Versión: 08 Pág. 2 de 8 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Gerencia de Gestión Humana: Asegurar el correcto y efectivo cumplimiento de este procedimiento, elaboración del Plan Anual de Capacitación y presentarlo a la Gerencia General para su aprobación y finalmente dar ejecución y seguimiento del Plan Anual de Capacitación. 4.2. Gerentes de Área: Consolidar las necesidades de capacitación presentadas por sus jefaturas y aprobarlas en coordinación con la Gerencia de Gestión Humana. 4.3. Jefe SSOMA / Jefe SGC: Controlan las charlas y capacitaciones del SIG referente a la seguridad, salud de los trabajadores y gestión de calidad a través del formato (FR-GH.27) Matriz de Conocimiento y Habilidades. 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 5.1 GENERAL / POLITICA La asistencia a los cursos programados para la Capacitación del personal dentro de las instalaciones de la institución, es obligatoria y deberá ser registro en el formato (FR-GH.06) Registro de Asistencia El Informe de Eficacia de la Capacitación se debe emitir como máximo al tercer mes de haber concluido la capacitación conforme al Plan Anual de Capacitación, mediante el formato (FR-GH.04) Evaluación de la Eficacia de la Capacitación. (Aplica solo para aquellos eventos de capacitación con duración mayor a 4 horas). Todo certificado o constancia de curso o capacitación debe ser canalizado por el área de Gestión Humana para la actualización del file del personal. 5.1.1 Capacitación enfocada al buen desempeño a) Diplomados postgrado: Formación especializada relacionada con las necesidades de la Institución, todo sujeto a las disponibilidades presupuestarias. En este proceso se considerarán a trabajadores que posean un título profesional con grado académico otorgado. Requisitos de postulación: Ser trabajador del TACP con una antigüedad no menor a 3 años. Haber sido evaluado en desempeño y haber cumplido los objetivos marcados, tener título profesional. Procedimiento de postulación: Las personas que cumplan con los requisitos anteriormente señalados, deberán presentar una carta donde se fundamenten los motivos de la petición acompañando de los siguientes documentos:
Versión: 08 Pág. 3 de 8 Carta de recomendación con opinión fundada y argumentada de la gerencia a la cual pertenece. Antecedentes requeridos de la Institución a la cual se desee postular. Evaluación de postulantes: La Gerencia de Gestión Humana hará la evaluación de los postulantes, considerando las aptitudes profesionales y las necesidades de la Institución. Financiamiento: La Institución anualmente determinará el número de becas a otorgar según presupuesto, se podrá financiar el total o parte de los gastos de matrícula y demás derechos en común acuerdo con el trabajador. b) Compromiso de permanencia en la empresa: Los trabajadores que desarrollen estos estudios financiados por la Institución suscribirán un convenio de permanencia durante un periodo de tiempo que varía según el número de horas de duración de estos. El monto que el trabajador deberá pagar si no cumple el requisito de permanencia será el total de lo invertido en su estudio. 5.2. 5.2.1 DETECCIÓN DE NECESIDADES Como política, el área de Gestión Humana enviará a las gerencias la segunda semana de diciembre, el presupuesto asignado para capacitaciones y la programación del levantamiento de necesidades de capacitación para el siguiente año a través del formato. (FR-GH.25) Diagnóstico de Necesidades de Capacitación. El Jefe de SSOMA y el Jefe de SGC identifican las necesidades de capacitación de todos los trabajadores, en el formato (FR-GH.27) Matriz de Conocimientos y Habilidades referidas a la seguridad, salud en el trabajo, así como las necesidades de conocimientos con la norma ISO 9001:2008 y Norma OSHAS 18001:2007 implementadas en la institución. Los Gerentes en coordinación con sus Jefes de área detectan o diagnostican las necesidades de capacitación de su personal y la tercera semana de diciembre la devuelven información para visto de la Gerencia Gestión Humana. Detectar o diagnosticar las necesidades de capacitación es el primer paso en el proceso de capacitación, esta etapa contribuye a que la Institución no corra el riesgo de equivocarse al ofrecer una capacitación inadecuada, lo cual redundaría en gastos innecesarios. Para diagnosticar las necesidades de capacitación se deben realizar análisis a los tres niveles organizacionales, así como el establecimiento del objetivo de la capacitación que se señalan a continuación:
