Guía paso a paso Financiamiento del MCP 2015 A menudo se describe al MCP como la piedra angular de la arquitectura del Fondo Mundial ya que se trata de una expresión fundamental de los principios básicos de asociación, transparencia y rendición de cuentas. El MCP pretende implicar a las partes interesadas de los sectores gubernamentales y no gubernamentales en una asociación que haga frente al sida, la tuberculosis y la malaria a nivel de país. El financiamiento del MCP sirve para apoyar esta asociación promoviendo la planificación estratégica y el desempeño cuantificable en las siguientes cinco áreas prioritarias: i. Designación y supervisión de los receptores principales. ii. Participación de todos los sectores constituyentes en la gobernanza del programa. iii. Fortalecimiento de la representatividad y calidad de la participación de la sociedad civil, especialmente las poblaciones clave afectadas y las personas que viven con enfermedades. iv. Alineamiento con los programas nacionales. v. Asegurar que los programas sobre enfermedades abordan adecuadamente las cuestiones de género y la creación de capacidad. Este documento proporciona orientación detallada a los mecanismos de coordinación de país (MCP) sobre la aplicación de la política de financiamiento del MCP. 1 Pretende asimismo anticipar preguntas habituales que puedan surgir durante la aplicación de la nueva política. Seguramente usted tendrá más preguntas cuando comience el proceso de solicitud de 1 La política de financiamiento y las directrices de financiamiento del MCP están disponibles en la sección correspondiente al MCP del sitio web del Fondo Mundial. 1
financiamiento. Le recomendamos que se ponga en contacto con su gerente de portafolio del Fondo si necesita apoyo adicional durante este proceso. 2
Índice Paso 1: Elaborar un plan de trabajo del MCP de dos años... 4 Paso 2: Determinar las necesidades financieras... 5 Paso 3: Preparar la solicitud de financiamiento del MCP... 6 Parte 1 - Acceder al formulario de solicitud de financiamiento del MCP... 6 Requisitos técnicos y conectividad a Internet... 6 Credenciales del Fondo Mundial...7 Idiomas...7 Parte 2 - Contenido de la solicitud de financiamiento...7 Sección 1: Presupuesto... 8 Sección 1.1: Requisito de cofinanciamiento... 8 Sección 2: Marco de desempeño del MCP... 9 Sección 3: Aprobación de la solicitud de financiamiento por parte del MCP...10 Secciones 4 y 5: Recursos humanos, supuestos financieros y direcciones...10 Paso 4: Presentación y procesamiento de la solicitud de financiamiento... 11 Paso 5: Documentación y seguimiento... 12 Paso 6: Presentación de informes sobre gastos: informar sobre el uso de los fondos... 13 Sección 1: Presentación de informes de gastos anuales... 15 Sección 1.1: Cofinanciamiento... 15 Sección 2: Marco de desempeño del MCP... 15 Sección 3: Direcciones... 15 Paso 7: Próximo desembolso... 17 Anexo A: Actividades comunes del MCP y frecuencia sugerida... 18 Anexo B: Información básica sobre categorías de costos elegibles... 19 Anexo C: Formulario de solicitud de financiamiento del MCP... 20 Anexo C (cont.): Formulario de solicitud de financiamiento del MCP... 21 Anexo D: Formulario de informe de gastos del MCP para el año 1... 22 Anexo D (cont.): Formulario de informe de gastos del MCP para el año 1... 23 Anexo E: Formulario de informe de gastos del MCP para el año 2... 24 3
Paso 1: Elaborar un plan de trabajo del MCP de dos años Como sucede con todas las otras actividades que realiza el MCP, la planificación estratégica debe llevarse a cabo de una manera inclusiva y participativa para conseguir que se tomen en consideración todas las perspectivas pertinentes y que todas las partes interesadas del MCP participen en el plan y apoyen su ejecución. Como los acuerdos de financiamiento del MCP cubren los costos elegibles para dos años e incluyen un marco de desempeño, será útil para los MCP elaborar un plan de trabajo de dos años utilizando la política de financiamiento del Fondo Mundial, que se centra en lo siguiente: Cuáles son nuestros objetivos como MCP? Cómo podemos asegurar un cumplimiento continuado de los requisitos de elegibilidad y los estándares mínimos del MCP? Qué áreas del marco de desempeño deben ser nuestras prioridades durante esos dos años? Qué actividades debemos llevar a cabo en los próximos dos años para tener el mejor desempeño en estas áreas? Responder a estas preguntas es un ejercicio importante para cada MCP y permite determinar objetivos estratégicos. El apoyo técnico puede ser útil durante esta fase de planificación y es altamente recomendable. Póngase en contacto con su gerente de portafolio del Fondo y ppídale que le aconseje sobre la