Etapa 1 Entorno de Trabajo en Access 2010 25
ESQUEMA DE LA ETAPA 1 Entorno de Trabajo de Access 2010 Ambiente Gráfico de Trabajo de Access 2010 Estructura de una Base de Datos Iniciar sesión Conceptos Básicos Pantallas de Access Tipos de Vista Tipos de Objetos Tipos de Datos Plantillas 26
INTRODUCCIÓN A LA ETAPA 1 En esta primera etapa del curso de Base de Datos, conocerás el ambiente gráfico de trabajo de Access 2010. Tal como aprendiste a navegar por las distintas secciones de Word, Excel y PowerPoint en la versión 2010, así mismo aprenderás a moverte por las diferentes áreas de trabajo de este software. Te darás cuenta de que contiene elementos y ventanas que lo hacen distinguirse de los programas mencionados anteriormente y a la vez, lo hacen amigable para su uso. Durante este proceso de aprendizaje, aprenderás a iniciar la sesión de trabajo de varias formas, conocerás las pantallas iniciales de Access, así como la pantalla principal de este programa. Aspecto importante a tomar en cuenta es la estructura que conforma una base de datos, pues es aquí donde te darás cuenta de la importancia de manejar conceptos exclusivos de la administración de las bases de datos. Así como en Excel, en donde manejabas diferentes tipos de datos, en Access 2010 es de manera similar, tendrás oportunidad de usar diferentes tipos de datos, de acuerdo a la información a almacenar en ellas. Las bases de datos hacen uso de tablas, las cuales contienen información relevante que haces uso de ellas para manejarlas de acuerdo a los requerimientos. Los formularios son pantallas o ventanas creadas por ti, para que puedas tener un ambiente más agradable al momento de hacer uso de la información. Los informes y consultas te darán los resultados o los datos necesarios para la toma de decisiones y las consultas son parte básica para verificar la información contenida en cada una de las tablas que conforman la base de datos. Esta etapa del curso de Base de datos, te da un acercamiento al manejo de grandes volúmenes de información de cualquier tipo. Ahora, no sólo existe Access 2010 como programa para el manejo de las bases de datos; se encuentran en el mercado diferentes opciones de software, sin embargo, debido a su versatilidad y fácil manejo, lo ha hecho un programa idóneo para el diseño de bases de datos de cualquier tipo. Las actividades de aprendizaje de esta etapa, te llevan a lograr identificar las diferentes pantallas, a definir los conceptos más relevantes, a reconocer los tipos de datos, de vista y de objetos, así como a manejar las plantillas que de manera predeterminada contiene Access 2010. COMPETENCIAS GENÉRICAS 4.- Escucha, interpreta y emite mensajes pertinentes en distintos contextos mediante la utilización de medios, códigos y herramientas apropiados. Atributo Maneja las tecnologías de la información y la comunicación para obtener información y expresar ideas. 5.- Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de métodos establecidos. Atributos Sigue instrucciones y procedimientos de manera reflexiva, comprendiendo como cada uno de sus pasos contribuye al alcance de un objetivo Utiliza las tecnologías de la información y comunicación para procesar e interpretar información 8.- Participa y colabora de manera efectiva en equipos diversos. Atributo Propone maneras de solucionar un problema o desarrollar un proyecto en equipo, definiendo un curso de acción con pasos específicos. 27
COMPETENCIAS GENERALES Maneja las tecnologías de la información y la comunicación como herramienta para el acceso a la información y su transformación en conocimiento, así como para el aprendizaje y trabajo colaborativo con técnicas de vanguardia que le permitan su participación constructiva en la sociedad. Atributo Maneja las tecnologías de la información y comunicación de manera crítica en las diferentes áreas de conocimiento. Utiliza los métodos y técnicas de investigación tradicionales y de vanguardia para el desarrollo de su trabajo académico, el ejercicio de su profesión y la generación de conocimientos. Atributo Elige los procedimientos adecuados en la resolución de un problema Procesa información utilizando las tecnologías de la información y comunicación Elabora propuestas académicas y profesionales inter, multi y transdisciplinarias de acuerdo a las mejores prácticas mundiales para fomentar y consolidar el trabajo colaborativo. Atributo Identifica los rumbos a seguir de cualquier problema a través del trabajo colaborativo COMPETENCIA DISCIPLINAR BÁSICA 12.- Utiliza las tecnologías de la información y de la comunicación para investigar, resolver problemas, producir materiales y transmitir información. COMPETENCIA DISCIPLINAR EXTENDIDA 11.- Aplica las tecnologías de la información y la comunicación en el diseño de estrategias para la difusión de productos y servicios, en beneficio del desarrollo personal y profesional ELEMENTOS DE COMPETENCIA Identifica las partes principales de la pantalla de Access 2010 Identifica los botones de vista Identifica los diferentes tipos de objetos Define los conceptos de la estructura de una base de datos Reconoce los tipos de datos de mayor uso Total de horas aula: 20 Total de horas extra-aula: 16 28
