Workplace of the Future Cloud: todo como servicio? Serie de informes técnicos de Ade McCormack, Auridian LUGAR DE TRABAJO DEL FUTURO Patrocinado por 1 Auridian
Introducción Ahora el Cloud es un punto fuerte de la empresa y ya no es cuestión de si se tendrá sino de cuándo se tendrá. Con los desarrollos emergentes que afectan al lugar de trabajo y a la integración de trabajo y vida personal, el problema de dónde también debe tenerse en consideración. 2 Auridian
Introducción Las aplicaciones para tableta han creado en la comunidad de usuarios una mentalidad de que los servicios de TI son fáciles de adquirir y baratos. La mayoría de las aplicaciones son para un único usuario y no muy dependientes de la interoperación con otros servicios de TI. El Cloud ha creado en el usuario una percepción de plug and go, conectar y listo. No obstante, a medida que el Cloud se vaya implementando en las organizaciones, la complejidad subyacente respecto a la infraestructura y a la arquitectura de la información será más evidente. No es aventurado decir que el fácil acceso a los servicios de TI será inversamente proporcional al consiguiente dolor de cabeza corporativo, a menos que los directivos de la empresa y de TI se den cuenta de que la implementación de los servicios del Cloud requiere una gestión cuidadosa. En este documento se examinan estas cuestiones desde la perspectiva de cómo afectan al usuario, al lugar de trabajo y a la tecnología. También se hacen recomendaciones que incrementarán la probabilidad de que la transición al Cloud incluya las cambiantes necesidades de las organizaciones del siglo XXI y conserve la relevancia personal de su empresa. A medida que los usuarios pasen de una situación en la que eran operarios orgánicos en la máquina corporativa a ser quienes toman decisiones creativas con libertad para pensar, también querrán acceder a herramientas que les ayudarán a aprender del pasado y predecir lo que sucederá en el futuro. El grupo de datos de los que puedan extraer inferencias cada vez será más complejo, variado y profundo. En la estrategia del Cloud, también deben tenerse en cuenta la inteligencia empresarial (BI) y los datos de gran volumen. Como la tecnología se ha ido incorporando en todos los aspectos del mundo de los usuarios, la gestión de los requisitos y las expectativas de estos clientes con mayor poder de decisión será todo un desafío. Los líderes de TI tienen que desarrollar las habilidades interpersonales necesarias. Las habilidades sociales son la punta del iceberg. Serán necesarias habilidades sociológicas y antropológicas. Consideraciones: usuarios Hubo un tiempo en que los usuarios simplemente aprovechaban las soluciones de TI para automatizar los elementos repetitivos de sus procesos empresariales. Gracias al Cloud, los usuarios tienen opciones, de modo que su elección de aplicaciones es casi como una declaración de estilo de vida. Quizá sea una afirmación exagerada, pero la realidad es que el estilo BYOD (sigla en inglés de traiga su propio dispositivo ) simplemente es el inicio de lo que podríamos llamar BYOS (sigla en inglés de traiga sus propios servicios ). Si su organización pretende adquirir el equipo de ventas de un rival, el departamento de RR. HH. tendrá que prepararse para el hecho de que es posible que condicionen su incorporación al uso de su sistema de CRM preferido. En un mercado en el que cada vez escasea más el talento, el departamento de TI no tendrá más opción que adaptarse a lo que puede parecer un comportamiento de divo. El acceso a las redes sociales también estará en la lista de exigencias, como herramienta de trabajo y personal al mismo tiempo. Es la difuminación de los límites entre trabajo y vida personal. Esas herramientas deben estar disponibles cuando y donde los usuarios las necesiten. Se está produciendo la convergencia de las redes sociales, la movilidad y el Cloud y debe proyectarse en la infraestructura corporativa. 3 Auridian