asistencia técnica que puede solicitarse para la elaboración del plan de trabajo. Una vez que los objetivos están definidos, pueden fijarse actividades y metas específicas para cada uno de ellos. Por ejemplo, si observa que un mayor grado de participación del sector privado es un objetivo estratégico para su MCP, entre las actividades concretas a realizar se pueden incluir dos o tres consultas anuales con redes nacionales del sector privado durante los dos años previstos. Ejemplo: un MCP ficticio realizó un taller de dos días para elaborar su plan de trabajo. El taller fue organizado por el Ministerio de Salud, mientras que el apoyo técnico estuvo a cargo de una ONG internacional designada por el MCP. 4
Paso 2: Determinar las necesidades financieras Una vez definidos los objetivos y las actividades estratégicos del MCP, determinar las necesidades financieras es cuestión de un simple cálculo aritmético. Por ejemplo, un MCP ficticio quiere incluir los costos de las actividades de sus miembros y parte de los costos de apoyo de su Secretaría en su solicitud de financiamiento. Costo de las actividades de un miembro del MCP: cada actividad tendrá un costo determinado. Por ejemplo, si un MCP planea celebrar cuatro reuniones anuales para cuestiones de supervisión, y cada reunión tiene un costo de US$ 1.250, entonces el costo para las reuniones de supervisión será de 4x1.250 = US$ 5.000 por año, y el costo total correspondiente a los dos años será de US$ 10.000. Costos de apoyo a la Secretaría del MCP: además de los costos para actividades de miembros del MCP, también habrá costos relacionados con su Secretaría. Por ejemplo, para aplicar el plan previo, un MCP quizás necesite alquilar oficinas por US$ 18.000 al año y contratar a un empleado por US$ 12.000 al año. Costo total: la suma de todos los costos para las actividades de miembros del MCP y el apoyo de la Secretaría es el costo total. Deficiencia de financiamiento: con el fin de determinar el monto de dinero que se solicitará al Fondo Mundial, el MCP restará cualquier recurso proporcionado por otros asociados. A título de ejemplo, supongamos que una organización en el MCP aporta un espacio para oficinas por un valor de US$ 12.000 por año. En la solicitud de financiamiento del MCP, los elementos cubiertos mediante cofinanciamiento deben incluirse en la categoría de costos elegibles, al igual que en la política de financiamiento del MCP. Categorías de costos: con el fin de permitir el análisis de los gastos a nivel mundial, el Fondo Mundial exige que todos los MCP clasifiquen sus costos utilizando las mismas categorías. 2 Por ejemplo, el costo de contratar a un empleado debe clasificarse siempre como Recursos Humanos, y el costo de celebrar reuniones rutinarias del MCP debe clasificarse como Planificación y Administración. En el documento Directrices para el Financiamiento del MCP, disponible en la sección para MCP del sitio web del Fondo Mundial, se puede encontrar información más detallada sobre cada categoría de costos. 2 Las categorías de costos están detalladas en las Directrices para el Financiamiento del MCP e incluyen: Recursos Humanos, Asistencia Técnica, Planificación y Administración, Otros gastos de reuniones, Formación, Talleres, Consultas, Materiales de Comunicación, Equipamiento, Gastos generales y otros. 5
Paso 3: Preparar la solicitud de financiamiento del MCP Los MCP pueden pedir el nuevo formulario de solicitud de financiamiento para MCP a través de su Equipo de País. Parte 1 - Acceder al formulario de solicitud de financiamiento del MCP Requisitos técnicos y conectividad a Internet Además de estar disponible en línea a través del enlace que los MCP recibirán del Equipo de País, el formulario de solicitud de financiamiento para MCP estará disponible fuera de línea para los MCP con conexión lenta o sin conexión a Internet. Se puede acceder a la versión fuera de línea instalando un programa de software (Microsoft InfoPath 2010) que, una vez instalado, funciona como un componente de Microsoft Office. Requisito previo: el software funciona solamente con Windows (XP y versiones posteriores). No funciona en ordenadores Apple. Instalación de Microsoft Infopath: Todos los ordenadores del MCP deben tener instalado MS Infopath (para utilizarlo tanto para el financiamiento del MCP como para la Evaluación de la Elegibilidad y el Desempeño). Si no se ha instalado Infopath, póngase en contacto con su gerente de portafolio del Fondo para que le facilite una memoria USB con el programa y las instrucciones de instalación. Los MCP que soliciten dicha memoria deben incluir las especificaciones de idioma del programa Microsoft Office actualmente instalado en el ordenador que se vaya a emplear para elaborar la solicitud de financiamiento (32 o 64 bit). Puede obtener esta información en su ordenador en cualquier programa MS Office (en el ejemplo que se ofrece más abajo, Microsoft Word), y haciendo clic en File -> Help (Archivo - Ayuda) para encontrar las especificaciones tal como se muestra a continuación: 6
