Historia de Éxito de Clientes SAP Funeraria Grupo Mémora Picture Credit Customer Name, City, State/Country. Used with permission. Un grupo empresarial inteligente y organizado con SAP BusinessObjects Partner de implementación
2 Historia de Éxito de Clientes SAP Funeraria Grupo Mémora Grupo Mémora Sector Funeraria Productos y Servicios Gestión de funerarias, crematorios, cementerios Web www.memora.es Soluciones y Servicios SAP SAP BusinessObjects Tras los buenos resultados obtenidos con SAP ERP y SAP Business Information Warehouse dentro de la organización, el grupo de empresas funerarias Mémora ha dado un paso más en el ámbito del business intelligence al implantar, con Tecnocom, SAP BusinessObjects. Su objetivo: centralizar todo el reporting de la empresa en una única solución. Esta decisión le permite disponer de una información más estructurada y dota de mayor autonomía a los usuarios que, de esta forma, descargan de trabajo al departamento de TI.
3 Historia de Éxito de Clientes SAP Funeraria Grupo Mémora 100 años de asesoramiento funerario Grupo Mémora es el primer grupo en España y Portugal de servicios funerarios, tanatorios, crematorios y gestión de cementerios. Tiene su origen en la agrupación de un conjunto de funerarias, algunas con más de 100 años de existencia, que aportan al grupo toda su experiencia en el sector. Tanto es así que en 2011 realizó más de 44.500 servicios funerarios y 15.000 incineraciones, y ocuparon sus salas velatorio más de 40.000 familias en Iberia. A lo largo de los últimos 10 años, y tras sucesivas incorporaciones al grupo, Mémora se ha consolidado como la mayor empresa del sector funerario en España. En nuestro país explota y gestiona más de 120 tanatorios, 20 crematorios y 18 cementerios, ofreciendo servicio a nivel local con soluciones nacionales y visión internacional. Del mismo modo, a través de Servilusa, lidera también el sector funerario en Portugal. Ha sido pionero en la construcción de los primeros tanatorios y crematorios en Elvas y Figueira da Foz. Mémora está presente en nuestro país en 15 capitales de provincia y en un ámbito geográfico equivalente a 25 millones de personas en España y Portugal La facturación del Grupo en 2011 superó los 155 millones de euros y su plan estratégico prevé duplicar su tamaño en el período 2009-2013, mediante la expansión nacional e internacional con una inversión de 10 millones de euros, la consolidación de las instalaciones existentes y con la adquisición y fusión con otras empresas funerarias.
4 Historia de Éxito de Clientes SAP Funeraria Grupo Mémora Centralizar el reporting Ante la necesidad de disponer de una herramienta de gestión corporativa capaz de hacer frente a las necesidades cambiantes de un grupo en constante crecimiento, los responsables de Mémora iniciaron en 2008 la implantación de SAP ERP de la mano de Tecnocom, una de las cinco primeras empresas del sector de la tecnología de la información en España y Channel Gold Partner de SAP. Al año siguiente, y como parte de su compromiso de evolucionar sus servicios e infraestructuras informáticas, se instaló la solución de business intelligence de SAP para disponer de una plataforma que permitiera agilizar la toma de decisiones de los directivos de todos sus centros, sobre un conjunto eficaz de herramientas de reporting, y de gestión funeraria con el sistema de gestión SAP ERP. Pocos meses después Tecnocom implantaba, en tiempo récord, el módulo de gestión de nómina para los 900 empleados del grupo en España. Ahí no queda todo. Grupo Mémora ha vuelto a confiar en Tecnocom, como partner tecnológico, y en la tecnología de SAP para centralizar todo el reporting de la empresa en una única solución (SAP BusinessObjects), abarcando los módulos financiero y contabilidad, gestión de materiales, ventas y distribución, producción, recursos humanos y el vertical de Gestión Funeraria. Para la extracción, transformación y carga de datos utiliza la herramienta SAP BusinessObjects Data Services, que le permite desarrollar un universo de datos completo para cada una de las áreas de actividad, y construir así la base de reporting necesaria para cubrir las necesidades de información actuales del Grupo y previendo posibles necesidades futuras.
5 Historia de Éxito de Clientes SAP Funeraria Grupo Mémora SAP proporciona una integración muy potente Dado el buen rendimiento que Grupo Mémora estaba experimentando en la gestión de los recursos de la empresa con SAP ERP, y con el business intelligence de SAP, esta empresa funeraria ha decidido continuar con la tecnología de SAP, básicamente, porque dentro de su porfolio se encuentra SAP BusinessObjects, una herramienta que les permite centralizar todo el reporting de la empresa en una única solución, tanto vinculada a SAP Business Suite como a otras aplicaciones del grupo, y que cumple a la perfección con sus necesidades. Al ser un grupo que tiene mucho movimiento de adquisición de compañías, es muy importante poder incluir dentro de estos procesos de reporting cualquier firma adquirida con independencia del sistema informático que tenga, al margen de que después y con más tranquilidad, su infraestructura se vaya migrando a las herramientas de SAP para su gestión habitual. Además, SAP BusinessObjects es una herramienta muy potente para llevar a cabo el reporting y los cuadros de mando, y permite al usuario modificar y personalizar los informes, sin necesidad de tener un gran conocimiento. Es más, ofrece una integración tan potente con el sistema de gestión de SAP, que no hizo necesario buscar otro proveedor porque era una ventaja añadida. Así pues, Grupo Mémora primó la integración con SAP y su vinculación con otros entornos.