Consideraciones: lugar de trabajo El lugar y el trabajo ya no van emparejados. El lugar donde trabajan los usuarios ya no lo define el responsable de las propiedades inmobiliarias de la organización. Los días en los que había que volver a la oficina para atender el correo electrónico ya forman parte del pasado. Igual sucede con las restricciones respecto a dispositivos limitados en los que los usuarios consumían servicios de TI. Las personas que trabajan en una obra utilizarán dispositivos bastante diferentes a los de aquellas personas que trabajen en servicios de emergencias médicas. Un bombero subido al tejado de un edificio en llamas tendrá poco tiempo para consultar una tableta, para la que necesitaría las dos manos. Lo que necesita es ver un itinerario de escape en realidad aumentada y activado por la voz, proyectado en el visor de su pantalla de visualización frontal. Es decir, el trabajo está allí donde está el trabajador. La multitud de nuevos dispositivos tiene implicaciones significativas para la infraestructura. El Cloud no mejora los desafíos asociados. Como tiempo y dinero se han convertido en sinónimos, los usuarios querrán maximizar su tiempo mientras están de viaje. Acceder a servicios de TI en directo desde el tren o el avión cada vez será más habitual. Con la rápida integración de TI y los automóviles, pronto veremos un incremento en trabajos tipo manos libres que controlarán vehículos compatibles con el Cloud. Consideraciones: tecnología El Cloud no elimina la complejidad técnica. Solo la abstrae o la virtualiza para que los usuarios, e incluso el personal de TI, puedan ignorar los detalles. De este modo, pueden ser productivos sin tener que ser expertos en la tecnología subyacente. Sin embargo, alguien tiene que entender y gestionar la complejidad técnica subyacente. La complejidad puede estar compuesta por una variedad de plataformas implicadas, en una variedad de ubicaciones gestionadas por una variedad de proveedores a través de una variedad de canales de entrega. La conservación de la arquitectura de la información de la empresa y la necesidad de un buen gobierno corporativo, combinado con la necesidad de agilidad organizativa, exige que varios elementos de la tecnología tengan que interoperar y que tengan un alto grado de gobierno de TI superpuesto. No todos los servicios de TI son adecuados para el Cloud y es probable que se produzca un enfoque combinado. Pero tampoco se trata simplemente de una disyuntiva Cloud sí, Cloud no. El Cloud presenta numerosas opciones, públicas y privadas. También se puede elegir si el Cloud se gestiona internamente o se delega la gestión en terceros. También se puede plantear en qué medida se aprovecharán los servicios de proveedores y socios para entregar sus ofertas basadas en Cloud. Por ejemplo: Se puede utilizar un proveedor de centro de datos virtualizado que suministre la infraestructura sobre la que se ejecutarán sus aplicaciones. Se pueden utilizar aplicaciones de terceros pero mantener la gestión de los datos internamente. La medida en que sus requisitos de terceros exijan una personalización para las necesidades específicas de su organización determinará si considera a esos terceros como proveedores o como socios. Hay dos posibles extremos en lo que respecta a la adopción del Cloud. Llevarlo todo a un Cloud público y gestionado internamente. O bien, ponerlo todo en manos de un proveedor de servicios de Cloud. La primera opción le ofrece cierto grado de control, aunque probablemente pasará la mayor parte de su tiempo en discusiones relacionadas con suministros/servicios y con la terrible sensación de que solo usted se preocupa de la arquitectura de la información de la empresa. La otra opción requiere un nivel muy alto de confianza y, a no ser que se gestione cuidadosamente, puede suponer un servicio caro y adecuado, en el mejor de los casos. Pero si lo plantea correctamente, puede centrarse en generar demanda proactiva en la comunidad de usuarios más que en ser un apagafuegos comercial/técnico reactivo. La seguridad siempre es una preocupación importante. El escenario ideal que se difundió hasta el tsunami de las PDA fue el modelo de la empresa como fortaleza. Mantener a los malos fuera y ponerles difícil que puedan entrar. Con ese modelo, la inversión en la seguridad del perímetro era muy elevada. Era un modelo imperfecto, porque muchas de las infracciones en la seguridad las cometían... los buenos (los propios empleados), por lo que hubo un cambio en las políticas de seguridad. Ahora que los activos corporativos de tecnología e información suelen encontrarse más allá del perímetro de la empresa, es necesario adoptar un enfoque diferente sobre la seguridad, que tenga en cuenta la productividad del usuario así como los riesgos y el impacto asociado. Una arquitectura de TI diversa y suministrada por un grupo de proveedores que compiten entre sí no es el marco ideal en el que ofrecer un servicio seguro. 4 Auridian
