Políticas de Capacitación OBJETIVO Establecer la política y procedimiento para los procesos de Capacitación en la empresa ALCANCE Esta política aplica para todo el personal que designe Muebles El Bosque S.A. como Gerentes, Jefes, Administradores de almacén y Gerentes, Jefes y administradores de bodega. POLITICAS Responsabilidades De la responsabilidad de los Jefes de área Los Jefes y Gerentes de áreas son responsables de la administración de su recurso humano en aspectos tales como: Definición de las DNC (Detección de Necesidades de Capacitación) de acuerdo a los objetivos de cada área o puesto de trabajo, en conjunto con el área de Capacitación El área de capacitación de cada operación es responsable de la logística y calidad de la instrucción. Las gerencias dueñas de los procesos y la persona son los responsables de su propia capacitación. Recursos Humanos de cada operación es el encargado de la difusión, promoción y cumplimiento de las políticas de capacitación Cualquier curso y programa de capacitación que no esté dentro de los programas y cursos autorizados deberá ser revisado y autorizado por la gerencia de Recursos Humanos con el Vo.bo. de gerencia general. Solicitar información de avances en los programas y cursos que tome su personal Del proceso El Departamento de Recursos Humanos, a través del área coordinadora de Capacitación deberá realizar el proceso de DNC antes de finalizar cada año y en sintonía con los objetivos estratégicos de la empresa y los funcionales de cada Gerencia. 21/05/2014 1
En este proceso realizará entrevistas con cada responsable de área levantando la información a tal efecto, y asesorando a cada Gerencia en lo que tiene que ver con los programas y cursos que más se adecuan a su área y objetivos (estratégicos y funcionales) Una vez levantada la información se procederá a la búsqueda de proveedores y cotizar los cursos, sea por modalidad presencial ó E-Learning Terminado el presupuesto, presentará a la Gerencia de RRHH y Gerencia General el plan anual de Capacitación y Desarrollo (High Potentials), alineado a los Objetivos Estratégicos de la compañía, para su revisión y aprobación. El área de Capacitación y Desarrollo será responsable por la coordinación de los cursos y programas, seguimiento a los mismos, y elaboración de reportes a cada gerencia de acuerdo al avance de los cursos. De las Capacitaciones Existen dos modalidades de capacitación: presencial e e-learning Modalidad presencial: son cursos tradicionales, desarrollados en presencia de los participantes, en un lugar físico determinado, y con un instructor físicamente presente. En esta modalidad deberá existir (formatos adjuntos a la presente Política): Lista de participantes y firma de cada uno de ellos Material de trabajo Evaluación por parte del instructor Hoja de seguimiento posterior (aplicación de la capacitación) Sólo aprobará la capacitación aquel participante que haya obtenido, al menos, 80/100 en su calificación final. En caso de no ser así, deberá cancelar el 50% del valor del curso y tomarlo nuevamente hasta lograr la calificación esperada. El área de Capacitación mantendrá un archivo personalizado con esta información para retroalimentar a cada Gerencia. Modalidad E-Learning: son cursos vía internet, los cuales cada participante podrá tomar dentro o fuera de la oficina, en un tiempo determinado para cada curso. En esta modalidad deberá existir: Lista de participantes (la firma será electrónica por medio de un password entregado a cada participante) El material de trabajo estará colgado de la red (podrá ser con textos, imágenes o videos, dependiendo el tipo de curso) Tiempo del curso: establecido de acuerdo al contenido 21/05/2014 2
Cada módulo tendrá una evaluación en base a la cual podrá, o no, pasar al siguiente nivel del curso. Una vez finalizado el curso se establecerá: Tiempo utilizado por el participante vs tiempo máximo del curso en red Calificación del curso Esta información será archivada en la carpeta virtual de cada participante y servirá para dar seguimiento por parte de Capacitación y del Gerente del Área de la evolución de las personas de acuerdo al plan de carrera de cada uno, o de los objetivos del área. Tipos de cursos: Exigidos por la empresa: aquellos que por modalidad E-Learning o presencial hayan sido exigidos por los jefes o gerentes de área a sus subordinados Cursos extras o solicitados por el trabajador: aquellos que por modalidad E-Learning o presencial hayan sido solicitados por los empleados de MEB, los cuales entrarían a descuento según conveniencia del trabajador MULTAS Y SANCIONES Son obligaciones de los trabajadores según el artículo 40 numeral J. del reglamento interno. Asistir a los eventos de capacitación programados por la compañía dentro de los horarios establecidos por los mismos El trabajador que incumpliere con sus obligaciones de capacitación será sancionado con multas descontadas de su remuneración El monto a descontarse por multas puede llegar hasta el 10% de la remuneración del trabajador (faltas, atrasos, reprobación de cursos) Si un trabajador reincide por tercera oportunidad (faltas, atrasos, reprobación de cursos) a los cursos de capacitación dispuestos por la empresa, se le descontara el valor total del curso, ya sea este presencial o E-Learning. Participación en cursos Es política en los cursos y sesiones de capacitación se deberá observar y respetar lo siguiente: Puntualidad al iniciar y durante los recesos 21/05/2014 3
