PLIEGO DE CONDICIONES TECNICAS 1.- Objeto Diseño, construcción, montaje y servicios del stand del Instituto de Promoción Exterior de Castilla-La Mancha (IPEX) en la feria FARCAMA 2009 (Toledo, España) que se celebra del 9 al 18 de octubre de 2009. 2.- Desarrollo del Proyecto y Contenido Temático La empresa adjudicataria deberá desarrollar un proyecto de diseño con imagen claramente Institucional que se adapte al espacio solicitado por el IPEX en el certamen indicado. Este diseño deberá ser moderno y con claras muestras de identidad, reflejando de manera global y específica cada uno de los recursos, productos y desarrollo con que cuenta la Región, de acuerdo con el carácter de la feria, debiendo tenerse en cuenta la imagen institucional (logotipos, colores, entre otros) de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. 3.- Definición del Certamen: CERTAMEN Lugar de celebración Fecha Superficie contratada FARCAMA 2009 Toledo (España) 9-18 OCTUBRE 48 m2 1
4.- Distribución del espacio El pabellón del Instituto de Promoción Exterior de Castilla-La Mancha (IPEX) contará con una superficie de 48 m2 (6X8). Dicho pabellón es el primero de una isla de stands institucionales situados entre dos pasillos principales del recinto ferial. La cara frontal mide 6 mts., teniendo las caras laterales 8 mts. de largo. En total, está rodeado de pasillos en tres de sus cuatro caras (ver plano adjunto). El espacio ha de ser ideado como una zona de negocios o business center ya que en él no se representarán empresas de la región: será principalmente un lugar de bienvenida y acogida para importadores extranjeros que vienen de visita a la feria para conocer los productos regionales y sus expositores y poder mantener con ellos entrevistas de negocios. Sobre los espacios comunes, deberán cubrirse las siguientes necesidades (éstas se consideran mínimas): ZONA DE INFORMACIÓN: En la parte frontal del stand, se instalará un mostrador de información con taburetes altos para azafatas y dos muebles porta-folletos. Además, deberá prever un lugar para un ordenador con conexión a Internet. ZONA SOCIAL: Se reservará un espacio donde se distribuirá mobiliario (de preferencia sofás con alguna mesa auxiliar) adecuado para el descanso. Puede estar anexo a la zona de negocios. ÁREA DE NEGOCIOS: Estará provista de tres mesas reservándose la facultad el IPEX de exigir en el caso de que se estime necesario una mesa más, con tres sillas cada una y una papelera. Ha de contar con una zona con 2 ordenadores con una impresora común para utilización de importadores extranjeros y expositores regionales de la feria, con conexión a Internet. El espacio dedicado a esta zona como a la zona social, será un espacio semiabierto, con elementos de separación visualmente ligeros. Una zona que guarde intimidad para las entrevistas a la vez que permita visibilidad desde el interior así como desde el exterior del stand. ALMACEN: Debe contener un frigorífico, percheros, estanterías Con puerta de acceso provista de cerradura. Superficie alrededor de 6 m2. 2
ELEMENTOS DE EXPOSICIÓN: Deberán mostrar la gama de productos representativos de la región de acuerdo con el carácter de la feria y dar una imagen de región atractiva al visitante, debiendo contar con imágenes turísticas y de desarrollo económico, que inviten a visitar Castilla-La Mancha. La empresa adjudicataria proveerá e instalará una pantalla de plasma de medidas adecuadas (42 pulgadas) e integrada en el stand, por la zona de información, así como el equipo necesario para la proyección de un video promocional e informativo sobre Castilla-La Mancha. El diseño, en general, a la vez que acogedor, aportará la mayor apertura posible al stand, ya sea con los materiales y elementos de exposición o con la disposición de los mismos, cuidando la discreción necesaria en el área de negocios. Se valorarán positivamente las estructuras altas, que visualmente proporcione la imagen de un espacio más grande y diáfano. Planos: Se adjunta plano del espacio de 48 m2 sobre el que se construirá el pabellón del IPEX. 5.- Decoración y diseño La dotación de colores que habrán de ser acordes con los institucionales-, ornamentos, fotografías y elementos decorativos quedará a criterio de la empresa concursante, que deberá definirlos claramente en su propuesta (que podrán ser matizados por el IPEX para su aprobación definitiva), cuidando en todo caso el efecto estético y la imagen institucional de Castilla-La Mancha, teniendo en cuenta la posición preeminente de la Región dentro del sector. La empresa adjudicataria deberá realizar y presentar las fotografías necesarias para la elaboración de los elementos gráficos utilizados para la decoración del stand. Se presentarán, al menos siete en total, fotografías representativas de los productos que se exponen en la feria así como fotografías de la región como destino turístico y de negocios. Estas deberán tener una resolución suficiente para que puedan ser ampliables hasta 5 metros. Los derechos de las fotografías seleccionadas pasarán a ser propiedad del Instituto de Promoción Exterior de Castilla-La Mancha (IPEX). La empresa adjudicataria deberá presentar al IPEX para su aprobación, los bocetos o maquetas de dicho material gráfico, con un mínimo de 15 días de antelación al 3