SECUENCIA DIDÁCTICA DE LA ETAPA 1 Actividad Diagnóstica Investiga en Internet la historia de las bases de datos en el mundo y elabora un resumen en Microsoft Word 2010 Actividad de Adquisición del Conocimiento Elabora una presentación en Microsoft PowerPoint 2010 del tema Entorno de trabajo de Access 2010 Actividad de Organización y Jerarquización Investiga en Internet y diversas fuentes sobre los diferentes tipos de software de manejo de bases de datos y hace un listado con las características principales de cada uno Actividad de Aplicación Elabora un ejercicio para identificar las pantallas iniciales de Access, la pantalla principal, los botones de vista, los objetos, las plantillas y reconocer los tipos de datos Actividad de Metacognición Actividad Integradora Elabora una presentación en Microsoft PowerPoint 2010 sobre los temas investigados en las diferentes actividades de aprendizaje de la etapa 1 ACTIVIDAD DIAGNÓSTICA 1.- Investiga en Internet y fuentes bibliográficas acerca de la historia de las bases de datos, de manera que comprendas su evolución e importancia que ha tenido en la vida del ser humano. 2.- Elabora en Microsoft Word 2010, un resumen con lo investigado en Internet y las diversas fuentes bibliográficas, escribiendo las ideas y conceptos significativos, procurando que exista secuencia en el contenido, cuidando la claridad y el orden de las ideas, de manera que los temas no pierdan su significado. 3.- Guarda tu trabajo en una unidad de almacenamiento con el nombre que indique tu maestro y agrégalo al portafolio de evidencias. CRITERIOS Añade una portada con los datos de identificación Identifica las ideas principales Presenta orden y congruencia en la exposición de ideas y argumentos Expresa con claridad, precisión y originalidad el resumen Une muy bien las oraciones gramaticales Menciona las diferentes fuentes consultadas EVIDENCIA Resumen en Microsoft Word 2010 29
ACTIVIDAD DE ADQUISICIÓN DEL CONOCIMIENTO 1.- Realiza una lectura detallada hasta su total comprensión, del tema Entorno de trabajo de Access 2010, Etapa 1, del libro de texto Base de datos, Access 2010, DENMS, UANL, obteniendo de ella las ideas y conceptos más relevantes. 2.- Elabora a partir de la lectura, una presentación en Microsoft PowerPoint 2010 acerca de las pantallas iniciales, pantalla principal, botones de vista, objetos, plantillas, tipos de datos y conceptos básicos, cuidando la organización de la información, demostrando originalidad y creatividad en cada una de las diapositivas, sin faltas de ortografía, cubriendo cada una de las fases a profundidad con detalles y ejemplos. Cuida que la presentación sea lo más clara posible. 3.- Guarda la presentación en un dispositivo de almacenamiento con el nombre que indique tu maestro. CRITERIOS Añade una portada con los datos de identificación Aplica un índice de contenido Identifica las ideas principales Muestra la información de manera organizada Aplica las herramientas básicas y especiales de PowerPoint 2010 Evita errores de ortografía y gramática Explica con detalle cada subtema y concepto Demuestra originalidad y creatividad en el diseño y estilo Agrega la bibliografía consultada EVIDENCIA Presentación en Microsoft PowerPoint 2010 30
ACTIVIDAD DE ORGANIZACIÓN Y JERARQUIZACIÓN 1.- Investiga en Internet y diversas fuentes bibliográficas sobre los diferentes tipos de software de manejo de base de datos. 2.- Elabora en Microsoft Word 2010 un listado con las principales características de cada uno de los tipos de software de base de datos investigados. 3.- Analiza cada programa investigado y menciona el mejor programa de base de datos, dando un fundamento sólido a tu elección. 4.- Guarda el archivo en una unidad de almacenamiento con el nombre que indique tu maestro. CRITERIOS Identifica las principales características de los diferentes programas de manejo de base de datos Menciona el mejor programa de manejo de base de datos, con fundamento a su elección Menciona las diferentes fuentes consultadas EVIDENCIA Listado en Microsoft Word 2010 31