Tal como se explica en las instrucciones que se facilitan en un archivo de la memoria USB junto con el paquete de instalación del software, para poder instalar primero el programa y acceder al archivo de solicitud de financiamiento debe estar conectado a Internet. Posteriormente los MCP deberían poder guardarlo en la unidad local del ordenador. Nota: Cuando acceda al formulario en línea, asegúrese de estar utilizando el navegador Internet Explorer. Para resolver problemas comunes, consulte las preguntas frecuentes sobre Infopath en el siguiente enlace (disponibles en inglés, español y francés): https://extranet.theglobalfund.org/ccm/ccm%20performance%20assessments%20document s/ccm%20data/ccm%20hub%20faqsept.pdf Credenciales del Fondo Mundial Los puntos focales de administración del MCP que hayan sido designados tendrán acceso a la solicitud de financiamiento de MCP en línea. Si usted es un Punto Focal de Administración del MCP y todavía no ha recibido las credenciales del Fondo Mundial, contacte con su Equipo de País. Si desea más información sobre estas credenciales, visite: http://www.theglobalfund.org/es/ccm/data/ El Punto Focal de Administración recibirá un correo electrónico con las credenciales del Fondo Mundial (un nombre de usuario que comienza con EXT\ y una contraseña). Los usuarios deben incluir el EXT\ como parte de su nombre de usuario. Recuerde que al introducir la información de acceso el programa distingue entre mayúsculas y minúsculas. Los puntos focales de administración del MCP deben mantener esta información archivada ya que se utilizará para rellenar los informes de gastos de los años 1 y 2. Los informes de gastos se describen con más detalle en el paso 6 del presente documento. Idiomas Los MCP pueden acceder al formulario en diferentes idiomas cambiando el idioma en la parte superior derecha del formulario de solicitud (véase Anexo C) pero el contenido del formulario debe ser cumplimentado en inglés. Parte 2 - Contenido de la solicitud de financiamiento La solicitud de financiamiento del MCP contiene 5 secciones que deberán rellenarse para enviar la solicitud al Fondo Mundial. Nota: Guardar el formulario utilizando la opción en la esquina superior izquierda no implica el envío del mismo al Fondo Mundial. Utilizar esta opción le permitirá guardar el archivo en su escritorio y trabajar en la solicitud más tarde antes de presentarla oficialmente al Fondo Mundial. 7
Estas secciones son: Sección 1: Presupuesto Sección 1.1: Cofinanciamiento Sección 2: Marco de desempeño Sección 3: Lista de miembros del MCP y aprobación del presupuesto Sección 4: Recursos humanos y supuestos financieros Sección 5: Direcciones Sección 1: Presupuesto Categorías de costos: el Fondo Mundial exige que todos los MCP clasifiquen sus costos utilizando las mismas categorías. 3 Por ejemplo, el costo de contratar a un empleado debe clasificarse siempre como Recursos Humanos, y el costo de celebrar reuniones rutinarias del MCP debe clasificarse como Planificación y Administración. En el documento Directrices para el Financiamiento del MCP, disponible en la sección para MCP del sitio web del Fondo Mundial, se puede encontrar información más detallada sobre cada categoría de costos. Partidas presupuestarias por defecto: En la solicitud se incluyen partidas por defecto. Por ejemplo, en cada solicitud de financiamiento del MCP se incluye una Partida para contingencias con el fin de permitir flexibilidad en el caso de que se produzcan circunstancias imprevistas. Las actividades incluidas en esta partida están sujetas a la autorización del gerente de portafolio del Fondo mediante correo electrónico. Sección 1.1: Requisito de cofinanciamiento Para los presupuestos de financiamiento del MCP que excedan los US$ 200.000 para los dos años de vigencia del Acuerdo de Financiamiento del MCP, el MCP debe demostrar que ha movilizado al menos el 20% del monto que exceda los US$ 200.000 mediante fuentes externas al Fondo Mundial para ese mismo periodo. Por ejemplo, supongamos que el presupuesto propuesto de un MCP ficticio para dos años es de US$ 225.000. Esto significa que el presupuesto excede los US$ 200.000 en US$ 25.000. En consecuencia, el MCP debe obtener al menos US$ 5.000 de una fuente ajena al Fondo Mundial, y su solicitud al Fondo Mundial para el período bianual no debe ser