Informe: Examen Especial a la Devolución, Remate, Donación y Destrucción de las Incautaciones efectuadas por el SRI Dirección Nacional Período: 1 de febrero al 31 de diciembre de 2005. Código: AISRI-002-2006 Oficio de Aprobación por la Contraloría General del Estado: No. 045681 - DCAI, del 10 de octubre de 2006. Monto de Recursos Examinados El monto analizado en el presente examen asciende a USD $ 968.266,37 según se presenta a continuación: Regional Litoral Sur 717.520,46 Regional Norte 250.745,91 Total examinado USD $ 968.266,37 -------------------------------------------------------------------------- RESULTADOS DEL EXAMEN Consideraciones Preliminares Todos los aspectos que se comentan y concluyen en el presente informe, en parte se deben y justifican, por el escaso personal asignado a las funciones, financieras, contables, de custodia y de control de mercaderías incautadas, quienes tienen además otras labores que cumplir y por ende la carga de trabajo no les ha permitido atender todas las exigencias propias de la administración en los aspectos contemplados en el Manual del Proceso de Incautación de Mercaderías así como en las Normas de Control Interno. La administración y control de incautaciones de mercaderías es atípico para otras entidades del gobierno y empresas del país, lo que dificulta la gestión de las unidades de la Entidad vinculadas con este sistema: Unidad de Fedatarios Fiscales, Unidad Administrativa Financiera, Unidad de Gestión Tributaria y Unidad Jurídica. Diversidad de situaciones con las que se encuentra la Entidad limitan la administración y control de mercaderías incautadas, como se comenta más adelante, entre ellas: infinidad de productos incautados cuya identificación y valoración se dificultan; incautación de mercaderías que pertenecen a varios propietarios que son transportadas en un solo vehículo y cuyo contenido no es de conocimiento del conductor; incautación de bienes a productores, importadores, distribuidores, comerciantes y consumidores finales; los altos costos que demanda el sistema; elevado porcentaje de devoluciones de mercaderías incautadas provisionalmente; diferentes personas que intervienen en su calidad de transportista, propietario o delegado, etc. Manual del Proceso de Incautación de Mercadería A la Directora Nacional de Gestión Tributaria: 1. Se dignará disponer al Responsable de la Unidad de Fedatarios Fiscales, que en coordinación con los Responsables de las Unidades Administrativas Financieras y de Gestión Tributaria a nivel nacional, actualicen el Manual o elaboren una Guía Referencial del proceso de incautación de mercadería, contemplando alternativas y procedimientos que se adapten a la realidad, la legislación vigente, a las necesidades de la administración tributaria en términos de eficiencia, eficacia y economía; así como la solución de los temas arriba comentados. 1 / 5
Constataciones Físicas de Bienes Incautados y Conciliaciones A los Responsables de las Unidades Administrativas Financieras de la Regional Litoral Sur y Regional Norte: 2. Dispondrán al funcionario responsable del proceso administrativo de la mercadería incautada mantenga un registro actualizado del inventario de las incautaciones, lo que asegurará un debido control para la devolución o declaratoria en abandono de la mercadería incautada. 3. Solicitarán a los funcionarios delegados y responsables del proceso de control de las incautaciones de mercaderías que elaboren un cronograma de constataciones físicas de la mercadería incautada, con la finalidad de que procedan a revisar la adecuada identificación de las mismas con los sellos de INCAUTADO de la Unidad de Fedatarios Fiscales, verificando que éstos no hayan sido violentados, asimismo establecer su estado de conservación y custodia, lo cual permitirá ejercer un control adecuado e identificación de la mercadería incautada por la Entidad. 