ACTIVIDAD DE APLICACIÓN 1.- Abre el programa de Microsoft Access 2010. Se despliega la pantalla inicial llamada Introducción a Microsoft Office Access. Ésta se encuentra dividida en tres columnas. La columna de la izquierda corresponde a las plantillas predeterminadas por el software y el cual está dividido en dos secciones: Categorías de plantillas y Desde Microsoft Office Online. La columna de en medio contiene las secciones: Nueva base de datos en blanco y Plantillas destacadas en línea. La columna de la derecha contiene la sección Abrir base de datos reciente. Dependiendo de la acción a realizar, es la sección y la opción que activarás. Haz clic en el botón Base de datos en blanco, el cual se encuentra en la sección Nueva base de datos en blanco. 2.- Observa que al seleccionarla, la tercer columna cambia y solicita el nombre que se le asignará a esta base de datos. Teclea MiEjemplo y haz clic en el botón Crear. Observa que se despliega la pantalla principal de Access 2010. 3.- Nota que en la parte superior tenemos la Cinta de opciones y sus respectivas fichas de comando. La ficha activa es Hoja de datos. Haz clic en la ficha Inicio. Observa que algunos de sus botones son los mismos que ya has utilizado, tales como Cortar, Copiar, Pegar, Negrita, Cursiva, Fuente, etc. Sin embargo, haz clic en las demás fichas: Crear, Datos externos, Herramientas de base de datos y Hoja de datos. Te darás cuenta de que este software contiene nuevos botones, los cuales son propios de Access. 4.- Haz clic en el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Del menú selecciona Más comandos. Observa que se muestra la ventana Opciones de Access. Del lado izquierdo se encuentran las opciones, desde Más frecuentes hasta Recursos. Haz clic a cada opción y del lado derecho identifica las opciones que te permite configurar. Haz clic en el botón Cancelar. 5.- Después se encuentra el Panel de exploración, el cual contiene la lista desplegable Todas las tablas. Para ocultar este panel, haz clic en el Botón para abrir o cerrar la barra Ancho del panel. Observa que el contenido del panel se oculta y en su lugar aparece la leyenda Panel de exploración de manera vertical. Vuelve a dar clic en este botón para mostrar de nuevo el contenido de este panel. 6.- Inmediatamente debajo de la lista desplegable Todas las tablas, se encuentra en este momento activa Tabla1, ya que es la única tabla que contiene esta base de datos. Una base de datos puede contener más de una tabla y varios objetos (Informes, formularios, etc.). Esta área se le conoce como Área de Documentos y en ella podrás visualizar todos los objetos que vayas creando en Access, tales como tablas, informes, consultas, formularios. 7.- Al lado derecho del Panel de Exploración se encuentra el Área de trabajo y es similar a la que utilizaste en Excel. Está conformado por filas y columnas y tiene el nombre de Tabla. Observa que en la parte superior de esta área se encuentra la etiqueta Tabla1, la cual es el nombre que automáticamente Access le asigna. Más adelante verás la forma de cambiar el nombre a las tablas que vayas creando. 8.- En la parte inferior del Área de trabajo se encuentran los Botones de navegación de registros. Éstos te permiten navegar por la información que contiene la tabla activa. En este momento no tienes datos en la tabla, por lo cual no podrás navegar, más adelante verás el uso de estos botones. 32
9.- En la parte inferior derecha se encuentra la Barra de estado y ésta contiene los Botones de vista, los cuales te permiten cambiar la forma de visualizar la información, dependiendo de la acción a ejecutar. Al inicio de Access sólo se muestran dos vistas, Vista hoja de datos y Vista Diseño, sin embargo ésta contiene 4 botones de vista que son: 10.- Cierra la aplicación de Microsoft Access 2010. 11.- Abre el programa de Microsoft Access 2010. Selecciona Base de datos en blanco, en nombre del archivo teclea MiEjemplo1 y haz clic en el botón Crear. En la celda que tiene el texto Agregar nuevo campo haz doble clic, teclea Nombre y pulsa la tecla Tab, en esta celda teclea Edad y pulsa la tecla Enter. Observa que en la barra de estado solo se muestran dos botones de vista: Vista hoja de datos y Vista diseño. 12.