superior a US$ 220.000. Si este MCP es capaz de obtener una ayuda anual de US$ 5.000 o superior a partir de un asociado internacional, el requisito de copago quedará satisfecho. Nota: Las partidas cubiertas mediante el copago deben incluirse en el apartado de Costos Elegibles al igual que en la Política de Financiamiento del MCP, e incluirse en la sección de Cofinanciamiento (sección 1.1). Véase el Anexo C. 3 Las categorías de costos se describen en las Directrices para el Financiamiento del MCP e incluyen: Recursos Humanos, Asistencia Técnica, Planificación y Administración, Otros gastos de reuniones, Formación, Talleres, Consultas, Materiales de Comunicación, Equipamiento, Gastos generales y otros. 8
Sección 2: Marco de desempeño del MCP Todas las solicitudes de financiamiento del MCP incluyen un marco de desempeño para medir el desempeño respecto de un conjunto de indicadores básicos que reflejan los Requisitos de Elegibilidad del MCP y los Estándares Mínimos). 4 Es obligatorio cumplimentar el apartado sobre el marco de desempeño en las solicitudes de financiamiento del MCP. Los indicadores son declaraciones acordadas, cada una de las cuales corresponde a los requisitos de elegibilidad y los estándares mínimos del MCP que pueden utilizarse como herramientas para medir el desempeño. Las metas son los niveles que al MCP le gustaría alcanzar en momentos determinados basándose en los indicadores. El cumplimiento continuado de los requisitos de elegibilidad y los estándares mínimos del MCP durante toda la fase de ejecución del programa es una condición para acceder al financiamiento del Fondo Mundial. La Secretaría del Fondo Mundial supervisa de manera regular su cumplimiento mediante Evaluaciones de la Elegibilidad y el Desempeño del MCP y con cada nueva solicitud de financiamiento. En el siguiente enlace se puede consultar más información sobre dichas evaluaciones: http://www.theglobalfund.org/es/ccm/guidelines/eligibilityperformance/ Como verá en el formulario de la solicitud de financiamiento para el MCP, el plan de mejora del MCP, elaborado como parte de su Evaluación de la Elegibilidad y el Desempeño, sirve como marco de desempeño para el financiamiento del MCP. Los MCP deben comprobar que el plan de mejora se actualice en las cuatro semanas previas a la presentación de la solicitud de financiamiento. Las actualizaciones de progreso posteriores deben registrarse en el formulario de la Evaluación de la Elegibilidad y el Desempeño, junto con documentación justificativa, antes de la presentación de la solicitud de financiamiento del MCP. Si no tiene el enlace a su archivo de Evaluación de la Elegibilidad y el Desempeño del MCP, póngase en contacto con su Equipo de País. Indicadores opcionales Los MCP también pueden optar por incluir y establecer metas para sus propios indicadores utilizando la sección personalizable del marco de desempeño en la solicitud de financiamiento (véase Anexo C). Las mediciones de un indicador deben interpretarse siempre en un contexto y explicarse con comentarios. Con los indicadores o con cualquier herramienta de medición, siempre es más fácil y más objetivo medir la cantidad que la calidad. Por ejemplo, podemos contar con facilidad los kilómetros recorridos por un autobús, pero es más complicado definir con precisión en qué medida el viaje resultó agradable para cada uno de los pasajeros. 4 http://www.theglobalfund.org/es/ccm/guidelines/ 9
Sección 3: Aprobación de la solicitud de financiamiento por parte del MCP Con el fin de asegurar la transparencia y la rendición de cuentas en los flujos de financiamiento para todas las partes interesadas, todos los sectores constituyentes del MCP deben participar en la elaboración del presupuesto y plan de trabajo. Los miembros del MCP firman la solicitud de financiamiento final para demostrar que todas las partes interesadas han contribuido de forma significativa a determinar las necesidades presupuestarias del MCP y que están de acuerdo con la forma en que el financiamiento cubrirá sus necesidades. La aprobación oficial por parte del MCP de la solicitud de financiamiento es una parte obligatoria de dicha solicitud. Las solicitudes de financiamiento del MCP deben estar aprobadas (firmadas y fechadas) por todos sus miembros. Si un miembro no puede firmar la hoja de aprobación, debe hacer constar su aprobación mediante el envío de un correo electrónico. Si un miembro signatario del MCP no está en condiciones de firmar, su suplente puede firmar en su nombre. El Punto Focal de Administración del MCP debe asegurarse de que la lista de miembros del MCP esté actualizada en el Sistema de Gestión de Contactos antes de obtener la plantilla de aprobación