INFORME LEY 1474 de 2.011 - MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI PERIODO Diciembre 2.013-Marzo 2.014 Avances Subsistema de Control Estratégico Se ha hecho integral con la sensibilización de la cultura de control la aprehensión de los valores y principios determinados en el Código de Etica de la Administración Municipal. La responsabilidad, el respeto, la pertenencia, la calidez, la participación comunitaria, la calidad, la tolerancia, la sensibilidad social, el autocontrol, etc. son lineamientos intrínsecos que deben guiar la actividad cotidiana en especial la laboral, tratándose de la connotación de servidores públicos. En tal sentido están ubicados públicamente en cada una de las dependencias y áreas de atención a la ciudadanía, con la descripción básicas del objetivo de cada uno de ellos. En el componente Talento Humano, en materia de bienestar se adelantó jornada de integración y despedida del año 2.013. Se entregaron anchetas navideñas a todos los miembros del equipo de trabajo de la Administración, como reconocimiento al aporte laboral y los resultados de la gestión durante el año 2.013. De otra parte se ha continuado mediante reuniones, con la socialización al personal de planta, del Manual de funciones actualizado mediante Decreto 86 de noviembre de 2.013. Igualmente y a través del Comité de Convivencia se ha difundido el reglamento interno de trabajo adoptado mediante resolución 854 de septiembre 5 de 2.013. Mediante Decreto No. 06 de enero de 3 de 2.014 se estableció el nuevo organigrama de la Alcaldía Municipal de Tena. Se adelantó en el mes de febrero, cumpliendo el periodo 31 de enero de 2.013 al 1 de febrero de 2.014, la evaluación de desempeño a los funcionarios de carrera administrativa por parte de cada Jefe de Dependencia; de igual forma el Alcalde Municipal evaluó el grado de cumplimiento de compromisos institucionales del personal directivo. En materia de seguridad industrial se cumplió con la medida preventiva de
recarga de todos los extintores ubicados en las diferentes dependencias. En materia de administración de riesgos y contexto estratégico se desarrolló con participación de todos los miembros del equipo de trabajo de la Administración; conferencia-taller dirigido por catedrático de la Esap. Dada la modificación del manual de funciones, se actualizaron los conceptos de cada proceso y los riesgos inherentes para establecer por parte de cada dependencia, la identificación, el análisis, la valoración y la elaboración del mapa de riesgos. De acuerdo a la metodología planteada; al interior de las diferentes dependencias mediante grupos de trabajo se viene realizando esta labor de actualización específica, con el apoyo de los respectivos jefes y la oficina de control interno. En lo correspondiente al Plan Anticorrupción se seguimiento trimestral al Mapa de Riesgos anti-corrupción viene realizando
Dificultades No constituye una dificultad, por que se deriva de una situación coyuntural. La etapa de actualización de procedimientos y riesgos avanza en forma lenta. Avances Subsistema de Control de Gestión En relación con el componente información y en particular la información primaria, se viene trabajando en la consolidación paulatina de los canales de comunicación e información tanto organizacional como hacia la ciudadanía, a través de los instrumentos: Utilización de correo institucional obrante como información y comunicación interna inherente a los procedimientos, Buzón físico de sugerencias, quejas y reclamos; el Buzón virtual en la pagina Web de la Alcaldía de Tena, Link Contáctenos, la aplicación del sistema Gobierno en Linea con la actualización e información permanente de la pagina Web, y la red social Facebook institucional Tena, Cundinamarca que cuenta con más de 2.654 contactos. Un aspecto a destacar en la recepción de información primaria que detecta directamente las necesidades y atención a la comunidad, son los recorridos sabatinos que realiza el alcalde Municipal a las diferentes veredas en compañía de miembros del equipo de gobierno. La verificación de la situación de las vías, acueductos, vivienda entre otros aspectos, permite redimensionar y priorizar los proyectos así como obtener información sobre la atención a quejas e inquietudes no resueltas, lo que conduce además a revisar las causas y los posibles errores en los procedimientos En cuanto al sistema PQR y la atención ciudadana, es de resaltar el mejoramiento a través de elementos básicos de la política Gel, que permite la interacción virtual con los usuarios, la recepción de quejas e inquietudes y la respuesta más ágil. Ello guarda coherencia con el Manual de Quejas y Reclamos del Municipio de Tena, la ley 1437 de 2011 y el Plan Anticorrupción y de Atención Ciudadana de la Alcaldía de Tena. El seguimiento permanente por parte de la Oficina de Control Interno se viene evidenciando con las encuestas mensuales de atención al usuario, los cuadros de registro del tramite mensual por parte de cada dependencia a los Derechos
de Petición, los registros en pantalla de las solicitudes y de las respuestas virtuales. De otra parte se adelantan encuestas a través de la la pagina Web del Municipio, consultando la opinión de la comunidad sobre diversos temas de interés general. En relación con la Política de GEL, gobierno en línea, se actualizó el Plan de Acción para la vigencia 2.014, mediante Resolución No. 177 de marzo 11 de 2.014, suscrita por el Alcalde Municipal de Tena. Se incluyeron los importantes aspectos de la interoperabilidad, estrategia de datos abiertos, uso de medios electrónicos en procesos y procedimientos internos, diseño e implementación de estrategia de cero papel (dos últimos temas ya establecidos por la Administración mediante la Política Administrativa de Eficiencia y Reducción Uso del Papel, Resolución 631 de julio 10 de 2.013). Se ha venido trabajando en la nueva etapa de implementación del Gel con la Gobernación de Cundinamarca a través de los gestores de JPC fortaleciendo las etapas de información, interacción y especialmente transacción. Se asistió en tal sentido al Encuentro Regional de Gobierno en Linea, celebrado en el Municipio de la Mesa, cabecera de provincia de la Región del Tequendama. Se renovó la caracterización de usuarios correspondiente a las dependencias que tienen relación con atención a ciudadanía, información que fue remitida a la Gobernación de Cundinamarca. De igual forma se remitieron datos abiertos de industria y comercio. Prevalece la estrategia de La pagina Web enlazada al facebook institucional de la Alcaldía Municipal, con la actualización permanente de noticias, eventos, galería de fotos de la gestión administrativa, actos administrativos expedidos, contratación, etc. es un instrumento importante en la comunicación e información ciudadana. Se complementa con la actualización de carteleras institucionales públicas ubicadas en las diferentes dependencias, y la difusión por medios tradicionales de comunicados y entrevistas al señor Alcalde a través de la Emisora Cristalina Estereo, el perifoneo y carteles en las escuelas rurales y establecimientos comerciales destacados en las diferentes veredas y centros poblados.