- Haz clic con el botón derecho en la etiqueta Tabla1. Selecciona Guardar. Aparece la ventana de Guardar como, borra el nombre de tabla1, teclea Datos y clic en Aceptar. En la etiqueta del nombre de la tabla se muestra ahora Datos y en la barra de estado se muestran los 4 botones de vista. En este momento se encuentra activa la Vista hoja de datos y en esta vista se muestra la tabla en la cual vas a trabajar. Haz clic en el botón Vista diseño, en esta vista se muestra la pantalla en la cual seleccionarás las propiedades de cada campo de la tabla. Haz clic en el botón Vista tabla dinámica, en esta vista se definen los campos que van a formar la tabla. Da clic en el botón Vista gráfico dinámico, en esta vista se definen los campos que formarán el gráfico. Haz clic al botón Vista hoja de datos. 13.- Haz clic en la ficha Crear. Observa que se muestran 4 grupos: Tablas, Formularios, Informes y Otros. Los primeros tres corresponden a cada uno de los objetos que puedes crear en Access. 14.- El botón Tabla, del grupo Tablas, permite crear una nueva tabla vacía, se pueden definir los campos directamente en una nueva tabla o abrir la tabla en la vista diseño. Sin embargo, también se pueden utilizar plantillas de tabla, es decir, formatos ya preestablecidos; en Access las plantillas de tabla son: Contactos, Tareas, Problemas, Eventos y Activos. Por ejemplo, haz clic en el botón Tabla. Observa que se muestra en pantalla otra tabla en blanco y en el Panel de Navegación se muestra la tabla Datos y la nueva tabla que acabas de crear Tabla1. Haz clic en la etiqueta de tabla Datos para regresar a la tabla que estamos utilizando. 15.- El botón Formulario, del grupo Formularios crea un formulario que permite introducir información de un registro cada vez. También puedes crear un formulario en blanco con el botón Formulario en blanco o puedes dar clic en el botón Diseño del formulario, el cual crea un nuevo formulario en blanco en la vista diseño. Haz clic en el botón Formulario. Observa que se muestra en pantalla la forma del formulario. Sin embargo el formulario se encuentra en blanco ya que no se ha capturado en la tabla información alguna. Selecciona otra vez la ficha Crear. 16.- El botón Informe, del grupo Informes, crea un informe básico de los datos en la consulta o tabla actual para agregar funciones como grupos o totales. También, así como en el formulario, puedes crear un nuevo informe en blanco o diseñar el informe. El botón Asistente para informes te lleva paso a paso en la creación del informe. Haz clic en el botón Informe. Observa que se muestra la forma en la cual quedaría el informe a generar. En este momento se encuentra vacío ya que la tabla no contiene información. Haz clic en la ficha Crear. 33
17.- En el grupo Otros se encuentran los botones de Asistente para Consultas y Diseño de consulta, los cuales son útiles en la creación de consultas, ya sea que te guíe paso a paso o tú la diseñes. Haz clic con el botón derecho del mouse en la etiqueta del Informe Datos y selecciona Cerrar. Se despliega una ventana que pregunta si deseas guardar los cambios, selecciona No. Haz clic con el botón derecho del mouse en la etiqueta del Formulario Datos y selecciona Cerrar. Se despliega una ventana que pregunta si deseas guardar los cambios, selecciona No. Haz clic con el botón derecho del mouse en la etiqueta de Tabla1 y selecciona Cerrar. Se despliega una ventana que pregunta si deseas guardar los cambios, selecciona No. Ahora solo se muestra la tabla Datos. 18.- Haz clic en el botón Vista diseño para reconocer los tipos de datos utilizados en Microsoft Access 2010. Observa que en la parte superior de la pantalla se muestran tres columnas: Nombre del campo, Tipo de datos y Descripción. De manera predeterminada el Tipo de Datos en el campo ID es Autonumérico, en Nombre y Edad es Texto. Haz clic en la flecha desplegable de Texto, del campo Nombre. Observa que se despliegan todos los tipos de datos permitidos por Access: Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Moneda, Autonumérico, Si/No, Objeto OLE, Hipervínculo, Datos adjuntos y Asistente para búsqueda. Cada uno tiene diferentes propiedades de campo que más adelante verás en otra actividad. Por el momento solo observa cada una de ellas sin hacer cambio alguno. 19.- Haz clic en el botón Vista hoja de datos. En caso de que pregunte si deseas guardar la tabla, selecciona Si. En Access existen formatos de tablas, formularios, informes y consultas ya preestablecidos, a éstos se les llama plantillas. Por ejemplo, Haz clic en la ficha Crear, en el grupo Tablas, selecciona Plantillas de Tabla. Se despliega una serie de plantillas de tablas ya preestablecidas, la cual contiene los campos con sus respectivas propiedades. Haz clic en Contactos. Observa que se muestran los campos, desde Organización hasta Datos adjuntos. Selecciona otra vez el botón Plantillas de tabla y ahora haz clic en Eventos. Observa que esta plantilla de tabla contiene otros nombres de campo. 