en dicho sistema. En la sección de Datos del MCP del sitio web del Fondo Mundial se dispone de las instrucciones para acceder a la plantilla de la hoja de aprobación y orientaciones para ayudar a los MCP a gestionar su lista de miembros en el Sistema de Gestión de Contactos. http://www.theglobalfund.org/es/ccm/data/ Secciones 4 y 5: Recursos humanos, supuestos financieros y direcciones Las secciones 4 y 5 deben completarse debidamente para que el Fondo Mundial procese su solicitud de financiamiento. Para proceder al envío, se deben rellenar todos los campos de la sección 5. Se recomienda a los puntos focales de administración del MCP que comprueben minuciosamente la información que se facilita en esta sección (información de la cuenta bancaria, etc.) antes de proceder a su envío para evitar retrasos al procesar los desembolsos de conformidad con el nuevo Acuerdo de Financiamiento del MCP. 10
Paso 4: Presentación y procesamiento de la solicitud de financiamiento Una vez finalizada la solicitud de financiamiento del MCP, debe presentarse al Equipo de País del Fondo Mundial haciendo clic en el botón Marcar Presupuesto como FINAL (para revisión de la Secretaría del Fondo Mundial) situado en la esquina superior derecha del formulario de solicitud. Al hacer clic en este botón su Equipo de País recibirá notificación automática del envío. Nota: Guardar el formulario utilizando el botón en la esquina superior izquierda no implica el envío del mismo al Fondo Mundial. Utilizar esta opción le permitirá guardar el archivo en su escritorio y trabajar en la solicitud más tarde antes de presentarla oficialmente al Fondo Mundial. Una vez enviado el formulario, el Fondo Mundial comenzará el procesamiento de la solicitud. Durante este periodo hay una serie de pasos importantes que se incluyen a continuación y que requieren la participación continua del MCP: i. Aclaraciones: el Equipo de País revisará el presupuesto y el plan de trabajo del MCP para determinar la exactitud y la elegibilidad. Para cada categoría de costo, el Fondo Mundial sugiere una escala para sus frecuencias basada en la experiencia con el financiamiento del MCP. ii. Firma del Acuerdo de Financiamiento del MCP: una vez efectuadas todas las aclaraciones, en esta etapa se pueden plantear nuevas preguntas relativas a cuestiones jurídicas. El Acuerdo de Financiamiento del MCP se envía al MCP para que lo firme el Presidente y un miembro no gubernamental del MCP. iii. Desembolso: el Fondo Mundial, basándose en el Acuerdo de Financiamiento firmado, procederá a efectuar el desembolso de fondos. El financiamiento del MCP para el período bienal se otorga en dos plazos (uno por año). Para minimizar los retrasos en el procesamiento de las solicitudes de financiamiento del MCP: i. Prepare cuidadosamente su solicitud de financiamiento prestando atención a los detalles. ii. Contacte con su gerente de portafolio del Fondo para plantearle cualquier pregunta durante la preparación de su solicitud de financiamiento. iii. Aproveche al máximo el apoyo técnico según sea necesario durante la preparación de su solicitud. iv. Compruebe que presenta la "documentación requerida" como se indica en la solicitud de financiamiento del MCP y/o solicitada por el Equipo de País (incluidos los términos de referencia del personal de la Secretaría del MCP, verificaciones del saldo de caja/cuenta y/o prueba de recibo de cofinanciamiento, etc.). v. Después de presentar la solicitud de financiamiento, responda rápidamente a las comunicaciones y solicitudes de aclaraciones por parte del Fondo Mundial. 11
Paso 5: Documentación y seguimiento Una vez que el país recibe los fondos, el MCP puede comenzar a ejecutar su plan de trabajo. Como el MCP es una plataforma para la asociación entre partes interesadas gubernamentales y no gubernamentales relacionadas con el sida, la tuberculosis y la malaria en el país, es importante que esta asociación se aplique en todas las actividades del MCP y que se hagan los esfuerzos necesarios para asegurar que el MCP funcione de una manera participativa. Responsabilidad jurídica El MCP, o el receptor de financiamiento que haya designado con arreglo a lo estipulado en el Acuerdo de Financiamiento del MCP, será legalmente responsable del uso de los fondos de conformidad con el presupuesto y el plan de trabajo acordados con el Fondo Mundial. Para más información sobre la responsabilidad jurídica de los MCP con respecto a su financiamiento, consulte los Términos y Condiciones Estándar que forman parte de cada acuerdo de subvención, así como las Directrices para el Financiamiento del MCP que se encuentran en las páginas para los MCP del sitio web del Fondo