiento). Una vez seleccionado el domicilio e ingresado su fecha de nacimiento, presionar el botón Confirmar. Manual de Usuario del Sistema Recibos de Haberes - UNLu 5
Si los datos de validación ingresados son correctos, la nueva clave será registrada y podrá comenzar a utilizarla para acceder al sistema. Además, recibirá un mail de notificación donde se le informará que el cambio ha sido exitoso. Si alguno de los datos ingresados no coincide con lo registrado en el sistema, no se efectuará el cambio y deberá reiniciar el proceso de generación de contraseña desde el paso 1. Además, el sistema contabilizará un intento de acceso fallido. Cumplidos los tres intentos fallidos en una ventana de tiempo de 5 minutos, el usuario quedará bloqueado. IMPORTANTE: En caso de estar ingresando datos correctos y obtener de todos modos un mensaje de error, deberá comunicarse con la Dirección de Administración de Personal para solicitar la actualización de los mismos en el sistema. Nota aclaración: si el empleado no posee correo electrónico, deberá acercarse a la ventanilla de atención de la Dirección de Administración de Personal a retirar un sobre con su contraseña. Deberá hacer su primer acceso ingresando el usuario y la contraseña en la pantalla de autenticación de la aplicación (no mediante el link Primer ingreso ). La primera vez que utilice esta contraseña, el sistema solicitará que sea modificada. 3. Control de último acceso La primera vez que ingrese al sistema, en la parte superior derecha de la pantalla, debajo de su nombre, apellido y número de legajo, se mostrará la leyenda: Primer ingreso. Las sucesivas veces que ingrese al sistema figurará Manual de Usuario del Sistema Recibos de Haberes - UNLu 6
la fecha y hora del último ingreso. Las siguientes figuras muestran estas situaciones. 4. Verificación de datos personales Habiendo ingresado al sistema, en la sección Inicio se mostrarán los datos personales que se encuentran registrados en el sistema y que son utilizados en las operaciones de autogestión de usuarios. Es importante que verifique regularmente que dichos datos se encuentren correctos y completos. En caso de no estarlo, debe comunicarse con la Dirección de Administración de Personal para actualizarlos. 5. Descarga de recibos Accediendo a la opción Liquidaciones podrá ver el listado de las liquidaciones acreditadas a partir de Agosto 2015, hasta la fecha. Se listan por año y ordenadas por fecha de acreditación en forma decreciente. Los recibos de cada nueva liquidación serán publicados el día de su acreditación. Manual de Usuario del Sistema Recibos de Haberes - UNLu 7
Si usted posee más de un cargo obtendrá un recibo por cada uno que posea liquidación. Todos los recibos correspondientes a una misma liquidación se encuentran contenidos en el mismo archivo PDF. Para descargar el/los recibo/s de una liquidación debe hacer click en el botón correspondiente. A continuación, dependiendo de la configuración de su navegador, deberá elegir si desea guardar o abrir el archivo. En el primer caso, deberá indicar en qué lugar de su computadora desea guardarlo, o bien el archivo será almacenado en la carpeta predeterminada para las descargas. En caso de seleccionar Abrir, deberá elegir la aplicación con la que desea hacerlo. IMPORTANTE: Para poder abrir el archivo y visualizar su recibo deberá contar con un lector de PDF (como Adobe Reader). Si no tiene ningún lector de PDF instalado en su computadora, podrá descargar Adobe Reader en forma gratuita desde la página oficial del proveedor: https://get.adobe.com/es/reader/otherversions/ 6. Cambio de contraseña Cuando lo desee podrá cambiar su contraseña desde la opción del menú Mi perfil > Cambiar contraseña. Manual de Usuario del Sistema Recibos de Haberes - UNLu 8
Además de cumplir con las características requeridas: mínimo de 8 caracteres, combinando al menos dos tipos (números, letras y/o símbolos especiales), la nueva contraseña deberá ser distinta de las anteriormente usadas. Para realizar el cambio deberá ingresar la contraseña anterior y la nueva contraseña por duplicado y hacer click en Confirmar. Si la contraseña anterior es correcta y la nueva contraseña es válida, el sistema registrará el cambio y le enviará un mail de notificación. Además, deberá reingresar al sistema con su nueva clave. Cada contraseña tiene una vigencia de 365 días. Transcurrido ese tiempo el sistema le solicitará que efectúe el cambio de la misma. 7. Recuperación de contraseña Si usted ha olvidado su clave, podrá solicitar la generación de una nueva accediendo por el link Olvidó su clave? que se encuentra en la página de autenticación de la aplicación. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Completar el formulario de Solicitud de generación de contraseña, ingresando los datos personales: legajo, número de documento y fecha de nacimiento, así como también el texto de verificación que figura en la imagen (el texto es sensible a mayúsculas y minúsculas). Si lo desea, podrá solicitar un texto diferente haciendo click en click en Enviar.. Una vez completo el formulario, hacer Manual de Usuario del Sistema Recibos de Haberes - UNLu 9