Versión: 08 Pág. 4 de 8 a) Análisis en toda la organización Es aquél que examina a toda la Institución para determinar en qué área, sección o departamento, se debe llevar a cabo la capacitación. Se deben tomar en cuenta las metas y los planes estratégicos del TACP, así como los resultados de la planeación en recursos humanos. b) Análisis de tareas y procesos Se analiza la importancia y rendimiento de las tareas del personal que va a incorporarse en las capacitaciones, los procesos de trabajo, las condiciones de operación, entre otras. c) Análisis de la persona Dirigida a los empleados individuales, cuestionando, a quién se necesita capacitar? y qué clase de capacitación se necesita? Hay que comparar el desempeño del empleado contra los estándares establecidos. De esta forma, se podrá obtener la información suficiente para determinar con un alto grado de precisión los requerimientos de capacitación en la persona y a partir de ahí poder planear, organizar, ejecutar y evaluar un proceso de capacitación y desarrollo de los recursos humanos. d) Establecimiento de objetivos de la capacitación Las capacitaciones deberán estar enfocados a: Los objetivos generales de la capacitación: lo que la organización quiere lograr mediante la capacitación de su personal; Quién necesita ser capacitado tanto en lo general como en lo particular, cualquier aprendizaje específico que incremente la efectividad de las funciones del personal o desarrolle las habilidades necesarias, y Los resultados del aprendizaje, lo que se espera que cada persona capacitada sea capaz de hacer y de saber en las diferentes etapas del proceso y al final de la capacitación. Los principales objetivos a los que debería estar enfocada la capacitación son: Preparar a las personas para la realización inmediata de diversas tareas del puesto; Brindar oportunidades para el desarrollo personal continuo y no sólo en sus puestos actuales, sino también para otras funciones más complejas y elevadas. Cambiar la actitud de las personas, sea para crear un clima más satisfactorio entre ellas o para aumentarles la motivación. Lograr las competencias que debe tener el trabajador para desarrollar un trabajo seguro.
Versión: 08 Pág. 5 de 8 Asegurar la toma de conciencia sobre los riesgos existentes en las actividades que desarrollan los trabajadores y las medidas de control existentes para la prevención de daños. Preparar a toda la organización para el cumplimiento de sus objetivos y metas en Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo. 5.2.2 ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE PLANES DE CAPACITACIÓN El Analista de Gestión y Selección filtrará la información obtenida en los formatos de Diagnóstico de Necesidades de Capacitación de todas las áreas, y confecciona el (FR-GH.26) Plan Anual de Capacitación. La Gerencia de Gestión Humana presentará el Plan Anual de Capacitación a la Gerencia General para su aprobación o modificación la última semana del mes de Diciembre para la ejecución del año siguiente. De identificar necesidades de capacitación complementarias durante el año, éstas deben ser visado por la Gerencia de Gestión Humana y aprobado de la Gerencia General, continuando con el procedimiento planteado. 5.2.3 DESARROLLO PLANES DE CAPACITACION El Analista de Gestión y Selección desarrolla los planes, seleccionar las metodologías apropiadas y adecuarlos en función de los recursos disponibles o presupuesto. a) Impartición o ejecución de la capacitación Una vez detectadas las necesidades de capacitación, desarrollados los cursos y elaborados los programas, se debe proceder a impartir los cursos diseñados o estructurados, esto implica: Si la capacitación es out house Decidir a quién contratar o designar a un instructor interno. Coordinar con los jefes de los participantes para que éstos sean programados e informados. Publicitar la realización del curso para asegurar su difusión y darle la relevancia necesaria. Supervisar la evolución del curso para corregir algún imprevisto. Designar quien, o realizar personalmente la evaluación. Realizar los pagos derivados del evento, en su caso. Realizar los registros estadísticos. Si la capacitación es in house Decidir a quién contratar o designar a un instructor interno.