4. Dispondrán a los funcionarios responsables del control de los inventarios de la mercadería incautada que dejen constancia escrita de la ejecución de constataciones físicas, lo que permitirá conciliar los resultados con los saldos contables; y, en el caso de existir diferencias se comunique por escrito al jefe inmediato superior a fin de que se adopten las medidas correctivas pertinentes y se coordine con contabilidad para los respectivos ajustes. Avalúo de la mercadería incautada A los Responsables de las Unidades Administrativa Financiera de la Regional Litoral Sur y Regional Norte: 5. Proveerá al personal responsable de la valoración de las mercaderías incautadas de una herramienta apropiada para que la valoración que realicen sea más real y técnica, pudiendo ser entre otras la dotación de acceso a Internet, que les permitirá tener criterios técnicos de valoración y que no sólo servirá como medio de consulta sino también para soportar el proceso de avalúo de las mercaderías. Mercadería Incautada declarada en abandono Al Responsable de la Unidad Administrativa Financiera Regional Norte: 6. Se servirá disponer al responsable del proceso administrativo de incautaciones, mantenga un registro de las mercaderías incautadas definitivamente, por lotes o por unidades, según las características de los bienes, previa toma física de las mismas, lo cual posibilitará mantener un adecuado control sobre éstos hasta que se concluya con el proceso de donación, remate o destrucción, según sea el caso. 2 / 5
7. Dispondrá a la Responsable de Contabilidad Institucional, la realización de conciliaciones de los saldos contables con los físicos, lo que permitirá detectar errores y adoptar los correctivos según sea el caso, así como contar con información oportuna y confiable para la toma de decisiones. Registros Contables de la Mercadería Incautada Al Responsable de la Unidad Administrativa Financiera de la Regional Norte: 8. Dispondrá a la Responsable de la Contabilidad Institucional de la Regional Norte, que la denominación de los auxiliares contables de las Cuentas de Orden y las de las Cuentas de Anticipos de Fondos se establezcan en concordancia a la codificación de los Informes de Incautación Provisional de Mercaderías, para facilitar el control de las mercaderías incautadas y de las cuentas por cobrar a los contribuyentes por concepto de gastos de almacenaje. A la Responsable de Control Financiero de la Dirección Nacional: 9. En coordinación con los Responsables de la Contabilidad Institucional de las diferentes Regionales diseñará procedimientos contables que permitan realizar los registros de contabilidad en el sistema de administración financiera, de acuerdo con la normativa establecida por el Ministerio de Economía y Finanzas, para el control de las mercaderías incautadas, a fin de que se mantenga consistencia y uniformidad de criterio en el registro contable a nivel nacional. Inconsistencia en los registros contables de Cuentas de Orden de la Mercadería Incautada y significativos ajustes (Regional Litoral Sur) Al Responsable de la Unidad Administrativa Financiera de la Regional Litoral Sur: 10. Dispondrá a la Responsable de la Contabilidad Institucional que previo al cierre mensual contable realice un análisis de los saldos que se encuentran conformando las Cuentas de Orden 911.11 Bienes Recibidos en Custodia y 921.11 Responsabilidad por Bienes Recibidos en Custodia, de la mercadería incautada; así como las cuentas de Anticipos de Fondos de cada contribuyente por concepto de gastos de almacenaje, a fin de determinar si existen diferencias y realizar los asientos de ajuste respectivos. 11. Vigilará en forma periódica el cumplimiento de las tareas y deberes del personal relacionados con el proceso de incautaciones, a fin de que el registro contable se realice en el momento en que ocurren las operaciones, lo que permitirá que la información que se presente sea revelante y útil para la Entidad en la toma de decisiones por parte de las correspondientes autoridades. A la Responsable de Contabilidad Institucional de la Regional Litoral Sur: 12. Efectuará el registro contable en forma oportuna, a base del inventario de mercadería incautada y su correspondiente avalúo, así como las resoluciones de devolución, o declaratoria en abandono de las mismas y más documentos sustentatorios en el proceso de incautación. 3 / 5