A la amenaza se añaden las redes sociales. En un escenario perfecto, no se ofrecerían como servicio (aquí el CIO sería el CI NO ). La opción de separar las actividades de las redes sociales en un dominio gestionable podría funcionar, pero dado que las redes sociales también son una herramienta de la empresa, como el sistema CRM, no se pueden mantener en un estado de cuarentena permanente. No todos los servicios de TI son adecuados para la web. Hay que tener en cuenta cómo se gestionarán las tecnologías heredadas y cómo se ha previsto el suministro para que progrese la puesta en servicio de la aplicación. Una vez más, la integración es el problema. Aunque sería fácil seleccionar la mejor clase de servicios de Cloud público, sigue existiendo el peligro de una mala integración entre los servicios. El uso de los mejores servicios de colaboración basados en el Cloud, de CRM y de facturación tendrá un valor limitado para la empresa si esos servicios no se integran. Así, la migración al Cloud debe tener en cuenta las arquitecturas de la empresa y de la información. Si a esto se añaden las expectativas sobre el Cloud que tienen los usuarios, que no están demasiado implicados en la reconciliación de sus necesidades inmediatas con la integridad de la arquitectura de la empresa, en seguida se hará evidente que el camino hacia una organización orientada al Cloud tiene que planificarse y ejecutarse con mucho cuidado. Siguientes pasos La consumerización de los servicios de TI convierten al Cloud en el siguiente paso importante. Seguro que quiere cambiar toda la base cada vez que hay un avance que supone un cambio importante en la tecnología? Seguro que quiere notar el desdén de los usuarios que acceden a mejores servicios de TI en su vida personal? Para muchos usuarios, los servicios de TI no disponibles están solo a la distancia de la tarjeta de crédito. El Cloud parece ofrecer un modo de avanzar, pero adoptar el Cloud sin tener en cuenta la organización a la cual atiende el departamento de TI sería irresponsable. Se sugiere seguir estos pasos: 1. No luchar contra el Cloud. Está pasando. Acéptela. Para ello, considere en qué cambiará su rol como líder de TI. Si tiene preferencia por la gestión de la tecnología antes que por el liderazgo en la información, quizá sea mejor que opte por un proveedor de servicio antes que por comprar. Los CIO y los gerentes de TI tienen roles diferentes. Si es necesario, reflexione sobre cuáles son los motivos reales que le hacen oponerse al Cloud. 2. Dé a conocer su posición meditada a favor del Cloud en el departamento de TI y reúna a un dream team para los servicios del Cloud. Si algunos miembros del equipo directivo actual no desean participar en este cambio, quizá tenga que plantearse una reorganización. 3. Dé a conocer su posición entre los miembros de la dirección ejecutiva de la organización. Podría hacerse en forma de conversaciones informales y de informes formales. Si no tienen tableta, cómpreles una. Utilícela para animarles sobre las posibilidades y educarles sobre la miopía de tener un concepto de los servicios de TI que considera que solo sirven para aplicaciones. 4. Involúcrese con la comunidad de usuarios para comprender en qué medida han adoptado extraoficialmente el Cloud para el trabajo y en su vida personal. Podría hacerse en forma de amnistía para el Cloud. 5 Auridian
5. Una vez que haya establecido su credibilidad respecto al Cloud, involucre a la dirección ejecutiva para que conozcan los planes estratégicos de la organización, especialmente cómo afectarán al consumo de servicios de información. Los cambios en el mercado del talento agilizarán la potenciación de los usuarios, de modo que la creación de una relación de confianza con el equipo de RR. HH. incrementará sus oportunidades de proporcionar los servicios que los trabajadores exigirán mañana. De un modo similar, forje vínculos con sus colegas encargados de las propiedades inmobiliarias o de gestión de las instalaciones para asegurarse de que los servicios que se implanten armonizarán con los avances relacionados con el lugar de trabajo. Este paso podría ser el inicio perfecto para dar a conocer el valor que percibe ante la dirección de la organización, especialmente si puede cambiar este compromiso de un mero informe de estrategia (de parte de la dirección) a un taller de estrategia basado en el poder del Cloud (de parte del departamento de TI). 6. Con una visibilidad estratégica y operativa más clara, estará en una posición de desarrollar una estrategia de información. Ahora la decisión consiste en establecer: Qué servicios seguirán fuera del Cloud, p. ej., los sistemas anteriores. Qué servicios se migrarán al Cloud. Si en adelante todos los servicios se basarán en el Cloud y qué criterios se establecerán. 