Versión: 08 Pág. 6 de 8 Preparar los manuales del curso. Preparar el material didáctico. Disponer del equipo necesario. Coordinar con los jefes de los participantes para que éstos sean programados e informados. Publicitar la realización del curso para asegurar su difusión y darle la relevancia necesaria. Contratar y/o acondicionar el lugar en donde se impartirá el curso. Contratar los servicios de coffe break. Coordinarse con el instructor para cualquier apoyo necesario. Declarar iniciado el evento. Supervisar la evolución del curso para corregir algún imprevisto. Designar quien, o realizar personalmente la evaluación. Preparar y entregar las constancias de participación. Cerrar el evento. Realizar los pagos derivados del evento, en su caso. Realizar los registros estadísticos. Para la autorización del pago del proveedor de cada capacitación, el Analista de Gestión Humana presenta al área de Tesorería el formato (FR-GH.28) Sustento de Pago de Capacitaciones, donde detalla los datos de la capacitación, datos de proveedor, inversión, modalidad y forma de pago, visado por la Gerencia de Gestión Humana. 5.2.4 EJECUCION DE PLANES DE CAPACITACION Toda capacitación In house debe registrase en el registro de asistencia FR- GH.06, el cual deberá ser firmado por el expositor y Gerente de Gestión Humana validando así la participación de los trabajadores. Las capacitaciones que requieran ser evaluadas teóricamente para comprobar su comprensión, se evaluarán al finalizar el curso, tomando una evaluación del tema tratado. El resultado mínimo aprobatorio será 11/20. De obtener resultado menor a la nota mínima aprobatoria, los supervisores revisarán los errores con el trabajador, reforzaran el tema tratado y volverán a evaluar al participante. Los resultados de las capacitaciones de SST y SGC se registran en la (FR- GH.27) Matriz de Conocimientos y Habilidades para el control y seguimiento de las capacitaciones
Versión: 08 Pág. 7 de 8 De ameritar constancias o certificados de participación de cada capacitación, serán remitidos y distribuidos a través de la Gerencia de Gestión Humana; y emitidas por esta misma Gerencia en caso de tratarse de capacitaciones internas según sea el caso. 5.2.5 EVALUACION DE LA EFICACIA DE LA CAPACITACION La evaluación de la eficacia es la verificación del cumplimiento del objetivo capacitación, que se estableció al enviar un trabajador o un grupo de trabajadores a realizar determinada formación. Evaluaremos indicadores, comparándolos con los valores ideales y anteriores a la capacitación para constatar si hubo mejora o concluir sobre la eficacia de la capacitación. El Analista de Gestión y Selección solicita a los Gerentes y Jefe de área, dentro del plazo determinado, a partir de la culminación del evento el registro de la (FR-GH.04) Evaluación de Eficacia, el método de la evaluación de eficacia depende del objetivo del evento. 6 REGISTROS 6.1 (FR-GH.04) Evaluación de la Eficacia de la Capacitación. 6.2 (FR-GH.25) Diagnóstico de Necesidades de Capacitación. 6.3 (FR-GH.26) Plan Anual de Capacitación. 6.4 (FR-GH.27) Matriz de Conocimientos y Habilidades 6.5 (FR-GH.28) Sustento de Pago de Capacitaciones 7 ANEXOS No aplica. 8 HISTÓRICO DE CAMBIOS Versión Cambios 01 Documento origen 02 Se actualizan las Responsabilidades Se modifican los códigos de del documento y registros Se eliminan los anexos
Versión: 08 Pág. 8 de 8 Versión Cambios 03 Se actualizó Responsabilidades, ingresando Gerente de Gestión Humana. Se retiró el ítem 3. Definiciones Se actualizó el ítem 4.1.2. ingresando La fecha del 30 de Octubre. Se actualizó el ítem 4.2.1. y 4.3.1. ingresando La Psicóloga del Área de Gestión Humana. Se actualizó el ítem 4.2.2. ingresando La fecha de Quincena del mes de Diciembre. Se agregó el ítem 4.3.2. y 4.3.3. Se actualizó el ítem 4.3.4. ingresando El VºBº del gerente del área. Se actualizó el ítem 4.3.5. ingresando Dentro de los seis meses de producida la capacitación 04 Se modifica el Objetivo, mejorando la redacción. Se redefine el ítem 4.1 Se adiciona el ítem 4.2 Se adicionan los ítem 4.4.1, 4.4.4, 4.4.6 y 4.4.7 Se actualizan los Registros 05 En el ítem 4.1.2 se adiciona la mención del formato Ficha de Evaluación de Conocimientos En el ítem 4.4 se elimina el párrafo que hace mención a las revisiones mensuales de las capacitaciones programadas En el ítem 4.4.6 se cambia la elaboración de un informe trimestral por información periódica. Se actualizan los Registros se acuerdo a la operatividad actual, indicando sus códigos y adicionando el formato FR.06-GGH-INC Se adiciona el Diagrama de Flujo, como Anexo. 06 Se redefine y reestructura el instructivo en su totalidad Se actualizan los Registros, retirando los formatos FR.05-GGH-INC y FR.06-GGH-INC 07 Se redefinen los puntos 5.1, 5.2, 5.3, 5.5 y 5.6. Se agregó el ítem 5.4. 08 Se cambio el documento de Instructivo a Procedimiento Se agregó las definiciones de conocimiento, necesidades de capacitación y matriz de de conocimiento y habilidades Se incluyeron las responsabilidades del Jefe de SSOMA y el Jefe SGC Se incluyeron en enfoque en la identificación de necesidades de capacitación de Seguridad y Salud en el Trabajo