20.- Cierra las tablas que acabas de crear, no guardes cambio alguno y cierra la aplicación de Microsoft Office Access. Ahora vuelve a entrar a Microsoft Access. Observa que se encuentra la sección Categoría de plantillas y Desde Microsoft Office online. Cada una tiene sus respectivas plantillas. Abre una plantilla y observa que esta base de datos contiene tablas, formularios, informes, los cuales los puede identificar en el Panel de Navegación. 22.- Activa diferentes objetos de esta base de datos. Al final cierra la aplicación de Access y no guardes cambio alguno. CRITERIOS Identifica las diferentes pantallas de Access 2010 Identifica los tipos de objetos Reconoce las plantillas preestablecidas Identifica los tipos de vista Identifica los botones de navegación Reconoce el área de trabajo EVIDENCIA Base de Datos MiEjemplo y MiEjemplo1 34
ACTIVIDAD INTEGRADORA 1.- En esta actividad retomarás todo lo visto en esta primera etapa: Ambiente gráfico de Access 2010 Estructura de una base de datos 2.- Agrupa la actividad diagnóstica, actividad de adquisición del conocimiento y actividad de organización y jerarquización en una Presentación en PowerPoint 2010, cuidando que exista ilación de los contenidos. 3.- Aplica el mismo formato y estilo a cada diapositiva, haz uso de las herramientas básicas y especiales de PowerPoint. 4.- Sigue las indicaciones de tu maestro. CRITERIOS Identifica las pantallas de Access 2010 Identifica las partes de la pantalla principal de Access 2010 Identifica los botones de vista, los objetos, las plantillas Reconoce los tipos de datos Define los conceptos básicos de una base de datos Redacta los inicios de las bases de datos Menciona los diferentes programas de bases de datos Enlista las características principales de las bases de datos EVIDENCIA Presentación en Microsoft PowerPoint 2010 35
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ETAPA No. 1 ENTORNO DE TRABAJO DE ACCESS 2010 COMPETENCIA DE LA ETAPA: En esta etapa el alumno: Reconoce el ambiente gráfico de trabajo de las pantallas de Access 2010, así como define la estructura básica de una base de datos. ELEMENTOS DE COMPETENCIA: En el desarrollo de la competencia el alumno: Identifica las partes principales de la pantalla de Access. Identifica los botones de vista. Identifica los diferentes tipos de objetos. Define los conceptos de la estructura de una base de datos. Reconoce los tipos de datos de mayor uso. 37
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1.1 AMBIENTE GRÁFICO DE ACCESS 2010 Microsoft Access 2010 es software de aplicación que permite al usuario crear, organizar, buscar, ordenar, recuperar, consultar y presentar la información de una base de datos de cualquier tipo. Las bases de datos están formadas por filas y columnas en forma de tablas, semejante a las tablas que se elaboran en una hoja de cálculo. En las tablas se pueden introducir datos numéricos o alfanuméricos a través de formularios para la captura de una base de datos, crear informes para dar reportes de la información de una base de datos o bien consultas que permitan la manipulación de información contenida en uno o varios archivos. 1.1.1 INICIAR SESIÓN Para iniciar una sesión de trabajo en Microsoft Access 2010 se puede realizar en diferentes formas, dependiendo de la manera en que se encuentre configurado Office 2010 en la computadora. Procedimiento para iniciar una sesión en Access: BOTÓN INICIO 1.- Se da clic al Botón INICIO 2.- Se escoge la opción Todos los Programas 3.- Se escoge la opción Microsoft Office 4.- Se escoge la opción Microsoft Access 2010 ESCRITORIO 1.- Se da doble clic al icono de acceso directo que se encuentra en el escritorio. NOTA: Una vez abierto el software de aplicación, la presentación de la pantalla principal dependerá de la configuración que se le haya dado al momento de instalarse. 39