9. Despliegue los servicios de manera que se minimice el riesgo operativo, p. ej., respecto a los servicios no críticos que proporciona el backoffice. 10. Busque constantemente comentarios y sugerencias. Evite mostrarse defensivo ante aquellos que son vehementes en su respuesta. Aprenderá mucho de ellos. Conclusión Pese a la aparente simplicidad del Cloud, puede traer más problemas que los que pretende resolver. Si no se gestionan con cuidado, algunos de esos problemas pueden tener un impacto que afecte negativamente a la empresa y, a su vez, un impacto que ponga fin a la carrera personal. Aunque en este documento se han tratado varios de los desafíos, es bueno saber que la migración al Cloud no es un ejercicio pionero de alto riesgo. El despliegue en el Cloud se está produciendo cada día. El Cloud sustenta muchas funciones que cambian y hacen evolucionar a las empresas, incluidas la colaboración y las comunicaciones unificadas, y actualmente muchas empresas ya disfrutan de los beneficios de las implementaciones de Cloud híbrida, Cloud privado virtual y Cloud público. Debe tener en cuenta dónde residen su experiencia y sus conocimientos y cómo usted y su equipo pueden ofrecer el mejor valor a su organización. El Cloud puede suponer un salto cuántico siempre y cuando mantenga los ojos abiertos y no nublados por el alboroto asociado. 7. Desarrollo de una estrategia de contratación de los servicios. Las opciones pueden ser: Mantener el control de la tecnología. Externalizar la gestión de la tecnología. Una mezcla de las dos opciones anteriores. Un método en fases proporciona tiempo para crear la confianza necesaria y entregar más control a terceros. 8. Cuando tenga claro cómo se prestarán los servicios, cree un acuerdo de nivel de servicio (SLA) general que defina los servicios integrados que ofrecerá el departamento de TI. Sea consciente de los riesgos asociados a la combinación de varios SLA en un único SLA para el usuario. Puede plantearse el caso de designar a un socio principal para ofrecer un SLA del contenido adicional y gestionar las relaciones con el proveedor secundario del servicio. 6 Auridian
Workplace of the Future Serie de informes técnicos de Ade McCormack, Auridian Patrocinado por Ade McCormack Es un columnista de opinión en el periódico Financial Times (desde 2004). Es autor de varios libros relacionados con las nuevas tecnologías y el liderazgo, incluido el reconocido e-skills Manifesto A Call to Arms. También es profesor invitado de la Escuela de Negocios Sloan del MIT (Boston, EE. UU.), donde da clases sobre liderazgo digital como parte del programa de MBA. También ayuda a las organizaciones a prepararse para la economía digital mediante su eworld Academy: www.eworldacademy.com. Publicaciones anteriores Para leer los estudios publicados antes en esta serie, vaya a www.hp.com/mobile/white-papers o siga los enlaces que se ofrecen a continuación. Más allá de la conciliación de la vida personal y laboral de Ade McCormack Estudio 1/7 Publicado en: septiembre de 2012 El blog de Ade McCormack, eworld Radar www.eworldradar.com, ha sido incluido recientemente en la lista de la revista Computer Weekly como uno de los blogs más influyentes sobre el liderazgo digital. Ade McCormack ha trabajado en más de veinte países en sectores muy diversos. Es licenciado en Física con la especialidad de Astrofísica. Encontrará más información aquí: LUGAR DE TRABAJO DEL FUTURO www.ademccormack.com HP es el mayor proveedor del mundo de infraestructuras de TI, software, servicios y soluciones a personas y organizaciones de cualquier tamaño. Aportamos las ventajas de nuestra escala, la variedad de nuestro portfolio, nuestra innovación y nuestra competitividad a nuestros clientes cada día y en casi todos los países del mundo. HP inventa, diseña y proporciona soluciones de tecnología que impulsan el valor de la empresa, crean valor social y mejoran las vidas de nuestros clientes. En Enterprise Services, una de las mayores divisiones de HP, nuestra estrategia es ofrecer soluciones de gran valor que ayuden a los clientes a innovar, gestionar la información y el riesgo y ser más ágiles para poder atender mejor a sus clientes y a los ciudadanos. HP desea acompañarle en el viaje a la Empresa móvil del futuro, un modelo flexible como servicio, en el que el usuario y no el dispositivo es quien impulsa la experiencia informática. En su base, buscamos reducir los costes operativos, incrementar la productividad del empleado y la agilidad empresarial, todo ello dentro de los límites de la seguridad de TI más estricta. Para obtener más información, visite la página: www.hp.com/mobile/future-enterprise 7 Auridian