Dificultades Aún persiste en algunas áreas la resistencia a la utilización permanente del correo institucional, como medio de comunicación interna, pese a formar parte de la Política Municipal de Eficiencia y Reducción del Uso de Papel. Subsistema de Control de Evaluación Avances Consolidación paulatina de las actividades correspondiente a los roles de acompañamiento y asesoría, valoración de riesgos, evaluación y seguimiento, fomento de la cultura de control y relación con entes externos. En tal sentido se participa en las reuniones de Consejo de Gobierno, reuniones de los diversos comités asesores, reuniones con jefes de dependencias y reuniones de evaluación con el señor Alcalde Municipal. Se ha continuado en el fortalecimiento de la cultura de control a través de la sensibilización permanente al equipo que labora en la Administración, con mensajes, gráficos e imágenes difundidos tanto en la cartelera principal, como en los computadores que se utilizan en las diferentes áreas de trabajo, esto es utilizando las herramientas ofimáticas. El símbolo de control interno del Municipio, contribuye al objetivo de fomentar la cultura de Control.
En relación con el componente de autoevaluación, elemento autoevaluación de
control, se realizó y tabuló la correspondiente encuesta a las diferentes dependencias. En el componente evaluación independiente se adelantó el proceso de Auditoria a todas las dependencias de la Administración; la evaluación de los parámetros de verificación permitió establecer el nivel de gestión y los avances en relación con el plan indicativo 2.013 para los diferentes sectores, derivado del Plan de desarrollo Un Cambio para Construir Futuro. Las falencias y las respectivas recomendaciones se condensaron en un informe de auditoría presentado al señor Alcalde, quien convocó posteriormente reunión con los jefes de dependencia para analizar y evaluar la gestión y proceder a la elaboración de los planes de mejoramiento. Se han suscrito los respectivos planes de mejoramiento institucional, por procesos y además los planes de mejoramiento individual basados en las evaluaciones de desempeño. En otro aspecto de mejoramiento institucional se viene afianzando la aplicación de la Política Administrativa de Eficiencia y Reducción de uso de papel, con sus tres tópicos: 1. Uso del correo institucional en cada dependencia, sustituyendo el flujo documental interno, en la medida que sea conveniente y racional sin apartarse de la normatividad existente, y como elemento obrante dentro los procesos y procedimientos internos. 2. Impresión de documentos de circulación interna a doble cara. 3. Fotocopía de documentos internos a doble cara. Esta política establecida mediante Acto Administrativo, se fortalece con la adopción del Plan de Acción GEL vigencia 2.014, igualmente estipulada mediante Acto Administrativo Municipal, todo ello derivado de lineamientos nacionales entre otros el Decreto 2693 de 2.012 y la directiva presidencial 004 de 2.012. Fue presentado dentro de los términos el Informe Ejecutivo Anual de Control Interno ante el DAFP, obteniendo una valoración del 91.6%, lo que sugiere que se debe seguir trabajando para avanzar en el mejoramiento de los diferentes componentes y elementos del sistema de control interno.
Dificultades Las normales dentro del proceso de cambio hacia un sistema de control, de gestión y de cualificación de resultados, que nacen desde elementos básicos como la diligente atención a la ciudadanía. Estado general del Sistema de Control Interno Es de afirmar que avanza con estabilidad el sistema pese a llevar apenas dos años de su implementación y a contar con factores exógenos al modelo, como el constante cambio de normatividad en diferentes aspectos organizacionales de la Administración pública y a nuevos esquemas por la introducción de modificaciones en las plataformas tecnológicas de diversos entes gubernamentales entre ellos los organismos de control. El mismo MECI está en proceso de cambio en cuanto a la estructura del modelo. La voluntad y apoyo expreso de la Alta Dirección, ha constituido una importante fortaleza para la estabilidad y avance del sistema de control interno de la Administración Municipal, que cuenta además con la buena disposición de los Jefes de Dependencia. RECOMENDACIONES Se requiere fortalecer el aspecto de procesos y procedimientos y por consiguiente la valoración de riesgos, ya que al no pasar la reestructuración administrativa, en su trámite ante el Concejo Municipal; la dilación en el tiempo, ha hecho lenta la actualización de los referidos procesos y procedimientos, así como la valoración de riesgos, suceptibles de modificación por la expedición del nuevo manual de funciones de la Administración Municipal de Tena.
Elaboro y reviso: FRANCISCO J. MENDEZ GUERRERO Jefe de Control Interno