Formulario de Solicitud de generación de contraseña, al que se accede a través del link Olvidó su clave? de la pantalla de Autenticación de Usuarios del sistema. Si todos los datos ingresados coinciden con los registrados en el sistema y el texto de verificación es correcto, el sistema le enviará un correo electrónico. Esta situación será informada a través del siguiente mensaje. Si el texto de verificación es incorrecto, recibirá el siguiente mensaje. Luego de aceptar, el texto de verificación habrá cambiado, y deberá reingresarlo. Manual de Usuario del Sistema Recibos de Haberes - UNLu 10
Si alguno de los datos personales ingresados no coincide con lo registrado en el sistema, obtendrá un mensaje como el siguiente. En caso de estar ingresando datos correctos, deberá comunicarse con la Dirección de Administración de Personal para solicitar su actualización en el sistema. IMPORTANTE: si usted no ha recibido el mail de Bienvenida, puede ocurrir que su usuario aún no se encuentre creado. En ese caso el mensaje que recibirá es el mismo. 2. Una vez enviado el formulario de Solicitud de generación de contraseña, usted recibirá un correo electrónico que contiene una dirección web, la cual deberá copiar y pegar en su navegador. Una vez realizado esto, accederá a una pantalla como la que se muestra a continuación, donde deberá ingresar dos veces su nueva contraseña y luego hacer click en el botón Modificar. Es importante destacar que existen restricciones para la elección de contraseñas: mínimo de 8 caracteres, combinando al menos dos tipos (números, letras y/o símbolos especiales). Importante: La dirección web que recibirá en su correo electrónico es de un solo uso y tiene una validez de 24 hs desde su emisión. Una vez utilizada o habiendo transcurrido el tiempo de validez, si desea realizar la generación de contraseña, deberá reiniciar el proceso desde el paso 1. Manual de Usuario del Sistema Recibos de Haberes - UNLu 11
3. Si la contraseña ingresada es válida, es decir, cumple con los requisitos y coinciden las dos que fueron ingresadas, accederá a una pantalla donde el sistema le solicitará datos personales para verificar su identidad (domicilio y fecha de nacimiento). Una vez seleccionado el domicilio e ingresado su fecha de nacimiento, presionar el botón Confirmar. Si los datos de validación ingresados son correctos, la nueva clave será registrada y podrá comenzar a utilizarla para acceder al sistema. Además recibirá un mail de notificación donde se le informará que el cambio ha sido exitoso. Si alguno de los datos ingresados no coincide con lo registrado en el sistema, no se efectuará el cambio y deberá reiniciar el proceso de generación de contraseña desde el paso 1. Además, el sistema contabilizará un intento de acceso fallido. Cumplidos los tres intentos fallidos en una ventana de tiempo de 5 minutos, el usuario quedará bloqueado. IMPORTANTE: En caso de estar ingresando datos correctos y obtener de todos modos un mensaje de error, deberá comunicarse con la Dirección de Administración de Personal para solicitar su actualización en el sistema. 8. Bloqueo y desbloqueo de la cuenta de usuario Bloqueo Cada vez que ingrese una contraseña incorrecta se contabilizará un intento de acceso fallido al sistema. Manual de Usuario del Sistema Recibos de Haberes - UNLu 12
Cuando hayan ocurrido tres intentos fallidos en una ventana de tiempo de 5 minutos, el usuario quedará bloqueado. Cuando esto ocurra, el sistema mostrará el siguiente mensaje y le enviará un correo electrónico de notificación. Desbloqueo El mail que usted reciba cuando su usuario haya sido bloqueado contendrá la dirección web a la que deberá acceder para gestionar su desbloqueo. Cuando desee realizarlo, copie y pegue esa dirección en un navegador y de esa manera accederá al siguiente formulario, donde deberá completar sus datos personales y el texto de verificación para luego hacer click en Enviar. Recuerde que el texto de verificación es sensible a mayúsculas y minúsculas. Manual de Usuario del Sistema Recibos de Haberes - UNLu 13
Si todos los datos ingresados coinciden con lo registrado, el sistema le enviará un correo electrónico que contiene una nueva dirección web, pero esta vez con solo 24 hs de validez. Copie y pegue esa dirección en un navegador para continuar con la operación de desbloqueo. Una vez realizado, accederá a una pantalla como la siguiente donde se le solicitarán los datos personales domicilio y fecha de nacimiento. Seleccione los datos correctos y luego presione Confirmar. Si los datos de validación ingresados son correctos, su usuario quedará desbloqueado. Además recibirá un mail de notificación donde se le informará esta situación. Si alguno de los datos ingresados no coincide con lo registrado en el sistema, no se efectuará ningún cambio y deberá reiniciar el proceso de desbloqueo desde el paso 1. IMPORTANTE: En caso de estar ingresando datos correctos y obtener de todos modos un mensaje de error, deberá comunicarse con la Dirección de Administración de Personal para solicitar su actualización en el sistema. Manual de Usuario del Sistema Recibos de Haberes - UNLu 14