1.1.2 PANTALLAS DE ACCESS A.- Pantallas Iniciales Después de iniciar una sesión en Access 2010, aparecerá la vista Backstage en donde se visualiza en color rosa el menú Archivo con las opciones de Guardar como, Abrir, Nuevo y Salir entre otras opciones referentes al manejo de tu archivo. En esta pantalla se podrá elegir una plantilla predeterminada en diferentes categorías, una base de datos en blanco o bien abrir una base de datos existente en cualquier unidad de almacenamiento de la computadora. Botón para Abrir una base de datos existente, se da un clic para activarlo Botón para crear una base de datos nueva, se da un clic para activarlo Muestra el listado de los documentos utilizados recientemente Nombre de la nueva base de datos Botón para cambiar la ubicación en donde se guardará la base de datos Se muestra el listado de las plantillas, se da un clic para abrirlo. muestra el listado de las plantillas, se da un clic para abrirlo. Botón para Crear la nueva base de datos. Si elegimos una base de datos en blanco, aparecerá del lado derecho de la misma pantalla un cuadro de diálogo para poder confirmar el nombre y lugar en el que se guardará en forma automática, o bien, cambiar el nombre y el lugar por el que el usuario desee. Para terminar de abrir un archivo nuevo en Access 2010, solo hay que dar un clic en el botón de Crear y aparecerá una base de datos nueva para empezar a trabajar. 40
B.- Pantalla principal de Access 2010 A B C D E F G H A.- Barra Herramientas de Acceso Rápido: Es el área en donde se pueden personalizar los botones de comando de mayor uso dentro de Access, se da un clic en el botón de personalizar Barra de Herramientas de Acceso Rápido. Botón de para personalizar la Barra de Herramientas de Acceso Rápido B.- Menú Archivo: Muestra la vista Backstage con las opciones que te permiten manipular el archivo, como Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Recientes, Imprimir, Ayuda, Salir. 41
C.- Cinta de Opciones: Son las diferentes fichas, que contienen grupos y a su vez botones de comando que se utilizan para crear o diseñar las bases de datos en Access. Cinta de opciones con las diferentes fichas de Access Iniciador cuadro diálogo de de Grupo Botones comando de D.- E.- F.- Panel de Navegación: En esta sección se visualizan los diferentes objetos de la base de datos que se este manipulando: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros o Módulos. Área de Documentos: Es el área en donde se visualiza el objeto de la base de datos con el que va a trabajar, en la parte superior aparece el nombre del documento que se encuentre activo, se pueden tener varios objetos abiertos al mismo tiempo. Botones de Navegación de Registros: Con estos botones podemos movernos dentro de la base de datos y visualizar cada uno de los registros, se puede avanzar o retroceder de uno en uno o bien, ir al primero o al último registro. Un registro Atrás Un registro Adelante Nuevo Registro Primer registro Último registro G.- Barra de Estado: Ésta sección se encuentra en la parte inferior de la pantalla principal, muestra información del objeto que se encuentre en el Área de Documentos. H.- Vistas del objeto: El objeto que se encuentre en el área de documentos con fichas, se puede visualizar en cuatro formas diferentes: Vista Hoja de Datos, Vista Tabla Dinámica, Vista Gráfico Dinámico y Vista Diseño. Al iniciar una nueva base de datos se activan solo dos vistas, al crear la tabla se activarán las otras dos. 42
1.2 ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS Dentro del ambiente de trabajo de una base de datos, se emplean conceptos, términos y objetos que desarrollan una función específica dentro del software de aplicación, es necesario que antes de empezar a trabajar con Access 2010 se contemple definir ciertas características de cada uno de los conceptos de una base de datos. 1.2.1 CONCEPTOS BÁSICOS Una Base de Datos es un archivo que integra una colección de información del mismo tipo en forma de Tablas, Informes, Consultas y Formularios. Utilizaremos un ejemplo de una base de datos elaborada en Microsoft Access 2010 para definir los componentes de una tabla: D C B A A.- B.- C.- D.- Tabla: Es una estructura de filas y columnas que integran una colección de datos, semejante a las que se emplean en Excel. Registro: Es toda la información que concierne a un elemento de la base de datos, es cada una de las filas que integran una tabla. Campo: Es cada uno de los datos particulares de un registro, la cantidad de campos en una base de datos depende del tamaño del registro. Nombre del campo: Es el nombre de cada una de las columnas que integran una tabla, dependiendo del contenido de la columna es el nombre que se le da al campo. 43