Mundial. Seguimiento El MCP debe realizar un seguimiento regular del uso de sus fondos, así como de su desempeño. Un seguimiento constante le permite observar cómo se está ejecutando su plan de trabajo, dónde su desempeño es bueno y dónde se puede mejorar. El seguimiento del desempeño ayuda a detectar oportunidades y a reforzarlo, así como a abordar rápidamente los problemas que surjan. Documentación Es importante que, durante toda la ejecución del programa, el MCP documente los gastos y las actividades. Una buena documentación asegura la transparencia de los gastos y de las actividades del MCP. Los registros documentales también aportan un recurso útil que permite realizar un análisis del rendimiento y las decisiones anteriores. Como se expone en el siguiente paso (Paso 6: Presentación de informes sobre gastos: informar sobre el uso de los fondos) se trata de un requisito fundamental de esta política y no es opcional. i. Documentación de gastos: el MCP debe estar en condiciones de presentar pruebas documentales de los gastos, por ejemplo, facturas y recibos de pagos rutinarios, billetes de viaje y facturas por la compra de bienes y servicios. ii. Documentación de actividades: el MCP debe poder suministrar registros documentales de las actividades realizadas. Por ejemplo, si se ha llevado a cabo la formación de miembros del MCP, los materiales utilizados en la formación y la hoja de asistencia firmada son registros adecuados. Del mismo modo, si la visita sobre el terreno es realizada por un subgrupo del MCP, las actas de reunión del MCP en que se recoge el análisis de la visita sobre el terreno, el itinerario de la visita y un informe de los resultados se considerarán registros adecuados. 12
Paso 6: Presentación de informes sobre gastos: informar sobre el uso de los fondos El Fondo Mundial exige que todos los MCP informen sobre el uso de su financiamiento para cada año del Acuerdo de Financiamiento del MCP. Los MCP deben presentar informes anuales con las plantillas correspondientes del Fondo Mundial (véanse anexos D y E). Puede dirigirse a su gerente de portafolio del Fondo para obtener el enlace a la plantilla de informes para el año 1 y el año 2. Las copias de los documentos que aportan pruebas de gastos y actividades (véase paso 5) deben adjuntarse a los informes. Calendario de presentación de informes de gastos Es importante que los MCP tengan presente que el Fondo Mundial debe disponer de los informes de gastos para su revisión y verificación no más tarde de un mes después de la conclusión de cada año del acuerdo bienal. El informe del año 1 debe presentarse al Fondo Mundial no más tarde de 30 días transcurridos desde la fecha de conclusión del año 1 que consta en el acuerdo. El informe del año 2 debe presentarse al Fondo Mundial a más tardar 30 días después de la fecha de finalización del año 2). Nota: los MCP pueden solicitar un enlace para una nueva solicitud de financiamiento del MCP bastante antes del final de la fecha de finalización del acuerdo de subvención en curso, durante el año 2 del acuerdo vigente. Los MCP podrán trabajar en el informe de gastos del año 2 y en la nueva solicitud de financiamiento de forma paralela a fin de minimizar retrasos en el desembolso conforme al nuevo acuerdo y evitar deficiencias de financiamiento. Revisión de los informes de gastos por parte del Fondo Mundial El Fondo Mundial revisará y verificará los informes sobre el desempeño y los gastos. Como parte de esta revisión, el Fondo Mundial podrá solicitar aclaraciones al MCP y discutir cualquier variación entre el gasto previsto y el gasto real, así como sobre el desempeño. Esto ayuda a facilitar la planificación a fin de conseguir un desempeño más sólido en el futuro. La información de esta revisión servirá de base a posteriores decisiones de financiamiento para el MCP y a la aprobación de su solicitud de financiamiento para el año siguiente. Nota: los MCP deben presentar los informes de gastos correspondientes al acuerdo previo antes de solicitar un nuevo acuerdo. No se concederán extensiones al Acuerdo de Financiamiento por la presentación tardía de los informes de gastos y las metas del marco de desempeño. Acceso a los informes de gastos Los formularios para los informes de gastos precisan los mismos requisitos técnicos y de conectividad a Internet, así como las mismas credenciales del Fondo Mundial, que son necesarios para la solicitud de financiamiento del MCP (véase paso 3 para consultar más información sobre estos requisitos). Al igual que con la solicitud de financiamiento del MCP original, recuerde guardar los cambios cada 5-10 minutos, tal como se indica en la parte superior izquierda de su pantalla. Como sucede con el formulario de solicitud de financiamiento 13