No interrupciones, ausencias temporales o abandonos. Participación en el 90% del tiempo de las sesiones Elaboración y presentación de tareas previas Evitar el uso de aparatos tecnológicos a menos que lo requiera el curso Un representante de capacitación deberá estar presente en el arranque y clausura del curso y de forma intermitente para monitorear el desarrollo de las sesiones Solicitud de inscripción Actividades formativas y capacitación (solicitadas por trabajador) Nombre completo: Cargo: Gerencia: Ärea / C. Costo: El trabajador tiene conocimiento que el curso solicitado es extra para desarrollo profesional por lo tanto autoriza el descuento del mismo en su remuneracion según lo convenido con RRHH Firma Antecedentes del curso/ taller o seminario Nombre del curso: Modalidad del curso: Presencial Duración horas E-Learning Área tematica del curso: (marcar 1 alternativa) comercializacion y trading Marketing Distribucion/ Bodega Economia/Financiero Calidad y Medio Ambiente Prevencion y salud Informática Idiomas Otras/ Técnicas Nombre de institucion u organismo que dicta: Teléfono de institución: Lugar de realización: Valor total del programa: Autorización de jefe imediato: Nombre de jefe imediato: firma de jefe imediato AUTORIZACION DE GERENCIA DE GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS (uso exclusivo de gerencia de recursos humanos y departamento ) AUTORIZADO: SI NO MESES DE DESCUENTO: FECHA: / /200 firma Coord. de capacitacion firma Gerencia de Recursos Humanos Formato de asistencia capacitación formato de constancia de temas capacitación e inducción 21/05/2014 4
Recibe a satisfacción inducción y entrenamiento FORMATO INFORME DE INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO 1. INSTRUCCIONES Con el ánimo de formalizar la incorporación del nuevo colaborador o reinduccion a un puesto de trabajo, le solicitamos como Jefe o insctructor encargado diligenciar el presente Formato; Usted deberá adicionar cada una de las actividades que se desarrollen durante el proceso de inducción y entrenamiento suministrado al empleado. 2. DATOS GENERALES DEL TRABAJADOR QUE RECIBE LA INDUCCIÓN NOMBRE: CARGO: NOMBRE JEFE INMEDIATO: CARGO: DEPENDENCIA: 3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DE INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO FECHA DE EJECUCIÓN ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD-PROCESO RESPONSABLE EJECUCIÓN DE LA FIRMA RESPONSABLE ACTIVIDAD DE LA ACTIVIDAD RECIBIDO DEPARTAMENTO DE RRHH CAPACITACION Firma del Trabajador Firma del Jefe Inmediato Presupuesto Cada operación de RRHH deberá tener en su presupuesto una cuenta para capacitación. El control y administración de esta cuenta deberá de llevarse por parte del área de capacitación de la operación Control El área de capacitación evaluará por lo menos una vez al año en cada operación el cumplimiento del manual de políticas y procedimientos Plan carrera Objetivo Desarrollar académicamente al personal técnico, administrativo y puestos críticos como complemento a la experiencia laboral adquirida siempre y cuando estos estudios estén alineados a los objetivos estratégicos del negocio y a las necesidades especificas del puesto. Alcance Todo el personal empleado que trabaje en procesos críticos y que a criterio de la empresa y disponibilidad presupuestal requiera de especialización. Operarios Bodega-serv. Técnico: Estudios técnicos Empleados administrativos: Carreras técnicas Licenciaturas 21/05/2014 5
Puestos críticos y claves: Masterados Formación directiva El financiamiento de este tipo desarrollo académico esta bajo negociación del gerente de RRHH y de las posibilidades de cada operación. Para garantizar la permanencia del empleado una vez concluidos los estudios, la parte financiada se deberá manejar como préstamo que será liquidado con el cumplimiento de la carta de compromiso de permanencia. En caso de no cumplirse el compromiso, se hará efectivo el cobro del financiamiento al empleado Idiomas La capacitación en Idiomas se dará cuando sea requisito específico del puesto y se encuentre alineado a los objetivos estratégicos del área. Proveedores Todo proveedor se registrara en el sistema (datos exigidos por contabilidad) Contrato por servicios Inducción Objeto Este procedimiento tiene por objeto