comienzo de la feria y antes de la ejecución o producción de artes finales de las composiciones fotográficas. En el frontal del stand deberá reproducir el logotipo completo del IPEX y a su lado derecho, el logotipo de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y el término Business Center de un modo visible. Asimismo, tanto en frontal como en los dos muros laterales exteriores aparecerá, además de los dos logotipos anteriormente citados, la leyenda Bienvenidos a Castilla-La Mancha indistintamente y de un modo aleatorio en cinco idiomas que el IPEX comunicará con suficiente antelación. 6.- Materiales En el proyecto presentado deberá incluirse memoria de materiales con las características definidas de los elementos más importantes empleados en la construcción. Correrá a cargo de la empresa adjudicataria la verificación de que la resistencia soportada por elementos constructivos y la protección de instalación eléctrica cumple la legislación vigente para este tipo de instalaciones, así como, la adopción de todas las medidas reglamentarias establecidas en materia de seguridad y prevención de accidentes, debiendo suscribir, si no lo tuviera, seguro de Responsabilidad Civil. 7.- Iluminación Se dotarán de iluminación y tomas de corriente suficiente en las zonas comunes y almacén, de acuerdo con las funciones desarrolladas por cada elemento y utilizando luz fría. 8.- Rotulación Los logotipos que se utilizarán en los paneles del pabellón serán los del IPEX y el de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, que serán facilitados por el IPEX. 9.- Servicios anexos Quedarán a cargo de la empresa adjudicataria el coste de los siguientes elementos: Cánones y permisos: Todos los servicios necesarios hasta la entrega y normal funcionamiento, incluidos cánones, permisos, seguros y demás requisitos exigidos por las diferentes Instituciones Feriales para el montaje y desmontaje. 4
Servicios anexos al contrato del suelo: Gastos generales cargados al expositor por limpieza y seguridad común, enganche y consumos de electricidad y agua. Cena recepción a las empresas participantes: Está prevista su realización como acto de recepción dirigido a las empresas importadoras de decoración y artesanía invitadas a FARCAMA por el IPEX. Tendrá lugar en un restaurante en la ciudad de Toledo. La empresa adjudicataria presentará propuestas alternativas para la realización de una cena, cuya elección final pasará por la aceptación del IPEX, con un coste máximo de dos mil quinientos euros. Azafatas y personal de apoyo: La empresa adjudicataria será responsable tanto de la contratación de este personal, como del pago y de la calidad del servicio prestado, debiendo informar con antelación a la celebración de la feria sobre la empresa de azafatas seleccionada. El IPEX coordinará la selección de azafatas antes de su contratación. Se requerirá la presencia de dos azafatas. Bebidas: La empresa adjudicataria proveerá un servicio de bebidas (agua y refrescos) durante los días de duración de la feria. Dos ordenadores con impresora y conexión a Internet (Cuotas incluidas) en la zona de información y en el área de negocio Según lo antedicho, los ordenadores irán de preferencia emplazados en consolas altas. El tercer ordenador previsto en las estipulaciones anteriores y situado en la zona de información, será provisto por el IPEX. Limpieza y Mantenimiento: Será responsable de la asistencia técnica durante el certamen, así como del mantenimiento del stand en perfecto estado de limpieza. 5
Montaje y Desmontaje: En este capítulo se incluye el desplazamiento, seguros y gastos del personal técnico necesario para el montaje y desmontaje del stand. 10.- Alquiler del suelo Tanto el coste de alquiler de espacio, como los derechos de inscripción en la feria no se incluyen en este proyecto, quedando eximida de su pago la empresa adjudicataria. 11.- Coordinación Desde el momento de la adjudicación, se pondrá a disposición un coordinador que actúe como responsable de la compañía adjudicataria y como interlocutor ante los representantes del IPEX, que vele por el buen funcionamiento del stand, y que se encargue de la recopilación de originales para su reproducción y, del acopio y posterior devolución del material que el IPEX asigne para exposición. 12.- Material gráfico Todo el material gráfico utilizado para el montaje final del stand quedará a disposición del IPEX para una posterior utilización del mismo. 13.- Presupuesto y liquidación El coste total asciende a 25.000 euros (veinticinco mil euros), IVA incluido. Para proceder a la liquidación de este servicio, se considerará requisito indispensable el pago previo de aquellos costes derivados de la participación del Instituto de Promoción Exterior de Castilla-La Mancha (IPEX), que hayan sido transferidos a la empresa adjudicataria mediante este pliego. 14.- Criterios básicos de adjudicación: 14.1. Creatividad y diseño (Valorado de 0 a 50 puntos). Se valorará a titulo enunciativo y no limitativo lo siguiente: - Orientación y condiciones de cada uno de los elementos incluidos en el pliego de condiciones técnicas. - Número de elementos decorativos y promocionales, características y distribución del espacio. - Modernidad del conjunto y representatividad regional. 6
- Orientación y armonía general (teniendo en cuenta la distribución de zonas institucionales, elementos expositores y mini-stands dedicados a las empresas) 14.2. Oferta Económica (Valorado de 0 a 25 puntos): - Se aplicará la fórmula: 2,5 x A - Siendo: A = El porcentaje de baja sobre el presupuesto de licitación 14.3. Calidad de materiales y elementos constructivos: (Valorado de 0 a 20 Puntos). 14.4. Mejoras introducidas a las condiciones básicas establecidas en el Pliego de Prescripciones Técnicas (Valorado de 0 a 5 puntos). Las mejoras ofertadas por la empresa que resulte adjudicataria, serán incorporadas al clausulado del contrato que regirá la prestación del servicio. PLANO (VER HOJA SIGUIENTE) 7
8 mt IPEX 6 mt. 8