del MCP, solamente los puntos focales de administración del MCP pueden acceder a la plantilla de informe de gastos, utilizando las mismas credenciales del Fondo Mundial (el nombre de usuario comenzando con EXT\ y contraseña) empleadas para la solicitud de financiamiento del MCP original. El Punto Focal de Administración del MCP debe seguir los pasos indicados más abajo para elaborar y presentar al Fondo Mundial el informe para los años 1 y 2 (véanse los anexos D y E respectivamente). El formulario de informe de gastos del año 1 presentado junto con el presupuesto aprobado para el año 2 será utilizado posteriormente por el Fondo Mundial para procesar el segundo desembolso de conformidad con el Acuerdo de Subvención en curso. Reprogramación para el año 2 Tal vez sea necesario revisar los planes para el año 2 basándose en los gastos y el desempeño observados en el año 1. Por ejemplo, un MCP ficticio había planeado tres visitas sobre el terreno para el año 1 y seis para el año 2. Si por cualquier motivo no se llevaron a cabo las visitas sobre el terreno en el año 1, probablemente resulte difícil realizar nueve visitas en el año 2. Por lo tanto, el MCP reducirá el número de visitas planeadas. Esta cantidad representará un ahorro que se deducirá del presupuesto aprobado originalmente. Sin embargo, también representa una oportunidad para que los asociados del MCP exploren y analicen formas de fortalecer las capacidades. Los MCP pueden revisar las partidas presupuestarias del año 2 basándose en el informe de gastos del año 1 que figura en la línea "Revisión del presupuesto para el año 2" que incluye el formulario del informe de gastos del año 1. Los elementos que cambien respecto al valor original se marcarán en naranja para señalar el cambio. Para introducir cambios en los montos presupuestarios de un Acuerdo de Financiamiento del MCP en vigor es posible que sea necesario seguir procedimientos adicionales. Asegúrese de discutir dichos cambios con su gerente de portafolio del Fondo. 14
Sección 1: Presentación de informes de gastos anuales Las cifras del presupuesto original y los comentarios asociados para cada partida presupuestaria sirven como marco de referencia para cuando el MCP informe sobre los gastos. En la fila denominada "Gastos por año" indique el coste unitario con el número 1 (uno) e introduzca los gastos reales para el año por trimestre. Nota: no se pueden introducir decimales en el formulario (redondee la cifra al número entero más cercano). Pueden añadirse más líneas utilizando el menú desplegable situado a la izquierda de cada línea o bien usando el enlace Añadir que hay después de la última línea del presupuesto (véanse anexos D y E). Las razones para variaciones y comentarios pueden incluirse en las casillas provistas a la derecha de cada línea presupuestaria. La documentación justificativa para cada gasto puede cargarse en el espacio provisto a la derecha de cada partida presupuestaria. Sección 1.1: Cofinanciamiento Indique los montos de cofinanciamiento recibidos en el año 1, así como cualquier revisión de estos montos para el año 2. Sección 2: Marco de desempeño del MCP Al igual que con la solicitud de financiamiento del MCP, los progresos realizados en el Plan de Mejora del MCP, elaborado como parte de la Evaluación de la Elegibilidad y el Desempeño, sirven como marco de desempeño para su financiamiento. Los planes de mejora deben actualizarse durante las cuatro semanas previas a la presentación del informe de gastos. Si no dispone del enlace al archivo de Evaluación de la Elegibilidad y el Desempeño de su MCP, póngase en contacto con su Equipo de País. Los MCP también pueden informar sobre sus propios indicadores en esta sección del informe de gastos (véase anexo D). Sección 3: Direcciones Actualice la información en esta sección, si fuese necesario, de acuerdo a la información introducida en la solicitud de financiamiento del MCP original (véase anexo D y paso 3). Una vez que haya rellenado todas las secciones y quiera presentarlas al Fondo Mundial, haga clic en el botón Presentar informe de gastos (para revisión de la Secretaría del Fondo Mundial) situado en la parte superior derecha de su pantalla para presentar de manera oficial su informe final de gastos al Fondo Mundial. 15
Nota: Guardar el formulario utilizando la opción que hay en la parte superior izquierda no implica la presentación al Fondo Mundial. Utilizar esta opción le permitirá guardar el archivo en su escritorio y trabajar en la solicitud más tarde antes de presentarla oficialmente al Fondo Mundial. Para resolver problemas comunes, relacionados con el formulario de financiamiento del MCP y/o el Plan de Mejora de la Evaluación de la Elegibilidad y el Desempeño del MCP, consulte las preguntas frecuentes sobre Infopath en el siguiente enlace (disponibles en inglés, español y francés): https://extranet.theglobalfund.org/ccm/ccm%20performance%20assessments%20document s/ccm%20data/ccm%20hub%20faqsept.pdf 16