establecer las directrices para realizar las Actividades de inducción a todo el personal que ingresa a la empresa y reorientar la integración del personal antiguo a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en los procesos. Es política de MEB que en todas las operaciones deberá darse inducción a todo el personal de nuevo ingreso durante los primeros 10 días hábiles a partir de su ingreso a la empresa Alcance Lograr que el recurso humano de Muebles el Bosque se adapte y se identifiquen con la empresa, para mantener los elevados estándares de calidad de servicios y para formar y conservar trabajadores eficientes, altamente motivados, estimulados y capacitados. La inducción que se le de al personal de MEB (incluyendo a personal externo, pasantes) deberá contemplar tres aspectos: 21/05/2014 6
Inducción institucional Inducción a la operación Inducción al puesto Inducción de imagen corporativa Guía General La implementación de un programa de inducción que permita a todo el personal, tanto al fijo como al nuevo ingreso, conocer todo lo referente a imagen, misión, visión, principios, reseña histórica, normas, servicios que presta, estructura organizativa, beneficios socioeconómicos etc.; y Toda aquella información necesaria para la identificación del mismo con la empresa, teniendo en cuenta los siguientes puntos: Asegurar la calidad de los materiales de entrega Asegurar la efectividad de la logística Evaluación de la inducción Archivar el expediente de cada empleado el formato de evaluación de la inducción debidamente llenado y firmado Proporcionar al funcionario información referente al contexto general donde ingresa; es decir, Historia, estructura, evolución y actividad a que se dedica. Dar a conocer a los nuevos trabajadores sobre sus derechos, deberes y sanciones dentro de la operación a la cual ingresa Suministrar al funcionario información sobre los beneficios sociales, económicos, actividades deportivas y culturales, actividades de desarrollo y de adiestramiento de personal. Contribuir a la identificación del funcionario con su situación de trabajo y todo lo que ello implica. Mantener informado a todo el personal de los cambios que se produzcan en la institución, en Cuanto a políticas, normas, procedimientos y cambios de estructura. Proporcionar al funcionario que ingresa, las bases para una adaptación con su grupo de trabajo.(inducción al puesto) Explicar la organización departamental y general y su relación con otras actividades de la Entidad. Presentar el nuevo colaborador a la alta dirección y a los demás directivos de la entidad. Imagen corporativa; uso de uniformes y presentación personal ACTIVIDADES DE INDUCCIÓN Primera etapa: Bienvenida Esta fase tiene como finalidad el recibimiento de los nuevos trabajadores, dándoles la Bienvenida a la organización, donde capacitación realizará las Siguientes actividades: 21/05/2014 7
Comunica a los responsables de cada área o proveedores internos para programar fecha, hora y día de capacitación según las funciones que van a realizar en el puesto Elaboración de la agenda o Planing esta deberá estar escrita y ser entregada a todos los participantes. Esto da la idea de organización, interés y respeto por las personas que participan en el proceso. Se sugiere que contenga lo siguiente: fecha y hora de capacitación responsable de inducción por áreas de resultado lugar de la reunión Entrega del Planinng de la semana (provisto por RRHH) Dirige al trabajador al sitio donde se dictara la inducción Informa la finalidad del proceso de inducción. Segunda etapa: introducción a la organización En esta etapa se suministra al nuevo trabajador información general sobre MEB con el objeto de facilitar su integración con la organización. Reseña Histórica Organigrama Actualizado Principios del MEB Visión Misión Imagen corporativa Funciones y responsabilidades Asistencia Entrega el Manual de Funciones, el Reglamento Interno de trabajo, el Protocolo Ético. Tercera etapa: evaluación y seguimiento El propósito de esta etapa es garantizar un desarrollo adecuado del Programa de Inducción, y retroalimentar el programa y realizar ajustes. En esta fase se evalúan los resultados obtenidos, con la aplicación del formato Evaluación de la Eficacia de las Capacitaciones y/o Entrenamiento, a fin de aplicar los correctivos correspondientes, siendo responsable de esto el Proceso de Recursos Humanos. Pasantes Universitarios El departamento de capacitación de las operaciones es el responsable de la correcta administración de los pasantes 21/05/2014 8
Los pasantes cumplen los mismos requisitos de ingreso solicitados por el departamento de selección Se cumplirá con el pago mensual del básico de ley Los pasantes cumplirán mínimo 3 meses de pasantías Los pasantes serán evaluados por su jefe inmediato para su contratación definitiva si estuviese disponible el cargo 21/05/2014 9