13. En coordinación con el Responsable de Inventarios de la Mercadería Incautada, realizará periódicamente la depuración de sus saldos, con el fin de disponer de información más útil y oportuna. Al Responsable del control administrativo de la mercadería incautada de la Regional Litoral Sur: 14. Remitirá a la Responsable de la Contabilidad Institucional la documentación sustentatoria de cada incautación a medida que se vayan ejecutando, adjuntando una copia del informe de Fedatarios Fiscales y de la valoración de inventario, con las respectivas firmas de responsabilidad, a fin de que se contabilicen correcta y oportunamente todas las incautaciones en cuentas de orden. Cuentas por Cobrar a Contribuyentes por concepto de almacenaje y conciliaciones periódicas de los auxiliares A la Responsable de la Contabilidad Institucional de la Regional Litoral Sur: 15. En forma periódica conciliará los registros de los auxiliares de la cuenta 112.21.02 de Anticipos de Fondos, con la documentación relacionada con el proceso de incautaciones; además, deberá registrar las operaciones financieras que se generen al momento que estas ocurran, lo que permitirá tener información contable útil, confiable y oportuna. Donación de Mercaderías Al Director General del SRI: 16. Se servirá solicitar a los Directores Nacionales Jurídico y Administrativo Financiero, que en coordinación con los Directores Regionales efectúen una revisión al Instructivo para el Remate, Donación y Destrucción de Bienes Incautados Definitivamente y Declarados en Abandono, a fin de establecer criterios de una sana práctica de selección de posibles entidades beneficiarias de las donaciones; pudiendo tomar como referencia de prelación a las instituciones educativas fiscales del país. Será importante tomar en cuenta los diversos criterios que existen sobre el remate y los costos de su proceso en relación a las recaudaciones que se generan, y los gastos que demanda el control y administración de mercaderías declaradas en abandono. También será importante considerar los criterios que justifican la donación y destrucción de estas mercaderías. Archivo de los expedientes de Incautaciones Al Responsables de la Unidad Administrativa Financiera de la Regional Norte: 17. Dispondrá al Responsable del proceso administrativo de mercaderías incautadas, reorganice el archivo, en forma adecuada y secuencial, así como verificará que los trámites contengan la evidencia documental de las operaciones administrativas, con la finalidad de que la documentación se encuentre disponible, para acciones de verificación, así como para información de los usuarios cuando el caso lo requiera. 4 / 5
Al Responsables de la Unidad Administrativa Financiera de la Regional Litoral Sur: 18. Señalará por escrito a los Responsables del proceso administrativo de incautación de mercaderías, la obligatoriedad de conformar un expediente completo por cada incautación y que a la conclusión del trámite de las mismas, entregue este expediente al funcionario encargado del archivo de gestión en la Secretaría Regional correspondiente, a fin de que se anexe a la Resolución e Informe de Incautación, que remite Gestión Tributaria, Unidad que a su vez enviará el mismo al Archivo Central, lo que permitirá y facilitará su verificación y análisis, en cualquier momento. Denuncia ante la Fiscalía Al Director General 19. Se servirá disponer al Director Nacional Jurídico para que en coordinación con los responsables de las Unidades Jurídicas de las Regionales, estudien el proceso con la finalidad de uniformizar criterios respecto de la presentación de la denuncia ante la Fiscalía, lo que contribuirá en la eficiencia de la gestión del proceso de incautaciones, tomando como referencia el criterio del Responsable de la Unidad Jurídica de la Regional Norte. CONTROL INTERNO INFORMÁTICO Roles de Usuario (perfiles) del Sistema FEDA2001 y del Módulo SRI-SellerWAP Al Responsable de la Unidad de Fedatarios Fiscales: 20. Dispondrá al funcionario de su Unidad designado como Usuario Responsable la revisión periódica de los roles de usuario y la asignación de los mismos en el Sistema FEDA 2001 y en el Módulo SRI-SellerWap con el fin de efectuar una depuración e implementar las acciones correctivas necesarias en caso de identificar inconsistencias. Pistas de Auditoría (log s) Al Responsable Nacional de la Unidad de Fedatarios Fiscales: 21. Conjuntamente con el Administrador del Módulo SRI-SellerWAP y los funcionarios de la Dirección Nacional de Desarrollo Tecnológico del área de Control de Calidad verificarán en la fase de pruebas del aplicativo que lo solicitado respecto de pistas de auditoría adicionales de las consultas sea implementado totalmente y de acuerdo a las necesidades expuestas en el requerimiento funcional Desarrollo del Sistema Aplicativo WAP. 5 / 5