6 Historia de Éxito de Clientes SAP Funeraria Grupo Mémora De marzo a abril, más de 40 informes El proyecto de implantación de SAP BusinessObjects llevado a cabo por Tecnocom arrancó en marzo de 2010 con una serie de informes estándar de las herramientas de SAP Business Suite que Grupo Mémora estaba explotando. En abril, ya tenían 40 informes a través de SAP Crystal Reports y SAP BusinessObjects Web Intelligence. A partir de ahí, los usuarios y la dirección empezaron a ver qué posibilidades tenía la herramienta convocando reuniones con todas las áreas de la empresa para definir las necesidades de información, y desarrollar formularios o cuadros de mando. Para los responsables de este grupo de empresas funerarias era clave que los usuarios supieran qué pedirle a la herramienta, y que pudieran conocer su potencialidad para realmente poder aprovecharla. La puesta en producción fue bastante rápida gracias a la implantación por parte de Tecnocom de paquetes preconfigurados, que engloban las áreas de finanzas, controlling, recursos humanos, producción y compras. Seguidamente se afrontó la puesta en productivo de 30 informes financieros, bastante complejos, desarrollados sobre la herramienta Live Office, incluida en SAP BusinessObjects, que proporciona funcionalidades de Microsoft Office. El usuario puede actualizar datos rápidamente desde los universos, desarrollados a través de la herramienta Universe Designer sobre queries del business intelligence de SAP, que contienen toda la información financiera acumulada y consolidada. El proceso de implementación se completó con 100 informes más a través de SAP Crystal Reports y SAP BusinessObjects Web Intelligence, y 10 cuadros de mando SAP BusinessObjects Dashboards.
7 Historia de Éxito de Clientes SAP Funeraria Grupo Mémora SAP BusinessObjects para tener una información estructurada y precisa Grupo Mémora ha decidido centralizar en SAP BusinessObjects toda su información. Mantiene el business intelligence de SAP donde almacena los datos y los analiza, pero utiliza SAP Crystal Reports para efectuar los procesos de reporting y formularios. Esta plataforma está soportada en cuatro máquinas físicas de HP y tres virtuales, con Microsoft Windows Server y la base de datos Microsoft SQL Server. Actualmente, SAP BusinessObjects se está aprovechando para generar 10-12 cuadros de mando para cada dirección de área de la empresa, y dos más adicionales para la dirección general. Con esta herramienta, también se están centralizando todos los formularios que salen de la aplicación de contratación vía SAP Crystal Reports, así como los documentos vinculados directamente al negocio, desde expedientes de traslado y hojas de aviso, hasta los pedidos asociados a los proveedores vinculados al servicio. Se trata de un proyecto abierto, ya que evoluciona en función de las necesidades de la empresa. De hecho, se está integrando la información de las empresas recientemente adquiridas para poder acceder a informes consolidados. SAP BusinessObjects es una herramienta que nos permite centralizar todo el reporting de la empresa en una única solución, y se integra con el sistema de gestión y con otras herramientas que hay en el grupo. De esta manera, al ser un grupo con mucho movimiento de adquisición de empresas, podemos incluir dentro de los procesos de reporting a cualquier compañía, tenga el sistema que tenga, al margen de que después, con más tranquilidad, la incluyamos dentro de las herramientas de SAP para su gestión habitual. Lluis Bastard, Director de Informática y Sistemas de Grupo Mémora
8 Historia de Éxito de Clientes SAP Funeraria Grupo Mémora Usuarios con mayor autonomía La mayor ventaja que Grupo Mémora ha obtenido de SAP BusinessObjects es la autonomía de la que ahora gozan los usuarios, pues al poder cada uno modificar los informes y diseñarlos a su medida, el departamento de TI tiene mucha menos demanda de información específica, y por tanto, menor carga de trabajo, y es un tiempo que libera para realizar otras tareas. Asimismo, se ha podido centralizar en una misma herramienta todos los informes generados desde cualquier plataforma del grupo, lo que a su vez ha conseguido agilizar la toma de decisiones. Por ejemplo, vinculado al servicio o trabajo diario y teniendo en cuenta únicamente la parte de SAP Crystal Reports, se están gestionando cerca de 45.000 servicios al año; y a nivel de formularios, dado que un servicio tiene una media de 5-6 formularios, se están manejando del orden de 225.000 a 270.000 en total. En cuanto a los informes consolidados de los cuadros de mando, se tratan en torno a 1.300 informes al mes. Con SAP BusinessObjects, Mémora puede ahora gestionar de 225.000 a 270.000 formularios al año Otros beneficios alcanzados son: Dispone de una información mucho más estructurada y precisa. Permite a los usuarios tomar decisiones efectivas y basadas en datos y análisis sólidos. Posee una ruta intuitiva para buscar rápidamente y explorar datos y así conseguir información instantánea sobre la empresa. Con SAP BusinessObjects Dashboards disfruta de una visualización de los datos más dinámica y personalizable.
9 Complementar con SAP CRM Grupo Mémora ha iniciado una implantación muy básica de SAP CRM, con unos requerimientos mínimos y siguiendo el proceso de instalación llevado a cabo con SAP BusinessObjects, donde la implicación de los usuarios ha sido clave. En esta primera fase, se ha efectuado todo el desarrollo de BCL para hacer el cálculo de las comisiones para los comerciales internos y externos, y se han englobado las ramificaciones de post-venta, que incluyen temas de stock y una planificación de las ventas hecha a medida e integrada en SAP. Los planes de Mémora son continuar con una segunda fase, una vez los usuarios hayan comenzado a utilizar la nueva herramienta CRM. Tras recibir su feedback se diseñará una nueva tanda de requerimientos, que será cuando finalmente se adapte esta solución de gestión de los clientes de SAP a las necesidades del grupo empresarial. 50 xxx xxx (YY/MM)