1.2.2 TIPOS DE VISTA La forma de visualizar la información contenida en una base de datos al momento de crearla o bien al momento de manipularla, puede estar en varias formas, a continuación las describiremos: A.- Vista Hoja de datos Es el tipo de vista que da Access en forma automática al crear o abrir una base de datos, se emplea en la captura de cada uno de los campos de los registros, en la asignación del nombre de los campos, para insertar nuevos campos y para darle presentación a la tabla. B.- Vista Tabla Dinámica Es el tipo de vista que da Access en donde se muestra una tabla dinámica, se emplea una tabla y de allí se definen los campos que van a formarla, se observa que los campos tienen activados los filtros con la finalidad de activar o desactivar los datos que contemplan los campos y visualizar en diferentes formas la Tabla. C.- Vista Gráfico Dinámico Es el tipo de vista que da Access en donde se muestra un gráfico dinámico. Se emplea una Tabla con los campos que tienen activados los filtros con la finalidad de activar o desactivar los datos que se desean visualizar en la gráfica. 44
D.- Vista Diseño Es el tipo de vista que emplea Access para mostrar y definir la descripción, tipo de datos y el nombre de cada campo que contienen las tablas de la base de datos, además de las propiedades de los campos. Se utiliza para definir los campos que se emplearán en un informe, en una consulta, en un formulario y la ubicación de los campos en cada uno de ellos. 45
1.2.3 TIPOS DE OBJETOS La forma de trabajar con la información contenida en una base de datos al momento de crearla o bien al momento de manipularla, puede estar en varias formas, a continuación las describiremos: A.- Tabla Una tabla es un objeto que se emplea para la captura de todos los datos que forman una base de datos, es muy parecida a una hoja de cálculo que se utiliza en Excel, en ella se define la presentación que llevará cada una de las columnas o campos de la base de datos. B.- Formulario Un Formulario es un objeto que se elabora a partir de una base de datos, en donde se visualizarán cada uno de los registros que forman la tabla, se puede diseñar con diferentes controles, campos, agregar encabezados, imágenes y pies de formularios. 46
C.- Informe Un Informe es un objeto que se elabora a partir de una base de datos, en donde se visualizarán cada uno de los registros que forman tabla, se definen los campos que formarán el informe y además se podrán incluir algunas de las funciones que se utilizan en Excel como Suma, Promedio, Máximo, etc. D.- Consulta Una Consulta es un objeto que se elabora a partir de varias bases de datos, en donde se visualizarán cada uno de los campos que la forman de las diferentes tablas que se estén manipulando, se observarán los campos en forma de tabla. 47
1.2.4 TIPOS DE DATOS La información que contiene los campos de una Tabla en Access, está compuesta por diferentes tipos de datos que son semejantes a los utilizados en Excel, con algunas propiedades que permiten la manipulación adecuada de las tablas, informes, consultas y formularios. Los tipos de datos son: A.- Texto Son datos alfanuméricos compuestos por textos, combinación de letras y números, símbolos, etc. La propiedad más común es el Tamaño de Campo en donde se especifica el Número de caracteres de dicho campo. 48
B.- Número Son datos numéricos que se emplean para realizar operaciones aritméticas o bien se utilizan para realizar funciones como Suma, Promedio. La propiedad más común es el Tamaño de campo en donde se especifica sus opciones más comunes Entero, Entero Largo y Doble. C.- Fecha/Hora Son datos que se emplean para mostrar la fecha y la hora en varias formas de acuerdo a la Tabla que se vaya a elaborar. La propiedad más común es Formato en donde se especifican sus opciones más frecuentes Fecha general, Fecha larga, Fecha mediana, Fecha corta, Hora larga, Hora medina y Hora corta. 49
D.- Moneda Son datos que se comportan como datos numéricos, implica que se pueden realizar operaciones o funciones con ellos. La propiedad más común es Formato en donde se especifica sus opciones más frecuentes: Numero general, Moneda, Euro, Estándar y el Porcentaje. E.- Hipervínculo Son datos que se emplean para realizar vínculos a Correos Electrónicos, Páginas Web, con algún archivo de un software de aplicación que se quiera consultar, etc. Por lo regular no tiene opciones comunes de Propiedad de campo. 50
F.- Datos Adjuntos Son datos en los que pueden incluir imágenes como fotografías, logotipos, paisajes, etc. Por lo regular no tiene opciones comunes de Propiedad de campo. Al hacer doble clic en la vista diseño sobre la celda en donde se captura el dato adjunto, se desplegará una ventana de diálogo en donde se seleccionará el archivo que se desee agregar, haz clic en el botón Agregar. En la siguiente ventana de diálogo se localiza la ubicación y el archivo, haz clic en el botón Abrir. Haz doble clic Haz clic Haz clic 51