Paso 7: Próximo desembolso Próximo desembolso conforme al Acuerdo de Subvención actual Dado que todos los acuerdos de financiamiento del MCP cubren los costos elegibles para dos años, el MCP no necesita elaborar una nueva solicitud de financiamiento después de haber presentado el informe de gastos correspondiente al año 1. El formulario del informe de gastos del año 1 presentado junto con el presupuesto aprobado para el año 2 será utilizado más tarde por el Fondo Mundial para procesar el segundo desembolso de conformidad con el Acuerdo de Subvención vigente. En el caso de que el presupuesto para el año 2 esté basado en los gastos y el desempeño del año 1, se pueden requerir procedimientos adicionales. Asegúrese de discutir estos cambios con su gerente de portafolio del Fondo. Nuevas solicitudes de financiamiento del MCP Con el fin de preparar una nueva solicitud, el MCP debe repetir nuevamente el Paso 1 y volver a examinar su plan estratégico, teniendo en cuenta cualquier lección aprendida del desempeño pasado. Los MCP pueden solicitar un enlace para una nueva solicitud de financiamiento del MCP bastante antes del final de la fecha de finalización del Acuerdo de Subvención en curso, durante el año 2 del acuerdo vigente. Los MCP podrán trabajar en el informe de gastos del año 2 y en la nueva solicitud de financiamiento de forma paralela a fin de minimizar retrasos en el desembolso en el nuevo acuerdo y evitar deficiencias de financiamiento. Esto es especialmente importante para asegurar un desempeño duradero del MCP, y para cubrir costos fijos tales como los salarios del personal del MCP y el alquiler de oficinas sin interrupción entre los distintos acuerdos de financiamiento. 17
Anexo A: Actividades comunes del MCP y frecuencia sugerida Actividad Frecuencia sugerida Reuniones regulares del MCP Trimestralmente Reuniones del comité de supervisión Reuniones del Grupo de Trabajo Técnico Visitas al lugar donde se presta el servicio Talleres de creación de capacidad Trimestralmente Trimestralmente Hasta 2 por RP al año Hasta 2 al año 18
Anexo B: Información básica sobre categorías de costos elegibles Note: a continuación se incluye únicamente información básica sobre categorías de costos elegibles. En las Directrices para el financiamiento del MCP incluidas en la sección de financiamiento de MCP del sitio web del Fondo Mundial, podrá encontrar más detalles y las limitaciones asociadas a cada una de estas categorías de costos. Entre las actividades correspondientes a cada categoría de costos enumerada se incluyen, aunque no de manera exclusiva, las siguientes: i. Recursos humanos. Sólo los salarios del personal de la Secretaría del MCP se incluyen en esta categoría. ii. iii. iv. Asistencia técnica. La asistencia técnica puede emplearse para costos directamente relacionados con asistencia técnica o de gestión para apoyar funciones básicas del MCP. Planificación y administración. En esta categoría se incluyen costos directamente relacionados con la planificación y administración de programas, por ejemplo, costos jurídicos y de contabilidad, gastos bancarios, etc. y algunos gastos de reuniones. Otros gastos de reuniones, formación, talleres y consultas. Esta categoría puede incluir la organización y facilitación de formación y talleres, y reuniones diferentes a las reuniones generales del MCP. v. Materiales de comunicación. Esta categoría puede incluir: costos de impresión de materiales y comunicación asociados a funciones básicas del MCP. vi. vii. viii. Equipo. Esta categoría puede cubrir mobiliario y equipo de oficina usado directamente para las funciones básicas del MCP. Gastos generales. Pueden incluir costos de operación de actividades básicas del MCP, como alquiler de oficinas, servicios y costos de comunicación interna (correo, teléfono, fax, servicios de internet). Otros. Aquí se incluye cualquier otro costo que no entre en las categorías anteriormente definidas. 19
Anexo C: Formulario de solicitud de financiamiento del MCP 20
Anexo C (cont.): Formulario de solicitud de financiamiento del MCP 21
Anexo D: Formulario de informe de gastos del MCP para el año 1 22
Anexo D (cont.): Formulario de informe de gastos del MCP para el año 1 23
Anexo E: Formulario de informe de gastos del MCP para el año 2 24
Anexo E (cont.): Formulario de informe de gastos del MCP para el año 2 25