Observa en la Vista Diseño la columna del campo con datos adjuntos que muestra un número 1, indica que se encuentra un archivo adjunto en esa celda. Para visualizarlo, haz doble clic en la celda. Haz doble clic Te mostrará la siguiente ventana de diálogo, selecciona el archivo y haz clic en Abrir. 52
1.2.5 PLANTILLAS Las plantillas son ejemplos de bases de datos listas para ser utilizadas, cuentan con tablas, formularios, informes, consultas, etc, previamente diseñados y pueden ser modificadas según las necesidades del usuario. Algunos ejemplos de plantillas disponibles son las que se encuentran dentro de la categoría de Plantillas de ejemplo, tales como: 53
A continuación te explicaremos como ejemplo el uso de la plantilla Neptuno: Con doble clic sobre Neptuno, se iniciará el proceso de descarga y preparación de la plantilla en donde visualizaremos los diferentes objetos que contiene. Cuando se abre la plantilla aparecerá en el Área de Documentos un letrero que describe las características de Northwind Traders, el Panel de Navegación se encontrará minimizado al igual que todas las tablas y cada uno de sus objetos. Con un clic sobre el botón de abrir Panel de Navegación se observará su contenido. Panel de Navegación Al hacer clic sobre cualquiera de los objetos se mostrará su contenido que se observará en el Área de Documentos, por ejemplo la tabla Clientes y pedidos y el objeto Diez mejores pedidos por importe de ventas. 54
1.3 ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE ACTIVIDAD 1 Ambiente gráfico de Microsoft Access 2010 Descripción: Entra a Access 2010, despliega la pantalla principal e identifica con el nombre correcto las partes principales. Contesta en la tabla el nombre que le corresponde. 1 4 2 3 5 6 7 8 9 10 1.- 6.- 2.- 7.- 3.- 8.- 4.- 9.- 5.- 10.- 55
11 12 13 14 11.- 13.- 12.- 14.- 56
ACTIVIDAD 2 Ambiente gráfico de Access 2010 Descripción: Entra a Access 2010 y completa en las líneas los procedimientos para realizar las siguientes tareas: a) Personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido 1.- Se selecciona la flecha desplegable que se encuentra a la derecha de la Barra de herramientas de acceso rápido, la cual se llama: 2.- Se despliegan las opciones, de todas ellas se selecciona: 3.- Entonces aparece el cuadro de diálogo llamado: se selecciona el o los comandos que se desean agregar y a continuación se da clic en el botón: 4.- Para quitar un comando, se selecciona de la lista que aparece en el cuadro de la derecha y a continuación se da clic en el botón 5.- Al terminar se da clic en el botón b) Mostrar/Ocultar Área de documentos 1.- Se da clic en el botón de: y a continuación se da clic en: 2.- Aparece el cuadro de diálogo: En el panel de la izquierda se da clic en la opción: En la sección Opciones de aplicación, debajo de Opciones de la ventana de documentos, se selecciona: 3.- Se activa o desactiva la casilla de: Por último se da clic en el botón: c) Mostrar/Ocultar la Barra de estado 1.- Se da clic en el botón de: y a continuación se da clic en: 2.- Aparece el cuadro de diálogo: En el panel de la izquierda se da clic en la opción: Debajo de Opciones de aplicación se activa/desactiva la casilla: Por último se da clic en el botón: 57
ACTIVIDAD 3 Descripción: Estructura de una base de datos Identifica en una base de datos los elementos que componen una tabla y las diferentes formas de visualizar la información. a) Identifica y señala: Registro, Tabla, Nombre del Campo y Campo en la siguiente imagen: b) Identifica el tipo de pantalla de acuerdo a la siguiente lista: Formulario, Tabla, Informe o Consulta. 1.- 2.- 3.- 4.- 58
ACTIVIDAD 4 Estructura de una base de datos Descripción: Identifica los tipos de datos que se utilizan en Access 2010. a) Completa la siguiente tabla acerca de los tipos de datos. Tipo de dato Descripción Ejemplos Texto Número Fecha/Hora Datos Adjuntos Hipervínculo Moneda 59
ACTIVIDAD 5 Estructura de una base de datos en Microsoft Access 2010 Descripción: Las plantillas son ejemplos de bases de datos previamente diseñadas, identifica las plantillas disponibles en Access 2010. 1.- Entra a Microsoft Access 2010, menciona las plantillas disponibles dentro de la categoría de plantillas de ejemplo: 1.- 7.- 2.- 8.- 3.- 9.- 4.- 10.- 5.- 11.- 6.- 12.- 2.- Localiza los objetos que se encuentran en la tabla de Objetos auxiliares dentro de la plantilla de Estudiantes. 1.- 2.- 3.- 4.- 3.- Entra a Microsoft Access 2010 y abre de las plantillas de Ejemplo, la plantilla Neptuno. Escribe los nombres de los campos que componen la tabla de Proveedores y del objeto Lista de proveedores. 1.- 2.- 3.- 4.- 5.- 6.- 7.- 60